Mijn inbox is vol E-Book

Luc Chalmet

• Herausgeber: Die Keure Publishing
• Kategorie: Lebensstil
• Sprache: Niederländisch

Seitenzahl: 207

Veröffentlichungsjahr: 2018

Beschreibung

Ondanks de opkomst van sociale media is e-mail nog lang niet dood. 

In de professionele wereld groeit het gebruik ervan zelfs nog steeds. We zijn meer dan een kwart van onze werktijd bezig met e-mail. Maar heel weinigen hebben ooit een cursus gevolgd over wat een e-mailapplicatie kan en hoe u die mogelijkheden kunt gebruiken om efficiënter met uw e-mails om te gaan.

Verliest u ook kostbare tijd met het doorploeteren van uw mailbox? Stoort u zich aan de overload aan e-mails? Wilt u graag op een meer efficiënte manier aan de slag met uw mailprogramma? Luc Chalmet leert u met dit praktisch boek efficiënt omgaan met e-mails. Hij baseert zich daarbij onder andere op het lean gedachtegoed. Een aanrader voor wie enkele uren per week wil winnen!

EXTRACT

E-mail is bij uitstek een asynchroon communicatiemiddel. De afzender en de ontvanger van een bericht hoeven niet gelijktijdig beschikbaar te zijn. Het bericht wordt verstuurd zonder te verwachten dat de ontvanger onmiddellijk zal reageren. Dat is erg handig. De ontvanger krijgt zo de kans om zelf een geschikt moment te kiezen om het bericht te beantwoorden.
E-mail is asynchroon en daarmee het tegenovergestelde van een synchroon communicatiemiddel waarbij je onmiddellijk reactie krijgt op je vraag of bericht. De telefoon is een synchroon mondeling communicatiemiddel. Net zoals FaceTime en Skype, bij face-to-face communicatie of tijdens vergaderingen.

PERS

Luc Chalmet weet het proces heel helder te maken voor ons met de lege-inboxmethode en het gebruiken van het DRASTIC-model voor e-mailfolders. Hierdoor krijgt u inzicht over het hoe en het waarom van communiceren. Het waardetoevoegende denken uit het lean denken staat centraal in deze aanpak. -  Hessel Visser, blogger en auteur van de bestseller Werken met Logistiek

Een mens zou er zin van krijgen echt eens die inbox onder controle te krijgen. Want wie kan zeggen dat er in zijn/haar mailbox minder e-mails zitten dan het scherm van je e-mailapplicatie kan tonen op het scherm? -  Mieke De Jaegher, Wiskeys

OVER DE AUTEUR

Luc Chalmet is professor emeritus van de Universiteiten van Gent en Antwerpen. Hij heeft een diverse loopbaan doorlopen, zowel in de industrie, in de consultancy als in academische instellingen. Hij is nog actief als raadgever en coach met focus op het introduceren van een lean cultuur in organisaties.

Leseprobe

Opgedragen aan Liesl, Tanse, nina, Wolf, Siska en aiden

Misschien zeggen ze ooit nog tegen hun ouders, onze kinderen:“Wie stuurt nou nog e-mails?.”.Ik zal dan wel al veel ouder geworden zijn.

Hessel Visser is blogger en auteur van de bestseller “Werken met Logistiek”. Hij doceert in bedrijfsopleidingen en adviseert passioneel als sparring partner voor bedrijven die continu verbeteren hoog in het vaandel dragen.

Met ruim 25 jaar ervaring in het gebruikmaken van e-mails is het interessant om hier u te mogen aanmoedigen dit boek te gaan lezen en gebruiken. Daarnaast is het lean vakgebied me al langer bekend en mag ik mezelf een fan noemen van het toepassen van verbeterprocessen. Die combinatie is een mooi uitgangspunt voor het schrijven van een stimulerend voorwoord.

Heel veel tijd werd ook door mij besteed aan het verkeerd gebruiken bij het verwerken van mijn e-mails. Soms kwam en kom ik niet door de berg inkomende e-mails heen. Daar heb ik vaak mee geworsteld. Dit boek is dan ook een welkom hulpmiddel met heel veel praktische tips om een aantal stappen verder te komen.

