Workation E-Book

Omer Dotou

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe TaschenGuide
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 87

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

Den Urlaubsaufenthalt verlängern und ein paar Arbeitstage dranhängen? Verreisen, auch wenn der Jahresurlaub schon aufgebraucht ist? Das klingt verlockend und ist in Zeiten der Digitalisierung auch möglich. Eine Workation ermöglicht es Arbeitnehmer:innen, Arbeit und Urlaub miteinander zu verbinden. Sie muss jedoch gut vorbereitet sein, vor allem im Ausland. Omer Dotou beschreibt, für wen dieses Arbeitsmodell geeignet ist und wer es in Anspruch nehmen kann. Er benennt die Chancen, aber auch die Herausforderungen sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch für Arbeitgeber:innen. Der TaschenGuide bietet Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Sozialversicherung und klärt steuerliche und rechtliche Aspekte. Mit nützlichen Checklisten, hilfreichen Tipps und Mustervorlagen für einen gelungenen Workation-Aufenthalt. Inhalte: - Was genau ist eine Workation? Und welche Vorteile bietet sie? - Aufenthaltsrechtliche und arbeitsrechtliche Aspekte: Was gilt in der EU, im EWR und in Drittstaaten? - Sozialversicherung: Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um weiter in der deutschen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu bleiben - Was beim Steuerrecht gilt: 183-Tage-Regelung und Doppelbesteuerungsabkommen

Leseprobe

Workation

Arbeiten, wo andere Urlaub machen

Omer Dotou, Anne-Katrin Schwanitz, Steffi Hochgraef

Inhalt

Die Grundlagen

▪Workation – was ist das eigentlich?

▪Zahlen und Statistik rund um Workation

▪Beliebte Ziele

▪Begriffsdefinition und Abgrenzung

▪Gibt es einen Anspruch auf Workation?

▪Für wen bietet sich Workation an?

▪Vorteile für Arbeitnehmende

▪Vor- und Nachteile für Arbeitgebende

▪Eine Herausforderung für alle: hybrides und asynchrones Arbeiten auf Distanz

Rechtliches

▪Manchmal ganz schön kompliziert

▪Aufenthaltsrechtsrechtliche Anforderungen

▪Arbeitsrechtsrechtliche Aspekte

▪Sozialversicherungsrecht

▪Steuerrecht

Wie Workation gelingt – Tools zur Umsetzung

▪Tipps für Arbeitnehmende

▪Technische Voraussetzungen schaffen

▪Tipps für Personalverantwortliche

▪Von anderen lernen – Workation-Fälle aus der Praxis

▪Antragsformular: Workation

▪Checkliste: Vorbereitung eines Workation-Aufenthalts

▪Workation-Guideline: ein Fundament für die rechtssichere Gestaltung von Workation

▪Zusatzvereinbarung zum Anstellungsvertrag

▪Stichwortverzeichnis

▪Autorenteam

Vorwort

Arbeiten, wo andere Urlaub machen, klingt sehr verlockend: An den Urlaub – egal ob im Inland oder im Ausland – einfach noch ein paar Wochen dranhängen und in schöner Umgebung fernab des Büros arbeiten. So wirkt die Erholung doch gleich noch einmal länger nach. Workation ist nicht nur für diejenigen eine Option, die dringend mal einen längeren Tapetenwechsel brauchen, ohne ihren Job dafür aufzugeben. Diese Form von New Work bietet auch die Möglichkeit, die Lebensqualität zu verbessern, beispielsweise, indem man den kalten Wintermonaten entflieht und an einem sonnigen, warmen Ort arbeitet.

Mittlerweile erkennen immer mehr Arbeitnehmende die Chancen, die das Workation-Modell bietet. Und auch Unternehmen sind sich der Vorteile bewusst, die Workation-Angebote hinsichtlich Mitarbeiterbindung und -gewinnung haben. Allerdings verursacht die Urlaubs-Arbeit-Kombi auch noch viele Fragezeichen bei allen Beteiligten. Welche Besonderheiten sind aus rechtlicher Sicht zu beachten? Wie bleibt man im Ausland optimal versichert? Wie organisiert man Workation so, dass man auch wirklich fernab des Büros arbeiten kann? Dieser TaschenGuide liefert Antworten auf alle drängenden Fragen rund um Workation – sowohl für Arbeitnehmende als auch für Unternehmen.

