Arbeitswelt 4.0: Das KMU der Zukunft E-Book

Marc K. Peter

• Herausgeber: Beobachter-Edition
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 237

Veröffentlichungsjahr: 2021

Beschreibung

Die digitale Revolution hat die Unternehmenswelt auf den Kopf gestellt. Behörden, Institutionen und Unternehmen können ohne technische Unterstützung nicht mehr arbeiten oder sind überhaupt nur dank dieser Technologien aktiv. Wenn die In einer durch digitale Technologien zunehmend vernetzten und beschleunigten Welt werden Arbeitsort und Arbeitszeit immer flexibler – Arbeiten von unterschiedlichen Orten und Zusammenarbeit über Distanz führen zu neuen Arbeitsformen und Beschäftigungsmodellen. Dieses Buch führt in die Arbeitswelt 4.0 als Zusammenspiel von Menschen, Technologien und Arbeitsumfeldern ein. Ob als Unternehmer, Selbständigerwerbende oder Führungskraft – dieses Handbuch sorgt für Überblick im Arbeitswelt-4.0-Dschungel: Welche Kompetenzen sind wichtig? Wie rekrutiere ich und welche Kommunikations- und Kollaborationsformen gibt es? Nicht zuletzt liefert es Antworten auf rechtliche und organisatorische Fragen zu flexiblen Arbeitsplätzen und Homeoffice, zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit.

Leseprobe

Dank

Nicole Krättli und Marc K. Peter danken ihren Co-Autorinnen und Co-Autoren:

Christiane Herre Kapitel «Dimension Mensch: Arbeitnehmende führen und unterstützen»Mario Marti Kapitel «Alles, was Recht ist»Helene Müller Kapitel «Dimension Mensch: Arbeitnehmende führen und unterstützen»Valérie Savoy Beiträge «Lohnen sich Festangestellte noch?», «Der flexible Arbeitsplatz», «Arbeitszeit: Hat die Stempeluhr ausgedient?» Dorit Schmidt-Purrmann Beitrag «Zeitmanagement und Selbstorganisation»Mike Tonazzi Kapitel «Dimension Technologie: Die Kunst der virtuellen Zusammenarbeit»Carmen Zahn Beiträge «Welche Kompetenzen sind künftig relevant?», «Die Weiterbildung der Zukunft»

Ausserdem danken die Autoren Matthias von Lonski (Illustrationen und Concept Art), Martina Plüss (Lektorin) sowie Bruno Bolliger (Grafiker) für ihre Unterstützung sowie den Sponsoren und Projektpartnern der Arbeitsweltstudie der FHNW Hochschule für Wirtschaft: Gesundheitsförderung Schweiz, Sedus, Sharp, Lenovo, ERCO, KMU Next, Logitech, MindManager, Swisscard AECS, Schweizerische Gewerbezeitung, MQ Management und Qualität, Organisator, Schweizer Kader Organisation SKO.

Im ganzen Buch finden Sie am Rand QR-Codes. Diese führen Sie direkt auf Web-sites, wo Sie ergänzende Informationen finden, auf die im Buch aus Platzgründen verzichtet wurde.

Download-Angebot

Die Musterklauseln aus Kapitel 6 «Alles, was Recht ist» finden Sie unter www.beobachter.ch/download (Code 3797) zum Herunterladen und Selberbearbeiten.

Beobachter-Edition

© 2021 Ringier Axel Springer Schweiz AG, Zürich

Alle Rechte vorbehalten

www.beobachter.ch

Herausgeber: Der Schweizerische Beobachter, Zürich, in Zusammenarbeit mit der Handelszeitung

Lektorat: Wortspalterei | Lektorat + Korrektorat Plüss

Umschlaggestaltung, Gestaltungskonzept: fraufederer.ch

Satzgestaltung: Bruno Bolliger

Illustrationen: Matthias von Lonski

Herstellung: Bruno Bächtold

Druck: Eberl & Koesel GmbH & Co. KG

ISBN 978-3-03875-404-6

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Inhalt

Vorwort

Die Arbeitswelt von heute und morgen

Von Menschen und Maschinen

Digitalisierung: Modewort oder Überlebensstrategie?

Arbeitswelt 4.0: Wozu das Ganze?

Arbeitswelt 4.0: Hier steht die Schweiz

Die drei Dimensionen der Arbeitswelt 4.0

Was bedeutet die Revolution für KMU?

Tradition ist kein Geschäftsmodell

Die digitale Transformation

Neue, innovative Geschäftsmodelle

So meistern Sie die Geschäftsmodellinnovation

Innovation beginnt mit Information

Mit Design-Thinking zum Erfolg

Agilität und agile Organisation: 10 Erfolgsfaktoren

In 15 Schritten in die Arbeitswelt 4.0

1. Startschuss mit der Geschäftsleitung

2. Der Masterplan

3. Standortbestimmung im Unternehmen

4. Team-Workshops

5. Auswertung und Aktualisierung des Masterplans

6. Präsentation der Resultate und der Arbeitsweltstrategie

7. Projektplanung

8. Sitzung mit dem Projektteam

9. Umsetzung und Begleitung

10. Erfolgskontrolle und Projektrapport

11. Qualitätsmanagement und Sicherheit

12. Einführung

13. Dokumentation und Projektabschluss

14. Kontrolle und Erfolgssicherung

15. Folgeprojekte im dynamischen, digitalen Umfeld

Lohnen sich Festangestellte noch?

