Was ist eigentlich ein SAP IDoc? Versenden elektronischer Dokumente in SAP - Claudia Jost - E-Book

Was ist eigentlich ein SAP IDoc? Versenden elektronischer Dokumente in SAP E-Book

Claudia Jost

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Beschreibung

Dieses Buch für Einsteiger liefert Ihnen einen Überblick über den Aufbau und die verschiedenen Typen von SAP IDocs sowie deren Verwendung im Tagesgeschäft. Lernen Sie die Basics zur Implementierung des elektronischen Datenaustauschs (Definition von Ports, Partnervereinbarungen, Nachrichtensteuerung, Mapping) kennen. Die Autorin erläutert Ihnen die technischen Hintergründe sowie wichtigsten SAP-Transaktionen (WExx) und welche Optionen Sie wählen können, um die individuellen Anforderungen Ihrer Geschäftspartner in der Praxis zu berücksichtigen. Dabei zeigt sie auch Alternativen auf, wie Geschäftsbelege automatisiert aus SAP, ohne eine technische Anbindung an den Geschäftspartner, versendet werden können. Nach der Lektüre werden Sie in der Lage sein, mit IDocs zu arbeiten und die Fehlerbehebung eigenständig durchzuführen.

Das Buch ist modulübergreifend und für SAP-Nutzer angelegt, die, mit den Grundlagen bereits vertraut, weiteres Wissen zum elektronischen Datenaustausch aufbauen möchten.


  • Aufbau/Struktur eines IDocs
  • wichtige Transaktionen für das IDoc-Monitoring und zur Fehlerbehebung
  • elektronische Geschäftsprozesse über EDI abwickeln
  • Alternativen zu EDI im SAP-Standard

Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:

EPUB
MOBI

Seitenzahl: 127

Veröffentlichungsjahr: 2020

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Claudia Jost

Was ist eigentlich ein SAP® IDoc?

Versenden elektronischer Dokumente mit SAP

Claudia JostWas ist eigentlich ein SAP® IDoc? Versenden elektronischer Dokumente mit SAP

 

ISBN:978-3-96012-760-4 (E-Book)

Lektorat:Monika Hong

Korrektorat:Die Korrekturstube

Coverdesign:Philip Esch

Coverfoto:© D3Damon | ID 974002130 – istockphoto.com

Satz & Layout:Joh.-Christian Hanke (E-Book)

1. Auflage 2020

© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2020

URL: www.espresso-tutorials.de

 

Das vorliegende Werk ist in allen seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion und der Vervielfältigung. Espresso Tutorials GmbH, Bahnhofstr. 2, 37130 Gleichen, Deutschland.

Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text und Abbildungen verwendet wurde, können weder der Verlag noch die Autoren oder Herausgeber für mögliche Fehler und deren Folgen eine juristische Verantwortung oder Haftung übernehmen.

Feedback:Wir freuen uns über Fragen und Anmerkungen jeglicher Art. Bitte senden Sie diese an: [email protected].

Inhaltsverzeichnis

Cover
Titelseite
Copyright / Impressum
Vorwort
Danksagung
1 Einführung in die Verwendung von IDocs
2 Was ist ein IDoc?
2.1 Was bedeutet elektronischer Datenaustausch?
2.2 Definitionen und Beschreibungen
2.3 Bedeutung der verschiedenen Segmente im IDoc
3 Grundlagen zur Implemtierung des elektronischen Datenaustauschs
3.1 IDoc-Schnittstelle
3.2 Definition des Ports
3.3 Partnervereinbarung
3.4 Nachrichtensteuerung
3.5 Mapping in der Nachricht
3.6 IDoc-Erweiterung
4 SAP-Transaktionen rund um den elektronischen Datenverkehr
4.1 WE60: Dokumentation
4.2 WE57: Zuordnung von Funktionsbaustein zu logischer Nachricht und IDoc-Typ anzeigen
4.3 WE21: Portdefinition
4.4 WE20: Partnervereinbarung
4.5 WE19: Testwerkzeug für die IDoc-Verarbeitung
4.6 WE02 und WE05: IDoc-Liste
4.7 WE09: IDoc-Suche nach betriebswirtschaftlichem Inhalt
4.8 BD87: IDocs auswählen
4.9 Allgemeine Transaktionen für die Nachrichtensteuerung
5 Aufbau und Ablauf der Kommunikation
5.1 Empfang von Transaktionsdaten
5.2 Versand von Stammdaten
6 Monitoring und Fehlerbearbeitung
6.1 Wurde eine Nachricht erzeugt?
6.2 Nachrichtenfindung
6.3 IDoc-Monitoring
6.4 IDoc als Datei exportieren
6.5 Fehlerbehebung
6.6 Löschen von IDocs
7 Alternative Möglichkeiten, Dokumente und Informationen aus SAP zu versenden
7.1 Alternative zur EDI-Anbindung
7.2 Nachrichten auf Druckern in anderen Abteilungen ausgeben
7.3 Bestellungen per E-Mail versenden
7.4 Benachrichtigungen über den SAP Business Workplace versenden
8 Allgemeine Gedanken zum elektronischen Datenaustausch mit externen Geschäftspartnern
8.1 Fragestellungen zur Anbindung eines Geschäftspartners
8.2 Was muss beim elektronischen Datenaustausch mit externen Geschäftspartnern beachtet werden?
8.3 Was muss ich neben der Technik beim elektronischen Datenversand beachten?
9 Exkurs
9.1 Wie funktioniert die buchungskreisübergreifende Kommunikation?
9.2 Der Cross-Company-Geschäftsvorfall
9.3 Management by Exception
9.4 Welche Qualifier gibt es zu einem Segment?
9.5 Anlage kundeneigener Felder im SAP-Materialstamm
9.6 QuickViewer
9.7 SAP-Verknüpfungen
9.8 Business-Workplace-Verteilerlisten anlegen
10 Fazit
A Die Autorin
B Disclaimer

