E-Mail-Korrespondenz E-Book

Edmund Beckmann

• Herausgeber: C. H. Beck
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Stilsicher in der E-Mail-Korrespondenz
Saubere sprachliche Formulierung, richtige Grammatik sowie die aktuell geltenden rechtlichen Umstände sind die entscheidenden Kriterien für überzeugende Geschäftskorrespondenz. Schreiben Sie künftig stilsicher Ihre E-Mails und optimieren Sie Ihre Kommunikation:

• Sprachstil in E-Mails
• Erreichbarkeit sichern
• die richtigen Adressaten für den Verteiler
• Textanfang und Schluss
• Korrekte Rechtschreibung und Grammatik
• Datenschutz u.v.m.

Viele Beispiele, Formulierungsvorschläge und Muster machen die Ausführungen anschaulich. Ein ausführliches Sachverzeichnis ermöglicht den schnellen, gezielten Zugriff.

Leseprobe

Zum Inhalt

Stilsicher in der E-Mail-Korrespondenz

Saubere sprachliche Formulierung, richtige Grammatik sowie die aktuell geltenden rechtlichen Umstände sind die entscheidenden Kriterien für überzeugende Geschäftskorrespondenz. Schreiben Sie künftig stilsicher Ihre E-Mails und optimieren Sie Ihre Kommunikation:

Sprachstil in E-Mails

Erreichbarkeit sichern

die richtigen Adressaten für den Verteiler

Textanfang und Schluss

Korrekte Rechtschreibung und Grammatik

Datenschutz u.v.m.

Viele Beispiele, Formulierungsvorschläge und Muster machen die Ausführungen anschaulich. Ein ausführliches Sachverzeichnis ermöglicht den schnellen, gezielten Zugriff.

1E-Mail-Korrespondenz

Juristisch und sprachlich korrekt

Prof. Dr. Edmund Beckmann Dr. Steffen Walter

2. Auflage

2So nutzen Sie dieses Buch

Die folgenden Elemente erleichtern Ihnen die Orientierung im Buch:

Beispiele und Übungen:

In diesem Buch finden Sie zahlreiche Beispiele, die das Gesagte illustrieren. Übungen regen Sie dazu an, das Gelesene umzusetzen.

Definitionen:

Hier werden Begriffe kurz und knapp erläutert.

Die Merkkästen enthalten hilfreiche Hinweise und wertvolle Tipps.

Auf den Punkt gebracht

Am Ende jedes Kapitels finden Sie eine kurze Zusammenfassung.

3Inhalt

Vorbemerkung

E-Mail-Nettiquette

Sprachliche Freiräume nutzen oder Normen einhalten?

Der Sprachstil in E-Mails

Umgang mit Antwortzeiten – Transparenz sichern

Erreichbarkeit sichern

Weiterleiten von E-Mails

Verteilerkreis von E-Mails

Rechtliche Aspekte der E-Mail

Allgemeine Überlegungen

Entwicklung im gesetzlich geregelten Signatur-Bereich

Rein private E-Mail

Rechtsgeschäftliche E-Mail

Privat-rechtliche Grundlagen

Öffentlich-rechtlich geregelter Bereich

Knotenpunkte der E-Mail

Betreffzeilen

Empfängerorientierte Anredeformen

Der Textanfang

Schreibanlass: Anknüpfung an ein Gespräch

Der Textschluss

4Stilistische Tendenzen

Handelnde Personen

Aufforderungen mit Diplomatie

Leichte oder Einfache Sprache?

Normen der Korrespondenz in der E-Mail

DIN 5008 in der E-Mail-Korrespondenz

Orthografie in der E-Mail-Korrespondenz

Zusammenfassung und Ausblick

E-Mail-Korrespondenz und KI

Gesetzliche Grundlagen für die Anwendung von KI

Blick in die Zukunft

Stichwortverzeichnis

Die Autoren

5Vorbemerkung

Die Korrespondenzwelt befindet sich zurzeit in einer Umbruchphase. Der klassische Geschäftsbrief ist ein Auslaufmodell geworden. Das heißt natürlich nicht, dass es am Ende des Jahres keine papiernen Briefe mehr gibt. Privatpersonen werden aus alter Gewohnheit oder weil die technischen Möglichkeiten fehlen oder aus Sicherheitsgründen einen traditionellen Brief schreiben.

