Der kleine Büro- und Kollegen-Knigge 2100 - Horst Hanisch - E-Book

Der kleine Büro- und Kollegen-Knigge 2100 E-Book

Horst Hanisch

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Beschreibung

Vom klassischen Büro zum digitalen Arbeitsplatz. Soziale Netzwerke sind heute nicht mehr wegzudenken. Die Kommunizierenden erleben sofort und zeitnah das aktuelle Geschehen. Recherchen sind während eines Meetings sofort und problemlos möglich. Die eben getroffenen Entscheidungen sind in Bruchteilen einer Sekunde weitergeleitet. Egal ob Sie in einem Open Office oder im Homeoffice arbeiten. Die digitale Arbeit bringt Vorteile. Die direkten sozialen Kontakte sind ebenso unglaublich wichtig, um die beruflich gesteckten Ziele zu erreichen. Das Zwischenmenschliche bleibt deshalb nach wie vor ausschlaggebend. Wo bleibt der nette Chat mit dem Kollegen in der Kaffeeküche oder in der Cafeteria? Wollen Sie ganz auf Gerüchte verzichten? Da ist doch immer was dran, oder? So verhasst einzelne Kollegen sein können, so sozial wichtig sind sie auf der anderen Seite auch wieder. Also: hin zur nächsten Weihnachtsfeier? Ist es nicht mit das Schönste an der Arbeit, mit Kollegen konfrontiert zu werden? Jeden Tag können andere menschliche Verhaltensmuster kennengelernt werden, die ganz nebenbei den Horizont in Menschenkenntnis und im Umgang mit Menschen erweitern Es liegt an jedem einzelnen Berufstätigen, sein berufliches Umfeld positiv zu gestalten, um sich ein angenehmes Betriebsklima und Arbeitsfeld zu bereiten. In harmonischer Atmosphäre, allein oder im Team, lässt sich leichter und erfolgreicher arbeiten. Nach wie vor gibt es heiß geführte Diskussionen über die berufliche Rolle der Frau gibt. So lautet die Devise wohl, Frauen verstärkt in führende Positionen zu bringen. Nun denn, packen Sie es an!

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Inhaltsverzeichnis

GRUßWORTE ZUR 2. UND 1. AUFLAGE

R

ICHTIGES

V

ERHALTEN MIT

K

OLLEGEN

Knigge im Büro?

D

IE

A

RBEIT IM

B

ÜRO

Berufszeit – Lebenszeit

VORWORT ZUR AKTUELLEN AUFLAGE

I

MMER ABRUF

-

UND EINSATZBEREIT

Vom klassischen Büro zum digitalen Arbeitsplatz

TEIL 1 – DER MENSCH IM BÜRO

VON KOLLEGINNEN UND KOLLEGEN

U

MGANG MIT

M

ITARBEITERN

, K

OLLEGEN UND

V

ORGESETZTEN

Kollege – Freund oder Feind?

Tratsch oder gutes Betriebsklima?

T

EAM

TOLL

,

EIN ANDERER MACHT

S

Unhöflichkeit den Kollegen gegenüber

Von der Arbeitsgruppe zum Hochleistungs-Team

Vorteile und Nachteile einer Team-Arbeit

Check eines funktionierenden Teams

Die/der gute Vorgesetzte

MENSCHEN AM ARBEITSPLATZ

U

MGANG MIT

M

ITARBEITERN

Wie wichtig sind Soft Skills im Berufsleben?

Der erste Arbeitstag

Kommunikative Blockaden

DAS BETRIEBSKLIMA

D

IE ANGENEHME

A

RBEITSATMOSPHÄRE

„Ich muss zur Arbeit“

W

AS KRÄNKT

,

MACHT KRANK

!

Mobbing, Bossing, Bullying (MBB) und andere Nicklichkeiten im Unternehmensalltag

Harmonisches Betriebsklima

Bitte und Danke

Essen am Arbeitsplatz

Pflanzen im Büro?

Statussymbole

Respekthaltung

POLITICAL CORRECTNESS AND CULTURAL POLITENESS

G

EGENSEITIGE

W

ERTSCHÄTZUNG

Respekt untereinander

C

ULTURAL POLITENESS

“Are you from America?”

