Überleben ohne Sekretärin E-Book

Karina Matejcek

• Herausgeber: REDLINE
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 233

Veröffentlichungsjahr: 2013

Beschreibung

"Hilfe, ich muss mein Büro organisieren!" Kleinunternehmen mit wenigen Mitarbeitern und Einzelkämpfer im Home Office müssen oft ohne Sekretärin auskommen - aber Organisations- und Sekretariatsarbeiten müssen erledigt werden! Kommunikation, Ablage und Buchhaltung, Akquisition, Kundenempfang, Zeitplanung: Wer nicht im Chaos versinken will, braucht effiziente Methoden und Unterstützung durch Dienstleister und digitale Helfer. Dieses Buch zeigt Ihnen, wie Sie sich und Ihr Office organisieren - und so mehr Zeit für Ihren Erfolg im Business gewinnen!

Leseprobe

Karina Matejcek

Überleben ohneSekretärin

perfekt organisiertgut vernetztimmer up to date

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Für Fragen und Anregungen:

[email protected]

Nachdruck 2013

© 2012 by Redline Verlag, ein Imprint der Münchner Verlagsgruppe GmbH

Nymphenburger Straße 86

D-80636 München

Tel.: [phone]

Fax: [phone]

© 2003 by Wirtschaftsverlag Carl Ueberreuter, Frankfurt/Wien

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Umschlaggestaltung: INIT, Büro für Gestaltung, Bielefeld

Umschlagabbildung: Zefa, Düsseldorf

Druck: Books on Demand GmbH, Norderstedt

ISBN Print 978-3-86881-427-9

ISBN E-Book (PDF) 978-3-86414-389-2

ISBN E-Book (EPUB, Mobi) 978-3-86414-808-8

Weitere Informationen zum Verlag finden Sie unter

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eBook by ePubMATIC.com

Inhalt

Vorwort

Einleitung: Ihre Assistentin sind Sie selbst!

1       Alles im Griff!

1.1  Was ist Ihr Job?

1.2  Rollenwechsel statt Multitasking

1.3  Ihr persönliches Erfolgscoaching

Vom Aktivitätenprotokoll zum Erfolgstagebuch

Stressfrei die Spur wechseln

Grenzen sehen

Checkliste für Ihr persönliches Erfolgscoaching

1.4  Informationsmanagement

Sofort? Später? Gar nicht?

Den E-Mail-Verkehr regeln

Telefon und „Überleben ohne Sekretärin“

Das Gedruckte und der Druck

1.5  Weiterbildung auf der Autobahn

Kurzfassungen von Büchern

Hörbücher, Audiobooks

Weiterbildung auf der Datenautobahn

2       Der multifunktionale Arbeitsplatz

2.1  Büromöbel & Co

2.2  Überleben mit der Technik: Computer & Co

Personal Computer

Monitor und Eingabegeräte

Datensicherung

Drucker, Scanner, Fax, Kopierer

Betriebssystem

Notebook

Personal Digital Assistants

Smartphones

Tablet PCs, Convertibles und die Zukunft

Lokale Netzwerke mit und ohne Kabelsalat

2.3  Informationsassistenz par excellence: das Telefon

Festnetztelefon & Anrufbeantworter

Mobiltelefon

Kriterien für die Auswahl eines Handys

2.4  Bits & Bytes im Office

Schritt für Schritt zur Effizienz

Office-Pakete

Mailprogramme

POP3 versus IMAP

Unified Messaging (UMS)

2.5  Büromaterial: Die große Erstausstattungs-Checkliste

2.6  Küche, Cappuccino & Co

3       Planen & Organisieren

3.1  Zeitplanung mit System

Besser organisiert mit Zeitplanbuch?

Termine verwalten mit Outlook

Grundregeln für gute Planung

Ist Ihre Planung noch im Plan?

3.2  Ablage

Was – wie – wohin – für wie lange?

