Buchführung aufräumen in 14 Tagen E-Book

Matthias Pfadler

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 136

Veröffentlichungsjahr: 2022

Beschreibung

In diesem Buch beschreibt Matthias Pfadler aus seiner täglichen Praxis als Steuerberater, wie die laufende Buchführung Schritt für Schritt abzustimmen ist. Dazu nimmt er den Leser mit in die Tiefen des Zahlendschungels. Aus den Abstimmarbeiten der einzelnen Buchführungsposten entsteht eine Checkliste für die tägliche Arbeit im Rahmen des Monatsabschlusses. Denn eine regelmäßige Kontenpflege ist in der Buchführung unverzichtbar. Dieser Praxisleitfaden ist insbesondere für Mitarbeiter in Buchhaltungen von Unternehmen, Unternehmer, die Ihre Buchführung selbst erstellen, aber auch für Mitarbeiter in Buchhaltungsbüros und Steuerberatungskanzleien geschrieben. Darüber hinaus bietet er auch Führungskräften im Rechnungswesen und externen Beratern Hinweise und Anregungen für die tägliche Praxis und die Prüfung einer Buchführung.

Leseprobe

VORWORT

Die laufende Buchführung selbst zu erstellen, ist wie ein Damoklesschwert, das an einem Pferdehaar aufgehängt über uns schwebt. Hierzu sind zu den Steuerterminen regelmäßig Belege zu sammeln, zu buchen und eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt zu senden. Viele Unternehmen erstellen die laufende Buchführung selbst. Bei der Erstellung der eigenen Buchführung darf jedoch nicht vergessen werden, dass der Beruf des Buchhalters ein Lehrberuf ist und die Ausbildung in der Regel drei Jahre dauert. Die jährlichen Gesetzesänderungen in Steuer- und Handelsrecht, sowie die dazu ergehenden unzähligen Gerichtsentscheidungen machen es nicht leichter, den Überblick über die einschlägigen Vorschriften zu behalten. Seminare und das regelmäßige Lesen von Fachliteratur sind dafür unverzichtbar. Die eigene Buchführung kostet auch Zeit und oft ist es sinnvoller, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren. Externe Berater können einem Unternehmen die Erstellung der Buchführung abnehmen und bringen dazu auch noch branchenspezifische Erfahrungen aus anderen Unternehmen ein. Ist es also sinnvoll, bei kleinen und mittelständischen Unternehmen Kosten zu sparen und die Buchführung selbst zu erstellen oder einen Buchhalter einzustellen, der oft mehr kostet als ein externer Dienstleister? Ich meine, in vielen Fällen schon. Sie lösen sich von einer Art Abhängigkeit von einem externen Dienstleister. Ich meine damit auch eine zeitliche Abhängigkeit. Tägliche Informationen über den Stand ihres Unternehmens zu erhalten ist ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil. Durch die Erstellung Ihrer eigenen Buchführung lernen sie die Zahlen Ihres Unternehmens zu verstehen. Sie wissen zum Beispiel, ob ein Kunde pünktlich gezahlt hat und weiter beliefert werden kann oder ob es auf dem Bankkonto eng wird. Wie wir in Zukunft unsere Buchführung erstellen werden, ist nur ansatzweise zu erkennen. Wahrscheinlich wird dies zukünftig voll automatisch und digital erfolgen. Bedenken Sie aber bitte immer, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung allein in der Verantwortung der Geschäftsführung liegt.

Dieser Praxisleitfaden ist insbesondere für Mitarbeiter in Buchhaltungen von Unternehmen, Unternehmer, die Ihre Buchführung selbst erstellen, aber auch für Mitarbeiter in Buchhaltungsbüros und Steuerberatungskanzleien konzipiert. Darüber hinaus bietet er auch Führungskräften im Rechnungswesen und externen Beratern Hinweise und Anregungen für die tägliche Praxis und die Prüfung einer Buchführung.