Het probleem, wat het zinnig omgaan met e-mails betreft, blijkt ook bij anderen heel vaak voor te komen. Kortgeleden waren we bezig met het verbeteren van een bedrijfsproces bij een middelgroot metaalverwerkend bedrijf. Bij de ongeveer 200 werkende personen daar bleek dat het werken met e-mails steeds meer problemen opleverde. De e-mails werden vaak gebruikt om vragen te stellen en acties te nemen. Tenminste, dat was de bedoeling. Bij een nadere inventarisatie bleek het ook een discussieplatform te zijn. Daarbij werden vaak vage uitwisselingen over discutabele onderwerpen gevoerd.

We hebben de vragen gesteld: “Waarom moet dat dan allemaal per e-mail?” en “Zijn er geen andere communicatiemogelijkheden?”. Een belangrijk argument voor het gebruik van e-mail was dat hiermee zekerheid gezocht werd voor het overbrengen van de actie. En zo lag het tenminste ook vast en kon achteraf bewijs geleverd worden. Veel van die e-mails werden niet alleen naar de personen gestuurd die bij die acties betrokken waren, maar ook als kopie naar een groot aantal collega’s. Ook diverse rapportage werden rijkelijk rond gestuurd. De overload aan e-mails was hier dan ook groot. Er was in dit bedrijf geen enkele regel over het gebruik van e-mail. We hebben naar aanleiding van deze constateringen zelf een aantal interne spelregels samengesteld. Daar is in mijn ogen niets mis mee. Maar dat is zeker niet voldoende.

Graag deel ik met u een anekdote uit mijn eigen praktijk. Niet zo lang geleden probeerde ik via e-mail in contact te komen met een mij bekende CIO van een omvangrijke technische onderneming. Daartoe stuurde ik hem een bericht met een concreet voorstel om elkaar te spreken. Aangezien ik geen antwoord kreeg, stuurde ik een nieuwe e-mail met een prioriteitskenmerk. Ook daar werd niet op gereageerd. Derhalve ben ik in de telefoon geklommen en heb ik hem op die manier proberen te bereiken. Dat lukte ook niet direct, maar ik had wel een boodschap achtergelaten op zijn antwoordapparaat. Niet veel later ontving ik een telefoontje van hem op weg naar huis. Hij legde me uit dat hij de laatste weken zo vol met werk zat, dat hij een nogal rigoureus besluit had genomen. Zijn inbox liet hij bewust vollopen. Als het echt belangrijk was, dan zou men volgens hem wel creatief moeten worden om hem echt te bereiken. E-mail mag nog niet het enige middel zijn om met elkaar te communiceren. Veel mensen namen zelfs niet de moeite om hem op een andere manier te bereiken. Inmiddels heb ik een heel goed gesprek gehad met hem en kan ik hem gelukkig via diverse kanalen benaderen. Gelukkig zijn er naast e-mail ook veel andere, nuttige alternatieven die je adequaat kan inzetten, als e-mail niet meer goed werkt, zoals LinkedIn, de telefoon, sms, WhatsApp et cetera.

Eerst moet helder zijn wat en waarom we programma’s zoals Outlook gebruiken. Nog belangrijker is het proces dat achter deze vorm van communicatie zit. Luc Chalmet weet het proces heel helder te maken voor ons met de lege-inboxmethode en het gebruiken van het DRASTIC-model voor e-mailfolders. Hierdoor krijgt u inzicht over het hoe en het waarom van communiceren. Het waardetoevoegende denken uit het lean denken staat centraal in deze aanpak.

Natuurlijk zijn er her en der tips beschikbaar over het verbeteren van e-mailgebruik. Nooit eerder heb ik een boek gevonden waar lean en het beter gebruik van e-mail gecombineerd werden.