P

OLITICAL CORRECTNESS

Respekt gegenüber anderen Personen

Sieben Jahre später

Charity und Merchandise

E

MOTIONEN BEGLEITEN UNS

Menschen mit eingeschränkter Mobilität

„Auf einem Auge blind sein“

Weihnachtsfeier – Qualvolle Pflichtver-anstaltung oder sinnvolles innerbetriebliches Netzwerk?

D

EN

C

HEF

D

UZEN

?

Duzen und Siezen

A

NDERE

L

ÄNDER

ANDERE

S

ITTEN

Globalisierung auch in den Köpfen

DIE ASSISTENTIN ALS GASTGEBERIN

V

ON

K

UNDEN

, L

IEFERANTEN UND

G

ÄSTEN

Die Assistenz als Kontaktperson zur Außenwelt

K

AFFEEKOCHEN UND

F

INGERNÄGEL PFLEGEN

?

So sieht die Realität aus

Empfang der Besucher

Verabschiedung der Gäste

TEIL 2 – TECHNIK UND DIGITALISIERUNG IM BÜRO

DER MENSCH UND DIE TECHNIK

S

TENOGRAFIE IST DOCH OUT

,

ODER

?

So sieht die Realität aus

DIGITALES UND CO

E

LEKTRONISCHE

P

OST

Knigge-Netikette

E-Mail-Knigge

Lexikon der Emoticons

Emoticon-Tags

Das Usenet

Digitale Welt

Rein in die digitale Verknüpfung

S

OZIALE

N

ETZWERKE

Friede, Freunde, Fotos

O

NLINE

-B

EWERBUNGEN

Der Erstkontakt über das Netz

DIE TELEFON- UND VIDEOKONFERENZ

K

ONFERENZEN ONLINE

Verhaltensrichtlinien bei Telefonkonferenzen

Die Videokonferenz

DAS SMARTPHONE

A

LLZEIT ERREICHBAR

–A

LLZEIT BEREIT

Im Zeitalter des mobilen Telefons

Zeitgemäßes Verhalten am mobilen Telefon

„Wie war Ihr Name?“

Im Fahrzeug

Während eines Dialogs im Büro

Handy-Tabus und Handy-Sucht

Klassisches Büro oder eine moderne Variante? – Homeoffice und Open Office

Open Office

STICHWORTVERZEICHNIS

K

NIGGE ALS

S

YNONYM

Umgang mit Menschen

Grußworte zur 2. und 1. Auflage

Richtiges Verhalten mit Kollegen

Peter Urselmann

Geschäftsführender Gesellschafter, Weiterbildungsinstitut WbI GmbH, Dortmund

Knigge im Büro?

Wer über einen längeren Zeitraum den Stellenmarkt – insbesondere im Bürobereich – beobachtet hat, konnte feststellen, dass neben Anforderungen an fachliche Kompetenzen immer mehr die sozialen Kompetenzen getreten sind. Kommunikationsfähigkeit, Präsentieren und Repräsentieren, Begeisterungsfähigkeit und Empathie, interkulturelle Verhaltenstechniken, Flexibilität oder Konfliktlösungsfähigkeiten: Diese Eigenschaften zeichnen sich alle dadurch aus, dass es im Wesentlichen „über den Umgang mit Menschen“ geht. Das war auch der Titel der Schrift von Freiherr Adolph Knigge von 1788.

Für den Erfolg im Berufsleben ist der richtige Umgang mit Menschen, also das Verhalten gegenüber Kollegen, Chefs, Sekretärinnen und Kunden entscheidend. Das bezieht sich auf den persönlichen Umgang ebenso wie über den Einsatz technischer Kommunikationsmedien. Dabei kommt übrigens der Sekretärin beziehungsweise Assistentin eine besondere Bedeutung zu. Denn gerade sie steht oftmals in der Mitte eines solchen Spannungsfeldes.

Als Veranstalter von Sekretärinnenseminaren und –fachtagungen nehmen wir uns deshalb regelmäßig dieses Themas an. Der Autor Horst Hanisch gilt dabei für uns als einer der fachlich und methodisch kompetentesten Referenten, den wir immer wieder gerne einsetzen.

Dass „Der kleine Büro-Knigge 2100“ jetzt schon in einer zweiten Auflage erscheint, zeigt, dass dieses Thema hochaktuell ist. Insofern wünsche ich den Leserinnen und Lesern dieses Bandes interessante Erkenntnisse, die sie in ihrem Berufsleben gut umsetzen können.

