Datenflut – Fluch oder Segen? E-Book

Jürgen Lange

• Herausgeber: Frankfurter Allgemeine Buch
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2009

Seitenzahl: 289

Beschreibung

Problemlos können große Datenmengen und Informationen in Sekundenbruchteilen um die ganze Welt geschickt werden. Es ist ein Segen für alle, dass Technik und Informationsvielfalt im Gleichschritt voranschreiten – oder doch nicht? Informationsvielfalt und Wissensfülle können sich jedoch schnell von einem Segen in einen Fluch verwandeln, wenn man mit der Flut an Daten nicht zurechtkommt. Gerade Unternehmen werden immer häufiger mit den Folgen dieser Datenflut konfrontiert: Die Unmenge an Daten wird nicht gewichtet, systematisiert, sondern auf den verschiedensten Servern willkürlich abgelegt. Statt die Vorteile der Informationen nutzen zu können, bilden sich Informationsinseln und Datengräber, die Mitarbeiter dazu zwingen, zeitaufwendig nach alten Daten zu suchen – häufig sogar vergebens. Der IT-Unternehmer Jürgen Lange beschreibt, wie man mit Enterprise Search, also dem Einsatz einer Suchmaschine im Stile von Google für das Unternehmensnetz, diesem Problem begegnen kann. Dabei wird nicht nur erläutert, warum Enterprise Search für ein Unternehmen notwendig ist, sondern auch erklärt, auf welche Weise es funktioniert, wo der konkrete Nutzen, aber auch die Risiken dieser Suchtechnologie liegen und wie man sie unproblematisch im eigenen Unternehmen einführen kann. Ein Buch für jeden, der keine Zeit mit unnötiger Informations- und Datensuche im Unternehmen verschwenden möchte.

Leseprobe

Jürgen Lange

Datenflut - Fluch oder Segen?

Jürgen Lange

Datenflut – Fluch oder Segen?

Wie Sie mit Enterprise Search einfach und sicher Informationen finden

Ein strategisches Werkzeug für Unternehmen

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Jürg W. Leipziger

Datenflut – Fluch oder Segen?

Wie Sie mit Enterprise Search einfach und sicher Informationen finden Ein strategisches Werkzeug für Unternehmen

F.A.Z.-Institut für Management-,

Markt- und Medieninformationen GmbH,

Frankfurt am Main: 2009

ISBN 978-3-89981-406-4

Bookshop und weitere Leseproben unter:

www.fazbuch.de

Copyright

F.A.Z.-Institut für Management-,Markt-

und Medieninformationen GmbH

Mainzer Landstraße 199

60326 Frankfurt am Main

Gestaltung / Satz

Umschlag

F.A.Z., Verlagsgrafik

Satz Innen

Ernst Bernsmann, Nicole Bergmann

Alle Rechte, auch des auszugsweisen

Nachdrucks, vorbehalten.

Inhalt

Einleitung

I

Warum wir Suchmaschinen brauchen

1   Die Zukunft hat längst begonnen

2   Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon?