Welche Beschäftigungsmodelle gibt es?

Was bedeutet das für den Arbeitsmarkt?

Welche Kompetenzen sind künftig relevant?

Welche beruflichen Fähigkeiten sollten Ihre Angestellten mitbringen?

So finden Sie Fachkräfte mit den passenden Sozialkompetenzen

Rekrutierung 4.0: Die Zukunft der Personalsuche

Bescheren Sie Ihren Bewerbern eine positive Kandidatenreise

Multiposting: Ein Inserat, zahlreiche Kanäle

Suchmaschinenoptimierung: Findet Google Ihre Anzeige?

Social-Media-Rekrutierung: Da suchen, wo die Bewerbenden sind

Mobile Recruiting: Alles ist mobil – auch die Jobsuche

Die Weiterbildung der Zukunft

Neue Lernformen für die Weiterbildung der Zukunft

So planen Sie und Ihre Angestellten Weiterbildungen

So identifizieren Sie gute Weiterbildungsangebote

Dimension Mensch: Arbeitnehmende führen und unterstützenführen und unter-stützen

Vorgesetzte von morgen

Führen in der VUCA-Welt

Welche Führungsstile sind zukunftsfähig?

Die Kunst, sich selbst zu führen

Die Kunst, andere zu führen

Aufgabenführung

Eine Frage der Haltung

Gute Zusammenarbeit beginnt beim Chef

Eine Lern- und Fehlerkultur schaffen

So werden Sie zum Topvorgesetzten von morgen

Dimension Arbeitsort: Arbeiten immer und überall?

Der flexible Arbeitsplatz

Warum überhaupt noch ins Büro kommen?

So sieht der Arbeitsplatz von morgen aus

Der Weg zum flexiblen Arbeitsplatz

Herausforderungen für Unternehmen

Herausforderungen für Arbeitnehmende

Arbeitszeit: Hat die Stempeluhr ausgedient?

Wie frei ist die Gestaltung der Arbeitszeit tatsächlich?

Arbeitszeitmodelle: Flexibilisierung der Arbeitszeit

Zeitmanagement und Selbstorganisation

Arbeiten im Einklang mit der inneren Uhr

Selbstorganisation braucht Regeln

Als Team selbstorganisiert und gut aufgestellt

Rituale: Der Kitt, der Teams und einen selbst zusammenhält

Dimension Technologie: Die Kunst der virtuellen Zusammenarbeit

Auf diese Technologien kommt es an

Herausforderungen bei der virtuellen Kommunikation

Softwaresysteme für Social Collaboration

Tools für eine gute Zusammenarbeit

Tools für die IT-gestützte Kommunikation

Tools für digitale Meetings

So finden Sie das geeignete Social-Collaboration-Tool

Social Collaboration – auch eine Frage der Hardware

Eine Frage der IT-Sicherheit

Erfolgsfaktor Unternehmenskultur

Gewöhnen Sie sich an den Gedanken

Die Sache mit dem Vertrauensvorschuss

Dokumentieren Sie alles

Mit klarer Kommunikation zu klaren Erwartungen

Auf diese Fertigkeiten kommt es bei der virtuellen Zusammenarbeit an

In sechs Schritten zur Unternehmenskultur 4.0

Alles, was Recht ist

Regeln sind Regeln – auch in der Arbeitswelt 4.0

Arbeiten aus dem Homeoffice

Pensum und Arbeitszeit

Infrastruktur und Arbeitsgeräte

Entschädigung für Miete?

Datenschutz

Verwendung von Kommunikationssoftware

Verwendung von Online-Speicherdiensten

Und was ist mit den Versicherungen?

Anhang

Autorinnen und Autoren

Beobachter-Ratgeber

Literaturhinweise

Kapitel 1

Kapitel 2

Kapitel 3

Kapitel 4

Kapitel 5

Vorwort

Die Angst vor der Arbeitswelt 4.0 ist unbegründet. Ein rasches Ende der Arbeit wird es nicht geben, obwohl einschlägige Studien warnen, dass unzählige Arbeitsplätze der Digitalisierung zum Opfer fallen und die verbleibenden Mitarbeitenden schlechtere Arbeitsbedingungen erwarten müssen. Aber: Wir sind bereits im Arbeitsmarkt 4.0 angekommen und genügend Arbeit gibt es immer noch. Für die Unternehmen bedeutet dies jedoch, dass die Arbeitswelt 4.0 proaktiv geplant und implementiert werden sollte.

Denn ausschlaggebend für die Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine sind nicht die absoluten, sondern die relativen Produktivitätsunterschiede. Und hier weisen wir Menschen gegenüber den Maschinen mit unseren kognitiven Fähigkeiten wie Einfühlungsvermögen oder sozialer Kompetenz komparative Vorteile auf. Maschinen wirken meist in einer komplementären, ergänzenden und in keiner substitutiven Beziehung. Weil die Digitalisierung einen Beitrag zur Erhöhung der Arbeitsproduktivität leistet, vergrössert sie den volkswirtschaftlichen Kuchen – den Wohlstand –, wodurch wiederum neue Aufgabenstellungen, Aufträge, Unternehmen und damit auch neue Stellen geschaffen werden.