Eine praxisgerechte Darstellung und Sprache soll dazu beitragen, dass dieser Praxisleitfaden auch im täglichen Unternehmensablauf eingesetzt wird. Die dargestellten Abbildungen und Tabellen sind teilweise nur Ausschnitte und verkürzt dargestellt. Die angegebenen Buchführungskonten erfolgen in der ersten Stelle zum DATEV SKR03 und an zweiter Stelle zum DATEV SKR04 (1360/1460).

Zugunsten der einfacheren Lesbarkeit wurde im Fließtext auf Quellenangaben verzichtet, da es sich in erster Linie um Grundlagenwissen handelt und dieses Buch keine wissenschaftliche Arbeit darstellt. Damit meine geistigen Ergüsse in diesem Buch gelandet sind, war natürlich viel Recherche notwendig. Deshalb möchte ich den vielen Autoren von Fachpublikationen in Print und Web dafür danken, dass sie ihr Wissen mit uns Lesern teilen und ich darauf aufbauend dieses Buch schreiben konnte.

Ein Hinweis noch zum Schluss: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit ist auch darauf verzichtet worden, die männliche und die weibliche Bezeichnung bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern getrennt auszuführen. Selbstverständlich sind aber trotz der Vereinfachung im Sinne der Gleichbehandlung alle Geschlechter ausdrücklich gemeint. Die verwendete, verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und stellt keinerlei Wertung dar.

Varna, im Juni 2022

Der Verfasser

INHALTSVERZEICHNIS

Vorwort

Einführung

Grundsätzliches

Warum ein einheitlicher Kontenrahmen?

Tag 1 Buchführung grob durchsehen

Tag 2 Finanzkonten abstimmen

Tag 3 Interims- und Verrechnungskonten abstimmen

Tag 4 Lohnkonten abstimmen

Tag 5 Aufwandskonten durchsehen

Tag 6 Erlöskonten abstimmen

Tag 7 Umsatzsteuerkonten verproben

Tag 8 Vorsteuerkonten verproben

Tag 9 Anlagekonten abstimmen

Tag 10 Offene Posten Buchhaltung abstimmen

Ausgleich offener Posten im Folgejahr

Exkurs Ausbuchung von Forderungen und Verbindlichkeiten

Tag 11 Kosten- und Leistungsrechnung

Tag 12 Statistische Konten

Tag 13 Monatsabschluss

Rechnungsabgrenzung

Exkurs Abgrenzung geringfügiger Beträge

Abschreibungen berechnen und buchen

Dauerbuchungen

Bestandsveränderungen buchen

Rückstellungen

Sonstiges

Exkurs Prozessoptimierung – so genannte Fast Close Projekte

Tag 14 Checkliste für Monatsabschluss erstellen

Exkurs Verfahrensdokumentation

Anlage Checkliste für den Monatsabschluss

Anlage Nützliche Internetseiten

Anlage Eigenbeleg Kopiervorlage

EINFÜHRUNG

In diesem Buch werden wir uns in erster Linie mit der Abstimmung oder Verprobung der laufenden Buchführung beschäftigen. Gemeinsam werden wir uns die einzelnen Buchführungsposten ansehen und daraus eine Checkliste für die tägliche Arbeit entwickeln. Denn eine regelmäßige Kontenpflege ist in der Buchführung unverzichtbar. Je länger Sachverhalte zurückliegen, desto schwerer fällt es uns, Differenzen und Fehler aufzuklären. Damit die Unternehmenszahlen aussagefähig sind und bleiben und die Buchführung einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt standhält, sind die Grundsätze Ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) zwingend anzuwenden und einzuhalten.

Unter der Abstimmung der Buchführung versteht man den Abgleich von Soll- und Ist-Werten. Bei diesem Prozess werden verschiedene Konten in Übereinstimmung gebracht und Buchungen auf ihre Plausibilität geprüft. Dazu wird nach vorhandenen Auffälligkeiten und potenziellen Fehlern in der Buchführung gesucht. Dies ist in der Regel ein manueller Vorgang. Es müssen Beträge in Kontoauszügen gesucht, fehlende Belege besorgt und Umbuchungen in der Buchführung vorgenommen werden.

