Schnelleinstieg in die SAP-Einkaufsprozesse (MM) E-Book

Claudia Jost

• Herausgeber: Espresso Tutorials
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 121

Veröffentlichungsjahr: 2016

Beschreibung

Lernen Sie die Grundlagen des Einkaufsprozesses in SAP ERP kennen. Das in diesem Buch mit vielen SAP-Screenshots illustrierte durchgängige Beispiel führt Sie durch alle wichtigen Teilschritte des Hauptprozesses im Material Management (MM): Sie starten mit den grundlegenden Einstellungen in den Kreditorenstammdaten und betrachten die Bestellanforderung bis hin zur Bestellung. Auf diesen Grundlagen aufbauend verfolgen Sie den dazu passenden Wareneingang und alle notwendigen Maßnahmen in der sich anschließenden Rechnungsprüfung. Die Autorin möchte Sie vor allem als Ratgeberin für das Zusammenspiel dieser einzelnen Prozessschritte begleiten. Die 2. Auflage wurde besonders im Hinblick auf den Freigabeprozess und das Gutschriftsverfahren erweitert. Sie finden weiterhin umfangreiche Tipps und Tricks, die den Arbeitsalltag erleichtern sowie eine ausführliche Beschreibung des Einkaufsinfosatzes und einen ersten Einstieg in den Materialstamm.

• Kompaktes Handbuch für den Einkaufsprozess mit SAP
• Stammdaten, Bestellanforderung, Wareneingang und Rechnungsprüfung
• Erleichterungen und Prozessoptimierungen für den Arbeitsalltag
• 2., erweiterte Auflage inklusive Freigabeprozess und Gutschriftsverfahren

Leseprobe

Claudia Jost

Schnelleinstieg in die SAP®-Einkaufsprozesse (MM)

Zweite, erweiterte Auflage

ISBN:978-3-9601-2771-0 (ePUB)Lektorat:Anja AchillesKorrektorat:Christine WeberCoverdesign:Philip Esch, Martin MunzelCoverfoto:Fotolia # 98047186 | KurhanSatz & Layout:Johann-Christian Hanke

Alle Rechte vorbehalten

2. Aufl. 2016, Gleichen

© Espresso Tutorials GmbH

URL:www.espresso-tutorials.com

Das vorliegende Werk ist in allen seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion und der Vervielfältigung. Espresso Tutorials GmbH, Bahnhofstr. 2, 37130 Gleichen, Deutschland.

Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text und Abbildungen verwendet wurde, können weder der Verlag noch Autoren oder Herausgeber für mögliche Fehler und deren Folgen eine juristische Verantwortung oder Haftung übernehmen.

Feedback: Wir freuen uns über Fragen und Anmerkungen jeglicher Art. Bitte senden Sie diese an: [e-mail].

Willkommen bei Espresso Tutorials!

Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.

Kennen Sie schon unser Forum? Hier erhalten Sie stets aktuelle Informationen zu Entwicklungen der SAP-Software, Hilfe zu Ihren Fragen und die Gelegenheit, mit anderen Anwendern zu diskutieren: http://www.fico-forum.de.

Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

Ingo Licha: Rechnungsprüfung mit SAP® ERP (MM)

http://5026.espresso-tutorials.com

Daniel Niemeyer: Schnelleinstieg in SAP® SRM – Supplier Relationship Management

http://5032.espresso-tutorials.com

Matthew Johnson: SAP® Material Master—A Practical Guide

http://5028.espresso-tutorials.com

Björn Weber: Bedarfsplanung in der Produktion mit SAP® PP

http://5057.espresso-tutorials.com

Ingo Licha: Bestandsführung und Kontenfindung in SAP® ERP MM

http://5058.espresso-tutorials.com

Simone Bär: SAP® Agenturgeschäft (LO-AB): Zentralregulierung, Bonus und Provision

