Ordnung wirkt Wunder E-Book

Alexandra Graßler

• Herausgeber: epubli
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 405

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Ordnung wirkt Wunder – Mehr Klarheit, Leichtigkeit und Lebensfreude an deinem Arbeitsplatz Fühlst du dich manchmal erschlagen von all dem, was sich auf deinem Schreibtisch, in deinen Unterlagen und in deinem Kopf ansammelt? Dieses Buch ist deine Einladung, Raum zu schaffen. Für klare Gedanken, effizientes Arbeiten – und für dich selbst. Mit viel Empathie, alltagstauglichen Tipps und ermutigenden Impulsen begleite ich dich Schritt für Schritt dabei, nicht nur deinen Arbeitsplatz, sondern auch deine Gedankenwelt neu zu ordnen. Es geht nicht um starre Perfektion, sondern um liebevolles Loslassen: von Papierstapeln, To-do-Listen-Chaos und mentalem Ballast. Du erfährst: wie du äußeren Ballast und innere Last gleichermaßen verabschiedest, wie Ordnung zu mehr Selbstfürsorge, Klarheit und innerer Ruhe im beruflichen Alltag führt, warum kleine Veränderungen auf dem Schreibtisch große Wunder in deinem Denken und Handeln bewirken. Dieses Buch ist wie eine Freundin, die dich sanft an die Hand nimmt – ohne Druck, aber mit viel Herz und Humor. Für Frauen, die zwischen 30 und 50 Jahren wieder mehr Leichtigkeit, Balance und Lebensfreude in ihren Arbeitsalltag bringen möchten. Mach dich bereit für mehr Freiraum – am Schreibtisch und in deinem Kopf. Ordnung wirkt Wunder. Auch bei dir.

Leseprobe

Alexandra Graßler

Ordnung wirkt Wunder

Selbstmanagement für alle, die genug vom Chaos haben

Widmung

Für meine Mama, die mich von klein auf die Liebe zum Lesen gelehrt hat.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1 Umgebung

Auswirkung von Unordnung auf uns (körperlich, geistig und seelisch)

Chaos ist messbar

Chaos für immer?

Chaos wirkt in unser ganzes Leben

Sehen Sie es noch?

Chaos hat Folgen

Ist Ordnung Erziehungssache?

Fazit

Welche Vorteile bringt Ordnung für uns?

Ressource: Zeit

Ressource: Energie

Ressource: Gesundheit

Die Umgebung beruhigen heißt den Geist beruhigen

Wieso wir nicht nicht lesen können, wenn wir einmal lesen gelernt haben

Prinzipien

Prinzipien harmonischer Ordnung

Prinzip: Richtung

Prinzip: Gleiches zu gleichem

Prinzip: Farben

Prinzip: Schrift

Ordnung kommt von Ort

Fazit

Klar Schiff machen mit System

Schreibtisch

Rollcontainer

Fensterbänke und der Fußboden

Regale

Schränke

Dekoration

Pflanzen

Schreibtisch richtig einrichten

Elektronische Geräte

Optimale Bildschirm-, Schreibtisch- und Sitzhöhe

Telefon

Schreibtischunterlage und Schreibutensilien

Ablagekörbe

Umgang mit temporären Projektunterlagen

43 Folders

Archiv

Referenzmaterial

Ordnung im PC

Sicherung

Ordnerstrukturen und Dateinamen

Dateiname

Kürzel in Dateinamen

Downloads (Software, Bilder usw.)

Bilder

Ordnung im Handy

2 Planung

Unser Leben besteht aus Hektik

Sinnhaftigkeit

Selbstfürsorge ist bei Planung unabdingbar

Exkurs: Widerstand gegen Planung

Pausen sind der ultimative Produktivitätskick

Alles ist Rhythmus. Pausen sind Rhythmus.

Ohne Pausen keine Erholung

Perpetuum mobile im Kopf

Wehret den Anfängen!

Pausen sind ein Wundermittel

Nehmen Sie die Signale wahr

Pausen-Call

Wer wenig Zeit hat, muss Pausen machen

Betrachten Sie größere Zeiträume

Probieren geht über Studieren

Warum Perfektionismus jeden Plan scheitert lässt

Selbstbild

Starr (fixed) oder wachstumsorientiert (growth)?

Wie kann sich das im richtigen Leben auswirken?

Warum trauen sich manche Menschen mehr als andere?

Wie unterschiedlich Misserfolg definiert werden kann …

Welchem Einfluss sind Sie ausgesetzt und was bedeutet das?

Sie haben die Wahl!

Überblick verschaffen: Welche Bälle sind in der Luft, welche fallen gerade runter und welche liegen schon am Boden?

Projektplanung: simpel siegt

Vorwärtsplanung

Rückwärts-Planung (Reverse engineering)

Prokrastination: Was wir davon haben, wenn wir aufschieben

Emotionen

Sofortige Belohnung vs. aufgeschobene Belohnung

Exkurs: Der Einfluss der Gedanken auf die Produktivität

Wir schaden uns selbst.

Wie lässt sich das nun angehen?

Wir wachsen daran, wenn wir etwas tun.

Minimale Planung für maximalen Erfolg

Korrekte Kalendernutzung

Priorisierung

Monatsplanung

Wochenplanung

Tagesplanung mit der 3er-Regel

Mittagscheck

Energieplanung

Exkurs: Delegieren

Checklisten und Vorlagen

Checklisten erstellen

3 Fokus bewahren

Wie wir unser Gehirn auf Ablenkung trainieren

Wie war das eigentlich vor dem Smartphone?

Geben wir unser Leben her?

Digitale Ablenkungen abstellen

Unterbrechungen von außen

Offlinezeit

Was soll man in der Zeit machen?

Tagesbuch: bester Schutz vor Vergessen und Selbstablenkung

Unterschätzen Sie nicht die Magie des Schreibens

Kontextlisten

Diffused vs focussed mode: Warum unser Gehirn wechselnde Schwierigkeitsgrade braucht

Quick wins begin: Erfolgreich am Beginn des Tages

Big chunks next: Wichtige Projekte voranbringen

Was eine stille Stunde so wertvoll macht

Exkurs: Umgang mit E-Mails

No E-Mail in the morning

Ordnerstruktur im eMail-Programm

Wie Sie in nur 10 Minuten Ihre E-Mail-Flut reduzieren

Regeln nutzen

Feste E-Mail-Zeiten

Benachrichtigungen abstellen

Nie mehr Mails vergessen

Checkins tagsüber - refocussing

Exkurs: Umgang mit dem Smartphone und der Social Media-Sucht

The hook

Geschlossene Systeme statt freien Raums

Wer steuert Sie?

Wie Blasen entstehen und was das für Auswirkungen hat

Das Wetter wird schlechter – Shitstorms nehmen zu

Was passiert mit Ihnen – die Kurzform

Ihr Anteil und der Grund warum wir uns beteiligen

Wie Sie sich der Matrix entziehen können – schlagen Sie zurück!

Pomodoro-Technik

Deep work

Ausklinken zum Vorwärtskommen

Dranbleiben ist inzwischen eine Kunst

Deep work braucht Ruhe

Voraussetzungen für gelingende deep work

Gefühlt etwas wissen ≠ wirklich etwas wissen

Starten Sie deep work – jetzt!

4 Routinen

Warum Routinen und Gewohnheiten so wichtig sind

Tiny habits

Abendroutine

Schreibtisch leeren und aufräumen

Plan für morgen machen

Kalenderrück- und -vorausblick

Dankbarkeit

Morgenroutine

Mittagsroutine

Wochenroutine

Monatsroutine

Gesundheitsroutinen

Ausblick

Der beste Schutz vor Burnout:

Über die Autorin

Vorwort

Wie können wir ein gelingendes Leben führen, in dem wir Freude an der Arbeit haben und genügend Zeit für alles, was uns sonst noch interessiert? Und wie lässt es sich gesundbleiben in all dem Stress und nicht auszubrennen? Diesen Fragen werden wir uns in diesem Buch annähern. Von einer praktischen Seite und von einer manchmal philosophischen Seite, die zum Nachdenken anregen soll. Die gute Nachricht vorweg: Es liegt viel mehr in Ihrer Hand, alles zum Guten zu ändern, als Sie denken. Unbemerkt haben wir zugelassen, dass sich Verhaltensweisen eingeschlichen haben, die uns nicht guttun, die Technik tut ihr Übriges und hetzt uns gerne mal durch unsere Tage, wodurch unsere Aufmerksamkeitsspanne immer mehr der eines Goldfisches gleicht.