Schauen wir uns dazu einmal einen unserer Beispiel-Kunden aus den USA an. Er schuldet unserem Unternehmen noch sage und schreibe 15.829,18 Euro. Nach den internen Regelungen ist ein Lieferstopp zu verhängen, eine Mahnung ist schnellstmöglich zu versenden und der Vertrieb zu informieren, damit sie den säumigen Kunden persönlich ansprechen. Was ist bloß los mit ihm? Sonst hat er immer pünktlich seine Rechnungen beglichen. Oder gab es mit unserer Lieferung Probleme und die Buchhaltung wurde über eine Rechnungskürzung wieder einmal nicht informiert?

Abb.: Auszug aus dem Debitorenkonto.

Beim genaueren Hinsehen und Abstimmen des Debitoren- (Kunden) Kontos fällt uns auf, dass der Kunde seine Rechnung tatsächlich pünktlich bezahlt hat. Der Fehler liegt in unserer Buchführung.

Abb.: Auszug aus dem Debitorenkonto mit Fremdwährung.

Die Rechnung vom 05.11.20 lautet in US-Dollar (150.000 USD) und die Zahlung erfolgte am 11.12.20 in gleicher Höhe auch in US-Dollar. Zum Zahlungszeitpunkt am 11.12.20 wurde uns die Gutschrift auf dem Bankkonto jedoch mit einem anderen Umrechnungskurs gutgeschrieben. Wäre diese Währungsdifferenz gleich bei der Zahlung ausgeglichen worden, wäre uns viel Aufregung erspart geblieben. Nach Umbuchung der Kursdifferenz im Rahmen der Abstimmungsarbeiten ist das Debitorenkonto unseres US-Kunden wieder ausgeglichen.

Für die erste Abstimmung unserer Buchführung ist es sinnvoll, sich Zeit zu nehmen und die erforderlichen Arbeiten auf mehrere Tage aufzuteilen. Neben den Abstimmungsarbeiten darf das „Tagesgeschäft“, die laufende Buchführung mit all ihren Nebenarbeiten, nicht vergessen werden. Aus diesem Grund ist dieses Buch in einzelne Arbeitstage eingeteilt. Nachdem ihre Buchführung aufgeräumt wurde, sollten Sie die zukünftigen, erforderlichen Abstimmungsarbeiten laufend und regelmäßig vornehmen. Dies ist ein periodisch wiederkehrender Prozess, der in der Regel im Rahmen der Monatsabschlussarbeiten durchgeführt wird. Das regelmäßige Abstimmen spart viel Zeit und sie haben immer verlässliche Zahlen zu Hand, mit denen sie und die Geschäftsleitung des Unternehmens arbeiten können.

In diesem Buch werde ich einige Fachwörter verwenden, die ich kurz erläutern möchte.

Unter der Buchführung versteht man die geordnete Erfassung von betrieblichen Geschäftsvorfällen auf der Basis von Belegen. Die Buchhaltung ist die Abteilung eines Unternehmens, in dem die Buchführung erstellt wird.

Durch Abschreibungen werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines abnutzbaren Wirtschaftsgutes auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt. Dadurch werden planmäßige oder außerplanmäßige Wertminderung des Anlage- oder Umlaufvermögens in der Handelsbilanz berücksichtigt, die einer periodengerechten Erfolgsermittlung dienen.

Durch die Absetzung für Abnutzung (AfA) sollen die Aufwendungen des Steuerpflichtigen für die Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren Wirtschaftsgutes über einen bestimmten Zeitraum verteilt werden. Bei der AfA handelt es sich um eine rein steuerrechtliche Vorschrift. Die angeschafften oder hergestellten Wirtschaftsgüter stellen zwar grundsätzlich Betriebsausgaben dar, jedoch können sie nicht sofort in voller Höhe abgezogen werden. Sie werden periodisch über die Nutzungsdauer verteilt.

In der Bilanz werden das Vermögen und das Kapital eines Unternehmens einer Periode dargestellt. Sie bildet den Abschluss der Buchführung und ist Teil des Jahresabschlusses.

