Project Canvas E-Book

Alex Thorp

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 91

Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Ein Project Canvas bietet einen Überblick über ein Projekt. Er unterstützt alle an einem Projekt beteiligten Personen und Gruppen (Projektteam, Organisation, Lieferanten, Kunden, Benutzer, weitere Stakeholder) dabei, eine gemeinsame Sicht auf das Projekt, seine Prozesse, Beteiligten und Ziele zu gewinnen. Das Project Canvas ist unabhängig von der eingesetzten Projektmanagementmethode und kann im Kontext von PMP, IPMA, Prince2, V-Modell oder agilen Frameworks erfolgreich eingesetzt werden. Dem erfahrenen Projektmanager bietet ein Project Canvas einen Überblick über ein Projekt, was ihm quasi auf einen Blick eine Grundlage für zielführende Entscheidungen bieten kann. Der Anfänger gewinnt einen Überblick, der sicherstellt, dass keine wesentlichen Elemente vergessen werden. Das vorliegende Buch stellt nicht nur den Project Canvas dar, sondern bietet für die verschiedenen Domains auch zusätzliche Methoden und Ansätze, welche in der praktischen Umsetzung helfen. Das Buch richtet sich sowohl an erfahrene Projektleiter als auch an Menschen, die erst in das Projektmanagement oder die Projektarbeit einsteigen wollen.

Leseprobe

Inhalt

Vorwort

Was ist ein Project Canvas und warum setzen wir es ein?

Das Warum

Der Business Case und die Begründung

Beispiel für den Aufbau eines Business Case

Zweck und Motivation

Die 5-Why-Methode

Das “Why” von Simon Sinek

Das “Why”

Das “How”

Das “What”

Simon Sineks Ansatz

Das Wer

Der Projektsponsor

Das Steering Committee / der Lenkungskreis

Das Was, Wie und Wann

Das Projektdreieck

Der Scope

Product Vision Board in der Scope-Entwicklung

Die Dauer

Beispiel einer Projektplanung basierend auf dem Ansatz von Prince2

Die Kosten

Die Qualität

Shift Left Testing

Das Risiko

Risikoidentifikation

Risikobewertung

Risikoplanung

Maßnahmenimplementierung

Risikokommunikation

Beschaffung

Human Resources

Stakeholder

Stakeholder-Matrix

Organisatorisches Change-Management

Kotters Change-Management-Modell

Das Wo

Project Canvas erfolgreich einsetzen

VORWORT

In einer sich verändernden Welt, in der sich technologische und gesellschaftliche Veränderungen sowie Kundenanforderungen und Marktleistungen verschiedener Anbieter laufend verändern, werden Projekte immer wichtiger. Ein Projekt wird wie folgt definiert:

„Eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.“

(Projektdefinition nach Prince2™)

Damit werden Projekte klar von Tagesgeschäften (Business as usual) unterschieden. Es werden für diese zeitlich begrenzten Organisationen eigene Strukturen geschaffen oder genutzt. Man kann sich ein Projekt wie eine Art kleine Firma vorstellen, welche für eine bestimmte Zeit gegründet wird und über Ressourcen (personell, materiell, immateriell), eigene Pläne, Strukturen sowie Schnittstellen zu Organisationen und Personen verfügt. Diese virtuelle “Firma” wird für einen einzigen Zweck gegründet und nach dessen Erreichen (oder wenn der Zweck aufgegeben wird) wieder eingestellt.

In den vergangenen Jahrzehnten ist die Zahl von formellen und informellen Projekten in den meisten Firmen erheblich gestiegen. Etliche Projekte werden dabei ganz oder teilweise durch externe Dienstleister abgewickelt. Daneben existiert in vielen Organisationen eine große Anzahl interner Projekte, welche teils durch dedizierte Mitarbeiter, teils durch Mitarbeiter aus verschiedenen Organisationseinheiten neben ihrem Tagesgeschäft durchgeführt oder unterstützt werden.