Was sich zum Positiven ändern kann, lasse ich am besten eine Seminarteilnehmerin erzählen:

Vor einigen Jahren war ich extrem gefährdet. Das Büro-Kaizen-Seminar bei Alexandra Graßler war meine Rettung. Durch die Umstellung im Büro, und vor allem bei meiner Einstellung, hat sich bei mir viel getan. Ich schlafe besser, nehme Sachen nicht mehr so wichtig und tue mich viel leichter im Alltag. –

Susanne Szamosi, Bäckerei Reitberger

Tatsächlich ist es gar nicht unbedingt die Fülle an Arbeit, die uns erschöpft, sondern unsere eigene Einstellung sowie das Unwissen darüber, wie man sich selbst gut managen kann. All das lässt sich von Ihnen aktiv angehen und ich wünsche mir, dass Sie in diesem Buch viele praktische Anregungen finden, die Ihnen weiterhelfen.

Starten werden wir nicht mit Zeitmanagement-Techniken, sondern stattdessen mit Ihrer Umgebung. Diese hat viel mehr Einfluss auf Sie, als Sie denken. Daher beginnen wir damit, genau zu analysieren, was Sie in Ihrer Umgebung verändern können, um sofort produktiver und gelassener gleichermaßen zu werden.

Eine Sache vorweg: Das Lesen allein wird Ihr Leben nicht ändern. Wie so oft, hängt der Erfolg vom Tun ab. Doch wenn Sie sich aufraffen und die Impulse umsetzen, belohnen Sie sich selbst.

Wenn wir uns ein Umfeld geschaffen haben, das die Grundlage für effizientes und sinnvolles Arbeiten bietet, widmen wir uns im zweiten Teil der Planung. Wir schauen uns an, was Planung mit Selbstfürsorge zu tun hat und wieso Aufschieben oft der Versuch ist, unangenehmen Gefühlen aus dem Weg zu gehen. Natürlich werden wir auch praktisch und Sie finden in diesem Kapitel Handwerkszeug und Ansätze, die Sie direkt umsetzen können.

Die wunderbarste Planung nützt uns nichts, wenn wir nicht mehr in Lage sind, bei einer Sache zu bleiben. Ja, es gibt viele Ablenkungen und Unterbrechungen von außen, doch die meisten Störungen in unserem Arbeitsablauf produzieren wir selbst. Kommen Sie sich auf die Schliche und schenken sich die Fähigkeit zurück, Ihre Konzentration und Ihren Fokus zu bewahren. Wie das gelingen kann, wird uns im dritten Teil beschäftigen.

Der vierte und letzte Teil widmet sich den guten Gewohnheiten. Aus Gewohnheiten besteht unser Leben. Fast alles, was Sie tun, läuft wie von allein – was manchmal eine gute und manchmal eine schlechte Sache ist. Wir werden uns damit beschäftigen, wie Sie ganz bewusst gute Gewohnheiten pflanzen können, um in Ihrem Arbeitsalltag davon zu profitieren.

Mein Wunsch für Sie ist, dass Sie sich Ihr Leben zurückholen. Finden Sie die Freude in und an Ihrer Arbeit wieder und erleben Sie sich als selbstwirksamen Menschen, der Sinn in dem findet, was er macht.

Alexandra Graßler

1 Umgebung

Auswirkung von Unordnung auf uns (körperlich, geistig und seelisch)

Chaos um uns herum macht uns unglücklich. Das glauben Sie nicht? Dann werfen Sie einen Blick auf das Foto1:

Nehmen Sie alles auf, was dort zu sehen ist. Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich dort aufhalten. Was empfinden Sie bei dieser Vorstellung? Ganz schön viel Zeug, nicht wahr? Macht einen das nicht unruhig? Man weiß gar nicht, wo man zuerst hinsehen soll. Das Gegenteil einer ruhigen Umgebung.

Chaos ist messbar

Diese Auswirkungen lassen sich in Ihrem Körper messen:

Ihr Puls steigt und Ihr Herzschlag ebenfalls.

Die Anspannung Ihrer Muskeln nimmt zu.

Die Gedanken beschleunigen und es ist schwer sich zu konzentrieren.

Der Arbeitsalltag legt oftmals noch eine Schippe drauf, das Telefon läutet, Handys piepsen beim Eingang neuer Nachrichten, Musik spielt im Radio und wer Homeoffice und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen muss, weiß, dass das absolut erschöpfend ist. Zu den akustischen Störungen kommen die optischen Ablenkungen: Aktenberge stapeln sich, überall stehen Ordner, im besten Fall in Regalen, im schlimmsten Fall sogar auf dem Boden. Die Schreibtischflächen verschwinden unter Papierwüsten. Wer sich Tag für Tag in solchen Umgebungen aufhält, braucht sich nicht wundern, wenn er krank wird. Dieses Umfeld macht uns krank.

Chaos für immer?

Wir stürzen von der Arbeit los, sammeln vielleicht noch die Kinder ein, dann schnell einkaufen, daheim kochen, die Kids dazu bringen die Hausaufgaben zu machen, nebenbei die Wäsche aus der Maschine holen und irgendwann todmüde ins Bett fallen. Es scheint kein Entkommen zu geben. Alles zu viel, zu viel, zu viel. Ja, das kann ich gut verstehen. Dann lassen wir das so? Auf diese Frage grummeln dann die meisten, da es ja wirklich keine Freude macht, sich Tag für Tag diesen chaotischen Umfeldern auszusetzen.

Chaos wirkt in unser ganzes Leben

Gut, wenn wir wirklich etwas ändern wollen, werden wir nicht umhinkommen, eine Entscheidung zu treffen und uns dem Ganzen zu stellen. Denn Chaos macht uns nicht nur krank, sondern kann uns auf Dauer handlungsunfähig machen. Zu viel Chaos um einen herum lähmt und irgendwann setzt Resignation ein. Das eigene Handlungsfeld scheint immer weiter zu schrumpfen, während das Gefühl der Ohnmacht ständig zunimmt und immer stärker wird. Doch eine solche Entwicklung verläuft in die falsche Richtung und eine fatale Wendung nehmen. Was mit einer zunehmenden Unordnung angefangen hat, kann sich schlussendlich so auf unser Leben auswirken, dass wir es als nicht mehr besonders lebenswert empfinden.

Sehen Sie es noch?

Interessanterweise scheint in dem Zusammenhang die Wahrnehmung der Realität immer mehr abzunehmen. Eine meiner Übungen für meine Seminarteilnehmer/innen besteht in der Aufforderung, mir Fotos ihrer Umgebung schicken, in der sie arbeiten. Diese Bilder schauen wir uns dann groß über den Beamer an. Dabei werden die meisten sehr, sehr still, denn plötzlich sehen wir, wie es tatsächlich ist.

Unsere Wahrnehmung wird sehr selektiv mit der Zeit: Wir sehen, ohne zu sehen. Wir gehen tagtäglich in unser Büro, doch wir nehmen nicht mehr wirklich wahr, was es da alles zu sehen gibt. Wie viel Zeug herumsteht, was alles an den Wänden hängt, wie voll der Schreibtisch tatsächlich ist, was alles auf Schränken herumliegt oder unter dem Schreibtisch gestapelt wird. Wenn die Bilder dank Beamer plötzlich groß sichtbar sind, brauche ich nicht mehr viel sagen. Ich sehe die Erschütterung auf den Gesichtern, wenn allen bewusst wird, was sie sich da Tag für Tag selbst antun.

