Plan General de Contabilidad. ADGD0308 E-Book

Manuel Abolacio Bosch

• Herausgeber: IC Editorial
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Spanisch

Seitenzahl: 256

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGD0308 - ACTIVIDADES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

Leseprobe

 

Plan General deContabilidadADGD0308

Manuel Abolacio Bosch

iceditorial

Plan General de Contabilidad. ADGD0308

© Manuel Abolacio Bosch

1ª Edición

© IC Editorial, 2025

Editado por: IC Editorial

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ISBN: 978-84-1184-550-2

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0515: Plan General de Contabilidad,

perteneciente al Módulo Formativo MF0981_2: Registros Contables,

asociado a la unidad de competencia UC0981_2: Realizar registros contables,

del Certificado de Profesionalidad Actividades de gestión administrativa.

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Índice

Capítulo 1Interpretación de la documentación y de la normativa mercantil y contable

1. Introducción

2. Concepto de contabilidad

3. Documentación mercantil y contable

4. La empresa: clases de empresas

5. Conceptos básicos: ingreso-cobro; gasto-pago

6. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 2El patrimonio de la empresa

1. Introducción

2. Concepto contable del patrimonio

3. Inventario y masas patrimoniales

4. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 3Registros contables de la actividad empresarial

1. Introducción

2. El instrumento de representación contable: teoría de las cuentas

3. El método de registro contable: la partida doble

4. Balance de comprobación de sumas y saldos

5. El resultado de la gestión y su representación contable: la cuenta de pérdidas y ganancias

6. Plan General Contable en vigor

7. Amortización y provisión

8. Periodificación de gastos e ingresos

9. Cierre y apertura de la contabilidad

10. Realizar un ciclo contable básico completo

11. La responsabilidad y la confidencialidad en los registros contables: código deontológico, el delito contable, normativa mercantil en torno al secreto contable

12. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 4Contabilidad del IVA en los libros auxiliares

1. Introducción

2. El Impuesto sobre el Valor Añadido

3. Operaciones sujetas, no sujetas y exentas al impuesto

4. Tipos de IVA vigentes en España

5. Contabilización del IVA

6. El IVA en las operaciones intracomunitarias

7. Liquidación del impuesto

8. Libros obligatorios según la LIVA

9. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Bibliografía

Capítulo 1

Interpretación de la documentación y de la normativa mercantil y contable

Contenido

1. Introducción

2. Concepto de contabilidad

3. Documentación mercantil y contable

4. La empresa: clases de empresas

5. Conceptos básicos: ingreso-cobro; gasto-pago

6. Resumen

1. Introducción

Si bien no en la misma forma en que hoy la conocemos, la contabilidad ha existido desde el origen de los tiempos. La necesidad de conocer las pertenencias y deudas era ya algo totalmente consolidado cuando el trueque era la principal forma de comercio.

El desarrollo industrial generó una mayor complejidad en las operaciones mercantiles, provocando un desarrollo de la contabilidad que las empresas realizaban para ir adaptándola a los nuevos tiempos y las nuevas prácticas. Hoy en día, la contabilidad sigue evolucionando en función de la forma de hacer negocios.

Por ello, se va a dedicar este capítulo a comprender qué es la contabilidad, el soporte documental que esta usa para el registro de sus operaciones y lo que se entiende por empresa, así como los primeros conceptos clave (gastos, ingresos, pagos y cobros) para poder ir profundizando en la técnica de registro de las transacciones empresariales.

2. Concepto de contabilidad

Un consultor contable, realizando sus tareas ordinarias, se desplazó a un pequeño pueblo en el que encontrándose perdido entabló conversación con un ganadero de la zona. Mientras le preguntaba cómo llegar a su destino, aprovechó la circunstancia que se le había dado para intentar hacer negocios.

“Y a usted, ¿quién le lleva la contabilidad?”, preguntó el consultor.

“¿Contabilidad?”, respondió.

Ante la cara de asombro del consultor y sin saber muy bien por qué lo hacía, el ganadero sacó una libreta que él usaba y se la mostró.

