Benimm-Leitfaden für Büro, Assistenz und Sekretariat E-Book

Karl Hermann Künneth

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Geisteswissenschaft
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2014

Seitenzahl: 128

Beschreibung

Büro-, Assistenz- und Sekretariats-Umgangsformen Aktuelle Umgangsformen für Frauen und Männer . Die Umgangsformen in Verwaltung und Sekretariat werden unmittelbar der Firma gut geschrieben. "Pimp Your Manners" ist ein sehr guter Vorsatz. Dieses Buch ermöglicht es. Gutes Benehmen ist in Betrieben wieder “IN”. Aktualisieren Sie deshalb Ihr Wissen. Es hat sich einiges geändert. Dieses Buch vermittelt die aktuellsten deutschen Regeln in interessanter, kurzweiliger Form. Mit den Beiträgen "Eine wahre Geschichte" wird es aufgelockert. Taktvolle Mitarbeiter sind ein sicheres Zeichen für ein gutes Betriebsklima. Sie erreichen ihre Ziele leichter. In Firmen mit guten Manieren ist sowohl die Krankheitsrate und die Fluktuation geringer. Die Leistungsbereitschaft ist höher.

Leseprobe

Bei der Erstellung dieses Buches wurde mit großer Sorgfalt vorgegangen, trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Autor kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch Haftung übernehmen.

Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler ist der Autor dankbar.

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Inhaltsverzeichnis

Einführung

Finger am Glas abspreizen

Welche Regeln sind veraltet

Rangfolgern / Hierarchien

Eine wahre Geschichte zur Begrüßung

Begrüßung und Händedruck

So ist der Gruß „Mahlzeit“ entstanden

Dies ist eine wahre Geschichte zum Thema Titel

Wichtiges zu Titeln

Eine wahre Geschichte zum Händedruck

Besonderheiten bei Begrüßung und Händedruck

Der Handkuss

Was ist Deutschen bei Geschäftspartnern wichtig

So begleiten Sie Ihre Firmengäste erfolgreich

Vorstellen oder bekannt machen

Empfehlungen zur Selbstvorstellung

Damit zeigen Sie Ihren Gästen Wertschätzung

Wer geht auf welcher Seite

Wer öffnet und geht zuerst durch Türen

In und aus dem Mantel helfen

So verabschiedet man sich korrekt

Beim Verabschieden begleiten

Der Visitenkartentausch

Namensschilder und was dazu wichtig ist

Eine wahre Geschichte zur Besucherbewirtung

Bewirtung von Geschäftsbesuchern

Betriebsfeiern jeder Art

Das „Duzen“ und „Siezen“

Dies ist eine wahre Geschichte zum Thema Duzen

Die Pünktlichkeit

Eine wahre Geschichte, Gespräche in Toiletten

In der Kantine, im Mitarbeitercasino

Das Arbeitsessen

Die Serviette

Anstoßen oder zu prosten

Wichtiges beim Geschäftsessen

Das Büfett

Beim Geschäftsessen über das Business sprechen

Sehr schlechte Manieren bei Tisch sind

...

„

Gesundheit

“ wünschen?

Das wirkt sehr unappetitlich

Ihr gefällig aussehender Arbeitsplatz

Die Notfallschublade

Der Umgang mit Peinlichkeiten

Problem unangenehmer Körpergeruch

Wichtige Punkte zum Umgang untereinander

So gratuliert man gleichgeschlechtlichen Paaren

Der E-Mail-Knigge

Eine wahre Geschichte zur Emanzipation

Der Blickkontakt

Die Distanzzonen

Gepflegter Gesprächspartner sind erfolgreicher

Ihre Businesskleidung

Die Tabus der Frauen bei der Business-Kleidung

Nutzen Sie die magischen „9-10“

Kosmetik für erfolgreiche Frauen

Welches Parfüm ist hilfreich bei Ihrer Karriere

Aktueller Kleidungscode für den Business-Mann

Weitere wichtige Tipps für Männer

Stilfehler, Tabus beim Geschäftsmann

Wie wird das Sakko geknöpft

Schmuck für den Herrn im Beruf

Beachtenswertes zu Bärten

No Brown after six – stimmt das noch

Der 5+3 Dresscode für Männer und Frauen

Eine wahre Geschichte zur Bewerberauswahl

Der Smalltalk

Überzeugen Sie durch Bescheidenheit

Nachtrag zur Kleidung

Unsere Abschlussempfehlung

Auszug aus unserem Seminarprogramm

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

Gratulation zum Kauf dieses Buches.

