Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung E-Book

Danuta Ratasiewicz

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2021

Seitenzahl: 244

Beschreibung

Mit diesem praktischen und einfachen Einstieg von Danuta Ratasiewicz haben Sie die Finanzbuchhaltung schnell im Griff. Anhand von konkreten Fällen lernen Sie, wie Sie Ihre "Fibu" zuverlässig organisieren und alle Geschäftsvorfälle korrekt behandeln. Einfach nachschlagen und Sie wissen, was zu tun ist. Inhalte: - Grundwissen Buchhaltung: von der Inventur über Buchungen bis zur Bilanz. - Belege richtig organisieren, Rechnungen prüfen, Aufbewahrungsfristen kennen - Konten, Kontenrahmen und -pläne - Alle Kontierungen mit SKR03 und SKR04 - Umsatzsteuer: Buchung, Voranmeldung, Befreiung - Praxisbeispiele und Übungsaufgaben - Mit zahlreichen Tipps und konkreten Handlungsanweisungen bei typischen Geschäftsvorfällen - Neu in der 7. Auflage: USt-Voranmeldung - Sonderfall Neugründung, Neuerung bei Abschreibung von PC und Peripheriegeräten, Wiedereinführung degressive Afa, aktuelle Sachbezugswerte, Privatnutzung ElektrofahrzeugeDigitale Extras: - Übungsaufgaben mit Lösungen - Checklisten - Gesetze 

