Büro2go E-Book

Tim Reckmann

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 197

Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Dieses Buch hilft dabei, das eigene Büro zu digitalisieren und das aktuelle Papieraufkommen drastisch zu reduzieren. Die zahlreichen Optimierungen können ganz erheblich dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und damit Zeit und Geld zu sparen. Egal ob künftig nur einzelne Werkzeuge eingesetzt werden oder eine vollständige Digitalisierung angestrebt wird. Die Resultate und die damit verbundenen Einsparungen zeigen normalerweise unmittelbar Wirkung. Dafür wurden über 125 Werkzeuge und Dienste aus mehr als 40 Kategorien verglichen. Anhand konkreter Beispiele und Abläufe ist eine Umsetzung im eigenen Unternehmen problemlos realisierbar. Optimierungsbedarf kann in fast allen Bereichen gefunden werden. Von Hard- und Software über die Kommunikation bis hin zu Buchführung, Steuern und Finanzen. Je digitaler ein Unternehmen arbeitet, umso unabhängiger ist der Unternehmer. Im Idealfall kann er völlig ortsunabhängig arbeiten, da von überall dort auf die Unternehmensdaten zugegriffen werden kann, wo es eine Internetverbindung gibt.

Leseprobe

Für Eni

Inhalt

Vorwort

Mindset

Zielgruppe

Solo-Selbstständige

Kleine Unternehmen

Mittelständische Unternehmen

Arbeitsort

Ortsgebunden

Ortsunabhängig

Coworking/Shared Office

Voraussetzungen

Hardware

Software

Backup

NAS

Cloud

Dokumentenmanagement

DMS mit Bordmitteln

Schritt 1: Kategorien definieren

Schritt 2: Unterordner anlegen

Schritt 3: Daten erfassen und synchronisieren

Schritt 4: Freigabe der Daten

Private Dokumente

Ablage der Papier-Version

Sonderfall: Verträge verwalten

Sonderfall: Inventar verwalten

Dokumente verfassen

Vorlagen

PDF

Handschriftliche Notizen

Digitales Notizbuch

Diktiergerät und Transkription

Screenshots

Digitale Unterschrift/Signatur

Video-Ident

Kommunikation

Briefpost

Posteingang

Postausgang

Digitale Briefmarke

Frankiermaschinen

Fax

E-Mail

Signatur

Abwesenheits-Info

Textbausteine

Filter/Regeln /Label

Darstellung

Messenger

Telefon

Routing und Rufnummern

Service- und Sonderrufnummern

Virtuelles Telefon

Ansagen und Wartemelodie

Anrufbeantworter

Callcenter/Sekretariat

Faxempfang

Online-Besprechung/Videokonferenz

Fernzugriff/Remote Desktop

Zeitmanagement

Kalender

Interaktion

Terminfindung

Projektplanung

allgemeine Zeiterfassung

Projektzeiterfassung

Buchführung

Faktura/Rechnungen schreiben

Kundenmanager

Eingangsbelege

Bewirtungsbelege

Anlagen und Abschreibung

Kassenbuch

Fahrtenbuch

Lohnabrechnung

Auswertung

Steuern

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Zusammenfassende Meldung

ELSTER

Steuerberater

Finanzamt/Betriebsprüfung

Rechtliche Bedingungen

GoBD

Verfahrensdokumentation

Finanzen

Banking

Schnittstelle zur Buchhaltung

Lastschriften

Kartenzahlung akzeptieren

Elektronisches Kassensystem

Online-Bezahldienste

Bonitätsauskunft und Inkasso

Gerichtlicher Mahnbescheid

Versicherungen

Outsourcing

Freelancer

Ausschreibung als Wettbewerb

Künstlersozialabgabe nicht vergessen

Internet

Erstellung einer Webseite

Pflege/CMS

Webshop

Support

Newsletter

Rechtstexte

Online-Werbung

Analyse

Sicherheit & Datenschutz

Backup-Strategie

VPN

Sicherungsmaßnahmen

Datenschutz

Notfallordner

Finanzierung/Förderung

Fazit

Anbieter und Alternativen

Checkliste

Disclaimer

Vorwort

Seit ca. 25 Jahren arbeite ich nun selbstständig. Neben meinem Studium erstellte ich Webseiten für Firmen. Mittlerweile hat sich der Schwerpunkt meines Unternehmens nach zahlreichen Aus- und Weiterbildungen hin zu Dienstleistungen in den Bereichen Fotografie, Datenbanken und Beratung verlagert.