Vorbereitung der Ablage

Pflege der Ablage

Die digitale Ablage

3.3  Kontakte & Kunden verwalten

Erweitertes Kontakt- und Kundenmanagement mit ACT!

3.4  Messebesuche

Die Planung des Messebesuchs

3.5  Geschäftsreisen

Checkliste: Reisegepäck

Das mobile Büro

3.6  Vertretung

4       Kommunikation & Korrespondenz

4.1  Telefonieren will gelernt sein!

Lernen Sie, wirkungsvoll zu telefonieren!

Anrufbeantworter-Texte

4.2  Optimaler Umgang mit E-Mail

Fünf Herausforderungen in der E-Mail-Kommunikation.

Inhaltliche Gestaltung von E-Mails

4.3  Professionelle schriftliche Korrespondenz

Leserorientiertes Schreiben

5       Vernetzen Sie sich!

5.1  Entlastung & Mehrwert: die Website

5.2  Public Relations offline und online

Public Relations optimieren – auch ohne Sekretärin

Public Relations ohne Agentur

Fünf Grundregeln Ihrer erfolgreichen PR-Arbeit

Behalten Sie Ihre PR-Ausgaben im Auge!

Ihre Website als PR-Assistenz

Presseaussendungen per E-Mail

Die Gestaltung einer Presseaussendung

Tipps zur Gestaltung Ihrer Online-Pressearbeit

5.3  Ihre kleine Firmenzeitschrift: der Newsletter

Checkliste: Newsletterfinale

5.4  Public Relations und Networking

5.5  Einladen & Empfangen

Meetings und Besprechungen

Der perfekte Empfang – auch ohne Sekretärin

Checkliste: Empfang

5.6  Berichte, Memos, Protokolle

5.7  Präsentieren Sie sich gut!

Effiziente Vorbereitung

Checkliste: Präsentationen und Vorträge vorbereiten

6       Outsourcing: Delegieren Sie an Profis

6.1  Wann ist Outsourcing sinnvoll?

6.2  Was bietet der Markt?

Unterstützung vor Ort

7       Mehr als nur Überleben!

Zwanzig Powertipps für das Überleben ohne Sekretärin

Literatur für das Überleben ohne Sekretärin

Webtipps für das Überleben ohne Sekretärin

Vorwort

Als der Wirtschaftsverlag Ueberreuter mich im Spätsommer 2002 fragte, ob ich zum Thema „Überleben ohne Sekretärin“ etwas zu sagen hätte, wartete bei mir schon länger ein Konzept mit genau diesem Ansatz in der sprichwörtlichen Schublade. Das Thema lag quasi in der Luft. Erstens bin ich selbst so jemand, der ohne Sekretärin auskommen muss, zweitens sehe ich rundum Menschen, die sich gerade selbstständig machen, als Einzelunternehmer oder in kleinen Start-ups, die – zumindest für die erste Zeit – ohne Sekretärin arbeiten müssen. Entweder fehlt es an Budget oder die Auslastung wäre zu gering, um eine Voll- oder auch eine Teilzeitkraft zu beschäftigen. Und ich sehe immer wieder, wie wichtig es gerade in der Anfangszeit ist, Ordnung ins Office zu bringen.

Ich warf mich also mit Begeisterung in dieses Buchprojekt, dessen Abgabetermin relativ eng gesetzt wurde. Doch ich wusste, ich kann mich auf die Unterstützung lieber Menschen verlassen – und so signalisierte ich dem Verlag: Ich schaffe es. Mit der Unterstützung von Markus Stolpmann, der mir bei der Recherche zu aktuellen Trends in Sachen Hardware, Netzwerktechnik und elektronische Assistenten zur Hand ging, und mit der Hilfe von Sabine Weber, Schreibbüro und Office-Management, die ihre reiche Erfahrung in so manche Checkliste einfließen ließ, konnte ich die enge Deadline halten und das Zusatzangebot im Internet konzipieren und umsetzen. Meine Schwester Anita Matejcek, die mit beiden Beinen im Office-Leben steht, hat meine Anregungen auf Praxistauglichkeit geprüft und einige wertvolle Ergänzungen beigetragen. Herzlichen Dank für eure Hilfe!