Chaos hat Folgen

Chaos macht unglücklich und kann auf die Dauer krank machen. Mit den Fotos ist das plötzlich sichtbar geworden. Oft kommt als nächstes das Gefühl der Handlungsunfähigkeit ins Spiel. Wenn es zu viel ist, hat man auch keine Ahnung, wo man anfangen soll. Diese Machtlosigkeit breitet sich schleichend überall hin aus. Chaos kann zur Resignation führen. Diese Resignation greift dann auf unser ganzes Leben über, als wäre sie ansteckend. Aber wenn es uns schon nicht gelingt, in unserem Arbeitsumfeld einen Raum zu schaffen, in dem es uns gut geht, wie sollen wir dann in anderen Bereichen des Lebens etwas ändern können? Das eigene Selbstbild beginnt zu leiden. Wir erleben uns als Person, die ihr Leben nur wenig beeinflussen kann.

Wer immer mehr resigniert, fühlt sich zunehmend wertlos, sieht sich selbst als jemanden, der nicht in der Lage ist, Leistung zu bringen, etwas zu bewegen oder sich selbst zu schützen. Die Fähigkeit, sich anderen gegenüber als Persönlichkeit zu sehen, die einen Wert hat, nimmt immer mehr ab. Scham nimmt dagegen zu. Man schämt sich für die Umgebung und damit unweigerlich für sich selbst. Man empfindet sich als unfähig und zu nichts Gutem in der Lage. Es ist, als ob die eigenen Grenzen damit aufgeweicht werden. Man ist leichter manipulierbar und setzt vielen Aufgaben, die an einen herangetragen werden, immer weniger entgegen.

Viele Menschen, die in einem chaotischen Umfeld leben, sind chronisch überarbeitet. Sie trauen sich aber auch nicht, nein zu sagen, wenn ihnen eine weitere Aufgabe aufgebürdet wird. Obwohl sie erschöpft sind bis ins Mark, fehlt die innere Stütze eines gesunden Selbstwertgefühls – das zusammen mit allem anderen im Chaos versunken ist.

Ist Ordnung Erziehungssache?

In einem Interview wurde mir einmal die Frage gestellt, ob es denn so etwas wie einen angeborenen Ordnungssinn gibt oder ob ein solcher „anerzogen“ ist bzw. wie das mit der Ordnung und uns Menschen denn generell so wäre. Eine einfache Tatsache ist tatsächlich, dass diejenigen, die zu Hause zu Ordnung herangezogen wurden, zum Beispiel das regelmäßige Zimmer aufräumen als feste Aufgabe in ihrem Alltag galt, sich leichter tun, Ordnung zu halten. Es ist eine geübte Gewohnheit. Was mich zu dem Punkt bringt, dass Eltern nicht übersehen sollten, diese Fähigkeit ihren Sprösslingen frühzeitig beizubringen. Mit kleinen Kindern lässt sich ein Spiel daraus machen, dass sich gut in die tägliche Routine vor dem Schlafengehen integrieren lässt.

Dieses Spiel lässt sich mit der Figur des Nachtwächters verknüpfen, der abends bei seinem Rundgang alles „nach Hause“ bringt, schließlich braucht alles ein Zuhause und wenn es dunkel wird, sollte auch alles zu Hause sein. Diese kleine Geschichte hat immer funktioniert – so gut, dass ich sie sogar inzwischen für Erwachsene in meinen Seminaren einsetze.

Doch zurück zum eigentlichen Punkt, auf den ich hinaus wollte: Seine Umgebung in Ordnung zu halten ist eine Fähigkeit, die man Kindern ganz bewusst mitgeben sollte. Dass es eine Aufgabe ist, die sie am besten jeden Tag in ihren Alltag integrieren, denn Unordnung beeinflusst nicht nur einen Menschen, sondern alle, die sich in dieser Umgebung aufhalten. Ich erlebe es immer wieder mit jüngeren Klienten, dass sie gar keine rechte Ahnung haben, wie sie denn tatsächlich Ordnung halten können.

Bei Gesprächen stellt sich interessanterweise häufig heraus, dass sie im Elternhaus selten zum Aufräumen erzogen wurden und stattdessen die Eltern diese Arbeit abgenommen haben. Diese Erkenntnis bestätigt mich sehr darin hat, dass es sinnvoll ist, Ordnung halten als Fähigkeit zu sehen, die man beibringen kann.

Fazit

Wenn wir also eines festhalten können, ist es wohl das: Chaos wirkt auf uns ein. Es zieht einen Rattenschwanz weiterer schädlicher Wirkungen nach sich, wenn wir nicht irgendwann ins Handeln kommen und etwas ändern.

Welche Vorteile bringt Ordnung für uns?

Ressource: Zeit

Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zu suchen. – Diesen Spruch kennen wir wohl alle in der einen oder anderen Form. Doch was passiert, wenn wir suchen? Wir verbrauchen eine äußerst wichtige Ressource in unserem Leben und das ist Zeit. Zeit ist das, was unwiederbringlich vergeht. Wenn die Stunde vorbei ist, ist sie vorbei. Das soll uns jetzt nicht ängstigen oder uns verrückt machen und noch mehr antreiben, jede Stunde produktiv nutzen zu müssen. Sondern es soll uns anregen, darüber nachzudenken, womit wir unsere Zeit wirklich verbringen und was wir als Zeitverschwendung ausmachen und künftig vermeiden wollen. Dieser bewusste Umgang mit Zeit ist etwas was unserem Leben Gestalt verleiht. Auch wenn wir vielen Zwängen unterliegen mögen, gibt es doch mehr Gestaltungsspielraum als wir denken. Und wenn wir ein ausgebranntes Gefühl haben, kann das auch daran liegen, dass wir nicht mehr das Gefühl haben, selbst Kontrolle über unsere Zeit zu haben.

Im Laufe dieses Buches werden wir uns immer wieder mit den Themen Zeit und Gestaltung von Zeit beschäftigen und wollen jetzt unser Augenmerk darauf lenken, wie Ordnung Ihnen zu mehr Zeit verhelfen kann. Denn das ist einer der wichtigsten Nutzen, den Ordnung für Sie stiften kann: Sie hören auf zu suchen. Sie sparen sich das genervte Durchblättern von Papierstapeln und das Durchkramen von Schubladen und Ordnern. Wenn Sie Ordnung halten, wissen Sie genau, wo etwas zu finden ist und haben es mit einem Griff zur Hand. Zu diesem großen Pluspunkt, den Ihnen Ordnung verschafft, gibt es keine Alternative. Haben Sie keine Ordnung, müssen Sie Ihre Ressource „Zeit“ aufwenden, um etwas zu finden.

Wie es uns gelingt, Ordnung zu halten, wird eine der Fragen sein, mit der wir uns beschäftigen werden, doch für den Moment möchte ich, dass Sie sich diesen Zusammenhang wirklich ein für alle Mal klar machen: Sie können entweder Ihre kostbarste Ressource „Zeit“ verschwenden oder Sie können Ordnung halten. Ordnung ist nicht uncool, sondern sehr, sehr clever. Möchten Sie nicht gerne mehr Zeit haben, um an einem spannenden Projekt weiterzuarbeiten? Oder vielleicht früher Feierabend machen zu können? Oder um mehr Zeit für Ihre Familie und Freunde zu haben? Zeit ist Ihre wertvollste Ressource und Sie tragen mit Ordnung dazu bei, dass Sie mehr davon haben.

Ressource: Energie

Es gibt eine weitere wichtige Ressource, die in Ihrem Leben eine große Rolle spielt, nämlich Ihre Energie. Wenn Sie keine Kraft mehr haben, Sie vollkommen ausgelaugt sind, nutzt Ihnen die Ressource „Zeit“ meist auch nicht mehr viel, weil Sie keine Energie mehr haben, um sie für sich einzusetzen.

Ich möchte Ihnen dazu eine Frage stellen: Was für ein Gefühl haben Sie, wenn Sie ständig etwas suchen müssen? Fühlen Sie sich euphorisch und lustig oder sind Sie genervt, grantig und angefressen? Da ich diese Frage sehr häufig in meinen Seminaren und Beratungen stelle, wage ich mich zu behaupten, die Antwort darauf zu kennen und gehe davon aus, dass Sie alles andere als fröhlich, vielmehr genervt sind von der Sucherei.