Projektmanagementwissen ist heute eine Kernkompetenz für fast jeden Mitarbeiter, unabhängig davon, ob er selbst als Projektleiter tätig ist oder lediglich in Projekten mitarbeitet. Dabei ist es nicht für jede Person notwendig, eine vollständige Projektmanagementausbildung mit anschließender Zertifizierung abzuschließen. In vielen Fällen ist es schon ein sehr sinnvoller Einstieg, wenn man sich mit den verschiedenen Bereichen von Projekten und wesentlichen Methoden ausreichend auskennt, um in Projekten eine gemeinsame Sprache zu sprechen und Zusammenhänge zu verstehen. Genau hier hilft ein Project Canvas. Es handelt sich um ein visuelles Werkzeug, das in keinem Projektwerkzeugkoffer fehlen sollte. Dieser Ansatz bietet einen einfachen, leicht verständlichen Überblick über ein Projekt und seine wesentlichen Aspekte. Damit bietet er sowohl dem Einsteiger als auch der Führungsperson, die sich lediglich einen Überblick verschaffen will, ein hilfreiches Werkzeug. Es hilft beim Design neuer bzw. beim Re-Design bestehender Projekte. Das Instrument ist besonders nützlich für interdisziplinäre Gruppen, die vor oder während eines Projekts ein gemeinsames Verständnis erlangen wollen.

Seit über zwei Jahrzehnten leite ich große nationale und internationale Projekte und darf mein entsprechendes Wissen im Rahmen von Trainings und Vorträgen an interessierte Personen weitergeben. Dabei habe ich festgestellt, dass ein Project Canvas eine einfache Möglichkeit darstellt, Menschen mit wenig Erfahrung in der Projektarbeit in die dazugehörigen Zusammenhänge einzuführen. Daneben stellt ein Project Canvas auch ein sehr hilfreiches Werkzeug für erfahrene Projektmanager und Projektteams dar.

Die vorliegende Darstellung von Project Canvas richtet sich an Menschen, die in die Thematik Projektmanagement erst einsteigen, sowie an erfahrene Projektleiter und Projektmitarbeiter, welche Project Canvas als Informationswerkzeug in Projekten einsetzen wollen. Dabei werden nicht nur die Elemente eines Project Canvas dargestellt, sondern auch Methoden und Lösungsansätze im Kontext der vom Canvas dargestellten Elemente vorgestellt. Es geht hier nicht um reine Wissensvermittlung, sondern auch darum, ein Project Canvas zielführend einsetzen zu können1.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren Projekten und bin zuversichtlich, dass Sie mit dem Verständnis und Einsatz von Project Canvas erfolgreiche Projekte durchführen werden.

Der Autor

1“Das Instrument Project Canvas wurde erstmals 2012 von J. Kalbach vorgeschlagen und geht auf die Idee des Business Model Canvas von Osterwalder/Pigneur zurück. Methodisch gesehen basiert jeder "Canvas" auf zwei Ansätzen, die noch weiter zurückreichen: "Visual Facilitation" und "Management Frameworks", wie etwa das 7-S-Modell. Mittlerweile sind mehrere kommerzielle und nicht-kommerzielle Varianten des Project Canvas verfügbar (s. u. "Varianten").” (Zitat: Wikipedia.de) - Für die vorliegende Darstellung arbeiten wir mit einer Weiterentwicklung der Darstellung von Kalbach, welche die Projektarbeit nach meiner Erfahrung besser unterstützt.

WAS IST EIN PROJECT CANVAS UND WARUM SETZEN WIR ES EIN?

In einer sich laufend verändernden Welt – man spricht auch von der “VUCA-Welt”, wobei VUCA für Volatility (Veränderung), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit, Unbestimmtheit) steht – gehören Veränderungen in den meisten Organisationen zur alltäglichen Realität. Wir haben es mit einer Vielzahl von Projekten zu tun. Dazu gehören:

Projekte, mit denen neue Produkte oder Dienstleistungen für Kunden erstellt werden

Projekte, mit denen bestehende Dienstleistungen oder Produkte verbessert oder angepasst werden

Produkte, mit denen einzelne interne Abläufe in Organisationen aufgebaut oder angepasst werden