Vielen Dank auch dem Wirtschaftsverlag Ueberreuter, der mir nun zum wiederholten Male die Gelegenheit gab, meine Vorstellung eines Buchprojektes umzusetzen – und immer diese wunderbaren Covers beisteuert!

Dieses Buch steht nicht allein: Es gibt dazu Online-Inhalte, die Sie auf meiner Website www.at-office.info finden. Dieser Zusatzservice zum Buch kommt einigen Ansprüchen, die das „Überleben ohne Sekretärin“ stellt, entgegen:

Das Internet als Informations- und Kommunikationsinstrument ist für das Leben im Unternehmen ohne Sekretariat sehr wichtig, da der effiziente Einsatz viel Zeit und damit auch Geld sparen hilft. Ich betone daher immer wieder, wie wichtig die Nutzung von Internet und PC für Ihr Überleben ohne Sekretärin sein kann. Und so ist eine Website so etwas wie die logische Fortsetzung eines solchen Buches.

Im Buch werden viele Links genannt. Aber erstens ist nicht für alles Platz, was ich Ihnen bieten möchte. Zweitens ändern sich Links. Und es kommen ständig neue Angebote hinzu, die ich Ihnen auf der Website vorstellen werde.

Dasselbe trifft auf Literatur zu: Auch hier ließ sich nur ein Bruchteil dessen ins Buch aufnehmen, was für Sie interessant sein könnte. Weitere Bücher und Neuerscheinungen finden Sie daher auch auf der Website.

Und last but not least: Auf knapp 230 Buchseiten ist vieles nur einführend abzuhandeln, kann ich Ihnen zu vielen Themen nur allgemeine Anregungen bieten. Daher werde ich auf der Website immer wieder vertiefende Artikel, Ergänzungen zu Inhalten dieses Buches, Checklisten und Praxistipps präsentieren.

Damit Sie nichts verpassen, werde ich in unregelmäßigen Abständen einen E-Mail-Newsletter mit einer Zusammenfassung der Aktualisierungen auf der Website versenden. Wenn Sie daran interessiert sind, melden Sie sich einfach unter der E-Mail-Adresse: [email protected] zu diesem Newsletter an. Schreiben Sie dazu entweder in den Betreff oder in den Text der E-Mail das Wort „Newsletter“.

So, nun aber genug der Vor-Worte – stürzen wir uns gemeinsam ins „Überleben ohne Sekretärin“!

Karina MatejcekWien, im Dezember 2002

Einleitung: Ihre Assistentin sind Sie selbst!

Das Leben ist nur eine endloseFolge von Experimenten.

Mahatma Ghandi

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren sehr stark verändert. Die Verwendung von Computern, Notebooks, Mobiltelefonen und anderen elektronischen Assistenten prägt die Kommunikation. Zu vielen Berufsbildern und Jobbeschreibungen gehört die Bereitschaft zur Mobilität; das „virtuelle Büro“ ist heute vielfach bereits Wirklichkeit.

Starke strukturelle Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt tragen dazu bei, dass immer mehr Einzelunternehmer vom Home-Office aus agieren und sich in virtuellen Netzwerken oder realen Bürogemeinschaften ohne Sekretariat zusammenfinden. Start-ups und kleine Unternehmen haben oft nicht das Budget für Assistentinnen und Assistenten oder für die Einstellung von Sekretärinnen. Oder sie könnten eine solche Kraft nicht ausreichend auslasten. Und wer im Home-Office arbeitet, hat selten Platz und Budget für eine fest angestellte Sekretariatskraft. Vielfach wird also – freiwillig oder gezwungenermaßen – auf die „internen Dienstleister“ verzichtet.

