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- Herausgeber: epubli
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
Wie kannst du deine Arbeit effizienter gestalten, deine Ziele erreichen und dabei noch Zeit für dich selbst haben? In diesem Buch erfährst du, wie du mit praktischen Tipps und Strategien deine Arbeitszeit effektiv planst, für eine optimale Work-Life-Balance sorgst und effizient mit deinen Teams und Mitarbeitern kommunizierst und zusammenarbeitest. Gemeinsam behandeln wir Themen wie Zeitmanagement und Priorisierung und betrachten in einem kurzen Exkurs Künstliche Intelligenz und ihre Anwendungen. Auch Prozessoptimierung und Automatisierung kommen nicht zu kurz, ebenso wie die Bedeutung von Effizienz in der modernen Arbeitswelt. Dieses Buch ist für alle gedacht, die ihre Effizienz steigern und erfolgreich sein wollen.
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Seitenzahl: 125
Veröffentlichungsjahr: 2024
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Ähnliche
Mit Effizienz zum Erfolg
Roger R. Brugger
Autor: Roger R. Brugger
Lektorat: Iris Pilzer
Satz und Layout: Roger R. Brugger
Verlag: Brugger Visuelle Kommunikation, Schweiz
Vertrieb: epubli – ein Service der neopubli GmbH, Berlin, Deutschland
© 2023 Roger R. Brugger.
Sämtliche Rechte vorbehalten. Duplikate oder Auszüge aus diesem Buch sind strengstens verboten. Nur auf ausdrückliche, schriftliche Weise kann es Ausnahmen geben.
Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Text manchmal nur die männliche Form verwendet. Gemeint ist stets sowohl die weibliche als auch die männliche Form.
Vorwort
Schon vor Jahren habe ich mir vorgenommen, ein Buch zu schreiben. Leider habe ich kein Thema gefunden, das mich genug inspirierte, um eine Abhandlung darüber zu schreiben. Nun ist es aber gefunden: In den vergangenen sechs Jahren habe ich mich besser kennengelernt und mein Thema gefunden. Ich führe mit meinem guten Freund gemeinsam eine enge Verbindung - wir sind in vielen Dingen gleich und lernen konstant voneinander. Wir haben gemeinsam eine Art Spiel daraus entwickelt, was unser Wort ist. Ein Wort, dass den eigenen Charakter am treffendsten beschreibt. Mein Wort ist Effizienz.
Spätestens seit ich das für mich herausgefunden habe, erkenne ich mich immer wieder im Alltag und sehe genau, wo ich noch Verbesserungen vornehmen könnte. Ich werde schnell ungeduldig, wenn etwas ineffizient ist oder unnötig kompliziert abläuft.
Durch die Verarbeitung meiner Erfahrungen versuche ich, dir zu vermitteln, wie auch du effizienter durchs Leben kommst. Auch kannst du die Fehler, die ich gemacht habe, vorneweg schon umgehen oder vermeiden. Ich kann durch meine Erfahrungen und mein Wissen, das ich über die Jahre angesammelt habe, Prozesse effektiv analysieren. Ich sehe Problematiken rasch und kann Lösungen erarbeiten. Ich nutze diese Erkenntnisse, um in meinen Unternehmen die Prozesse zu optimieren und die Schritte, die es zulassen, zu automatisieren und so effizient wie möglich zu gestalten.
Meine Karriere ist noch lange nicht am Ende, ich bin noch voll im Tun. Jeder Tag, an dem ich arbeiten kann, ist ein guter Tag. Wenn ich einen Prozess optimiere oder eine Automatisierung erschaffe, frohlockt mein Herz und ich spüre die befriedigende Wirkung, etwas Grossartiges geschafft zu haben. Ich selbst besitze eine Werbeagentur, daneben arbeite ich im Teilzeitpensum und bin Mitinhaber einer Personalvermittlung auf Headhunter-Niveau.
Als zweifacher Vater und verheirateter Mann weiss ich, was es bedeutet, alles unter einen Hut zu bringen. Wegen meiner vielen Verpflichtungen bin ich in der Regel 18 Stunden am Tag aktiv. Ich engagiere mich für meine Kinder, die mir den Grund geben, alles für den Erfolg zu tun. Meine Frau schätzt meine Hilfe im Haushalt und ich unterstütze sie, wo ich kann.
Im Berufsleben ist alles ein bisschen anders. Es geht nicht darum, gemeinsame Momente zu geniessen und den Kopf abzuschalten. Es geht um Fakten, Prozesse und Probleme. Jeder kennt es: Ein neues Projekt wird gestartet und niemand weiss, wohin die Reise geht. Jeder muss etwas dafür geben, ohne zu wissen, ob es ausreicht. Ich höre oft am Sonntag von Leuten: «Ach, morgen ist wieder Montag, dann muss ich wieder zur Arbeit.» Ich frage mich nur, warum das so ist. Warum gehen manche Menschen nicht gerne zur Arbeit oder arbeiten für sich selbst? Ich kann nicht verstehen, dass jemand einem Job nachgeht, der ihn oder sie nicht glücklich macht – nur wegen des Geldes.
