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- Herausgeber: Jörg Schieb
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2023
Kollaboration: Kaum ein Begriff hat sich in den vergangenen Jahren und Monaten in der Arbeitswelt so verbreitet wie dieser. Teams werden immer internationaler, Organisationen gehen von festen Teams über zu aufgabenabhängigen Arbeitsgruppen. Grund genug, die grundsätzliche Arbeitsweise zu überdenken, und das nicht nur in der Arbeitswelt, sondern auch im Privaten. Mit den richtigen Tools, lassen sich wunderbar einfach im Team Termine abstimmen, Projekte starten und verwalten, Dokumente erstellen und bearbeiten - und niemand verliert den Überblick. Solche Tools sind meist kostenlos und sehr leistungsfähig. In diesem eBook steht, wie Ihr vorgehen solltet, wenn Ihr Termine abstimmt und/oder mit anderem im Team arbeiten wollt. Das spart eine Menge Zeit und macht Spaß.
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
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Inhaltsverzeichnis
Autor: Jörg Schieb
Impressum: Redaktion schieb.de Humboldtstr. 10 40667 Meerbusch Kontakt: [email protected] www.schieb.de
Gemeinsam sind wir stärker
Gemeinsame Termine finden
Kontakte und E-Mails optimieren
Optimal in Microsoft Teams arbeiten
Sofortmeetings mit Teams
Gemeinsam Chillen: Musik/Videos teilen
Autor: Jörg Schieb
Impressum: Redaktion schieb.de Humboldtstr. 10 40667 Meerbusch Kontakt: [email protected] www.schieb.de
Gemeinsam sind wir stärker
Kollaboration: Kaum ein Begriff hat sich in den vergangenen Jahren und Monaten in der Arbeitswelt so verbreitet wie dieser. Teams werden immer internationaler, Organisationen gehen von festen Teams über zu aufgabenabhängigen Arbeitsgruppen.
Grund genug, die grundsätzliche Arbeitsweise zu überdenken, und das nicht nur in der Arbeitswelt, sondern auch im Privaten.
Je eher Ihr darauf vorbereitet seid, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren, desto schneller erledigt Ihr Eure Aufgaben. Sowohl im Büro, aber auch zuhause im Kreis der Freunde, der Familie oder des Vereins.
Dabei ist das Teilen von Dateien nur ein winzig kleiner Teil: Die Abstimmung und Nachverfolgung von gemeinsamen Terminen, in denen alle Teilnehmer Zeit haben, das Einrichten von Verteilerlisten hat genauso viel Optimierungspotenzial wie die Durchführung einer schnellen, effizienten Videokonferenz in Teams oder der gemeinsame virtuelle Filmabend nach einem anstrengenden Arbeitstag gehören genauso dazu!
Gemeinsame Termine finden
Egal, ob beruflich oder privat: Bei unseren überfüllten Terminkalendern ist das Finden eines gemeinsamen Termins von mehr als zwei Personen manuell oft ein hoffnungsloses Unterfangen. Die dann auch noch so vorzubereiten, dass alle Teilnehmer alle Informationen haben, erhöht den Schwierigkeitsgrad noch mehr. Dabei haben Windows und die Office-Programme die meisten Mittel für eine optimale Vorbereitung schon integriert!
Termine über externe Dienste vereinbaren
Termine abstimmen mit FindTime
Teilnehmer eines Termins abzustimmen ist wie das Hüten eines Flohzirkus. Kaum habt Ihr einen Teilnehmer angeschrieben und seine Verfügbarkeit erfahren, da kann der nächste genau zu dem Termin nicht. Je höher die Zahl der Teilnehmer, desto höher der Aufwand. Wenig bekannt ist, dass Microsoft für Office 365 einen eigenen Dienst anbietet: FindTime.
FindTime könnt Ihr hier kostenlos herunterladen. Die Installation findet nach der Anmeldung mit Eurem Office 365-Konto direkt im Outlook statt. Positiv: Ihr benötigt keine Administrator-Rechte, die Installation funktioniert also ohne Einbindung der IT-Abteilung.
Nach der Installation findet Ihr in Outlook eine neue Schaltfläche Reply with Meeting Poll.
Legt eine neue E-Mail an und tragt die Teilnehmer des Termins als Empfänger dieser Mail ein.
Dann klickt auf die Schaltfläche. Ihr erhaltet eine visuelle Kalenderansicht, in der Ihr Tage und Zeiträume auswählen könnt, die Ihr als Termin vorschlagen wollt. Dabei ist es egal, wie viele Ihr auswählt.
Nach dem Abschluss der Vorauswahl werden die Vorschläge in die E-Mail eingebettet.
Versendet nun die E-Mail.
Beim Empfänger erscheint nun in der Mail eine Schaltfläche, mit der er die für ihn möglichen Zeiträume anwählen kann.
Diese werden Euch als Antwort gesendet. Alle Antworten werden dann zusammengeführt, sodass Ihr sehen könnt, zu welchem Termin die meisten Teilnehmer können.
Schnell Termine organisieren: Doodle
Wenn Ihr keine App herunterladen wollt oder könnt oder kein Microsoft 365-Abo habt, sondern stattdessen von überall her Termine organisieren wollt, dann geht auch das mit wenig Aufwand: Mit Doodle gibt es einen Dienst (inklusive optionaler App), der das für Euch übernimmt.
Am Anfang steht trotzdem ein wenig Gehirnschmalz: Ihr müsst Euch einige potenzielle Termine überlegen, die Ihr den Teilnehmern zur Auswahl stellen wollt.