Leseprobe

[7]Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwortEin kurzer Wegweiser1 Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten1.1 Arten von Belegen1.2 Die wichtigsten Belegarten im Detail1.2.1 Rechnungen1.2.2 Kleinbetragsrechnungen, Quittungen1.2.3 Fahrausweise1.2.4 Elektronisch übermittelte Rechnungen1.2.5 Kontoauszüge der Bank1.2.6 Eigenbelege – Ersatzbelege1.3 Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen1.3.1 Papierhafte Belege1.3.2 Elektronische Belege1.4 So lange müssen Bücher und Belege aufbewahrt werden1.5 Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen1.5.1 Arten von Geschäftsvorfällen1.5.2 Das Kassenbuch als Aufzeichnungsmuster1.6 Zusammenfassung2 Das Elementarwissen der Buchführung2.1 Aufgaben der Buchführung2.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung2.3 Fehler, die Sie vermeiden sollten2.3.1 Formelle Fehler2.3.2 Materielle Fehler2.4 Alles dreht sich um den Gewinn2.4.1 Einnahmen-Überschuss-Rechnung2.4.2 Betriebsvermögensvergleich2.5 Was ist ein Geschäfts- bzw. Wirtschaftsjahr?2.6 Inventur – Vermögenswerte und Schulden ermitteln2.6.1 Methoden der Inventurdurchführung2.6.2 Wann muss die Inventur durchgeführt werden?2.6.3 Inventurvereinfachungsverfahren2.7 Inventar – Verzeichnis von Vermögensgegenständen und Schulden2.8 Vermögen und Schulden richtig bewerten2.8.1 Anschaffungskosten2.8.2 Herstellungskosten2.8.3 Bewertungsprinzipien und -methoden2.9 Die Bilanz – Aktiva und Passiva im Überblick2.9.1 Grundsätze der Bilanzaufstellung2.9.2 Zeitpunkte der Bilanzerstellung – Arten der Bilanz2.9.3 Aussagewert der Bilanz2.9.4 Was ist eine E-Bilanz?2.9.5 Bestandsveränderungen in der Bilanz2.10 Zusammenfassung3 Das Kontenprinzip3.1 Warum werden Konten geführt?3.2 Die Bilanz in Konten auflösen – Bestandskonten3.2.1 Aktivkonten anlegen und buchen3.2.2 Aktivkonten abschließen3.2.3 Bankkontoauszug als Aktivkonto3.2.4 Passivkonten anlegen und buchen3.2.5 Passivkonten abschließen3.2.6 Bestandskonten – Zusammenfassung3.2.7 Abschluss der Bestandskonten am PC3.3 Der Buchungssatz – Soll an Haben3.3.1 Der einfache Buchungssatz3.3.2 Der zusammengesetzte Buchungssatz3.3.3 Der Buchungssatz und T-Konten3.4 Erfolgskonten – Erträge, Aufwendungen und das GuV-Konto3.4.1 Das Eigenkapitalkonto3.4.2 Wie werden Aufwendungen gebucht?3.4.3 Wie werden Erträge gebucht?3.4.4 Abschluss der Erfolgskonten – das GuV-Konto3.4.5 Das GuV-Konto abschließen3.4.6 Wie ist das GuV-Konto aufgebaut?3.4.7 Abschluss der Erfolgskonten am PC3.4.8 Saldierungsverbot der Aufwendungen und Erträge3.5 Personenkonten – offene Posten überwachen3.5.1 Debitorenkonten3.5.2 Kreditorenkonten3.5.3 Die Personenkonten abschließen3.6 Zusammenfassung4 Kontenrahmen und Kontenplan4.1 So ist ein Kontenrahmen aufgebaut4.2 Einen individuellen Kontenplan erstellen4.3 Zusammenfassung5 Die Umsatzsteuer5.1 Steuerbare und nicht steuerbare Umsätze5.2 Steuerfreie Umsätze5.3 Steuerpflichtige Umsätze und Steuersätze5.4 Die Umsatzsteuer buchen5.5 Wie wird die Umsatzsteuerzahllast ermittelt?5.6 Umsatzsteuervoranmeldung5.6.1 Umsatzsteuerpositionen5.6.2 Voranmeldungszeiträume5.6.3 Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung5.7 Was bedeutet Soll- und Ist-Versteuerung?5.7.1 Soll-Versteuerung5.7.2 Ist-Versteuerung5.7.3 Vorsteuerabzug bei Soll- und Ist-Versteuerung5.8 Die Umsatzsteuer in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung5.9 Umsatzsteuerbefreiung der Kleinunternehmer5.10 Zusammenfassung6 Typische Geschäftsvorfälle richtig buchen6.1 Verwaltungskosten6.2 Die betrieblichen Fahrzeuge6.3 Die betrieblichen Räume6.4 Betriebliche Steuern, Versicherungen, Beiträge und Abgaben6.5 Geldtransfer zwischen Finanzkonten6.6 Kredite, Darlehen und Zinsen6.7 Warenverkehr mit Nebenkosten6.7.1 Bezugsnebenkosten6.7.2 Warenvertriebskosten6.7.3 Weiterberechnete Nebenkosten6.7.4 Auswirkung der Nebenkosten auf steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen6.8 Preisminderungen im Warenverkehr6.8.1 Preisminderungen beim Wareneinkauf6.8.2 Preisminderungen beim Warenverkauf6.8.3 Auswirkung der Preisminderungen auf steuerliche und betriebswirtschaftliche Auswertungen6.9 Kauf von Anlagegütern6.10 Abschreibungen auf Sachanlagen6.10.1 Außerplanmäßige Abschreibung6.10.2 Sonderabschreibung6.10.3 Planmäßige Abschreibung6.10.4 Lineare Abschreibung6.10.5 Degressive Abschreibung6.11 Besonderheit: geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten6.11.1 GWG ab 250 bis 800 EUR (Variante I)6.11.2 GWG mit AK/HK bis 250 EUR und Wirtschaftsgüter (Sammelposten) bis 1.000 EUR (Variante II)6.11.3 Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter und Sammelposten6.12 Löhne und Gehälter6.12.1 Vom Brutto zum Netto6.12.2 Buchungsmethoden6.13 Privatentnahmen und Privateinlagen6.13.1 Privatentnahmen6.13.2 Privateinlagen6.13.3 Abschluss der Privatkonten6.14 Nicht abzugsfähige bzw. beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben6.14.1 Bewirtung von Geschäftspartnern6.14.2 Geschenke an Geschäftspartner6.15 Rechnungsabgrenzung6.15.1 Aktive Rechnungsabgrenzung6.15.2 Passive Rechnungsabgrenzung6.15.3 Sonstige Forderungen6.15.4 Sonstige Verbindlichkeiten6.16 Bestandsveränderungen Waren6.16.1 Bestandsmehrung6.16.2 Bestandsminderung6.17 Zusammenfassung7 Berichte und betriebswirtschaftliche Auswertungen7.1 So entsteht das Journal7.2 Die Summen- und Saldenliste7.3 Die BWA und ihre Aufgaben7.3.1 Kurzfristige Erfolgsrechnung7.3.2 Gesamtleistung7.3.3 Material- und Wareneinkauf7.3.4 Rohertrag7.3.5 Gesamtkosten7.3.6 Betriebsergebnis7.3.7 Neutrale Aufwendungen und Erträge7.3.8 Ergebnis vor Steuern7.3.9 Steuern vom Einkommen und Ertrag7.3.10 Vorläufiges Ergebnis7.4 ZusammenfassungSchlusswortStichwortverzeichnisDigital Extras

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Hinweis zum Urheberrecht:

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Dafür vielen Dank!

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[6]Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

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ISBN 978-3-648-15430-4

Bestell-Nr. 01033-0154

Danuta Ratasiewicz

Schnelleinstieg Finanzbuchhaltung

7., aktualisierte Auflage, Dezember 2021

© 2021 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

haufe.de

[email protected]

Bildnachweis (Cover): © Mdesignstudio, Shutterstock

Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro

Lektorat: Hans-Jörg Knabel

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

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[13]Vorwort

Die Finanzbuchführung basiert auf einer seit Jahrhunderten unveränderten und genialen Logik. Wer diese Logik einmal verstanden und sie um den komplexen steuerlichen Hintergrund erweitert hat, ist in der Lage, Bücher eigenverantwortlich und fehlerfrei zu führen.

Seit vielen Jahren vermittle ich die Grundlagen der Buchführung in der Erwachsenenbildung und stelle dabei immer wieder fest, dass die Einstiegsinhalte, die »ersten Stunden der Buchführung«, oft unterschätzt werden. Das fehlende Verständnis der Grundregeln frustriert die Teilnehmer im weiteren Unterrichtsverlauf und verursacht schnell eine Abneigung gegen dieses Thema. Der »Schüler« verschließt sich innerlich und löst später alle Aufgaben mehr mit Glück als mit Wissen. Er versucht die Antworten zu erraten und seine Ergebnisse sind dadurch immer mit Fehlern behaftet – oder er gibt sogar ganz auf. Mein Ziel in diesem Buch ist es, diesem negativen Effekt und dem Motivationsverlust vorzubeugen. Ich habe den überwiegenden Teil des Buchs den Grundlagen gewidmet und dabei versucht, sie mit vielen Beispielen, Übungsaufgaben und auf Erfahrung basierenden Tipps möglichst lebendig und interessant zu machen.

