Effektives Projektmanagement E-Book

Bernd Maczollek

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 137

Veröffentlichungsjahr: 2019

Beschreibung

Das Buch "Effektives Projektmanagement" von Bernd Maczollek ist eine kompakte und erfahrungsbasierte Zusammenfassung der Werkzeuge und Methoden im Projektmanagement. Es ist gekennzeichnet durch seine gute Übersichtlichkeit, seinen Praxisbezug und seine gute Strukturierung. Ergänzt wird das Buch durch viele praktische Tipps und Checklisten. Darüber hinaus dient ein Kapitel dem Menschen im Projekt und der Bedeutung der Projektmanagement-Kultur insgesamt.

Leseprobe

Der Autor

Dipl.-Ing. Bernd Maczollek

hat an der Technischen Universität Braunschweig Maschinenbau studiert und an der SLV Hannover seinen Schweißfachingenieur absolviert sowie berufsbegleitend seinen European-Industrial-Engineer abgeschlossen und viele Jahre in unterschiedlichen Positionen und Unternehmen gearbeitet, bevor er sich als Unternehmensberater selbstständig gemacht hat.

Seit sechs Jahren ist Bernd Maczollek nun als Unternehmensberater aktiv, zuerst ausschließlich im Bereich des Projektmanagements, dann kam das Zukunfts- und Strategiemanagement und schließlich die Persönlichkeitsentwicklung hinzu.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Einleitung

Projektmanagement Grundlagen

Typen von Projekten

Projektmanagement Werkzeuge

Projektdefinition

Analyse der aktuellen Situation

Definition quantitativer Ziele

Lastenheft

Projektplanung

Projektstrukturplan (PSP)

Kreativitätswerkzeuge

Projektstudie

Projektplan

Quality-Gates

Termin-, Kosten- und Qualitätsplanung

Projektorganisation

Projektauftrag / Pflichtenheft

Projektmanagement-Werkzeuge_der Durchführungsphase

Kick-off Meeting

Sitzungsmanagement

Projektablage

Termin- und Ablaufplanung

Statusbericht

Projektabschluss

Projektabschlussanalyse

Projektabschluss-Dokumentation

Projektabschlussfeier

Der Mensch im Projekt

Der Projektleiter

Eigenschaften eines erfolgreichen Projektleiters

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen

Teamauswahl

Erforderliche Kompetenzen der Teammitglieder

Teamtypen

Teambildung

Führung

Der Projektleiter als Führungskraft

Kommunikation & Mentoring

Aufgaben der Kommunikation im Projekt

Konfliktmanagement

Mentoring

Projektkultur

Von der Unternehmenskultur zur Projektkultur

Zusammenfassung

Literaturempfehlungen

Vorwort

„Was man zur Effektivität braucht, ist eine durch Übung gewonnene Kompetenz.“ (Peter F. Drucker)

Projekte sind ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg und ein wichtiger Teil der Strategie. Sie stellen das Verbindungselement zwischen dem Ziel- und Strategiesystem auf der einen und dem Unternehmen mit seinen Produkten, Abläufen und Prozessen auf der anderen Seite dar. Während die Strategie ein weitgehend abstraktes Denkmodell darstellt, bilden die Projekte eine Verknüpfung zur greifbaren Realität. Daher spielen erfolgreiche Projekte für den Unternehmenserfolg eine ganz entscheidende Rolle. Davon betroffen sind alle Bereiche des Unternehmens, wobei (abhängig von den Produkten) die Entwicklung, der Vertrieb und die Produktion am stärksten beeinflusst werden.

Das wichtigste Werkzeug, um diese Projekte zum Erfolg zu führen, ist ein systematisches und effektives Projektmanagement. Während Kleinprojekte häufig noch mit gesundem Menschenverstand gut geführt werden können, zeigt sich die ganze Stärke des effektiven Projektmanagements bei mittleren und vor allem bei großen Projekten. Dabei haben sich eine Reihe von Werkzeugen und Methoden als sehr wertvoll erwiesen, die in einem Zwei-Säulen-Modell zusammengefasst werden können.