Peter M. Urselmann, 2011

Die Arbeit im Büro

Frank Scholz

Damals: Executive Director, Cologne Business School

Berufszeit – Lebenszeit

Die Berufssphäre nimmt einen bedeutenden Teil im Leben eines Menschen ein. Unterstellt man eine durchschnittliche Berufstätigkeit von 45 Jahren unter normalen Arbeitszeitbedingungen, dann beträgt die Gesamtsumme der Lebensarbeitszeit nicht weniger als ungefähr 80.000 Stunden. Ob diese Zeit erfolgreich sein wird, hängt nicht nur von den „harten“ Faktoren wie Disziplin, Durchhaltevermögen, Kompetenz usw. ab. Um dauerhaft erfolgreich zu sein, sind vielmehr „weiche“ Kriterien, also Umgangsformen, Betriebsklima, die Außenwirkung gegenüber Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Beteiligten wichtig.

Oft entscheidet der erste Eindruck, und der wird bei einem Mangel an weichen Gütefaktoren zwangsläufig nicht gut sein. Zudem ist es kaum vorstellbar, dass eine Person nicht lieber in einer harmonischen und fördernden Umgebung arbeiten möchte. Wer gerne arbeitet und mit seiner Arbeit einen Sinn verbindet, wird bessere Arbeitsergebnisse abliefern. Dies wird dem Unternehmen zugutekommen und letztlich wieder an die Mitarbeiter zurückfließen. Es entsteht also ein Erfolgskreislauf, der für alle Beteiligten von Vorteil und mithin anzustreben ist.

In der Beobachtung der täglichen Unternehmensrealität ist dieser Kreislauf allerdings eher selten anzutreffen. Aktuelle Untersuchungen haben ergeben, dass über 50 % der Berufstätigen in Deutschland innerlich gekündigt haben. Offenbar wird einer motivationsfördernden Umgebung nach wie vor nicht genügend Bedeutung beigemessen, und außerdem werden oft unbeabsichtigt schwerwiegende Fehler begangen. Die Unternehmens- oder Abteilungsleitung hat hier eine besondere, aber sicher nicht die alleinige Verantwortung. Die Schaffung eines harmonischen sowie leistungs- und kundenorientierten Betriebsklimas ist die Aufgabe aller Beteiligten.

Unsere Studierenden werden seit Jahren für diesen Themenbereich sensibilisiert und hierin geschult. Vielleicht kann dieser Büro-Knigge dazu beitragen, insgesamt das Bewusstsein für Umgangsformen zu schärfen und auf Einzelfragen konkrete Antworten geben!

Frank Scholz, 2005

Vorwort zur aktuellen Auflage

Immer abruf- und einsatzbereit

Der Mensch ist zur Arbeit geboren, wie der Vogel zum Fliegen.

Martin Luther, dt. Reformator (1483 - 1546)

Vom klassischen Büro zum digitalen Arbeitsplatz

Soziale Netzwerke sind heute gar nicht mehr wegzudenken. Durch das Bloggen und Twittern erlebt der Empfänger sofort und zeitnah das aktuelle Geschehen. Rückfragen und Recherchen sind während eines Meetings sofort und problemlos möglich. Die eben getroffenen Entscheidungen sind in Bruchteilen einer Sekunde weitergeleitet.

Der Vorteil für den Nutzer erscheint klar: sofortige Information aus allen gewünschten Quellen. Und das rund um die Uhr. 24 Stunden, 7 Tage an vielen Orten der Welt. Ein möglicher Nachteil der ständigen Bereitschaft mag aber genau darin liegen. Wer nicht umgehend reagiert ist ganz schnell ‚weg vom Fenster‘.

Das bedeutet für viele Beschäftigte zunehmenden Stress. Deshalb sorgen weitsichtige Unternehmer dafür, dass nicht jede Information unbedingt an jeden weitergeleitet werden muss, sondern nur das Wichtigste und Dringendste.

Andere Unternehmen verlangen einen handyfreien Tag und untersagen ihren Beschäftigten, an diesem Tag berufliche E-Mails zu senden.