Der Brief wird von einer bestimmten Personengruppe wahrscheinlich traditionell genutzt, vielleicht aber auch unter der Maßgabe: Da gibt es etwas Schwarz auf Weiß. Der Briefbogen an sich wird uns in der Geschäftswelt als E-Mail-Anhang noch eine ganze Weile begleiten. Beispielsweise: Die E-Mail selbst ist in der Regel keine Rechnung, sondern nur das kleine Anschreiben. Die Rechnung erfolgt als Anhang im PDF-Format mit rechtswirksamer Unterschrift. Die Mehrheit der Privatpersonen schreibt heute lieber eine E-Mail oder trägt etwas auf eine Plattform des Unternehmens ein. Es ist so leicht geworden, mit Unternehmen geschäftlich zu korrespondieren.

Es entfällt das mühsame Schreiben an der Schreibmaschine bzw. das aufwendige handschriftliche Verfassen. Es wird kein Briefcouvert und keine Briefmarke benötigt. Und der Gang zum Briefkasten entfällt. Letzteres ist unter dem Gesichtspunkt der Bewegungsarmut vielleicht doch nicht nur positiv zu bewerten.

Ein noch viel größerer Vorteil der E-Mail-Korrespondenz liegt für viele Nutzer in der Schnelligkeit und (leider vielfach auch) der möglichen Anonymität. Wenn jemand als Kunde Ärger 6mit einem Produkt oder mit einer Dienstleistung hat, dann will die Person möglichst rasch eine Antwort darauf.

Mit einer E-Mail kann der eine oder andere dem Unternehmen auch mal so richtig die Meinung sagen, ohne sich mit allen Daten zu offenbaren.

Die Korrespondenz zwischen den Unternehmen hat sich durch die E-Mail enorm beschleunigt: Anfrage – Angebot – Bestellung – Rechnung. Alles kann heute innerhalb weniger Stunden – vielleicht sogar Minuten erfolgen.

Besonders in Unternehmen nimmt die psychische Belastung der Mitarbeitenden durch die E-Mail-Flut und den Zeitdruck stark zu.

All diese Faktoren führen gegenwärtig dazu, dass das Schreiben von E-Mail-Korrespondenzen weiter zugenommen hat und dass ein weit größerer Personenkreis als früher zur „schreibenden Zunft“ zählt. In diesem Zusammenhang entsteht die Frage:

Ist die E-Mail ein traditioneller Brief – nur anders versendet?

Vielleicht war es so am Anfang. Inzwischen hat sich eine eigene E-Mail-Kultur herausgebildet. Gründe dafür sind unter anderem:

Bei einer E-Mail wird erwartet, dass diese schneller beantwortet wird. Es kommt zu Vereinfachungen und Kurzformen. Ich kann mit einer E-Mail unkompliziert viele Menschen erreichen. Der Absender muss seinen Schreibstil „öffnen“.Wir erhalten viele E-Mails. Es herrscht Informationsflut. Die Formulierungen in den Textbausteinen (zum Beispiel Betreff-Formulierungen) verändern sich.

7Das erste Kapitel des Buches dreht sich rund um das Thema E-Mail-Netiquette. Das kann immer nur ein Ist-Stand im Sinne einer Momentaufnahme sein, denn die Schreibkultur im Zusammenhang mit E-Mails ist permanent im Fluss.

Im Zusammenhang mit der E-Mail-Korrespondenz im Geschäftsalltag bzw. im Alltag der öffentlichen Verwaltungen gibt es gegenwärtig (noch) Probleme mit der Rechtssicherheit.

Der Geschäftsbrief mit einer handschriftlichen Unterschrift besitzt eine anerkannte rechtliche Wirkung. Deshalb wird er von vielen Unternehmen und Verwaltungen in diesen Zusammenhängen oft noch bevorzugt. In dem zweiten Kapitel geht es darum, den gegenwärtigen Rechtszustand in Grundzügen darzustellen.

In der E-Mail-Korrespondenz haben sich Besonderheiten bei den wichtigsten Knotenpunkten der Korrespondenz (Betreff, Anrede, Textanfang, Schluss-Satz, Gruß) herausgebildet. Alte gewohnte Textbausteine greifen in der E-Mail nicht mehr oder fallen ganz weg und neue Floskeln entstehen. Diese Thematik wird im dritten Kapitel erörtert.