http://5061.espresso-tutorials.com

Ingo Licha: Einkaufsorientierte Bedarfsplanung mit SAP®

http://5084.espresso-tutorials.com

Tobias Götz, Anette Götz: Practical Guide to Transportation Management with SAP®

http://5082.espresso-tutorials.com

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelseite

Copyright / Impressum

Willkommen

Vorwort

Danksagung

1 Einführung in das SAP-Modul Materials Management (MM)

2 Der Hauptprozess in SAP MM

2.1 Allgemeine Arbeitshinweise zur Verwendung des SAP-Systems

2.2 Anlage eines Kreditorenstamms

2.3 Erstellen einer Bestellanforderung

2.4 Umwandlung der Banf

2.5 Wareneingangserfassung

2.6 Eingangsrechnungsprüfung

3 Prozessoptimierungen

3.1 Der Freigabeprozess

3.2 Automatische Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen

3.3 Das Gutschriftverfahren

4 Instrumente zur Arbeitserleichterung oder »Vom einfachen Anwender zum Power-User«

4.1 Der Materialstammsatz – Einkauf/Disposition

4.2 Der Einkaufsinfosatz

4.3 Arbeiten mit der Belegübersicht

4.4 Anlegen von Favoriten

4.5 Hilfreiche Auswertungsfunktionen

5 Zusammenfassung

A Die Autorin

B Disclaimer

Vorwort

Eine Vielzahl an Unternehmen in Deutschland verwendet SAP als ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning), um ihre Ressourcen, wie z.B. Materialien und Fertigungskapazitäten, optimal zu planen und einzusetzen. Fast alle dieser Unternehmen bedienen sich der SAP-Module FI und CO für ihre Finanzprozesse. Aber auch in deren Materialwirtschaft ist SAP mit dem Modul »Materials Management«, kurz MM, längst angekommen.

In diesem Tutorial möchte ich Ihnen, ob Einsteiger in der Beschaffung oder Studierender, das Modul MM aus der Sicht eines Anwenders näherbringen. Die Lektüre soll Sie in die Lage versetzen, den operativen Hauptprozess im Modul eigenständig durchzuführen.

Sie erwartet keine umfassende Darstellung aller Möglichkeiten, sondern eine Auswahl der häufig verwendeten Funktionen in einem kompletten Beschaffungsprozess – vom Aufbau einer Bestellanforderung bis zur Buchung der Lieferantenrechnung. Des Weiteren werden Sie Hinweise zur Prozessverbesserung und der persönlichen Arbeitserleichterung finden.

Ich habe meine Erläuterungen darauf konzentriert, dass der Prozess im SAP-Standardsystem fehlerfrei durchgeführt werden kann. Erläuterungen zu möglichen Stammdaten wie Materialstamm und Einkaufsinfosatz finden Sie im Exkurs, da Sie eine Bestellung grundsätzlich auch ohne die Anlage dieser Grunddaten aufbauen und abrechnen können. Ergänzende Tipps, die über die Standardanwendung hinausgehen, dienen der bequemeren Handhabung im täglichen Umgang mit dem SAP-System bzw. der Verbesserung der Prozessqualität.

Danksagung

Als Erstes möchte ich mich bei Herrn Munzel von Espresso Tutorials bedanken, der mir die Gelegenheit gegeben hat, meine Erfahrungen mit SAP in einem Buch niederzuschreiben. Ein herzlicher Dank an seine Frau, die den Kontakt überhaupt erst herstellte.

Ein weiterer Dank geht an Frau Achilles, die dem Buch als Lektorin den letzten Schliff gab.

Danken möchte ich von Herzen dem »Systemadministrator meines Vertrauens«, der mich an die Technik herangeführt hat und mich immer wieder ermutigt, neugierig zu sein.

Und ich möchte natürlich ganz besonders meiner Familie danken, die mich im Alltag und bei meinen Projekten unterstützt, indem sie mir den Rücken freihält.

Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.  

Beispiel

Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.  

Achtung

Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.

Zum Abschluss des Vorworts noch ein Hinweis zum Copyright: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots liegen bei der SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, darauf unter jedem Screenshot gesondert hinzuweisen.

1   Einführung in das SAP-Modul Materials Management (MM)

Dieses Tutorial soll Ihnen einen ersten Überblick über das SAP Modul Materials Management (MM) geben und wird Sie in die Lage versetzen, den operativen Hauptprozess im Modul MM eigenständig durchzuführen.

Materials Management kann für den deutschen Sprachgebrauch mit Materialwirtschaft gleichgesetzt werden. Die Aufgaben der Materialwirtschaft werden beschrieben in den »6 R«:

die richtige Ware

in der richtigen Menge

zum richtigen Preis

zur richtigen Zeit

in der richtigen Qualität

an den richtigen Ort zu bringen.

Folgende Hauptfunktionen ordnen wir der Materialwirtschaft zu:

Der

Einkauf

, der die Bezugsquelle festlegt, sodass eine Bestellanforderung bzw. eine Bestellung aufgebaut werden können. Hier erfolgt auch das Controlling des Bestellprozesses (Auftragsbestätigungen, Lieferungen etc.).