Willkommen bei Espresso Tutorials!

Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.

Kennen Sie schon unser Forum? Hier erhalten Sie stets aktuelle Informationen zu Entwicklungen der SAP-Software, Hilfe zu Ihren Fragen und die Gelegenheit, mit anderen Anwendern zu diskutieren: http://www.fico-forum.de.

Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

Jürgen Noe:

Schnelleinstieg in den SAP

®

Query Designer mit Eclipse

Rüdiger Deppe:

Schnelleinstieg in SAP

®

ABAP Objects

Ulrich Bähr, Axel Treusch:

Praxisbuch SAP

®

Interactive Forms und Adobe LiveCycle Designer

Christoph Lordieck:

SAP

®

-Schnelleinstieg: ABAP-Entwicklung in Eclipse

Christoph Lordieck:

Praxishandbuch BOPF – das Business Object Processing Framework im neuen SAP

®

S/4HANA Programmiermodell

Sebastian Abshoff:

Mobile Apps mit den SAP

®

Cloud Platform Mobile Services

Boris Rubarth:

Schnittstellenprogrammierung in SAP

®

ABAP

Vorwort

Mit diesem Buch möchte ich Ihnen Wissen und ein paar Tricks an die Hand geben, die Sie im täglichen Umgang mit dem elektronischen Datenaustausch benötigen oder die Ihnen helfen, den elektronischen Datenaustausch mit einem Geschäftspartner zu implementieren. Sie erhalten keine detaillierten Beschreibungen, wie Sie Partnervereinbarungen und Ports aufsetzen können (hierfür empfehle ich Ihnen das Buch »What on Earth is an SAP IDoc?« von Jelena Perfiljeva, ebenfalls erschienen bei Espresso Tutorials), dafür aber Wissen, das beim Prozess des Datenaustauschs hilfreich ist. Dieses Buch soll Sie bei der Diskussion über die Möglichkeiten der Verwendung von SAP Intermediate Documents (SAP IDocs) unterstützen und aufzeigen, welche Optionen es gibt, die individuellen Anforderungen Ihrer Geschäftspartner zu berücksichtigen. Gleichzeitig vermittelt es Ihnen technische Hintergründe, die Ihnen helfen, die Botschaften in IDocs zu entschlüsseln.

Danksagung

Als Erstes möchte ich mich bei Herrn Munzel von Espresso Tutorials bedanken, der mir wieder einmal die Gelegenheit gegeben hat, meine Erfahrungen mit SAP in einem Buch niederzuschreiben. Ein herzlicher Dank an seine Frau, die den Kontakt überhaupt erst hergestellt hat.

Ein weiterer Dank geht an Monika Hong, die dem Buch als Lektorin den letzten Schliff gegeben hat.

Danken möchte ich von Herzen dem »Systemadministrator meines Vertrauens«, der mich an die Technik herangeführt hat und mich immer wieder ermutigt, neugierig zu sein.

Schließlich möchte ich natürlich ganz besonders meiner Familie danken, die mich im Alltag und bei meinen Projekten unterstützt, indem sie mir den Rücken freihält.

In den Text sind Kästen eingefügt, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.  

Beispiel

Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.  

Achtung

Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen die weibliche.