Zugleich ist unbestritten, dass mit der Digitalisierung bestimmte Berufe in ihrer heutigen Form verschwinden und sich angestammte Tätigkeiten verändern. Doch weisen Länder mit einem hohen Digitalisierungsgrad nicht mehr Arbeitslosigkeit aus – im Gegenteil: Je höher der technologische Stand eines Landes ist, desto tiefer liegt sie in der Regel. Deshalb muss der Schweizer Arbeitsmarkt flexibel bleiben und digitale Dynamik zugelassen werden, statt sie durch regulatorische Einschränkungen zu behindern. Für die Unternehmen gilt es, die mit der digitalen Dynamik entstehenden Potenziale zu nutzen.

Nicht nur die Digitalisierung verändert den Arbeitsmarkt laufend. Deshalb sind Bildung und vor allem lebenslanges Lernen gefragt. Die Selbstverantwortung steht dabei im Zentrum. So trägt jeder Einzelne – Geschäftsleitende und Mitarbeitende – zur Weiterentwicklung der neuen Arbeitswelten bei; auch im Zeitalter der Digitalisierung.

Peter Grünenfelder

Direktor Avenir Suisse

Die Arbeitswelt von heute und morgen

Von Menschen und Maschinen

Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten, radikal und unwiderruflich verändert. Die Zukunft der Arbeit hat längst begonnen. Höchste Zeit also, sie aktiv mitzugestalten.

Seit vor 200 Jahren die Industrialisierung begonnen hat, treibt Menschen dieselbe Frage um: Maschine – Freund oder Feind? Die einen sehen darin Fortschritt und Erlösung, die anderen Ursache und Antreiber gesellschaftlicher Konflikte. «Die Maschine unterstützt den Menschen, vereinfacht und bereichert sein alltägliches Leben, befreit ihn gar von seinen Defiziten; zugleich erscheint ihre Wirkungsweise undurchsichtig und unheimlich und droht, den Menschen zu kontrollieren oder zu ersetzen», bilanzieren die beiden deutschen Medienwissenschaftler Caja Thimm und Thomas Christian Bächle.

Die Frage, ob Roboter die Arbeitswelt übernehmen werden, scheint aktueller denn je. Auf Google erzielt allein die Suchanfrage «Will robots take my job?» über 56 Millionen Treffer. Die Seite «Job-Futuromat» des Deutschen Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung liefert darauf praktischerweise komplett automatisiert Antworten. Wer seine Berufsbezeichnung ins Suchfeld eingibt, erfährt mit einem Klick, wie realistisch es ist, dass er oder sie durch einen Computer ersetzt wird. Grafiker: 14 Prozent Automatisierbarkeit. Malerin: 25 Prozent. Eventmanager: 31 Prozent. Bilanzbuchhalterin: 82 Prozent. Übersetzer: 100 Prozent automatisierbar.

Doch lässt sich die Zukunft tatsächlich mit einem Mausklick vorhersagen? Mitnichten! Das bestätigt sogar der Job-Futuromat selbst, der die Prozentzahl der Automatisierbarkeit um den Hinweis ergänzt, dass durch den Einsatz digitaler Technologien oft neue Chancen entstehen. Abschliessend erklärt der Roboter freundlicherweise: «Ob Ihr (Wunsch-)Beruf tatsächlich automatisiert wird, ist damit nicht gesagt. Menschliche Arbeit kann zum Beispiel flexibler, wirtschaftlicher oder von besserer Qualität sein.»

Digitalisierung: Modewort oder Überlebensstrategie?

Selbstverständlich ist die Frage, inwiefern Maschinen Menschen ersetzen, nicht nur eine, die uns alle als Individuen umtreibt, sondern auch KMU, Grossunternehmen, ja ganze Branchen infrage stellt. Trotzdem muss die Frage erlaubt sein: Es hat doch bisher gut geklappt, warum nun alles auf den Kopf stellen? Um modern zu sein? Um dazuzugehören? Und überhaupt: Ist Digitalisierung nicht nur etwas für jene, die ohnehin den ganzen Tag vor dem Computer sitzen? Weshalb sollte sich auch ein Coiffeursalon, eine Gärtnerei, eine Schreinerei damit auseinandersetzen? Ist und bleibt deren Kerngeschäft doch ein ganz und gar physisches – daran ändern alle Google Docs, Dropbox-Clouds und Zoom-Meetings dieser Welt nichts. Oder etwa doch?

«Die Digitalisierung betrifft uns alle, manche haben es nur noch nicht gemerkt», erklärte Nikolaus Franke, Professor und Betriebswirt an der Wirtschaftsuniversität Wien, in einem Interview. So gibt es zwar in der Tat Produkte, bei denen Tradition und Unverfälschtheit geschätzt wird, doch selbst diese Unternehmen gestalten ihre Prozesse vielfach innovativ, hinterfragen ihre Geschäftsmodelle oder erschliessen neue Märkte. «Es gibt einen Typus im Mittelstand, der nicht innovativ ist und es auch nicht sein will. Die machen sozusagen beim Gehen die Augen zu und stossen nirgends an. Leider muss man sagen, dass das selten lange gut geht. Was ist denn schon so perfekt, dass es nicht weiter verbessert werden kann?», fragt der Professor weiter. Schliesslich lasse sich fast alles leistungsstärker, haltbarer, einfacher, gesünder, umweltschonender, intuitiver zu bedienen oder billiger machen. «Diejenigen, die das leisten, werden dazugewinnen. Die anderen werden vom Markt aussortiert», ist der Innovationsexperte sicher.