Bisher ist mir noch niemand begegnet, der mir antwortete: „Oh, weißt du, ich suche für mein Leben gern irgendwelche Unterlagen und Sachen. Das macht mir richtig Spaß!" Lassen Sie uns noch einen Schritt weitergehen: Was passiert mit unserer Energie, wenn wir am Suchen sind und uns das schlechte Gefühle macht? Richtig, sie geht in den Keller. Wir verlieren buchstäblich unsere Energie beim Suchen. Außerdem sind wir entweder grantig auf uns selbst, weil wir uns das selbst eingebrockt haben oder wir sind grantig auf andere, weil sie vielleicht Dinge nicht dort gelassen haben, wo sie hingehören. Dieser ganze Mix an Emotionen wird von einem Hormon-Cocktail ausgelöst, der vorrangig vom Stresshormon Cortisol angeführt wird. Denn es ist stressig, etwas suchen zu müssen.

Wir bringen uns also mit Unordnung in eine Situation, in der wir freiwillig Energie herschenken und Zeit verplempern.

Denkt man einmal genauer darüber nach, ist das ziemlich verrückt. Mit Unordnung lassen wir also zu, dass unsere Energie flöten geht und wir Zeit verlieren. Machen Sie sich das wirklich klar, dass sich die „Ach, ich leg das nur schnell hier hin und räum das später weg"- und „Ach, ich hab jetzt keine Lust auf die Ablage, das mach ich ein anderes Mal"-Situationen anhäufen zu einem stetig anwachsenden Berg, der im Gegenzug unsere Motivation immer weiter zurückdrängt, die uns dazu bewegen sollte, etwas daran zu ändern. Damit verschwenden wir unsere kostbaren Ressourcen „Zeit“ und „Energie“, was wiederum zu einem Schaden an einer weiteren Ressource führt.

Ressource: Gesundheit

Wenn wir es herunterbrechen auf kleine Situationen (aus denen sich Unordnung zusammensetzt) dann ist der Teller, der auf der Spüle landet statt gleich in der Spülmaschine, oder der Stapel Papiere, der nicht abgelegt wird, einer der Gründe, warum Sie sich so erschöpft fühlen. Natürlich ist Ordnung halten auch Arbeit. Doch wenn Sie die regelmäßigen Checks, über die wir noch sprechen werden, als gute Gewohnheiten in Ihrem Leben installieren, werden Sie mehr Zeit, mehr Energie und damit mehr Gesundheit haben.

Die Umgebung beruhigen heißt den Geist beruhigen

Ist unsere Umgebung chaotisch, fällt es uns meistens sehr schwer, unseren Geist zur Ruhe kommen zu lassen oder uns zu konzentrieren. Das ist vollkommen normal, denn sobald es viel zu sehen gibt – was in einer chaotischen Umgebung immer der Fall ist –gibt es viel Ablenkung und unser Geist liebt das. Der natürliche Zustand, wenn man so will, ist viel Input und das liefert eine chaotische Umgebung wie von selbst. Wenn wir also bemerken, dass wir an unserem Arbeitsplatz kaum einen klaren Gedanken fassen können, wird das durch viel „Zeug“ um uns herum zusätzlich verstärkt. Sich hier zu konzentrieren erfordert viel mehr geistige Energie, als in einer Umgebung zu arbeiten, in der alles seinen Platz hat, wenig bis nichts herumliegt und es nicht vor vielen Kleinigkeiten wimmelt. Dieses Mehr an geistiger Energie kostet uns wertvolle Zeit, wie wir bereits gelesen haben. Unser Geist muss viel mehr Energie aufwenden, um sich auf eine Sache zu konzentrieren, da er zusätzlich alles um sich herum ausblenden muss.

Und es ist nicht nur das Sichtbare, das Energie kostet beim Ausblenden, es sind zusätzlich alle damit verbundenen Gedanken und Gefühle, die eine Rolle spielen. Wenn unser Blick über den Stapel an angefangenen Steuerunterlagen fliegt, ist es nicht nur so, dass unser Geist dieses Bild des Stapels wieder verdrängen muss, um sich zu konzentrieren, sondern all die Gedanken, die in Bruchteilen von Sekunden von unserem Gehirn dazu als Hintergrundmusik geliefert werden wie „Oh Mann, das muss ich ja auch noch fertig machen! ... Ich bin schon so spät dran ... Ach, ich hasse diesen Steuerkram! Was fehlt mir eigentlich noch? ...“ usw. Merken Sie, dass es schon erschöpft, das nur zu lesen? Jetzt stellen Sie sich vor, welche Energie es Ihren Kopf kostet, wenn Sie dieses Gedankenspiel auf alle Gegenstände hochrechnen, die um Sie herumliegen. Welches Hintergrundgeplapper jeder einzelne Notizzettel lostreten würde? Vor allem natürlich, wenn Emotionen damit verbunden sind – wie im Fall der Steuer sind es nämlich meistens eher negative.

Um das zusammenzufassen: Damit sich Ihr Geist wieder auf die Sache fokussieren kann, um die es gerade geht, muss er erst mal alles, was er sieht, wieder aus dem Speicher werfen, alle aufploppenden Gedanken dazu stoppen und die dazugehörigen Emotionen unterdrücken. Kostet das Kraft? Davon können Sie aber ausgehen. Menschen sind in „lauten“ Umgebungen immer erschöpfter als in ruhigen. Das Lustige ist, dass wir das sogar in unserer Sprache haben. Eine ruhige Umgebung ist immer ein ordentlicher, aufgeräumter und ablenkungsfreier Raum. Und eine überfüllte, vollgestopfte, unordentliche Umgebung empfinden wir als laut. Kein Wunder, denn unser Gehirn erzählt tausende Geschichten über diese Dinge. An dieser Stelle ist Ihnen hoffentlich wirklich glasklar geworden, dass Ihre Umgebung sehr viel mit Ihrem Geist und seiner Konzentration zu tun hat.

Wenn Sie anfangen, Ihre Umgebung zu beruhigen, beruhigen Sie auch Ihren Geist. Und es gibt dazu keine Alternative. Alles, was Ihr Blick einfängt, wird kommentiert in Ihrem Oberstübchen. Alles. Ohne Ausnahme. Daher ist das Beruhigen Ihrer Umgebung der erste und wichtigste Schritt, um in einen ruhigeren Geist hineinzufinden. Nehmen Sie diese Belastung schon mal weg. Die gute Nachricht ist, dass Sie sich diese Art der Beruhigung selbst schenken können, denn Ihren Schreibtisch haben Sie selbst unter Kontrolle. Das ist der Bereich, der Ihnen obliegt und Sie können ihn so gestalten, dass er Ihnen die größtmöglichen Chancen gibt, fokussiert zu arbeiten.

Wer hätte gedacht, dass Ordnung ein Werkzeug gegen Erschöpfung ist? Doch genauso ist es. Wie Sie das hinkriegen können und welche konkreten Schritte dazu nötig sind, werden wir uns in den kommenden Kapiteln anschauen. Wir gehen alles durch, was Sie in Ihrer Umgebung haben. Denken Sie hier nicht nur an Ihr berufliches Umfeld, sondern genauso an Ihr Zuhause. Ein chaotisches Zuhause trägt ebenfalls zu Ihrer Erschöpfung bei. Ordnung machen ist eines der einfachsten Mittel, um aus dieser Schleife ein Stück herauszukommen.

Falls Sie sich gerade denken sollten, „Och nö, ich hab überhaupt gar keine Lust, hier irgendwas aufzuräumen. Das ist so öde und langweilig", kann ich Sie gut verstehen. Allerdings muss ich Ihnen gleich an dieser Stelle diesen Zahn ziehen. Die tollsten Strategien, wie Sie Projekte besser bearbeiten können, welche Tools und Helferlein elektronischer Art es auch geben mag, werden Sie nicht vorwärtsbringen, wenn Sie es nicht schaffen, Ihre Umgebung so ordentlich wie möglich zu halten. Intensives, konzentriertes, zielgerichtetes und erfolgreiches Denken geht nicht in einer chaotischen Umgebung. Punkt. So leid es mir tut, doch Sie kommen nicht drum herum.