Ich arbeite gerne und für mich ist der Montag einer der tollsten Tage. Nach der intensiven und schönen Familienzeit am Sonntag empfinde ich es als schön, meiner zweiten Leidenschaft nachgehen zu können.
Nun, da du einen ersten Eindruck von mir hast, lass uns beginnen.
Analysieren und handeln
Die Frage bei jedem Thema ist: Wo fangen wir am besten an? Ich denke, eine gute Grundlage für jedes Thema ist es, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, was man hat, was man braucht und wie bestimmte Dinge ablaufen. Ich analysiere zuerst die Fakten und die Schritte, die ein Prozess oder eine Routine hat. Als mentaler Freigeist und Schnelldenker fällt es mir etwas leichter, rasch die Zusammenhänge zu erkennen und daraus logische Schlüsse zu ziehen. Wenn auch du ein Schnelldenker bist, kannst du diese Fähigkeit bestimmt nachvollziehen. Aber es macht nichts, wenn du diese Fähigkeit nicht hast – solange du logisches Denken auf deiner Seite hast, geht das auch langsamer. Bleib einfach effizient dabei.
Wie du eine Analyse machst, ist grundsätzlich dir überlassen. Es gibt verschiedene Wege, eine Analyse zu machen:
die schriftliche Analyse
die mündliche Analyse
die visuelle Analyse
Das sind die drei Analysearten, die mir am häufigsten begegnen. Es mag noch weitere geben, die aber wohl so spezifisch ablaufen, dass ich darüber keine Auskunft geben kann.
Mir persönlich liegt die mündliche Analyse. Ich erhalte Inputs, und noch während mir etwas von einer Person oder einer Gruppe erzählt wird, arbeitet mein Gehirn bereits und versucht, ein Konstrukt davon zu erstellen. Ich verbinde alle erhaltenen Informationen und suche Schnittstellen und mögliche Problematiken. Um dann präziser zu werden, frage ich gezielt nochmals wegen einiger unklarer Teile meines Konstrukts nach und schliesse dann mein Schema ab.
Ich schreibe mir auch selten etwas auf, denn nur wer mental auch immer aktiv ist, bleibt geistig fit. Wenn ich mir etwas notiere, ist es oft auch gleich aus dem Kopf. So wird nur Wissen gespeichert, das es wert ist, gespeichert zu werden. Vielleicht ist es bei dir anders, macht nichts – behalte einfach soviel wie notwendig im Gedächtnis.
Gerade im Privaten merke ich jedoch, dass genau das zu Spannungen führen kann, wenn ich etwas für andere vermeintlich Relevantes als irrelevant abstemple und aus meinem Gedächtnis streiche. Stell dich darauf ein, dass es gerade da zu neuen Szenarien kommen kann, wenn du diese Theorien für dich findest und übernimmst. Ich möchte auf keinen Fall die Schuld zugeschoben bekommen, wenn du Probleme in deinem privaten Umfeld bekommst, weil du so streng selektionierst wie ich. Als kalt oder seelenlos wurde ich schon bezeichnet, aber dank einem stabilen Selbstbewusstsein tangiert mich das eher nicht.
Möchtest du ein Szenario anschauen, in dem ich die Analyse übernehme, einen logischen Schluss daraus ziehe und aus der Erkenntnis eine Automatisierung erschaffe? Gut, genau das wollte ich hören. Starten wir!
Szenario
Als technischer Verantwortlicher eines Personalvermittlers für Fach- und Führungskräfte stehe ich vor einer grossen Herausforderung: Die Corona-Krise hat unseren Betrieb vor neue Probleme gestellt und es ist meine Aufgabe, unseren Betrieb für die speziellen Bestimmungen von Corona zu optimieren und weiterhin betriebsfähig zu machen. Es ist eine schwierige Aufgabe, aber ich bin bereit, sie anzunehmen und alles in meiner Macht Stehende zu tun, um unseren Betrieb erfolgreich durch diese Krise zu führen.
Die vergangene Corona-Krise hat für uns im Personalwesen erhebliche Probleme verursacht. Wir hatten für einen kurzen Moment einen totalen Blackout und standen kurz davor, alles zu beenden. Doch hinter jeder Krise steckt immer eine grosse Chance – und glücklicherweise haben wir diese Chance wahrgenommen.
Wir waren klassisch aufgestellt: Jeder Mitarbeiter an unserem Standort hatte einen PC, der mit klassischen Netzwerklösungen mit einem Server verbunden war. Ich habe die Situation analysiert und schnell erkannt: Das grösste Problem ist, dass die Mitarbeiter zum einen vor Ort sein müssen, weil sie einen fixen Arbeitsplatz haben, da der Computer nun einmal dort steht. Zum anderen haben wir eine Serverlösung, die es nicht zulässt, die Daten von einem anderen Standort abzurufen, ohne ein Sicherheitsrisiko auszulösen.