Digitalisierung versus digitale Transformation

Zunächst gilt es jedoch, zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation zu unterscheiden. Im Alltag oft als Synonym verwendet, umschreiben die beiden Begriffe zwei grundlegend verschiedene Konzepte:

Die Digitalisierung bezeichnet einen technischen Prozess, bei dem analoge Daten oder Abläufe in digitale umgewandelt beziehungsweise automatisiert werden. Viele Unternehmen versuchen, papierlos zu arbeiten, Dokumente zu digitalisieren, sich über Kommunikationsplattformen zu unterhalten. Doch ein Zugang zu einer Cloud und ein Benutzerkonto für Microsoft Teams bringen noch keine Transformation. Im besten Fall handelt es sich dabei um eine digitale Abbildung analoger Geschäftsabläufe.

Die digitale Transformation hingegen beschreibt eine Weiterentwicklung hin zu gegenwärtigen und künftigen Standards: Sie betrifft sowohl die Wirtschaft, die verschiedenen Funktionen innerhalb von Unternehmen, deren Geschäftsmodelle als auch die ganze Gesellschaft. Will – oder muss – sich ein Unternehmen digital transformieren, sollte sich die Geschäftsleitung also nicht in erster Linie fragen, wie sie bestehende Prozesse digitalisieren kann, sondern ob ein Prozess in der aktuellen Form überhaupt noch sinnvoll ist.

Wenn die Geschäftsnummer nicht mehr im gedruckten Telefonbuch, sondern im elektronischen Telefonverzeichnis search.ch erscheint, ist das zwar digital, aber deshalb noch lange nicht zeitgemäss und transformativ. Denn die Kunden wollen unter Umständen nicht telefonieren, sondern das Unternehmen lieber per E-Mail, Messengerdienst oder Chatfunktion kontaktieren. Wenn das Coiffeurgeschäft seine Termine telefonisch entgegennimmt und in einer digitalen Agenda festhält, verpasst es damit vielleicht die Chance, Kundinnen und Kunden online Zugang zu einer automatisierten Buchungsplattform zu geben, auf der sie sich selbständig einen verfügbaren Termin reservieren können. Wenn Bestellungen in einer Gärtnerei auch per E-Mail oder Onlineformular möglich sind, ist das zwar digital, verkennt aber das gewandelte Kundenbedürfnis, schnell und bequem in einem Onlineshop eine Bestellung aufzugeben, diese elektronisch zu bezahlen und am nächsten Tag geliefert zu bekommen. Oder anders formuliert: Dass die Musikindustrie statt analoger Schallplatten irgendwann digitale CDs produzierte, hat sie nicht davor bewahrt, die grundsätzliche Transformation in ihrer Branche zu verschlafen und das Feld Apple iTunes, Spotify oder YouTube zu überlassen.

Egal, ob ein Unternehmen daran glaubt oder nicht: Die digitale Transformation ist in vollem Gange, sie ist omnipräsent und nicht mehr aufzuhalten. Sie beeinflusst das wirtschaftliche Umfeld genauso stark wie das Privatleben. Sie ist da, wenn wir mit Freunden über Messenger kommunizieren, auf der App eine Zugverbindung raussuchen und gleich auch da unser Ticket kaufen, wenn wir unsere Schrittzahl mit unserer Smartwatch dokumentieren, mit einem Klick Kleider bestellen oder abends auf dem Smart-TV Serien schauen.

Chancen und Risiken der digitalen Transformation

Die digitale Transformation ist ein Veränderungsprozess und bringt deshalb – wie jeder Wandel – sowohl Chancen (+) als auch Risiken (–) mit sich.

+ Kundengetriebene, neue Geschäfts- beziehungsweise Ertragsmodelle:Durch die Digitalisierung von allem und das vom Markt getriebene Bedürfnis nach neuen (teils mobilen und immer verfügbaren) Anwendungen sowie das dadurch entstehende Potenzial für neue Geschäftsmöglichkeiten entstehen innovative Geschäftsmodelle, wie zum Beispiel Subskriptionsmodelle (eine monatliche Gebühr anstelle einzelner Transaktionen), Peer-to-Peer-Modelle (die Kunden verkaufen direkt ohne den Miteinbezug des Zwischenhandels) und Freemium-Modelle (die Basisversion wird kostenlos einem breiten Publikum zugänglich gemacht).

+ Steigerung der Effektivität und Effizienz: Ein Vorteil der digitalen Transformation besteht in der gesteigerten Effektivität und Effizienz. Ausserdem ergeben sich für Individuen und kleine Unternehmen Möglichkeiten, die bisher alleine grossen Institutionen und Organisationen vorbehalten waren – zum Beispiel breite Kommunikation und Verteilung von Informationen.

+ Neue Arbeitsformen: Im Bereich Mensch und Arbeit entwickeln sich neue Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten, das orts- und zeitunabhängige Zugreifen auf relevante Daten und Informationen durch Cloud-Angebote oder andere zentrale Datenablagen. Dank dieser Flexibilität können Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag selbstbestimmter gestalten.

+ Internationalisierung: Die digitale Transformation spielt auch eine wesentliche Rolle bei der Internationalisierung von Unternehmen. Da Kommunikation und Logistik vereinfacht werden, kann ein Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation einfacher international expandieren.

- IT-Sicherheit:Dank cloudbasierten Systemen sind Daten theoretisch allen jederzeit und überall zugänglich. Damit wird das Thema IT-Sicherheit zunehmend wichtiger.

