Digitale Zusammenarbeit 4.0 – die Gebrauchsanleitung! Band 2: Praktiken. – Wie Teams vernetztes, kollaboratives und asynchrones Arbeiten geregelt kriegen E-Book

Jöran Muuß-Merholz

• Herausgeber: tredition
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 192

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Pre-empathische Zusammenarbeit schaut auf Kooperation und Kollaboration, Kommunikation und Koordination – also die Schnittmengen und Schnittstellen von Zusammenarbeit. Die bewusste Gestaltung dieser vier Ko-Wörter hat Folgen: Die Zusammenarbeit wird einfacher und klarer. Dieses Buch fokussiert sich auf Zusammenarbeit, wie sie in der digital-vernetzten Welt rasant an Bedeutung gewinnt. Bisherige Ratgeber stellen das individuelle Arbeiten in den Vordergrund und sehen das Thema Zusammenarbeit eher als eine Störung und als eine Ausnahme von der Regel. Dieser Ansatz ist im letzten Jahrhundert hängen geblieben. Heute im Umbruch zur Arbeitswelt 4.0 erfahren wir täglich: Das wirklich Neue an der digitalen Vernetzung sind nicht der Speicherort von Dateien oder die Funktionen von Cloud-Software. Die großen Herausforderungen – und die enormen Potentiale! – liegen in der Neugestaltung der vernetzten Zusammenarbeit. Mit den Prinzipien der Zusammenarbeit 4.0 lassen sich E-Mails abschaffen, der Aufwand für Besprechungen halbieren, Fehler und Frust reduzieren und mehr Energie für Kreativität, Konzentration und Effizienz freisetzen. Kurz gesagt: Es kann mehr Energie in „die eigentliche Arbeit“ gesteckt werden. Dafür braucht es nicht nur kollaborative Tools, sondern auch und vor allem intelligente Verabredungen, klare Standards und handfeste Methoden. Digitale Zusammenarbeit 4.0 liefert vier Säulen für den Erfolg vernetzter Teams: 1. Grundlagen als begriffliches Handwerkszeug – eine Unterscheidung der vier „Ko-Wörter“ Kooperation, Kollaboration, Kommunikation und Koordination sowie eine Einführung in die Grundidee von asynchroner und pre-empathischer Zusammenarbeit 2. Prinzipien und Konzepte als theoretisches Handwerkszeug – eine Erläuterung von 11 Konzepten, die den Rahmen für Zusammenarbeit 4.0 bilden und auf verschiedene Kontexte übertragen werden können 3. Methoden, Standards und Hacks als das praktische Handwerkszeug – eine Sammlung von 50 praktischen Methoden und erprobten Standards für die Zusammenarbeit in vernetzten Teams 4. Vorschläge für die Umsetzung – konkrete Empfehlungen, sortiert auf die Ebenen „alleine starten“, „im Team starten“ und „Kulturwandel in der Organisation“

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196 Digitale Zusammenarbeit 4.0 – die Gebrauchsanleitung! Band 2: Praktiken Wie Teams vernetztes, kollaboratives und asynchrones Arbeiten geregelt kriegen Jöran Muuß-Merholz

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197 © 2024 Jöran Muuß-Merholz Umschlag, Gestaltung und Satz: Jula Henke Lektorat & Korrektorat: Blanche Fabri, Nicole Hagen, Lotte Merholz Herausgegeber: ZLL21 – der Verlag | www.ZLL21.de Verlagslabel: ZLL21 – der Verlag | www.ZLL21.de Druck und Distribution im Auftrag des Verlags: ZLL21 – der Verlag | www.ZLL21.de, Schmilinskystr. 45, 20099 Hamburg, Germany Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Für die In- halte ist der Verlag verantwortlich. Jede Verwertung ist ohne seine Zustimmung unzulässig. Die Publikation und Verbreitung erfolgen im Auftrag des Verlags. Die Informationen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt und mit aller Sorgfalt überprüft. Dennoch können weder der Autor noch der Verlag eine Haftung oder Garantie für die Vollständigkeit, Aktualität oder Richtigkeit der bereitgestell- ten Informationen übernehmen. Wir verlegen unsere Bücher mit Freude und großem Engagement. Daher freuen wir uns immer über Anregungen und schätzen Hinweise auf etwaige Fehler im Buch. ZLL21 e.V. Der Verlag ist die Zentralstelle für Lernen und Lehren im 21. Jahrhundert! Er wurde gegründet, um unabhängig und nicht-kommerziell zu Themen des Lernens und Lehrens zu publizieren. Die Aktivitäten des Buchverlags fördern den Aus- tausch zu Bildung. ZLL21 ist ein gemeinnütziger Verein, der durch ehrenamtliches Engagement, Spenden und Förderungen großartige Arbeit leistet. Die Autor*innen verdienen keinen Cent an den Verkäufen.