Eine erkenntnisreiche Lektüre wünschen Ihnen

Omer Dotou, Anne-Katrin Schwanitz und Steffi Hochgraef

Die Grundlagen

Workation hat erst seit Kurzem Einzug in die Unternehmen und Organisationen gehalten. Kein Wunder also, dass sich noch viele Unklarheiten um diese Form der New Work ranken.

In diesem Kapitel erfahren Sie unter anderem,

▪was Workation ist und was nicht,

▪welche Vorteile sie für Arbeitnehmende und auch Unternehmen mit sich bringt,

▪für wen sich ein Workation-Aufenthalt anbietet,

▪ob Arbeitnehmende ein Recht auf Workation haben.

Workation – was ist das eigentlich?

Remote, Telearbeit, Auslandsentsendung, Homeoffice, Workation – viele Begriffe, wenig Klarheit. Was genau ist denn nun Workation?

Der Begriff ist ein Kunstwort, das aus den beiden englischen Wörtern Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) zusammengesetzt ist. Und genau darum geht es auch bei Workation: Arbeit und Urlaub miteinander zu verbinden – Arbeit im Anschluss oder in Kombination mit einer Urlaubsreise. Allgemein fällt unter den Begriff Workation also eine gelegentliche oder regelmäßige ortsunabhängige Tätigkeit über einen kürzeren Zeitraum, bei der Deutschland weiterhin Arbeits- und Lebensmittelpunkt ist. Die Dauer kann variieren: von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten ist theoretisch alles möglich.

Aus rechtlicher Sicht ist Workation eine Kombination von Telearbeit (in den meisten Fällen aus dem Ausland) in Verbindung mit Urlaub. Es wird damit als eine zeitlich begrenzte Form des mobilen Arbeitens für Angestellte bzw. abhängig Beschäftigte interpretiert. Doch dazu noch mehr im Kap. »Begriffsdefinition und Abgrenzung«.

Bisher hat der deutsche Gesetzgeber noch keine arbeitsrechtlichen Regelungen rund um Workation getroffen. Daher empfiehlt es sich, klare vertragliche Regelungen zu definieren.

Zahlen und Statistik rund um Workation

Spätestens seit der Coronapandemie ist Workation in der Arbeitswelt angekommen. Laut der aktuellen ADAC-Tourismusstudie 2023, für die deutschlandweit 5.000 Personen befragt wurden, zeigen zwei Drittel der Deutschen, bei denen eine Workation aufgrund ihrer Tätigkeit prinzipiell möglich ist, Interesse daran. Knapp jede zehnte Person aus dieser Gruppe hat diese Form von New Work bereits genutzt oder hat eine konkrete Zusage seitens des Arbeitgebenden.

ADAC Tourismusstudie 2023 – Interesse

Für die Befragten ist Workation eine besondere Form der Work-Life-Balance. Die Vorstellung, die Arbeit an einem Ort zu verrichten, der eine Abwechslung vom gewohnten Alltag bietet und dadurch positiv auf die allgemeine Lebenszufriedenheit ausstrahlt, spricht interessierte Berufstätige sehr an. Ein besonders hohes Potenzial für Workation zeigt sich tendenziell in den Berufsfeldern Organisation und Projektmanagement, IT und Telekommunikation sowie Beratung.

ADAC-Tourismusstudie 2023 – Branche

Ein Trend, der zügig Fahrt aufnimmt

Eine repräsentative Befragung des ifo Instituts im Auftrag des Personaldienstleisters randstad unter Personalleitenden zeigt, dass Workation arbeitgeberseitig noch nicht allzu stark genutzt wird. Erst 8 Prozent aller Unternehmen bieten sie ihren Mitarbeitenden an. Im Dienstleistungssektor gewährt ein Zehntel der Unternehmen diese Möglichkeit. In der Industrie sind es 8 Prozent und im Handel 2 Prozent.