In meiner Praxis als Bilanzbuchhalterin und Unternehmensberaterin werde ich sehr oft mit Klagen über den fehlenden Überblick bei den Buchungsunterlagen – den Belegen – konfrontiert. Deshalb beginnt mein Buch mit der praktischen, organisatorischen Seite der Finanzbuchführung, und zwar mit der buchhalterischen Ablage (Kapitel 1 »Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten«). Hier wird dem Leser lediglich ein Maß an Ordnungssinn abverlangt und ein leichter Einstieg in die Materie verschafft. Man sieht sich zunächst die »Patienten« an, bevor man lernt, sie zu behandeln.

Ab Kapitel 2 »Das Elementarwissen der Buchführung« werden die in die Tiefe gehenden Grundlagen der Buchführung Schritt für Schritt vermittelt. Bei der Auswahl des Kontenrahmens habe ich mich praxisorientiert für die zwei am häufigsten verwendeten Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 von DATEV entschieden und gebe beim Kontieren grundsätzlich zwei Nummern an. Dabei steht die Kontonummer aus SKR 03 an der ersten, die Kontonummer aus SKR 04 immer an der zweiten Stelle.

Um das theoretische Wissen möglichst realistisch darzustellen, habe ich zwei Unternehmen erfunden: eine Kapitalgesellschaft CUBE GmbH (Spielwarenherstellung) und eine Einzelunternehmerin, Frau Maria Stumpe, die ein kleines Spielwarengeschäft betreibt.

Im gesamten Buch befinden sich 112 Beispiele. Beim Lernen können Sie diese Beispiele als Kontrollinstrumente verwenden, in der Praxis erfüllen sie zum Teil die Aufgabe [14]eines Kontierungshelfers. Das erworbene Wissen kann bei der Lösung von 36 weiter untergliederten Aufgaben kontinuierlich geprüft werden.

Die beste Lernunterlage, das am interessantesten geschriebene Buch ist nur dann nützlich, wenn man seinen Inhalt genau kennt und bei Bedarf schnell die richtige Lösung darin findet. Machen Sie aus diesem Buch ein Nachschlagewerk, indem Sie die für Sie interessanten und relevanten Passagen kennzeichnen bzw. bunt markieren. Verwenden Sie den Seitenrand, um eigene Anmerkungen und Verweise zu notieren. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Spaß beim Lernen und beim Umsetzen der gelernten Inhalte in der Praxis.

Danuta Ratasiewicz

[15]Ein kurzer Wegweiser

Die folgenden Hinweise werden Ihnen dabei helfen, den größtmöglichen Nutzen aus dem Buch zu ziehen.

So nutzen Sie das Buch optimal

Praxisbezogene Beispiele veranschaulichen die Erläuterungen zu den einzelnen Geschäftsvorfällen, die im Buch beschrieben werden. Sie können diese Beispiele auch als kleine Übungen verwenden. Auf diese Weise erlangen Sie zusätzliche Sicherheit beim Anwenden Ihrer neu erworbenen Kenntnisse.

Darüber hinaus finden Sie im Buch zahlreiche Aufgaben. Benutzen Sie diese Aufgaben als Wissenstests, die Ihnen helfen, einzuschätzen, ob Sie die erläuterten Sachverhalte im Detail verstanden haben. Unter Digitale Extras finden Sie zu jeder Aufgabe eine Vorlage, in die Sie Ihre Lösungen eintragen können. Um zu überprüfen, ob Ihre Ergebnisse stimmen, benutzen Sie bitte die fertigen Lösungen, die Ihnen unter Digitale Extras selbstverständlich auch angeboten werden.

Im Kapitel 4 »Kontenrahmen und Kontenplan« werden die auf DATEV basierten Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 eingeführt und von nun an bei allen Buchungen verwendet.

Sie finden die beiden Kontenrahmen unter Digitale Extras. Da in der Unternehmenspraxis immer nur ein bestimmter Kontenrahmen verwendet wird, ist es hilfreich, wenn Sie sich auch jetzt für einen der beiden Kontenrahmen entscheiden, ihn ausdrucken und für die weiteren Beispiele und Aufgaben immer griffbereit haben.

[17]1Der Ausgangspunkt – Belege effektiv verwalten

Die wichtigste Regel in der Buchhaltung lautet:

Keine Buchung ohne Beleg!

Die Belege bilden die Grundlage der buchhalterischen Tätigkeit, die im Aufzeichnen (Buchen) von Geschäftsvorfällen besteht. Unter Geschäftsvorfällen werden alle Geldgeschäfte bzw. der Geldfluss in einem Unternehmen verstanden. Bevor Sie sich detaillierter mit dem Thema »Geschäftsvorfälle« beschäftigen, werden zunächst die einzelnen Belege sowie deren Verwaltung betrachtet.

