Wirksames Projektmanagement E-Book

Roman Stöger

• Herausgeber: Schäffer Poeschel
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2019

Seitenzahl: 179

Beschreibung

Wir leben in einer Zeit der zunehmenden Dynamik, Komplexität und Geschwindigkeit. Je wichtiger ein Thema für das Unternehmen wird, desto weniger sind organisatorische Silos und starre Prozesse brauchbar. Projekte sind DER Hebel für die Veränderung des Unternehmens. Anhand zahlreicher Praxisbeispiele und einfacher, gut nachvollziehbarer Schritte macht der Autor klar, wie Projekte konsequent und zielorientiert geführt werden. So gelingt es, Projektmanagement effektiv zu verankern und für Resultate zu sorgen.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVerzeichnis der Werkzeuge und BeispieleVerzeichnis der AbkürzungenAngaben zum AutorEinleitung1 Nutzen: Projektplanung1.1 Projektabgrenzung und Projekt-Kick-off1.2 Projektauftrag und Projektnutzen1.3 Projektleitbild und Projektziele 1.4 Projektsortierung und Projektpriorisierung 1.5 Projekt-SWOT und Beurteilung der Ausgangslage1.6 Projektmeilensteine und Projektbalkenplan1.7 Projektmengengerüst und Projektbudget2 Vernetzung: Projektorganisation2.1 Kernaufgaben der Projektleitung2.2 Kernfragen der Projektorganisation2.3 Projektfunktionendiagramm 2.4 Projektstellengestaltung und Projektstellenbeschreibung2.5 Projektsitzungsmanagement und Projektführungsgremien2.6 Scrum als Projektmethode3 Vertrauen: Projektzusammenarbeit3.1 Erfolgs- und Change-Faktoren im Projektmanagement3.2 Projektteam und Projektkunde3.3 Personalentwicklung in und mit Projekten3.4 Projektkultur und Projektspielregeln3.5 Projektschnittstellen und Projektnetzwerke3.6 Projektkommunikation und Projektstakeholder 4 Tempo: Projektumsetzung4.1 Transformation in und mit Projekten4.2 Projektschlüsselauftrag und Projektpersonalbeurteilung4.3 Multiprojektmanagement 4.4 Projektmaßnahmenliste4.5 Projekttagesordnung und Projektsitzungsprotokoll 4.6 Umsetzungscontrolling im Projektmanagement5 Wirksamkeit: Projektleistung5.1 Selbstmotivation als Voraussetzung für Wirksamkeit5.2 Arbeitsmethodik in Projekten5.3 Risikomanagement in Projekten5.4 Qualitätsmanagement eines Projekts5.5 Systematische Müllabfuhr von Projekten5.6 Projektübergabe und ProjektabschlussAnhangKennzahlen für das ProjektmanagementGlossar für das ProjektmanagementLiteraturverzeichnisStichwortverzeichnisArbeitshilfen-Online

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Hinweis zum Urheberrecht

Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft · Steuern · Recht GmbH, Stuttgart

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.

Gedruckt auf chlorfrei gebleichtem, säurefreiem und alterungsbeständigem Papier

Print:ISBN 978-3-7910-4327-2Bestell-Nr. 20543-0002ePDF:ISBN 978-3-7910-4328-9Bestell-Nr. 20543-0151ePub:ISBN 978-3-7910-4329-6Bestell-Nr. 20543-0100

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

© 2019 Schäffer-Poeschel

Verlag für Wirtschaft · Steuern · Recht GmbH

www.schaeffer-poeschel.de

[email protected]