Dabei steigt das Interesse an flexiblen Angeboten für berufliche Auszeiten etwa in Form eines Sabbaticals oder einer Workation seit Jahren rapide an. So hat eine Untersuchung mit dem Analyse-Tool Semrush gezeigt, dass sich die Anzahl der Suchen für die Begriffe »Workation« und »Arbeitsurlaub« zwischen 2017 und 2022 um 1.529 Prozent erhöht hat.

Suchanfragen über Google zu Workation

Laut der Flexible-Working-Studie von Deloitte (2022) ist in 80 Prozent der Unternehmen Homeoffice jetzt in mehr Jobs bzw. Funktionsbereichen möglich als vor der Pandemie.

Workation als Trumpf im War of Talents?

Die Erwartungen und Anforderungen seitens der Arbeitnehmenden haben in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Von zu Hause arbeiten ist gut. Von jedem beliebigen Ort auf der Welt zu arbeiten, ist besser. 93 Prozent der befragten Bewerber:innen gaben in der Deloitte-Studie an, dass ihre Erwartungen an ortsunabhängiges Arbeiten gestiegen sind. Das zeigt: Moderne Arbeitsmodelle sind für viele Fach- und Führungskräfte bei der Jobwahl kein Benefit, sondern Grundvoraussetzung.

Demnach könnte Workation für jene Unternehmen, deren Arbeitsbereiche die Möglichkeit ortsunabhängigen Arbeitens bieten, zu einem Rekrutierungsvorteil werden. Auch in unserer Beratungspraxis zeigt sich, dass etliche Unternehmen dies erkannt haben und ihren (potenziellen) Mitarbeitenden diese Zusatzleistung unbedingt bieten wollen.

Einer weiteren Studie des Sprachlern-Anbieters Babbel zufolge würden 76 Prozent der Deutschen eine Workation unternehmen, wenn sie die Möglichkeit dazu hätten. Das wichtigste Motiv: die positiven Auswirkungen auf die Work-Life-Balance. Der zweitwichtigste Beweggrund: dem schlechten Wetter in Deutschland entfliehen.

Gründe für Workation

Beliebte Ziele

Ausschlaggebend bei der Auswahl von Workation-Destinationen ist vor allem die verfügbare Internetgeschwindigkeit vor Ort. Denn nur wenn die WLAN-Verbindung gut ist, kann überhaupt das Arbeiten aus der Ferne gelingen.

Ein zweiter nicht minder wichtiger Faktor für viele Workation-Interessierte ist der Zeitunterschied. Insbesondere wenn Gespräche mit Kund:innen und Kolleg:innen für den Arbeitserfolg essenziell sind, sollte der Zeitunterschied moderat ausfallen, wie es zum Beispiel in europäischen Ländern der Fall ist.

Auch Ziele außerhalb Europas können sich für eine Workation eignen. Wussten Sie, dass Sie die Uhr im weit entfernten und sonnigen Kapstadt in Südafrika nur eine Stunde vor stellen müssen? Gleiches gilt etwa auch für das beliebte Ziel Ägypten.

Zudem kann der Zeitunterschied zwischen zwei Ländern auch von Vorteil sein. Wer beispielsweise gerne früh aufsteht, kann ein Reiseziel wählen, an dem die Uhr ein paar Stunden vorgeht. Damit wären etwa die Seychellen oder Mauritius als Destinationen möglich. Dort könnten Sie dann erst einmal lange schwimmen gehen und trotzdem pünktlich um 9 Uhr deutscher Zeit die Arbeit beginnen.

Workation-Indizes: nützliche Auswahlhilfen

Darf die Workation länger als ein paar Tage andauern und soll sie eventuell sogar über mehrere Monate möglich sein, dann spielen auch die Lebenshaltungskosten eine nicht unerhebliche Rolle. Hier sind es insbesondere die Kosten fürs Wohnen und für die Lebensmittel, die je nach Workation-Ziel unterschiedlich zu Buche schlagen können. Ein weiterer wichtiger infrastruktureller Faktor ist das Vorhandensein von Coworking Spaces vor Ort, also von frei zugänglichen und einfach zu buchenden Büroräumen für mobil Arbeitende aus aller Welt.