Lassen Sie sich das nochmal durch den Kopf gehen: Ordnung hat sofort einen beruhigenden Effekt.

Menschen mögen Harmonie und Harmonie entsteht oft durch Ordnung. Wenn Dinge an ihrem Platz sind, dort wo sie hingehören, wenn alles dort abgelegt ist, wo wir es später wieder brauchen, wenn wir alle offenen Punkte dort festgehalten haben, wo wir genau wissen, dass es uns hilft, daran weiterzuarbeiten, dann haben wir das Beste gemacht, um Ruhe in unseren Geist einkehren zu lassen.

Ein weiterer Vorteil: Sie können das alles selbst bewerkstelligen! Sie brauchen niemanden dazu! Sie können das alles ganz allein hinkriegen! Na, wenn das kein Vorteil ist!

Wieso wir nicht nicht lesen können, wenn wir einmal lesen gelernt haben

Schauen Sie bitte mal auf diese Seite mit Text und versuchen Sie, nicht zu lesen. Geht das? Kriegen Sie das hin? Können Sie „nicht lesen“? 100-prozentig nicht. Wenn wir einmal lesen gelernt haben, dann lesen wir. Wir lesen automatisch. Wir lesen, sobald unser Blick auf Text fällt. Wir lesen. Wir lesen. Wir lesen. Werbung genauso wie Artikel. Ordnerrückenschilder genauso wie beschriftete Zettel. Angeklebte Post-its am Bildschirm genauso wie Ihre Kritzeleien auf der Schreibtischunterlage.

Was bedeutet das? Wenn Sie bereits ein wenig aus dem vorherigen Abschnitt mitgenommen haben, haben Sie vielleicht schon eine Ahnung. Genau: All das kostet unser Gehirn wieder Bandbreite. Alles, was wir lesen, ist eine Leistung unseres Gehirns. All das kostet Energie. Es mag nicht viel sein, doch wenn wir von viel Text umgeben sind, summiert sich das Ganze. Dazu tragen offene Schrankwände mit Ordnern bei, die Pinnwand, auf der gefühlt tausend Visiten- und Ansichtskarten hängen, die beschreibbare Schreibtischunterlage, alle Zettel und Papiere auf dem Schreibtisch usw.

Wenn Ihr Blick beim Telefonieren über Ihren Schreibtisch schweift und zufällig auf einem Papier landet, was Sie schon lange erledigt haben wollten, wird Ihnen das durch den Kopf schießen und gleichzeitig im Inneren gleich mal die Maschinerie angekurbelt mit Stresshormonen, erhöhtem Herzschlag etc. Nur dadurch, dass Sie – während Sie etwas anderes gemacht haben, zum Beispiel telefonieren – diesen Text gelesen haben, ist Ihr Körper in Aufruhr versetzt worden. Wie ein Tritt aufs Gas und der Motor heult auf. Das mag sich schnell wieder beruhigen, doch meistens passiert das nicht nur einmal am Tag, sondern immer und immer wieder, wenn wir ständig Sachen sehen, die längst hätten erledigt sein sollen.

Wir trauen uns auch nicht, sie wegzuräumen, da wir fürchten, sie dann total zu vergessen. Deshalb lassen wir sie lieber gestapelt auf dem Schreibtisch liegen, um uns ja daran zu erinnern, dass da noch was offen ist. Gute Lösung? Sie ahnen es schon. Natürlich nicht! Extrem schlechte Lösung.

Wenn Sie jetzt jedoch in protestierender Weise sagen möchten: „'Ja, aber ich kann die Sachen nicht aufräumen, die sind ja noch nicht fertig.“, dann darf ich Ihnen antworten: Davon, dass sie in Stapeln auf Ihrem Schreibtisch liegen, werden sie auch nicht fertig und sie machen Ihnen gleichzeitig noch die ganze Zeit ein schlechtes Gefühl. Wenn Sie sie jetzt gerade nicht bearbeiten können, dann haben sie auf Ihrem Schreibtisch nichts verloren. Denn es ist Text, den Sie lesen, so oft Ihr Blick drauffällt, und zusätzlich die Gefühlskaskade auslöst, die mit diesem Schriftstück verbunden ist.

Wenn Sie einen ruhigen Geist möchten, verbannen Sie so viel Text wie möglich aus Ihrem direkten Sichtfeld. Wir kommen noch zu dem Punkt, was Sie mit Unterlagen machen, die noch nicht fertig sind und jetzt aber gerade nicht bearbeitet werden können. Nehmen Sie sich für den Moment bitte unbedingt die Erkenntnis mit, dass Sie nicht mehr „nicht lesen“ können, seit Sie lesen gelernt haben. Wenn Sie Ihrer Erschöpfung entkommen möchten, zählen all diese kleinen Dinge. Denn das sind wieder Dinge, die Sie kontrollieren können.

Sie können entscheiden, was auf Ihrem Schreibtisch liegt. Sie können vielleicht nicht entscheiden, was Ihnen an Aufgaben übergeben wird, doch Sie können entscheiden, wo Sie diese Papiere dazu aufbewahren. Ihr Schreibtisch ist Ihr Hoheitsgebiet und Sie haben das Recht, ihn so zu gestalten, wie es Ihnen am besten geht damit. Schauen Sie sich mal in Ihrem Umfeld um und registrieren genau, wo es überall etwas zu lesen gibt.

Auch wenn Sie es nicht bewusst wahrnehmen, beginnt Ihr Gehirn damit, Schrift zu entziffern, sobald Schrift diese nah genug ist, um entziffert zu werden. Im Prinzip eine tolle Sache. Lesen lernen war mühsam genug für uns. Umso schöner, wenn es jetzt so automatisiert abläuft. Doch wenn Sie sich konzentrieren möchten, ist es ein Faktor, der Sie und Ihr Gehirn Energie kostet.

Prinzipien

Prinzipien harmonischer Ordnung

Es gibt bestimmte Harmonien von Ordnung, die wir weltweit als angenehm empfinden. Es sind im Prinzip Muster, die eine gewisse Symmetrie ergeben und die uns ansprechend erscheinen.

Prinzip: Richtung

Eines dieser Prinzipien ist die gleiche Richtung. Wenn Dinge in der gleichen Richtung angeordnet sind, empfinden wir sie als harmonisch. Ein Bücherregal, in dem alle Bücher in senkrechter Ordnung aneinandergereiht sind, empfinden wir als ordentlicher, ruhiger und angenehmer als eines in dem mal ein Stapel liegt oder Bücher verkehrt herum stehen, oben auf liegen oder in anderer Form die „Ordnung“ stören. In der Fotografie beispielsweise kennt man den goldenen Schnitt, der eine Empfindung des Angenehmen hervorruft, wenn Dinge danach angeordnet sind. Wenn wir uns in unserem Büro umschauen, um dieses Prinzip der gleichen Richtung näher zu beleuchten, werden wir feststellen, dass in Regalen, die nicht nur mit Ordnern bestückt sind, oft alles kreuz und quer –herumliegt. Gleich einem Wimmelbild (die oder andere wird sich noch daran erinnern) gibt es darin Unmengen an Kleinigkeiten zu entdecken – alles potenzielle Ablenkungsmöglichkeiten, wie wir bereits festgestellt haben.

Prinzip: Gleiches zu gleichem

Das mit der gleichen Richtung sollte um einen weiteren Grundsatz ergänzt werden: Gleiches zu gleichem. Wenn es im Büro ein Regal oder zumindest ein Regalfach gibt, das nur die Bücher enthält, ist schon viel gewonnen. Außerdem ist es sehr hilfreich, wenn wir auf einen Blick sehen können, wie viel wir von einer Sache noch haben. Nehmen wir das Büromaterial, das wir regelmäßig verbrauchen. Wenn alle Bleistifte, Textmarker, Büroklammern usw. wie in einem Lager zusammen geordnet sind, behalten wir jederzeit den Überblick da und wissen, wann wir was nachbestellen müssen.