- Neue Führungswerte und veränderte Unternehmenskultur:Durch den Einsatz neuer Technologien verändern sich auch Unternehmensprozesse und dadurch wiederum das Führungsverhalten und die Werte des Unternehmens. Die Transformation nimmt so einen direkten Einfluss auf die Kultur und stellt, wenn nicht geplant und begleitet, ein Risiko für den Erhalt der Unternehmensgrundsätze und -werte dar.

- Verlust von Arbeitsplätzen: Positionen, welche die einzelnen Prozesse koordinieren, werden zum Teil überflüssig, Maschinen oder Programme übernehmen einfache Tätigkeiten. Gleichzeitig erfordern Aufgaben und Anforderungsprofile, die auf die digitale Transformation zurückzuführen sind, neue Kompetenzen und Fähigkeiten.

Arbeitswelt 4.0: Wozu das Ganze?

In einer durch digitale Technologien zunehmend vernetzten und beschleunigten Welt verändern sich nicht nur Produkte und Dienstleistungen, sondern auch die Art, wie gearbeitet wird und wie Menschen arbeiten wollen. Prozesse werden digital unterstützt oder komplett automatisiert, Menschen können zeit- und ortsunabhängig arbeiten und die gesamte Wirtschaft ist global vernetzt. All das führt nicht nur bei den Konsumenten, sondern auch bei den Arbeitnehmenden, Ihren Mitarbeitenden, zu neuen Bedürfnissen.

Was bedeutet das konkret? Wenn alle Arbeitsgeräte, Dokumente und Kommunikationskanäle ohnehin auf einen Computer oder einen Laptop passen, werden sich Ihre Mitarbeitenden bald fragen, warum sie sich jeden Tag zur Stosszeit in einen Zug oder ein Tram quetschen müssen, um pünktlich um neun Uhr im Büro zu sein, anstatt die Arbeit von zu Hause oder sonst einem Ort aus zu erledigen. Wenn es zunehmend normaler wird, dass die Chefin oder ein Kunde auch am Abend oder am Wochenende eine Antwort auf eine E-Mail erwartet, ist es mehr als logisch, dass auch die Arbeitnehmenden mehr Flexibilität bei der eigenen Arbeitszeitgestaltung fordern. Wenn Kreativität und Innovation bei der Produktentwicklung gefragt sind, ist es nur verständlich, dass diese auch bei der Arbeitsplanung erwartet werden. Der gesellschaftliche Wandel geht also mit einer Vielfalt an Idealvorstellungen in Bezug auf Arbeit einher.

Diese Entwicklung hat viele Namen: Arbeitswelt 4.0, Industrie 4.0, New Work – und obschon sie sich in ihrer Definition jeweils unterscheiden, so umschreiben sie doch alle dasselbe Grundkonzept: Die Anpassung der Art, wie wir arbeiten, an die Zeit, in der wir leben. Ähnlich wie bei der Digitalisierung und der digitalen Transformation können sich Arbeitgeber und Unternehmen fragen: Wozu umstellen, was bislang doch gut geklappt hat? Doch genau so, wie die Frage dieselbe bleibt, ist auch die Antwort die gleiche: Egal, ob ein Unternehmen daran glaubt oder nicht, die Transformation der Arbeitswelt ist in vollem Gange. Die Begründung «Wir haben das schon immer so gemacht» ist nicht mehr gut genug. Sie war es ehrlicherweise noch nie.

Doch in einer Zeit, in der sich Unternehmen schnell, flexibel und agil auf sich konstant verändernde Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse einlassen müssen, um erfolgreich zu sein und zu bleiben, ist das Letzte, was ein Unternehmen will, ein Arbeitnehmender, der alles so macht, wie er es schon immer gemacht hat. Oder wäre es wirklich sinnvoll, einen Massenversand einzeln auf der Schreibmaschine zu tippen, statt die Serienbrieffunktion bei Word oder einen vollautomatisierten Newsletter dafür zu verwenden?

Eines der Totschlagargumente, warum Flexibilität und Agilität so wichtig sind, lieferte allerdings die Coronapandemie: Als ein Grossteil der Arbeitnehmenden quasi über Nacht ins Homeoffice verbannt wurde und unsere Leben noch mehr als sonst nur noch über Bildschirme abliefen, wurden jene belohnt, die sich schon vor Covid-19 mit der Digitalisierung auseinandergesetzt hatten. Im Vorteil waren Unternehmen und Geschäfte, die ihre Mitarbeitenden bereits mit allen Programmen und Unterlagen für mobil-flexibles Arbeiten ausgerüstet oder die ihre Produkte und Dienstleistungen schon vorher in einem funktionierenden Webshop angeboten hatten.

Arbeitswelt 4.0: Hier steht die Schweiz

Trotzdem zeigt sich: In der Schweizer Wirtschaft gibts noch Luft nach oben. In einer gross angelegten Studie hat die FHNW Hochschule für Wirtschaft zusammen mit der Future Work Group untersucht, wo die Schweiz hinsichtlich der Arbeitswelt 4.0 steht. Das Ergebnis: 2019 erreichten nur gerade 12 Prozent der Befragten ein fortschrittliches Stadium bezüglich der Arbeitswelt 4.0; 45 Prozent der Unternehmen befanden sich damals in der Transformation. Und 43 Prozent standen noch am Anfang – davon sagten rund drei Viertel, dass es keine Strategie zur Arbeitswelt 4.0 gebe oder dieser Begriff ihnen nicht bekannt sei.