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199 EIN BUCH: ZWEI BÄNDE UND EINE WEBSITE Liebe*r Leser*in! Dies ist Band 2 einer Dilogie. Der Autor schlägt vor, dass Sie Band 1 zuerst lesen. Die Inhalte finden Sie auf der nächsten Seite im Inhaltsverzeichnis. Band 1 Band 2

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200 DIGITALE ZUSAMMENARBEIT 4.0 – DIE GEBRAUCHSANLEITUNG! BAND 1: PRINZIPIEN von Jöran Muuß-Merholz ISBN 978-3-384-48293-8

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201 INHALT Teil 0 – Einstiege: Viele Vorworte The Way We Work 20 Beipackzettel zum Buch 24 (Kein) Loblied der Zusammenarbeit 30 Asynchrone Zusammenarbeit – Hype Or Hope? 32 Worum geht es in diesem Buch? 36 Teil I – Grundlagen: Fünf zentrale Begriffe Rahmenbedingungen: Was ist neu an der digital-vernetzten Zusammenarbeit? 52 Der grundlegende Begriff: Was heißt „Pre-Empathie“? 58 Zwei zentrale Begriffe: Kooperation und Kollaboration 68 Noch zwei zentrale Begriffe: Koordination und Kommunikation 78 Teil II – Prinzipien: Konzepte und Begriffe 1| Pre-Empathie: Was mein Gegenüber im nächsten Schritt benötigt 92 2| Arbeitsteilung: Schnittstellen und Schnittmengen 94 3| Übergaben: Anpingen, Checklisten und Briefings 102 4| Standards: Wie man Nachdenken vermeidet 112 5| Kontext: Explizit statt selbst-verständlich 120

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202 6| Zeitinvestment: Wie man Zeit spart 128 7| Vertrauen: Wie ein System of Trust funktioniert 136 8| Zuständigkeit: Immer genau 1 Person – nie 2 , nie 0 146 9| Finden: Nicht Sortieren, sondern Suchen und Verlinken 154 10| Aufschreiben: Du sollst Dir keine Dinge merken 162 11| Notifications: Automatisches Bescheid sagen 170 12| Zeitreisen: Mein Zukunfts-Ich ist auch ein Gegenüber 176 13| Balance: die Soft Skills der Zusammenarbeit 4.0 180 14| Bevormundung: Ist das Pre-Empathie oder Paternalismus? 186 Teil III – Praktiken: Methoden, Standards und Hacks A| Dokumente pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für Dateien, Daten & Co. Das Master-Doc – Dauer-Agenda und Mammut-Protokoll für Besprechungen 215 Verlinkungen im manuellen Mini-Menü – die wichtigsten Dinge immer parat haben 233 Kümmerer und Kümmerin – zwischen Hausmeister und Wachhund 247 Ab hier beginnt Band 2

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203 Dein Dateiname ist nicht für Dich! 255 Lange Dateinamen und Betreffzeilen sind die Freunde Deines Teams! Oder: Je größer die Tiefkühltruhe, desto wichtiger sind gute Etiketten. 261 Verlinkungen konkreter machen – verweisen auf einzelne Textabschnitte 273 Wer liest hier mit? Kollaborationskreise sichtbar machen 283 Formulare – ein Loblied auf pre-empathische Bürokratiemonster 291 Lessons Learned Doc – Akute Dinge für spätere Auswertung festhalten 303 Die Verteilerseite als digitales Klemmbrett und Hermines Handtasche mit unaufspürbarem Ausdehnungszauber 313 Redirects als Abkürzungen plus Wegweiser statt kryptische und lange Adressen 323 Pre-empathische Hacks für Dokumente, Dateien & Co. 333 B| Termine pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für Kalender, Besprechungen & Co. Besprechungen mit Operatoren im Kalender konkretisieren 349 Tolle Kalendereinträge mit der TOAST-Regel 359 Flipped Meeting – Besprechungen in asynchrone Vorbereitung plus Treffen aufteilen 367 Exkurs: Warum ich mit „Beratung“ fremdele, aber „Beratschlagung“ liebe 377 Pre-empathische Hacks für Kalender, Besprechungen & Co. 381