Auch wenn ständig von neuen Methoden die Rede ist und gern eine Trennung zwischen dem modernen agilen Ansatz und der klassischen Vorgehensweise gezogen wird (teilweise wird auch versucht, dies zu kombinieren und dann als Hybrid-Lösung verkauft), so halte ich es doch mit Peter F. Drucker, der schon damals erkannte, dass es eigentlich keine wirklich neuen Management-Methoden mehr gibt, sondern es lediglich darum geht, die vorhandenen richtig anzuwenden.

So gibt es beim Projektmanagement beispielsweise ein Rahmenkorsett, das für alle Projekttypen weitgehend gleich ist und davon abgeleitet die einzelnen Projektphasen mit ihren spezifischen Methoden und Werkzeugen. Aber selbst die Projektphasen sind überwiegend gleich, auch wenn diese in den einzelnen Firmen unterschiedlich bezeichnet werden. Größere Unterschiede ergeben sich eigentlich erst bei den Methoden und den Werkzeugen. Diese gilt es flexibel und optimal an den jeweiligen Anwendungsfall anzupassen.

Ein innovatives IT-Projekt mit großen kreativen Anteilen und relativ geringem Investitionsaufwand stellt natürlich ganz andere Anforderungen als zum Beispiel ein Brückenbau, der durch ein Normengerüst, viele unterschiedliche Projektteilnehmer und hohe Investitionskosten gekennzeichnet ist. Während die richtigen Werkzeuge beim IT-Projekt mehr dem agilen Ansatz mit großen Freiheitsgraden für die kreative Entfaltung ähneln, entsprechen die passenden Werkzeuge bei einem relativ statischen Projekt wie dem Brückenbau eher der klassischen Vorgehensweise.

Oberflächlich betrachtet könnte man daher schnell den Eindruck gewinnen, dass bei diesen beiden Projekten mit einem unterschiedlichen Ansatz gearbeitet wird. Problematisch wird es insbesondere dann, wenn man versucht, den einen gegen den anderen Ansatz auszuspielen und meint, man müsse nun überall den modernen agilen Ansatz anwenden.

Das kann bei dem genannten Brückenbau oder anderen relativ statischen und kostenintensiven Projekten (Hochbau, Schiffsbau, Flughafenbau, usw.) schnell ins Chaos führen, die Teilnehmer verunsichern und die Kosten explodieren lassen.

Von daher ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagements, die Erfordernisse des Projektes richtig einzuschätzen und die Werkzeuge auf die Anforderungen bestmöglich abzustimmen.

Dazu soll Ihnen dieses Buch als Orientierungshilfe dienlich sein.

Ich wünsche Ihnen nun viel Vergnügen beim Lesen!

Bernd Maczollek

1 Einleitung

„Keine Zukunft vermag gutzumachen, was du in der Gegenwart versäumst. “ (Albert Schweitzer)

Die Digitalisierung und Globalisierung stellen die Unternehmen zunehmend vor zahlreiche Herausforderungen

Unternehmen sehen sich im Zuge der stetig zunehmenden Globalisierung und Digitalisierung zahlreichen Herausforderungen gegenüberstehen. Dabei erfordert die rasante Entwicklung eine kontinuierliche Anpassung des eigenen Unternehmens an die Anforderungen des Marktes und des Kunden.

Nur Unternehmen, die sich diesen Herausforderungen stellen und ihre sämtlichen Prozesse flexibel auf den Kundennutzen ausrichten, werden langfristig am Markt bestehen können. Dies beginnt mit der richtigen Identifizierung der Kundenwünsche, geht über die Entwicklung der Produkte bis hin zu der Gestaltung von effizienten Produktions- und Unternehmensprozessen.

Ein wichtiges Instrument, um diesen Anforderungen zu begegnen, ist ein systematisches Projektmanagement

Flexibilität ist somit auf allen Unternehmensebenen und bei allen Mitarbeitern erforderlich. Die vorhandenen Linienfunktionen und Organisationen stoßen dabei jedoch schnell an ihre Grenzen, so dass ergänzende Instrumente erforderlich werden. Viele Unternehmen nutzen heute schon die Projektmanagement-Organisation einschließlich ihrer Werkzeuge, um der Komplexität der notwendigen Veränderungsprozesse angemessen begegnen zu können. Dabei spielen systematisches, transparentes und zielgerichtetes Vorgehen eine herausragende Rolle.