Im Rahmen der

Lagerverwaltung und Bestandsführung

erfolgt die Buchung von Wareneingängen und Reservierungen.

In der

Eingangsrechnungsprüfung

werden die Lieferantenrechnungen erfasst und die Angaben der Rechnungen gegen die Angaben in den Bestellungen geprüft, wie z.B. Preise oder Zahlungsziele. Treten keine Abweichungen auf, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Im Bereich

Bewertung

werden Materialpreisänderungen für die Bilanzbewertung und die Ist-Kalkulation vorgenommen.

Materialzählungen, die Erfassung von Inventurbelegen und ggf. die Differenzbuchungen gehören zum Cluster

Inventur

.

In diesem Tutorial werden Ihnen verschiedene Begriffe begegnen, die der Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu diversen Unternehmenseinheiten dienen. Deren Verflechtungen und Beziehungen werden im Customizing eines SAP-Systems abgebildet. Da sie aber stark von der Struktur des Unternehmens abhängen, können sie nicht als allgemeingültig gelten. Dennoch möchte ich Ihnen im Folgenden kurz die wichtigsten organisatorischen Begriffe erläutern.

Mandant

: oberste Organisationseinheit, die handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch eine eigenständige Einheit ist.

Buchungskreis

: wird gewöhnlich für die kleinste rechtlich abgeschlossene Einheit verwendet.

Werk

: Einheit, die das Unternehmen aus Sicht der Disposition, Beschaffung und Produktion gliedert. Innerhalb eines Unternehmens kann ein Werk als Lieferant für ein anderes Werk auftreten. Dies kann beispielsweise eine Serviceeinheit sein.

Einkaufsorganisation

: die Einkaufsprozesse durchführende Einheit innerhalb der Logistik.

Lagerort

: organisatorische Einheit, die der Unterscheidung von Unternehmenseinheiten dient, in denen Materialien lagern. Auf der Basis von Lagerorten kann auch die Bestandsverantwortung unterschieden werden (z.B. Werksbestand vs. Lieferantenbestand).

Einkäufergruppe

: Personen oder Personengruppen, die innerhalb der Beschaffung für definierte Produktgruppen, Lieferanten oder Prozesse verantwortlich sind.

Aufgrund unternehmensspezifischer Customizing-Einstellungen kann es Abweichungen zu Ihrem System geben.

2   Der Hauptprozess in SAP MM

Im folgenden Kapitel möchte ich Sie Schritt für Schritt durch den Beschaffungsprozess führen, damit Sie diesen selbstständig in Ihrem System nachvollziehen können.

Der sehr hohe Anteil an Unternehmen, die das Modul MM einsetzen, ist ein Indikator für den besonderen Stellenwert, den die Warenwirtschaft im Unternehmen einnimmt, und unterstreicht damit die Bedeutung eines gut organisierten Materialmanagements als Bedingung für den Geschäftserfolg. Eine gezielte Planung und Steuerung der Materialflüsse sowie eine regelmäßige Bedarfsermittlung und -deckung sind bedeutende Erfolgsfaktoren gerade in schnellen Märkten, die hohe Flexibilität bei geringer Lagerhaltung erfordern. Kunden setzen eine 100%ige Lieferfähigkeit und -treue voraus.

Der Einsatz eines SAP-Systems bei der Abwicklung von Bestellungen führt dazu, dass Rechnungen nicht mehr ohne Bestellbezug verbucht werden können. Dies ist gerade in großen Unternehmen für die Sicherstellung der Korrektheit von Rechnungen sowie der daraus erfolgenden Transparenz mit einzuhaltendem Vier-Augen-Prinzip wichtig, die auch von Wirtschaftsprüfungsunternehmen gefordert wird.

Eine zusätzliche Anforderung an das ERP-System ist die genaue Abbildung der vorhandenen Bestände, Lagerverweildauern sowie der zukünftigen Verfügbarkeit von Waren und Dienstleistungen.

In diesem Tutorial beschränke ich mich auf den wesentlichen Beschaffungsprozess im Bereich MM, der auch von Unternehmen ohne eine komplexe Supply-Chain-Organisation angewendet wird. Diesen »Hauptprozess« stellt Abbildung 2.1 in standardisierter Form dar.