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204 www.the-way-we-work.de C| Kommunikation pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für To-dos, Messenger & Co. Notification-Bewusstsein: Benachrichtigungen voraussehen 403 Eine statt zehn Notifications – Beispiele von Trello, Kalender und Textdokumenten 411 Manuelles Ankommentieren und Notifications einsparen 419 Pre-empathische To-do-Planung – Checklisten in Trello 427 2000 Nachrichten im Messenger einsparen: Gruppenkommunikation über Vorschläge und Sammlungen 439 Sprachnachrichten in der professionellen Zusammenarbeit – zwischen Blackbox, Ping-Pong und No-Go 449 Ungewollte Überraschungen in der Kommunikation – und wie man sie pre-empathisch vermeiden kann 461 Pre-empathische Hacks für die Kommunikation im Büroalltag 465 Teil IV – Ausblicke: Anfangen und Weitermachen Wie fange ich mit der Umsetzung an? 479 Bonustrack: Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine 497 Weitermachen im Web und im Workshop 507 Danke! 511 Das Glossar gibt es auf der Website

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205 Praktiken: Methoden, Standards und Hacks

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207 EINORDNUNG

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208 WORUM GEHT’S IN TEIL III? In Teil III dieses Buchs beschreibe ich das Handwerk der Zusammenarbeit, mit dem wir bei uns im Team die in → Teil II beschriebenen Prinzipien und Konzepte in die Pra- xis umsetzen. Dieser Teil ist mit „Methoden, Standards und Hacks“ überschrieben. Keiner dieser drei Begriffe trifft den Nagel auf den Kopf. Man könnte es auch „Prozedere“ oder „Ideen“ oder „Tipps“ nennen, aber das klingt wahlweise zu kompliziert oder zu einfach. Ich kenne keinen exakten Be- griff, also gibt es auch keine griffige Überschrift für Teil III. Das soll aber niemanden vom Inhalt abhalten, wenn es um Methoden, Standards, Hacks, Prozedere, Ideen und Tipps für die Praxis, also: um Praktiken geht. Die Inhalte sind in drei Bereiche aufgeteilt: ○ A| Dokumente pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für Dateien, Daten & Co. ○ B| Termine pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für Kalender, Besprechungen & Co. ○ C| Kommunikation pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für To-dos, Messenger & Co. Wie auch sonst in diesem Buch gilt: Manches kann man direkt nachmachen, vieles muss man an die eigenen Ge- gebenheiten anpassen, und manches wird man überhaupt nicht gebrauchen können. Ich habe alles so beschrieben, dass es nicht zwingend an bestimmte Software oder Funk- tionen geknüpft, sondern gut übertragbar sein sollte. Und es baut nichts aufeinander auf, sodass man kreuz und quer stöbern und springen kann.

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209 A|Dokumente pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für Dateien, Daten & Co.

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211 EINORDNUNG

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212 WORUM GEHT’S IN ABSCHNITT A? Es geht um Dokumente und Dateien. In der Hauptsache sind das bei uns kollaborative Textdokumente, aber vieles geht darüber hinaus. Es geht um die Inhalte, aber auch darum, wie man Dateien so organisiert, dass andere (und ich selbst) sie gut finden können. Ganz zu Beginn steht das Master-Doc – und damit das mit Abstand längste Kapitel des gesamten Praxisteils. Beim Master-Doc handelt es sich um eine grundlegende Ange- legenheit, die den Arbeitsalltag bei uns sehr stark prägt. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass neue Kolleginnen das Master-Doc als die stärkste aller Eigenheiten unserer Arbeits weise wahrnehmen. Gleichzeitig ist das Verfahren häufig von Dritten kopiert worden, nachdem sie es in der Zusammenarbeit kennengelernt haben. Los geht’s!

