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Die jeweiligen nationalen IPMA Zertifizierungsprüfungen stellen unterschiedliche Prüfungsanforderungen. Dieses Buch fokussiert ausschließlich auf die prüfungsrelevanten Themen der deutschen IPMA Projektmanagement-Zertifizierungen (GPM/PM-Zert) als Teil des vierstufigen internationalen IPMA 4-Level Zertifizierungen für Projektmanager. Für alle, die sich auf die Prüfungen der IPMA nach der Deutschen Zertifizierungsstelle für Projektpersonal (GPM/PM-Zert) vorbereiten wollen, schildert der Autor den genauen Prozess der jeweiligen Zertifizierung, der Re-Zertifizierung und der Höherzertifizierung. Außerdem enthält das Buch eine umfangreiche Sammlung hilfreicher Übungsfragen und Beispiele zu allen 46 Kompetenzelementen der ICB/NCB 3.0. Das Buch wurde auf der Basis der langjährigen Erfahrung des Autors als PM-Trainer verfasst. Genannte Tipps, Übungs- und Beispielfragen beruhen auf dem, was Teilnehmer aus früheren Prüfungen berichteten. Die Übungsfragen und die Erfahrungsreflexionen dienen dem Leser dazu sich gezielt auf die jeweiligen theoretischen und praxisbezogenen Anforderungen des jeweiligen Zertifizierungslevels (D bis A) vorzubereiten.
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Seitenzahl: 310
Veröffentlichungsjahr: 2016
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Mustergrafiken
Einleitung
Wie ist dieses Buch aufgebaut?
So nutzen Sie dieses Buch am besten
RICHTIG LERNEN
1.1 Als Erwachsener wieder lernen
1.2 Weitere praktische Lerntipps
1.3 Was tun gegen Prüfungsstress?
1.4 Umgang mit einem Blackout
1.5 Wenn Sie nicht bestanden haben – Ihr Einspruchsrecht
DIE IPMA-ZERTIFIZIERUNGSPRÜFUNGEN DER DEUTSCHEN PM-ZERT
2.1 Die Basis: die ICB 3.0 und andere relevante Dokumente
2.2 Der feine Unterschied: Qualifizierung und Zertifizierung
2.3 Die Erstzertifizierung für die Levels D/C/B/A
2.3.1 Die Antragsformalitäten
2.3.2 Die schriftlichen Ausarbeitungen für die unterschiedlichen Levels
2.3.3 Die schriftlichen Tests der verschiedenen Levels
2.3.4 Das Assessment-Center (Workshop) ab Level C
2.3.5 Das sogenannte Interview/mündliche Prüfung
2.3.6 Mindestpunkte zum Bestehen aller Zertifizierungsprüfungsteile
2.4 Was müssen Sie für Ihre Rezertifizierung tun?
2.4.1 Übersicht
2.4.2 Intermediate-Check (I-Check)
2.4.3 Die Rezertifizierung Level D
2.4.4 Rezertifizierung Level C/B/A
2.5 Die Höherzertifizierung
2.5.1 Von Level D auf Level C oder B
2.5.2 Von Level C auf Level B
2.5.3 … auf Level A
2.6 Erfahrungsberichte
2.6.1 Level D – schriftlicher Test und mündliche Prüfung
2.6.2 Level C/B schriftlicher Test
2.6.3 Bewertung des Level C/B Workshops
2.6.4 Bewertung des Interviews bei Level C und B
2.7 FAQ
DIE ICB/NCB UND KOMPETENZ-TAXONOMIE
3.1 Methodisch-Technische-Kompetenzen
3.1.1 Projektmanagementerfolg
3.1.2 Interessierte Parteien
3.1.3 Projektanforderungen und Projektziele
3.1.4 Risiken und Chancen
3.1.5 Qualität
3.1.6 Projektorganisation
3.1.7 Teamarbeit
3.1.8 Problemlösung
3.1.9 Projektstrukturen
3.1.10 Leistungsumfang und Lieferobjekte
3.1.11 Projektphasen, Ablauf und Termine
3.1.12 Ressourcen
3.1.13 Kosten und Finanzmittel
3.1.14 Beschaffung und Verträge
3.1.15 Änderungen
3.1.16 Überwachung und Steuerung, Berichtswesen
3.1.17 Information und Dokumentation
3.1.18 Kommunikation
3.1.19 Start
3.1.20 Abschluss
3.2 Verhaltenskompetenzen
3.2.1 Führung
3.2.2 Engagement und Motivation
3.2.3 Selbststeuerung
3.2.4 Durchsetzungsvermögen
3.2.5 Entspannung und Stressbewältigung
3.2.6 Offenheit
3.2.7 Kreativität
3.2.8 Ergebnisorientierung
3.2.9 Effizienz
3.2.10 Beratung
3.2.11 Verhandlungen
3.2.12 Konflikte und Krisen
3.2.13 Verlässlichkeit
3.2.14 Wertschätzung
3.2.15 Ethik
3.3 Kontextkompetenzen
3.3.1 Projektorientierung
3.3.2 Programmorientierung
3.3.3 Portfolio-Orientierung
3.3.4 Einführung von PPP-Management
3.3.5 Stammorganisation
3.3.6 Geschäft
3.3.7 Systeme, Produkte und Technologien
3.3.8 Personalmanagement
3.3.9 Gesundheit, Betriebs-, Arbeits- und Umweltschutz
3.3.10 Finanzierung
3.3.11 Rechtliche Aspekte
Tabelle 1: Antragsphase Zertifizierung
Tabelle 2: Durchschnittliche Punkte je Level
Tabelle 3: Schriftliche Ausarbeitungen
Tabelle 4: Vergleich Vorher – Nachher Projekterfahrung
Tabelle 5: Der Literaturkonspekt
Tabelle 6: Themenschwerpunkte der Level-Tests
Tabelle 7: Notwendige Punktzahl pro Verfahrensschritt
Tabelle 8: Einzureichende Unterlagen zur Rezertifizierung
Tabelle 9: Selbstbewertung
Tabelle 10: FAQ
Tabelle 11: Erläuterung der Taxonomie
Tabelle 12: Prüfungsinhalte und Prüfungsschwerpunkte auf Basis der ICB 3.0 (Taxonomie)
Tabelle 13: Tabellarischer PSP
Bild 1: Agenda für eine Level C/B Prüfung
Bild 2: Bewertungsblatt der Assessoren für den PEB beim Level C
Bild 3: Uploadfenster
Bild 4: Assessoren kleben Post-ist als korrekturanmerkungen
Bild 5: Managementtools auf Arbeitsebene und deren Übersetzung für die Präsentation vor den Assessoren