Lektorat: Dr. Ute Gräber-Seißinger, Bad Vilbel

Umschlagentwurf: Goldener Westen, Berlin

Umschlaggestaltung: Kienle gestaltet, Stuttgart

Satz: Claudia Wild, Konstanz

März 2019

Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart

Ein Unternehmen der Haufe Group

Verzeichnis der Werkzeuge und Beispiele

Projektabgrenzung und Projektleitplanken: Werkzeug

Projektabgrenzung und Projektleitplanken: Beispiel Bauwirtschaft

Projekt-Kick-off: Werkzeug

Projekt-Kick-off: Beispiel Industrie

Projektauftrag: Werkzeug

Projektauftrag: Beispiel Handel

Projektleitbild: Werkzeug

Projektleitbild: Beispiel Handel

Beurteilung von Projektzielen: Werkzeug

Beurteilung von Projektzielen: Beispiel Industrie

Detaillierung von Projektzielen: Werkzeug

Detaillierung von Projektzielen: Beispiel Maschinenbau

Sortierungsmatrix Projekt – Linie: Werkzeug

Sortierungsmatrix Projekt – Linie: Beispiel Pharma

Priorisierungsmatrix: Werkzeug

Priorisierungsmatrix: Beispiel Handel

Projekt-SWOT: Werkzeug

Projekt-SWOT: Beispiel Immobilienwirtschaft

Projektbalkenplan: Werkzeug

Projektbalkenplan: Beispiel Großhandel

Projektmengengerüst: Werkzeug

Projektmengengerüst: Beispiel Großhandel

Projektbudget: Werkzeug

Projektbudget: Beispiel Maschinenbau

Aufgaben-Assessment für Projektleitungen: Werkzeug

Aufgaben-Assessment für Projektleitungen: Beispiel Chemie

Projektorganisationsaudit: Werkzeug

Projektorganisationsaudit: Beispiel Versicherung

Projektfunktionendiagramm: Werkzeug

Projektfunktionendiagramm: Beispiel Großhandel

Projektstellenbeschreibung: Werkzeug

Projektstellenbeschreibung: Beispiel Vertriebsaußendienst

Projektführungsgremien: Werkzeug

Projektführungsgremien: Beispiel Handel

Projekt-Scrum: Werkzeug

Projekt-Scrum: Beispiel Industrie

Veränderungstreiber im Projektmanagement: Werkzeug

Veränderungstreiber im Projektmanagement: Beispiel Versicherung

Projektverantwortlichkeiten: Werkzeug

Projektverantwortlichkeiten: Beispiel Kooperationsprojekt

Projektpersonalentwicklungsagenda: Werkzeug

Projektpersonalentwicklungsagenda: Beispiel Versicherung

Persönlicher Projektkompetenzplan: Werkzeug

Persönlicher Projektkompetenzplan: Beispiel Logistik-Teamleitung

Projektkultur: Werkzeug

Projektkultur: Beispiel Versicherung

Projektspielregeln: Werkzeug

Projektspielregeln: Beispiel Bahn

Projektschnittstellenanalyse: Werkzeug

Projektschnittstellenanalyse: Beispiel Bank

Projektschnittstellenvereinbarung: Werkzeug

Projektschnittstellenvereinbarung: Beispiel Bank

Projektkommunikationsmatrix: Werkzeug

Projektkommunikationsmatrix: Beispiel Industrie

Steuerung der Projektstakeholder: Werkzeug

Steuerung der Projektstakeholder: Beispiel Textilhandel

Projekttransformationslandkarte: Werkzeug

Projekttransformationslandkarte: Beispiel Maschinenbau

Projektschlüsselauftrag: Werkzeug

Projektschlüsselauftrag: Beispiel Softwareentwicklung

Projektpersonalbeurteilung: Werkzeug

Projektpersonalbeurteilung: Beispiel Handel

Projektliste: Werkzeug

Projektliste: Beispiel Hochschule

Projektlandkarte: Werkzeug

Projektlandkarte: Beispiel Hochschule

Projektmaßnahmenliste: Werkzeug

Projektmaßnahmenliste: Beispiel Bauwirtschaft

Projekttagesordnung: Werkzeug

Projekttagesordnung: Beispiel Logistik

Projektprotokoll: Werkzeug

Projektprotokoll: Beispiel Logistik

Projektumsetzungscontrolling: Werkzeug

Projektumsetzungscontrolling: Beispiel Versicherung

Projektresultatbericht: Werkzeug

Projektresultatbericht: Beispiel Stadtwerke