Weitere wichtige Erkenntnisse:

• Die grössten Barrieren für Unternehmen, den Sprung in die Arbeitswelt 4.0 zu wagen, waren: fehlendes Wissen, bestehende, teilweise starre Führungs- und Organisationsstrukturen und Konflikte mit anderen Unternehmensprioritäten.

• Gleichzeitig machten sich die Unternehmen Sorgen über die zunehmende Abhängigkeit von der IT, den Datenschutz und die IT-Sicherheit, über die permanente Verfügbarkeit der Mitarbeitenden und über die Überwachung durch den Staat und andere Unternehmen.

• Als Gründe dafür, dass sie die Arbeitswelt 4.0 aktiv angegangen sind, wurden Innovationsdruck, eine bessere interne Kommunikation und das Gewinnen von mehr Flexibilität genannt.

Im April 2020 hat das Forschungsteam bei mehreren Unternehmen aus der ersten Umfrage nachgefragt und wollte wissen, wie sich die Covid-19-bedingte Arbeitssituation auf die Unternehmen und deren Mitarbeitende ausgewirkt hat: Während sich das Kommunikationsverhalten und die emotionale Situation bei mehr als einem Drittel teilweise verschlechterte, meinten die Teilnehmenden mehrheitlich, dass sich die Bereiche Kommunikation, Kultur, Selbstverantwortung und Zusammenarbeit sogar verbessert hätten. Für die Angestellten war es wichtig, dass die Führungskräfte das Unternehmen flexibel und transparent durch die Krise geführt haben. Wichtige Führungserfolgsfaktoren waren die vom Unternehmen gewährte Flexibilität und Transparenz. Über die Hälfte findet Homeoffice eine sinnvolle, unterstützende Arbeitsform, während sich ein Drittel der Befragten dort eingeschränkt fühlte.

Unternehmen sollten sich deshalb Gedanken machen und konkrete Strategien entwickeln, um jene Mitarbeitenden zu unterstützen, die mit dem Homeoffice und der damit verbundenen Unternehmenskommunikation Schwierigkeiten haben.

Im Ergebnis bestätigte sich, dass viele Unternehmen vor der Covid-19-Krise keine Strategie (und entsprechend keine Infrastruktur) für eine moderne Arbeitswelt gehabt hatten: Über die Hälfte der befragten Mitarbeitenden sagten von ihren Arbeitgebenden, dass diese auf eine solche Krise nicht vorbereitet gewesen seien, beziehungsweise, dass sie vorher über keine IT-Infrastruktur verfügt hätten, um virtuell oder digital zusammenzuarbeiten. Aus Sicht der Umfrageteilnehmerinnen und -teilnehmer bringt die Covid-19-Krise für Unternehmen deshalb auch grosse Chancen – nämlich, was die Digitalisierung, das Homeoffice und neue Formen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten angeht. Das bestätigt, dass die Covid-19-Krise einen Digitalisierungsschub in Richtung Arbeitswelt 4.0 freigesetzt hat.

Die drei Dimensionen der Arbeitswelt 4.0

Haben wir Sie überzeugt, dass es sich lohnt, sich mit der Arbeitswelt 4.0 auseinanderzusetzen? Wahrscheinlich, denn sonst hätten Sie gar nicht erst diesen Ratgeber zur Hand genommen. Doch nach dem «Ob» folgt die ebenso wichtige Frage «Wie?». Die wichtigste Botschaft vorweg: Die Arbeitswelt 4.0 funktioniert wie ein Uhrwerk, in dem verschiedene Zahnräder zusammenspielen. Es reicht nicht, nur an einem Rädchen zu drehen oder es auszuwechseln.

Ein Beispiel? Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Kommunikation unter Ihren Mitarbeitenden künftig über eine Plattform wie Slack oder Microsoft Teams abwickeln. Sie kaufen die nötigen Lizenzen, eröffnen zahlreiche Benutzerkonten und stellen diese Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung. Was geschieht? Gewisse Mitarbeitende werden die Software gar nicht erst nutzen, weil sie erstens nicht wissen, wie sie funktioniert, und zweitens den Sinn darin nicht sehen. Andere werden das Programm zwar verwenden, dabei aber ihrer eigenen Logik folgen. Innert kürzester Zeit werden Sie eine riesige Ansammlung unstrukturierter Informationen und Dokumente auf der neuen Kommunikationsplattform vorfinden. Mitarbeiter werden Zeit damit vertrödeln, nach Informationen zu suchen, und wichtige Neuigkeiten in der Nachrichtenflut übersehen. Irgendwann werden sie sich genervt ausloggen, weil sie die konstanten Meldungen am rechten Bildschirmrand von der Kernarbeit abhalten.