En esta libreta tenía información perfectamente organizada de sus quehaceres diarios. En una de sus páginas anotaba las compras de los alimentos para sus animales, registrando a quién se las compraba y si estaban pagadas o lo tendría que hacer en una fecha futura.

En otra de sus páginas, tenía ordenados por fecha los pedidos que le habían hecho mercados, amigos y empresas de los productos que obtenía de sus animales y si ya los había cobrado o no.

En otra, los animales de los que disponía, si se encontraban en mejor o peor estado, diferenciando si los tenía para la obtención de productos o para la venta del propio animal una vez tuviese el tamaño adecuado.

También registraba en una hoja diferenciada las cantidades que iba cobrando y pagando, sabiendo en cada momento el dinero de que disponía.

Y así, con más información que, poco a poco, iba dejando sorprendido al consultor, hasta que finalmente este dijo:

“Ya veo que usted mismo lleva su contabilidad.”

Contable

Si bien la anteriormente expuesta es una imagen muy simplificada y que habría que estudiar si la forma en que aquel ganadero registraba sus derechos y obligaciones se ajustaba a las normas y regulaciones contables, mercantiles y fiscales que se deben respetar, sí que podría considerarse que ese hombre en esencia estaba realizando una contabilidad.

La contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir, registrar y dejar constancia de forma sistemática y regulada de las transacciones realizadas por empresas y/o particulares y las variaciones de patrimonio que de estas se derivan, en el marco de las actividades económicas en que aquellos se emplazan, para obtener finalmente la base de información financiera necesaria destinada a la toma de decisiones empresariales.

En un lenguaje más coloquial, podría sintetizarse diciendo que la contabilidad busca el registro de las operaciones empresariales con objeto de tener una información fiable de la marcha de los negocios.

Al ser la información incluida en la contabilidad el soporte sobre el cual las empresas y/o particulares tomarán decisiones empresariales, es importante que esta se encuentre actualizada permanentemente y soportada por una serie de documentación que acredite la validez de los apuntes o asientos contables.

Definición

Asiento contable

Anotación realizada con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable.

De ahí que exista una extensa variedad de documentación mercantil y contable que será básica a la hora de realizar el trabajo.

3. Documentación mercantil y contable

El comienzo de una actividad comercial se realiza cuando se juntan una parte ofertante de bienes o servicios y una demandante, momento en el cual se negocian características, condiciones y precios para conseguir alcanzar un acuerdo que satisfaga a ambas partes.

Podría pensarse en la transacción más simple, aquella en la que el producto/servicio estuviese a disposición de las partes justo en el momento de realizar el acuerdo, el importe no fuese elevado y se acordase un pago al contado. En estos casos, la transacción se realizaría íntegramente basada en el acuerdo oral entre los sujetos.

Ejemplo

Cuando se compran caramelos en un kiosco (referido a compra/venta de productos) o cuando un limpiabotas saca brillo a los zapatos de una persona (como ejemplo de servicios).

Pero no todas las operaciones son así de sencillas. De este modo, se podría pensar en la compra de una vivienda, en la construcción de un parque temático o en una prestación de servicios de mantenimiento de una refinería por un largo periodo de tiempo.

En estos casos, debido a la imposibilidad de saber qué acontecerá en un futuro más o menos próximo, a los múltiples factores que pueden afectar y variar las condiciones del acuerdo y a los distintos intereses personales y profesionales que pueden tener las partes, se hace estrictamente necesaria la redacción de un contrato que compile los detalles y características del acuerdo obtenido y establezca los marcos legales que regulen las situaciones no previstas inicialmente.

Elaboración de contratos

Sabía que…

En función de la complejidad del asunto que se quiera regular en un contrato, este puede llegar a estar dividido en tomos, con cientos e incluso miles de páginas.

Desde el momento del acuerdo para la compra de bienes o prestación de servicios hasta la finalización del mismo, habrá una serie de acontecimientos, como por ejemplo la entrega de los materiales acordados o el pago de estos, que serán soportados mediante una serie de documentos para un mejor entendimiento y seguimiento por parte de las empresas y que permitirán a los departamentos de contabilidad reflejar en sus cuentas el estado en que ese contrato se encuentra en un momento determinado.