Prinzip: Farben

Ein weiteres Prinzip harmonischer Ordnungen bezieht sich auf Farben. Werden diese mit System bei Ordnern verwendet, entsteht Ordnung oft wie von alleine. Wenn zum Beispiel alle Kundenordner blau sind und alle Lieferantenordner rot, ist es ein Leichtes, die Ordner wieder korrekt ihren Standorten zuzuordnen. Ohne groß überlegen zu müssen, liefert die farbliche Orientierung die Ordnung automatisch. In manchen Büros dagegen findet man oftmals einen wilden Mix an farbigen Ordnern oder Rückenschilder – eine gewachsene Menagerie über die Zeit. Selbst wenn alle Ordner sauber im Regal stehen, kann von geordnetem Überblick keine Rede sein.

Prinzip: Schrift

Damit in Verbindung steht das nächste Prinzip harmonischer Ordnung und das ist Schrift. In vielen Büros werden Ordner mit der Hand beschriftet und so entsteht ein weiterer Unruhepunkt, da jeder ein wenig anders schreibt, es werden verschiedene Stifte verwendet, die Art der Beschriftung im Sinne der Anordnung des Textes variiert. Und so entsteht das nächste Sammelsurium.

Wir werden uns noch konkret damit beschäftigen, wie sich diese Prinzipien sinnvoll anwenden lassen. Für jetzt gilt es, die Wahrnehmung zu schärfen und bewusst hinzuschauen:

Wo werden die Prinzipien harmonischer Ordnung verletzt bzw. nicht beachtet?

Wo hingegen fällt uns positiv auf, dass alles ordentlich angeordnet ist und was genau gefällt uns daran?

Viele von uns verbinden mit dem Begriff „Ordnung machen“ eine eher negative Erinnerung. Vielleicht haben wir schon als Kind ungern unser Zimmer aufgeräumt und empfinden das Aufräumen auch heute noch als lästige Pflicht. Doch vielleicht konnten Sie die letzten Seiten davon überzeugen, dass Ordnung halten die beste Selbstfürsorge ist, die Sie für sich leisten können. Denn damit schaffen Sie sich ein Umfeld, in dem es sich konzentriert arbeiten lässt, statt Sie zu erschöpfen.

Ordnung kommt von Ort

Wieso in der Küche die Lösung für chaotische Büros liegen kann. Dieses Geheimnis und mehr werden wir in diesem Abschnitt lüften. Viele mühen sich mit Ordnung halten ab und trotzdem springt wie von Zauberhand alles wieder in Unordnung zurück. Das kann sehr frustrierend sein. Doch woran liegt es nun, dass sich Papierstapel, gefühlte 5.000 rumfliegende Gegenstände und mehr immer wieder zu einem unerwünschten Stillleben zusammenfinden? Nach meinen Erfahrungen aus vielen Workshops, Telefontrainings und Einzelcoachings im Selbstorganisationsbereich, ist die Krux an vielen unaufgeräumten und chaotischen Büros oft ähnlich und hat mit den Grundlagen zu tun. Denn wie das so ist, werden die Basics zwar registriert, jedoch nicht klar umgesetzt. Deshalb beginnen wir genau dort. Und diese finden sich für mich bei Kaizen. Wenn Ihnen das jetzt nicht viel sagt, spielt das keine Rolle, denn in diesem Abschnitt werden wir uns nur auf eine einzige Maxime daraus konzentrieren:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort.

Das ist ein zentraler Schlüsselsatz, um Organisation lebbar zu machen. Klar, werden nun vielleicht manche sagen, das ist ja völlig logisch und das soll jetzt die Lösung sein ...? Die Frage ist eben, wie konsequent dieses Prinzip tatsächlich umgesetzt wird. Wer sich beispielsweise angewöhnt hat, seinen Autoschlüssel immer an der gleichen Stelle aufzubewahren, weiß, wie viel Suchzeiten diese kleine Maßnahme einspart. Ganz abgesehen von Panikanfällen und Adrenalinstößen, die einen durchströmen, wenn man mal wieder keinen Plan hat, wo denn der verflixte Schlüssel hingekommen ist. Zu wissen, wo etwas hingehört und es sich dann auch dort befindet, macht den Unterschied aus.

Wenn Sie nun einmal einen dieser üblichen Tage im Büro in Gedanken durchgehen, wandert bestimmt eine große Zahl von Papieren und Gegenständen durch Ihre Hände. Manches davon verschwindet in Ablagen, Ordnern usw., anderes eben nicht. Genau das ist das Baumaterial der Unordnungsberge. Denn wir haben nun mal wenig Zeit.

Habe ich ständig viele Projekte zu jonglieren, habe ich keine Zeit zum Nachdenken, wo denn nun dieses oder jenes Papier hingehören könnte, sprich seinen Platz hat. Also wird es – mal eben schnell – dort abgelegt, wo der Blick gerade hinfällt. Häufig noch mit dem Gedanken „Das darf ich nicht aus den Augen verlieren“, denn damit muss in den meisten Fällen noch etwas gemacht werden. Eine weitere Variante ist, dass eigentlich klar ist, wohin dieses Papier gehört, doch der Ordner ist bereits überfüllt oder es ist kein Platz mehr im Schrank, deshalb landet es mal eben schnell auf dem Boden, dem zweiten Schreibtisch, dem Fensterbrett usw. Sicherlich haben Sie auch einen „Lieblingsplatz“ für die schnelle Ablage …

Deshalb wollen wir uns mal in Richtung Lösung bewegen. Wenn wir beginnen, über Orte nachzudenken und zu definieren, setzen wir damit einen wichtigen Gedankenprozess in Gang. Wird dieser regelmäßig angestoßen, werden sich immer schneller Routinen und Automatisierungen ergeben und uns damit das Leben erleichtern. Als Metapher gehen wir dazu in die Küche. Dort wird das Prinzip des einen Orts meist ganz automatisch gelebt. Sehr wahrscheinlich werden Sie Töpfe, Besteck, Tassen und Ähnliches immer im selben Schrank, Fach oder Schublade aufbewahren. Es wird kaum vorkommen, dass Sie Ihre Löffel mal in den Oberschrank legen und die Tassen in die unteren Eckschränke stellen. Hier kommt uns eine „Ort-Ordnung“ vollkommen natürlich und logisch vor.

Wirft man einen genaueren Blick auf dieses System, werden die Gegenstände, die häufig gebraucht werden, in Griffweite sein und alles andere ein Stück dahinter, weiter unten usw. Die Griffweite wiederum lässt sich zudem nach dem Zweck des Gebrauchs definieren. Backbleche werden zumeist in einer Schublade direkt unter dem Backofen aufbewahrt, Tassen in der Nähe der Kaffeemaschine oder des Wasserkochers. Des Weiteren werden Sie kaum alle Küchengeräte, die Sie in der Küche so haben, zum Beispiel einen Entsafter oder Reiskocher, sichtbar rumstehen lassen. Erst wenn Sie sie benötigen, werden sie herausgenommen.

So, und wie sieht es nun in Ihrem Büro aus, wenn man mit diesem Blick aus der Küche dorthin zurückkehrt? Meist geht es schon auf dem Schreibtisch los: ein Locher, ein Tacker, ein übervoller Stiftebehälter, unzählige Büroklammern, Schere, Klebestreifen, Textmarker, Taschenrechner, Schlüssel, Brotzeit, Stempel, Fotos, Post-its, der Kalender, Visitenkarten, das Handy, das Ladegerät, Schmierzettel usw. – natürlich alles unbedingt griffbereit haltend. Einige mögen nun sagen: „Wie kann man da nur arbeiten?“ Doch ich wage zu behaupten, dass 95 Prozent aller Arbeitsplätze ähnlich aussehen, vor allem wenn ich unangekündigt bei Ihnen tagsüber reinschneien würde. Das zeigt meine ganz persönliche Erfahrung aus vielen Jahren Workshops in diesem Bereich. Aber um das hier richtigzustellen: Das ist keine Schelte, sondern einfach nur ein Feststellen dessen, was gerade ist. Und dann lässt sich damit arbeiten. Wie können Sie nun anfangen, das Chaos zu lichten? Lassen Sie uns dazu das Prinzip aus der Küchenordnung näher ansehen:

Was ich selten brauche, ist gut verstaut.