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit hatte ich keinerlei Ahnung, was mich neben der eigentlichen Tätigkeit für meine Kunden erwartet. Das Beratungsangebot und die Angebote für Selbstständige waren damals mehr als übersichtlich und ich habe einfach „nach bestem Wissen und Gewissen“ losgelegt. Es ist nicht verwunderlich, dass ich dabei viele Fehler gemacht habe, die mit dem Wissen von heute und den richtigen Werkzeugen leicht vermeidbar gewesen wären. Das hätte mir viel Frust und auch Geld gespart.

Viele der heute zur Verfügung stehenden Werkzeuge gab es damals nicht. Aber vor allem: Aus Fehlern lernt man bekanntlich und das dadurch erlangte Wissen möchte ich in diesem Buch ebenso weitergeben, wie all die nützlichen Dinge, die Ihnen heute dabei helfen, Abläufe und Organisation im eigenen Unternehmen zu optimieren.

Dabei möchte ich direkt erwähnen, dass ich weder Steuerberater noch Anwalt bin und daher hier auch keine entsprechenden Beratungsleistungen anbiete. Die Informationen beruhen auf jahrelangen persönlichen Erfahrungen. Für viele der verwendeten Werkzeuge gibt es Alternativen, die ebenfalls erwähnt werden. Die von mir verwendeten Produkte stellen dabei keine konkrete Kaufempfehlung dar, sondern beschreiben das Werkzeug, das ich persönlich in dem entsprechenden Teilbereich verwende. Eine Auflistung von über 130 Anbietern – verteilt auf mehr als 40 Kategorien – gibt es am Ende des Buches.

Mein Ziel ist es, in einem wachsenden Unternehmen als Chef alle Prozesse immer und überall im Auge zu behalten – auch wenn das nicht erforderlich ist, so sollte zumindest die Möglichkeit bestehen. Das bedeutet für mich, dass ich – egal ob ich gerade in der Bahn sitze oder Urlaub auf einer weit entfernten Insel mache – auf alle Bereiche meines Unternehmens zugreifen kann.

Das ist natürlich nur möglich, wenn man sich weg von Aktenbergen hin zum digitalen Büro bewegt. Ein ganzes Unternehmen passt heute bequem in ein Smartphone: Zugriff auf hunderttausende E-Mails, Dokumente, alle Ein- und Ausgangsrechnungen, ein- und ausgehende Post, Lohnabrechnungen, Steuerbescheide, Druckvorlagen oder das Fahrtenbuch der betrieblichen Fahrzeuge. Leider gibt es keine „eierlegende Wollmilchsau“ – also ein Programm, dass all das vollständig in einer Anwendung erfüllen kann. Es gibt aber für die wichtigsten Bereiche Spezialanwendungen, die einen sehr umfassenden Funktionsumfang haben und mehr bieten als ein universelles Tool, das alle Bereiche nur oberflächlich anreißt.

Ich möchte Sie als Leser dieses Buches dabei unterstützen, sich Ihr digitales Büro so zusammenzustellen, so dass am Ende ein optimales Verhältnis aus Kosten und Nutzen entsteht und die Abläufe soweit wie möglich optimiert werden. Daher habe ich am Ende des Buches auch eine Checkliste erstellt, die bei der individuellen Entscheidungsfindung helfen kann.

Die vorkommenden Preisangaben in diesem Buch sind, wenn nicht anders erwähnt, Nettopreise, da Unternehmer die Umsatzsteuer erstattet bekommen, wenn Sie nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen.

Natürlich gibt es bei der Digitalisierung von Prozessen auch Grenzen. Wenn Sie Produkte verkaufen sind beispielsweise ein großes Warenlager oder der eigentliche Versandprozess von Waren weiterhin „Handarbeit“. Aber auch in solchen Unternehmen können viele andere Tools eingesetzt werden, um die vielen darüberhinausgehenden Prozesse zu optimieren.