Die Belege müssen konsequent und systematisch gesammelt, geordnet, gespeichert (falls sie Dateiform haben) und aufbewahrt werden. Diese Tätigkeit erfordert außer Ordnungssinn und Disziplin kein besonderes Fachwissen. Somit ist es theoretisch jeder Person (auch ohne Kenntnis der komplexen Hintergründe) möglich, vorbereitende Arbeiten im Rahmen der Buchführung durchzuführen.

1.1Arten von Belegen

Zu den Belegen gehören alle Schriftstücke, aus denen sich die Geschäftsvorfälle nachvollziehen lassen. Folgende Arten von Belegen können im Einzelnen unterschieden werden:

DIGITALE EXTRAS

Checkliste: Welche Belege sind für die Buchhaltung wichtig?RechnungenEingangsrechnungen – Rechnungen über die an Sie gelieferten Waren und die für Sie erbrachten Leistungen.Ausgangsrechnungen – Rechnungen über Waren, die Sie verkauft oder über Leistungen, die Sie erbracht haben.Kleinbetragsrechnungen, QuittungenMeistens handelt es sich dabei um Belege, die maschinell über eine Registrierkasse oder aber per Hand ausgestellt werden, z. B. Tankquittungen, Taxi- oder Portobelege.FahrausweiseZu den Fahrausweisen gehören Beförderungsausweise in Form von Bus-, Bahn- oder Flugtickets.[18]Checkliste: Welche Belege sind für die Buchhaltung wichtig?Kontoauszüge der BankJe nach Bank sehen die Kontoauszüge grafisch unterschiedlich aus, enthalten aber immer die gleichen Informationen: Stammdaten:Angaben über die Bank (Bankname, BIC) Angaben über den Kontoinhaber (Firmenbezeichnung oder Name/Vorname, IBAN) Bewegungsdaten: chronologische Liste aller Umsätze (Gutschriften und Lastschriften) den aktuellen Kontostand – den SaldoVerträge Miet-, Pacht- bzw. Leasingverträge für geschäftliche Räume (Produktionshallen, Büros, Lager, Garagen), bewegliche Anlagegüter (Fahrzeuge, Maschinen etc.) oder unbewegliche Vermögensgegenstände (EDV-Lizenzen) Darlehensverträge VersicherungsverträgeEigenbelege – ErsatzbelegeIn bestimmten Situationen gibt es sog. Eigenbelege z. B. für Privatentnahmen oder wenn eine Kassenquittung verloren ging.

Jetzt muss die Liste der Belege nur noch ergänzt werden um:

Angebote (die zu einem Auftrag geführt haben),Auftragsbestätigungen,Lieferscheine (wenn sie die Belegfunktion erfüllen, s. auch Kapitel 4)Grenzpapiere, Einfuhr- und Ausfuhrnachweise (bei Auslandsgeschäften) undsonstige geschäftliche Korrespondenz, die mit der Auftragsabwicklung bzw. mit dem Geldein- oder -ausgang zusammenhängt.

1.2Die wichtigsten Belegarten im Detail

Nun kennen Sie die Regel: »Keine Buchung ohne Beleg«. Was aber müssen Sie hinsichtlich der unterschiedlichen Belegarten und über ihre Form und ihren Inhalt wissen? Welche Angaben müssen auf einer Rechnung gemacht werden? Welche Varianten von Kontoauszügen gibt es beispielsweise? Sehen Sie dazu das folgende Kapitel.

1.2.1Rechnungen

Über die grafische Form einer Rechnung entscheidet jedes Unternehmen selbst, die wesentlichen Inhalte sind jedoch durch steuerliche Vorschriften geregelt. Damit eine [19]Rechnung als ordnungsmäßig anerkannt wird, muss sie gem. § 14 Abs. 4 UStG bestimmte Angaben enthalten. Betrachten Sie folgende Abbildung einer Musterrechnung:

Abb. 1: Rechnungsmuster gem. § 14 Abs. 4 UStG

Folgende Checkliste fasst zusammen, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen. Die Nummerierung korrespondiert mit den Zahlen in Abbildung 1. Nur die Zahl 9 ist in der Abbildung nicht enthalten, da es sich im dargestellten Beispiel nicht um ein Grundstück bzw. Gebäude handelt.

[20]DIGITALE EXTRAS

Checkliste: Notwendige Inhalte einer Rechnung1Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.2Die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.3Das Ausstellungsdatum der Rechnung.4Die fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.5Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung.6Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Im Falle von Anzahlungen, die in der Endrechnung abgezogen werden, der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern dieser feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.7Das nach den Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.8Der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.9Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht beim Leistungsempfänger.

Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen.

1.2.2Kleinbetragsrechnungen, Quittungen

Nicht bei allen Rechnungen gelten die strengen Vorschriften. Bei Rechnungen bzw. Quittungen, in denen der Gesamtbetrag (inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer) 250 EUR nicht übersteigt, reichen folgende Angaben (§ 33 UStDV):

der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,das Ausstellungsdatum,die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung,das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

[21]Auf dem unten abgebildeten Tankbeleg sind alle notwendigen Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung gut erkennbar:

Abb. 2: Tankbeleg

1.2.3Fahrausweise

Für Fahrausweise gelten ebenfalls separate Vorschriften (§ 34 UStDV). Fahrausweise sind dann ordnungsmäßige Rechnungen, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt,das Ausstellungsdatum,das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe,den anzuwendenden Steuersatz, wenn die Beförderung nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegt,bei der grenzüberschreitenden Beförderung einen Hinweis darauf.