Se puede de este modo establecer que los documentos mercantiles son la constancia de una transacción comercial o de un aspecto de ella y que permiten:

Probar la realización de una operación desde un punto de vista legal.

Definir las características y detalles del acuerdo obtenido.

Establecer el marco jurídico que regule los imprevistos de la operación.

Facilitar su seguimiento.

Dar soporte al departamento de contabilidad para reflejar en sus cuentas la situación en la que se encuentra la transacción.

Recuerde

Una de las misiones más importantes de los documentos mercantiles es precisar la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.

Se puede vislumbrar la estrecha relación que existe entre la documentación mercantil y la contabilidad, que también establecerá vínculos y de la cual se desprenderá documentación contable, generando en su conjunto un complejo y armonizado sistema de información financiera.

3.1. Documentos-justificantes mercantiles tipo y su interpretación

La transacción económica principal sobre la que gira el entramado empresarial es la operación de compraventa, tanto de bienes como de servicios. De ahí que sea interesante describir brevemente cómo es el proceso completo, permitiendo encuadrar en él una serie de documentos mercantiles esenciales que se estudiará a continuación.

Una vez la empresa demandante de bienes o servicios percibe la necesidad de compra, contacta con varios posibles vendedores, solicitándoles precios y características de los productos/servicios que está interesada en adquirir. Estos posibles vendedores envían ofertas al potencial cliente, que valorará las distintas opciones creando un documento interno en el que se puedan apreciar las distintas alternativas de que dispone, el comparativo de compras. Evaluado y decidido cuál será el suministrador, se emite un pedido de compra, que, en ocasiones, constituye en sí mismo un contrato y, en otras, será la base para la redacción de un acuerdo más detallado. Según lo estipulado en el pedido/ contrato, comenzará el envío de materiales o la prestación de servicios, que el cliente recibirá con albaranes de entrega o partes de servicios, que constituyen el soporte de la factura que posteriormente emitirá el suministrador. El ciclo se completaría con el pago de la factura en las condiciones y fechas pactadas.

Con este proceso de compraventa, se tienen una serie de documentos que serán una parte importante del trabajo de cualquier departamento de contabilidad. Se pasa a detallar los más relevantes.

La factura

Una factura es un documento mercantil en el que se refleja la información detallada de una operación de compraventa.

Además, constituye un justificante fiscal de la entrega de bienes y/o servicios, generando obligaciones tributarias tanto al emisor como al receptor de la misma, siendo en sí misma prueba de la deuda contraída por el adquirente.

Al ser un documento de suma importancia en las relaciones comerciales, se exige una información mínima que debe incluir a efectos de que tenga plena validez:

NIF de la empresa emisora.

Razón social (nombre) y dirección de la empresa emisora.

NIF de la empresa receptora.

Razón social (nombre) y dirección de la empresa receptora.

Fecha de la operación (será la fecha de devengo de la operación).

Número de factura.

Detalle de los materiales/servicios afectos a la compraventa, especificando las unidades, el precio unitario y el total de la compraventa.

Detalle del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) aplicado, especificando el porcentaje, la base a la que se le aplica y la cuota resultante. Actualmente, estos tipos son: tipo general (21 %), tipo reducido (10 %) y tipo superreducido (4 %).

Definición

Devengo

Momento en el que tiene lugar el nacimiento o adquisición de los derechos y obligaciones de una transacción.

Siendo esta la información mínima que debe especificarse, es práctica habitual incluir también los datos bancarios de la empresa suministradora, los términos de pago de la operación (según se haya pactado), la fecha en la que el pago debe hacerse efectivo (fecha de vencimiento), la existencia de seguros aplicados a la factura, etcétera.

Tipos de factura

Existen diversos tipos de factura, en función de su uso o de la forma en que estas sean elaboradas.

En función de su uso, se pueden considerar:

Factura ordinaria:

es la factura a la que se hace referencia habitualmente, con valor contable y jurídico, detallando una entrega efectiva de bienes y/o servicios en el momento en que se devenga (que se hace efectiva).