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213 INHALT A| Dokumente pre-empathisch managen – Praxis-Tipps für Dateien, Daten & Co. Das Master-Doc – Dauer-Agenda und Mammut-Protokoll für Besprechungen 215 Verlinkungen im manuellen Mini-Menü – die wichtigsten Dinge immer parat haben 233 Kümmerer und Kümmerin – zwischen Hausmeister und Wachhund 247 Dein Dateiname ist nicht für Dich! 255 Lange Dateinamen und Betreffzeilen sind die Freunde Deines Teams! Oder: Je größer die Tiefkühltruhe, desto wichtiger sind gute Etiketten. 261 Verlinkungen konkreter machen – verweisen auf einzelne Textabschnitte 273 Wer liest hier mit? Kollaborationskreise sichtbar machen 283 Formulare – ein Loblied auf pre-empathische Bürokratiemonster 291 Lessons Learned Doc – Akute Dinge für spätere Auswertung festhalten 303 Die Verteilerseite als digitales Klemmbrett und Hermines Handtasche mit unaufspürbarem Ausdehnungszauber 313 Redirects als Abkürzungen plus Wegweiser statt kryptische und lange Adressen 323 Pre-empathische Hacks für Dokumente, Dateien & Co. 333

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215 DAS MASTER-DOC – DAUER-AGENDA UND MAMMUT-PROTOKOLL FÜR BESPRECHUNGEN

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216 Ein Master-Doc ist ein zentrales Textdokument für ein Team oder ein Projekt, in dem Besprechungen dokumen- tiert werden. Dabei dient ein fortlaufendes, also stetig wachsendes Dokument sowohl als Notizzettel und Agenda für zukünftige Besprechungen als auch als Protokoll und Aushang für vergangene Termine. Das Dokument wird ge- meinsam und kontinuierlich gepflegt, sodass alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand sind und zum aktuellen Stand beitragen. tl;dr

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217 BESONDERS VERWANDT MIT SCHLAGWORTE Agenda Meeting Aushang Standard Protokoll Mailanhang Dokument Doc Koordination Notizzettel Besprechung PRINZIPIEN PRAKTIKEN Verlinkungen im manuellen Mini-Menü – die wichtigsten Dinge immer parat haben Kümmerer und Kümmerin – zwischen Hausmeister und Wachhund Im Dokument „zu mir hüpfen“ Cursor-Parkplatz Texte ausgrauen u.v.a. Aufschreiben: Du sollst Dir keine Dinge merken TEIL III: PRAKTIKEN

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218 WIE STARK VORAUSSETZUNGSREICH REICHWEITE WIE STARK PRE-EMPATHISCH ich alleine ich und eine andere person ein Team die weite welt 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DAS MASTER-DOC DAUER-AGENDA UND MAMMUT-PROTOKOLL FÜR BESPRECHUNGEN

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219 AUSGANGSSITUATION Worum geht es also? Gesucht wird: ein Weg, um Bespre- chungen in einem kollaborativ-vernetzten Team abzubilden, zu unterstützen und teilweise auch zu ersetzen. Dazu ge- hören typischerweise vor einer Besprechung Einladung, Tagesordnung und Vorlagen sowie nach einer Besprechung ein Protokoll, ggf. mit Anhängen. Außerdem braucht es Mit- tel und Wege, um zwischen zwei Besprechungen Themen, Ideen, Feedback etc. einzusammeln und zu sortieren. Und schließlich lassen sich auch einige Besprechungen einspa- ren, wenn eine Sache ohne gesonderten Termin asynchron geklärt und am richtigen Ort dokumentiert werden kann. HERAUSFORDERUNG (OHNE PRE-EMPATHIE) Die Arbeit mit Besprechungen lassen sich in vier Phasen einteilen: Es gibt 1. die Besprechungen selbst, 2. die Zei- ten vor einer Besprechung, 3. die Zeiten nach einer Bespre- chung und 4. die Zeiten zwischen zwei Besprechungen. Für diese Phasen werden üblicherweise unterschiedliche Mittel genutzt. Vereinfacht gesagt: Vorab wird eine Einladung mit Agenda verschickt, bevorzugt als PDF-Anhang einer E-Mail. Während der Besprechung werden bisweilen Dokumente gemeinsam angeschaut, selten gemeinsam bearbeitet. Im Nach gang wird ein Protokoll verschickt. Für die Zeit zwischen zwei Besprechungen gibt es bisweilen gar keine festgelegten Wege. Falls ich etwas beitragen möchte, wende ich mich an die Person, von der ich denke, dass sie dafür zuständig ist. Meist wird die Zeit „dazwischen“ aber gar nicht bewusst wahrgenommen, stattdessen rückt das Thema erst wie der mit der Vorbereitung der nächsten Besprechung auf den Schirm. TEIL III: PRAKTIKEN