3   Auch Intranet und Managementsysteme brauchen Suchmaschinen

4   Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht: die Suchmaschine

II

Was Enterprise Search ausmacht

1   Warum Internet-Suchmaschinen für Enterprise Search ungeeignet sind

2   Rechte beachten ist das A und O

3   Enterprise Search und Enterprise Navigation

4   Wie gesucht wird

5   Was eine Suchmaschine nicht ist

6   Was die Suchmaschinenwelt im Innersten zusammenhält

7   Semantische Suche

8   Was eine Suchmaschine können muss

III

Mit weniger mehr erreichen: Worin der Nutzen für Unternehmen liegt

1   Sparen Sie 8.050 Euro pro Jahr und Mitarbeiter

2   Bessere Wertschöpfung

3   Schneller zum Ziel

4   Das Rad kein zweites Mal erfinden

5   Informationsinseln entdecken

IV

Risiken beschränken

1   Stichwort Datenschutz

2   Ohne Rechte geht nichts

3   So vermeiden Sie böses Blut

4   Den Anbieter genau unter die Lupe nehmen

5   Die Schotten dicht machen

6   Den Feind in der Mitte aufspüren

V

Sieben Schritte zur Realisierung

1   Kommunikationskonzepte entwerfen

2   Findekonzept erstellen

3   Anbieter finden

4   Lastenheft erstellen

5   Der IT-Vertrag

6   Die Lösung installieren

7   Letzter Sicherheitscheck

VI

Praxisbeispiele

1   Salzgitter Mannesmann Forschung: Suchmaschine für Ingenieure

2   Schüllermann und Partner: Suche in strukturierten Datendepots

3   ADP: Suche über Hierarchien hinweg

VII

Noch einmal kurz und bündig

1   Rückblick

2   Fazit: Eigenes Potential erkennen und nutzen

VIII

Ausblick: Neue Technologien kanalisieren die Datenflut

1   Werden die Borg Wirklichkeit?

2   Quo vadis, Datenflut?

3   Weniger ist mehr – Oder: Ohne Filter geht nichts

4   Die Welt wird sich immer schneller drehen

Anbieterverzeichnis

Glossar

Stichwortverzeichnis

Der Autor

Einleitung

Goethe war gut. Er konnte nicht nur reimen. Er soll auch einer der letzten Menschen gewesen sein, der das gesamte vorhandene Wissen seiner Zeit kannte. Nach seinem Tod im Jahr 1832 gab es wohl niemanden mehr, dem man den Titel Universalgenie mit gutem Gewissen verleihen konnte. Das lag weniger daran, dass nach Goethe minder intelligente oder weniger gelehrsame Menschen geboren wurden. Die Ursache war, dass die Menge an verfügbarem Wissen seit dem Buchdruck so schlagartig zugenommen hatte, dass selbst ausgewiesene Gedächtnisakrobaten die Segel streichen mussten. Seither nahm diese Entwicklung deutlich Fahrt auf. So nimmt eine Studie der University of California at Berkeley aus dem Jahr 20031 an, dass das Wissen der Welt jedes Jahr um 30 Prozent zunimmt. Wir können davon ausgehen, dass in naher Zukunft der Prozentsatz weiter steigen wird, denn bekanntlich erschafft Wissen immer mehr neues Wissen. Und das ist auch gut so.

Auf ein einzelnes Unternehmen bezogen, können Informationen wie Forschungsberichte, Patente und Konkurrenzanalysen, die intelligente Mitarbeiter zusammengetragen haben, zu neuen Erkenntnissen führen, wenn sie mit frischen Ideen, eigenen Erfahrungen und technischem Know-how angereichert werden. Aus diesen Erkenntnissen erschaffen Wissensarbeiter wie Marktforscher, Ingenieure, Kreative oder Designer die künftigen Innovationen, Produkte und Dienstleistungen – falls sie Zugang zu diesen Daten erhalten. Die Herausforderung liegt nämlich darin, dass die richtigen Leute zum richtigen Moment das nötige Wissen vor Augen haben. Denn viel zu häufig können sie die Informationen nicht verarbeiten, weil sie sie nicht finden.

Zu dieser vertrackten Situation hat auch der große Fortschritt auf dem IT-Sektor beigetragen – eine Tatsache, die wir im Allgemeinen als sehr positiv empfinden. Warum sollte sie uns also an der Arbeit hindern? Überlegen Sie einmal: Heute bekommen wir für das gleiche Geld viel mehr Speicherplatz als noch vor ein paar Jahren. Die Endgeräte, die diese Daten verarbeiten, werden immer besser, und auf den Datenhighways können Sie dank stetig wachsender Bandbreiten selbst riesige Datenvolumina in Sekundenbruchteilen um die ganze Welt verschicken. Das animiert dazu, immer mehr Daten zu produzieren und sie mehrfach und ohne System an den verschiedensten Orten im Unternehmen abzuspeichern. Die unschöne Konsequenz eines solchen Verhaltens ist, dass wir den Überblick darüber verlieren, welche Informationen wir eigentlich haben. So entstehen immer mehr Informationsinseln und unzugängliche Datengräber, zu denen nur Mitarbeiter Zugriff haben, die zufällig wissen, dass die Informationen irgendwo existieren müssen. Wurde auch nur der Name des Ordners vergessen, in denen die Inhalte stecken, verschwenden sie erstens sehr viel Zeit für die Suche (eine aktuelle Umfrage von Accenture geht davon aus, dass inzwischen ein Viertel der Arbeitszeit für die Informationsfindung aufgebracht wird2) und es ist zweitens fraglich, ob sie die Informationen überhaupt jemals wiederfinden.

Dem Segen der Informationsvielfalt steht also die schiere Menge an größtenteils zusammenhanglos abgelegten Daten an den unterschiedlichsten Speicherstandorten gegenüber. In ihrer Not versuchen viele Firmen, mit einheitlichen, zentralen Systemen zur Datenverwaltung und -haltung den Wildwuchs im Griff zu behalten. Leider kommen diese Systeme sehr schnell an ihre funktionalen Grenzen, wie wir im Kapitel II, 5 „Enterprise Search versus DMS“ genauer sehen werden. Die Folgen sind, dass die Mitarbeiter immer schwerer die notwendigen Informationen finden.