Bild 6: Nachweis für den Intermediate Check
Bild 7: Themenwahl zur PSA
Mustergrafik 1: Beispiel für ein Stakeholder-Portfolio mit Wirkungspfeilen
Mustergrafik 2: Beispiel für eine Zielhierarchie
Mustergrafik 3: Beispiel für eine Zielverträglichkeitsmatrix
Mustergrafik 4: Beispiel für eine quantitative Risikobeurteilung und -maßnahmenplanung
Mustergrafik 5: Beispiel für eine Risikomatrix mit Wirkungspfeilen
Mustergrafik 6: Verbindung der Projektorganisation mit der Linienorganisation (als Matrixorganisation)
Mustergrafik 7: Ebenso Projektorganisation als Matrix
Mustergrafik 8: Beispiel für einen Projektstrukturplan mit Codierung als Grafikbaum
Mustergrafik 9: Beispiel für einen Phasenplan in Tabellenform
Mustergrafik 10: Beispiel für einen Phasenplan mit phasenbezogener Aufwandsschätzung
Mustergrafik 11: Beispiel für einen berechneten Netzplan
Mustergrafik 12: Beispiel für einen vernetzten Phasenplan
Mustergrafik 13: Der Einsatzmittelplan in tabellarischer Form dargestellt
Mustergrafik 14: Beispiel für eine Einsatzmittelganglinie (mit einer Unterdeckung bei einer Ressource)
Mustergrafik 15: Beispiel für eine Einsatzmittelglättung
Mustergrafik 16: Beispiel für eine Kostensummenlinie
Mustergrafik 17: Beispiel für eine Kostenganglinie
Mustergrafik 18: Beispiel für eine Kommunikationsmatrix
Mustergrafik 19: Verhandeln
Wer sich in Deutschland bei einem autorisierten Trainingspartner der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) auf die Projektmanagement-Zertifizierungen Level D bzw. C/B-Level oder sogar für die Level A Zertifizierung vorbereitet, bekommt als Lernmaterial vier Bände des Buches PM3 (als Print und E-Book), ein sogenanntes Fieldbook mit einer Projektgeschichte als praktisches Beispiel, eine Fallstudie zum Üben sowie eine CD-ROM mit einem PM-Lexikon zur Verfügung gestellt.
Viele Teilnehmer stöhnen (zu Recht?), da der Leseaufwand hoch ist und häufig Unklarheit darin besteht, was nun wirklich wichtig ist für die entsprechende Zertifizierungsprüfung.
Die beste Möglichkeit, PM-Wissen und PM-Können zu trainieren, ist die Teilnahme an einem Kurs, den autorisierte Trainingspartner der GPM durchführen. Erkennbar sind diese Trainingspartner an dem eigenständigen Markenzeichen. Diese Trainer unterliegen einem Überwachungssystem der GPM, tauschen sich regelmäßig untereinander aus und qualifizieren sich laufend weiter.
Dieses Buch soll deren Trainingsmaßnahmen ergänzen, indem es den Blick auf die Zertifizierungsprüfung fokussiert. Lernen und das Gelernte in einer Prüfung wiederzugeben sind zwei verschiedene Dinge. Nicht alles, was in den Qualifizierungsunterlagen der GPM enthalten ist, ist dann auch prüfungsrelevant. In diesem Buch geht es ausschließlich darum, zu den prüfungsrelevanten Themen die passenden Fragen und Formulierungen zu vermitteln.
Das Buch will Sie dabei unterstützen:
Ihr Wissen gezielt zu vertiefen
Wissen kann man erlernen, kann es durch Wiederholung und Anwendung vertiefen. Am besten gelingt der Wissenserwerb, wenn man einen Lerngegenstand aus unterschiedlichen Perspektiven immer wieder neu beleuchtet und reflektiert.
Ihr Können zu reflektieren
Handlungskompetenz basiert auf Erfahrung. Macht man sich dies immer wieder neu bewusst, trägt dies zu einer größeren Handlungsvielfalt bei. Ein Zeichen, dass man die Handlungskompetenz reflektiert hat, beweist sich darin, dass man Beispiele erzählen kann und auch über diese nachgedacht hat – also positive und negative Seiten der eigenen Erfahrung benennen kann.
Die Level-Prüfungen bestehen aus mehreren Stufen, wobei sich schriftliche Ausarbeitungen, Tests und mündliche Gespräche abwechseln. Die Prüfungen werden von einer unabhängigen Stelle, der PM-ZERT, abgenommen. Die PM-ZERT stellt Assessoren, die vor Ort die Funktion der Prüfer übernehmen. Dieses Übungsbuch wurde auf der Basis meiner Erfahrung als Trainer geschrieben.
Ich selbst bin kein Assessor. Qualifizierung/Training (durch Trainer der GPM) und Prüfung (durch die PM-ZERT) sind bei den Deutschen IPMA-Prüfungen also strikt getrennt. Die Tipps, Übungen und Beispielfragen dieses Buches beruhen auf dem, was mir die Teilnehmer von den Prüfungen berichtet haben. Es zielt schwerpunktmäßig auf die Unterstützung der schriftlichen Prüfungsteile ab, da erfahrungsgemäß hier die meisten Personen durchfallen!
Das vorliegende Übungsbuch kann und will den Besuch einer Qualifizierungsmaßnahme bei einem autorisierten Trainer nicht ersetzen: Ich selbst bin einer dieser autorisierten Trainer und weiß aus über zehn Jahren Erfahrung, wie wichtig eine Lern- und Qualifizierungsgruppe ist. Ich hatte in den letzten Jahren immer wieder phantastische Seminargruppen: Die Teilnehmer kannten sich zuvor nicht, aber über die Zeit hinweg entwickelte sich eine Atmosphäre der Verbundenheit, vielleicht auch ein Netzwerkcharakter, der aus diesen Zweckgemeinschaften echte Kollegen werden ließ.