TIJDEN VERANDEREN: MIJN BRIEVENBUS EN MIJN MAILBOX

Mijn brievenbus

Ik zie door het raam de postbode stoppen bij mijn huis. Hij vult elke dag mijn brievenbus, bijna altijd rond ditzelfde uur en fietst dan verder naar het volgende huis in mijn straat. Een leuk, bijna nostalgisch moment. En elke dag herhaalt zich dat tafereel. Ik ben heel nieuwsgierig: wie heeft mij brieven en berichten gestuurd? Wie heeft aan mij gedacht? Ik heb de neiging om snel de deur te openen om mijn brievenbus leeg te maken. Maar ik maak eerst nog even af waar ik mee bezig ben. Dan ga ik naar buiten.

De brieven en poststukken neem ik een voor een door. Reclamefolders gooi ik sowieso onmiddellijk weg, die zijn niet aan mij besteed. Sommige brieven lees ik en gooi ik daarna in de prullenbak. Andere brieven wil ik bewaren. Nog weer andere brieven zijn aanmaningen; die leg ik opzij in een stapeltje op mijn bureau. Later deze week zal ik die wel betalen. Er zitten brieven bij voor mijn partner en er is ook een brief voor mijn dochter; die geef ik hun straks wanneer ze thuiskomen. Eén brief is per abuis verkeerd bij mij terechtgekomen, die breng ik terug naar het postkantoor of geef ik anders morgen mee aan de postbode als ik hem zie.

Ziezo, mijn postbus is weer leeg en alle ontvangen berichten hebben fijn hun bestemming gekregen. Ik kan weer aan de slag met mijn eigenlijke werk. Heerlijk, toch?

Mijn mailbox

Het muziekje van mijn smartphone-hebbeding maakt mij wakker. Hij ligt naast me, facedown op mijn matras en zit in de oplader, volgeladen voor deze nieuwe dag. Een slaapcyclus-app maakt me tijdig wakker en registreert ook mijn relatieve nachtrust netjes. Het was niet zo’n goede nacht. Ik voel me niet zo best. Midden in de nacht schoot ik wakker en realiseerde ik mij dat ik twee heel belangrijke taken vergeten was. Mijn baas mailde me hierover vorige week enkele keren, maar door de drukte op het werk was ik het vergeten. Wat werd er ook alweer van mij verwacht? En wanneer moest dat ook alweer klaar zijn? Wellicht was het al te laat om nog te reageren en staat mij straks een lastige baas te wachten. Na een uurtje piekeren was ik toch weer in slaap gevallen.

Het scherm van mijn hebbeding licht op. Met halfopen ogen zie ik 06:30 blinken. Er zijn nieuwe berichtjes binnengekomen in mijn e-mailapp. Even kijken. Nieuwe berichtjes, in Berichten, Messenger, WhatsApp, Skype, Facebook en LinkedIn. Kleine rode cirkeltjes met witte getalletjes, die verraden dat ongelezen berichten op mij wachten. Eerst mijn mail checken. Een hele reeks nieuwe mails is binnengekomen. Wie stuurt mij toch al die berichten, midden in de nacht? Snel enkele berichtjes lezen en op enkele van die mailtjes reageren. Dan opstaan en snel ontbijten. Tijdens het ontbijt schieten me de vergeten mails van mijn baas weer te binnen. Ik probeer ze snel terug te vinden, maar mijn inbox zit eivol. Wanneer zou ik die ook alweer ontvangen hebben? Nu geen tijd, ik moet er vandoor. Nog onrustiger vertrek ik naar mijn werk. Stress, zo vroeg al in de ochtend.

Op het werk aangekomen, open ik snel de mailapplicatie op mijn laptop. Mijn inbox zit wel erg vol: 146 ongelezen mails. Maar eerst snel die vergeten mails van mijn baas terugvinden. Zoekfunctie openen – zoeken op naam: een karrenvracht mails van mijn baas staat voor mijn ogen te schitteren. Welke waren het nu? En wanneer werden die vergeten mails ook al weer verstuurd? Mijn baas stuurde me intussen ook al enkele nieuwe berichtjes. Zal ik die eerst lezen? Ik ben nog maar net op mijn werkplek en compleet overstuur. Ik zie het al voor me, nog zoveel te doen, maar mijn e-mails beletten me om mijn eigenlijke werk uit te voeren. Ik wrijf met mijn handen door mijn haar en zucht. Wanneer ik mijn ogen weer open, staat mijn baas bij mijn bureau met een gezicht dat op onweer staat. Dat belooft niet veel goeds.