Hinweis zum Urheberrecht

Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE sowie Adobe. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

1   Einführung in die Verwendung von IDocs

Zu Beginn möchte ich Ihnen kurz nahebringen, warum Sie überhaupt über den elektronischen Versand von Nachrichten und Dokumenten nachdenken sollten.

Die zunehmende Globalisierung und Dezentralisierung von betriebswirtschaftlichen Prozessen bei gleichzeitiger physischer Trennung von Geschäftseinheiten stellen hohe Herausforderungen für die Datenkonsistenz in Unternehmen dar. Geschäftsprozesse sind nicht auf einzelne Unternehmensteile beschränkt, sondern werden in unterschiedlichen Abteilungen oder an verschiedenen Standorten durchgeführt. Der unternehmensinterne Datenverkehr muss deshalb schnell und aufwandsarm erfolgen.

Parallel dazu wird auch die Anbindung externer Geschäftspartner vorangetrieben. Die Gründe hierfür sind nahezu die gleichen wie die oben beschriebenen.

Dieses Tutorial soll Ihnen einen Überblick über den Aufbau von IDocs, die verschiedenen IDoc-Typen und die Verwendung dieser im Tagesgeschäft vermitteln. Ebenso sollen Sie nach der Lektüre dieses Buches in der Lage sein, Prozessoptimierungen anzustoßen, erste Recherchen im Fehlerfall durchzuführen und ggf. die Fehlerbehebung eigenständig durchzuführen. Im täglichen Umgang mit SAP und den damit verbundenen Prozessen wird es Ihnen helfen, mehr über die (technischen) Hintergründe und Grundlagen von automatisierten Prozessen sowie der elektronischen Datenverarbeitung zu wissen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass einige Systemadministratoren dazu neigen, Aufwände für Änderungen zu hoch anzusetzen, und auf diese Weise versuchen, manche Umsetzung, wenn nicht zu vermeiden, so aber doch zu verschieben. Dies trifft bei weitem nicht auf alle zu. Sollten Sie in Ihrem Geschäft jedoch auf ein solches Exemplar stoßen, so sind Sie mit diesem Buch in der Lage, zum einen einzuschätzen, ob eine Aufwandsaussage der umsetzenden Abteilung realistisch ist. Zum anderen wird es Ihnen den Respekt der Technikexperten einbringen, wenn Sie die zur Umsetzung erforderlichen Schritte kennen und bei einem Change Request bereits hilfreiche Details mitgeben können.

Des Weiteren möchte ich Ihnen aufzeigen, was in der elektronischen Datenübermittlung möglich ist und wie Sie damit Ihr Tagesgeschäft von lästigen Arbeiten befreien können, um sich stattdessen auf höherwertigere Herausforderungen zu konzentrieren.

Meine beruflichen Wurzeln allgemein sowie auch meine SAP-Wurzeln liegen im Bereich Materialmanagement (MM), deshalb werden Sie vermehrt Beispiele aus diesem Prozess finden. Wenn Sie eher mit der Komponente SD arbeiten, können Sie Sender und Empfänger gedanklich vertauschen, weil alles, was wir als Kunden als sinnvoll und hilfreich erachten, Ihr Kunde höchstwahrscheinlich ebenfalls wertschätzen wird.

Da Sie sich damit beschäftigen, mehr über den elektronischen Datenaustausch zu erfahren, setze ich voraus, dass Ihnen die grundsätzliche Verwendung von SAP vertraut ist, und werde die Bedeutung von Icons etc. nicht mehr im Detail beschreiben. Falls Sie zu diesem Thema weitere Informationen benötigen, möchte ich Ihnen das Buch »Schnelleinstieg in SAP« von Sydnie McConnell (2., erweiterte Auflage, Espresso Tutorials) ans Herz legen.

2   Was ist ein IDoc?

Einführend möchte ich Ihnen allgemeine Informationen zum IDoc, zu dem Aufbau und dem Inhalt der verschiedenen IDoc-Segmente sowie zur Versendung von IDocs liefern.