Es gibt verschiedene Rankings, die Faktoren wie diese beleuchten, so zum Beispiel von Holidu oder dem Online-Magazin Computerwoche. Es lohnt sich, solche Listen bei der Wahl des Workation-Reiseziels zu berücksichtigen, denn sie können wertvolle Auswahlfaktoren benennen und basieren auch auf Erfahrungswerten von Workation-Erfahrenen.

Laut dem TUI Workation Index 2023 ist Thailand aktuell eine der beliebtesten Workation-Destinationen. Dort finden Arbeitnehmende und digitale Nomad:innen die besten Bedingungen für ortsunabhängiges Arbeiten vor. Zu den TUI-Ranking-Kriterien zählen neben den durchschnittlichen Übertragungsraten für Breitband- und mobiles Internet unter anderem der Global Acceptance Index, der Global Peace Index sowie die durchschnittlichen Mietpreise.

Beliebte Workation-Ziele

So verfügt Thailand über flächendeckende Breitbandversorgung bei moderaten Kosten. Auch die Mieten für Unterkünfte sind vergleichsweise niedrig. Die Durchschnittstemperaturen sind mit 27 Grad ideal und es gibt ein Working-Holiday-Visum. Ganz weit vorne sind auch europäische Länder wie Dänemark, Rumänien, Frankreich, Ungarn und Spanien.

Einige Rankings befassen sich mit den beliebtesten Workation-Städten in Europa. Was auffällt: Unter den Top 3 rangiert stets Lissabon. Neben gutem Breitband-Internet verfügt die Metropole am Atlantik über zahlreiche Coworking-Spaces. Auch Barcelona befindet sich nahezu immer unter den Top 10. Rom, Bukarest und Warschau werden ebenfalls überdurchschnittlich häufig gelistet.

Besonders attraktiv sind auch Workation-Ziele, bei denen es im Winter noch warm ist. Untersuchungen zufolge sind Abu Dhabi, Doha, Bangkok, Dubai und Singapur sehr begehrte Ziele in der kalten Jahreszeit.

Begriffsdefinition und Abgrenzung

Workation wird häufig auch unter dem Oberbegriff »New Work« gelistet. Dieser Terminus bezeichnet ein neues, insbesondere von der Globalisierung und Digitalisierung geprägtes Verständnis von Arbeit. In diesem Kontext haben Geld und Status für Arbeitnehmende eine geringere Bedeutung als andere Motivatoren wie beispielsweise Freiheit und Unabhängigkeit sowie Sinnhaftigkeit. Arbeit wird mit zentralen persönlichen Werten verbunden.

Seit etwa 2015 sind die sogenannten digitalen Nomad:innen als besondere Gruppe der New-Work-Bewegung bekannt. Sie reisen teilweise ohne festen Wohnsitz von Land zu Land, oft über viele Jahre hinweg und brauchen nur ihr Notebook und WLAN, um – ortsunabhängig und selbstständig für verschiedene Unternehmen – arbeiten zu können. Für viele abhängig Beschäftigte hat dieser Lifestyle durchaus seinen Reiz. Sie scheuen jedoch das Risiko, das er aufgrund der unsicheren Einkommenssituation birgt.

Anders ist dies bei Workation, die die Option bietet, einen sicheren Arbeitsplatz zu behalten, aber zugleich Abenteuerluft zu schnuppern und einen Tapetenwechsel vorzunehmen.

Ist von einer Workation die Rede, so findet diese stets im Kontext eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses statt. Es geht also um ein Angebot, das nur Arbeitnehmende und nicht etwa Selbstständige betrifft.

Workation versus mobiles Arbeiten und Homeoffice im Ausland: die Unterschiede

Faktisch ist Workation eine Form des mobilen Arbeitens – und zwar immer im Kontext einer abhängigen Beschäftigung bei einem Unternehmen oder einer Institution.

Eine Workation kann auch im Inland, also im Heimatland stattfinden. Es muss nicht zwangsläufig ins Ausland gehen. Doch auch dann ist es erforderlich, die Workation mit dem Arbeitgebenden abzusprechen und zu planen.

Sobald die Rede von Workation ist, kommen oft unweigerlich weitere verwandte Begriffe ins Spiel. Hier eine Auswahl:

▪Remote Work

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