Der Markt an digitalen Werkzeugen entwickelt sich täglich weiter und es kommen immer wieder komplett neue Produkte hinzu. Sicherlich gibt es auch Dinge, die mir bisher unbekannt sind. Daher erhebt dieses Buch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Über Feedback, Kritik und Wünsche zur Erweiterung würde ich mich sehr freuen und könnte so relevante Informationen in die nächste Auflage mit einfließen zu lassen.

Ich wünsche viel Freude bei der Umsetzung und viel Erfolg im eigenen Unternehmen!

Tim Reckmann

Mindset

Bevor mit der Digitalisierung des Büros begonnen werden kann, bedarf es der Bereitschaft, etwas verändern zu wollen. Der erste Schritt ist dabei mit der Anschaffung dieses Buches bereits erfolgt.

Die Geschwindigkeit und der Umfang der Umsetzung der vorgestellten Optimierungen liegen dabei im Ermessen des Unternehmers. Ein radikaler Umbruch ist dabei nicht immer der beste Weg. Vielmehr geht es darum, neue Werkzeuge kennen zu lernen und ein Gespür dafür zu entwickeln, ob und wie eine Umsetzung sinnvoll ist. Dabei sollten immer der Aufwand der Einrichtung, die Betriebskosten und der Grad der Optimierung sowie das mögliche Sparpotenzial gegeneinander abgewogen werden. Oft wird ein Tool noch viel attraktiver, wenn Sie erkennen, wieviel Zeit und Geld sich damit einsparen lässt.

Selbstverständlich spielt auch die Struktur der eigenen Firma eine große Rolle. Der Solo-Selbstständige, der alles allein erledigen muss, freut sich über nahezu jede Entlastung, wenn sich die Kosten dafür im überschaubaren Bereich bewegen. Wenn im Unternehmen schon mehrere Bürokräfte und externe Dienstleister beschäftigt sind, kann eine vollständige Umstellung der Prozesse schnell zu einer Überforderung aller Beteiligten führen. Eine behutsame und schrittweise Optimierung ist hier wichtig. Die Maßnahmen sollten von allen am Prozess Beteiligten verstanden und befürwortet werden. Letzteres kann sich zum Problem entwickeln, wenn Mitarbeiter Angst haben, durch ein zunehmend digitalisiertes Büro wegrationalisiert zu werden.

Darüber hinaus muss die Digitalisierung oft neben dem Tagesgeschäft erledigt werden. Daher sollten Sie gezielt einzelne Prozesse heraussuchen, die Sie mit den Beteiligten zusammen anpassen können.

Mit jedem der gezeigten Werkzeuge können Sie direkt oder indirekt Kosten reduzieren. Auch hier spielen die Struktur des Unternehmens und die bisherigen Abläufe eine große Rolle.

Bei dem Wunsch zur Optimierung sollte man jedoch auch im Hinterkopf behalten, dass ein digitales Büro kein Allheilmittel ist. Die analogen Probleme verlagern sich dabei oft nur in die digitale Welt. Wo bisher eine Vielzahl von Papier und Akten ist, gibt es künftig digitale Dateien. Die Anzahl verringert sich dabei im Regelfall jedoch nicht. Der Vorteil liegt aber schon darin, dass Dateien weniger Platz benötigen als Papier und sich oft auch schneller bearbeiten lassen.

Dieses Buch ist als Kochbuch zu verstehen, bei dem die Zutaten in Form von Werkzeugen vorgestellt werden. Die Rezepte sind die Wege zur möglichen Umsetzung. Was jedoch am Ende im Unternehmen gekocht wird, das entscheidet der Chef. Genau wie in Kochbüchern sehen die eigenen Kreationen allerdings selten so aus, wie die beispielhaften Hochglanzfotos.

Die Arbeit am und im digitalen Büro erfordert – besonders zu Beginn – ein hohes Maß an Struktur, Disziplin und den Willen, etwas zu verändern. Mit jedem umgesetzten Tipp kommt man dem Ziel näher: papierlos und ortsunabhängig arbeiten zu können.