Durch die genannten – und andere – Beispiele ist es möglich, dass Mitarbeiter einen Home-Day nutzen können und auch sollen. Das spart nicht nur Fahrkosten, Büro-Bereitstellungskosten, sondern auch Zeit. Allerdings droht hier die Gefahr, den direkten Kontakt zu den Kollegen zu verlieren.

Wir wissen, dass die sozialen Kontakte – auch die beruflich-sozialen Kontakte unglaublich wichtig sind, um die beruflich gesteckten Ziele zu erreichen. Das Zwischenmenschliche bleibt deshalb nach wie vor ausschlaggebend.

Was wäre der schönste Arbeitsplatz, müssten Sie den lieben langen Tag mutterseelenallein in einem – egal wie schick eingerichteten – Büro sitzen?

Wo bleibt der nette Chat mit dem Kollegen in der Kaffeeküche oder in der Cafeteria? Wollen Sie ganz auf Gerüchte verzichten? Da ist doch immer was dran, oder? So verhasst einzelne Kollegen sein können, so sozial wichtig sind sie auf der anderen Seite auch wieder. Also: hin zur nächsten Weihnachtsfeier?

Ist es nicht mit das Schönste an der Arbeit, mit Menschen konfrontiert zu werden? Jeden Tag lernen wir andere menschliche Verhaltensmuster kennen und erweitern damit sozusagen ganz nebenbei unseren Horizont in Menschenkenntnis und im Umgang mit Menschen.

Ebenso bringt uns dieses Wissen auch im privaten Bereich und später im weiteren Berufsleben große Pluspunkte.

Es liegt an jedem einzelnen Berufstätigen, sein berufliches Umfeld positiv zu gestalten, um sich und seinem sozialen Umfeld ein angenehmes Betriebsklima und Arbeitsfeld zu bereiten. In harmonischer Atmosphäre lässt sich leichter und erfolgreicher arbeiten.

Zuletzt sei darauf hingewiesen, dass es (wieder einmal) heiß geführte Diskussionen über die berufliche Rolle der Frau gibt. So lautet die Devise wohl, Frauen verstärkt in führende Positionen zu bringen. Nun denn, packen Sie es an!

Wie immer wünsche ich den Leserinnen und Lesern dieses Ratgebers viel Spaß beim Ergänzen und Auffrischen ihres Wissens.

Horst Hanisch

Teil 1 – Der Mensch im Büro

Von Kolleginnen und Kollegen

Umgang mit Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten

Ignorieren ist noch keine Toleranz.

Theodor Fontane, dt. Schriftsteller (1819 - 1898)

Kollege – Freund oder Feind?

„Wer Kollegen hat, braucht keine Feinde.“ Haben Sie diesen Spruch schon einmal gehört? Na, das klingt ja aussagekräftig. Da die meisten Beschäftigten Kollegen haben, das bedeuten, dass sie von Feinden umzingelt sein müssten.

Kein Wunder, dass sich der eine oder andere Mitarbeiter deswegen regelrecht einigelt an seinem Arbeitsplatz. „Ja nicht zu viel verraten von der eigenen Arbeit!“ „Immer so aussehen, als ginge ich förmlich unter bei den zu bewältigenden Aufgaben.“ „Soll der doch zu mir kommen, wenn er was will!“

Und wenn dann einer unverschämterweise an die Bürotür klopft und tatsächlich auch das Büro betritt gilt: mürrisch schauen und deutlich nonverbalen Missmut über die vermeintliche Störung zeigen. Muss das so sein?

Glücklicherweise ist oben beschriebene Situation immer weniger in den modern geführten Unternehmen vorzufinden. Solange ein Kollege als Feind oder Konkurrent gesehen wird, kann kaum optimal gearbeitet, geschweige denn hervorragende Ergebnisse erbracht werden.

Also dann statt Feind lieber Freund? Auch das muss nicht sein. Ein Kollege muss nicht als Freund betrachtet werden, trotzdem soll freund-lich mit ihm umgegangen werden.

Unter der Überlegung, wieviel Zeit Sie am Arbeitsplatz und damit auch in Nähe Ihrer Kollegen umsetzen – im Vergleich zum Umgang in der arbeitsfreien Zeit – lohnt es sich, ein harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen. Ein angenehmes Arbeitsfeld für sich selbst, sowie ebenso für die Kollegen miteinander.