Selbstmotivationsprogramm: Werkzeug

Selbstmotivationsprogramm: Beispiel Projektleiter

Optimierung der Arbeitsmethodik: Werkzeug

Optimierung der Arbeitsmethodik: Beispiel Vertriebsleiter

Projektrisikoradar: Werkzeug

Projektrisikoradar: Beispiel Maschinenbau

Leistungsmessung eines Projekts: Werkzeug

Leistungsmessung eines Projekts: Beispiel Landwirtschaft

Systematische Müllabfuhr von Projekten: Werkzeug

Systematische Müllabfuhr von Projekten: Beispiel Handel

Projektübergabe: Werkzeug

Projektübergabe: Beispiel Energieversorger

Projektabschlussbericht: Werkzeug

Projektabschlussbericht: Beispiel Sanitätsdienstleister

Verzeichnis der Abkürzungen

AGBAllgemeine GeschäftsbedingungenAKVAufgaben, Kompetenzen, VerantwortlichkeitenAPMAgiles ProjektmanagementARAufsichtsratARAugmented RealityAVORArbeitsvorbereitungB2BBusiness to BusinessB2CBusiness to CustomerBDBig DataBDIBundesverband der Deutschen IndustrieBDMBig Data ManagementBPOBusiness Process OutsourcingBPRBusiness Process ReengineeringBRBetriebsrat bzw. BeiratBSBetriebssystemBSCBalanced ScorecardBVWbetriebliches VorschlagswesenC2BCustomer to BusinessCADComputer Aided DesignCAxAbkürzung für CA-Techniken bzw. CA-MethodenCCCloud ComputingCFCashflowCGCorporate GovernanceCIPContinuous Improvement ProcessCMCloud ModelCPMCritical Path MethodCPSCyber Physical SystemsCRCustomer ResponseCRMCustomer Relationship ManagementCSRCorporate Social ResponsibilityDAData AnalyticsDBDeckungsbeitragDBMDigital Business ModelDDDigital DashboardDINDeutsche IndustrienormDLZDurchlaufzeitDMData MiningDoDDefinition of DoneDSMData Security ManagementDTCDesign to CostDWSData Warehouse SystemEBITEarnings before Interest and TaxesEKEigenkapitalERPEnterprise Resource PlanningEVEErgebnisverantwortliche EinheitF&EForschung & EntwicklungFdZ/FmZFühren durch Ziele / Führen mit ZielenFMEAFehler-Möglichkeiten- und -Einfluss-AnalyseFPYFirst Pass YieldGFGeschäftsführungGHGroßhandelGLKGesamtprojektlenkungskreisGuVGewinn-und-Verlust-RechnungGWAGemeinkostenwertanalyseHKHerstellkostenHRMHuman Resource ManagementI 4.0Industrie 4.0IOTInternet of ThingsISOIndustrial Standard OrganizationJITJust in TimeKERKurzfristige ErfolgsrechnungKMUKlein- bzw. mittelständisches UnternehmenKVPkontinuierlicher VerbesserungsprozessLALenkungsausschussLEHLebensmitteleinzelhandelLVLeistungsverzeichnisM&AMergers and AcquisitionsMbOManagement by ObjectivesMISManagementinformationssystemNPONon-Profit-OrganisationOEMOnly Equipment ManufacturerPAProjektauftragPEPersonalentwicklungPDMProduct Data ManagementPLProjektleitungPLKProjektlogistikkreisPMProjektmanagementPMOProject Management OrganizationPMIPost-Merger-IntegrationPOSPoint of SalePRPublic RelationsPÜPProjektübergabeprotokollPVKProjektvertriebskreisQFDQuality Function DeploymentQMQualitätsmanagementQZKQualität, Zeit, KostenR&DResearch and DevelopmentROCEReturn on Capital EmployedROEReturn on EquityROIReturn on InvestmentROSReturn on SalesRWRechnungswesenSCMSupply Chain ManagementSESimultaneous EngineeringSGFstrategisches GeschäftsfeldSIVSoll-Ist-VergleichSLAService Level AgreementSMAsystematische MüllabfuhrSMARTspezifisch, messbar, ableitbar bzw. aktiv beeinflussbar, realistisch, terminiertSWOTStrengths, Weaknesses, Opportunities, ThreatsTCTarget CostingTLTeamleitungTOWSThreats, Opportunities, Weaknesses, StrengthsTQCTotal Quality ControlTQMTotal Quality ManagementUSPUnique Selling PropositionVLVertriebsleitungVRVirtual RealityZVZielvereinbarung