Wer das Chaos liebt und nicht bereit für Veränderungen ist, der sollte lieber bei Papierbergen bleiben. Dann wäre ein Weiterlesen dieses Buches eigentlich verschwendete Zeit. Vielleicht können die folgenden Seiten aber dennoch dazu animieren, das eine oder andere einmal auszuprobieren. Wenn nur ein einziges Beispiel im eigenen Betrieb umgesetzt wird, dann hat sich die Anschaffung dieses Buches schon mehr als bezahlt gemacht.

Zielgruppe

Alle Betriebe und Unternehmen sind unabhängig von ihrer jeweiligen Größe sind sehr verschieden. Das liegt vor allem an den unterschiedlichen Branchen und den damit verbundenen Voraussetzungen und Vorgaben. Mit diesem Buch sollen die gängigsten Bereiche der digitalen Büroorganisation abgedeckt werden; es ist jedoch nicht uneingeschränkt auf alle Unternehmen übertragbar.

In erster Linie richtet sich dieses Buch an Solo-Selbstständige, kleine und zum Teil auch mittelständische Unternehmen und soll dabei die oftmals papier- und ortsgebundenen Vorgänge vereinfachen und optimieren. Da durch die Digitalisierung auch das ortsungebundene Arbeiten im Vordergrund steht, eignet sich dieses Buch besonders für Dienstleiser ohne physikalische Produkte. Zwar sind viele Werkzeuge universell auch auf andere Branchen anwendbar, doch besonders in den Unternehmen, die Produkte lagern, die einen Versand organisieren und ein aufwendiges Warenwirtschaftssystem im Einsatz haben, gehen die Anforderungen über die hier beschriebenen Optimierungen hinaus.

Solo-Selbstständige

Die „Einzelkämpfer“ unter den Selbstständigen können einen sehr hohen Nutzen aus dem Buch ziehen, da sie oft neben dem Kerngeschäft als „Mädchen für Alles“ in ihrem Unternehmen agieren. Hier werden alle Tätigkeiten vom Öffnen der Post bis zur (vorbereitenden) Buchführung übernommen. Dabei nehmen diese „Nebentätigkeiten“ sehr viel Zeit in Anspruch, sind aber wichtig für ein funktionierendes Unternehmen. Hier kann man besonders viel Zeit einsparen, die dann entweder für das Kerngeschäft oder als nicht zu unterschätzende Freizeit zur Verfügung steht. Ohne Optimierungen arbeitet der Unternehmer „selbst und ständig“ und büßt damit einen großen Teil der Vorzüge des Unternehmertums schnell wieder ein.

Kleine Unternehmen

Ähnlich wie bei Solo-Selbstständigen bleibt ein Großteil der Organisation und Verwaltungstätigkeiten bei kleinen Unternehmen oft beim Inhaber hängen, um Kosten einzusparen. Sobald das Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt und dieser Bereich nicht ausgelagert wird, kommen viele weitere Aufgaben – angefangen bei der Lohnabrechnung – hinzu, die ohne Optimierung entweder sehr kompliziert und aufwendig oder bei einer Vergabe an Dritte auch relativ teuer sind. Doch für alles gibt es glücklicherweise Werkzeuge zur Optimierung.

Mittelständische Unternehmen

Wenn ein Unternehmen wächst, dann erhöht sich oft auch der Verwaltungsaufwand. Angefangen bei einem höheren Aufkommen an Post sowie Ein- und Ausgangsrechnungen, mehr Mitarbeitern und dadurch verbunden auch vielen organisatorischen Arbeiten und Abrechnungen. Schnell muss hierfür Personal eingestellt werden, das ausschließlich für verwaltende Prozesse zuständig ist. Mit den richtigen Werkzeugen und Optimierungen an den richtigen Stellen lässt sich der Aufwand deutlich minimieren. Sie können einen großen Teil der Kosten reduzieren und damit einsparen.

Arbeitsort

Am Anfang der Selbstständigkeit stellt sich besonders für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen die Frage nach der passenden Betriebstätte. Ist es erforderlich, direkt ein Büro anzumieten oder kann in der ersten Zeit aus der privaten Wohnung oder sogar vollständig ortsunabhängig gearbeitet werden? Für die Entscheidung sind im Regelfall zwei wesentliche Punkte entscheidend: Die Kosten und der Kundenverkehr.