Das Suchen und Finden von Informationen wird also zunehmend zum Schlüsselfaktor. Dabei ist die Suche nach dem richtigen Dokument nur ein Teil der Miete. Ebenso tragen weitere Fragen zum langfristigen Unternehmenserfolg entscheidend bei: Wie lange hat der Suchprozess gedauert? Wie viele Mitarbeiter waren in die Informationsrecherche eingebunden? Welche Sicherheitsbestimmungen werden eingehalten? Denn gerade bei der Suche in Unternehmen muss sichergestellt werden, dass unternehmenskritische Daten nicht in die falschen Hände gelangen.

Von solchen Herausforderungen ausgehend, hat sich innerhalb der letzten Jahre das neue IT-Marktsegment Enterprise Search entwickelt, wie die professionellen Suchmaschinen für Unternehmen auf Neudeutsch heißen. Als Teilsegment von Enterprise Content Management (ECM) bezeichnen diese IT-Lösungen computergestütztes inhaltsorientiertes Suchen mit firmeninternen Suchmaschinen. Dabei werden grob gesagt alle Datenquellen inner- und außerhalb des Unternehmens mit sogenannten Crawlern in einem Suchindex zusammengefasst, der den Mitarbeitern anschließend für die rasche Suche zur Verfügung steht. Da die Suche nicht live auf den ursprünglichen Datenquellen stattfindet, sondern auf diesem Suchindex, der viel komprimierter ist als der Originaldatenbestand, kann die Firmensuchmaschine innerhalb von Sekundenbruchteilen die passenden Informationen heraussuchen. Die Aktualität wird dadurch gewährleistet, dass die Indexierung ein ständiger Prozess ist, der die Suchbestände stets auf dem neuesten Stand hält.

Falls Sie nun befürchten, dass Enterprise-Search-Lösungen auch Unbefugten die Türen zu Ihren Firmengeheimnissen öffnen, kann ich Sie beruhigen. Denn jede gute Firmensuchmaschine sorgt dafür, dass alle vorhandenen Zugangsberechtigungen und Zugriffsrechte automatisch eingehalten werden. Mehr noch: Professionelle Firmensuchmaschinen können sogar Sicherheitslecks aufspüren und Sie rechtzeitig warnen. Es kommt ja immer wieder vor, dass geheime Informationen oder sogar Passwörter in öffentlich zugänglichen Ordnern abgespeichert werden. Das wird sich nicht ändern lassen. Mit einer guten Firmensuchmaschine finden Sie jedoch diese undichten Stellen, bevor es ein anderer tut. Viele Programme können so eingestellt werden, dass sie Sie automatisch (proaktiv) per E-Mail oder Pop-up-Fenster benachrichtigen, sobald Dokumente mit einem vorher eingegebenen Stichwort wie „Restrukturierungsplan“ oder mit Bruttolöhnen veröffentlicht werden. Der gängige Begriff für diese automatische Benachrichtigung durch Suchmaschinen heißt Alerts.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Firmensuchmaschinen in den meisten Fällen leicht und intuitiv bedient werden können. Die Internet-Suchmaschine Google hat im World Wide Web mit ihrer sehr einfachen Eingangsseite für einen De-facto-Standard bei der Oberfläche gesorgt.

Da jeder Ihrer Mitarbeiter sicherlich schon einmal gegoogelt hat, ist die Suche mit solchen Programmen schon bekannt und muss nicht erst geübt werden. Mit einer Firmensuchmaschine ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern also, auch innerhalb des Unternehmens zu suchen wie mit Google – selbst wenn sich Internet-Suchmaschinen von Enterprise Search ansonsten in vielen Bereichen fundamental unterscheiden. Welche Bereiche das sind, wird in Kapitel II „Was Enterprise Search ausmacht“ genau erläutert.

Enterprise Search ist jedoch mehr als nur ein Programm, das Informationen schnell und sicher findet. Es ist vielmehr ein strategisches Werkzeug, das Ihren Mitarbeitern so manche Mehrarbeit abnimmt. So kann beispielsweise ein Anwalt nachforschen, ob sein aktueller Fall schon einmal in der Kanzlei bearbeitet wurde. Das erspart ihm einen Großteil der Arbeit. Die gewonnene Zeit kann er in die detaillierte Ausarbeitung investieren. Geschäftsführer können Angebote schneller kontrollieren und Ausschreibungen besser bearbeiten. Manchmal kann eine Enterprise-Search-Lösung sogar eine neue Einnahmequelle generieren, wie das Beispiel der ADP Employer Services Deutschland in Kapitel VI, 3 zeigen wird. Der Dienstleister für Lohn- und Gehaltsabrechnungen bietet seinen Kunden eine Suche in den digitalisierten Personalakten an – mit großem Gewinn für beide Seiten.