Factura rectificativa:

documenta correcciones de una o varias facturas anteriores por errores, devoluciones de productos, etcétera.

Factura proforma:

constituye una oferta comercial, especificando la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante y es usada principalmente en comercio internacional.

Consejo

El envío de la factura proforma es una práctica que puede ahorrar mucho tiempo y trabajo, al ser un borrador de la factura final que se enviará y cuya modificación no implica ajustes en contabilidad.

Según cómo sean elaboradas, se pueden considerar:

Facturas electrónicas:

según la Directiva 2014/55/UE de 16 de abril de 2014, se define como “factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado y electrónico”.

Facturas recapitulativas:

aquellas que agrupan la información de entregas puntuales que se hacen durante un periodo de tiempo. Este caso se da en compras de pequeños materiales de forma continua, en los que no interesa emitir una factura por cada compra.

Ejemplo:

Una ferretería en la que un día se adquieren unos tornillos, otro día una broca, etcétera. En este caso, al final de un periodo fijado se emite una única factura por el total de todo lo comprado.

Facturas a origen:

este tipo de facturas se utiliza principalmente en trabajos realizados en un periodo largo de tiempo y cuya división en partes claramente diferenciadas es en ocasiones compleja. Se fundamentan en ir haciendo valoraciones de forma periódica de la totalidad de los servicios prestados, deduciendo de la última valoración los importes facturados previamente. Es usada de forma habitual en el sector de la construcción.

Partes de una factura

La mejor forma de que finalmente se entienda una factura es analizándola en detalle. Se estudiará una factura ordinaria por ser estas las más habituales. En ella, se podrán identificar sus partes y ver qué información está dando.

Ejemplo de factura

Las partes de una factura son:

Cabecera:

en ella se encuentran los datos del emisor de la factura, generalmente su nombre o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico, persona de contacto y número de identificación fiscal (NIF). En muchas ocasiones, se complementa la información de la empresa emisora, incluyendo un pie de página con sus datos registrales, indicando libro, sección y página donde la empresa está inscrita en el Registro Mercantil correspondiente. Por ejemplo, para saber reconocerlos, los datos registrales se muestran de la siguiente manera: “Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, Inscripción 1ª, Hoja A-72991, Folio 191, Tomo 2585, Libro 0, Sección 8”.

Datos de emisión de la factura:

serán el número de la factura y la fecha de expedición.

Datos del cliente:

información sobre el cliente, indicando nombre o razón social, dirección, persona de contacto, teléfono y número de identificación fiscal (NIF).

Pedido de referencia:

aunque muchas facturas no incluyen el número de pedido al que se asocian, especialmente en empresas con grandes volúmenes de compras se convierte en requisito imprescindible y de obligado cumplimiento, a fin de poder identificar la factura con el proyecto o centro de coste concreto al que pertenezca.

Cuerpo de la factura:

en él se detallan los materiales objetos de la compraventa, especificando unidades, precio unitario e importe total.

Resumen de la factura:

en esta parte se pueden identificar los datos finales de la factura, así como los datos fiscales. En el ejemplo, se encuentran:

Subtotal:

suma del valor total de las mercancías objeto de compraventa.

Tipo impositivo:

gravamen que se aplica según la legislación fiscal vigente.

Cuota IVA:

resultado de aplicar el tipo impositivo al valor de las mercancías que constituyen lo que fiscalmente se conoce como base imponible.

Anticipos:

se detallan en este apartado pagos que el cliente haya realizado a cuenta de los materiales que se entregan. Estos pagos se deducen del total que debe abonarse.

Descuentos aplicados:

descuentos que se aplican por volumen de compras, fidelización de cliente, etcétera. En ocasiones, estos descuentos se incluyen en el cuerpo de la factura.

Términos de pago:

condiciones pactadas para liquidar la deuda contraída con la factura. En el ejemplo, las siglas “f.f.” significan “fecha factura”. Se puede comprobar que sumando 60 días a la fecha de emisión de la factura, se tiene la fecha de vencimiento, que es el día en que debe hacerse efectivo el pago.