Ein extern angemietetes Büro kostet regelmäßig eine nicht unwesentliche Menge Geld für Miete, Nebenkosten und Einrichtung. Oft wären die Voraussetzungen und Möglichkeiten in der eigenen Wohnung vorhanden – wären da nicht die Kunden. Wenn es betriebsbedingt erforderlich ist, dass regelmäßig Kunden ins Büro kommen, dann ist die eigene Wohnung dafür eher ungeeignet. Es gibt aber auch Zwischenlösungen, beispielsweise die Verlagerung von Treffen ins Büro der Kunden, in die Lobby eines Hotels, in Cafés oder in Co-Locations (Büroflächen, die bei Bedarf tage- oder stundenweise gemietet werden können).

Ortsgebunden

Das ortsgebundene Arbeiten ist der Klassiker. Nichts Anderes war in früheren Generationen denkbar. Es gab mindestens eine feste Büro-Anschrift. Hier kam die Post an und hier wurde auch gearbeitet, nicht zuletzt wurde hier auch das Unternehmen repräsentiert.

In einigen Bereichen ist das auch heute noch so, nicht selten ist es auch erforderlich. Eine Produktion und eine Lagerhaltung lassen sich – ebenso wie das klassische Ladengeschäft – nicht vollständig ortsunabhängig erledigen. Tatsächlich könnte man aber auch hier die Verwaltung ausgliedern.

Am Beispiel einer Produktionsstätte mit Lager ist im Regelfall auch der Platz für die Verwaltung eingeplant. Anders sieht es bei Ladengeschäften aus. Hier kann man den Verkaufsraum einfach von der übrigen Unternehmensorganisation trennen. Nicht nur durch eine Wand, sondern vollständig. Nehmen wir als Beispiel eine Eisdiele mit reinem Fenster-Verkauf. Hier werden lediglich Lager/Kühlraum und die Verkaufsfläche benötigt. Da solche Geschäfte oft in prominenter Lage angesiedelt sind, wo die Mieten recht hoch sind, lässt sich die Fläche so auf das Notwendigste reduzieren. Es ist nicht erforderlich, dass dort Akten mit Steuer-und Lohnunterlagen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen lagern. In dem Geschäft wird das Produkt und eine Kasse benötigt. Die Büroarbeit lässt sich entweder in einem separaten Raum zu Hause oder vollständig ortsunabhängig erledigen.

Ortsunabhängig

„Arbeiten, von wo aus ich will“ ist nicht nur eine schöne Vorstellung, sondern für die administrativen Aufgaben in nahezu jedem Unternehmen auch mit relativ überschaubarem Aufwand realisierbar.

Wo eine ortsgebundene Betriebsstätte, ein Ladenlokal oder eine Anlaufstelle für Kunden nicht zwingend erforderlich ist, lassen sich durch ortsunabhängiges Arbeiten nicht nur Kosten einsparen. Sie als Unternehmer erlangen auch mehr persönliche Freiheit.

Ein Unternehmer bindet sich nicht zwingend mit seiner Arbeitskraft an einen festen Standort, sondern kann seine Arbeit von nahezu jedem Ort der Erde erledigen. Es entfällt die oft lästige und zeitraubende Fahrt zur Arbeitsstelle. Nebenbei sind Sie auch auf Situationen vorbereitet, bei denen plötzlich Home-Office erforderlich wird, wie wir es in Zeiten der Corona-Pandemie erlebt haben.

Bei ortsunabhängigem Arbeiten ist es für den Unternehmer leichter zu verreisen, da er sich nicht zwangsläufig um eine Vertretung für seine Abwesenheit kümmern muss. Im Notfall kann er von überall auf die relevanten Daten zugreifen und sich bei Interesse auch jederzeit über den aktuellen Stand im Unternehmen erkundigen. Das gilt natürlich nicht nur für Urlaub, sondern auch für weitere Dienstreisen. Hier kann bei Bedarf sogar während der Reise (z.B. in der Bahn) gearbeitet werden. Grundvoraussetzung dafür ist lediglich eine funktionierende und möglichst schnelle Internetverbindung.