Eine BWA ist die „Betriebswirtschaftliche Auswertung“ ihres Unternehmens. Sie gibt wichtige Informationen über die wirtschaftliche Lage wieder und ist an die Gewinn- und Verlustrechnung angelehnt. Jedoch wird die BWA im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung nicht jährlich, sondern nach Abschluss der Buchführungsperiode, meistens monatlich, erstellt. Sie enthält aktuelle Zahlen aus der Buchführung zu Umsatz, Aufwand, vorläufigem Unternehmensgewinn und vieles mehr.

Das Bundesministerium der Finanzen (kurz: BMF) ist unter anderem für die öffentlichen Finanzen und Steuern zuständig und gibt auch die BMF-Schreiben heraus. Mit diesen Schreiben wird die Steuerverwaltung angewiesen, wie sie bestimmte Sachverhalte steuerlich zu würdigen und anzuwenden hat. Hierdurch erlangen auch wir Steuerpflichtigen wichtige Erkenntnisse zu steuerlichen Themen und Fragestellungen.

Herausgegeben vom BMF werden auch:

GoB

:

Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme; BMF-Schreiben vom 7.11.1995

GoS

:

Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung aus dem Jahr 1978

GoBD

:

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, BMF vom 14.11.2014

GDPdU

:

Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Mit Hilfe der Richtsätze verprobt das Finanzamt die Umsätze und Gewinne der Gewerbetreibenden. Sie sind unter dem Stichwort „Richtsatzsammlungen“ auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums zu finden.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist eine Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen einer Periode zur Ermittlung des Unternehmensgewinnes. Sie ist Teil des Jahresabschlusses.

Die Offene Posten (OP) oder auch Kontokorrentbuchhaltung stellt eine Übersicht der nicht bezahlten Rechnungen eines Unternehmens, getrennt nach Debitoren (Forderungen) und Kreditoren (Verbindlichkeiten) dar.

Debitoren sind die Schuldner der Forderungen oder auch die Kunden eines Unternehmens. In den Debitorenkonten werden die Forderungen eines Unternehmens aufgezeichnet.

Kreditoren sind die Gläubiger der Verbindlichkeiten oder auch die Lieferanten eines Unternehmens. In den Kreditorenkonten werden die Verbindlichkeiten eines Unternehmens aufgezeichnet.

Incoterms sind im internationalen Handel übliche Bedingungen für die Lieferung, Beförderung, Abnahme und so weiter von Waren.

Die Summen- und Saldenliste (kurz SuSa) ist eine Zusammenfassung aller bebuchten Buchführungskonten. Sie gibt einen Überblick über die Anfangs- und Endbestände, sowie die Kontobewegungen des ausgewerteten Buchungszeitraumes wieder.

GRUNDSÄTZLICHES

Die Grundvoraussetzung für die Abstimmung ihrer Buchführung ist natürlich, dass die Buchführung für den abzustimmenden Zeitraum (Monat, Quartal oder Jahr) fertiggestellt und abgeschlossen, sowie ihre Buchhaltungssoftware komplett eingerichtet wurde. Sofern es in ihrem Unternehmen oder Unternehmensgruppe Buchungsanweisungen zur einheitlichen Anwendung von Kontenplänen gibt, sind diese im Rahmen der Abstimmungsarbeiten zu berücksichtigen und zu prüfen, ob diese vollständig umgesetzt wurden. Bevor sie mit den Abstimmungsarbeiten beginnen, sollten sie auch ihre Buchhaltungssoftware auf korrekte Einstellungen überprüfen. Ist die Umsatzsteuer-Besteuerungsart (Soll-, Ist-Versteuerung) zutreffend eingerichtet und passt die ausgewählte BWA-Form zu ihrer Gewinnermittlungsart und zu ihrer Branche, sowie vieles weitere mehr. Falsche Einstellungen können zu einem inkorrekten Ausweis des Unternehmensergebnisses oder zur Falschberechnung der Umsatzsteuer führen. Sofern es in ihrem Unternehmen Schnittstellen gibt, um zum Beispiel Ausgangsrechnungen oder Lohndaten in die Buchführung einzuspielen, sollten sie diese unbedingt nutzen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern hilf auch, Eingabefehler und somit aufwendige Abstimmungsarbeiten zu vermeiden. Es ist auch zu empfehlen, dass sie ihre Abstimmungsarbeiten laufend dokumentieren. Hierdurch wissen sie während der Bearbeitung, was sie bereits erledigt haben und für zukünftige Probleme, Rückfragen oder Prüfungen haben sie ihre Arbeit dokumentiert.