E-mail is een asynchroon communicatiemiddel

E-mail is bij uitstek een asynchroon communicatiemiddel. De afzender en de ontvanger van een bericht hoeven niet gelijktijdig beschikbaar te zijn. Het bericht wordt verstuurd zonder te verwachten dat de ontvanger onmiddellijk zal reageren. Dat is erg handig. De ontvanger krijgt zo de kans om zelf een geschikt moment te kiezen om het bericht te beantwoorden.

E-mail is asynchroon en daarmee het tegenovergestelde van een synchroon communicatiemiddel waarbij je onmiddellijk reactie krijgt op je vraag of bericht. De telefoon is een synchroon mondeling communicatiemiddel. Net zoals FaceTime en Skype, bij face-to-face communicatie of tijdens vergaderingen.

Veel van de recente communicatiemiddelen zijn eigenlijk asynchroon maar worden toch als synchrone communicatiemiddelen gebruikt. De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie. Als je niet snel reageert, krijg je al spoedig een tweede bericht: en???, of: niet thuis??

En zo groeit de druk op alle partijen. De ontvanger weet dat de afzender snel een reactie verwacht en wil elke mail zo snel mogelijk onderscheppen. De afzender reageert zelf snel op elke mail en verwacht van de ontvanger van zijn berichten dezelfde snelle respons.

Vorige week woensdag stuurde ik ’s ochtends vijftien mails naar deelnemers aan een opleidingssessie van donderdag waarin ik vroeg om te bevestigen dat ze aanwezig zouden zijn. Binnen tien minuten had ik één out-of-office-antwoord en drie bevestigingen. Nog een half uur later had ik nog acht bijkomende bevestigingen ontvangen. Twee anderen bevestigden ongeveer vier uur na het versturen van de mail. De overblijvende deelnemer bevestigde de dag erna.

De smartphone maakt de zaak alleen maar erger. Door de notificaties (meldingen) zien (of horen!) we voortdurend berichten in onze elektronische brievenbus belanden. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent. Weinig normale stervelingen kunnen die druk en verleiding weerstaan. Het wijdverspreide gebruik van smartphones, gekoppeld aan een alomtegenwoordig snel wifi- of gsm-datanetwerk, doet het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen verder vervagen. Iedereen wordt de hele dag door belaagd en gestalkt. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Welke tool de afzender ook gebruikt, hij verwacht je antwoord hier en nu. Er wordt bovendien vanuit gegaan dat je alle mogelijke communicatiemiddelen op je smartphone installeert, controleert en gebruikt. En aangezien vrijwel elke applicatie berichten pusht (automatisch informatie sturen waarvan je melding krijgt), is het onderscheid tussen synchroon en asynchroon intussen vrijwel volledig verdwenen. We scheren alle communicatiemiddelen over dezelfde kam ...

In 1990 haalden de Amerikanen Jim Womack en Dan Roos samen met de Brit Dan Jones, de mosterd bij Toyota en bij Krafcik (1988) die het begrip ’Lean’ lanceerde. Ze promootten lean wereldwijd als een nieuwe manier van denken en handelen om organisaties te leren werken zonder verspillingen. Alleen slanke, snel schakelende organisaties kunnen overleven in tijden met veel veranderingen en groeiende concurrentie. Deze verfrissende aanpak maakte furore en heeft ongetwijfeld voor heel wat extra welvaart gezorgd.

Wie vandaag naar organisaties kijkt, zou dus verwachten dat die optimaal functioneren. Helaas. Want zelfs in bedrijven die doordrongen zijn van de leancultuur gooien e-mail en andere communicatiemiddelen steeds vaker roet in het eten. De winsten die door de leanaanpak geboekt worden, dreigen we door onze onbesuisde manier van communiceren teniet te doen.

De niet-aflatende synchrone communicatiestromen ondermijnen onze efficiëntie, vooral wanneer het zakelijke communicatie betreft. De permanente onderbrekingen leiden immers tot gigantisch tijds- én kwaliteitsverlies. Wie dat aanvaardt, neemt grote risico’s. Wie deze 21ste-eeuwse valkuilen wil vermijden, moet dringend actie ondernemen. Voor hen schreef ik dit boek.