2.1   Was bedeutet elektronischer Datenaustausch?

Wenn ein Geschäftspartner Sie um die Einführung eines elektronischen Datenaustauschs bittet, kann dies darin begründet liegen, dass er als Naturschützer den Papierverbrauch senken möchte. Am wahrscheinlichsten ist jedoch, dass Ihr Kunde oder Lieferant, Ihre Bank oder welcher Dienstleister es auch immer sein mag, daran interessiert ist, Aufwand zu reduzieren. Es heißt, im Bereich des elektronischen Versands von Dokumenten ist derjenige im Vorteil, der auf der empfangenden Seite steht, da ihn der definierte Aufbau der Belege in die Lage versetzt, Informationen automatisiert in das eigene System zu übernehmen und dort zu verarbeiten. Aber auch im geschäftlichen Bereich besteht das Leben aus Geben und Nehmen; und es gibt nur wenige Dokumente, die man selbst erhält und die keine Rückmeldung erwarten. Deshalb sollten Sie diese Gelegenheit nutzen, um den Austausch von Geschäftsbelegen und Information weitestgehend auf elektronischem Wege zu realisieren.

Im besten Fall führt dies dazu, dass Mitarbeiter, die sich zuvor mit der Eingabe von Kundenbestellungen oder Auftragsbestätigungen von Lieferanten beschäftigt haben, nun Freiräume gewinnen, um sich anspruchsvolleren Tätigkeiten zuzuwenden.

Ein weiterer sehr guter Grund für die Umstellung auf den elektronischen Datenverkehr ist die dadurch zunehmende Prozessqualität. Sobald ein Mitarbeiter Daten manuell erfassen muss, besteht die Gefahr fehlerhafter Eingaben, sei es durch Zahlendreher oder eine Unaufmerksamkeit. Im Zweifel führt ein Antwortdokument (z.B. eine Auftragsbestätigung), das auf einem nicht korrekt ausgefüllten Dokument basiert, z.B. mindestens zu einer Rückfrage des Kunden, die eine Unterbrechung der Tagesarbeit bedeutet und möglicherweise eine langwierige Recherche nach sich zieht. Im schlimmsten Fall kann es aber verzögerte Auslieferungen, einen verspäteten Rechnungsausgleich oder aber die Lieferung eines falschen Produkts nach sich ziehen.

Wer im Zusammenhang mit SAP über den elektronischen Datenaustausch spricht, meint vorrangig die Versendung von IDocs. Dabei handelt es sich um das zentrale Datenaustauschformat zwischen moderneren SAP-Systemen. IDocs werden über ALE (Application Link Enabling) ausgetauscht und können sowohl empfangen als auch gesendet werden.

2.2   Definitionen und Beschreibungen

IDoc: IDoc steht für Intermediate Document und ist das zentrale Datenaustauschformat für elektronischen Datenverkehr innerhalb von SAP-Systemen oder zwischen SAP-Systemen und anderen Systemen. Es kann dafür verwendet werden, Geschäftsdokumente sowohl zu importieren als auch zu exportieren. Die Struktur der IDocs ist definiert, ebenso die Inhalte der Datenfelder, sodass der Empfänger des Datensatzes diesen automatisiert verarbeiten kann.

Trotz »Definition«: Fragen Sie lieber nach!

Auch wenn ich von definierten Feldern spreche, werden Sie im Alltagsgeschäft immer wieder auf Geschäftspartner treffen, die Felder, die für Sie eigentlich klar definiert sind, anders interpretieren. So kann es sich beim Feld »Lieferdatum« sowohl um ein Anliefer- als auch um ein Auslieferdatum handeln. Wie im restlichen Leben gilt hier gleichfalls: Es hilft, wenn beide Seiten darüber sprechen, was unter welcher Information zu verstehen ist.

Inbound: Mit Inbound bezeichnet man alle Nachrichten, die in Ihrem System eintreffen, die SAP spricht auch vom »Nachrichteneingang«. Ihr SAP-System ist in diesem Fall der Empfänger. Ein vorgelagertes System sendet das IDoc an die Schnittstelle für Electronic Data Interchange (EDI-Schnittstelle) bzw. ALE-Dienste. Das vorgelagerte System ist entweder das System Ihres Geschäftspartners oder Unternehmensbereichs oder ein Dienstleister, der eingehende Nachrichten in Ihrem Namen empfängt, diese eventuell aufbereitet und an Ihr System weiterleitet. Je nachdem, wie das Customizing für diesen Nachrichtentyp aufgebaut ist, wird der Beleg entweder direkt an die Anwendung übergeben, oder aber es wird ein Workflow gestartet, der einen Beleg erzeugt und diesen an die Anwendung übergibt (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Aufbau des Inboundversands