Abbildung 2.1: Der Beschaffungsprozess allgemein

Unter dem »Hauptprozess« verstehe ich im Einzelnen:

die Anlage eines Kreditorenstamms,

den Aufbau einer Bestellanforderung (

Banf

),

die Umwandlung der Banf in eine Bestellung,

die Buchung des Wareneingangs und

die Einbuchung der Lieferantenrechnung.

Favoriten anlegen

Sie können Transaktionen über den Menübaum »suchen« oder den Transaktionscode direkt eingeben. Im täglichen Geschäft empfiehlt es sich, häufig genutzte Transaktionen als Favoriten zu hinterlegen. Diese können, wie im Windows Explorer, auch in Ordnern verwaltet werden (siehe dazu Abschnitt 4.4).

Grundsätzlich kann man sagen, dass mit steigender Datenqualität (= Vollständigkeit und Richtigkeit) im SAP-System auch die Prozessqualität zunimmt. Gleichzeitig sinken die Prozesszeiten, weil Rückfragen und Klärungen reduziert bzw. im besten Fall vermieden werden.

2.1   Allgemeine Arbeitshinweise zur Verwendung des SAP-Systems

Bevor ich in den Geschäftsprozess »Bestellung« einsteige, möchte ich Ihnen gern einige Buttons und Schaltflächen des SAP-Systems erklären, die Ihnen immer wieder begegnen werden.

Durch Anklicken des »grünen Hakens« bestätigen Sie Ihre Eingaben. Sollten in dem Formular, das Sie bearbeiten, noch fehlende oder fehlerhafte Eingaben sein, werden Ihnen diese daraufhin angezeigt. Sind alle Eingaben vollständig und korrekt, erscheint keine weitere Meldung und Sie können den Beleg speichern.

Über das Speichern mithilfe des Buttons können Sie beispielsweise Bestellungen abschließend sichern. Nachdem Sie beim Aufbau einer Bestellung diesen Button anklicken, wird die Bestellung erstellt und Sie erhalten am unteren Bildschirmrand einen Texthinweis, der die Bestellnummer enthält.

Bevor Sie Ihre Eingaben mit dem Button sichern, können Sie diese zunächst prüfen. Wenn Sie den Button anklicken, erscheinen alle Meldungen zur Position. Ob Meldungen vorliegen, erkennen Sie an dem Symbol der (Warn-)Glocke . Alternativ zur Warnglocke kann auch dieser Button eingeblendet sein.

Mithilfe der Icons zum Aufklappen bzw. Zuklappen können Sie sich Detailinformationen anzeigen lassen bzw., aus Gründen der Übersichtlichkeit, auch wieder schließen.

Innerhalb einer Transaktion können Sie durch Verwendung dieses Buttons vom Anzeige- in den Änderungsmodus wechseln, und umgekehrt.

Um einen neuen Beleg zu erstellen, nutzen Sie diesen Button .

Die Mülltonne können Sie einsetzen, um Positionen aus Banfen zu entfernen. Dazu markieren Sie die entsprechende Zeile und drücken dann den Button.

Die Ampelfarbe zeigt an, in welchem Bearbeitungsstatus sich beispielsweise eine Bestellung befindet:

   Die rote Ampel besagt, dass der Beleg noch nicht mit allen notwendigen Daten gefüllt wurde. Welcher Eintrag fehlt, wird Ihnen durch einen Doppelklick auf das Ampelsymbol angezeigt. Bei einer Bestellung können dies das Lieferdatum, die -menge oder auch eine Kontierung sein. Ein Speichern und damit Erstellen der Bestellung ist nicht möglich.

   Bei der gelben Ampel handelt es sich um einen (Warn-)Hinweis. Sie erscheint z.B., wenn das eingetragene vom errechneten Lieferdatum abweicht, oder aber der Preis nicht dem im System hinterlegten entspricht. In diesem Status können Sie die Bestellung speichern.

   Die grüne Ampel zeigt an, dass alle notwendigen Eingaben vorliegen und es keine Abweichung von den im System hinterlegten Grunddaten, vom Infosatz oder Materialstamm gibt. Die Bestellung kann gespeichert werden.

Über die Schaltfläche starten Sie eine Auswertung, wie z.B. die Listanzeige der Bestellungen.

Sie können in SAP bis zu acht Modi parallel öffnen. Ein Modus ist ein Bearbeitungsfenster. Wenn Sie mehrere Tätigkeiten in unterschiedlichen SAP-Funktionen ausführen möchten, sollten Sie mehrere Modi starten. So können Sie in einem Modus den Aufbau einer Bestellung bearbeiten und in einem anderen die Listanzeigen der Einkaufsinfosätze aufrufen. Sie erleichtern sich dadurch die Arbeit, indem Sie nur zwischen den Fenstern wechseln, nicht aber eine Bearbeitung beenden müssen.