Ich kann also nur raten: Suchen Sie die Nähe zu solchen Gruppen, steuern Sie etwas dazu bei, indem Sie Unterlagen, Lernmaterialien etc. einbringen und dadurch die Verpflichtung schaffen, dass auch die anderen etwas beitragen. Nutzen Sie die Chance der Lerngemeinschaft, die über die reine Zertifizierungsvorbereitung hinausreicht: So mancher Kollege hat dadurch einen Kontakt in eine neue Firma und damit in eine neue berufliche Existenz gefunden.
Bei dieser Gelegenheit möchte ich mich bei allen Prüfungskandidaten bedanken, die mir ihre Arbeiten und Feedback zu den Prüfungen zur Verfügung gestellt haben. Ohne diese Beiträge wäre dieses Buch nur halb so gehaltvoll.
Ziel dieses Buches ist es, Sie bei der Vorbereitung für die Zertifizierungsprüfung zu unterstützen. Die Zertifizierung bildet den Abschluss einer vorhandenen Qualifikation. Wenn es hier also um die abschließende Prüfung geht, ist dies nur ein Teil eines umfassenden Ganzen. Was und wie Sie Ihr Wissen und Können im Rahmen einer Qualifizierung am besten ausbauen, sagen Ihnen die autorisierten Trainer der GPM.
In Abschnitt 1 geht es darum, wie Sie (als Erwachsener) richtig lernen können, wie Sie sich am besten auf die Prüfungen vorbereiten und was die einzelnen IPMA-Prüfungsschritte konkret von Ihnen als Kandidaten abverlangen. Gerade für diejenigen, die schon längere Zeit keine Prüfung mehr mitgeschrieben haben, ist es sicherlich hilfreich, sich wieder an diese Lernstrategien zu erinnern. Neu in dieser Ausgabe sind die vielen Mustergrafiken und noch mehr Feedback von Prüfungsteilnehmern.
In Abschnitt 2 geht es um die konkreten Prüfungsfragen. In diesem Abschnitt können Sie sich durch die Bearbeitung von Beispielfragen aus den unterschiedlichen Zertifizierungsstufen gezielt auf Ihre Prüfung vorbereiten. Wissensfragen in Anlehnung an das Basiswissen der Level-D-Prüfung, Übungsaufgaben und Praxisbeispiele bezogen auf Level C, B und A unterstützen Sie bei Ihren weiteren Prüfungsvorbereitungen.
Während Schüler und Studenten Lern- und Prüfungsexperten sind, haben viele derjenigen, die schon längere Zeit im Berufsleben stehen, den Umgang mit Lernstoff und Prüfungsstress verlernt oder vergessen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich wieder an Ihre eigenen Fähigkeiten – zu lernen – erinnern.
Suchen Sie konkrete Bezüge zwischen Lernstoff und der eigenen Praxis
Es gibt den verbreiteten Irrglauben, dass ältere Menschen nicht mehr so gut lernen könnten wie Kinder oder Jugendliche. Dagegen steht jedoch die Beobachtung, dass manche Menschen bis ins hohe Alter neue Fähigkeiten entwickeln können. Was ist die Erklärung dafür? Das Problem ist nicht, dass Ältere nicht mehr so gut lernen wie Jugendliche – sie lernen anders! Während Jugendliche auf Vorrat lernen (müssen), fragen viele erwachsene Lerner nach dem Sinn und den Anwendungsmöglichkeiten des Lernstoffes. Wenn der Lernstoff sich nicht in ihre Berufspraxis eingliedern lässt, wird der Lernstoff als theoretisch und weltfremd abgelehnt. Erwachsene fragen also vielmehr nach der Anwendbarkeit des Gelernten. Deswegen ist es so wichtig, dass Sie sich einen konkreten Bezug zum Lerngegenstand verschaffen, dass Sie den Nutzen im Lernstoff für sich erkennen können.
Informieren Sie Ihr Umfeld: Freiraum und Freizeit für das Lernen schaffen
Jugendliche haben noch einen anderen Vorteil: Per Definition wird ihnen die notwendige Zeit und Ruhe zugebilligt, um lernen zu können. In ihrem Zimmer haben sie einen Schreibtisch zum Lernen, ihren Computer etc. Das gilt nicht automatisch für sie als erwachsenen Lerner: Sie haben vielleicht in der Firma einen Schreibtisch, aber nicht zwangsläufig auch einen Schreibtisch in Ihrem Zuhause. Wenn Sie abends nach Hause kommen, sollen Sie sich auch nicht zuerst ans Lernen machen, sondern sollten zuerst das Abendessen für die Familie herrichten. Warum? In Ihrem familiären Kontext haben Sie nicht die Rolle eines Lernenden sondern sind Familienvater, Mutter etc. Entsprechend gilt für Sie: Die anderen müssen verstehen lernen, dass Mama oder Papa oder der Ehepartner auch mal Zeit zum Lernen braucht. Sie müssen sich in Ihrem familiären Kontext den Raum und die Zeit zum Lernen verschaffen. Das Zeitfenster bzw. diesen Platz bekommen Sie nicht freiwillig von den anderen zugebilligt. Manchmal muss man ihn sich in der Familie regelrecht erkämpfen. Am leichtesten fällt dies, wenn die anderen Familienmitglieder merken, dass Sie trotzdem Ihren familiären Aufgaben erfüllen …
Nicht gleich aufgeben: Lernen braucht Ausdauer
Eine interessante Rückmeldung erhielt ich vor einiger Zeit von mehreren unterschiedlichen Teilnehmern. Sie berichteten, dass sie die zu Beginn der Seminarreihe ausgeteilten Unterlagen kaum verstanden hatten – nachdem sie aber weitere Seminare besucht und die weiteren dazugehörigen schriftlichen Unterlagen gelesen hatten, kehrten sie wieder zu dem ersten Lesestoff zurück – und siehe da: Jetzt verstanden sie wesentlich mehr. Plötzlich fügte sich das eine zum anderen und ein Gesamtverständnis entstand. Dies zeigte mir: Man darf nicht zu schnell aufgeben, sondern muss auch in die eigene Lernfähigkeit vertrauen. Man sieht, es klappt: Das Verstehen stellt sich ein – wenn auch nach einer gewissen „Durststrecke“. Was lernt man daraus? Lernen klappt nicht auf Knopfdruck. Es fordert eine gewisse Beharrlichkeit. Sie dürfen sich nicht beim ersten Misserfolg wegducken, sondern sollten mit viel Selbstvertrauen sagen: „Das packst Du“.