Outbound: Mit Outbound sind die Nachrichten gemeint, die Sie aus Ihrem SAP-System zu Ihrem Geschäftspartner oder anderen Unternehmensbereichen senden, die SAP spricht hier auch vom »Nachrichtenausgang«. Ihr SAP-System ist in diesem Fall der Sender. Analog zur Eingangsverarbeitung bestehen wiederum zwei Möglichkeiten der Weiterleitung: Entweder wird das IDoc direkt an die IDoc-Schnittstelle übergeben und dann an das empfangende System, oder es wird über die Nachrichtensteuerung ermittelt, welcher Kommunikationsweg dieser Nachricht und diesem Geschäftspartner zugeordnet ist. Anschließend erzeugt das System gemäß dem Datensatz in der Nachrichtensteuerung ein IDoc, welches das System zunächst an die IDoc-Schnittstelle übergibt und dann an das System des Nachrichtenempfängers (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Aufbau des Outboundversands

ALE: Application Link Enabling ist eine Integrationstechnologie, die dazu dient, dass das SAP-System mit anderen SAP-Systemen oder mit Softwaresystemen anderer Hersteller agieren kann. ALE unterstützt damit den Betrieb verteilter Anwendungen. Der grundsätzliche Aufbau eines IDocs wird durch den ALE-Baustein übernommen. ALE ist eine Middleware, die entsprechend einem Verteilungsmodell Nachrichten zwischen den Systemen organisiert. Im Verteilungsmodell wird festgelegt, welche Daten in welchem Nachrichtentyp versendet und empfangen werden.

Das Hauptaugenmerk liegt auf dem kontrollierten Datenaustausch mit dem Fokus auf der Konsistenz der Daten. Dabei sind die Funktionen zur Überwachung des Datenverkehrs und die Behebung von Fehlern bereits integriert. Außer zum Lesen von Daten erfolgt der Datenaustausch asynchron, sodass eine Übermittlung an das Empfängersystem sichergestellt werden kann. In der folgenden Abbildung 2.3 finden Sie eine vereinfachte Darstellung, wie eine Struktur aussehen kann und welche Daten sowohl standortspezifisch als auch unternehmensübergreifend erhoben werden.

Abbildung 2.3: ALE-Kommunikation zwischen Unternehmensbereichen

Synchroner und asynchroner Datenaustausch

Beim synchronen Datenaustausch werden die Daten nicht zwischengespeichert, sondern direkt im Empfängersystem verarbeitet. In den meisten Fällen wird dann auch eine direkte Antwort erwartet, wie z.B. bei der Abfrage von Konto- oder Lagerbeständen.

Bei der asynchronen Übermittlung werden die Daten mehrmals zwischengespeichert und erst zu einem späteren Zeitpunkt im Empfängersystem verarbeitet. Beispiele hierfür sind Überweisungen/Zahlungsanweisungen oder die Übertragung von Stammdaten.

Nachrichtentyp: Der Nachrichtentyp gibt an, welche Art von Information übermittelt wird, beispielsweise eine Vertriebs- oder Beschaffungsbestellung (Nachrichtentyp ORDERS). Beim Nachrichtentyp Bestellbestätigung handelt es sich um den gleichen IDoc-Typ, nämlich ORDERS. Wie die Nachricht vom empfangenden System interpretiert wird, hängt von den Informationen im Kopfsatz des IDocs ab.

IDoc-Typ: Der IDoc-Typ gibt an, um welche spezielle Ausprägung des Nachrichtentyps es sich handelt. So können Sender und Empfänger über verschiedene SAP-Versionen verfügen. Durch die Einigung auf einen IDoc-Typ kann gewährleistet werden, dass ein älteres System Daten mit einem neueren System austauschen kann (ORDERS01, ORDERS02 usw.). Der IDoc-Typ wird durch die erlaubten Segmentfelder definiert.

Logischer Nachrichtentyp: Der logische Nachrichtentyp definiert das Geschäftsdokument. So kann dem IDoc-Typ ORDERS05 zum Beispiel eine Bestellung (logischer Nachrichtentyp ORDERS), eine Bestellbestätigung (logischer Nachrichtentyp ORDRSP) oder ein Angebot (logischer Nachrichtentyp QUOTE) zugeordnet werden.

Segmente: Segmente enthalten die eigentliche Information, die übermittelt werden soll. Segmente sind hierarchisch aufgebaut (Eltern-Kind-Beziehung). Der Segmenttyp wird durch den IDoc-Typ bestimmt.

Qualifier: Der Qualifier definiert, wie ein Datenfeld interpretiert werden soll. Er legt beispielsweise fest, ob es sich bei einer Materialnummer um diejenige des Lieferanten oder des Kunden handelt. Zudem bestimmt er, ob sich ein Datum auf ein Lieferdatum bezieht, das vom Lieferanten bestätigt wurde, oder auf ein Wunschlieferdatum des Kunden bzw. auf das Bestelldatum.

Funktionsbaustein (FB)