Pimp Your Manners

ist ein sehr guter Vorsatz, dieses Buch und dessen Lektüre ist Ihr erster Schritt dazu.

„Gute Umgangsformen und der Stil im Büro und Sekretariat werden unmittelbar dem Vorgesetzten gutgeschrieben oder angelastet“.

Weil dies so ist, achten Chefs darauf.

Dieses Buch wurde in Abstimmung mit Sekretärinnen und Büromitarbeiterinnen unterschiedlichster Branchen und Firmengrößen geschrieben.

Der Inhalt, die Empfehlungen sind sowohl in Einzelfirmen als auch in großen Konzernen anzuwenden. Natürlich situationsbezogen und mit Fingerspitzengefühl. Bitte nehmen Sie sich die für Ihre Situation wichtigen Punkte heraus.

Es ist logisch aufgebaut, schildert Situationen, auch außergewöhnliche und vermittelt die notwendigen Lösungen.

Zu diesem Thema veranstalten wir Firmenseminare. Wir schulen alle Hierarchien.

Auskünfte und Anfragen über [email protected] oder Monika Künneth Tel: [phone] oder 089 3077 9520. Jetzt wünsche ich Ihnen viel Erfolg mit diesem Buch.

München, Sommer 2014

Karl Hermann Künneth

Einige der Beiträge in diesem Buch stammen aus „Der große Knigge“, näheres unter www.stil.de

Um der besseren Lesbarkeit willen wird nachfolgend im Buch auf geschlechterspezifische Funktions- und Personenbezeichnungen verzichtet. Werden die gesetzten Personen- und Funktionsbezeichnungen nicht ausdrücklich in der weiblichen und männlichen Form genannt, gelten die sprachlichen Bezeichnungen in der männlichen sinngemäß auch in der weiblichen Form.

Einführung

Umgangsformen und Knigge sind in jüngerer Vergangenheit beruflich wie privat wieder sehr gefragt. Besonders in Verwaltungen, Büros und Sekretariaten achten Vorgesetzte verstärkt auf gute Umgangsformen und Stil.

Beides sagt sehr viel über die Firmenkultur aus.

Wurde 1990 nur ein neues Buch über dieses Thema verlegt, waren es im Jahre 2010 bereits über 110 Bücher, die ihren Weg in die Büchereien und damit zu interessierten Menschen gefunden haben.

Immer wieder werde ich in meinen Seminaren gefragt, warum das Interesse derzeit so stark zu nimmt und so gefragt ist.

Diese Frage ist leicht zu beantworten. In der heutigen Zeit werden sich die Produkte und Leistungen immer ähnlicher und sind in absehbarer Zeit von Mitbewerbern zu kopieren. Noch nicht kopierbar sind die Menschen, mit denen man Umgang hat. Jeder umgibt sich, wenn er die Wahl hat, gerne mit Personen, die sich gut benehmen. Im Berufs- und Privatleben hat jeder lieber Umgang mit Menschen, die über ein Mindestmaß an Höflichkeit und Stil verfügen. Rüpel werden gemieden.

Stellen Sie sich vor, Sie wollen einkaufen. Sie haben die Möglichkeit, in zwei verschiedenen Geschäften einzukaufen. In einem Geschäft werden Sie höflich und zuvorkommend behandelt, im anderen Geschäft einfach als Nummer abgewickelt. Wo werden Sie normalerweise einkaufen?

Leider gingen in der Vergangenheit gute Manieren und Stil immer stärker verloren. Manchmal hatte man den Eindruck, dass es üblich und "in" ist, diese Eigenschaften zu vermeiden. Trotzdem waren sie in traditionellen Firmen und gutbürgerlichen Familien immer sehr geschätzt und werden auch heute noch gepflegt.

In vielen Firmen sind gute Umgangsformen eine der Grundvoraussetzungen für die positive berufliche Entwicklung, dies nicht nur im Umgang mit externen Personen,

sondern im gleich hohen Maß auch im internen Umgang. Es ist durch seriöse, aktuelle Umfragen bewiesen, dass Mitarbeiter von höflichen Vorgesetzten und einer guten Firmenkultur eine wesentlich höhere Leistungsbereitschaft besitzen, ihre Fluktuation deutlich geringer ist und deshalb die Betriebsergebnisse wesentlich besser ausfallen.

Zusätzlich ist die Treue der Kunden wesentlich höher und stabiler.

Jeder vernünftige Vorgesetzte strebt dies an, denn es sichert nachdrücklich die Freude an der Arbeit, dauerhaft die Firmenexistenz und die damit verbundenen Arbeitsplätze.