Durch eine Transaktion erstellen Sie Datenbankeinträge in SAP. Mit dem Begriff Transaktion bezeichnet man in SAP im allgemeinen Sprachgebrauch auch Auswertungen. Der Transaktionscode ist die Zeichenfolge, mit der Sie eine Funktion im SAP-System aufrufen können. Aus einer Transaktion heraus wählen Sie dieses Zeichen , und ein neuer Modus öffnet sich.

Arbeiten in mehreren Modi

Wenn Sie mit mehreren Modi parallel eine Bestellung oder eine Materialnummer bearbeiten, so müssen Sie einen Modus speichernd abgeschlossen haben, da das Material oder die Bestellung sonst für die Bearbeitung gesperrt ist. Dies ist in der Datenbanklogik von SAP begründet.

2.2   Anlage eines Kreditorenstamms

Der Kreditorenstamm ist im SAP-System zwingend notwendig, um die Geschäftsvorfälle einem Konto zuzuordnen. Der Kreditorenstamm kann temporär sein. Das ist sinnvoll, wenn z.B. nur ein Geschäftsvorfall für den betreffenden Lieferanten erwartet wird. In diesem Fall wird ein CPD-Lieferant (= Conto pro Diverse) angelegt. Das dient dazu, die Anzahl der Kreditorenstämme zu reduzieren. Werden mehrere Geschäftsvorfälle zu einem Lieferanten erwartet, so erfolgt die Anlage eines dauerhaften Kreditorenstamms.

Der Kreditorenstamm besteht aus den folgenden Teilen:

einem

Einkaufsteil

(Anlage mit der Transaktion

MK01

), der alle für den Aufbau einer Bestellung notwendigen Daten enthält,

einem

Buchhaltungsteil

(Anlage mit der Transaktion

FK01

), der alle für die Abwicklung der Zahlung notwendigen Daten enthält.

Gewöhnlich wird die Einkaufssicht durch die Beschaffung angelegt, um die Bestellung bei einem neuen Lieferanten platzieren zu können. Die Anlage der Buchhaltungssicht erfolgt meist durch das Rechnungswesen, sobald die Rechnung des Lieferanten mit den erforderlichen Daten vorliegt. Dieses ist u.a. durch die Trennung der Verantwortung begründet und wird von der Revision auch so eingefordert.

Nutzen von Vorlagen

Sie können Lieferanten für ähnliche oder gleiche Produktgruppen auch mit der Vorlage eines bereits vorhandenen Lieferanten anlegen. Neben der damit verbundenen Arbeitsvereinfachung kann sichergestellt werden, dass vereinbarte Standards je Produktgruppe eingehalten werden.

2.2.1   Anlegen der Einkaufssicht

In der Einkaufssicht wird dem Lieferanten ein SAP-Konto zugeordnet, auf dem die Geschäftsvorfälle verbucht werden. Ebenso werden die Daten aus dem Kreditorenstamm als Vorschlagswerte in die Bestellanforderung oder Bestellung übernommen (z.B. Zahlungsziele, Incoterms).

Der Einstieg kann über den Menüpfad SAP Menü • Logistik • Materialwirtschaft • Einkauf • Stammdaten • Lieferant • Einkauf • Anlegen (siehe Abbildung 2.2) oder direkt über die Eingabe des Transaktionscodes MK01 erfolgen (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.2: Kreditor anlegen – Einkauf

Abbildung 2.3: Kreditor anlegen: Eingabe Transaktionscode

Nachdem Sie die Transaktion MK01 aufgerufen haben, erscheint die in Abbildung 2.4 dargestellte Ansicht.

Der Einstieg in die Anlage eines Kreditorenstamms ist abhängig von den jeweiligen Systemeinstellungen. In diesem Beispiel zeige ich Ihnen, wie ein Lieferant angelegt wird. Die Lieferantennummer wird extern vergeben, d.h., sie muss bei der Anlage des Kreditorenstammsatzes eingetragen werden.

Abbildung 2.4: Anlegen Kreditor – Einstieg

Dabei müssen die ersten Eingrenzungen vorgenommen werden: Sowohl die Vergabe einer Lieferantennummer (Feld Kreditor) als auch die Eingabe der Einkaufsorganisation