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220 Selbst falls Agenda und Protokoll nicht als Anhang ver- schickt, sondern in einem Cloudspeicher verfügbar ge- macht werden, so ist diese Arbeitsweise im Wesentlichen nur ein elektrifizierter Nachbau dessen, was Generationen vor uns schon eingeübt haben. Die Nachteile liegen auf der Hand: ○ Das Vorgehen zentralisiert die Verantwortung bei einzelnen Personen. Sie sind für Agenda und Pro- tokoll verantwortlich, während alle anderen „bloße Teilnehmende“ sind und sich weniger stark in der Ver antwortung sehen. ○ Das Vorgehen ist zeitlich unflexibel und langsam. Bisweilen liegen Tage zwischen der Besprechung und der Verbreitung des Protokolls. Ergänzungen und Korrekturen werden, wenn überhaupt, mit ggf. tagelangen Verzögerungen integriert und zugänglich gemacht („Protokoll_2_2_überarbeitet_finalfinale _ Version.pdf“). ○ Dem Vorgehen mangelt es an Dynamik und Partizipa- tion. Selbst in dem Fall, dass ich die Agenda oder das Protokoll anschaue und eine Idee für eine Ergän- zung habe, so ist die Hürde hoch, dass ich mich mit meinem Vorschlag an die zuständige Person wende – zumal dann das Paket neu geschnürt und verschickt werden muss. ○ Es fehlen direkte Verbindungen zwischen den Be- sprechungsdokumenten und sonstigen Workflows, zum Beispiel zu Arbeitsdokumenten und zur Aufga- ben-Verwaltung DAS MASTER-DOC DAUER-AGENDA UND MAMMUT-PROTOKOLL FÜR BESPRECHUNGEN

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221 LÖSUNG (MIT PRE-EMPATHIE) Die Lösung, die wir bei uns im Team entwickelt haben, trägt den Namen „Master-Doc“, angelehnt an den sprichwört- lichen allumfassenden „Master-Plan“. Für jedes Team und jedes Projekt gibt es jeweils ein kollaborativ gepflegtes Google -Doc – nicht pro Besprechung, sondern fortlaufend. Das Master-Doc ist drei Dinge gleichzeitig: 1. Agenda: Vor der Besprechung werden im Master-Doc Themen aufgeschrieben und Vorlagen verlinkt. 2. Protokoll: Die Ergebnisse der Besprechungen werden live dokumentiert, gemeinsam und während der Be- sprechung selbst. 3. Notizzettel und Aushang: Hier können die Dinge geteilt werden, die genau für diese, sich besprechende Gruppe wichtig sind. 4. Nichts anderes: Damit das Master-Doc nicht aus- ufert, gilt: Was außerhalb des Docs passieren kann, soll außerhalb passieren. Es kann aus dem Master-Doc heraus verlinkt werden. Wir haben das Master-Doc in verschiedenen Settings im Einsatz, z.B. für wöchentliche Team-Besprechungen, für Zwischentreffen in Projekten (auch mit Externen), für Mitgliederversammlungen oder Vorstandstreffen im Ver- ein, zur Koordination einer losen Gruppe von ehrenamtlich Enga gierten. Dabei gibt es verschiedene Konstellationen in Sachen Zuständigkeit: zwischen klarer Projektleitung einer- seits und gemeinsamer Verantwortung ohne gesonderte Rollen andererseits. Allen Szenarien ist gemeinsam, dass es sich um je ein einzelnes Doc (über alle Besprechungen TEIL III: PRAKTIKEN