Coworking/Shared Office

Für Solo-Selbstständige, Kleinunternehmen und digitale Nomaden gibt es noch eine Lösung zwischen dem ortsgebundenen und dem ortsunabhängigen Arbeiten. Für den Fall, dass persönlicher Kontakt oder zusätzliche Arbeitsfläche erforderlich wird, kann man Büroflächen – je nach Bedarf – teilweise sogar tageweise oder stundenweise anmieten. Dabei stellen Anbieter größere Büroflächen zur Verfügung, bei denen es eine Vielzahl von einfach ausgestatteten und identisch eingerichteten Arbeitsplätzen an einer zentralen Stelle gibt, aber zusätzlich auch gemeinschaftlich genutzte Dinge, wie Kopiergeräte, Konferenzräume oder Kaffeeküchen.

Coworking wird mittlerweile in fast allen größeren deutschen Städten und Ballungsgebieten angeboten. Laut Bundesverband Coworking Space e.V. hat sich die Anzahl von Coworking-Spaces und -Flächen von ca. 300 im Jahr 2018 auf über 1.250 im Juni 2020 erhöht.1

Es gibt einerseits keine spezielle Empfehlung für einen bestimmten Anbieter. Hier ist es empfehlenswert, sich vor Ort über Angebote, Preise und Nutzungsbedingungen zu informieren. Die Angebote variieren sehr stark nach Anbieter und Region.

Wer als Unternehmer viel in Deutschland unterwegs ist und an verschiedenen Orten auf ein Büro zugreifen möchte, der sollte sich nach solchen Anbietern umschauen, bei denen man mit dem Unternehmen einen Vertrag schließt, der sich auf Coworking-Spaces in verschiedenen Regionen erstreckt – teilweise umfassen solche Verträge auch Büros in ausländischen Metropolen. In gängigen Internet-Suchmaschinen finden sich hier zahlreiche Treffer.

Im Vergleich zu anderen Werkzeugen ist ein Coworking-Vertrag ein verhältnismäßig großer Kostenpunkt, der daher gut überlegt und auf die persönlichen Anforderungen angepasst werden sollte. Sinnvoll ist hier vor allem auch ein Blick auf die Vertragslaufzeiten sowie die flexiblen Möglichkeiten zum Upgrade oder Downgrade.

Grundsätzlich sollte man sich an dem orientieren, was für die eigene Arbeit erforderlich ist. So gibt es Unternehmen, die kurzzeitig Büroflächen für einige Programmierer benötigen, die zeitweise an einem Projekt arbeiten. Andere hingegen benötigen hin und wieder die Möglichkeit, einen gut ausgestatten Konferenzraum zu nutzen oder Kunden in einem professionellen Ambiente zu empfangen.

1https://www.bundesverband-coworking.de/2020/06/zahl-der-coworking-spaces-hat-sich-vervierfacht/

Coworking-Spaces in Deutschland (2020)

Grafik: Bundesverband Coworking Spaces Deutschland e. V. (BVCS)

Voraussetzungen

Für die Optimierung und Digitalisierung des Büros müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden. Neben den bereits erwähnten räumlichen Voraussetzungen gibt es auch ein paar Anforderungen an Hard- und Software.

Dieser Bereich ist verhältnismäßig übersichtlich, da die meisten Geräte und Programme vermutlich in jedem noch so kleinen Unternehmen vorhanden sind. Diese Basisausstattung kann mit einigen zusätzlichen Geräten erweitert und optimiert werden.

Hardware

Erforderlich ist wenigstens ein Desktop-Computer, ein Notebook, eventuell ein Tablet und auf jeden Fall ein Smartphone.

Mit all diesen Geräten können die in diesem Buch genannten Werkzeuge nahezu vollständig – mehr oder minder gut – bedient werden. Damit wäre die minimale Hardwareausstattung schon abgedeckt.

Bei der Mehrheit der Unternehmen wird in irgendeiner Form ein Büro existieren – egal ob in der eigenen Wohnung, im Büro oder einer Cowor-king-Location. Hier ist ein Desktop-Computer oder wenigstens ein Notebook die komfortabelste Form im Umgang mit den verschiedenen Anwendungen. Das liegt vor allem an der Ergonomie eines großen Monitors und einer gut zu bedienenden Tastatur, außerdem an der Möglichkeit, leicht Peripheriegeräte anzuschließen. Ein Notebook bietet hier noch den Vorteil, dass es nicht standortgebunden ist.