Kein Problem, denken Sie sich jetzt. Dann müssen die Mitarbeitenden eben geschult werden, wie sie das Programm verwenden. Fast richtig. Beziehungsweise auch richtig. Aber es braucht mehr als das. Bevor Sie nämlich überhaupt eine Kommunikationsplattform auswählen, ist es sinnvoll, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden die Bedürfnisse abzuklären – und dann auf dieser Basis das geeignete Hilfsmittel zu wählen. Wozu brauchen Sie und Ihre Mitarbeitenden überhaupt eine Kommunikationsplattform? Was soll diese bringen, was erleichtern? Wo wird die Plattform eingesetzt? Nur auf dem Computer? Oder haben Sie allenfalls Aussendienstmitarbeitende, die froh sind, wenn sie auch eine vernünftige App dafür auf ihrem Smartphone installieren können? Mit wem kommunizieren Sie über diese Plattform? Nur mit Mitarbeitenden oder auch mit Kunden? Sobald Sie dann tatsächlich über die Plattform kommunizieren, müssen Sie definieren, welche Themen auf welchen Unterkanälen in welchen Gruppen diskutiert werden sollen. Wie schnell und zu welchen Tageszeiten erwarten Sie und Ihr Team eine Rückmeldung von einem Mitarbeitenden? Welche Dokumente und vertraulichen Informationen werden über diese Kanäle geteilt? Und dürfen Sie das überhaupt – Stichwort Datenschutz? Sie sehen also: Selbst der vermeintlich einfache Schritt, einen gemeinsamen Kommunikationskanal zu nutzen, verlangt viele grundsätzliche Überlegungen, die Sie idealerweise nicht alleine, sondern mit Ihrem Team zusammen anstellen.

Klingt kompliziert? Sie möchten fast schon wieder die Schreibmaschine hervorholen, um Ihren Serienbrief darauf zu tippen? Stopp! Halt! Geben Sie nicht auf. Ja, die Arbeitswelt 4.0 ist komplex. Nein, es gibt keine Patentlösung, keine simple Schritt-für-Schritt-Anleitung, die für alle passt. Genau darum geht es in einer digitalisierten Welt – nicht nur bei Produkten und Dienstleistungen, sondern eben auch bei der Gestaltung der Arbeitswelt: eine individualisierte Lösung, die für den Einzelnen, für Ihr Unternehmen passt.

Die Future Work Group und die FHNW Hochschule für Wirtschaft haben das Problem erkannt. Die wichtigsten Themengebiete haben die Expertinnen und Experten aus ihren Studien zur Arbeitswelt 4.0 abgeleitet und in drei Dimensionen aufgeteilt:

• Dimension Mensch: Unternehmen befinden sich in einem zunehmend dynamischen Umfeld, weshalb auch ein agiler Führungsstil und eine neue Unternehmenskultur angebracht sind. Mit zunehmender Digitalisierung verändern sich nicht nur die Art und Weise, wie gearbeitet wird, sondern auch die Kompetenzen, die dafür mitgebracht werden müssen. Es gibt neue Kommunikations- und Kollaborationsformen zwischen Menschen, eine neue Art der Interaktion zwischen Mensch und Maschine, aber auch ein neues Zusammenspiel von Maschinen untereinander.

• Dimension Arbeitsort: Arbeitsort und Arbeitszeit werden im Zuge der digitalen Transformation immer flexibler und prägen die Art und Weise, wie wir arbeiten, fundamental. Entscheidend dafür, dass Arbeiten von unterschiedlichen Orten und Zusammenarbeit über Distanz möglich ist, sind neue Entwicklungen bei den Informations- und Kommunikationstechnologien. Neue Technologien eröffnen neue Arbeitsräume und erfordern die Umgestaltung physischer Arbeitsplätze. Ebenso entstehen neue Arbeitsformen und neue Beschäftigungsmodelle.

• Dimension Technologie: Digitale Technologien bedeuten für Unternehmen in erster Linie Effizienz. Dieser wird innerhalb der digitalen Transformation ein hoher Stellenwert beigemessen, da sie in grossem Masse zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beiträgt. Neben der Automation in der Produktion spielen digitale Technologien, welche die Kommunikation und die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden fördern, eine wesentliche Rolle. Die Bereitschaft, neue Technologien in den Arbeitsalltag zu integrieren und sich digitale Kompetenzen anzueignen, wird entscheidend sein, um in einem zunehmend digitalen Arbeitsumfeld bestehen zu können.

An diesen drei Dimensionen orientiert sich auch dieses Buch: Mensch, Arbeitsort, Technologie. Kapitel für Kapitel werden wir diese drei wichtigen Aspekte im Detail behandeln, Ihnen Handlungsanweisungen, Ratschläge und Beispiele liefern. Das wichtigste Instrument, um die Arbeitswelt 4.0 erfolgreich in Ihrem Unternehmen umzusetzen, finden Sie jedoch weder in diesem noch in irgendeinem anderen Buch: Es ist Ihre ganz persönliche Bereitschaft, alles zu hinterfragen und den Satz «Wir machen das so, weil wir es schon immer so gemacht haben» für immer aus Ihrem Begründungsrepertoire zu verbannen.

Was bedeutet die Revolution für KMU?

Tradition ist kein Geschäftsmodell

Unternehmen versuchen seit jeher, Produkte und Dienstleistungen zu optimieren. Im digitalen Zeitalter braucht es dafür jedoch Strategien und Werkzeuge, die nicht nur Bestehendes verbessern, sondern komplett neue Produkte und Dienstleistungen schaffen.

Strategisches Management basiert auf der Annahme, dass Märkte existieren, die mit der richtigen Analyse, der richtigen Positionierung und den richtigen Massnahmen erobert werden können. Die Krux: Digitale Plattformen schaffen ganz neue Märkte, die mit veralteten Werkzeugen weder erfasst noch verständlich gemacht werden können. Wer in Produkten und Produkterneuerungen denkt, wird nie verstehen, weshalb er plötzlich von ganz neuen Lösungen überholt wird, die zu Beginn nicht im Entferntesten etwas mit dem Produkt zu tun hatten. Und wer in Märkten denkt, sieht nicht, dass Kundinnen nach Lösungen von Bedürfnissen oder Aufgaben suchen.