Um dieses Prinzip anwenden zu können, bedarf es einer Definition dessen, was „selten“ bzw. „häufig“ überhaupt bedeutet. Wenn Sie während Ihrer Arbeit am Schreibtisch mehrmals am Tag Ihren Locher brauchen, hat er einen Platz auf dem Schreibtisch verdient. Sollten Sie ihn jedoch nicht täglich benötigen, hat er sozusagen keine Berechtigung, diesen kostbaren Platz zu belegen, und sollte stattdessen zum Beispiel in einer Schublade des Rollcontainers untergebracht werden.

Damit könnte aber schon das nächste Problem einhergehen: Beim Öffnen der Schublade stellen Sie fest, dass hier gar kein Platz mehr ist, entweder weil hier ebenfalls Chaos herrscht oder schlicht zu viele andere Dinge ausquartiert sind, von denen man nicht mal mehr weiß, dass man sie hat. Insofern hat der Locher hier also auch kein gutes Zuhause.

Bevor Sie an dieser Stelle gleich frustriert aufgeben, noch einmal der wichtige Hinweis: Wir erfassen aktuell nur den Ist-Zustand an. Wir überlegen uns, wo ein Ding einen bzw. seinen Platz haben könnte. Noch wird nix geräumt. Sie können also ganz ruhig bleiben. Wenn Sie nun den Inhalt dieser Schublade näher aus dem Blickwinkel der Häufigkeit des Gebrauchs betrachten, werden sich hier etliche Gegenstände finden, die diesen Platz nicht verdient haben. Denn alles an Stauraum, der sich nah an Ihrem Arbeitsplatz befindet, sollte nur wirklich Benötigtes enthalten und nicht als Massengrab fungieren.

Darin schließt sich die nächste Frage, nämlich wo diese Gegenstände einen guten Platz finden können. Vielleicht in einem Ihrer Büroschränke? Sollten Sie nach einem einzigen Blick darauf bereits abwinken, weil auch hier überhaupt kein Platz ist, ist es eben genau deswegen interessant, hinzuschauen. Denn nach diesem Spielchen rückwärts, was wir angefangen haben bei einem Locher auf dem Schreibtisch, bis hin zu keinem Platz im Schrank, sind wir nun an einem wichtigen Punkt angelangt: Unordnung herrscht in vielen Büros deswegen, weil schlichtweg kein Platz vorhanden ist.

An dieser Stelle gibt es meist zwei Reaktionen: Entweder es wird hier frustriert aufgegeben, da kein Geld und Raum zur Verfügung stehen für neue Möbel, oder es werden Kataloge gewälzt, um vielleicht doch noch ein neues Regal zu ordern. Doch auch an diesem Punkt gilt nach wie vor die Regel: Wir sind erst mal nur am Prüfen, auf einer Entdeckungsreise durch den Ist-Zustand. Wussten Sie, dass Sie durchschnittlich 25 Prozent davon, was sich in Ihren Schränken befindet, ausmisten können? Und dass ein weiterer Teil von ca. 25 Prozent gar nichts in Ihrem Büro zu suchen hat, sondern in ein Archiv gehört?

Damit belegen – rein rechnerisch – die Hälfte aller Unterlagen einen Platz, den sie gar nicht verdient haben. Das sind statistische Durchschnittswerte. In meiner täglichen Arbeit erlebe ich oft, dass es sogar noch mehr ist. Es ist nun allerdings selten offensichtlich, welcher der Ordner nun berechtigt im Schrank stehen darf, was die Entscheidung darüber erschwert, nach welchen Gesichtspunkten ausgesondert werden soll. Bei Ordnern jedoch gibt es dazu einen netten Trick, den Sie ja mal ausprobieren können:

Tipp

Kleben Sie einfach auf allen Ordner ein Stück Klebestreifen über die Grifflöcher, an denen die Ordner aus dem Fach gezogen werden. Sollten Sie nun einen der Ordner benötigen, werden Sie zwangsläufig den Klebestreifen entfernen, um ranzukommen. Nach vier Wochen prüfen Sie, welche Ordner noch verklebt sind. Das bedeutet ganz klar: Dort haben Sie vier Wochen lang nicht reingesehen. Wenn Sie einen weiteren Monat verstreichen lassen und erneut prüfen, werden Sie feststellen, dass es immer noch „zugeklebte“ Ordner gibt.

Dieses Experiment sollte jedem klarmachen, dass hier kostbarer Platz im Büro belegt wird, von Informationen, die Sie seit acht Wochen nicht benötigt haben! Wer sichergehen will, kann einen weiteren Monat anhängen, um das Quartal voll zu machen. Spätestens jetzt ist aber bewiesen: Diese Ordner gehören in ein Archiv und damit ausgelagert.

Bevor sie ausgelagert werden, lohnt sich ein Blick hinein, ob denn dort tatsächlich Informationen zu finden sind, auf die wir jemals wieder zurückgreifen werden. Falls keine Aufbewahrungsfristen dagegensprechen, sollten Sie sich die Frage stellen, was passieren würde, sollte ausgerechnet dieser Ordner gestohlen werden. Sollte Ihnen darauf keine Antwort einfallen, ist die Frage essentiell, was dann noch der Grund dafür ist, diese Unterlagen weiterhin aufzuheben.

Wir sind nun auf unserer Reise im Archiv/Keller angelangt. Wenn es hier noch Platz gibt, können Sie beginnen, die identifizierten Ordner auszulagern und damit Platz in Ihrem Büro zu schaffen. Falls es in Ihrem Archiv keinen Platz mehr gibt, gilt auch hier: Erst mal hinschauen, welche Schätze dort lagern. Alles, was aufgehoben wird, sollte dazu einen klaren Grund liefern. Wenn es keinen solchen gibt, stellt sich als nächstes die Frage von oben: Was passiert, wenn mir genau das gestohlen werden würde? Gibt es darauf keine wirklich ernsthafte Antwort: Weg damit.

Die Kaskade nun in der umgekehrten Richtung gedacht: Sobald Raum ist, etwas auszulagern (sprich vom Büro ins Archiv), entsteht auch Raum im Büro, um etwas umzulagern usw. bis hin zum eigenen Schreibtisch. Sie können im Kleinen damit beginnen, sich regelmäßig zu fragen, wo denn der eine Platz für diese Information oder diesen Gegenstand oder Ordner wäre. Und diesen auch mal – wie auf Probe – ausprobieren. Behalten Sie immer wieder den Merksatz im Kopf:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort.

Fazit

Kaizen ist eine Art zu denken und die Dinge neu zu betrachten. Lebbare Ordnung speist sich aus Platz und Routinen, und diese wiederum aus Klarheit über die Abläufe. Also schauen Sie einfach hin. Nehmen Sie wahr und fragen sich immer wieder, wo etwas einen guten Ort hat und warum Sie etwas aufheben.

Klar Schiff machen mit System

Wer sich in einem sehr chaotischen Umfeld befindet, weiß oft nicht, wo oder womit er anfangen soll. Es ist alles zu viel, es türmt sich überall und wohin sollte man die Sachen überhaupt tun? All das führt zu einer Lähmung, was dazu führt, dass alles so bleibt, wie es ist und kein Anfang gemacht wird. Diese Überforderung ist absolut verständlich. Jeder Berg kann einen bezwingen. Daher ist es so wichtig, mit System vorzugehen. Wir brechen dieses große Feld in kleinere Abschnitte herunter und teilen jeden Abschnitt wiederum in einzelne, überschaubare Teilbereiche ein.

Der Trick besteht dann darin, sich nur auf diesen einen kleinen Teilbereich zu konzentrieren und das andere zunächst zu ignorieren. Hauruck-Aktionen setzen zwar vieles schnell in Bewegung, doch häufig fehlen dafür Zeit und Raum. Deshalb arbeiten wir mit kleinen und regelmäßigen Schritten und prüfen regelmäßig, was wir bereits geschafft haben.