Ein Fahrausweis kann ebenfalls die Form der elektronischen Rechnung haben, wenn er online, z. B. über die Homepage der Deutschen Bahn AG bestellt und danach gedruckt wird.

[22]

Abb. 3: Fahrausweis – Onlineticket

1.2.4Elektronisch übermittelte Rechnungen

Im Zeitalter der elektronischen Post ist es üblich, dass Rechnungen nicht in Papierform, sondern als E-Mail-Anhang in Form von PDFs oder sonstigen Text- bzw. Bilddateien übermittelt werden.

Jede elektronisch übermittelte Rechnung muss folgende Auflagen erfüllen:

Echtheit der RechnungsherkunftUnversehrtheit des RechnungsinhaltsLesbarkeit der RechnungAufbewahrung im Originalzustand, also als Datei (der Papierausdruck allein reicht nicht aus!)

Der Rechnungsempfänger muss nach wie vor der elektronischen Übermittlung zustimmen. Die Zustimmung erfolgt z. B. durch das Dulden dieser Übermittlungsart.

Als elektronisch übermittelt gelten auch Rechnungen, die per Standard-Telefax versendet wurden. Diese müssen unbedingt als Ausdruck aufbewahrt werden.

Für die öffentlichen Auftraggeber des Bundes gelten erweiterte Auflagen und Vorschriften gem. E-Rechnungsgesetz (Richtlinie 2014/55/EU), die seit November 2020 in Kraft getreten sind. Detaillierte Informationen zu E-Rechnung finden Sie hier: www.e-rechnung-bund.de.

[23]1.2.5Kontoauszüge der Bank

Auf dem unten abgebildeten Kontoauszug der Kürbisbank AG finden Sie alle wichtigen Stamm- und Bewegungsdaten, die in der Checkliste (s. Kapitel 1.1 »Arten von Belegen«, Zeile »Kontoauszüge«) genannt wurden:

Abb. 4: Zweispaltiger Kontoauszug

In diesem Fall handelt es sich um eine kundenfreundliche, zweispaltige Darstellung der Geldbewegungen auf dem Kontoauszug. In der Spalte Lastschrift werden alle Geldabgänge (Minderungen) und in der Spalte Gutschrift alle Geldzugänge (Mehrungen) des Kontos aufgezeichnet. Der jeweils positive Anfangs- und Endbestand – Saldo alt und Saldo neu – befinden sich in der Spalte »Gutschrift«. Würde der Bankbestand aufgrund der getätigten Zahlungen in den Minusbereich rutschen (negativer Bankbestand), wäre der Saldo neu in der Spalte »Lastschriften« dargestellt.

Die zweite Variante des gleichen Kontoauszugs ist einspaltig. Die Geldabgänge sind hier mit Minus »-« und die Geldzugänge mit Plus »+« gekennzeichnet:

Abb. 5: Einspaltiger Kontoauszug

[24]Es gibt noch eine weitere Form der einspaltigen Darstellung, in der anstatt des Minuszeichens der Buchstabe »S« und anstatt des Pluszeichens der Buchstabe »H« zu finden sind. Um diese Darstellung zu verstehen, müssen Sie das Grundwissen über die Konten der Buchhaltung erwerben, das Ihnen mein Buch Schritt für Schritt vermitteln wird. Wollen Sie sofort die Erklärung der beiden Buchstaben erhalten, schlagen Sie im Buch das Kapitel 3.2.3 »Bankkontoauszug als Aktivkonto« auf.

Abb. 6: Kontoauszug mit Soll und Haben

Die von der Bank direkt erstellten papierhaften Kontoauszüge gelten als Belege. Nimmt der Unternehmer am Onlinebankingverfahren teil, muss er die ihm im Onlineverfahren zur Verfügung gestellten Kontoauszüge in PDF-Form zusätzlich als Datei archivieren.

Achtung!

Ein bloßer Ausdruck der Liste der Umsätze eines bestimmten Zeitraums erfüllt die Belegfunktion nicht.

1.2.6Eigenbelege – Ersatzbelege

In bestimmten Situationen werden in der Buchführung Eigenbelege verwendet. Das ist meistens der Fall, wenn der Vorgang betriebsintern ist, sodass für ihn kein Fremdbeleg (Rechnung, Quittung, Kontoauszug) existiert (z. B. ein Einzelunternehmer entnimmt Geld aus der betrieblichen Kasse für private Zwecke). Der zweite Grund für die Verwendung von Eigenbelegen/Ersatzbelegen ist das Verlorengehen eines Originalbe[25]legs. Sie dürfen einen Eigenbeleg aber nur dann erstellen und verwenden, wenn die Beschaffung einer Kopie des verloren gegangenen Belegs nicht möglich ist. Ersatzbelege werden von den Finanzbehörden nur in Ausnahmefällen akzeptiert.