Kunden und Geschäftspartner erwarten jedoch Professionalität. Sie setzen Erreichbarkeit und rasche Reaktion voraus. Der Anspruch an Präsentationen steigt mit der Verbreitung von Notebooks und Beamern. Akquisition gehört zum Alltag jeder „Ich-AG“ – und das geht kaum mehr ohne perfekt gestaltete Unterlagen und ohne eigene Website.

Der Anspruch an den Einzelnen und seine Fähigkeiten steigt, während die Möglichkeiten, Organisations- und Büroarbeit zu delegieren, vielfach weniger werden. Meetings, Verkaufsgespräche, Präsentationen gehören auch für Freelancer und Mitarbeiter kleiner Unternehmen heute zum gewohnten Programm – und da zählen nicht nur Fachwissen, sondern auch Basiskenntnisse in Rhetorik, Vortragstechnik und Moderation. Und hinterher müssen Protokolle erstellt und verteilt werden. Ständige Weiterbildung in „hard“ und „soft skills“ ist also geboten – was unser Zeitbudget noch mehr belastet.

Für wen ist dieses Buch gedacht?

„Überleben ohne Sekretärin“ ist all jenen gewidmet, die ihren Arbeitsalltag ohne die helfende Hand einer Assistenz- oder Sekretariatskraft bewältigen. Es liefert Anregungen für die Gestaltung und die Organisation Ihres Arbeitsumfeldes zu Hause, in Bürogemeinschaften, in kleineren Unternehmen oder im Team.

Ob Sie sich gerade selbstständig machen, ob Sie als Teleworkerin oder Teleworker tageweise zu Hause arbeiten, ob Sie beruflich sehr viel unterwegs sind oder ob Sie in einem kleineren Unternehmen oder im Team Organisationsaufgaben übernehmen: In diesem Buch werden die wesentlichen Kriterien effizienter Büroarbeit zusammengefasst, und zwar immer mit dem Blick darauf, dass es sich dabei nicht um Ihre Kernaufgaben handelt.

Der Fokus liegt dabei auf der Tatsache, dass Ihnen zwei wesentliche Ressourcen nicht unbegrenzt zur Verfügung stehen: Zeit und (meist) Geld. Und dass Sie daher ein ausgeprägtes Kosten-Nutzen-Denken brauchen, um Ihre Energien sinnvoll einzusetzen. Es soll Ihnen ja schließlich auch noch ausreichend Gelegenheit für Ihre Weiterbildung, für Erholung und Freizeit sowie ein Puffer für ungeplante Ausfälle durch Krankheit und andere unvorhergesehene Umstände bleiben.

Um dieses Kosten-Nutzen-Denken zu entwickeln und Ihnen in der Folge Entscheidungen – zum Beispiel für oder gegen den Kauf von Geräten oder das Auslagern von Tätigkeiten – zu erleichtern, werden wir uns zuerst mit den Rollenmodellen befassen:

Was sind Aufgaben von Sekretärinnen und was davon müssen Sie selbst übernehmen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten?

Wie wechseln Sie zwischen den Rollen, teilen Sie Ihre Zeit gut ein und wie können Sie Ihr (Arbeits-)Leben trotz der vielen Anforderungen so angenehm wie möglich gestalten?

Welche Dienstleistungen, Produkte und Informationsangebote stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihr Office effizient zu führen?

In diesem Dreieck zwischen Selbstverständnis, Selbstmanagement und Einsatz von Werkzeugen und Dienstleistungen können Sie Ihr „Überleben ohne Sekretärin“ sichern.

Was Sekretärinnen leisten …

Die Aufgaben einer Assistentin oder Sekretärin gehen heute weit über die Abwicklung der Korrespondenz, über Terminvereinbarung, Aufnehmen von Diktaten, Ablage und Beschaffung von Büromaterial hinaus. Das Berufsbild hat viele Facetten und erfordert neben einer breit gefächerten Allgemeinbildung und ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten auch Grundwissen in Betriebswirtschaft und Buchhaltung, in EDV, in Marketing und Public Relations, in Eventplanung, Reisemanagement und Personalwesen. Das Sekretariat ist Organisations- und Kommunikationsdrehscheibe, Wissensspeicher und oft genug auch Anlaufstelle für Sorgen und Nöte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dazu kommt meist die enge Bindung an einen oder mehrere Vorgesetzte, die nicht nur unternehmensrelevante Vorgänge in guten Händen wissen möchten, sondern sich auch mal an einen privaten Termin erinnern lassen.