Datos bancarios:

detalles de la cuenta bancaria en la que hacer efectivo el ingreso.

Sabía que…

En los departamentos contables y financieros de las empresas, cuando se establece como forma de pago un número de días sobre la fecha de la factura, es práctica habitual considerar, en vez de su fecha de emisión, la fecha de recepción de esta, a fin de evitar que si los proveedores se demoran en la entrega de la factura, se tengan pagos a muy corto plazo que pudieran alterar las previsiones de tesorería.

Importante

Es imprescindible que todas las facturas lleven el NIF, tanto del emisor como del receptor, para generar las obligaciones y derechos fiscales que origina la transacción.

Aplicación práctica

En relación a la factura del ejemplo mostrado anteriormente, describa los detalles de la transacción que en ella se está realizando.

SOLUCIÓN

La empresa Rotulación Almacén, S. A. vende a la empresa Imagen Empresaria, S. L. la creación de un logo (prestación de servicio) y 3 carteles y un expositor (entrega de materiales), valorado en 2.250 €, a la que se le aplica un 21 % de IVA, y para la cual no se ha hecho aún ningún pago (anticipos cero) ni se le aplica descuento alguno. Esta compra se formalizó anteriormente en un pedido (número 1462/07-F). Según los términos de pago acordados, el importe total de la factura deberá pagarse el 12 de abril de 20X2, es decir, a los 60 días de su emisión (en caso de no tener constancia de una recepción posterior, en cuyo caso podría considerarse esta otra última fecha).

Derechos y obligaciones

Es interesante destacar finalmente los derechos y obligaciones que genera la factura, dando la pauta de los asientos contables que registrará cada una de las partes:

Vendedor:

la venta supondrá para él un ingreso en su cuenta de resultados, generando unos derechos de cobros y la obligación de entrega de los materiales o servicios acordados. Más adelante se verá cómo se refleja esto en un diario contable.

Comprador:

la compra supondrá un gasto en su cuenta de resultados, generando una obligación de pago y unos derechos de recepción sobre los materiales o servicios acordados.

El contrato

El contrato es un pacto o acuerdo entre dos o más partes mediante el que las mismas se obligan a incurrir en determinadas acciones y constituye prueba de conformidad de los términos que regirán la relación comercial.

En función del objeto que regule el contrato, se pueden encontrar distintos tipos, entre otros:

Contrato de suministro.

Contrato de subcontratación de trabajos a terceras empresas.

Contratos laborales.

Contratos de prestación de servicios.

El contrato es un documento de forma libre, ya que cualquier acuerdo entre dos o más partes, independientemente de cómo sea, tiene valor probatorio de la relación existente. De este modo, a pesar de que existan multitud de formatos preestablecidos, se puede adaptar cada uno de los contratos a las condiciones específicas del acuerdo que se quiera cerrar.

Sabía que…

Tradicionalmente, la jurisprudencia ha entendido que una factura firmada a su recepción por el comprador sin formular reservas constituye un documento privado, cuya eficacia probatoria se extiende a la existencia y al contenido de un contrato mercantil.

Evidentemente, a más complejidad en el objeto o transacción que se quiera regular, más complejidad tendrá el contrato. Generalmente, las empresas con operaciones de volúmenes importantes disponen de asesoramiento legal a la hora de redactar los acuerdos comerciales.

Nota

En la mayoría de los contratos se hace mención expresa a leyes que por su extensión, complejidad y continuo desarrollo, regulan posibles imprevistos y discrepancias entre las partes no contempladas en aquellos.

A continuación, se muestra un contrato de compraventa, a modo de ejemplo.

Ejemplo de contrato

Es importante mencionar que los contratos, aun generando derechos y obligaciones a las partes que a ellos se acogen, no tienen reflejo contable, es decir, no generan ningún asiento en la contabilidad.

Aplicación práctica

Usted es responsable del departamento de contratación de una empresa de reparaciones y está a punto de cerrar un acuerdo con una empresa suministradora de las piezas que necesitan para prestar los servicios a sus clientes. Indique qué aspectos se aseguraría de que estuviesen claramente definidos antes de la firma definitiva del contrato.