Angaben zum Autor

Prof. Dr. Roman Stöger ist Professor für strategische Unternehmensführung an der University of Applied Science FH Kufstein und seit über zwanzig Jahren in Development- und Consultingprojekten aktiv, unter anderem im Malik Management Zentrum St. Gallen. Zu seinen Beratungs- und Aufsichtsmandaten gehören Unternehmen aus Industrie, Banken, Handel und NPO aller Unternehmensgrößen. Mehrere Hidden Champions zählen zu seinen Referenzkunden. Roman Stöger hat in den letzten Jahren zahlreiche Bücher und Artikel zu den Themen Digitalisierung, Strategie, Innovation, Prozesse, Produktivität, Organisation und Führung veröffentlicht. Die Publikationen sind in mehreren Auflagen erschienen und wurden vielfach ausgezeichnet. Roman Stöger ist verheiratet und hat zwei Kinder.

[7]1 Nutzen: Projektplanung

Themennavigator

1.1 Projektabgrenzung und Projekt-Kick-off

1.2 Projektauftrag und Projektnutzen

1.3 Projektleitbild und Projektziele

1.4 Projektsortierung und Projektpriorisierung

1.5 Projekt-SWOT und Beurteilung der Ausgangslage

1.6 Projektmeilensteine und Projektbalkenplan

1.7 Projektmengengerüst und Projektbudget

[8]1.1 Projektabgrenzung und Projekt-Kick-off

Jedes Projekt besteht aus einem Bündel von Ideen, Vorschlägen und Vorstellungen. Es sind zwar in sich geschlossene, große Themenstellungen, die aber nicht im Rahmen der üblichen Aufbau- und Ablauforganisation behandelt werden. Auf Routinen lässt sich daher nicht oder nur sehr selten zurückgreifen. Aus diesem Grund ist bereits beim Formulieren der ersten Ideen und beim Planen entsprechende Professionalität erforderlich. Mit der Projektabgrenzung1 werden die ersten Skizzen für ein Projekt dargestellt. Es geht um eine zumindest grobe Vorstellung von Größen wie Ziel, Nutzen, Inhalt, Vorgehen, Methodik, Schnittstellen, Organisation und Ressourcen. Damit liegt eine projektspezifische Orientierung vor, auf deren Grundlage ein Projektauftrag erarbeitet werden kann. Die Projektabgrenzung ist kein Kreativitätshemmnis, sondern sie schafft erst die Voraussetzung dafür, dass zielgerichtet Ideen diskutiert, konkrete Vorschläge entwickelt und Entscheidungen getroffen werden können.

In der Praxis erfüllt die Projektabgrenzung die Funktion einer Leitplanke für ein Projekt. Sie zeigt das Selbstverständnis auf und gibt Klarheit, was innerhalb liegt, aber auch, was ausgeschlossen werden kann. Erfahrungsgemäß ist die negative Abgrenzung viel schwieriger, führt aber zu deutlich mehr Transparenz. Projektabgrenzungen müssen klar und verständlich geschrieben sein. Zu vermeiden sind Allgemeinplätze, Anglizismen oder Fremdwörter. Verständlichkeit ist eine wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung. Dazu gehört auch, dass alle Aussagen präzise, ihrem Gehalt nach realisierbar und überprüfbar formuliert sein müssen. Im Minimum sollten Ausgangslage und Zielvorstellungen klar sein. Bewährt hat sich auch, die Frage nach den Voraussetzungen für einen Misserfolg des Projekts zu stellen.

In den Prozess der Projektabgrenzung sollten alle Entscheidungsträger und Meinungsbildner eingebunden sein. Das Resultat ist schriftlich zu dokumentieren. Am Anfang können etwa mit allen relevanten Personen Einzelinterviews geführt und deren Ergebnisse anonymisiert auf einem Blatt zusammengefasst werden. Anschließend werden die Ergebnisse in einem gemeinsamen Workshop diskutiert und festgehalten. Dies führt zu einem Abgleich der Meinungen und auch zu einer gemeinsamen Sicht. Damit ist klar, wo die leitenden Vorstellungen liegen und wie die Entscheidungsträger denken. Auch dient dies als Schutz für die Umsetzer, weil niemand im Nachhinein ein Projekt hintertreiben oder mikropolitisch aktiv werden kann: Alle Entscheidungsträger waren im Prozess dabei und mussten klar und deutlich die eigene Meinung darstellen.