Eigenbelege werden in der Regel auf Blankopapier erstellt und enthalten folgende Angaben:

Datum des Geschäftsvorfalls,kurze Beschreibung (z. B. Autowäsche) undGesamtbetrag ohne Angaben zur Umsatzsteuer (die Umsatzsteuer aus Eigenbelegen darf in der Buchhaltung nicht berücksichtigt werden, hierzu weiter im Kapitel 5.7.3 »Vorsteuerabzug bei Soll- und Ist-Versteuerung«).

1.3Schaffen Sie Ordnung bei Büchern und Belegen

In jedem Unternehmen sammeln sich im Laufe eines Jahres große Mengen an Belegen. Die Belege dürfen nicht verloren gehen und ihre Ablage muss so strukturiert sein, dass einzelne Belege jederzeit schnell und einfach auffindbar sind. Nachfolgend erhalten Sie einfache Tipps zur Ablagestruktur sowohl von den typischen, papierhaften Belegen als auch von Belegen, die auf elektronischem Weg (als Dateien) erstellt und übermittelt wurden.

1.3.1Papierhafte Belege

Schnellablage – eine erste Zwischenstation für Belege

Das Ablagesystem sollte so aufgebaut sein, dass auch in einem hektischen unternehmerischen Alltag eine sofortige Trennung verschiedenartiger Belege – wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und sonstige Unterlagen – möglich ist. Am besten eignen sich hierzu Ablagefächer (Kästchen, Schubladen), in die die Belege nach Themen getrennt zunächst einfach »hineingeworfen« werden.

Für die Buchhaltung sollten Sie mindestens folgende getrennte Ablagefächer verwenden:

für Eingangsrechnungenfür Ausgangsrechnungenfür Kassenbelegefür Kontoauszüge

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Abb. 7: Schnellablage von Belegen

So abgelegte Belege werden später – je nach Umfang – täglich oder einmal pro Woche bzw. einmal pro Monat in die endgültige Ablage eingeordnet.

Die endgültige Ablage

Um das System der endgültigen Ablage zu veranschaulichen, kann man sie mit einer Buchhandlung vergleichen. Jede ordentliche Buchhandlung hat ein für die Kunden leicht überschaubares System, nach dem sie das umfangreiche Sortiment ordnet, z. B. Romane (alphabetisch nach Autorennamen), Reiseführer (nach Ländern), Kinderbücher (nach Alter) etc. Die Bücherregale sind beschriftet, die Bücher selbst ordentlich und mit den Titel tragenden Rücken in Richtung Kunden aufgestellt.

Eine ähnliche Systematik gilt in der Buchhaltung. Die Belege werden nach Themen und nach dem Zeitpunkt ihrer Entstehung, d. h. chronologisch geordnet. Da in der Buchhaltung kaum gebundene Ausgaben der Schriftstücke, sondern eher »Loseblattsammlungen« zu finden sind, werden hier nicht nur Regale, sondern vor allem Ordner, Mappen, Schnellhefter und anderes Registermaterial verwendet. Die Belege werden gelocht, in den Ordnern abgeheftet, die Ordnerrücken ordentlich beschriftet und das Ganze in die Regale gestellt.

Abb. 8: Ordner und Aktenschrank

[27]Das Ablagesystem organisieren

Es gibt mehrere Systeme, um Belege in den Ordnern abzulegen. In jedem Fall ist es wichtig, die Regeln des Systems konsequent einzuhalten. Nur so wird die Buchhaltung bei einer Kontrolle als ordnungsmäßig anerkannt. Hier ein Vorschlag (eine von mehreren Möglichkeiten), die Belege mit System abzulegen:

DIGITALE EXTRAS

Checkliste: Belege mit System ablegenKontoauszüge der Bank chronologisch pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach UmfangEingangsrechnungen alphabetisch nach Lieferantennamen oder numerisch nach Lieferantennummern hinsichtlich jedes einzelnen Lieferanten – chronologisch nach Datum der Eingangsrechnung oder der Zahlung pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach UmfangAusgangsrechnungen alphabetisch nach Kundennamen oder numerisch nach Kundennummern hinsichtlich jedes einzelnen Kunden – chronologisch nach Datum der Rechnung oder der Zahlung pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach UmfangKassenbelege chronologisch nach Datum des Geldflusses einzelne Monate (oder Quartale) mit Trennblättern voneinander trennen pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach UmfangVerträge nach Vertragsart z. B. Versicherungsverträge, Mietverträge, Leasingverträge Verträge nicht nach Jahren ordnen jeder Vertrag sollte komplett von der Police über die Vertragsänderungen bis zur Kündigung sofort nachvollziehbar sein gekündigte oder abgelaufene Verträge sollen in einem separaten Ordner abgelegt werdenAngebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen wie Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen – nach Alphabet und dann chronologisch pro Geschäftsjahr ein oder mehrere Ordner, je nach UmfangGeschäftskorrespondenz nach Adressat und dann chronologisch hier können auch mehrere Jahre in einem Ordner abgelegt werden

[28]Tipp

Für papierhafte Ablagesysteme gilt folgende Regel: Der älteste Beleg ist immer ganz unten, der neueste ganz oben. Soll ein weiterer Beleg hinzugefügt werden, muss der bisherige Belegstapel nicht jedes Mal umgeschlagen werden.