Dieses Buch ist eine sehr aktuelle Sammlung der gegenwärtigsten deutschen Umgangs- und Verhaltensformen für die Verwaltung. Es ist orientiert an den Werten der traditionellen Firmen. Natürlich können Sie diese Vorschläge in jedem anderen Beruf anwenden. Sie werden damit positive Aufmerksamkeit erregen.

Selbstverständlich sollten Sie diese Regeln situationsgerecht und personenabhängig anwenden. Denn es ist für jeden Leser leicht einsichtig, dass er sich z. B. in einer normalen Gaststätte anders benehmen sollte, als in einem Sterne-Restaurant.

Außerdem aktualisieren sich heute die Regeln immer schneller. Denn die Zeiten ändern sich schnell. Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass nicht unbedingt alle Personen die aktuellsten Regeln kennen.

Innerhalb meiner Seminare führe ich zum besseren Verständnis aktuelle, manchmal drastische Beispiele auf.

Alle beschriebenen Umgangsformen sind Vorschläge, bei deren Anwendung Sie im Umgang mit anderen Menschen positiv ankommen werden.

Sie entscheiden für sich persönlich, ob Sie dies nutzen wollen. Beklagen Sie sich nicht, wenn Ihr Umgang mit anderen Personen bei Nichtanwendung dieser Regeln schwieriger und nicht so erfolgreich ist.

Bitte bedenken Sie, dass es auch die Aufgabe einer guten Mitarbeiterin ist, Ihren Chef zu beraten und ihn dezent auf Verbesserungsmöglichkeiten hinzuweisen.

Allgemeines

Im Laufe der vergangenen Jahre wurde immer deutlicher, dass es notwendig wird Umgangsformen situativ anzuwenden.

Das ist heute die Gewandtheit und nicht immer leicht. Früher gab es eindeutige Regeln. Das war wesentlich leichter.

Heute richtet sich Ihr Verhalten nach der jeweiligen Situation. Z.B. dem Alter der Sie umgebenden Personen, nach deren Hierarchie und nach der Branche.

In der Designer und EDV-Branche können Sie sich wesentlich legerer verhalten, wie in einer Bank, oder Anwaltskanzlei.

Heute ist es die Kunst sich situativ korrekt zu verhalten um einen positiven, beruflichen oder privaten, Eindruck zu vermitteln.

Sie können sich auch so abgehoben verhalten, dass sich Ihre Umwelt fragt: Ist der vom anderen Stern. Will der uns blamieren.

Das wäre dann auch nicht vorteilhaft.

Regelmäßig werde ich gefragt, wer heute die Regeln festgelegt

In der Vergangenheit wurden die Regeln bei Tisch und der so genannte Dresscode überwiegend vom Adel bestimmt. Heute werden die Regeln bei Tisch anlässlich der großen Staatsbankette festgelegt und geändert.

Der aktuelle Dresscode wird derzeit von großen, internationalen Firmen bestimmt. Dabei sind Branchen, die international den Umgang mit dem großen Geld haben, stark beteiligt. Lassen Sie sich nicht täuschen. Die Toleranz bei der Kleidung ist privat und beruflich wesentlich geringer als die meisten Menschen annehmen.

Werden Sie sich darüber klar: Es besteht ein deutlicher Unterschied zwischen dem, was andere Personen

Ihnen ins Gesicht sagen,

über Sie zu Dritten sprechen,

für sich denken.

Selbst in den USA, allgemein als lockeres Land bekannt, gelten beruflich sehr strenge Kleidungsregeln.

Nur wenn Sie als Genie gelten, werden Ihnen Ausnahmen und wesentlich mehr Toleranz eingeräumt. Ansonsten kann man Ihnen nur raten, sich richtig bzw. angemessen zu kleiden und zu benehmen.

Mindestens die nachfolgenden allgemein gültigen Regeln sollten Sie kennen und beachten:

In Ihrer Heimatstadt zählt Ihr Ruf, sonst überall auf der Welt Ihr Aussehen.

Sie müssen nicht nur kompetent sein, sondern auch so aussehen.

An der Kleidung eines Mitarbeiters oder Bewerbers kann man seinen Karrierewillen erkennen.

Ein gutes Produkt gehört in eine gute Verpackung. Gilt auch für Menschen.

Wirkung schlägt Fachwissen.

Ich wünsche Ihnen bei der Lektüre dieses Buchs, seiner Umsetzung und in meinen Seminaren viel Erfolg.