Projekte sind eine direkte Umsetzung der Unternehmensvision sowie der Ziel- und Strategiesysteme in die greifbare Realität

Unternehmen werden heutzutage retrograd von der Zukunft aus gesteuert. Die Vision, die Mission sowie das Leitbild geben dem Unternehmen einen Kurs sowie eine übergeordnete Orientierung, ohne jedoch auf die konkrete Unternehmenssituation direkt Bezug zu nehmen. Konkretere Betrachtungen erfolgen mit dem Zielsystem sowie dem daraus abgeleiteten Strategiesystem. Und diese Strategien münden wiederum in die Definition von einzelnen Projekten.

Die Projekte sind dabei also eine direkte Umsetzung der Unternehmensvision sowie der Ziel- und Strategiesysteme in die greifbare Realität. Dementsprechend wichtig ist die erfolgreiche Umsetzung von Projekten, wobei diese in unterschiedliche Bedeutungskategorien, zum Beispiel in A-Projekte, B-Projekte und C-Projekte, eingeteilt werden können und damit für das Unternehmen einen unterschiedlichen Stellenwert besitzen.

Der Projektdefinition kommt als direkte Ableitung der Strategien eine besondere Bedeutung zu

Das wichtigste Werkzeug, um diese Projekte zum Erfolg zu führen, ist ein systematisches und effektives Projektmanagement mit seinen vier Phasen Definition, Planung, Durchführung und Abschluss. Insbesondere der Projektdefinition kommt als direkte Ableitung der Strategien eine besondere Bedeutung zu.

Trotzdem wird das Projektmanagement aus den unterschiedlichsten Gründen häufig vernachlässigt. Vor allem die wichtigen Phasen der Definition und der Planung werden dabei gern unterschätzt. Das ist jedoch besonders tragisch, da hier das wesentliche Fundament für den späteren Projekterfolg gelegt wird.

Häufig wird darüber hinaus die Komplexität der Projekte unterschätzt und damit der Umfang der möglichen Projektmanagement-Instrumente nicht ausreichend genutzt. Oft sind die Projektleiter auch nur unzureichend ausgebildet und mit ihren Projekten überfordert.

In vielen kleinen und mittleren Betrieben steckt das effektive Projektmanagement noch in den Kinderschuhen

Gerade in vielen kleineren und mittleren Betrieben steckt das effektive Projektmanagement noch in den Kinderschuhen. Es wird sich gleich mit Elan auf die Durchführung der Projekte gestürzt, ohne vorher eine fundierte Definition und Planung durchgeführt zu haben. Darüber hinaus werden auch die Projektmanagement-Werkzeuge der Durchführungsphase nur unzureichend genutzt.

Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, häufig in der Großindustrie, in denen das Projektmanagement vorbildlich betrieben wird. Sie führen eigene Abteilungen für das Projektmanagement, in denen die gesamte Projektmanagement-Kompetenz zentral gebündelt wird und die Richtlinien vorgegeben werden. Die Mitarbeiter dieser Abteilungen kümmern sich um die Integration des Projektmanagements in die Unternehmenskultur, erstellen und betreuen den Projektmanagementleitfaden, unterstützen die Projektleiter bei der Planung und Leitung ihrer Projekte und bereiten angehende Projektleiter sowie Projektmitarbeiter auf ihre Tätigkeit vor.

Auf der anderen Seite gibt es Firmen, in denen die gesamte Projektmanagement-Kompetenz zentral in einer eigenen Abteilung gebündelt wird

Auch wenn viele kleinere und mittlere Betriebe nicht die Kapazität haben, um solche Abteilungen aufzubauen und zu betreiben, so können sie das Know-how trotzdem in ähnlicher Weise nutzen. Eine Leitfadenerstellung kostet nicht viel Geld und schafft Struktur sowie Transparenz für alle zukünftigen Projekte. Darüber hinaus werden zahlreiche Projektmanagement-Seminare und Coachings angeboten, in denen Projektleiter auf ihre Aufgaben vorbereitet werden können.

Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass Investitionen in eine umfassende Planungsstruktur gut angelegtes Kapital sind. Planungstools sind kostengünstig zu beschaffen und verbessern die strukturierte Arbeitsweise erheblich.

Planungstools sind kostengünstig zu beschaffen und erleichtern die strukturierte Arbeitsweise erheblich

Dieses Buch möchte die Vorzüge einer systematischen Vorgehensweise aufzeigen und Interesse und Freude an effektivem Projektmanagement wecken. Es werden die vier Projektphasen genauso eingehend besprochen, wie die Projektmanagement-Werkzeuge, mit denen die Projekte geplant und gesteuert werden. Darüber hinaus ist ein Kapitel dem Menschen im Projekt gewidmet.

Insbesondere in Projekten, bei denen die Menschen mit beschränkten Ressourcen, vor allem der Zeit, eng zusammenarbeiten müssen, ergeben sich häufig zwischenmenschliche Konflikte. Diese Konflikte sollen untersucht und Ursachen gefunden sowie mögliche Lösungswege aufgezeigt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass ein Projekt nur dann erfolgreich ist, wenn die Systematik und der Mensch gleichermaßen Berücksichtigung finden

Der Erfolg eines Projektes basiert damit also auf den zwei wesentlichen Säulen Systematik und Teamfaktoren. Diese, zusammenfasst im Zwei-Säulen-Modell, bilden die grundlegende Struktur dieses Buches.

Aus der Erfahrung hat sich gezeigt, dass ein Projekt nur dann wirklich erfolgreich sein kann, wenn beide Säulen annähernd gleichwertig berücksichtigt werden.

2 Projektmanagement Grundlagen

„Nur wer sein Ziel deutlich sieht, kann den Weg bestimmen, der ihn dorthin führt.“ (Wolfgang Zielke)

Zu Beginn stellt sich erst einmal die Frage, was ist ein Projekt und was sind die Kennzeichen des Projektmanagements.

Wesentliches Kennzeichen von Projekten ist die Einmaligkeit der Bedingungen

Projekte sind nach DIN 69901 Vorhaben, die im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche und finanzielle Mittel, personelle Ressourcen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation. Das heißt, sie haben einen klar definierten und zu anderen Aufgaben abgegrenzten Auftrag, ein beschränktes Budget, eingeschränkte personelle Ressourcen und einen festen zeitlichen Rahmen.

Projektmanagement ist ein Werkzeugkasten zur erfolgreichen Abarbeitung von Projekten

Das Projektmanagement wiederum ist ein Werkzeug, das der erfolgreichen Abarbeitung von Projekten dient. Es wird nach DIN 69901 folgendermaßen definiert:

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Techniken, Mitteln und Organisation für die Abwicklung von Projekten.“

Das Projektmanagement ist somit ein ganzheitlich umfassender „Management-Baukasten“ mit diversen Planungs- und Führungsinstrumenten zur erfolgreichen Abarbeitung von Projekten.

Neben der Systematik, die es zu erlernen gilt, erfordert das Projektmanagement auch künstlerischintuitive Fähigkeiten

Darüber hinaus ist es ein Stück weit auch eine Kunst, die es zu erlernen gilt. Es reicht dem Musiker auch nicht, wenn er sein Instrument beim Namen kennt und weiß, welche Taste er beim Klavier in welcher Reihenfolge zu betätigen hat.

Ebenso reicht es beim Projektmanagement nicht aus zu wissen, welche Werkzeuge in welcher Phase am geschicktesten angewendet werden. Man muss die Mächtigkeit der Werkzeuge kennen und diese gezielt und effektiv einsetzen.

Jeder Projekttyp erfordert seine eigenen Projektmanagement-Werkzeuge

Darüber hinaus ist nicht jedes Instrument für jeden Projekt-Typ geeignet. So werden bei einem großen Entwicklungs- oder Fabrikplanungsprojekt andere Werkzeuge eingesetzt, als bei einem Rationalisierungs- oder Marketing-Projekt.