Der Begriff Kollege war schon bei den alten Römern bekannt (lat. Collega). Im späten Mittelalter fand er bevorzugt an den Hochschulen statt. Noch heute sind Wörter wie Kollegium, Kolleg, Kollegialität bekannt und im Sprachgebrauch benutzt.

Tratsch oder gutes Betriebsklima?

Der korrekte Umgang mit Maschinen, Geräten und Technik wird trainiert, gelehrt und gelernt, oft mithilfe von Schulungen und Seminaren.

Aber auch der gute Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern will gelernt sein. Hier fällt das professionelle Training leider oft viel zu dürftig aus. Die Schulung so genannter Soft Skills, der ‚weichen’ Fähigkeiten, ist häufig ausbaufähig.

Deshalb einige Tipps zum erfolgreichen Umgang mit Menschen in Ihrem beruflichen Umfeld.

Sagen Sie die Wahrheit. Seien Sie ehrlich, aber verletzen Sie Ihr Gegenüber dabei nicht. Nur im Ausnahmefall sind Notlügen erlaubt.

Machen Sie Komplimente und verteilen Sie Lob, da wo es hingehört - aber nur dann, wenn es wirklich ehrlich gemeint ist.

Eigenschaften (zum Beispiel ‚Macken’) eines Gegenübers sind kein Grund, sich darüber lustig zu machen. Auch müssen Sie diese nicht erwähnen.

Neugierde gehört zum Menschen. ‚Tratschen’, ‚Klatschen’, ‚Gerüchte weitertragen’ gehören allerdings eher zu den negativen Eigenschaften des Menschen.

Nicht alles, was Sie erfahren, ist für Dritte bestimmt. Gehen Sie mit Informationen über andere einem Dritten gegenüber sehr vorsichtig, sehr sensibel um.

Seien Sie diskret, allerdings ohne Bedrohliches zu verschweigen.

Geben Sie dem Gegenüber ehrliches Feedback, aber erst dann, wenn Sie darum gebeten werden. Äußern Sie dann Ihre Wahrnehmungen ‚Ich-bezogen’.

„Ich habe gehört, gefühlt, gesehen …“

Vermeiden Sie ungewollte Ratschläge:

„Ich an Ihrer Stelle würde …“

Bei Unklarheiten, Zweifeln oder Unstimmigkeiten, sprechen Sie mit dem Betreffenden direkt. Sie können offen reden, ohne Ihren Gesprächspartner zu beleidigen. In der Regel geht es um das Verhaltensmuster des Betroffenen und nicht um den Menschen als solchen.

Redet ein Dritter negativ über Sie oder über Ihr Verhalten, stellen Sie ihn offen zur Rede.

Gerüchte aufbauen ist sehr unfair. Gerüchte als Wahrheit zu verkaufen ist sehr unklug.

Vermeiden von Gerüchten

Behaupten Sie nicht: „Frau Mertens hat eine Beziehung mit Herrn Schulte.“ Das ist eine Feststellung; Sie zementieren eine (richtige/falsche?) Wahrheit.

Besser: „Frau Mertens soll eine Beziehung mit Herrn Schulte haben.“ Sie beschreiben Gehörtes. Es muss nicht stimmen.

Noch besser: „Laut Frau/Herrn X soll Frau Mertens eine Beziehung mit Herrn Schulte haben.“ Sie nennen die Quelle und ziehen sich sozusagen aus der Schusslinie. Am besten: Nichts sagen.

Typische Merkmale eines Gerüchts

Ein Gerücht:

kann gewollt oder ungewollt in die Welt gesetzt werden,

baut häufig auf Tatsachen auf,

verbreitet sich unkontrolliert,

wird meist mündlich übertragen,

ist unverbürgt,

wird oft verzerrt, entstellt oder verfälscht dargestellt (aus einer Mücke wird ein Elefant gemacht),

verbreitet sich umso schneller, je betroffener der Empfänger der Nachricht auf das Gerücht reagiert,

verstärkt sich, wenn fehlende Informationen die Fantasie der Empfänger anregt,

verbreitet sich schneller, wenn es sich um ein ‚zweideutiges’ Gerücht handelt,

wird von der betreffenden Person oft als Letztes gehört.

Team – toll, ein anderer macht’s

Von einem guten Kompliment kann ich zwei Monate leben.

Mark Twain [Samuel Langhorne Clemens], US-amer. Satiriker (1835 - 1910)

Unhöflichkeit den