[9]Projektabgrenzung und Projektleitplanken: Werkzeug

[10]Projektabgrenzung und Projektleitplanken: Beispiel Bauwirtschaft

Mit der Projektabgrenzung wird ein erster Schritt in das Projekt gesetzt und somit methodisch ein roter Faden aufgenommen. Genau dies spiegelt der Spruch: »Sage mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet.«

Üblicherweise startet ein Projekt mit einer Kick-off-Veranstaltung.2 Diese Sitzung ist der offizielle Auslöser jeder Projektinitiative. Alle Personen, die einen wesentlichen Beitrag leisten, nehmen teil. Vorgestellt werden Projektabgrenzung, Beteiligte, Ablauf und Organisatorisches. Wenn bereits ein Projektauftrag vorliegt, dann kann anhand dieser Logik der Projekt-Kick-off organisiert werden. Oftmals dient aber dieser Kick-off genau dem Zweck, einen Projektauftrag quasi auszulösen und nur die groben Eckpunkte darzustellen. Ziel des Kick-offs ist neben der Information auch der Konsens zum Vorgehen und zu den Zielen des Projekts. Die Mannschaft wird auf das Projekt »eingeschworen« und verpflichtet sich auf die Inhalte und das Vorgehen.

Der Kick-off ist eine der wichtigsten Veranstaltungen im Projekt, weil dort das Projekt zum ersten Mal offiziell und öffentlich präsentiert wird. Eine entsprechende Organisation, Durchführung und Dokumentation des Kick-offs schafft einen professionellen ersten Eindruck von dem Projekt und hat daher eine enorme psychologische Wirkung. Zudem muss am Ende des Kick-offs klar sein, dass alle anwesenden Personen den vorgestellten Inhalten [11]und dem methodischen Ablauf des Projekts zustimmen. Dies ist offiziell im Protokoll zu vermerken. Damit wird ausgeschlossen, dass in späteren Phasen jemand ausschert und Inhalte bzw. Vorgehen torpediert. Neben seiner inhaltlichen und methodischen Bedeutung ist der Projekt-Kick-off natürlich eine politische Veranstaltung, weil hier die Verbindlichkeit des Projekts klar zum Ausdruck kommt.

Beim Projekt-Kick-off sollte die Frage der Projektdokumentation besprochen bzw. geklärt sein. Hier darf nichts dem Zufall überlassen bleiben, weil Projekte üblicherweise nicht auf Routinen zurückgreifen können. Bewährt hat sich das Führen eines Projekthandbuchs, in dem die wichtigsten Informationen zu den Inhalten, zum Vorgehen und zu den organisatorischen Belangen zusammengefasst sind. Das Projekthandbuch liegt schon beim Projektstart vor und wird im Projektsekretariat verwaltet und gepflegt. In ihm sind Hintergrundinformationen, vorhandene Materialien, Projektziele, Teilziele, Aufgabenpakete, Termine, Gremien, Verantwortlichkeiten und Ressourcen zusammengefasst. Die wichtigsten Personen im Projekt – Kunde, Auftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Stakeholder – sind erfasst, und die entsprechenden Angaben werden laufend aktualisiert. Zusätzlich sind deren Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten angegeben und das Reporting bezüglich der Projektgremien dargestellt. Das Handbuch sollte für die Projektmitarbeiter zugänglich sein und bildet einen Teil der Projektmasterdokumente. Im Zuge des Projektabschlusses kann das Handbuch schließlich als Basis der Abschlussdokumentation verwendet werden.

[12]Projekt-Kick-off: Werkzeug

[13]Projekt-Kick-off: Beispiel Industrie

[14]1.2 Projektauftrag und Projektnutzen

Für den Start eines Projekts muss eine klare Orientierung gegeben sein. Der Projektauftrag und der Projektnutzen sind die Voraussetzung für die Planung und für die Umsetzung des Projekts. Der Dreh- und Angelpunkt für Resultatorientierung ist zunächst ein robuster Projektauftrag.3