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222 hinweg) handelt und dass alle Beteiligten kontinuierlich Lese- und Schreibzugriff darauf haben. Der Aufbau ist in der Regel immer gleich. In der Haupt- sache gibt es jeweils einen Abschnitt pro Besprechung. Oberhalb dieses Hauptteils gibt es zu Beginn des Docs ei nige übergreifende Abschnitte: ○ Ganz oben steht ein → manuelles Menü mit Links, zum Beispiel zu einem Online-Besprechungsraum, zu einem Trello-Projektboard oder zu eng verwandten Dokumenten. ○ Falls vorhanden, sind dann übergreifende Vereinba- rungen zum Ablauf der Besprechungen dokumentiert, zum Beispiel Regeln und Konventionen. ○ Dann folgt ein Abschnitt namens „Next“ oder „Themen -Parkhaus“. Hier werden Themen und Stich- worte gesammelt, die bei einer zukünftigen Bespre- chung – aber noch nicht zum aktuellen oder nächsten Termin – besprochen werden sollen. ○ Das Datum des nächsten anstehenden Termins, um dort Themen und Stichworte für diese nächste Be- sprechung zu sammeln. ○ Bei sich wiederholenden Terminen kann außerdem eine Kopiervorlage für eine Agenda angefügt sein, zum Beispiel mit einer vorläufigen Liste von Teilneh- menden oder sich wiederholenden Themen. Nach diesem Vorspann folgt dann der Hauptteil, der sich aus je einem Abschnitt pro Besprechungstermin zusam- mensetzt. In der jeweiligen Überschrift steht i.d.R. einfach das Datum. Ein neuer Besprechungstermin wird immer oben angefügt, sodass mit der Zeit ein abwärts-chronolo- DAS MASTER-DOC DAUER-AGENDA UND MAMMUT-PROTOKOLL FÜR BESPRECHUNGEN

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223 gisch sortiertes Archiv entsteht. (Wie gesagt: Alles in einem Doc. Wenn das ein wöchentlicher Termin ist, dann kann das mit der Zeit ein sehr langes Doc werden. Das ist so gewollt.) Diese Zusammenarbeit wird hochgradig pre-empathisch ausgestaltet. Alle Mitglieder eines Teams können (und müs- sen!) sich einbringen und zwar so, dass alle anderen die Fra- gen und Ergebnisse auch in Zukunft nachvollziehen können. Ein Team denkt in einem Master-Doc gemeinsam – aber nur für die Inhalte, für die es das Team wirklich braucht. Punk- te , bei denen nur einzelne Personen etwas ergänzen oder nachtragen müssen, können individuell erledigt werden. TIPPS & FALLSTRICKE Alle brauchen einen eigenen Rechner Das Master-Doc kann alle seine Vorteile dann ausspielen, wenn alle das Dokument nicht nur vor sich sehen, sondern auch bearbeiten können. Bei Online-Besprechungen ist das relativ selbstverständlich. In einem Präsenz-Besprechungs- raum ist die Situation nicht immer gegeben, dass alle Anwe- senden einen eigenen Computer vor sich haben. In diesem Fall braucht es zusätzliche Koordination, immer wenn eine Person ohne Rechner etwas ergänzen oder ändern möchte. In der Praxis gibt es auch Zwischenlösungen, beispielsweise wenn einige Teilnehmende das Dokument auf dem Smart- phone nutzen. Agenda Die Agenda wird vor und während (!) der Besprechung ge- meinsam gestaltet. Alle, die etwas beizutragen haben, ergänzen ihr Thema in einer Liste. Wir nutzen bei uns dafür TEIL III: PRAKTIKEN

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224 in der Regel einfach Aufzählungen mit Oberpunkten und eingerückten Unterpunkten. Nach Möglichkeit wird dabei schon auf eine sinnvolle Reihenfolge geachtet, aber die Reihenfolge kann auch „live“ angepasst werden. Das be- deutet: Das Master-Doc ist auch noch während der Be- sprechung sehr dynamisch. Wenn jemandem ein zusätz- licher Punkt einfällt, der besprochen werden sollte, so kann die Agenda während des Termins ergänzt werden. Bisweilen übernimmt das Master-Doc auf diese Weise auch die Funktion einer Rednerliste. Falls umgekehrt ein Punkt nicht besprochen werden kann, wird er „auf Next verschoben“, also im Doc einfach weiter nach oben auf einen zukünftigen Termin verlegt. Bei regelmäßigen Terminen können sich wiederholende Strukturen einfach einkopiert werden, wofür wir ganz oben im Doc eine Kopiervorlage haben. Wenn es um ein Thema geht, das ein weiteres Dokument verlangt, kann dieses einfach verlinkt werden, sodass alle das benötigte Dokument öffnen können, sobald der Punkt an der Reihe ist (oder wenn sie sich vorab darauf vorbereiten wollen). Protokoll In einigen wenigen Projekten haben wir das Protokoll un- terhalb der Agenda geschrieben, sodass oben Agenda und unten Protokoll standen. In den meisten Fällen wandeln wir aber einfach während der Besprechung die Agenda zum Protokoll um. Das heißt: Im Laufe der Besprechung werden die einzelnen Punkte von oben nach unten abge- arbeitet, wobei die zu dokumentierten Dinge einfach als eingerückte Punkte unter einem Thema aufgeschrieben werden. DAS MASTER-DOC DAUER-AGENDA UND MAMMUT-PROTOKOLL FÜR BESPRECHUNGEN