Darüber hinaus ergibt sich die Frage, ob sich mit der Zeit stilistische Besonderheiten im Zusammenhang mit der E-Mail-Korrespondenz herausgebildet haben. Das ist Gegenstand des vierten Kapitels.

Abschließend wird im fünften Kapitel das Thema „Normen in der E-Mail“ aufgegriffen. Wie viel Freiraum hat der Einzelne? Darf in der E-Mail alles kleingeschrieben werden? Welche Abkürzungen sind möglich? Wie soll mit Variantenschreibungen umgegangen werden?

8Abgerundet wird das Buch mit einem Ausblick auf sprachliche und rechtliche Entwicklungstrends.

Von folgendem Begriff der geschäftlichen E-Mail gehen wir in diesem Buch aus:

Eine geschäftliche E-Mail ist eine elektronisch versendete Korrespondenz:

Die E-Mail enthält kein Anschriftenfeld bzw. keine Kopfzeile, aber eine Signatur, wo Elemente der traditionellen Briefnorm, wie Bankverbindungen, Geschäftsform usw., integriert werden. E-Mails sind oft mit Telefonaten bzw. Gesprächen verquickt. Aus diesen Gründen ist die Sprache in E-Mails weniger förmlich. In die E-Mail-Korrespondenz fließen deshalb auch Formen der mündlichen Korrespondenz, wie Begrüßungsfloskeln, Kurzsätze usw. ein.

Die E-Mail kann bei Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen rechtsgültig versendet werden. Dies gilt auch für den Bereich der öffentlichen Verwaltung.

Rein private Korrespondenz wird in diesem Ratgeberbuch nicht betrachtet. Private Korrespondenz wird jedoch indirekt berücksichtigt, da Privatpersonen mit Unternehmen bzw. öffentlichen Verwaltungen per E-Mail korrespondieren. Damit wird die sprachliche Wellenlänge in einer Antwort des Unternehmens bzw. der öffentlichen Verwaltung beeinflusst.

In diesem Ratgeberbuch werden keine technischen Hinweise oder Anleitungen im Zusammenhang mit E-Mails gegeben.

Die E-Mail dominiert zurzeit die Korrespondenzwelt. Aber ist es möglich, dass technische Entwicklungen auch die E-Mail irgendwann auf ein Abstellgleis schieben?

9Visionen im Zusammenhang mit der Künstlichen Intelligenz (KI) legen nahe, dass zukünftig die Rechner die E-Mails selbstständig schreiben. Das wird sicher eine Möglichkeit sein, Kunden-Anfragen zu beantworten.

Die Autoren sind sich aber sicher, dass es in den Situationen, wo Bewertungen vorgenommen werden, wo ein Ermessen ausgeübt wird und wo es um wertschätzende Kommunikation geht, die KI an Grenzen kommt. In diesen Beispielen ist eine Emotionale Intelligenz und kein Algorithmus gefragt. Hier zählen die sprachlichen Formulierungsfähigkeiten des Einzelnen und das Beachten/Bewerten der geltenden rechtlichen Gegebenheiten sowie der Kommunikationsbeziehungen als die entscheidenden Kriterien für überzeugende Geschäftstexte.

10E-Mail-Nettiquette

Sprachliche Freiräume nutzen oder Normen einhalten?

In der papiernen Korrespondenz gibt es einen Leitspruch: „Der Brief ist die Visitenkarte des Unternehmens bzw. der öffentlichen Verwaltung“. Diesen Spruch sollten Sie unbedingt auf die E-Mail übertragen. Jeder Text wird direkt oder indirekt durch die Empfänger bewertet.

Mögliche Wirkungen bei Empfängern:

„Das ist nicht zu verstehen!“„Ich weiß immer noch nicht, was die wollen.“„Können die überhaupt Deutsch?“„Steht da noch etwas „zwischen den Zeilen“?“…

Beachten Sie bitte weiterhin, dass Sie auch innerhalb des eigenen Unternehmens Ihre Visitenkarte abgeben.

Des Weiteren kommt hinzu, dass die E-Mail-Korrespondenz zwingender Bestandteil der Akte/Ablage (elektronisch oder in Papierform) wird (Grundsatz der Aktenwahrheit und Aktenklarheit).

Schreibnormen:

Rechtschreibung und Zeichensetzung sowie Normen der DIN 5008 sind in der E-Mail einzuhalten.