Sämtliche Buchführungsregeln zu wiederholen, würde den Rahmen dieses Buches sprengen und ist in Anbetracht der Tatsache, dass sie ihre Buchführung selbst erstellen auch nicht notwendig. Dieses Buch richtet sich an Leser, die im weitesten Sinn eine Ausbildung als Buchhalter abgeschlossen haben oder an erfahrene Praktiker. Grundvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung ist, dass ihre Aufzeichnungen vollständig, sachlich und zeitlich geordnet (chronologisch) erfolgen und durch Belege transparent nachvollzogen werden können. Einem sachverständigen Dritten muss es in angemessener Zeit möglich sein, sich einen Überblick über ihre Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens zu verschaffen. Die Hauptaufgabe ihrer Buchführung ist die planmäßige, zahlenmäßige, lückenlose und ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens. Sie hat Dokumentations- und Kontrollfunktion. Bindeglied zwischen einem betrieblichen Vorgang und der Eintragung in ihrer Buchführung ist der Beleg, der als Beweis und zur Kontrolle dient. Nach dem Grundsatz, keine Buchung ohne Beleg, ist notfalls ein Eigenbeleg zu erstellen.

Die GoBs wurden erstmals 1985 im HGB kodifiziert und 1995 als Ablösung der GoS von der Finanzverwaltung übernommen. Die wichtigsten GoBs sind in den §§ 238 ff. HGB konkretisiert. Ein wesentlicher Grundsatz (§ 239 (2) HGB) lautet: die Eintragung in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die GoBs sind allgemein anerkannte Regeln zum Führen der Handelsbücher und zur Aufstellung von Jahresabschlüssen, die als Auslegungsgrundlage für Gesetzeslücken oder zur weiteren Erläuterung von Vorschriften dienen. Obwohl der Begriff GoB im HGB und der AO mehrfach verwendet werden, gibt es keine explizite Definition im Gesetz. Die GoB stellen somit einen unbestimmten Rechtsbegriff dar.

Ein Auszug aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung:

Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln und lückenlos aufzuzeichnen (Einzelaufzeichnungspflicht) (§ 239 (2) HGB).

Richtigkeit

Alle Geschäftsvorfälle sind in der Buchführung korrekt abzubilden (§ 239 (2) HGB.

Nachvollziehbarkeit

Aufzeichnungen und Buchungen müssen nachvollziehbar sein, es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“.

Unveränderbarkeit

Erstellte Einträge dürfen nachträglich nicht verändert werden. Korrekturen sowie der ursprüngliche Inhalt müssen erkennbar sein.

Einzelbewertung

Vermögensgegenstände und Schulden sind einzeln zu bewerten (§ 252 (1) Nr. 3 HGB).

Klarheit und Übersichtlichkeit

Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen können (§ 238 (1) S 2 HGB).

Sowie viele weitere Grundsätze, insbesondere zur Bewertung, wie das Maßgeblichkeitsprinzip, die Periodenabgrenzung, das Realisationsprinzip usw.