Lernen braucht Erfolgserlebnisse
Aus der oben geschilderten Erfahrung lässt sich noch eine zweite Erkenntnis ableiten: Lernen braucht Erfolge. Nichts ist schwieriger als die Bearbeitung eines Problems, wenn kein Fortschritt erkennbar ist. Jugendliche bekommen durch den Unterricht meist Ziel-Vorgaben, an denen sie sich orientieren können. Erwachsene müssen sich solche Vorgaben selbst machen. Setzen Sie sich also realistische Lern-Ziele (Was will ich heute Abend lesen? Was will ich am Ende verstanden haben?). Lernziele sollen machbar und adäquat sein. Meistens nimmt man sich eh zu viel vor – also trauen Sie sich, den abendlichen Lernstoff auf ein machbares Maß zu planen.
Kontinuierlich lernen – ohne Sägezahn-Effekt
Wer sein Lernen richtig plant, versucht sinnvolle Lernabschnitte zu definieren. Lernen ist eine fokussierte Aufgabe und wenn Sie immer wieder aus Ihrem Lernfluss herausgerissen werden, können Sie sich nicht entsprechend auf Ihre Prüfung vorbereiten. Nehmen Sie sich also abends oder am Wochenende eine Auszeit, in der Sie sich den Luxus des Lernens gönnen! Ich selbst gehe jährlich in eine persönliche Klausur, um mich auf ein neues Wissen und Lernen vorzubereiten. Meine Erfahrung besagt: Wenn ich im Büro bin oder beim Kunden, dann habe ich nicht die notwendige Konzentration, um mich auf eine Prüfung etc. vorzubereiten. Wenn ich ständig zwischen verschiedenen Aufgaben und Anforderungen hin und her springe, habe ich nicht die notwendige Ruhe, um mich zu fokussieren. Der Sägezahneffekt „rein ins Lernen – Kundenanfragen beantworten – dann wieder Lernen - dann wieder Kollegen unterstützen - verhindert, dass man richtig bei der Sache ist. Die Erkenntnis lautet also: Bleiben Sie für einen definierten Zeitrahmen beim Lernen, lassen Sie sich nicht ablenken, machen Sie immer nur eine Sache.
Lernhilfen nutzen
Von vielen Trainerkollegen weiß ich, dass diese neben den offiziellen Lehrgangsmaterialien auch eigene unterstützende Lernmaterialien austeilen. Dahinter steht die Erfahrung, dass man sich mit Hilfe gezielter Unterlagen das Lernen und Wiedergeben von Lernstoff erleichtern kann. Zu diesen Lernhilfen gehören Beispiele anderer Seminarteilnehmer, hilfreiche Format-Vorlagen, aber auch Fragenkataloge, Lernkarteikarten und vieles mehr. Fragen Sie aktiv bei Ihrem Trainer nach. Die Trainer stehen untereinander in Verbindung und können solche Materialien gerne ausgeben.
Auf die Prüfung vorbereiten
Wenn ich das Lernverhalten derjenigen Personen, die ihre Zertifizierung mit gutem Erfolg bestanden haben, mit demjenigen von Teilnehmern, bei denen es eine Zitterpartie war, vergleiche, glaube ich, ein Muster erkennen zu können. Natürlich ist dies keine statistische Auswertung, aber doch lässt sich daraus ein bestimmter Trend erkennen: Wer mit gutem Erfolg abschnitt, konnte meistens an eine frühere Erfolgsstrategie in der Prüfungsvorbereitung anknüpfen. Gemeint ist, dass diejenigen den besten Erfolg hatten, die sich gezielt mit dem Prüfungsstoff (nicht: Lernstoff) beschäftigten, sich nicht durch Nebensächlichkeiten ablenken ließen, die Abrufgeschwindigkeit des Gelernten richtig trainierten und sich in der Prüfungsvorbereitung genau auf die Fragestellungen konzentrierten. Prüfungen sind nicht die Alltagsrealität, sondern haben ihre eigenen Gesetzmäßigkeiten. Es geht meistens nicht darum, was man selbst für richtig oder falsch hält, sondern darum, was wohl die wahrscheinlich richtige Lösung ist. Meist geht es in Prüfungen auch nicht darum, lange Ausführungen zu machen, sondern kurz und bündig, mit Spiegelstrichen, eine Antwort zu geben. Wer es schafft, sein Wissen auf den Punkt zu bringen, hat mit großer Wahrscheinlichkeit den besten Erfolg! Anwendungswissen zu lernen ist gut für die Praxis, die richtigen Antworten auf eine Prüfungsfrage zu finden, ist etwas anderes.
! Mein Tipp: Wer schon längere Zeit nicht mehr im „Lernmodus“ ist, braucht mehr Zeit, um sich selbst und seine Umgebung darauf einzustellen. Sprechen Sie mit Ihrer Familie und dem Arbeitgeber darüber, wie Sie am besten die nötigen Freiräume für das Lernen bekommen. Benennen Sie das angestrebte Datum Ihrer Zertifizierungsprüfung, um zu verdeutlichen, dass es sich um eine „endliche“ Zeit handelt.
Recherchieren Sie zu Beginn Ihres Lernens in anderen Quellen (Internet, Unterlagen von früheren Seminaren). Schaffen Sie sich durch Querverbindungen ein Wissensnetzwerk im Gehirn. Später: Trainieren Sie das Wiedergeben des Gelernten durch Wiederholen.
Suchen Sie nach einfachen Formeln, Tabellen und Schaubildern, die es Ihnen erleichtern, den Wissensstoff zu lernen und auch wiederzugeben. Die PM-Prüfungen sind in der Regel Prüfungen mit hohem Zeitdruck, bei denen es darum geht, in kurzer Zeit viele Aufgaben zu bearbeiten.
Versuchen Sie sich mit anderen auszutauschen: Gemeinsames Lernen macht mehr Spaß als alleine zu Hause zu sitzen. Der Vergleich mit anderen kann anspornen und zugleich kann man seinen Frust auch mit den anderen teilen.