Es schien für mich auf Anhieb nur eine Lösung möglich: Wir müssen digitalisieren, uns schlanker aufstellen und Prozesse, die vielleicht eingerostet waren, erneuern. Diese Diagnose stiess zuerst auf Protest und Ungläubigkeit. Es wurde bezweifelt, dass wir das schaffen. Von Fachpersonen wurde uns abgeraten, eine digitalisierte Lösung anzustreben. Es wurde uns erklärt, dass das noch mehr Probleme erzeugen würde als das Problem, das wir jetzt hätten.
Im Nachhinein war es wohl gut, zu entscheiden, dass wir uns weiter darum kümmerten. Wie wir erfolgsgetriebenen Menschen schnell erkennen, wenn andere den Kopf in den Sand stecken: Es muss einen Weg geben, den noch niemand gegangen ist oder der einfach schwerer ist – und oft ist das der Weg zum Erfolg.
Wir wussten nun, dass wir praktisch den ganzen Betriebsapparat überdenken mussten. Wir mussten alle Geräte ersetzen und die Prozesse neu denken. Ich bin mir sicher, viele wären die Schritte, die wir zu diesem Zeitpunkt gegangen sind, nie gegangen. Es schien einfach unmöglich und unrealistisch, einen aktiven Betrieb komplett umzukrempeln und alles neu aufzubauen.
Wir konnten diesen Schritt auch gehen, weil mein Geschäftspartner mir zu diesem Zeitpunkt das notwendige Vertrauen und die Rückendeckung gegeben hat – dass ich schon weiss, was ich tue.
Ich musste mir tatsächlich auch ein paar Notizen machen, denn ein so komplexes Projekt hatte ich zuvor noch nicht umgesetzt, und dass wir das sozusagen am offenen Herz machen mussten, war eher ungewöhnlich und mit enormem Druck unterstrichen. Meine Notizen beinhalteten Fragen wie: Welche Anwendungen werden aktuell verwendet? Welche Geräte sind im Einsatz? Welche Schnittstellen und Verbindungen müssen erschaffen oder erhalten werden? Gibt es Teams, die wir in Etappen umstellen können, oder gibt es die Möglichkeit einer Art Backup?
In unserem Fall: Nein, wir konnten keine Teams unterschiedlich umstellen und wir hatten keine Chance auf Backup. Entweder machen wir alles und es klappt – oder alles muss auf Anfang und wir haben einen katastrophalen Unterbruch, bei dem wir keine Ahnung haben, wie es ausgeht.
Ich habe mich bis spät in die Nächte darum gekümmert, wie wir die Probleme lösen können, wie wir das System auf eine neue Weise betreiben können und wie wir den Mitarbeitern einen Zugang zu Informationen und Daten ermöglichen können, den sie bisher nicht kennen. Die Cloud war die Grundlage – wir wussten, dass wir die Informationen entgegen dem Rat der Fachkräften, die uns zu Beginn beraten hatten, in die Cloud verlagern wollen. Die Lagerung von Daten in der Cloud sorgte dafür, dass unsere Mitarbeiter nicht mehr an einen Standort gebunden waren. Sie ermöglichte den Zugang zu unseren Daten unter strengen Verifizierungen und gut geschützt – und das grundsätzlich überall, wo es Internet gibt.
Dann bestand aber noch das Problem, dass die Computer immer noch am gleichen Ort standen wie zuvor und die Mitarbeiter nicht im Home-Office arbeiten konnten, was ja gerade durch die Pandemie gefordert wurde. Diese Lösung war schnell und einfach gefunden: Wir brauchten portable Computer. Deshalb ersetzten wir alle Computer durch Notebooks und waren ab diesem Zeitpunkt mit unseren Daten in der Cloud und mit unseren Notebooks flexibel wie wohl kein anderes Unternehmen in der Branche.
Schön und gut, nun konnten die Mitarbeiter arbeiten, doch es gab noch viele Bausteine, die noch nicht gelöst waren. Die Mitarbeiter arbeiteten in der Regel sehr eng zusammen, sprich wirklich zu zweit an einem Computer, um die Lösungen gemeinsam zu erarbeiten. Ich stand vor einem neuen Case: Wie sollten wir diese Thematik lösen, dass wir zusammenarbeiten können, ohne die Effizienz zu schmälern, obwohl sich die Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten befinden.
Es gab für mich zu diesem Zeitpunkt eine Lösung, die ich einige Jahre zuvor bei einer Grossfirma kennenlernen durfte. Wir waren zu diesem Zeitpunkt aber nur zu fünft. Wie sollten wir eine Lösung, die normalerweise nur Grossfirmen einsetzen, für uns nutzbar machen? Ich kümmerte mich persönlich darum und wollte mehr darüber wissen, wie man ein Intranet betreibt und wie man in der Cloud einen Teamarbeitsplatz erschaffen kann. Unsere Hauptanwendungen waren die klassischen Office-Programme, daneben noch spezifische Anwendungen aus der Branche und Telefonie. Eine Lösung aus dem Umfeld unserer Kernanbieter erschien mir grundsätzlich logisch, da wir so auf einer einheitlichen Plattform arbeiten und mögliche Verbindungen nutzen könnten.