Viele Unternehmen fragen sich, wie sie neue Technologien nutzen können, um ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten. In diesem Zusammenhang ist häufig von «Pionieren», «Early Followern» und «Late Followern» die Rede: Pioniere erreichen einen Wettbewerbsvorteil, indem sie als Vorreiter in neue Technologien und in Produkt- und Marketinginnovationen investieren. Early Follower folgen mit Neuerungen zeitnah zu den Pionieren, während Late Follower die neuen Produkte, Techniken und Ideen erst nach einiger Zeit selber nutzen, wenn diese getestet sind. Zu welchem Typ gehört Ihr Unternehmen bisher? Und wo sehen Sie sich zukünftig?

Mit der Geschäftsmodellinnovation (siehe ab Seite 30) versuchen Unternehmen in allen Phasen, neue Produkte und Dienstleistungen für ihre Kundschaft zu entwickeln – ausgehend von den Kundenbedürfnissen und kombiniert mit den laufend auf den Markt gebrachten neuen Technologien. Denn nur mit Innovationen, welche Mehrwert bieten, können die vielen Schweizer KMU mit Tradition und Qualitätsbewusstsein auch im digitalen Zeitalter überleben.

Die digitale Transformation

Mit der vierten industriellen Revolution müssen sich Unternehmen auch mit neuen Managementthemen beschäftigen. Eine grosse Studie der FHNW Hochschule für Wirtschaft von 2017 hat die Handlungsfelder der digitalen Transformation identifiziert:

• Kundenzentrierung: konstante Kundenorientierung

Fokussieren Sie – im besten Fall als Ausgangspunkt für Ihre Strategien – darauf, Ihre Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Nutzen Sie digitale Technologien, Kanäle sowie Kunden- und Produktdaten, die es ermöglichen, markt- und zielgruppengerecht vorzugehen (siehe Seite 37).

• Neue Technologien: Apps, Internet der Dinge und Industrie 4.0

Je nach Branche und eigener Marktleistung setzen Unternehmen neue Technologien – vor allem technologische Plattformen, Apps und Software – unterschiedlich ein. Viele Unternehmen testen die Anbindung an Industrie- und Konsumentenprodukte als Bestandteil der Industrie 4.0 beziehungsweise des Internets der Dinge. Ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für Ihr Unternehmen ist ausserdem die IT-Sicherheit (siehe Seite 180).

• Cloud und Daten: moderne IT-Infrastruktur und neue Erkenntnisse

Um neue Geschäftsmodelle entwickeln und Prozesse optimieren zu können, brauchen Unternehmen intelligente Daten und neue Erkenntnisse (die im Übrigen auch für die Kundenorientierung und das digitale Marketing notwendig sind). Im Zentrum steht eine integrierte beziehungsweise vernetzte Datenbasis: Sie führt mithilfe intelligenter Analyseverfahren zu neuem Wissen, wodurch in Echtzeit strategische Entscheidungen getroffen werden können. Gleichzeitig ist eine flexible und von überall her zugängliche technologische Infrastruktur wichtig: Investitionen in die Cloud und webbasierte Lösungen sollten oben auf der Prioritätenliste der Unternehmen stehen.

• Digitale Geschäftsentwicklung: neue Strategien und Geschäftsmodelle

Die neuen Technologien führen dazu, dass Unternehmen vermehrt bestehende Kompetenzen und Angebote hinterfragen, mit dem Ziel, die Wertschöpfungskette zu digitalisieren und neue Leistungen zu erbringen. Nutzen Sie dabei neue Plattformen und Kanäle und kooperieren Sie mit den unterschiedlichsten Marktpartnern, lassen sich innovative Geschäfts- und Ertragsmodelle entwickeln (siehe Seite 30).

• Digitale Führungskultur: neue Ansätze in Führung, Kultur und Arbeit

Der digitale Wandel verändert schliesslich auch die Art, wie im Unternehmen geführt wird: Eine Anpassung der Führungsgrundsätze ist die Folge. Dies geschieht durch «Changemanagement», also indem Sie grundlegende Veränderungen im Unternehmen anstossen und diese Prozesse aktiv leiten und begleiten. Was aber ist Teil der digitalen Führungskultur? Das sind zum Beispiel: Kreativität und Innovation, der digitale und mobile Arbeitsplatz oder auch neue Organisationsformen, um Wissen zu teilen, Teams zu führen oder Mitarbeitende zu schulen und zu motivieren (siehe Seite 40).

• Prozessgestaltung: optimierte Arbeitsabläufe und Automation

Grundsätzlich sollen Prozesse standardisierter, schneller und effizienter gestaltet werden. Vernetzen Sie Teilaufgaben ohne Medienbrüche. Indem Sie Prozesse automatisieren beziehungsweise digitalisieren, schafft Ihr Unternehmen den Sprung zum papierlosen Büro und optimiert so die Wertschöpfungskette. Zusammen mit agilen Methoden steigern Unternehmen die Produktivität und die Innovationsfähigkeit und schaffen gleichzeitig eine höhere Transparenz (siehe Seite 164).

• Digitales Marketing: neue Plattformen und Kanäle