Systematisch abgelegte Belege sind die Grundlage für die eigentliche buchhalterische Tätigkeit – für das Erfassen der Geschäftsvorfälle.

1.3.2Elektronische Belege

Mit elektronischen Belegen haben Sie entweder von Anfang an zu tun, z. B., indem Sie eine Rechnung per E-Mail im PDF-Format erhalten, oder Sie haben einen ursprünglich papierhaften Beleg für Zwecke der Archivierung digitalisiert (eingescannt).

Egal, auf welchem Wege die Belege zu Dateien wurden, Ihre Aufgabe besteht darin, die Dateien so zu verwalten, dass die digitalisierten Belege im elektronischen Ablagesystem ohne größeren Aufwand jederzeit gezielt wiedergefunden, angezeigt bzw. erneut gedruckt und der chronologischen Liste aller Buchungen (dem Journal) zugeordnet werden können.

Die Tendenz zum platzsparenden, papierlosen Büro ist seit Jahren steigend. Auf dem Softwaremarkt finden Sie mittlerweile unzählige Anbieter von EDV-Lösungen für die Verwaltung der digitalisierten Belege. Suchen Sie im Internet nach dem Begriff »Archivierungssoftware«, um eine passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

1.4So lange müssen Bücher und Belege aufbewahrt werden

Während die Bücher in einer Buchhandlung nur kurzfristig verbleiben sollen, müssen die Buchungsbelege in der Buchhaltung zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Ergebnisse der Buchhaltung in Form von Jahresabschlüssen (Bilanz, Inventar) müssen ebenfalls zehn Jahre und im Original aufbewahrt werden.

Geschäftliche Korrespondenz (empfangene Handelsbriefe und Kopien der abgesandten Handelsbriefe) müssen in einem Zeitraum von sechs Jahren verfügbar sein.

Für Lieferscheine gilt seit dem 01.01.2017 folgende Regel: Erfüllt ein Lieferschein die Belegfunktion, muss er zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Ansonsten können Lieferscheine vernichtet werden.

[29]Wie Sie bereits wissen, ist es zulässig, die Belege der Buchhaltung in digitalisierter Form aufzubewahren. Auch für die digitalisierten Belege (Dateien) gelten Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren.

Seit 01.01.2020 gibt es eine neue Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Sie gilt für elektronisch erstellte und auf Datenträger gespeicherte Steuerunterlagen (verschiedene Berichte der verwendeten Buchhaltungssoftware, z. B. Summen-/Saldenlisten, Sachkonten, etc.), wenn ein Systemwechsel stattgefunden hat.

Aufbewahrungsfristgilt für6 Jahre Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben (Kopien) der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Zu den Handels- bzw. Geschäftsbriefen zählen z. B.: Angebote, die zu einem Auftrag geführt habenAuftragsbestätigungenMahnbescheide10 Jahre Alle Buchungsbelege, Kontenblätter, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Organisationsunterlagen (z. B. Dienstpläne für das Personal, Kontenrahmen der Buchhaltung) Lieferscheine, falls sie die Funktion der Buchungsbelege erfüllenWichtig!Dient die Rechnung als Buchungsbeleg, darf der ihr vorausgegangene Lieferschein mit dem Eingang bzw. Ausgang der Rechnung vernichtet werden.5 Jahre (neu)Datenträger mit elektronisch erstellten und gespeicherten Steuerunterlagen, wenn ein Systemwechsel stattgefunden hat, z. B. Wechsel der Buchhaltungssoftware oder Auslagerung der Buchhaltung (z. B. zum Steuerberater oder zum externen Buchhaltungsbüro)Die neue Aufbewahrungsfrist gilt für die Daten, für die die Aufbewahrung am 01.01.2020 (bzw. mit Ablauf des 31.12.2019) beginnt.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg bzw. die Aufzeichnung über diesen Beleg entstanden ist.

Beispiel 1: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für Belege?

Kassenbeleg vom 25.06.2021Aufbewahrungsdauer:10 JahreBeginn der Aufbewahrungspflicht:mit Ablauf 31.12.2021Ende der Aufbewahrungspflicht:mit Ablauf 31.12.2031

[30]Beispiel 2: Wie errechnen Sie die Aufbewahrungszeit für geschäftliche Korrespondenz?

Auftragsbestätigung vom 03.07.2021Aufbewahrungsdauer:6 JahreBeginn der Aufbewahrungspflicht:mit Ablauf 31.12.2021Ende der Aufbewahrungspflicht:mit Ablauf 31.12.2027

1.5Geschäftsvorfälle richtig aufzeichnen

Wie bereits am Anfang des Kapitels gesagt, bildet das Aufzeichnen (Buchen) von Geschäftsvorfällen anhand von Belegen den Kern der buchhalterischen Tätigkeit.

Welche Belege es gibt und wie sie für diese Aufzeichnung vorbereitet werden, wurde ebenfalls erläutert. Das folgende Kapitel befasst sich damit, wie Geschäftsvorfälle korrekt aufgezeichnet werden.