Bij het schrijven van dit boek kon ik rekenen op de vele adviezen van Gunnar Michielssen. Gunnar spreekt en schrijft al sinds 2005 over de risico’s en valkuilen van e-mail en andere vormen van elektronische communicatie. Met zijn seminar Afkicken van E-mail helpt hij mensen en bedrijven om de e-mailcultuur in organisaties in goede banen te leiden. Ik was één van de deelnemers en heb genoten van de soms grappige, soms verontrustend herkenbare anekdotes. Sommige van die tips en verhalen heb ik – met Gunnars toestemming – in dit boek gebruikt om mijn tips te verduidelijken of te illustreren. Bruno Verhaeghe heeft mij in zijn seminar Crash Course Outlook getoond hoe je door beter gebruik te maken van de mogelijkheden van je e-mailprogramma veel efficiënter kunt werken. Met zijn toestemming heb ik enkele van zijn adviezen mee opgenomen in dit boek. Ik ben Gunnar en Bruno zeer dankbaar.

Heel wat mensen uit het bedrijfsleven hebben hun ervaringen en frustraties in hun e-mailgebruik met mij gedeeld. Passages van hun verhalen heb ik opgenomen in dit boek. Ze illustreren hoe e-mail een belangrijk en herkenbaar deel uitmaakt van hun professionele communicaties. Ik ben hen allemaal heel erkentelijk voor deze medewerking.

Luc Chalmet

De e-mailtsunami blijft aanzwellen

Het eerste volwaardige elektronische mailsysteem dateert al van 1978. Shiva, een 14-jarige tiener uit Newark, New Jersey, programmeerde een elektronisch alternatief voor interne memo’s binnen een bedrijf. Hij gebruikte ‘To:’, ‘From:’, ‘Date:’, ‘Subject:’, ‘cc:’ voor ‘carbon copy’, ‘bcc:’ voor ‘blind copy’ en ‘attachments’ voor bijlagen. Zo introduceerde hij inkomende post, uitgaande post, te behandelen post en distributie van interne post in zijn systeem. Op een elektronische manier trachtte Shiva het communicatiesysteem van een volledig op papier gebaseerd kantoor na te bootsen. De University of Medicine and Dentistry of New Jersey (UMDNJ) was de eerste professionele organisatie die het systeem daadwerkelijk gebruikte (Michelson, 2016). Ze doopten het: email. Shiva ontving het eerste copyrightcertificaat voor ‘EMAIL’ in 1982. Daarmee werd hij officieel erkend als de uitvinder van het nieuwe communicatiemiddel dat in enkele decennia de hele wereld zou veroveren.

Het duurde tot het begin van de jaren 90 voor het internet op grote schaal doorbrak. Pas daarna konden elektronische berichten ook verstuurd worden tussen bedrijven en individuele gebruikers. E-mail begon aan zijn veroveringstocht. De geschiedenis van dit medium is een verhaal van vallen en opstaan en leest als een thriller. We beperken ons tot de grote namen, want veel hoofdrolspelers van het eerste uur zijn inmiddels verwezen naar de geschiedenisboeken. Enkele mijlpalen (Shiva, 2014):

1977 Ray Tomlinson introduceert het @ teken om in e-mailadressen te gebruiken.

1985 Lancering van cc: Mail, dat in 1995 veertien miljoen gebruikers had toen het werd overgenomen door Lotus Development. In 2000 verdween cc: Mail van de markt.

1989 Compuserve is een van de allereerste e-mailsystemen die van internet gebruik maakte en dus e-mail buiten de muren van een bedrijf kon inzetten.

