7,49 €
Mehr erfahren.
Effizient statt geschäftig - so kommen Frauen stressfrei durch den Tag. Zeit lässt sich nicht vermehren, doch dank bestimmter Techniken kann frau sie optimal nutzen und dabei auch noch die Karriere vorantreiben. Barbara Kleber zeigt raffiniert und kompakt, mit welchen Strategien Frauen all ihre Termine, Projekte und Aufgaben so koordinieren, dass noch genug Zeit für Freizeit und Weiterentwicklung bleibt. Mit hervorragenden Techniken und Zeitspartricks, Tipps zum Selbst- und Informationsmanagement und Quickguide für den zeitsparenden Überblick.
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 75
Ähnliche
Barbara Kleber
Zeit managen für Frauen
Barbara Kleber
Zeit managen für Frauen
Strukturiert und stressfrei durch den Tag
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
ISBN 978-3-636-01469-6 | Print-Ausgabe
ISBN 978-3-86881-123-0 | E-Book-Ausgabe (PDF)
E-Book-Ausgabe (PDF): © 2009 by Redline Verlag, FinanzBuch Verlag GmbH, München. www.redline-verlag.de
Print-Ausgabe: © 2007 by Redline Wirtschaft, Redline GmbH, Heidelberg.Ein Unternehmen von Süddeutscher Verlag | Mediengruppe.
Redaktion: Leonie Zimmermann, Landsberg am Lech Lektorat: Jana Stahl, Heidelberg Umschlaggestaltung: Vierthaler & Braun, München Umschlagabbildung: mauritius images GmbH, Mittenwald Satz: M. Zech, Redline GmbH Druck: Pustet, Regensburg Printed in Germany
Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Anmerkung
Um das Arbeiten mit diesem Buch für Sie möglichst einfach und effizient zu gestalten, haben wir wichtige Textpassagen mit folgenden Icons gekennzeichnet:
Achtung, wichtig Aufgabe, Übung Das sollten Sie auf jeden Fall vermeiden. Beispiel Tipp1 Zeit- oder Selbstmanagement?
Frau kann viel, sehr viel. Die Zeit zu managen wird ihr allerdings kaum gelingen. Niemand kann das. Niemand ist in der Lage, in den Verlauf von Zeit einzugreifen. Wir können sie nicht beschleunigen, was mitunter ganz schön wäre. Wir können sie auch nicht anhalten, auch wenn das manchmal sehr angenehm wäre. Zeit fließt unaufhaltsam dahin – in ihren vorgegebenen Lauf kann der Mensch nicht eingreifen. Oder haben Sie schon mal versucht, eine Stunde von heute auf morgen zu verschieben? Wir können nur Arbeit verschieben, Zeit nicht. So gesehen ist der Begriff „Zeitmanagement“ etwas kurz gegriffen. Mir persönlich gefällt daher der Begriff „Selbstmanagement“ besser. Drückt er doch viel deutlicher aus, worauf es wirklich ankommt: Wie managen wir uns selbst, um unsere Ziele zu erreichen? Wie sind wir organisiert, um geforderte Ergebnisse zu erzielen?
Funktionierendes Selbstmanagement ist vor allem von drei Faktoren abhängig. Da sind zunächst mal die jeweiligen Rahmenbedingungen, die durch den Einzelnen kaum zu beeinflussen sind. Dazu gehören der Arbeitsplatz und seine Ausstattung. Es ist eben ein Unterschied, ob frau in einem Einzelbüro arbeitet oder in einem Großraumbüro. Auch die Werkzeuge gehören dazu. Die Software auf dem Arbeits-PC wird in der Regel vom Arbeitgeber vorgeschrieben. Darüber hinaus werden die Rahmenbedingungen durch die Art der Arbeit bestimmt: Der Teamplayer muss sich anders organisieren als die Einzelkämpferin. Aber auch die jobspezifischen Anforderungen spielen eine Rolle. Wer im Außendienst arbeitet, muss anders planen als ein Innendienstler. Und schließlich soll die jeweilige Unternehmenskultur nicht unerwähnt bleiben, da sie ebenfalls Auswirkungen auf die eigene Organisation hat.