Legen Sie eine Prüfungsstrategie für sich fest. Meiner Erfahrung nach scheiterten Personen, die bei einem autorisierten Trainer die Kurse gemacht haben und am Ende doch nicht bestanden haben, daran, dass sie nicht die richtige Strategie gewählt hatten.
Hier ein Beispiel:
Hallo Herr Reuter,
leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich den Wissenstest Level C nicht bestanden habe! Bei mir lag es in der Tat leider größtenteils an der Zeit! Die letzten fünf Aufgaben – mit insgesamt 35 Punkten – habe ich zeitlich nicht mehr bearbeiten können. Ich bin nicht davon ausgegangen, dass die Zeit so knapp bemessen ist.
Für meinen Teil kann ich nur sagen, dass ich bereits bei der Projektauswahl sehr viel Zeit verschenkt habe. So habe ich zunächst alle drei Fälle gelesen, bevor ich mich entschieden habe! Bei nächsten Mal werde ich mir einfach willkürlich eins auswählen. Von den Fragen her waren es natürlich sehr offene Fragen. Dies hatte zur Folge, dass man auch bei relativ einfachen Fragen mit wenig Punkten teilweise viel zu viel geschrieben hat. So zum Beispiel bei der Frage: Beschreiben Sie die angewandten Phasen und deren Meilensteine. Die Frage brachte nur vier Punkte und ich habe fast eine komplette Seite geschrieben. Weiterhin gab es verschiedene Aufgaben zur Einsatzmittel- und Kostenganglinie. Hier war in der ersten Frage nur eine Kapazitätsgrenze gefragt, auf den Folgeseiten sollte dann die neue Einsatzmittelganglinie nach Verschiebung gezeichnet werden. Dies habe ich leider bereits in der ersten Aufgabe gemacht und diese damit zweimal erstellt.
All dies war in der Summe viel zu viel verschwendete Zeit. Ansonsten kann ich mich an die zeitfressenden Aufgaben leider gar nicht mehr erinnern.
Folge meines Bummelns war, dass ich die letzten Aufgaben gar nicht mehr beantworten konnte!
Aufgrund der jetzt bekannten, sehr engen Zeitplanung, werde ich bei der Wiederholungsprüfung definitiv nach einer Stunde mit den großen (zehn und sieben Punkte) Aufgaben beginnen und diese zunächst bearbeiten und nicht, wie dieses Mal, kontinuierlich von vorne nach hinten durchgehen. Ob es ausschließlich daran lag, mag ich nicht beurteilen, da es ja trotzdem „nur“ 50 von in dem Fall 85 Punkten waren, die ich erreicht habe. Ich hoffe jedoch, dass eine andere Prioritätensetzung zum erfolgreichen Bestehen beitragen sollte.
Das Thema ist nicht zu unterschätzen! Die Angst vor Prüfungen ist leider weit verbreitet. Viele, die in eine Level D/C/B/A-Prüfung gehen, haben schon längere Zeit an keinem Test o. ä. mehr teilgenommen. Was können Sie also gegen Prüfungsstress unternehmen?
Realistisches Selbstbild in der Prüfung
Manch ein Prüfungskandidat erlebt die Prüfungssituation aus einer sehr ungewohnten Perspektive, nämlich aus der Sicht des „Opfers“: Jemand befragt mich und ich habe zu antworten. Anschließend bewertet er mich. Hier bin ich in einer für mich ungewohnt passiven Rolle, habe kaum richtig Kontrolle, was mit mir gemacht wird. In den Köpfen von manchen Kandidaten bekommt der Prüfer der PM-ZERT so das Bild eines Monsters! Zusätzlich wird dieser Anschein manchmal von anderen Kandidaten bestärkt, die von sehr merkwürdigen Begegnungen mit den Assessoren berichteten „Stell Dir vor, der Assessor fragte mich doch tatsächlich….“ Wer so denkt oder sich so von den Erzählungen anderer beeinflussen lässt, manövriert sich selbst unabsichtlich in eine schwierige Situation.
Gegen diese Horrorszenarien möchte ich andere Erfahrungen setzen: So hatte ich einen Assessor der PM-ZERT kennengelernt, der vor der Prüfung den Teilnehmern erklärte: „Meine Aufgabe besteht darin, zu sehen, was Sie können und wissen. Mir geht es darum, möglichst viele Übereinstimmungen von Ihnen mit den Anforderungen, wie sie in der ICB hinterlegt sind, zu finden. Zeigen Sie mir also alles, was Sie drauf haben, dann kann ich entsprechend auch viele Punkte vergeben.“ Andere Assessoren sagen: „Das Prüfungsgespräch mit Ihnen soll ein Gespräch auf gleicher Augenhöhe sein (Level C/B/A). Es soll das Bild, das wir von Ihnen gewonnen haben, abrunden. Sie haben mit Ihrem Antrag, Ihrem Test und dem Workshop ja schon bewiesen, was Sie drauf haben.“ Die allermeisten Kandidaten gehen aus der Prüfung und berichten davon, dass die Prüfer fair mit ihnen umgingen und inhaltlich sehr kompetent waren.
! Mein Tipp: Unnötiger Prüfungsstress entsteht durch Horror-Stories, die so aber in der Realität kaum vorkommen. Natürlich kann es mal sein, dass ein Prüfer schlechte Laune hat, das darf aber nicht dazu führen, den Kandidaten schlechter zu beurteilen. Assessoren sind Prüfungsprofis, die sich nicht durch momentane Empfindungen ablenken lassen. Denken Sie also realistisch, werten Sie sich selbst nicht mental ab, machen Sie sich nicht kleiner als Sie in Wirklichkeit sind.
Prüfungsstress ist normal und kann sogar fördernd sein
Das mag in Ihren Ohren zwar etwas fremd klingen, es stimmt aber. Prüfungsstress ist zunächst eine Aktivierung unserer Physiologie, d. h. der Herzschlag ist höher, die Atmung intensiver, die Durchblutung erhöht. Der Körper geht in eine Form der Leistungsbereitschaft. Prinzipiell sind diese physiologischen Phänomene wichtige Voraussetzungen, um jetzt eine entsprechende Herausforderung zu meistern. Was viele Menschen psychologisch als negativ interpretieren, ist physiologisch durchaus sinnvoll.