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225 Bisweilen gibt es Themen, die die einbringende Person schon vorab für die Agenda so als Text ausformuliert hat, dass der Abschnitt genau so als Protokoll funktioniert. Bei anderen Punkten erledigen sich Dinge schon im Rahmen der Vorbereitung. Beispiel: 1. Nurhan schreibt auf die Agenda: „Nurhan vermisst im Büro die kleine grüne Box. Welche Anforderungen gibt es im Team, wenn wir jetzt ohnehin eine neue kaufen müssen?“ 2. Sima liest das schon vorab und kommentiert Nurhan an: „Das war ein Missverständnis. Ich hatte sie mit der blauen Kiste eingelagert. Ich suche sie am Montag raus und lege sie Dir auf den Schreibtisch.“ 3. Nurhan freut sich, klärt den Kommentar und löscht den Eintrag im Master-Doc. Wie immer beim Protokollschreiben stellen sich auch beim Master-Doc zwei Fragen: 1. Wer schreibt es, und 2. wie ausführlich soll es sein? Auf Frage 1 kennt die Welt genug Lösungen. 28 In Teams, die sehr geübt im kollabora- tiven Arbeiten sind, ergänzen verschiedene Mitglieder im Protokoll, schreiben also gemeinsam. Zur Frage 2 nach der Ausführlichkeit haben wir gute Erfahrungen mit der folgen- den, pre-empathischen Faustregel gemacht: Das Protokoll muss nicht mehr und nicht weniger ausführlich sein, als dass eine beliebige Kollegin, die z.B. wegen Urlaub nicht dabei sein konnte, im Nachgang alles nachvollziehen kann, was für sie relevant ist. 28 Meine Lieblingslösung ist: Wer als letztes kommt, muss Protokoll schreiben. Das funktioniert aber nicht, wenn jemand so sehr zu spät kommt, dass zwi- schendurch schon eine andere Person protokollieren musste. Deswegen lautet die etwas bürokratische Lösung: Wer als letztes kommt, muss beim nächsten Mal Protokoll schreiben. Im Master-Doc ist das auch einfach festzuhalten, weil es einfach schon für den nächsten Termin im selben Dokument aufgeschrieben werden kann. TEIL III: PRAKTIKEN

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226 Bei komplexeren Projekten, Teams oder Themen kann es sinnvoll sein, dass nicht nur eine Person für die Pro- tokollierung festgelegt wird, sondern auch eine Person, die sich dauerhaft für das Doc zuständig sieht. Bei uns heißt diese Rolle „Doc-Kümmerer*in“ und ist so zu verstehen: Diese Person muss nicht alle Arbeit in Bezug auf das Doc selbst erledigen. Aber sie muss im Blick behalten, dass diese Arbeiten erledigt werden. Diese Person kann auch als Moderation durch die Besprechungen führen. Eine wichtige Richtlinie, um das Protokoll nicht aus- ufern zu lassen, ist das Master-Doc-Subsidiaritätsprinzip. Wenn Dinge genauso gut oder besser an konkreten Orten dokumentiert werden können, dann wird im Master-Doc nur auf diesen konkreten Ort verwiesen und verlinkt. Eine To-do-Liste, die ohnehin in Trello weiter bearbeitet werden muss, kann vielleicht noch gemeinsam im Master-Doc er- stellt werden. Aber dann soll sie ins Trello umziehen. Ein gemeinsames Feedback zu einem Videoprojekt sollte in das Doc geschrieben werden, das das Videoprojekt regelt, nicht in das übergreifende Master-Doc des Teams. Also: Lieber verlinken als doppelte Strukturen schaffen! Notizzettel, Rundmail, Aushang Eine gewisse Gratwanderung ist – wie bei den meisten Besprechungen – die Frage nach „nachrichtlichen“ Punk- ten auf der Tagesordnung, also Dinge, die gar nicht be- sprochen, sondern nur zur Kenntnis genommen werden sollen. Wir haben recht gute Erfahrungen damit, so etwas im Zweifel in Besprechungen und damit im Master-Doc stattfinden zu lassen. Damit ergibt sich zum einen die Möglichkeit, Dinge eben doch nicht nur zur Kenntnis zu nehmen, sondern auch nachzufragen. Zum anderen hat DAS MASTER-DOC DAUER-AGENDA UND MAMMUT-PROTOKOLL FÜR BESPRECHUNGEN