Wie bereits erwähnt, ist diese Methode aus dem Kaizen abgeleitet. Das Wort ist japanisch und steht für die Veränderung in kleinen Schritten. Das mag anfangs wie ein Witz erscheinen, doch es ist erstaunlich, was man alles schaffen kann, wenn man in diesen Babysteps regelmäßig vorwärtsgeht. Wir werden nur bewältigen, was wir uns vorstellen können, es zu bewältigen. Und dabei hilft uns der große Blick auf alles erst mal wenig. Zu lernen, sich nur auf einen kleinen Ausschnitt des großen Ganzen zu konzentrieren, ist wesentlich für den Erfolg.

In der Reihenfolge gehen wir als zunächst von nah zu fern vor. Das bedeutet, das Umfeld, in dem Sie sich am meisten aufhalten, wird als Erstes in Ordnung gebracht. Deshalb starten wir mit dem Schreibtisch. Dieser ist für die meisten Wissensarbeiter der Dreh- und Angelpunkt ihrer Tätigkeit. Ist der Schreibtisch vollgestopft ist, beginnt der Tag schon mit Überforderung, denn wir brauchen Energie zum Arbeiten. Daher ist Freiraum schaffen einer der wichtigsten Startpunkte dafür. Unser Ziel ist es, den Schreibtisch zu einem Ort zu machen, an dem Arbeiten ohne eine Vielzahl an Ablenkungen möglich ist. Wie das funktioniert, schauen wir uns im Verlauf dieses Abschnitts an. Danach gehen wir zu den angrenzenden Flächen über, wie Rollcontainer, Regale, Schränke und werfen einen Blick auf Flächen wie Fensterbretter und den Boden.

Übung

Um einen Überblick zu bekommen und das Ganze aus einer anderen Perspektive betrachten zu können, brauchen Sie Stift und Papier. Nehmen Sie auf jeden Fall ein DIN A4-Blatt. Es darf auch gerne größer sein. Damit wir eine Diagnose wie ein Arzt treffen und sehen, wo es bei uns am meisten brennt, brauchen wir Abstand, um die tatsächlichen Fakten beurteilen zu können. Daher zeichnen wir unser Büro von oben. Es ist ein bisschen wie ein Einrichtungsplan plus all der Sachen, die es dort zusätzlich zu den Möbeln zu sehen gibt. Zeichnen Sie nun als nächstes Ihr Büro auf und fügen alles in das Bild ein, was es dort zu sehen gibt.

Zeichnen Sie, wo Stapel auf dem Tisch liegen, wie viele Regalebenen ein Regal und wie viele Schubläden die Schränke hat, ob auf den Schränken oder auf dem Fensterbrett etwas steht und wo der Computer zu finden ist. Genauso gehört dazu, alles einzuzeichnen, was auf dem Boden steht, unter dem Schreibtisch und wie viele Schubladen der Rollcontainer hat. All das werden wir in weitere einzelne Zonen herunterbrechen, die wir uns nach und nach vornehmen.

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass es kaum jemand schafft, ein gesamtes Büro auf einmal aufzuräumen, sondern nach kurzer Zeit aufgibt und das Chaos dann sogar größer ist als zuvor. Was jedoch zu schaffen ist, sind die einzelnen Zonen. Jeder kann die oberste Schublade des Rollcontainers mit den Schreibutensilien ausmisten, auswischen und wieder so einräumen, so dass das darin Platz findet, das dort wirklich benötigt wird. Und das ist ein Erfolg. Diese kleine Zone, der Stiftebereich, kann der Beginn Ihrer Erfolgsstraße werden, um Ihr Büro auf Vordermann zu bringen.

Schreibtisch

Stellen Sie sich einen Schreiner vor, der Möbel herstellt. Er braucht dazu Maschinen aller Art, um das Holz zu bearbeiten und er braucht einen Platz, auf dem er die Pläne ausbreiten kann, um immer wieder einen Blick drauf werfen zu können. Wenn nun aber die Werkbank so voll ist, dass überzählige Werkzeuge ständig auf den Plänetisch gelegt werden, werden die Pläne schnell unansehnlich, weil sie immer mit dreckigen Sachen belegt werden, im schlimmsten Fall gehen sie sogar kaputt. Außerdem hat man nie wirklich Platz, um sich alles in Ruhe anzuschauen. Der Schreiner ist ständig damit beschäftigt, Dinge von einem Ort zum nächsten zu räumen.

Oder lassen Sie uns einen Blick in eine Restaurantküche werfen. Hier gibt es verschiedene Arbeitsflächen, Herde, Schneidebretter, Töpfe, Pfannen, Gemüse, Fleisch, Gewürze usw. Was würde mit dem bestellten Essen passieren, wenn jeder der Köche mal hier und mal dort arbeiten würde? Wenn jeder seine Töpfe mal auf diese und mal auf jene Herdplatte stellen würde oder im Kühlbereich alles durcheinander liegen würde? Jedem ist wohl klar, dass die Gäste hier sehr lange auf ihr Essen warten müssten, während in der Küche ein einziges Tohuwabohu herrschen würde.

Von außen betrachtet fällt es uns leicht zu sagen, dass in der Küche selbstverständlich jeder seinen eigenen Bereich hat, schließlich gibt es den Chefkoch, den Sous Chef, den Patissier für Nachspeisen usw. Pfannen, Töpfe und Schüssel haben ihren angestammten Ort und jeder weiß, wo was hingehört. Das spart Zeit, sorgt für Übersicht und ist vollkommen logisch. Genau das würden wir auch dem Schreiner raten: „Räume deinen Plänetisch frei von Werkzeug und anderen Utensilien und verwende ihn nur für deine Pläne. Schaffe für dein Werkzeug geeignete Plätze und räume es immer wieder sorgfältig auf.“ Doch wenn es um die Ordnung im Büro geht, scheinen wir die simplen Ordnungsgrundsätze vergessen zu haben:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort.

Bewahre Dinge dort auf, wo du sie wirklich brauchst.

Viele Büros, die ich für meine Fotosafari besuche, sehen nicht selten wie auf diesem Foto2 aus:

Das Tragische daran ist, dass die meisten dieser Büroinhaber diese Unordnung gar nicht als solche erkennen. Wir sind Meister im Ausblenden und nehmen es nicht mehr bewusst wahr, wie es wirklich aussieht, obwohl unser Inneres sehr wohl davon beeinflusst wird, wie wir bereits wissen. Daher sind Fotos eine interessante Möglichkeit, den nötigen Abstand zu bekommen, um die Dinge wieder zu sehen, wie sie wirklich sind.

Lassen Sie uns zu unserer Küchenordnung zurückkehren und schauen wie sich diese simplen Prinzipien auf Ihren Schreibtisch zu übertragen. Zum einen ist der Schreibtisch Ihr Arbeitstisch. Wenn auf dem Herd tausend Sachen herumstehen, können Sie darauf nichts kochen oder Sie haben immer nur eine Kochplatte zur Verfügung, weil alle anderen ja voll stehen. Gleiches gilt für Ihren Schreibtisch. Wenn er ständig mit allen möglichen Unterlagen vollgepackt ist, hat Ihr Gehirn auch nicht die volle Kapazität zur Verfügung, weil all diese verschiedenen Unterlagen und Papiere ständig in unserem Blickfeld sind und uns die Konzentration rauben.

Ihr erster Job ist es daher, Ihren Schreibtisch vollkommen leer zu räumen. Und wenn Sie die Sachen zur vorübergehenden Aufbewahrung auf den Boden oder in Kisten legen müssen, ist das völlig in Ordnung. Räumen Sie Ihren Schreibtisch ab. Falls Sie eine beschreibbare Papierunterlage haben, nehmen Sie auch die herunter. Leeren Sie den Schreibtisch bis auf Ihren Bildschirm, die Maus und das Telefon. Als nächstes könnte es eine gute Idee sein, die Schreibtischfläche mal wieder richtig sauber zu machen.