Grundsätzlich ruht der Erfolg eines Projektes aber auf den genannten 2 Säulen. Dies ist zum einen die systematische Vorgehensweise und zum anderen sind dies die Teamfaktoren, also die Teamzusammensetzung, die Führung der Mitglieder, die Kommunikation und das Mentoring. Nur wenn beide Säulen ausreichend Beachtung finden, wird sich der Projekterfolg einstellen.

Das Projektmanagement kann modellhaft in einem Zwei-Säulen-Modell dargestellt werden

Bild 2.1: Die Säulen des Projektmanagements

Mit dem Zwei-Säulen-Modell soll die Gesamtheit des Projektmanagements modellhaft dargestellt und die Anforderungen an den Projektleiter erkennbar werden.

Die erste Säule umfasst die Methoden und Werkzeuge, die in den verschiedenen Projektphasen zum Einsatz kommen und die zweite Säule beschäftigt sich mit dem Menschen im Projekt

Die erste Säule beinhaltet die Systematik und damit die Methoden und Werkzeuge, die in den verschiedenen Projektphasen zum Einsatz kommen. Jedes Projekt durchläuft unabhängig von der Größe die vier Phasen Projektdefinition, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss. Dabei werden in jeder Phase bestimmte Methoden und Werkzeuge eingesetzt, die diese zum Erfolg zu führen.

Darüber hinaus ist jede Phase ein eigener Projektabschnitt, der mit eigenständigen Regelkreisen abgearbeitet wird und mit einem Ergebnis abschließt.

Die Phasen eines Projektes bestehen aus der Definition, der Planung, der Durchführung und dem Abschluss

Bild 2.2: Die Phasen des Projektes (Übersicht)

In der Definition legt der Auftraggeber fest, was er wünscht, ohne konkrete Lösungswege vorzugeben

Die Projektdefinition, in der die Aufgabe und die Ziele festgelegt werden, schließt mit der Anforderungsliste und dem Lastenheft ab. Diese Phase kann als die mit Abstand wichtigste bezeichnet werden, da hier die Leitplanken für das gesamte Projekt festgelegt werden. In der Definitionsphase legt der Auftraggeber fest, "was" er wünscht und wie er sich das Projektresultat vorstellt, ohne auf konkrete Lösungswege einzugehen.

Der dazugehörige Regelkreis lässt sich (wie auch in den anderen Phasen) in die Abschnitte Planen, Agieren, Prüfen und Korrigieren unterteilen. Zur Planung der Definitionsphase gehören die Festlegung der Projektaufgabe und die Planung der Ist-Aufnahme.

Bestandteil der praktischen Durchführung ist die Datenerhebung und die Datenanalyse sowie die Festlegung der qualitativen und der quantitativen Ziele und der Soll-Eigenschaften, die schließlich im Lastenheft zusammengeführt werden. Anschließend wird die Güte der Ist-Aufnahme überprüft und die Übereinstimmung der Inhalte des Lastenheftes mit den Strategieanforderungen sichergestellt. Ergeben sich Unstimmigkeiten, so sind entsprechende Korrekturmaßnahmen vorzunehmen.

Jeder Projektabschnitt wird von einem Regelkreis gesteuert, der die systematische Arbeit unterstützt

Bild 2.3: Regelkreis der Projektdefinition

Die Definitionsphase endet mit der Anforderungsliste und dem Lastenheft.

Die einzelnen Regelkreise bestehen aus den vier Bestandteilen Planen, Agieren, Prüfen und Korrigieren

Die zweite Phase eines Projektes ist die Projektplanung. Hier beginnt der Projektleiter seine Tätigkeit und stimmt die Aufgabe mit dem Auftraggeber ab. Jetzt werden zu den Zielen und Anforderungen Lösungsvorschläge erarbeitet und damit die Art der Umsetzung, also das "wie" festgelegt. Die Projektplanung schließt mit dem Planungskonzept und dem Projektauftrag ab. Dieser Projektauftrag stellt gleichzeitig das Grundlagenwerk des gesamten Projektes dar. Nach der Projektdefinition ist dies die zweitwichtigste Phase.