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227 man so eine Möglichkeit der Bündelung: Statt vier Rund- mails „an alle“ kann man die vier Dinge beim wöchentlichen Termin am Stück durchgehen. Hinzu kommt, dass alle wis- sen, wo sie im Zweifelsfall nachgucken müssen, wenn sie eine relevante Information suchen – im Master-Doc. Nichts anderes Mit all diesen Punkten ist das Master-Doc schon ein eher ausführliches Dokument. Bei größeren Projekten oder regelmäßigen Terminen kann es Hunderte von Seiten um- fassen. Vor diesem Hintergrund müssen ggf. Vereinbarun- gen getroffen werden, was alles explizit nicht im Master-Doc geschieht. In unserer Praxis haben wir insbesondere mit dem Grundsatz „Verlinken statt Doppelungen“ gute Erfahrungen gemacht. Außerdem gibt es die Vorgabe: Im Master-Doc dürfen gerne vorbereitende Notizen stehen. Wenn diese sich beim Besprechen vollständig erledigen (also auch für abwesende Kolleginnen nicht relevant sind), werden sie nach dem Be- sprechen gelöscht. Ähnliches gilt für die Kommentarfunk- tion: Kommentare werden nur für temporäre Kommunikation genutzt und müssen wieder geklärt werden. ERGÄNZUNGEN & VARIATIONEN Vom Master-Doc zu den To-dos Es ist hilfreich, die Besprechungen und damit das Mas- ter-Doc gemeinsam mit den Schritten zu diskutieren, die davor und vor allem danach geschehen, insbesondere die Frage nach To-dos. Das wird je nach Organisation, Team, Technik und Thema unterschiedlich ausfallen und auch in TEIL III: PRAKTIKEN

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228 Besprechungen ohne Master-Doc immer wieder Thema sein. Bei uns gilt: ○ To-dos werden im Master-Doc in violetter Schrift hervorgehoben und haben immer konkrete Personen als Verantwortliche. ○ Diese Personen sind selbst für die Überführung in das To-do-Management-System (bei uns: Trello) zustän- dig, falls es nicht explizit anders vereinbart wird. ○ Dieses Vorgehen lässt sich gut mit der Silent Finish- Methode kombinieren. Der letzte Tagesordnungs- punkt einer Besprechung sieht vor, dass am Ende alle schweigend am Besprechungstisch bleiben und die sie betreffenden Aufgaben direkt so dokumentieren, dass sie damit nahtlos weiterarbeiten können. Bei uns heißt das: Die To-dos zu Trellokarten umwan- deln und einsortieren. (Das funktioniert natürlich nur, wenn alle mit ihrem Computer an der Besprechung teilnehmen.) Eine Person, die sich kümmert … Es kann sinnvoll sein, für jedes Master-Doc eine Person als → Kümmerer oder Kümmerin festzulegen, die alles rund um dieses Dokument im Blick behält. Vorstrukturierende Vorlagen Das Master-Doc bei unseren Projekten ist fast nur durch lange Aufzählungen mit verschiedenen Ebenen der Ein- rückungen strukturiert. Aber selbstverständlich kann man auch eine stärkere Vorstrukturierung wählen, so wie auch in anderen Besprechungsvorlagen und Protokollen üblich. DAS MASTER-DOC DAUER-AGENDA UND MAMMUT-PROTOKOLL FÜR BESPRECHUNGEN

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