SOLUCIÓN

En primer lugar, siempre es interesante asegurarse de que la persona que firma el contrato de la otra parte tiene poderes suficientes para poder formalizar el acuerdo. Al ser unas piezas que se usarán para unos servicios posteriores y que posiblemente se concierten antes del encargo de las mismas, sería muy importante asegurarse de los plazos de entrega, así como las penalizaciones que podrían aplicarse en caso de entregas tardías, ya que ello afectaría directamente al trabajo con los clientes. Debería asegurarse de que se incluyese el periodo de garantía de las piezas que se compran, la descripción y especificaciones de estas, su precio, descuentos aplicables, si el precio incluye o no IVA y los términos de pago, verificando este último punto con el departamento financiero. También es importante hacer constar quién se hace cargo de los gastos de transporte y seguro hasta la entrega efectiva de los materiales.

Documentos de pago: el cheque y el pagaré

En la actualidad, existe una importante variedad de medios de pago. A continuación, se ven dos en detalle, por ser documentos mercantiles de frecuente uso en el mundo empresarial: el cheque y el pagaré.

El cheque

Un cheque es una orden de pago pura y simple emitida por una persona física o jurídica (librador) a su banco (denominado librado, donde el librador tiene sus fondos) para que este pague a un tercero (conocido como beneficiario) una determinada cantidad de dinero.

Para realizar el pago, el librador expide el cheque, entregándoselo directamente al beneficiario, que podrá:

Ir a su banco, para que le ingresen el dinero directamente en su cuenta.

Ir a una sucursal del banco librado, para que se lo paguen en efectivo.

Proceso de pago con cheque

Nota

Los pagos en efectivo de cheques dependen de la política de cada banco en particular.

Información que debe contener un cheque:

La denominación “cheque” inserta en el documento.

El mandato puro y simple de pagar una cantidad de dinero (expresada en número y letras, prevaleciendo lo que se ponga en letras).

El nombre del librado (el banco que dispone de los fondos).

El lugar de pago.

Fecha y lugar de emisión del cheque.

Firma del que lo expide (librador).

Ejemplo de cheque

El pagaré

El pagaré es un documento por el que una persona (emisor) promete formalmente pagar a otra persona (beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha futura acordada previamente.

El pagaré es entregado por el emisor al beneficiario, que podrá:

Esperar al vencimiento y actuar como si se tratase de un cheque.

Negociar el pagaré antes del vencimiento, que significa solicitar a un banco que le anticipe el dinero del pagaré del que es titular, pagando una comisión, con el compromiso de devolver los fondos anticipados en la fecha de vencimiento.

Importante

El pagaré es una promesa futura de pago, mientras que el cheque es una orden de pago ejecutable en el mismo momento que se posea el documento.

Información que debe contener un pagaré:

La denominación “pagaré” inserta en el documento.

La promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero (expresada en número y letras, prevaleciendo lo que se ponga en letras).

Indicación del vencimiento.

El lugar de pago.

Fecha y lugar de emisión del pagaré.

Firma del que lo expide (emisor).

Nombre de la persona o empresa a la que haya de hacerse el pago.

Ejemplo de pagaré

Aplicación práctica

Usted, responsable del departamento de contabilidad de la empresa Imagen Empresaria, S. L., ha recibido la factura de la empresa Rotulación Almacén, S. A. del ejemplo de factura visto anteriormente y se dispone a gestionar su pago. Explique qué documento usaría y los motivos.

SOLUCIÓN

Al ser un pago aplazado a 60 días, lo más conveniente sería la emisión de un pagaré, como promesa de pago futuro de la deuda que se contrae con la factura. No debería usarse el cheque, ya que, una vez emitido, el proveedor podría ir a cobrarlo antes de la fecha de vencimiento de la factura.

Se emitiría el siguiente pagaré:

Otros documentos

Como se puede observar, existen multitud de documentos mercantiles y, dentro de estos, una gran variedad de distinciones y tipos. Se han examinado en detalle algunos de los más relevantes. A continuación, se describen brevemente algunos otros documentos que serán parte del trabajo en un departamento de contabilidad:

Albarán:

documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.