Externe SSD-Festplatten und große USB-Sticks sind eine gute Ergänzung, um mittlere Mengen an Daten auszulagern, weiterzugeben oder zu sichern. Da moderne Festplatten und USB-Sicks keine beweglichen Teile mehr besitzen, sind sie sehr unempfindlich gegen Stöße und Umwelteinflüsse. Dennoch empfiehlt es sich, hierfür Produkte von Markenherstellern zu kaufen, da es in dem Bereich um die Speicherung von Informationen – also dem Herzstück eines jeden Unternehmens – geht. Jegliche Optimierung und Digitalisierung wäre sinnlos, wenn hier am falschen Ende gespart würde. Durch die Entwicklung der letzten Jahre sind jedoch auch Markenprodukte sehr erschwinglich geworden. Eine externe SSD-Festplatte (z.B. von „SanDisk“) mit 1 GB Speicher liegt aktuell bei ca. 100 bis 150 Euro.

Eine optionale, aber sehr komfortable und unbedingt zu empfehlende Ergänzung für das digitale Büro stellt ein Dokumentenscanner dar. Diese mittlerweile sehr kompakten Geräte sind wahre Wunderwerke.

Eine Empfehlung geht hier in Richtung des Marktführers „Fujitsu“. Dieser hat mit seiner ScanSnap-Serie Produkte herausgebracht, die das Anforderungsprofil eines digitalen Büros hervorragend abdecken. Für nachfolgende Beispiele in diesem Buch kam das Model „ScanSnap iX1500“ zum Einsatz. Auf die einzelnen Funktionen wie zügiges und beidseitiges Scannen (Duplex), automatische Drehung, Beschnitt und Texterkennung (OCR) wird im Verlauf des Buches noch eingegangen. Das Gerät ist sehr leicht und kompakt und kann drahtlos mit einem Rechner verbunden werden. Ein solcher Dokumentenscanner ist für etwa 350 bis 400 Euro erhältlich. Zwischenzeitlich gibt es auch schon neuere Modelle des Herstellers, die weiter optimiert wurden.

Die Scanner werden mit eigener Software und der Möglichkeit einer Anbindung an einen eigenen Cloud-Service ausgeliefert. Beide Funktionen finden in diesem Buch jedoch keine Beachtung, da es sich um herstellerspezifische Systeme handelt. Im Verlauf des Buches werden allgemeine Lösungen vorgestellt, deren Funktionen unabhängig vom Hersteller sind.

Foto: ScanSnap iX1500 von Fujitsu im geschlossenen Zustand

Foto: ScanSnap iX1500 von Fujitsu im einsatzbereiten Zustand

Neben Computer und Scanner ist das Smartphone der ständige Begleiter eines Unternehmers. Die Tage, in denen man ein Handy lediglich zum Telefonieren genutzt hat, sind lange gezählt. Heute tragen Sie mit dem Gerät quasi die ganze Firma in Ihrer Hosentasche.

Die Marke des Gerätes spielt eher eine untergeordnete Rolle. Nahezu alle Apps und Werkzeuge gibt es sowohl für „iOS“ als auch für „Android“ Betriebssysteme und die Abweichungen in der Darstellung sind eher gering. Grundsätzlich empfiehlt sich ein recht aktuelles Gerät, das nicht älter als zwei Jahre ist. Das Display sollte nicht zu klein sein. Auch wenn es nicht zwangsläufig auf den Speicherplatz ankommt, sollten 64 GB vorhanden sein. Die Kamera des Smartphones kann übrigens im Notfall auch als mobiler Scanner eingesetzt werden.

Ein Tablet kann viele der Funktionen von Computer, Notebook und Handy ebenfalls darstellen, ist aber oftmals nur eine Art größeres Handy ohne Telefon-Funktion, das als zusätzliches Gerät transportiert wird. Theoretisch kann man mit einem Tablet arbeiten, aber wer beispielsweise ein Notebook und ein Smartphone bei sich hat, wird es in der Regel nicht benutzen.

Und was ist mit einem Drucker? Der steht auf dem Weg in ein digitales Büro erst einmal im Weg. Selbstverständlich ergibt es durchaus Sinn, ein solches Gerät im Büro zu haben, aber für dieses Buch spielt der Drucker keine Rolle – die Funktion sollte auch allseits bekannt sein.