1991 Lancering van Lotus Notes.

1992 Lancering van Microsoft Outlook als antwoord op Lotus Notes.

1993 Lancering van AOL (America Online).

1996 Lancering van Hotmail dat al snel de meest populaire webmail wordt.

1997 Lancering van de webmail Yahoo Mail als antwoord op Hotmail.

1999 Blackberry maakt e-mail toegankelijk voor mobiele telefoontoestellen.

2007 Google lanceert Gmail na vier jaar testen.

2009 Apple iPhone 3G maakt e-mail nog meer toegankelijk.

Door de opkomst van IM (Instant Messaging oftewel berichtenapplicaties), door sociale media, door telefonie via internet en videofonie (zoals Skype, FaceTime en WhatsApp) voorspelden trendwatchers en internetgoeroes dat e-mail rond 2010 zou pieken. Daarna zou het medium langzaam maar zeker aan belang inboeten. Zelfs Mark Zuckerberg, medeoprichter van Facebook, verklaarde dat er voor e-mail geen toekomst zou zijn.

Maar de werkelijkheid confronteert ons met een andere, onthutsende realiteit. Niet alleen houdt e-mail stand, het gebruik ervan blijft nog steeds groeien. Jaarlijks onderzoek door de Radicati Group, een Amerikaanse onderzoeksfirma, leert dat er anno 2015 wereldwijd al meer dan 4,35 miljard actieve e-mailaccounts waren. Dit cijfer zal vermoedelijk stijgen tot circa 5,6 miljard in 2019, met andere woorden een groei van meer dan 26 % in vijf jaar.

Volgens het 2016 Email statistics report van de Radicati Group zijn er wereldwijd in 2016 circa 2,5 miljard e-mailgebruikers. Gemiddeld hebben we twee accounts per persoon. Dezelfde Radicati Group stelde in zijn rapport van 2017 het aantal wereldwijde e-mailgebruikers nog bij omdat het de groeiende markten van Azië, Afrika en Latijns-Amerika had onderschat. Het aantal accounts neemt daar met 3 % per jaar toe tot meer dan vier miljard in 2021. De ontwikkeling van het aantal wereldwijde accounts wordt ook naar boven bijgesteld, zoals op de grafiek hierna duidelijk te zien is.

Tot slot blijft ook de totale omvang van berichten stijgen. Zelfs het aantal mails per persoon groeit nog door, al is daar een groeivertraging vast te stellen. Ergens zijn er dus wel grenzen aan hoeveel we elkaar te vertellen hebben.

Maar wie denkt dat de problematiek die eigen is aan e-mailgebruik vanzelf wel zal verdwijnen, moeten we teleurstellen. Outlook, Gmail, Lotus Notes en andere asynchrone communicatiesystemen zijn springlevend. De introductie van nieuwe systemen lijkt die populariteit nauwelijks aan te tasten. In vrijwel alle bedrijven staat e-mail met stip op één. E-mail lijkt nog lange tijd een blijver.

E-MAIL GOES MOBILE

Volgens Email Compass (2013) lezen nu meer dan 30 % van de gebruikers hun e-mail op smartphones. In 2017 lezen 1,8 miljard mensen hun e-mail via smartphones (Radicati, 2013).

E-MAIL IS NOG LANG NIET DOOD

Telkens als een nieuwe technologie de kop opstak, schreven media en ICT-leiders e-mail ten dode op. Ze hebben tot op de dag van vandaag ongelijk gekregen. E-mail gaat niet verdwijnen omdat mensen elkaar berichten willen schrijven van meer dan 140 tekens!

Ondanks bedreigingen van vele alternatieve communicatietechnologieën blijft e-mail het belangrijkste communicatiemiddel voor online kenniswerkers (Purcell, 2014). 61 % van de werknemers vindt e-mail zeer belangrijk om hun werk naar behoren te kunnen uitvoeren en dat is constant gebleven sinds het begin van deze eeuw. Dat is een veel hoger percentage dan smartphones (24 %) of socialenetwerkmedia (slechts 4 %).

Een nationaal e-mailonderzoek in Nederland (2016) bevestigt dat e-mail voor Nederlanders – uitgezonderd persoonlijke communicatie – het online voorkeurskanaal is en blijft. E-mail wordt voor meer doeleinden gebruikt dan sociale media. Opvallend is ook dat uit dit onderzoek bleek dat leesmomenten van sociale media weinig verschillen van leesmomenten van e-mail.