11Übung:

Finden Sie in der folgenden E-Mail 5 Fehler?

Guten Tag zusammen,

der Termin unserer Abschluss-Sitzung (ursprünglicher Termin: 1. November 2023, 14 – 16 Uhr) muss verschoben werden.

Neuer Termin: 10. November 2023, von 15 – 17 Uhr.

Bitte informiert mich bis Montag morgen, ob ihr den neuen Termin wahrnehmen könnt. Beachtet bitte, das ich zur Zeit nur vormittags erreichbar bin.

LG Manuela

Lösung:

Guten Tag zusammen,

der Termin unserer Abschluss-Sitzung (ursprünglicher Termin: 1. November 2023, 14 – 16 Uhr) muss verschoben werden.

Neuer Termin: 10. November 2023, von 15 bis 17 Uhr.

Bitte informiert mich bis Montagmorgen, ob ihr den neuen Termin wahrnehmen könnt. Beachtet bitte, dass ich zurzeit nur vormittags erreichbar bin.

LG Manuela

Gibt es in der E-Mail überhaupt keine normativen Freiräume?

In der E-Mail gelten nicht alle Regeln der DIN 5008. Zum Beispiel ist es nicht sinnvoll, den rechten Textrand zu gestalten. Flattersatz oder Blocksatz – das spielt in der E-Mail-Korrespondenz keine Rolle.

12Sie schreiben weiter, bis ein automatischer Umbruch einsetzt. Wie das Bildschirm-Fenster des Empfängers eingestellt ist, wissen wir in der Regel nicht. Zu den Besonderheiten im Zusammenhang mit Normen lesen Sie bitte auf Seite 120 ff. weiter.

Der Sprachstil in E-Mails

Am Anfang des E-Mail-Zeitalters gab es die Tendenz, einen Brief zu verfassen und den Text dann in eine E-Mail zu importieren. Das bedeutete zunächst, ein Brief wird schneller und preiswerter mit Hilfe einer E-Mail zugestellt.

Inzwischen hat sich die Lage grundlegend verändert. Ein neuer Schreibstil hat sich herausgebildet.

In der E-Mail-Korrespondenz geht es weniger formell zu. Vorsätze („Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können …“) sind nicht notwendig und nicht erwünscht. Es geht – zumindest in Texten mit Informationscharakter – oft um Zahlen, Daten und Fakten. Das Wichtige wird mitunter schon im Betreff mitgeteilt. Ein Öffnen der E-Mail ist dann ggf. entbehrlich.

In diesem Zusammenhang kommt es zur Verwendung von Kurzformen wie zum Beispiel „Info“ statt „Information“ oder zu Kurzsätzen ohne Verb.

Beispiele:

Zwei Mitarbeiter haben gerade telefonisch einiges besprochen. Der eine lässt das Gesprächsergebnis in folgender E-Mail „gerinnen“:

Hallo Manfred,

wie gerade telefonisch besprochen, sende ich dir die Dokumente XY zur Information.

13Liebe Grüße Torsten

Noch kürzer:

Hallo Manfred,

anbei die Dokumente XY zur Info.

LG Torsten

Noch kürzer:

Betreff: Anbei die Dokumente zur Info

end of message (oder auf Deutsch: Ende der Nachricht)

Die Dokumente sind an die E-Mail angehängt. Der Empfänger kann diese problemlos speichern, bearbeiten und evtl. weiterleiten oder zurücksenden. Damit ist die E-Mail in vielen Fällen zu einem kurzen informellen Anschreiben geworden.

Kurzsprache:

Wenn die E-Mails vorwiegend dem Informationsaustausch dienen, tendieren die Nutzer zu kurzen Sätzen und Kurzwörtern.

Die E-Mail-Korrespondenz erfordert im Gegensatz zur papiernen Korrespondenz eine viel größere Individualität. Das betrifft zum Beispiel die Anredeformen, die in der papiernen Korrespondenz in der Regel standardisiert sind.

Beispiele:

Ein Kunde schreibt in der Reklamation:

„Sehr geehrtes Serviceteam,“

Antwort: „Sehr geehrter Herr Muster,“

14Ein anderer Kunde schreibt in seiner Reklamation:

„Hallo Serviceteam,“

Antwort: „Hallo, Herr Muster,“.