Es gibt nur wenige Menschen, die wirklich völlig cool in eine Prüfung gehen – die meisten, die das von sich sagen, behaupten dies nur! Lassen Sie sich also nicht täuschen: Die meisten Menschen finden Prüfungssituationen unangenehm und gehen daher mit einem mehr oder weniger „mulmigen Gefühl“ in diese Situation. Kritisch wird es nur, wenn jemand zu sehr und über die Maße hinaus nervös ist.
! Mein Tipp: Entspannen Sie in der Situation, indem Sie dreimal tief ausatmen (sagt mein Zahnarzt auch immer). Bei Anspannung ändert sich die Atmung und entsprechend kann man sich selbst physiologisch betrachtet wieder etwas herunterholen, wenn man bewusst das Ausatmen verstärkt. Man kann auch präventiv gegen den Prüfungsstress etwas tun, indem man eine Generalprobe macht. Meine Trainerkollegen in der GPM veranstalten immer im Rahmen von Prüfungsvorbereitungen solche Probeklausuren. Dies hilft, sich realistisch auf das eigentliche Ereignis vorzubereiten.
Sich nicht ablenken lassen, auf die Aufgaben konzentrieren und genau lesen
Ich selbst hatte vor Jahren an einem psychologischen Lehrstuhl mitgearbeitet, der sich u. a. mit Prüfungsstress bei Studierenden beschäftigte. Wenn ein Student in die Beratung kam, war es wichtig zu klären, ob das Problem darin lag, dass er nicht richtig gelernt hatte oder ob das Abrufen des Gelernten in der Prüfungssituation das Problem war. In den allermeisten Fällen hatte der Ratsuchende seine Inhalte gut gelernt, hatte sich aber durch die Prüfungssituation quasi ablenken lassen und dadurch seine optimale Leistungsbereitschaft nicht abrufen können. Manchmal berichten Teilnehmer aus den Level D/C/B-Prüfungen, dass sie im schriftlichen Test dadurch Zeit verloren haben, dass sie für die Beantwortung einer Aufgabe viel Zeit benötigten – nur um festzustellen, dass sie die Aufgabe viel zu weitschweifend beantwortet hatten – z. T. war in der Antwort schon die Antwort für die nächste Frage mitgegeben worden oder der Kandidat hatte z. B. bei Kosten-Grafiken, in denen nur eine Kurve für bestimmte Kostenarten gefordert war, alle Kosten mit in die Grafik aufgenommen.
! Mein Tipp: Konzentrieren Sie sich auf die gestellte Frage – und auch auf die Hinweise zur Lösung. Wenn dort steht „antworten Sie in Stichworten“ baucht es keinen Fließtext, bei Multiple-Choice Aufgaben steht dabei, ob „eine“ oder „mehrere“ Antworten richtig sind etc. Es geht nicht darum „schöne“ Antworten zu geben, sondern passende!
Und: Die PM-ZERT stellt ein Dokument mit den Schwerpunkten der Level-Prüfungen nach ICB zur Verfügung. Auch dieses Dokument hilft, sich gezielt auf das vorzubereiten, was in der Prüfung dran kommt – auch für die anderen Dokumente gibt es Beschreibungen über die benötigten Inhalte und deren Darstellungsform. Diese Dokumente sind kostenlos und zum freien Download verfügbar.
Fokus auf das Positive
Eine andere Misserfolgsstrategie findet sich leider auch häufiger. Manche Kandidaten, die Prüfungsangst hatten, fokussierten ihre Aufmerksamkeit v. a. auf das, was sie nicht gelernt oder nicht so richtig verstanden hatten. Dieses Verhalten führt zum einen dazu, dass man ein falsches Selbstbild entwickelt, zum anderen lenkt es ab und verhindert, dass man Punkte sammelt. In Prüfungen (und das sagen alle Prüfer) soll man zunächst mit den Aufgaben anfangen, die einem leicht fallen. Man sucht sich bewusst die Aufgaben, bei denen man Boden unter den Füßen hat. Das bringt wichtige Punkte und beruhigt zugleich die Nerven.
! Mein Tipp: Überlegen Sie sich vor der Prüfung, welche Fragetypen (Rechenaufgaben, Multiple-Choice, Stichwortfragen etc.) Ihnen am besten liegen. Gehen Sie in der Prüfung effektiv vor, d. h. picken Sie sich die Fragen heraus, die Ihnen leicht fallen. Die Fragen in den verschiedenen Level-Prüfungen sind unabhängig voneinander, so dass Sie bequem Aufgaben überspringen können.
Sich an frühere persönliche Erfolgsstrategien erinnern
Eigentlich ist das ganze Leben eine Folge von Prüfungen. Viele dieser Situationen hat man längst vergessen, andere sind einem im Gedächtnis hängen geblieben. Nehmen Sie sich in Ihrer persönlichen Prüfungsvorbereitung auch mal Zeit, sich an Ihre früheren, positiven Prüfungssituationen zu erinnern. Als Kind bzw. als Jugendlicher hat man solche Strategien quasi „kultiviert“ – nicht nur für die Schule! Wenn es z. B. darum ging, die Eltern von etwas zu überzeugen, dann wusste man, den besten Zeitpunkt abzuwarten, man hatte ein Gefühl dafür, welchen Elternteil man zuerst anging etc. Genauso ist es auch bei solchen Prüfungen – und last but not least – bedenken Sie: Letztlich können Sie nicht so erfolglos gewesen sein, wenn Sie es auf die jetzige Position gebracht haben.
Unter Blackout versteht man eine Denkblockade, in der der Betroffene sich an keine der zuvor gelernten Inhalte erinnern kann. Das Wissen ist quasi „ausgeschaltet und weggeknipst“, wie ein Schalter, der auf „AUS“ gestellt wurde. Für den Betroffenen ist dies der „Mega-Gau“, weil es gerade in der Prüfungssituation darauf ankommt, sich an diesen Inhalt „hell und klar“ zu erinnern.
Wissenschaftlich wird unter dem Begriff der Denkblockade eine Reihe von Phänomenen zusammengefasst:
Die Denkblockade wird in den Zusammenhang gebracht, dass massive emotionale Anspannung den Zugriff auf das Gelernte verhindert, oder dass die betroffene Person durch starke andere Gedanken, die in diesem Moment nichts zur Sache tun, abgelenkt ist (z. B. Selbstwertgedanken). In dem Moment, in dem diese störenden Gedanken beseitigt sind bzw. sich die emotionale Anspannung gelegt hat, erinnert sich die Person jedoch wieder an das Gelernte.