Steffi ist heute früher zur Arbeit gekommen, weil sie sich noch mit ihrer Freundin treffen will, die nur selten in der Stadt ist. Und so sitzt Steffi heute schon gegen 8:30 Uhr an ihrem Schreibtisch. Pünktlich um 17 Uhr fährt sie ihren PC herunter und verlässt das Büro. Im Mantel wartet sie auf den Fahrstuhl und bekommt prompt allerlei Fragen von vorbeieilenden Kollegen gestellt: „Was, du gehst schon?“, „Hast du einen halben Urlaubstag?“, „Wolltest du nicht noch …?“. Eine solche Arbeitsatmosphäre macht es der Einzelnen schwer, selbst über ihre Zeit zu verfügen.
Außer von den vorgegebenen Rahmenbedingungen hängt erfolgreiches Selbstmanagement von der Kenntnis und dem Beherrschen von Techniken und Methoden ab. Wer sich selbst gut managen kann, weiß, wie Prioritäten gesetzt werden, kann mit Planungstools umgehen, verfügt über eine strukturierte Ablage und pflegt seine individuellen Hilfsmittel.
Und zu guter Letzt entscheidet auch das eigene Verhalten darüber, ob unser Selbstmanagement die gewünschte Wirkung zeigt. Deshalb kann es keine allgemeingültigen Rezepte geben, die bei jeder Frau gleich gut funktionieren. Unser Verhalten ist nun einmal individuell verschieden und wir haben im Laufe der Zeit ganz unterschiedliche Gewohnheiten ausgebildet. Hoffentlich vor allem gute! Aber auch weniger gute Angewohnheiten sind anzutreffen. Hier kommt es also darauf an, mit Konsequenz und Selbstdisziplin alte Gewohnheiten zu überwinden und an ihrer Stelle neue zu entwickeln. Dazu müssen Sie sich Ihrer alten Gewohnheiten aber erst bewusst werden.
2 Die Analyse
Eine Frage, die ich in meinen Seminaren stelle, lautet: „Welche Aufgaben haben Sie an Ihrem Arbeitsplatz zu erledigen?“ Anika, Sekretärin bei einem Hauptabteilungsleiter, antwortete darauf: „Post bearbeiten, die E-Mails meines Chefs vorsortieren, die Ablage pflegen, Reisen buchen und Protokolle schreiben …“ Danach trat eine Pause ein. Nach einigem Nachdenken fielen Anika dann noch ein paar weitere Aufgaben ein.
Diese Antwort macht deutlicht, dass uns das, was wir jeden Tag tun, gar nicht so bewusst ist. Wir funktionieren einfach. Und wehe, wenn jemand kommt und wissen will, womit wir eigentlich unsere Zeit verbringen. Denn natürlich hat auch Anika neben diesen Klassikern der Sekretariatsarbeit noch eine Reihe weiterer Aufgaben.
Deshalb ist es notwendig, von Zeit zu Zeit innezuhalten und sich mit der eigenen Organisation und den Aufgaben zu beschäftigen. Eine Analyse der aktuellen Arbeitssituation wird fällig. Dazu wird eine Woche lang alles protokolliert, was sich im Laufe der Tage abspielt.
Die Arbeitstage protokollieren
Nutzen Sie für Ihre Analyse die folgende Tabelle oder erstellen Sie sich Ihr eigenes Analyseblatt.
Siehe Tabelle.
Darin tragen Sie alle Aufgaben, Anforderungen, Telefonate, Anrufe Störungen, Anfragen, Besprechungen etc. ein. Vermerken Sie in der zweiten Spalte die Priorität, welche die jeweilige Aktivität hat(te). Daneben notieren Sie, wie lange Sie für diese Aktivität gebraucht haben. Das hilft Ihnen, den Zeitbedarf für solche und ähnliche Aufgaben zukünftig besser einzuschätzen. Schließlich halten Sie in Ihrem Protokoll fest, wer und/oder was Sie bei Ihrer Arbeit unterbrochen hat. Störungen reißen Sie aus Ihren Gedanken und beeinträchtigen damit die Konzentration. Das kostet zusätzliche Zeit. Wenn Sie mehrere Tage hintereinander Ihre Arbeit protokollieren, entsteht eine Übersicht, aus der Sie ersehen können, wo Veränderungen in der Aufgabenstruktur oder den Abläufen notwenig sind.
Eine weitere Variante, die Sie verwenden können, sieht folgendermaßen aus:
Siehe Tabelle.