Mit der Planung beginnt der Projektleiter seine Tätigkeit und entwickelt zu den Anforderungen und Vorstellungen des Auftraggebers konkrete Lösungswege

Gerade bei größeren Projekten werden dabei mehrere Planungsphasen durchlaufen, wobei die Planung vom groben zum feinen erfolgt. Diese beginnt bei größeren Projekten mit dem Projektstrukturplan, der das Projekt in Teilprojekte sowie einzelne Arbeitspakete unterteilt und dem Projekt eine erste Struktur verleiht. Häufig folgt diesem eine Projektstudie, in der die Chancen, die Risiken sowie der Aufwand abgeschätzt und verschiedene Lösungsansätze erarbeitet werden. Diese Lösungsalternativen werden anschließend dem Auftraggeber im Rahmen einer Präsentation vorgestellt und dienen damit als Entscheidungsgrundlage.

Während die Definition mit dem Lastenheft, in dem der Auftraggeber seine Vorstellungen zusammenfasst, endet, schließt die Planung mit dem Pflichtenheft ab.

Nachdem das Projekt als machbar eingestuft und die grobe Richtung vorgegeben wurde, wird mit der Ausgestaltung der Planungen begonnen. Es wird ein Projektplanungsteam, ggf. aus den späteren Teilprojektleitern bestehend, gebildet, das sich regelmäßig trifft und ihre Planungen abstimmt. Abgeschlossen werden diese Planungen mit einem Feinplanungskonzept, in dem neben den Details auch die Ressourcen festgelegt werden. Darüber hinaus wird ein Termin für den Abschluss des Projekts angegeben und der finanzielle sowie der personelle Aufwand bestimmt.

Schließlich wird das Feinplanungskonzept mit dem Auftraggeber abgestimmt und in Form eines Pflichtenheftes (intern meist Projektauftrag und extern oft Kundenauftrag genannt), an dem sich alle verbindlich zu orientieren haben, festgehalten. Das Pflichtenheft wird vom Auftraggeber, dem Projektleiter und ggf. dem Lenkungsausschuss (teilweise auch Steuerkreis genannt) unterschrieben.

Dieses sollte die abgegrenzte Aufgabe des Projektes, die qualitativen und quantitativen Ziele, die übergeordneten Meilensteine und Quality-Gates, die Projektorganisation bzw. die Verantwortlichkeiten, die Regelkommunikation, die vorgesehenen finanziellen, personellen und terminlichen Ressourcen sowie die Ziele und Aufgaben der Teilprojekte enthalten.

Das Pflichtenheft, intern oft Projektauftrag genannt, ist das Grundlagenwerk des Projektes

Es ist als Grundlagenwerk für den Projektleiter und vor allem für die Teilprojektleiter vorgesehen. Speziell die Teilprojektleiter können aus diesem den größeren Zusammenhang, ihre Ziele und Aufgaben sowie ihre eingeplanten Ressourcen entnehmen. Das Pflichtenheft stellt gleichzeitig den Abschluss der Planungsphase dar. Gemeinsam mit dem „Projektplan“ (Zusammenfassung aller Pläne) ergibt dieses sozusagen das „Design“ des Projektes.

Die Aufgabe der Planungsphase besteht ausschließlich in der Erstellung umfassender Planungsunterlagen

Wesentliche Projektmanagementwerkzeuge der Planungsphase sind der Projektstrukturplan, die Projekt-Studie, der Projektplan sowie das Pflichtenheft. Darüber hinaus können zu den Projektmanagement-Werkzeugen die Quality-Gates sowie die Terminpläne mit ihren Meilensteinen, die Darstellung des Meetingmanagements und die Organisationsstruktur gezählt werden. Die Aufgabe dieser Projektmanagement-Werkzeuge besteht dabei ausschließlich in der Erstellung umfassender und systematischer Planungsunterlagen.

Nachdem das Projekt genehmigt und das Pflichtenheft vom Auftraggeber unterschrieben ist, beginnt die Durchführungsphase

Bild 2.4: Regelkreis der Projektplanung

Die Projektdurchführung ist die spannendste, anstrengendste und kostspieligste Phase