Datenschutz in der Kita E-Book

Nicolas Vatbois

• Herausgeber: Walhalla Digital
• Kategorie: Geisteswissenschaft
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2023

Seitenzahl: 106

Beschreibung

Sicherer Umgang mit Daten in der Kita

In vielen Situationen des Kita-Alltags kommen Fachkräfte mit sensiblen Daten in Berührung und stehen vor der Frage, wie sie die Informationen nutzen, verarbeiten, speichern oder weiterleiten dürfen und was dabei zu beachten ist.

Das Praxishandbuch Datenschutz in der Kita orientiert sich am gesamten Betreuungszeitraum eines Kita-Kindes von der Anmeldung bis zum Übergang in die Grundschule und gibt für jede Situation eine konkrete Handlungsempfehlung im Sinne des Datenschutzes.

• Erstkontakt
• Eingewöhnung
• Elterngespräch
• Angebote und Projekte
• Bildungsdokumentation
• Beziehungsvolle Pflege
• Feste und Abschlüsse

Der übersichtliche Aufbau ermöglicht Kita-Leitungen und pädagogischen Fachkräften die zielgerichtete Suche nach dem passenden Thema.

Leseprobe

1. Auflage

© WALHALLA Fachverlag, Regensburg

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Kurzbeschreibung

Sicherer Umgang mit Daten in der Kita

In vielen Situationen des Kita-Alltags kommen Fachkräfte mit sensiblen Daten in Berührung und stehen vor der Frage, wie sie die Informationen nutzen, verarbeiten, speichern oder weiterleiten dürfen und was dabei zu beachten ist.

Das Praxishandbuch Datenschutz in der Kita orientiert sich am gesamten Betreuungszeitraum eines Kita-Kindes von der Anmeldung bis zum Übergang in die Grundschule und gibt für jede Situation eine konkrete Handlungsempfehlung im Sinne des Datenschutzes.

ErstkontaktEingewöhnungElterngesprächAngebote und ProjekteBildungsdokumentationBeziehungsvolle PflegeÖffentlichkeitsarbeit

Der übersichtliche Aufbau ermöglicht Kita-Leitungen und pädagogischen Fachkräften die zielgerichtete Suche nach dem passenden Thema.

Autor

Nicolas Vatbois ist Erzieher und Leiter einer integrativen Kita in Schaumburg, Niedersachsen. Neben seiner Tätigkeit als Auditor für Qualitätsmanagement in Kindertagesstätten greift er als Wirtschaftsjurist zudem auf seine Erfahrungen in den Bereichen Arbeits-, Zivil- und Strafrecht zurück. Sein Einsatz für die Rechte von Kindern ist ihm eine Herzensangelegenheit.

Schnellübersicht

Vorwort

1. Erstkontakt

2. Eingewöhnung

3. Elterngespräch

4. Angebote und Projekte

5. Bildungsdokumentation

6. Beziehungsvolle Pflege

7. Öffentlichkeitsarbeit

8. Nachwort

Auszüge aus referenzierten Vorschriften

Vorwort

Vorwort

Über den Umgang mit Datenschutz

Vorwort

Liebe Leserinnen und Leser,

Sie arbeiten in einem Beruf, in dem Sie neben der Begleitung, Betreuung und Erziehung von Kindern jeglichen Alters eine Menge an persönlichen Informationen zu verarbeiten haben. Man könnte beinahe sagen, Sie handeln mit Informationen: Manche müssen Sie preisgeben, andere dürfen Sie verwenden, wieder andere sind streng vertraulich und können mit niemandem geteilt werden.

Seit der Erneuerung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ihrer endgültigen, EU-weiten Einführung und Pflichtumsetzung zum 25. Mai 2018 sehen Sie sich mit einem stark reglementierten Feld konfrontiert. Plötzlich ist der „Handel“ mit ebenjenen Informationen nicht mehr so einfach. Er unterliegt Regeln, Bestimmungen und Abläufen, bei deren Verstoß mit rechtlichen Konsequenzen zu rechnen ist.

Dürfen Sie nun dem Bruder von Josefines Papa erzählen, dass Josefine heute keinen Mittagsschlaf hatte? Ist es erlaubt, Jakob für den Zeitungsartikel zu fotografieren? Wie haben Miras Eltern reagiert, als Sie ihnen erläutert haben, dass Sie den Eltern von Miras Kindergartenfreund Oskar ihre Telefonnummer für nachmittägliche Verabredungen weitergeleitet haben?