Sommigen noemen e-mail het ergste werkgerelateerde communicatiemiddel, maar het is nog steeds beter dan al die andere middelen die werden uitgeprobeerd als alternatief.

E-mail is zeker interessant als voorbeeld van innovatie tegenover inertie. Iedereen haat e-mail maar toch blijft het gebruik ervan groeien. Privé gebruiken we liever de nieuwe sociale media, maar op het werk doen we alles met e-mail.

We gebruiken e-mail voor van alles en nog wat

De hele dag door zijn we bezig met lezen, schrijven, herlezen, beantwoorden, rubriceren en opzoeken van elektronische berichten. Het beheerst ons leven. Onlogisch is dat niet, want e-mail wordt vandaag gebruikt voor bijna elk facet van de bedrijfsvoering:

toewijzen van taken om uit te voeren;

coördineren van uitgevoerde en nog uit te voeren taken, aansturen en updaten van werkgroepen en projecten;

informeren over recente beslissingen en nieuwe ontwikkelingen;

registreren van informatie;

bestellen van goederen en diensten en informeren over de status van die bestellingen;

archiveren van informatie en

gemakkelijk bewaren, terugzoeken en delen van informatie.

E-mail en productiviteit

De cijfers spreken boekdelen. Wereldwijd onderzoeken honderden organisatiespecialisten, timemanagementgoeroes en bedrijfsexperts de impact van onze nieuwe communicatiecultuur. De resultaten van die onderzoeken zijn soms verbijsterend en anno 2017 blijkt dat het einde van deze ontwikkeling nog niet in zicht is.

EEN KWART VAN ONZE WERKTIJD GAAT NAAR E-MAILBEHEER!

In een studie over de sociale economie in 2012 rapporteert het McKinsey Global Institute dat kenniswerkers 28 % van de werkweek besteden aan e-mailbeheer: lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Andere studies geven aan dat 24 % van de productieve tijd opgaat aan e-mail (Czerwinski, 2004). We kunnen rustig stellen dat ongeveer een kwart van de tijd van kenniswerkers naar e-mailactiviteiten gaat.

WE ONDERBREKEN VOORTDUREND ONS WERK VOOR BINNENKOMENDE E-MAILS

Gemiddeld checken we elf keer per uur onze e-mail (Mark, 2015).84 % van de e-mailgebruikers houdt zijn e-mailapplicatie continu open op de achtergrond.64 % van de e-mailgebruikers gebruikt notificaties of geluidjes om te worden gewaarschuwd wanneer er nieuwe e-mailberichten zijn (Renaud, 2006).70 % van alle e-mails die we ontvangen wordt binnen de zes seconden bekeken (Jackson, 2003).

We verliezen 28 % oftewel meer dan twee uur per dag aan productiviteit door constante onderbrekingen en de tijd die nodig is om weer verder te kunnen gaan met je werk. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden (Jonathan Spira & Joshua Feintuch, 2005).

PRODUCTIVITEITSVERLIES VAN MEER DAN EEN MINUUT TELKENS ALS WE ONS WERK ONDERBREKEN OM EEN E-MAIL TE LEZEN

Het is niet zozeer het lezen zelf wat zoveel productiviteitsverlies oplevert, als wel de tijd die het ons brein kost om na een e-mailonderbreking ons weer te concentreren op het werk waar we mee bezig waren.

WE ONTVANGEN GEMIDDELD MEER DAN HONDERD E-MAILS PER DAG

Volgens Stephens (2012) komt er tijdens werkuren gemiddeld elke vijf minuten een e-mail in je inbox. Een studie van Fisher (2006) meldt een gemiddelde van 87 binnenkomende e-mails per dag en Anderson (2011) heeft het over meer dan honderd e-mails per dag. In 2015 hebben we het over gemiddelden van ongeveer 125 per dag. E-mailberichten die door een spamfilter werden onderschept, werden hierin niet meegeteld. Het goede nieuws is dat er een stabilisering te zien is voor wat betreft het aantal mails dat we per dag ontvangen. Het aantal stijgt gelukkig niet meer. Als we aan elke mail vijf minuten besteden, dan hebben we per dag 8,5 uur nodig om alle mails af te handelen. Efficiënt omgaan met e-mail is daarom een absolute noodzaak.