Auch hier protokollieren Sie, was Sie den Tag über zu tun haben, welche Priorität die jeweilige Aufgabe hat und ob Sie dabei gestört werden. Zusätzlich tragen Sie ein, warum Sie Aufgaben nicht abschließend bearbeiten konnten. Dafür kann es viele Gründe geben: weil andere ihre Termine nicht eingehalten haben, weil ein Projekt vorübergehend gestoppt wurde, weil Sie die Aufgabe unterschätzt haben, weil Sie sich nicht ausreichend vorbereitet haben oder weil Sie die Lust für eine bestimmte Aufgabenstellung verlassen hat. Vielleicht konnten Sie aufgrund permanenter Störungen nicht die notwendige Konzentration für eine anspruchsvolle Aufgabe aufbringen.
Wenn Sie mehrere Tage hintereinander so verfahren, entsteht ein Arbeitsprotokoll, aus dem Sie selbst Veränderungen in der Aufgabenstruktur oder in den Abläufen einleiten können.
Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand: Sie machen sich vor allem den eigenen Arbeitsalltag bewusst. Natürlich wissen Sie, was Sie tun. Aber über weite Strecken des Tages werden Sie auch „funktionieren“, ohne groß darüber nachzudenken, was Sie tun und wie Sie es tun. Das Arbeitsprotokoll hilft Ihnen, sich sozusagen selbst bei der Arbeit über die Schulter zu gucken.
Aber damit noch nicht genug. Die bewusste Beobachtung Ihres Arbeitsstils lässt Sie auch Zeitdiebe erkennen. Und nur erkannte Diebe können zur Strecke gebracht werden. Wir alle haben so unsere kleinen und größeren Zeitdiebe, die es sich bei uns bequem gemacht haben. Solange sie im Verborgenen bleiben, werden sie uns auch weiterhin bestehlen.
Ein weiterer Vorteil der Zeitverwendungsanalyse besteht darin, die Aufgabenstruktur schriftlich zu erfassen. Meist kommen Aufgaben dazu, doch nur selten bringt ein Auftraggeber auch die dafür nötigen Zeitressourcen mit. Frau schafft das schon! Und wir fühlen uns geehrt. Aber uns steht eben nicht unendlich viel Zeit zur Verfügung. Da kann es durchaus sinnvoll sein, einmal zu klären, ob die Fülle der Aufgaben überhaupt noch zu bewältigen ist. Und daraus ergeben sich wiederum Ansatzpunkte für die Prioritätensetzung. Ziel muss sein, alle Kraft auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren und die vielen kleinen Nebenkriegsschauplätze konsequent zu verlassen.
Und so werden durch das Notieren aller Aufgaben, die Sie erledigen, auch die delegierbaren Jobs ersichtlich. Sie erkennen aus Ihrem Protokoll, welche Aufgaben oder Aufgabenbereiche künftig delegiert werden können (müssen). Wir haben so viel um die Ohren, dass wir gar nicht auf die (gute) Idee kommen, etwas davon abzugeben. Mit einer Analyse der eigenen Aufgaben kristallisieren sich die Delegationsmöglichkeiten heraus.
Außerdem ist diese Analyse ein wichtiger Schritt, um künftig realistisch zu planen, also den Zeitbedarf für einzelne Aufgaben zu kalkulieren. Dazu müssen wir uns auf unsere Erfahrungen verlassen. Hilfreich ist es daher, den tatsächlichen Zeitbedarf für einzelne Aufgaben zu erfassen. Eine Seminarteilnehmerin erzählte, dass sie täglich an die 100 E-Mails erhält. Meine Frage nach der benötigten Bearbeitungszeit konnte sie nicht beantworten. „Das macht sich so nebenher.“ Wenn man von einer Minute pro E-Mail ausgeht, nur um einzuordnen, wer der Absender ist, worum es geht, was getan werden soll und wo sie abgelegt wird, kommen wir auf 100 Minuten oder eine Stunde und 40 Minuten. Da ist nichts mehr mit „so nebenher“. Diese Zeit ist weg, sie steht für andere Aufgaben nicht mehr zur Verfügung und kann auch nicht anders verplant werden. Realistische Planung meint in diesem Zusammenhang: wie viel Zeit täglich überhaupt verplant werden kann.