Mit der Suche in Papierakten ist das Potential von Enterprise Search aber noch lange nicht erschöpft. Schon heute arbeiten zum Beispiel Hochschulen und Hersteller an semantischen Suchmaschinen für morgen, die Informationen nicht nur finden, sondern auch interpretieren und weiterverarbeiten können. Diese durchsuchen zusätzlich Wikis, Blogs und Foren, um diese Meinungsplattformen nach bestimmten Vorgaben zu analysieren und interpretieren. Autohersteller könnten zum Beispiel bei Rückrufaktionen die Auswirkungen der Aktionen auf das Markenimage, die Kundenbindung und das Geschäft erforschen. Schon bald wird vielleicht niemand mehr die Suche aktiv anstoßen müssen. In naher Zukunft werden uns möglicherweise persönliche Suchagenten begleiten. Diese Suchagenten können Sie sich wie Alerts einer neuen Generation vorstellen. Die intelligenten Programme werden mit den Strategien, Geschäftsfeldern und Aufgaben der Mitarbeiter wachsen, lernen und sich weiterentwickeln. Ein Angestellter eines über mehrere Kontinente und Länder verteilten Energietechnikunternehmens erhält dann beispielsweise automatisch alle benötigten internen und externen Informationen, ohne dass er diese anfordern oder sogar selbst danach suchen müsste. Solche Suchagenten verlassen sich nicht auf die gängigen Internet-Suchmaschinen oder Wikis und deren Rankings und Vorgaben. Sie suchen viel breiter in allen zur Wahl stehenden Quellen. Dabei quantifizieren und qualifizieren sie die Ergebnisse nach den Bedürfnissen der auftraggebenden Menschen und filtern Irrelevantes aus. Mit diesem Ausblick auf die Zukunft schließe ich das Buch ab.

Auch wenn der Suchmaschinentechnologie ein eigenes Kapitel gewidmet ist, soll „Datenflut – Fluch oder Segen?“ kein technisches Fachbuch sein, das den aktuellsten Stand der Technik bis ins kleinste Detail wiedergibt. Der verändert sich ohnehin schneller, als wir dieses Buch in den Handel bringen können. Auf eine soziologische Analyse, in der die neuesten Erkenntnisse aus der Suchforschung zusammengetragen werden, verzichte ich ebenso. Mein Ziel ist es, Ihnen eine fundierte und gleichzeitig unterhaltsame Einführung in das Thema Firmensuchmaschinen zu geben, Ihnen zu zeigen, wie die Technologie funktioniert und wie Sie und Ihr Unternehmen am meisten von diesem tollen und dazu noch preiswerten Instrument profitieren können.

Um dieses Buch realisieren können, hatte ich viele kleine und große Helfer. Ganz besonders möchte ich mich jedoch bei den folgenden Personen für den unermüdlichen Einsatz bedanken: Sabine, Jörg, Rüdi, Lars, Roman I, Roman II, Carsten I, Carsten II, Olaf, Matthias und Ralf.

Eine erkenntnisreiche Lektüre wünscht

Ihr Jürgen Lange

1   Lyman, Peter and Varian, Hai R., How much Information, www2.sims.berkeley.edu/research/projects/how-much-info, zugegriffen am 15.03.2009.

2   Accenture, Managers Say the Majority of Information Obtained for Their Work Is Useless, Accenture Survey Finds, Accenture-Pressemeldung vom 04.01.2007, http://newsroom.accenture.com/article_display.cfm?article_id=4484, zugegriffen am 15.03.2009..

I

Warum wir Suchmaschinen brauchen

1Die Zukunft hat längst begonnen

Wie sich die Welt in den letzten 15 Jahren fundamental geändert hat

Erinnern Sie sich noch an das Jahr 1994? Ein Geschäftsführer, der etwas auf sich hält, rüstet seine Arbeitsplätze mit den hochmodernen 486er-PCs aus. Ganz billig sind die Geräte zwar nicht. Immerhin muss man für einen Rechner über 3.000 D-Mark hinlegen. Dafür haben sie eine 120-MB-Festplatte und einen 4-MB-Hauptspeicher. Das war mehr Platz, als man jemals benötigen würde. In diesem Punkt waren sich fast alle sicher, die etwas von der Materie verstanden. Und der integrierte Co-Prozessor mit seinen 1,2 Millionen Transistoren und einer Taktfrequenz von 100 MHz ist eine Revolution, die allein das Geld wert ist. Welche technischen Neuerungen sollten da noch folgen?