Generelle Veränderungsprojekte in Organisationen, die beispielsweise die Art der Zusammenarbeit oder den Zugang zum Markt betreffen

Projekte, welche eingesetzt werden, um rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen zu entsprechen

Projekte, mit denen Organisationseinheiten ausgegliedert oder neue Firmen und/oder Organisationen in eine Organisation übernommen werden

Projekte, mit denen neue Geschäftsbereiche aufgebaut oder bestehende geschlossen werden

Projekte, mit denen Mitarbeiter weiterentwickelt werden

Projekte zur Einführung oder Migration von bestehender oder neuer Infrastruktur und / oder Technologie

Projekte zum Aufbau neuer Niederlassungen, Geschäftsbereiche, Landesgesellschaften, Vertretungen o. ä.

u. v. a.

Wie jüngere Untersuchungen zeigen, gehören Projektmanagement und Projektarbeit zu den gefragtesten Fähigkeiten nicht nur innerhalb von kommerziell orientierten Firmen, sondern auch in öffentlichen Verwaltungen und Non Profit-Organisationen. Fachleute sagen zudem voraus, dass Menschen mit Projektmanagementfähigkeiten und

-erfahrungen in Zukunft in noch größerem Umfang gesucht werden. Project Canvas ist ein weltweit von Tausenden von Experten eingesetztes Werkzeug, um in Projekten erfolgreicher zu sein.

Projekte können nicht automatisiert werden. Ein wichtiger Aspekt eines Projektes ist seine Einmaligkeit. Während es denkbar ist, einzelne Arbeitsschritte oder Produktionsetappen, welche zu einem Projektergebnis beitragen, zu automatisieren, ist das für das Management eines Projektes nicht denkbar. Es braucht dazu Menschen, die Arbeiten planen, umsetzen, Risiken und Veränderungen bearbeiten sowie Ergebnisse und den Projektfortschritt prüfen.

Bei all den verschiedenen Disziplinen, Techniken und Fachkompetenzen ist darüber hinaus der zentrale Erfolgsfaktor aller Projekte nicht zu unterschätzen: Kooperation und Kommunikation. Schlechte Zusammenarbeit und schlechte Kommunikation sind der hauptsächliche Grund für das Misslingen von Projekten. Dabei beschränken sich diese Aspekte nicht nur auf das Team der Menschen, die das Projekt direkt umsetzen, sondern auch auf Zusammenarbeit und Kommunikation über die eigentliche Projektorganisation hinaus zu Stakeholdern wie Kunden, künftigen Anwendern, der eigenen Organisation und Führung sowie weiteren Personen und Gruppen, die vom Projekt und seinen Resultaten direkt oder indirekt betroffen sind.

Projekte finden oft in komplexen Zusammenhängen statt. Eine Vielzahl von Menschen mit unterschiedlichen Aufgaben, Kenntnissen, Ansprüchen und Interessen treffen zusammen. Hier einen Überblick zu gewinnen und zu behalten ist ein wichtiger Grund für den Einsatz eines Project Canvas.

Ein Project Canvas basiert auf der folgenden wichtigen Prämisse: Jedes Projekt, unabhängig von der Branche, der Organisation (profitorientiert oder gemeinnützig), dem Sektor (öffentlich oder privat), ob nun in einem privaten oder beruflichen Kontext, besteht aus denselben Grundelementen, die über Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheiden.

Wenn wir uns auf diese Elemente konzentrieren und die Techniken dahinter anwenden, ist der Projekterfolg fast garantiert. Der Project Canvas besteht in der hier eingesetzten Version aus 14 Dimensionen2, die nachweislich den Projekterfolg beeinflussen und bestimmen und die wir in vier Hauptbereiche einteilen und mit den folgenden Fragestellungen verbinden:

Das

Warum

bzw. die Begründung und der Zweck für den erfolgreichen Start und die erfolgreiche Umsetzung des Projekts

Das

Wer

, d. h., diejenigen, die verantwortlich sind und regieren, um sicherzustellen, dass das Projekt mit Ressourcen ausgestattet und geliefert wird

Das

Was, Wie und Wann

. Dies sind die harten Aspekte von Projekten: Scope (Projektumfang), Zeit, Kosten, Qualität, Risiko und Beschaffung sowie die Soft-Aspekte Mitarbeiter (Human Resources), Stakeholder und das Change-Management

Das

Wo

oder die Organisationskultur, die Prioritäten und der Kontext, intern und extern, in dem das Projekt durchgeführt wird.