… und was Sie nun selbst tun müssen

Die Wahrnehmung vieler dieser Aufgaben ist unerlässlich, wenn Sie als Einzelkämpfer Ihren Kunden professionell begegnen, Ihren Pflichten als Steuerzahler rechtzeitig nachkommen, Ihre Rechnungen pünktlich bezahlen und nicht zuletzt: Ihre Arbeit erfolgreich machen wollen. Darüber hinaus geht es auch um die Erhaltung des Gleichgewichts zwischen Arbeit und Leben, der viel zitierten Work-Life-Balance. Gerade One-Woman- oder One-Man-Unternehmen und Unternehmerinnen und Unternehmer mit wenigen Mitarbeitern, die ihnen direkt unterstehen, sind auf eine solche ausgeglichene Lebensführung angewiesen, wollen sie den Überblick behalten und konzentriert ihre „eigentliche“ Arbeit tun.

Wer auf eine Sekretärin verzichten muss, hat also nicht nur organisatorisch einiges in die eigenen Hände zu nehmen. Oft fehlt auch die Vertrauensperson, die Ansprechpartnerin, jemand der zuhört und mit dem man sich auch mal über private Dinge austauschen kann.

Ob Sie allein im Home-Office, in einer kleinen Firma mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder in einer Bürogemeinschaft arbeiten, ob viel unterwegs oder vorwiegend stationär, ob mit viel oder wenig Kundenkontakt: Sie müssen sowohl die organisatorischen Aufgaben erfüllen als auch all den kommunikativen Anforderungen entsprechen bzw. durch geschickten Einsatz von Mitteln und „Zulieferern“ vorhandene Defizite ausgleichen.

Ihre Assistentin sind Sie selbst!

Genau so, wie es kein allgemein gültiges Konzept von „Sekretärin“ oder „Assistentin“ gibt, so kann es keine allgemein gültige Anleitung dafür geben, wie Sie Ihre Arbeit – und Ihr Office – organisieren. Es gibt erprobte und bewährte Grundlagen, aber so verschieden die Menschen sind, so verschieden ist auch die Umsetzung dieser Grundlagen in die Realität. Was jedoch immer zutrifft:

Es gilt Ziele zu setzen, Prioritäten zu definieren, Ihre ganz persönliche Methode zur Gestaltung Ihrer Arbeitsumgebung zu finden – und: sich selbst eine gute Assistentin, ein guter Assistent zu sein.

In diesem Sinne zeige ich Ihnen auf den nächsten Seiten einige Grundlagen effizienter Organisation Ihres Office-Lebens und Ihres Arbeitslebens: mit Konzentration auf die Tatsache, dass Sie allein ohne Sekretärin überleben wollen (oder müssen), dass Sie aber dennoch auch noch so etwas wie Freizeit und Erholung genießen wollen.

Im ersten Teil sehen wir uns die verschiedenen Rollen an, die Sie ausfüllen müssen, wenn Sie ohne Sekretärin arbeiten, aber dennoch keine Ihrer vielen Aufgaben vernachlässigen wollen. Wir werden uns mit den Grundsätzen Ihres Informationsmanagements befassen und Sie bekommen ein paar Anregungen, wie trotz begrenzter zeitlicher Ressourcen Ihre Weiterbildung nicht zu kurz kommen muss.

Der zweite Teil ist Ihrer Arbeitsumgebung gewidmet. Büromöbel, Computer, Software, Telefon, jede Menge Büromaterial und nicht zuletzt die Ausstattung Ihrer Büroküche stehen im Mittelpunkt dieses Kapitels.