Ich selbst kann mich an eine Situation erinnern, die vielleicht der eines Blackouts nahe kommt: Es war in meiner Foundation-Prüfung nach PRINCE2. Bei dieser Prüfung handelt es sich um eine reine Single-Choice Prüfung, d. h. aus mehreren dargebotenen Antwortmöglichkeiten ist immer nur eine Antwort die richtige. Ich hatte zu diesem Zeitpunkt bereits mehrere PM-Prüfungen hinter mir, hatte sicherlich auch mehrere hundert Teilnehmer auf diverse Prüfungen vorbereitet und nahm nun selbst an solch einer teil. Eigentlich sollte diese Prüfung kein Problem für mich darstellen. Als ich das Test-Heft bekam, las ich die erste Frage – und hatte keine Idee was die richtige Antwort war. Ich las die zweite Frage – keine Lösungsidee. Ich las die dritte, die vierte, die fünfte Frage – keine Ahnung, was die richtige Antwort war! Ich geriet in Panik und erst die sechste Aufgabe konnte ich mit einem einigermaßen guten Gefühl beantworten. Ich ging die anderen Fragen durch und als ich alle beantwortet hatte, ging ich wieder zu den ersten fünf Fragen. Und auf einmal konnte ich diese ohne Probleme beantworten! Was war passiert? Ich hatte offensichtlich selbst Schwierigkeiten gehabt, mich in einen entsprechenden Prüfungsmodus zu bringen. Ich hatte mich durch die 100 Fragen erst „abkühlen“ müssen, bevor ich die Aufgaben lösen konnte.
! Mein Tipp: Es zeigt, wie wichtig es ist, nicht nur das Einspeichern von Wissen zu üben, sondern auch das Abrufen dieses Inhaltes. Vielleicht erinnern Sie sich an frühere Zeiten, als jemand von Zuhause Sie Vokabeln für den nächsten Schultag abfragte. Bei mir selbst war dies mein Vater, der zu Weilen sehr streng mit mir werden konnte, wenn ich zum dritten Mal die lateinische Übersetzung eines Wortes nicht wusste. Dieser Ärger meines Vaters produzierte Stress (auf beiden Seiten!) in der Lernsituation Zuhause, war aber letztlich ein gutes Training zum Abrufen des Gelernten in der späteren Prüfungssituation.
In meinem Fall bei der Foundation-Prüfung war es ganz ähnlich gewesen: Es war eine supernette Schulungsgruppe, die Gruppe hatte einen humorvollen Trainer und alles ging scheinbar leicht von der Hand. Diese Lernsituation entsprach aber nicht der Prüfungssituation. Das Problem der Denkblockade besteht also darin, dass die Einspeichersituation (= Lernen) und die Abrufsituation (= Wiedergeben) sich im Blick auf die physiologische Spannungssituation sowie den Ablenkungsgrad nicht gleichen.
Ein Blackout wird in der Psychologie auch häufig mit „aufgabenirrelevanten Gedanken“ in Verbindung gebracht. Der Kandidat ist abgelenkt durch Gedanken (warum habe ich mich nicht intensiver mit genau diesem Thema auseinandergesetzt? Was werden die Kollegen sagen, wenn ich der einzige bin, der durchfällt etc.), die für die Bewältigung der Situation völlig unwichtig sind. Rufen Sie sich innerlich zur Ordnung, atmen Sie dreimal tief durch, nehmen Sie sich eine andere Aufgabe vor, bei der Sie ein Erfolgserlebnis haben und lenken Sie so aktiv Ihre Aufmerksamkeit wieder auf das, was jetzt wirklich wichtig ist.
Was bedeutet dies also im Hinblick auf das Bestehen von (Zertifizierungs-)Prüfungen?
! Mein Tipp: Sie sollten sich darauf trainieren, unter Stress Informationen zu lernen und diese auch unter Stress abzurufen. Lernen ist durchaus Stress und manchmal meint man, man kann nur in entspanntem Zustand lernen. „Ich kann nicht unter Druck lernen“ ist die entsprechende Aussage. Das stimmt sicherlich, aber man kann nach einigen Durchgängen anfangen das Tempo zu erhöhen, um den Wissensabruf entsprechend zu forcieren. Jedes Mal, wenn unser Gehirn das Wissen abruft, trainiert unser Gehirn auch das Einspeichern. Jedes Mal, wenn ich die Inhalte unter Stress wiedergebe, trainiere ich also unter Stress das Einspeichern. Jetzt befindet sich mein Gehirn im physiologisch gleichen Modus: Einspeichern und Abrufen erfolgen unter Stress!
… dann bekommen Sie eine E-Mail mit folgendem Inhalt:
Sehr geehrte(r) Frau/Herr …,
Ihr Zertifizierungsverfahren haben Sie noch nicht erfolgreich abgeschlossen. Sie haben folgendes Ergebnis erreicht:
Transfernachweis:67,50 von max. 120 Punkten: bestandenSchriftliche Prüfung:65,50 von max. 120 Punkten: bestandenMündliche Prüfung:47,00 von max. 120 Punkten: nicht bestandenInsgesamt180,00 von max. 360 Punkten: nicht bestandenIhr Zertifikat „Zertifizierter Projektmanagement-Fachmann/-frau (GPM)“ kann erst erteilt werden, wenn Sie den nicht bestandenen Teil wiederholt haben.
Zwecks Vereinbarung eines Wiederholungstermins, setzen Sie sich bitte mit unserer Geschäftsstelle in Verbindung und teilen Sie uns mit, an wen die Rechnung geschickt werden kann.
Die Wiederholungsgebühr pro Teil beträgt 200,00 Euro.
Gegen diesen Bescheid können Sie innerhalb von vier Wochen Einspruch erheben, wenn Sie Verfahrensfehler oder andere nachvollziehbare Gründe anführen können.
Diese Nachricht will natürlich kein Prüfungsteilnehmer bekommen! Aber sind wir doch mal ehrlich zu uns selbst: Eine Prüfung, die man auf jeden Fall besteht – was ist sie wert? Vielleicht kann der Misserfolg auch der Ansporn sein, zu zeigen, dass offensichtlich dieses Ergebnis nicht das vorhandene Wissen des Kandidaten richtig widerspiegelt!