Kleinigkeiten, finden Sie? Ganz im Gegenteil, denn jeder Verstoß gegen die DSGVO steht für die unsachgemäße Nutzung von persönlichen Informationen, von persönlichen und intimen Daten von Personen wie Ihnen und mir. Diese Personen, nein, jede Person, ob groß oder klein, mit der Sie beruflich zu tun haben, verdient es, dass man respektvoll mit ihren Daten umgeht.

Dieses Buch erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es gibt Ihnen aber einen möglichst detaillierten Einblick in besonders viele, den Datenschutz betreffend relevante Belange, die in einer Kita erlebt werden können. Um es Ihnen besonders einfach zu machen, betrachten Sie dieses Buch bitte als roten Faden des Kita-Alltags, denn es umreißt Ihre pädagogischen Handlungen von der Aufnahme eines Kindes bis zu seiner Verabschiedung aus Ihrer Einrichtung. Machen Sie es sich einfach, denn es geht nicht darum, über jede Situation Bescheid zu wissen. Ich wünsche mir vielmehr, dass Sie ein Bewusstsein für sensible Daten und die damit einhergehenden Situationen entwickeln und zielgerichtet in diesem Buch nach der richtigen Antwort suchen können. Besonders übersichtlich wird es auch dadurch, dass der Aufbau jeder Situation identisch ist: Nach einer geschilderten Fallsituation folgt die Frage, die Sie sich möglicherweise stellen würden, gefolgt von der konkreten Rechtslage sowie dem abschließenden Fallergebnis.

Die Nutzung dieses Buchs ersetzt nicht die endgültige Absprache mit Ihrem jeweiligen Träger. Zur flüssigen Lesbarkeit verzichte ich auf geschlechts- und gendergerechte Schriftsprache sowie Paarformulierungen und nutze den weiblichen Duktus zur Repräsentation der Allgemeinheit pädagogischer Fachkräfte. Männliche und genderneutrale Leser mögen sich bitte in gleicher Weise angesprochen fühlen. Die Namen der beschriebenen Fälle sind frei erfunden. Jeder Bezug auf real existierende Personen und Familien ist rein zufällig.

Nicolas Vatbois

Über den Umgang mit Datenschutz

Das Thema Datenschutz ist ein Rechtsgebiet, in das wir uns als pädagogische Fachkräfte täglich begeben. Es ist weitläufig, vielfältig und verworren. Das ist zunächst der Eindruck, den viele in unserem Beruf gewinnen. Man wird unsicher im Umgang mit den Daten der Kinder, insbesondere, wenn es um das Paradebeispiel Fotos geht.

Aber ich möchte, dass Sie diese Unsicherheit verlieren und den Datenschutz als das sehen, was er ist: ein unterstützendes Mittel, um mit den ganz persönlichen Daten der Kinder achtsam, vorsichtig und sinnvoll umzugehen.

Welche Daten zu den „personenbezogenen Daten“ zählen, definiert der Gesetzgeber in Art. 4 Nr. 1 DSGVO:

Art. 4 Nr. 1 DSGVO

Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck:

1.

„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann;

Als Mitarbeiterin einer Kita müssen Sie die Kriterien der DSGVO zur Erhebung personenbezogener Daten nicht auswendig lernen. Alle Rechtfertigungsgründe zur Speicherung von Daten für den Kita-Alltag sind in Art. 6 Abs. 1 DSGVO klar geregelt:

Art. 6 Abs. 1 Satz 1 DSGVO

(1) 1Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

a)

Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;

b)

die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;

c)

die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;

d)

die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;

e)

die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

f)

die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Weitere Grundsätze zur Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten sind in Art. 5 Abs. 1 DSGVO aufgezählt:

Art. 5 Abs. 1 DSGVO

(1) Personenbezogene Daten müssen

a)

auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“);

b)

für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden; eine Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gilt gemäß Artikel 89 Absatz 1 nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken („Zweckbindung“);

c)

dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);

d)

sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden („Richtigkeit“);

e)

in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von dieser Verordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1 verarbeitet werden („Speicherbegrenzung“);

f)

in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“);

Wenn Sie das Prinzip hinter der Prüfung verstanden haben und verinnerlicht haben, ob bei ganz bestimmten Handlungen im Alltag der Datenschutz gewährleistet ist oder nicht, können Sie zukünftig kinderleicht entscheiden, ob Sie richtig handeln oder Ihr Handeln gegebenenfalls korrigieren müssen.

Folgende Fragen können Sie sich in Situationen, in denen Sie sich unsicher sind, grundsätzlich stellen, um eine schnelle Prüfung des Datenschutzes vorzunehmen:

1. Handelt es sich bei den vorliegenden Informationen um personenbezogene Daten?

Alle Daten, die potenziell eine eindeutige Person identifizieren können, sind personenbezogene Daten.