Benimm-Regeln sind immer dann sinnvoll, wenn Menschen zusammentreffen und unterschiedliche Interessen gewahrt werden müssen

Diesen Satz sollten Sie immer im Hinterkopf behalten. Außerdem:

Besucher werden nicht nach ihrem Rang, sondern nach dem Rang des Gastgebers behandelt.

In einer großen deutschen Firma gilt folgende Regelung für die Gästebewirtung:

Gäste der Geschäftsleitung erhalten ein Silber- und Porzellangedeck.

In der Hierarchie darunter wird im Porzellangedeck serviert.

Darunter gibt es für Gäste ein Keramikgedeck.

Auf der untersten Hierarchiestufe gibt es Plastik- oder Pappbecher.

Als Besucher können Sie, bei Unklarheiten, daran erkennen, auf welcher Hierarchiestufe Sie Gespräche führen.

Der nachstehende kleine Buchauszug sollte für Sie der Anstoß sein, den kleinen Finger beim Trinken nicht abzuspreizen. Es sei denn...

Finger am Glas abspreizen

Dies ist die Geschichte dazu:

Während in manchem dunklen Raubritternest während der Mahlzeiten gerotzt und gespuckt, das Mundtuch (Vorgänger von Serviette) sogleich für die Nase benutzt wurde, man am Tischtuch sein Messer abwischte und sich auf dem Boden würgend erleichterte, wenn eine Speise nicht bekam, legte der Burgherr Wert auf Benehmen.

Mit weißem Leinen wurde die Tafel gedeckt, die Mundtücher durften nur zum Abtupfen von Braten, Sud und Wein genutzt werden. In Schalen reichte man duftendes Wasser für die Hände herum und die Damen spreizten den kleinen Finger, den man gemeinhin zum Reinigen des Afters nutzte, geziert von ihren Trinkbechern ab, um diesen nicht zu beschmutzen und ihren neuen Sinn für Reinlichkeit zu demonstrieren.

(Auszug aus dem Buch „Der Kapuziner Mönch aus dem Mittelalter“)

Sicheres Auftreten, guter Stil und eine natürliche Souveränität – kurz: gute Umgangsformen - sind im Laufe der Jahre für die Karriere wichtiger als alle Zeugnisse: So lautet das Ergebnis einer Studie der Universität Darmstadt.

Benimm-Regeln machen das Leben leichter und helfen, Brücken zwischen Menschen zu bauen. Dieser Ansicht ist der Schweizer Benimm-Experte Peter Isler.

Er unterrichtet an der königlichen Butlerschule Ivor Spencer in London und hat erfahren, dass gute Umgangsformen selbst Türen öffnen, die sonst verschlossen bleiben.

Für Sie als Leser wird sich schnell die Frage stellen:

In welchen Bereichen spielen Benimm-Regeln eine Rolle?

Sind nicht auch viele Benimm-Regeln veraltet?

Wo müssen Sie sich Benimm-Regeln anpassen?

Wo bleibt Interpretationsspielraum?

Benimm-Regeln sind im beruflichen wie im privaten Bereich wichtig

Nicht nur in Feinschmecker-Lokalen und bei Geschäftsessen mit wichtigen Handelspartnern müssen die Umgangsformen stimmen. Das zeigen die verschiedensten Seminare, die inzwischen angeboten werden. Wir Veranstalter finden immer wieder neue Zielgruppen.

Eine Bonner Schule hat einen Benimm-Regel-Kurs für Handwerker eingerichtet. Ziel: Schwierige Situationen im Kontakt mit Kunden zu meistern.

In Gütersloh lehrt ein Umgangsformen-Seminar Autohändlern perfekte Manieren. Auch hier steht das Verhältnis zur Klientel im Vordergrund: Offenbar hat die Branche Nachholbedarf.

Ein Krankenhaus in Bremerhaven schult Ihre Mitarbeiter zu diesem Thema. Die Leitung ist sich bewusst: Medizinische Kompetenz allein reicht nicht aus. Auch die Umgangsformen im täglichen Miteinander zwischen Ärzten, Pflegern und Patienten müssen stimmen!

Die Industrie- und Handwerkskammern in Sachsen und Bayern haben ihr Herz für Polen und Tschechien entdeckt: Ein Knigge-Berater rät Unternehmern, wie sie sich auf kulturelle Besonderheiten der Nachbarländer einstellen.

Soziale Einrichtungen schulen ihre Mitarbeiter zu diesem Thema. Denn Angehörige vertrauen ihre älteren Familienmitglieder lieber Einrichtungen an, die mit angemessenen Umgangsformen arbeiten.