Gerade die mündlichen Prüfungen scheinen in der Gefahr zu stehen, ein falsches Bild von dem Kandidaten zu zeichnen:
Hallo Mark,
wie Du sicherlich schon gehört hast, habe ich die mündliche Prüfung nicht bestanden (vor der mündlichen hatte ich eigentlich die wenigsten Sorgen). Ich war nach diesem Prüfungstag vollkommen frustriert, da ich auch die schriftliche Prüfung merkwürdig fand – die weichen Themen wurden sehr betont. Dafür wurden Themen wie Netzplan, Kostensummen- bzw. Einsatzmittelganglinie, Meilensteintrend etc... nicht abgefragt. Die Assessoren empfand ich ebenfalls sehr irritierend (schulmeisterhaft, allwissend und sehr unangenehm). Ich bin selbst Auditor für Prüfer bei einem Verband gewesen und bin meinen Gegenübern immer anders begegnet. Nun habe ich die Ergebnisse bekommen und festgestellt, dass ich 109 Punkte in der schriftlichen Prüfung hatte, 56 in der mündlichen Prüfung und 82 Punkte im Transfernachweis.
Kannst Du mir bitte einen Ratschlag geben, ob und ggf. wann ich die Prüfung nachholen kann? Die GPM sendete mir eine E-Mail, dass ich mich an deren Geschäftsstelle wenden soll – ich wollte aber auf alle Fälle erst einmal mit Dir Kontakt aufnehmen.
Vielen Dank vorab – sorry, dass ich mich nicht früher gemeldet habe, aber ich hatte ein echtes Down.
Viele Grüße
Was können Sie tun? Einspruch erheben!
Einspruch
Bezug nehmend auf das „Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) Leitfaden für die Zertifizierung"
(Ref. Dok.-Nr. ZB01 / Rev.10 / Datum 21.04.2013), erhebe ich Einspruch gegen die Bewertung der mündlichen Prüfung.
Kurze Schilderung des Ablaufes der mündlichen Prüfung
Die gesamte mündliche Prüfung dauerte ca. 15 Minuten, beide Prüfer waren anwesend.Anschließend fand die Besprechung der Prüfer statt, ich wurde gebeten den Raum zu verlassen.Nach kurzer Zeit wurde ich wieder hinzugebeten und mir wurde in einem kurzen Gespräch das Ergebnis der mündlichen Prüfung mitgeteilt, beide Prüfer waren anwesend. Danach hat ein Prüfer den Raum verlassen und der zweite Prüfer hat mir noch kurz folgendes mitgeteilt: „...der Transfernachweis ist ok..." Er hat mir dann kurz die Hand geschüttelt und mich verabschiedet. Meine Erwartung war, dass während der gesamten Zeit der zweite Prüfer anwesend ist.Das Nicht-Bestehen der mündlichen Prüfung wurde damit begründet, dass ich den Ansprüchen nicht genüge, da die notwendigen „Fachausdrücke" nicht genannt wurden.Einer der Assessoren war allerdings während der Prüfung durch andauernde Handygespräche abgelenkt.Begründung des Einspruches
Die geforderten Begriffe habe ich nach meiner Auffassung genügend umschrieben, da mir die Begriffe in englischer Sprache bekannt sind und ich diese auch auf Englisch verwende.Weiterhin möchte ich darauf hinweisen, dass ich seit mehr als 20 Jahren in einem zweisprachigen Umfeld (englisch und deutsch) arbeite und in dieser Zeit viele Projekte geleitet habe. Im Laufe dieser Zeit musste ich meine Projektmanagementtätigkeit an regionale, kulturelle sowie firmenspezifische Projektmanagement-Techniken und Standards anpassen, da diese von dem jeweiligen Lieferanten bzw. Kunden erwartet wurden. Die Arbeitssprache in diesen Projekten war an PRINCE angelehnt.Auf Grund der geschilderten Berufserfahrung sowie des Ablaufs der mündlichen Prüfung habe ich nach meiner Auffassung das notwendige Wissen, um das Zertifikat eines „Zertifizierten Projektmanagement Fachmannes" zu führen.
Angesichts des knappen Ergebnisses der mündlichen Prüfung bitte ich um eine wohlwollende Prüfung des Bescheides.
Die International Competence Baseline (ICB 3.0) ist die Grundlage für die Zertifizierungen innerhalb der IPMA. Übersetzt ins Deutsche findet sich dieses Dokument wieder unter der Bezeichnung NCB (= Nationale Competence Baseline). Hierbei handelt es sich um eine 1:1 Übersetzung des englischen Originaldokuments.
In der ICB/NCB sind auf ca. 20 Seiten das allgemeine vierstufige Zertifizierungssystem, der Zertifizierungsprozess und die Einteilung der drei Kompetenzfelder (technische Kompetenzen, Verhaltenskompetenzen und Kontextkompetenzen) für die jeweiligen Zertifizierungslevels beschrieben. Hier finden Sie definiert, welche Anforderungen die einzelnen Prüfungsstufen nach IPMA haben.
Aber: Prüfungsanforderungen, Inhalte, Ablauf etc. werden von den einzelnen nationalen Verbänden innerhalb der IPMA geregelt! Das bedeutet: Eine Level-D/C/B/A-Prüfung in Deutschland läuft anders ab als eine Level-D/C/B/A-Prüfung in Skandinavien oder Österreich. Ausarbeitungen, Prüfungsfragen etc. für die verschiedenen Levels sind in den einzelnen Ländern unterschiedlich geregelt. Zugleich können die verschiedenen nationalen Verbände weitere Dokumente zur Grundlage ihrer (nationalen) Prüfungen machen. In Deutschland ist z.B. neben der ICB 3.0 auch die DIN 69901 relevant. Das alles ist ein wenig vergleichbar mit den Abiturprüfungen in den unterschiedlichen Bundesländern in Deutschland: Am Ende haben alle die allgemeine Hochschulreife, obwohl es (noch) in der Hoheit der einzelnen Bundesländer liegt, welche Abituraufgaben mit welchem Schwierigkeitsgrad an die Schüler gestellt werden.
Autorisierte Trainingspartner der GPM sind zuständig für die Qualifizierung