WE GEVEN PRIORITEIT AAN NIEUWE MAILS

Ons eigen onderzoek toont aan dat 18 % van alle tijdens de werktijd verzonden e-mails binnen de drie minuten door de ontvanger wordt gescreend. Na een kwartier is dat al 48 %, na een half uur 61 %. Deze cijfers zijn des te verbazingwekkender als je beseft dat heel wat mensen op dat moment op een bijeenkomst zijn, onderweg zijn naar klanten of telefonisch overleg hebben. Waar ze ook mee bezig zijn, mails worden hoe dan ook onderschept en gelezen.

E-mail en stress en welzijn

TE VEEL E-MAIL!

Jackson (2015) rapporteert dat 87 % van alle werknemers lijdt onder te veel e-mail en dat 53 % zich niet meer in staat voelt om het aantal e-mails dat op hen afkomt te beheersen.

FYSIEKE EN PSYCHOLOGISCHE GEVOLGEN VAN E-MAIL BIJ WERKNEMERS

Jackson (2010) onderzocht de invloed van het gebruik van e-mail op bloeddruk, hartslag en cortisol. Cortisol wordt ook wel het stresshormoon genoemd omdat het vrijkomt bij elke vorm van stress, zowel fysiek als psychologisch. Verhoogde bloeddruk en hartslag komen vooral voor bij het lezen, schrijven en beantwoorden van e-mails. Zoeken en archiveren van e-mails hebben minder invloed op bloeddruk en hartslag. E-mailgebruik verhoogt systematisch het vrijkomen van cortisol en dus het stressniveau. Mano (2010) rapporteert verhoogde psychologische druk en resulterend ongenoegen als gevolg van overvloedig e-mailgebruik.

MINDER VAAK JE E-MAILS CHECKEN VERMINDERT STRESS

Kushlev en Dunn (2015) hebben in een mooi uitgewerkt onderzoek aangetoond dat minder vaak je e-mails checken het stressniveau vermindert. Eigenlijk een pleidooi om e-mail asynchroon te blijven gebruiken en voortdurende onderbrekingen niet toe te staan.

PSEUDO-ADD (ATTENTION DEFICIT DISORDER)

We hebben een nieuwe term voor de inefficiëntie, het rondlopen als een kip zonder kop als gevolg van het bombardement aan informatie waar we elke dag mee te kampen hebben. Psychologieprofessoren van Harvard hebben de kwalijke gevolgen van voortdurende onderbrekingen deze naam gegeven alsof het een nieuwsoortige ziektetoestand is. Het ‘ziektebeeld’ is dat je niet meer kunt focussen op een taak zonder voortdurend te willen nagaan of er geen nieuwe e-mails, berichten of voicemails zijn binnengekomen en zonder voortdurend te willen surfen op internet.

E-MAIL BUITEN WERKUREN EN OP VAKANTIE

Meer en meer wordt e-mailgebruik normaal gevonden buiten de werkuren, zelfs in weekends en vakantieperiodes. Laptops worden meegenomen op vakantie, niet alleen om bij te dragen aan ontspanning en om reisinformatie te verzamelen, maar ook om werkgerelateerde e-mails af te handelen. Bedrijven die wereldwijd actief zijn en kantoren hebben in verschillende continenten geven de indruk dat iedereen altijd overal bereikbaar moet zijn voor e-mail. Het succes van smartphones en mobiele datacommunicatie heeft dit technologisch mogelijk gemaakt.

GFI Software liet in 2013 een onderzoek uitvoeren naar het gebruik van e-mail buiten standaardwerkuren. Dit onderzoek is baanbrekend omdat het aantoont dat de effecten van smartphones het hele e-mailgebruik buiten de kantoren heeft gebracht.

De resultaten waren onthutsend:

De overgrote meerderheid (81 %) leest en behandelt e-mails tijdens het weekend.

De grenzen tussen werk en thuis vervagen: 55 % leest nog e-mails na 23 uur, vlak voor het slapengaan.

59 % behandelt zijn e-mails tijdens vakanties.