Die vier Hauptbereiche und die damit verbundenen 14 Dimensionen erlauben uns einen Überblick über alle wesentlichen Elemente eines Projektes. Sie können sowohl für die Planung wie auch für das Monitoring eingesetzt werden und bieten für alle an einem Projekt beteiligten Personen Transparenz und Überblick.

Project Canvas ist ein Werkzeug, das nicht direkt mit einer bestimmten Projektmanagement-Methodik verbunden ist, sondern von Fachleuten basierend auf dem Businessmodell Canvas für den Projektbereich entwickelt wurde. Es existiert nicht eine einzige Version, sondern eine Vielzahl verschiedener Varianten, die teils in Bezug auf die enthaltenen Dimensionen und Ausprägungen voneinander abweichen. Dabei handelt es sich aber oft eher um unterschiedliche Gruppierungen und Benennungen als um grundsätzlich unterschiedliche Aussagen und Inhalte. Project Canvas kann genutzt werden, unabhängig davon, ob ein Projekt nach Scrum, PRINCE2, V-Modell oder einem anderen individuellen Vorgehensmodell durchgeführt wird.

Für unsere Arbeit gehen wir vom dargestellten Modell aus, welches wir in den folgenden Kapiteln detaillierter betrachten werden. Wir werden dabei für jede einzelne Dimension, soweit zielführend und hilfreich, passende Methoden und Hilfsmittel darstellen. Diese sollen Sie dabei unterstützen, Project Canvas im Rahmen Ihrer Projekte erfolgreich einzusetzen.

2 Es existieren unterschiedliche Formen von Project Canvas-Darstellungen.

DAS WARUM

Oftmals wird es unterschätzt: Wer ein Projekt mit einer unklaren Begründung, ohne klare Definition von Zweck und Ziel beginnt, macht damit den ersten Schritt hin zu einem Scheitern des Projektes. Ein klares, von allen am Projekt beteiligten Personen geteiltes “Warum” ist aus verschiedenen Gründen von essentieller Bedeutung. Zunächst bedeutet ein gemeinsam geteiltes “Warum” eine Grundlage von Commitment der Projektbeteiligten. Daneben bietet es aber auch eine Grundlage für die Entscheidung, ob und in welcher Weise ein Projekt durchgeführt wird, sowie die Grundlage für eine gemeinsame Zielvorstellung, welche die verschiedenen Entscheidungen der Beteiligten innerhalb des Projektes auf ein gemeinsames Ziel ausrichtet.

Viele Projekte werden von Personen oder Gruppen von Personen gestartet, ohne, dass ein klares “Warum” formuliert wurde. In manchen Fällen werden Projekte basierend auf einer groben Idee gestartet, ohne dass dabei klar formuliert worden ist, was es im Projekt konkret zu erreichen gilt und woran der Erfolg des Projektes gemessen werden soll. Dabei ist nicht zwingend ein „Produkt“ zu definieren, es kann auch sein, dass ein gemeinsamer Nutzen (ein gelöstes Problem, eine zusätzliche Marktchance …) definiert wird und das gemeinsame Erarbeiten der Ausprägungen des Produktes erst im Rahmen des Projektes erfolgt. Dies geschieht beispielsweise im Rahmen von Innovationsprojekten oder oft auch von agilen Projekten. Ein Projekterfolg wird oft so wahrgenommen, dass ein Projekt innerhalb einer vorgegebenen Frist im Rahmen eines bestimmten Budgets eine gewisse Anzahl von mehr oder weniger klar formulierten Anforderungen realisiert hat. Das ist NICHT der Nutzen oder Erfolg eines Projektes, sondern nur die Grundlage, mit deren Hilfe wir im Rahmen eines Projektes einen gewissen Nutzen realisieren können.