Ja?Weiter zu Frage 2.Nein?Der Datenschutz greift nicht nach der DSGVO. Achtung: Andere gesetzliche Bestimmungen, insbesondere nach dem Sozialgesetzbuch oder nach dem Grundgesetz, könnten greifen.

2. Liegt eine Einwilligung des Betroffenen vor?

Die Einwilligung des Betroffenen bezieht sich bei Erwachsenen auf die Person selbst, bei Minderjährigen auf die sorgeberechtigten Erwachsenen. Sie sollte sich am besten auf einen ganz konkreten Fall zu einem ganz konkreten Zeitpunkt beziehen und vor allem schriftlich vorliegen.

Ja?Der Datenschutz nach DSGVO wird eingehalten, hier endet die Prüfung.Nein?Holen Sie die Einwilligung schleunigst nach oder prüfen Sie, ob ein Grund vorliegt, der Ihnen erlaubt, personenbezogene Daten auch ohne Einwilligung zu erheben. Weiter zu Frage 3.

3. Liegt ein besonderer Grund gem. Art. 6 Abs. 1 DSGVO vor?

Liegt keine schriftliche Einwilligung vor, könnte ein Grund aus o. g. Vorschrift vorliegen. Dies ist der Fall, wenn insbesondere ein Vertrag oder eine Rechtsvorschrift eingehalten werden oder das Leben einer Person geschützt werden muss.

Ja?Sie benötigen grundsätzlich keine schriftliche Einwilligung, was aber allerdings auch nicht schaden könnte. Der Datenschutz nach DSGVO wird eingehalten, hier endet die Prüfung.Nein?Sie verstoßen gegen die DSGVO und sollten Ihre nächsten Schritte gut überdenken. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Träger, was in dieser Situation zu tun ist.

Natürlich ist dies nur eine grobe Schnellprüfung der jeweiligen Situationen, in denen Sie sich mit personenbezogenen Daten konfrontiert sehen. Mit dieser Drei-Fragen-Technik werden aber die gängigsten Alltagsentscheidungen auf Richtigkeit und Datenschutzkonformität geprüft.

Es gibt nach der DSGVO aber eine weitere Vielzahl an Prüfungsmöglichkeiten, die nicht immer außer Acht gelassen werden können. Das sind z. B. die Arten, wie Sie personenbezogene Daten erheben. Diese Punkte werden in der Regel dann einbezogen, wenn nicht eindeutig ist, ob gegen die DSGVO verstoßen wird und weitere Anhaltspunkte benötigt werden, um eine Entscheidung zu treffen.

Lassen Sie sich nicht entmutigen und gehen Sie frisch ans Werk, mit der Übung wird es einfacher und gängiger.

1. Erstkontakt

Einführung

1.1 Telefonat

1.2 Anschreiben per Brief

1.3 Persönliches Erscheinen

1.4 Kita-Rundgang

1.5 Anmeldung

1.6 Erstgespräch

1.7 Kontaktpersonen des Kindes

Einführung

Der Erstkontakt in der Kita ist das erste Zusammentreffen zwischen Eltern und Kita. Dabei ist es unerheblich, ob die Eltern persönlich erscheinen, Sie anschreiben oder anrufen. Ein Erstkontakt definiert sich dadurch, dass sich Eltern und Kita zunächst gänzlich unbekannt sind und die Eltern sich über Ihre Einrichtung informieren möchten. Die Qualität des Erstkontakts bestimmt in der Regel den Ausgang desselbigen, also ob Sie von den Eltern als zukünftige Betreuungseinrichtung für ihr Kind ausgewählt werden.

Hier gilt es, besonders sensibel auf die Fragen, Bedürfnisse und Interessen der Eltern zu reagieren. Eine Menge Informationen werden innerhalb kürzester Zeit über Personen und ihre Geschichten ausgetauscht. Informationsaustausch heißt Datenaustausch heißt Datenschutz.

1.1 Telefonat

Fallsituation

Familie Bergmann hat die Kontaktdaten Ihrer Kita von Ihrer Internet-Homepage erhalten und meldet sich telefonisch bei Ihnen, um ihr Interesse an einem Kindergartenplatz kundzutun. Sie beschreiben Ihre Kita und Ihre Vorzüge, einigen sich mit Familie Bergmann auf eine potenzielle Aufnahme und möchten ihr nun ein Anmeldeformular zukommen lassen. Ihre Kita ist digital fortschrittlich und Sie bitten Familie Bergmann um ihre E-Mail-Adresse, um ihr das Anmeldeformular zukommen zu lassen.

Analoge Variante: Sie bitten Familie Bergmann um ihre Postanschrift.

Fallfrage