Software

Der Großteil der Programme und Werkzeuge ist „Software as a Service“ (SaaS). Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt werden. Für die Nutzung von Online-Diensten wird ein internetfähiger Computer sowie die Internetanbindung an den externen IT-Dienstleister benötigt. Der Zugriff auf die Software wird über einen Webbrowser realisiert. Für die Nutzung und den Betrieb zahlt der Kunde ein Nutzungsentgelt.

Das spart Geld für Anschaffung und Betrieb. Durch die zentral zur Verfügung gestellte Software kann der Dienstanbieter seinen Service permanent warten und erweitern. Außerdem ist man mit monatlichen Nutzungsentgelten oftmals flexibler als bei einmaligen Anschaffungen teurer Programme, wie es in der Vergangenheit üblich war.

Durch die Nutzung der Software über eine Webseite spielt auch die Wahl des Betriebssystems (z.B. Windows, MacOS) keine Rolle.

Auf die einzelnen Werkzeuge für die verschiedenen Bereiche des digitalen Büros wird im Verlauf des Buches ausführlich eingegangen. Dabei spielen auch Kosten und die Bedarfsanalyse eine große Rolle.

Backup

NAS

Die Sicherung per NAS erfolgt auf eigener Hardware. Neben der vormals erwähnten Speicherung auf SSD-Festplatten gibt es auch spezielle NAS-Server, die sich im Netzwerk des Benutzers befinden. Wer ortsunabhängig arbeiten möchte, muss sich bei einem NAS-Backup immer (möglichst über eine gesicherte Verbindung) in das bestehende Netzwerk einwählen und die Daten dann über eine Internetleitung abrufen.

An dieser Stelle erkennt man bereits die grundsätzlichen Einschränkungen für eine ortsunabhängige Arbeit, denn mobile Festplatten sind auf Dauer nicht groß genug, um alle Daten zu sichern, ein NAS-Server hat einen festen Standort. Hinzu kommt die Tatsache, dass sich der Nutzer entweder selbst um die Anschaffung und den Betrieb der Hardware kümmern oder dafür eine Fachfirma beauftragen muss.

Gute und halbwegs erschwingliche NAS-Geräte gibt es von den führenden Firmen wie z.B. „Synology“2 und „QNAP“3. Empfehlenswert ist diese Art von Speicherung für große Mengen von Daten, die an einem festen Standort anfallen oder zusammengetragen werden. Bestes Beispiel ist hier ein Fotograf, der so sein komplettes Bild-Archiv zentral an einer Stelle sichern kann. Während der Fotograf auf Reisen ist, können ergänzende Daten auf einer SSD-Festplatte gesichert und nach Rückkehr dem Archiv hinzugefügt werden.

NAS-Server bieten eine gewisse Redundanz für den Ausfall einzelner Datenträger. Bei einem größeren Schadensereignis (z.B. Brand oder Diebstahl des ganzen Servers) stößt jedoch auch diese Art von Sicherung an ihre Grenzen. Hier ist mindestens ein weiteres Backup an einem anderen Ort, der bestenfalls keinerlei Verbindung zum Haupt-Backup hat, dringend erforderlich.

Das erhöht einerseits die Kosten und erfordert auch eine gewisse Disziplin und Organisation beim Durchführen von Backups (ggf. Transport bzw. Datenträgertausch.)

Cloud

Bei einem Cloud-Backup werden Daten direkt auf einem sicheren Webserver gespeichert. Dies kann selbst organisiert werden, oder man nimmt dafür alternativ einen der zahlreichen Dienste in Anspruch.

Die gängigsten Dienste sind „Google Drive“, „Microsoft OneDrive“ oder „Dropbox“. Es gibt aber noch zahlreiche weitere Alternativen. In diesem Buch liegt der Fokus auf „Google Drive“ – andere Dienste funktionieren jedoch nahezu identisch.

Die Geister scheiden sich hier vor allem beim Thema Datenschutz. Viele Nutzer haben Angst, sich in die Abhängigkeit großer Tech-Unternehmen zu begeben, weil sie fürchten, dass die Daten ausgewertet oder an Dritte weitergegeben werden.