Seit 01.01.2015 ersetzen die GoBD die bisherigen GoBs und GDPdU und konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. An die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen sind die gleichen Anforderungen wie an papierbasierte Bücher zu stellen. Geschäftsvorfälle sind systematisch, übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar festzuhalten (Geordnetheit). Auch die elektronischen Buchungen unterliegen dem Belegprinzip und erfordern eindeutige Merkmale für die Belegzuordnung. Zur Erfüllung der Belegfunktion müssen mindestens eine eindeutige Belegnummer, Betrag, Mengen oder Wertangaben, Währung und ein Belegdatum erfasst werden. Die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften abzubilden, aufzuzeichnen und entsprechend zu kontieren (Richtigkeit). Die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens sind dabei vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen (Vollständigkeit). Sobald ein elektronisches Dokument Belegfunktion erhält, setzt die Anforderung der Unveränderbarkeit ein. Dies ist z.B. der Fall, wenn eine Rechnung nach der Rechnungskontrolle freigegeben wird. Einmal in den Geschäftsprozess aufgenommene Informationen dürfen nicht mehr unterdrückt, überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden, ohne dass dies kenntlich gemacht wird (Unveränderbarkeit). Buchungsstapel sind bis zum Ablauf des Folgemonats festzuschreiben. In der Regel ist dies der Umsatzsteuervoranmeldungstermin. Bare Geschäftsvorfälle sind täglich zu erfassen (Zeitgerechtheit) und für unbare Geschäftsvorfälle ist eine Erfassung innerhalb von 10 Tagen unbedenklich. Waren- und Kostenrechnungen, die nicht innerhalb von acht Tagen beglichen werden, sind kreditorisch innerhalb dieser acht Tage zu erfassen.

Das letzte Schreiben hat das Bundesfinanzministerium zu den GoBD am 28.11.2019 erlassen. Darin sind zahlreiche Aktualisierungen und Klarstellungen vorgenommen worden, die mit Wirkung ab 01.01.2020 gelten. Wesentliche Änderungen betreffen zum Beispiel das Scannen, das nun bildliches Erfassen genannt wird. Dadurch wird neuen technischen Entwicklungen Rechnung getragen, wie zum Beispiel das Abfotografieren von Belegen mit einer Smartphone-App. Seit 2020 ist es auch ausreichend, über eine Banking-Software abgerufene Kontoeinzelumsätze anstelle von PDF-Kontoauszügen aufzubewahren, sofern die Lesbar- und Auswertbarkeit während der Aufbewahrungsfrist sichergestellt ist. Stornobuchungen müssen nun zwingend auf die ursprüngliche Buchung referieren und vieles weitere mehr. Die GoBD stellen das Grundhandwerkszeug eines jeden Buchhalters dar. Deshalb empfiehlt sich ein ausgiebiges Studium dieses BMF-Schreibens, das auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums heruntergeladen werden kann; Stichwort: „GoBD“.

Dauersachverhalte, also automatisierte Buchungen, die in mehreren Perioden zu Buchungen führen, z.B. Abschreibungen, können im Rahmen einer Verfahrensdokumentation die Belegfunktion erfüllen. Die Ursprungsbelege bilden die Basis für die folgenden Dauerbuchungen. Im Rahmen der monatlichen AfA-Buchungen ist der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Parametern, wie z.B. der Nutzungsdauer, aufbewahrungspflichtig. Der automatisierte Buchungsvorgang muss aus der Verfahrensanweisung und deren ordnungsgemäßer Anwendung nachvollziehbar sein.

Die GoBD fordern nach dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 (1) AO und § 248 (1) S. 2,3 HGB), dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos nachvollziehen lassen. Die so genannte progressive Prüfung beginnt dabei beim Beleg und setzt sich über die Grund(buch)aufzeichnungen, Buchung (Journal- und Kontenfunktion), Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung bis zur Steueranmeldung bzw. -erklärung fort. Die auch erforderliche retrograde Prüfung verläuft genau umgekehrt ausgehend von der Steueranmeldung bzw. -erklärung in den gleichen Schritten umgekehrt bis zum Beleg. Während der gesamten Dauer der Aufbewahrungspflicht muss sowohl die progressive als auch die retrograde Prüfung möglich sein.

Zusammenfassung:

Grundvoraussetzung für die Abstimmung ihrer Buchführung ist eine abgeschlossene Buchführung.

Überprüfen Sie Ihre EDV auf korrekte Einstellungen.

Die GoBD betreffen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe und dem Grad der Digitalisierung der Buchführung und Nutzung von IT.

Wesentliche Aspekte der GoBD sind:

Nachvollziehbarkeit und NachprüfbarkeitVollständigkeitRichtigkeitZeitgerechtheit