1.5.1Arten von Geschäftsvorfällen

Zu den laufenden Geschäftsvorfällen eines Unternehmens gehören unter anderem folgende Vorgänge:

Schaffung betrieblicher Grundlagen: Kauf von immateriellen Werten (z. B. Lizenzen), Grundstücken, Gebäuden, technischen Anlagen, Maschinen, FahrzeugenEinkauf von Waren, Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffen, Bezug von Leistungenverschiedene Aufwendungen: Personalaufwendungen Raumkosten Werbe- und Reisekosten Verwaltungskosten und sonstige KostenUmsätze aus dem Verkauf von Waren und LeistungenEntstehung und Rückzahlung von VerbindlichkeitenEntstehung und Begleichung von Forderungen

Darüber hinaus gibt es noch eine ganze Reihe von Geschäftsvorfällen, die nicht mit dem laufenden Geschäft zu tun haben, sondern zu den sog. Jahresabschlussarbeiten gehören und meistens von Steuerberatern oder Bilanzbuchhaltern durchgeführt werden. Dazu gehören:

[31] Ermitteln und Buchen von Abschreibungenzeitliche Abgrenzungen (sog. Rechnungsabgrenzungen)Bewerten des Umlauf- und AnlagevermögensBilden von Rückstellungen

Zu den sinnvollen und für das spätere Nachvollziehen notwendigen Inhalten einer Aufzeichnung bei einer EDV-gestützten Buchführung gehören:

DIGITALE EXTRAS

Checkliste: Inhalt von Aufzeichnungen✓• Datum des Beleges□• bei Eingangsrechnungen – wer hat die Rechnung ausgestellt (Lieferantenname)?□• bei Ausgangsrechnungen – wer erhält die Rechnung (Kundenname)?□• Rechnungsnummer□• Kurzbezeichnung für die Lieferung bzw. Leistungsart (Warenkauf, Warenverkauf, Werbung, Reinigung, Reparatur etc.). Anstatt der Bezeichnung in Worten wird bei einer EDV-gestützten Buchführung eine numerische Verschlüsselung – die Kontonummer – verwendet.□• Gesamtbetrag (Bruttobetrag) in Euro□• Umsatzsteuer (7 %, 19 % oder steuerfrei)□• Datum der Zahlung□

1.5.2Das Kassenbuch als Aufzeichnungsmuster

Das beste Beispiel für die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle bietet das Kassenbuch. Trotz der Allgegenwärtigkeit der Computer werden Kassenbücher in der Praxis immer noch sehr oft handschriftlich geführt.

Das Kassenbuch führen

Im Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, bei denen das Geld bar geflossen ist. Im von Hand geführten Kassenbuch kann man auf umsatzsteuerliche Details verzichten, es reicht die Angabe des Gesamtbetrags, der ausgegeben (Ausgaben) bzw. vereinnahmt (Einnahmen) wurde. Der auf dem Papier ermittelte Kassensaldo (Kassenbestand) muss unbedingt mit dem tatsächlichen Geldbestand der Kasse (Summe aller Geldscheine und Münzen) übereinstimmen.

[32]

Abb. 9: Kassenbuch

In dem Beispiel in Abb. 9 sind folgende Geschäftsvorfälle im Monat Januar aufgezeichnet worden:

Der Kassenbestand vom Vormonat (zugleich Vorjahr) beträgt 1.000 EUR (Spalte Vortrag/Einnahmen). Hierzu ist kein Beleg vorhanden. Die Belegfunktion erfüllt das Kassenbuch vom Monat Dezember des Vorjahres, das mit diesem Kassenbestand endete.02.01. Kauf von Briefmarken für 120 EUR (Spalte: Ausgaben) Der dazugehörende Beleg erhält die Nummer 1 und wird im Ordner »Kassenbelege« als erster Beleg abgeheftet.05.01. Ein betriebliches Fahrzeug wurde für 80 EUR betankt (Spalte: Ausgaben). Der dazugehörende Beleg wird als Nr. 2 abgeheftet.09.01. Verkauf von Waren bzw. Leistungen an den Kunden Meier Anton (Spalte: Einnahmen). Der Kunde hat die Rechnung Nr. 102 erhalten. Eine Kopie dieser Rechnung wird unter den Kassenbelegen mit der Nr. 3 abgeheftet, die zweite Kopie könnte zusätzlich im Ordner »Ausgangsrechnungen« unter dem Buchstaben »M« (Kundenname Meier) mit dem Vermerk »Bar bezahlt am 09.01.« abgelegt werden.12.01. Kauf von Büromaterial für 105 EUR (Spalte: Ausgaben) Der dazugehörende Beleg wird als Nr. 4 im Ordner »Kassenbelege« abgeheftet.

Nach diesen Geschäftsvorfällen beträgt der rechnerische Kassensaldo 1.045 EUR und muss mit dem tatsächlichen Geldbestand in der Kasse übereinstimmen.

[33]Achtung

Wenn ein Kassenbeleg später eingereicht wird, sodass das Datum des Belegs nicht mit dem Datum des Geldflusses in der Kasse übereinstimmt, wird der Vorgang immer mit dem Datum der Geldbewegung erfasst.

Beispiel 3: Wie behandeln Sie einen nachgereichten Kassenbeleg?