Pedido/orden de compra:

documento que emite el comprador para solicitar mercancías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. Aunque el pedido y el albarán no son documentos con una implicación directa en la contabilidad, es adecuado nombrarlos por ser los pasos previos a la facturación.

Extracto bancario:

detalle de los movimientos de una cuenta bancaria.

Seguros sociales (documentos RNT y RLC):

documento justificante de los pagos que la empresa realiza a la Seguridad Social por cuenta de los trabajadores, destinados a atención sanitaria y formación principalmente.

Nóminas:

justificante de los salarios percibidos por los trabajadores.

Impuestos:

justificante de las relaciones de la empresa con la Agencia Tributaria.

Pólizas de seguros:

contratos para la cobertura de situaciones imprevistas y/o poco habituales.

3.2. Organización y archivo de los documentos mercantiles

La creciente acumulación de documentación por parte de las empresas hace que la gestión y organización de esta se convierta en un aspecto de vital importancia, ya que no solamente supondrá trabajar más cómodamente, sino que además genera una interesante reducción de costes.

Se podrían destacar algunos motivos por los cuales es importante la gestión de la documentación en una empresa:

Facilita la consulta de documentos.

Hace el trabajo más cómodo.

Mayor agilidad a la hora de realizar gestiones.

Reducción de costes (menor tiempo invertido en búsqueda de documentos).

Esta gestión se hace si cabe más importante en grandes empresas en las que los volúmenes de operaciones son mayores. De hecho, es común encontrar en ellas responsables de documentación, encargados de su tramitación y archivo.

Sabía que…

La gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja.

Cabe destacar la mención expresa que sobre este tema hace el Código de Comercio en su artículo 30.1, en el que se puede leer lo siguiente:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

No existe una forma única o mejor de realizar esta gestión documentaria, ya que en gran medida dependerá del tipo de empresa y del volumen de operaciones y de documentación que genere.

Si bien una empresa pequeña puede llevar un archivo único ordenado según el número de asiento de contabilidad (los asientos contables van numerados de forma correlativa según se van realizando), esta aproximación no parecería muy práctica para una gran empresa con cientos de transacciones diarias, en la que sería más conveniente archivar de forma separada facturas de venta, facturas de compra, transacciones y recibos bancarios, información relativa al personal y tantas otras distinciones como se precise oportuno.

Habrá a su vez empresas que trabajen con proyectos independientes entre sí y que prefieran que el archivo se realice separando por proyecto en vez de por tipo de documentos, o incluso archivando por proyecto y dentro de cada uno de estos, realizando un segundo nivel de organización, esta vez quizá sí por tipo de documento.

Importante

Cualquier forma de gestión de documentación es válida, siempre que esta reporte la funcionalidad que se espera de ella.

Si bien, como se ha dicho, no se puede decantar por una mejor opción a la hora de tratar los documentos y su archivo, sí que es recomendable seguir siempre algunas pautas que suelen resultar útiles en cualquier caso:

Buscar una ordenación lógica e intuitiva.

Que sea lo suficientemente clara como para que cualquier empleado pueda encontrar fácilmente la información que busque.

Ser metódico y respetar los criterios fijados.

Entender que los documentos, una vez usados, deben volver al lugar del que se cogieron.

Intentar seguir un orden cronológico inverso, de modo que en una carpeta la documentación más antigua quede bajo la más actual, que generalmente se consulta más a menudo.

Aplicar el sentido común.

En la gestión documental, la tendencia es intentar reducir al máximo el archivo físico a través de potentes programas que generan copias en soporte digital almacenadas en servidores. De este modo, toda la documentación se encuentra escaneada y el acceso a ella es mucho más rápido. Esto es especialmente útil en empresas que tienen centros de trabajo en distintas localizaciones, de modo que desde todos ellos puede accederse a la información sin duplicar la documentación mediante copias en papel y con un menor riesgo de extravío.

Sistema de administración de archivos electrónico