Andererseits gibt es auch einige Wirtschaftskammern, Firmen und Personen, welche die Zeichen der Zeit noch nicht erkannt haben. Sie halten nichts von derartigen Schulungen.

„Herr Künneth, das würde ja bedeuten, dass wir unseren Mitgliedern unterstellen, dass diese schlechte Umgangsformen und keinen Stil haben.“

Diesen Satz hörte ich erst letzthin. Dabei ist es Fakt, dass in der heutigen Zeit jeder Kunde lieber mit Personen zu tun hat, die sich angemessen, intern und extern, benehmen.

In Österreich wurden von meinem österreichischen Kollegen Dr. Thomas Schäfer-Ellmeier in Strafanstalten Vorbereitungskurse für zu Entlassende über Umgangsformen veranstaltet. Meiner Meinung nach eine sehr gute Maßnahme. Wenn sich entlassene Straftäter sicher und situativ benehmen, gliedern sie sich unauffälliger und problemloser in die Gesellschaft ein.

Welche Regeln sind veraltet

Benimm-Regeln sind ein Spiegel unserer Zeit. Militärischer Drill oder steifes Gehabe sind heute zum Glück nicht mehr gefragt. Wer seinem Gesprächspartner das Wort abschneidet, sich bei Tisch schlecht oder kumpelhaft Benimm-t oder unpassend gekleidet ist, hat es jedoch auf dem Weg zum Herzen seines Gesprächspartners oder beim beruflichen Aufstieg schwer.

Denn egal, ob Treffen mit dem Chef, Kunden oder Kollegen – nach wie vor ist es der erste Eindruck, der zählt und sich im Nachhinein kaum revidieren lässt. Innerhalb von wenigen Sekunden entscheidet sich, ob andere mit Sympathie oder Antipathie reagieren.

Mit guten Umgangsformen wie Höflichkeit, Rücksichtnahme und Persönlichkeit sammeln Sie im Berufsleben und privat wichtige Punkte für die erfolgreiche weitere Zusammenarbeit.

Gibt es definitive Benimm-Regeln

Definitive Bestimmungen zu Umgangsformen gibt es nicht für jede Situation. Darüber sind sich fast alle Benimm-Trainer einig. Manchmal müssen Sie sich je nach Situation und Persönlichkeit zwischen verschiedenen Benimm-Alternativen entscheiden.

Benimm-Regeln können Sie auch nicht studieren. Sie müssen bestimmte Grundvoraussetzungen mitbringen, etwa den Respekt vor Mitmenschen. Auf dieser Basis können Sie sich weiter informieren: in der Fachliteratur oder in Seminaren.

Hier sehen Sie dann, dass Höflichkeit stets im Wandel ist. Deshalb lassen sich auch nicht immer definitive Regeln aufstellen. Manchmal müssen Sie sich, je nach Situation und Persönlichkeit, zwischen verschiedenen Benimm-Alternativen entscheiden, welche Sie dann auch kennen sollten.

Normalerweise unterscheidet man 4 unterschiedliche Bevölkerungsgruppen für Umgangsformen:

den Adel,

traditionelle Unternehmen, Firmen, Behörden (egal, welcher Größe),

lockere Branchen, alternative Branchen, kreative Branchen (hier flache Hierarchien und Branchen, die mit Sport einhergehen, z. B. Sportstudios)

Die Landbevölkerung, z.B. Bauern, Tagelöhner

Wir konzentrieren uns in diesem Buch auf die traditionelle Linie

Ein Beispiel für eine Regel, die sich gewandelt hat: Heute spiegelt im Geschäftsleben die Hierarchie den Umgang miteinander wider: Die Sekretärin lässt dem Chef den Vortritt, der Praktikant wiederum der Sekretärin.

Ein weiteres Beispiel: Ein Angehöriger der älteren Generation niest und schaut anschließend erwartungsvoll in die Runde. Sie wissen zwar, dass heute nicht mehr „Gesundheit“ gesagt wird. Andererseits wollen Sie Ihr Gegenüber nicht enttäuschen. Sie sehen: Erst wenn Sie die Benimm-Regeln kennen, können Sie entscheiden, in welcher Situation Sie diese auch mal brechen dürfen. Lesen Sie meine Vorschläge dazu im Punkt: Niesen – warum Sie nicht

„Gesundheit

" sagen sollten.

Berücksichtigen Sie immer:

Eine ranghöhere Person kann jederzeit auf ihren Rangvorteil verzichten.