Um das Planen und das Organisieren geht es in Teil drei. Auf die Grundlagen der Zeitplanung und der Ablage sowie einige Anregungen für Ihr Kontaktmanagement folgen Ausführungen zu den Themen Messeplanung und Geschäftsreisen. Eine Checkliste zeigt Ihnen, womit Sie Ihr mobiles Büro ausstatten können. Den Abschluss dieses Teils bildet ein Kapitel über „Vertretung“ – denn auch wenn Sie unterwegs sind, soll Ihr Office schließlich weiterlaufen!

Kommunikation und Korrespondenz sind Inhalt des Teils vier. Grundlagen optimalen Telefonierens, professionelles E-Mailen und nicht zuletzt die schriftliche Korrespondenz werden hier behandelt. Vernetzen Sie sich! Das ist die Aufforderung, die ich mit dem Teil fünf verbinde. Das Internet und E-Mail bieten die Basis für viele Aktivitäten im Bereich PR, Kundenservice und Networking. Und Sie lernen einige Regeln effizienter Public-Relations-Arbeit kennen, die Sie auch mit wenigen personellen Ressourcen umsetzen können. Abgerundet wird dieser Teil durch einen Überblick über die Organisation von Meetings, den professionellen Empfang, das Verfassen von Protokollen und eine Mini-Anleitung zur Anfertigung guter Präsentationen und Vorträge.

Sie müssen nicht alles selbst machen! – Im Teil sechs erfahren Sie, wie Sie sich helfen lassen können. Das Thema „Outsourcing im Office“ rundet das Buch ab.

Zum Abschluss gibt es dann noch „Zwanzig Powertipps für das Überleben ohne Sekretärin“. Und in der Literaturliste finden Sie jede Menge weiterführende Lektüre! Das Linkverzeichnis ganz am Ende soll Sie dann gar noch in das Internet entführen, auf ein paar Websites, die jede Menge Services und Tipps für Ihr Leben ohne Sekretärin bieten.

Sie finden in diesem Buch Mittel und Ressourcen – in Form von Anregungen, Tipps und Checklisten sowie in Form von Hinweisen auf Produkte, praktische Software, auf Websites mit Know-how-Angeboten, auf praxisorientierte Literatur und Zeitschriften. Das Informationsangebot ändert sich ständig, vieles kommt neu hinzu, manches verschwindet wieder von der Bildfläche. Deshalb und da es im Buch viel zu wenig Platz gibt, um alle Themen erschöpfend zu behandeln, aber auch, um Ihnen die Arbeit mit den angegebenen Websites zu erleichtern, finden Sie unter www.at-office.info die Links aus dem Buch, noch mehr Literaturtipps und weitere Informationen rund um das „Überleben ohne Sekretärin“.

Ihre Tipps zu praktischen Produkten und Ihre Hinweise auf Websites und Bücher nehme ich gerne in mein Webangebot auf! Ich freue mich auch über Ihr Feedback zum Buch! Schicken Sie dazu einfach eine E-Mail an: [email protected]. Unter der Mailadresse [email protected] können Sie überdies den Newsletter von www.at-office.info abonnieren. Schreiben Sie dazu einfach in den Betreff oder den Mailtext das Wort „Newsletter“.

1 \ Alles im Griff!

Es ist nicht wenig Zeit, was wir haben,sondern es ist viel, was wir nicht nützen.

Seneca

„Überleben ohne Sekretärin“ bedeutet: Überleben mit guter Selbstorganisation, durch den effizienten Einsatz von Mitteln und mit einer kräftigen Portion Reflexion Ihrer Rolle, Ihrer Ansprüche, Ihrer Ziele – und Ihrer Strategien, diese Ziele zu erreichen. Dazu gehört Klarheit und eine Ausgewogenheit des Denkens und der Lebensführung ebenso wie die Fähigkeit zu gestalten, Veränderungen in die Wege zu leiten und sich immer wieder selbst in Frage zu stellen. Und schon sind wir mitten im Thema: