Gestaltung der Kommunikation im Unternehmen E-Book

Klaus Doppler

• Herausgeber: Campus Verlag
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2014

Seitenzahl: 57

Beschreibung

Führungskräfte sind zu 80 Prozent ihrer Zeit mit Kommunikation beschäftigt. Die präzise Aufnahme, rasche Weiterleitung und richtige Verarbeitung jeder Information ist Kernaufgabe einer Führungskraft. Bei Change-Management-Prozessen gibt es im Unternehmen eine Doppelbelastung: reibungsloser Ablauf des Tagesgeschäfts und Implementierung der Neuerung. Hier sind sorgfältige Koordination und eine eindeutige Zielvermittlung gefordert. Klaus Doppler und Christoph Lauterburg bieten eine Fülle von Kommunikationsmaßnahmen an, mit denen Sie Zeit sparen und die Qualität der Informationsgewinnung und -streuung erhöhen können.

Leseprobe

Klaus Doppler, Christoph Lauterburg

Gestaltung der Kommunikation im Unternehmen

Campus VerlagFrankfurt/New York

Über das Buch

Führungskräfte sind zu 80 Prozent ihrer Zeit mit Kommunikation beschäftigt. Die präzise Aufnahme, rasche Weiterleitung und richtige Verarbeitung jeder Information ist Kernaufgabe einer Führungskraft. Bei Change-Management-Prozessen gibt es im Unternehmen eine Doppelbelastung: reibungsloser Ablauf des Tagesgeschäfts und Implementierung der Neuerung. Hier sind sorgfältige Koordination und eine eindeutige Zielvermittlung gefordert. Klaus Doppler und Christoph Lauterburg bieten eine Fülle von Kommunikationsmaßnahmen an, mit denen Sie Zeit sparen und die Qualität der Informationsgewinnung und -streuung erhöhen können.

Über die Autoren

Klaus Doppler (München) und Christoph Lauterburg (Winterthur/Schweiz) sind seit vielen Jahren selbstständige Organisationsberater. Sie haben sich auf die Begleitung von Entwicklungsprozessen spezialisiert und beraten angesehene Unternehmen sowie staatliche Institutionen beim strukturellen und kulturellen Umbau.

Von Klaus Doppler sind ebenfalls im Campus Verlag erschienen: Unternehmenswandel gegen Widerstände (3. Auflage 2014), Der Change Manager (2. Auflage 2011) und Feel the Change! (2012).

Inhalt

Gestaltung der Kommunikation im Unternehmen

Kommunikation und Veränderung

Herausforderung Nr. 1: Bewältigung der Informationsflut

Herausforderung Nr. 2: Von der Information zur Verständigung

Die geregelte Kommunikation im Unternehmen

Kommunikation zwischen außen und innen

Netzwerk regelmäßiger Führungsbesprechungen

Das ergänzende Instrumentarium

Die informelle Kommunikation

Gesetzmäßigkeiten der Kommunikation

Gestaltung der Kommunikation im Unternehmen

Kommunikation und Veränderung

Statistiken zeigen, dass Führungskräfte 80 Prozent ihrer Zeit mit Kommunikation beschäftigt sind – in Gesprächen, Sitzungen und Konferenzen sowie beim Analysieren, Aufbereiten und Weiterleiten von Informationen. Die meisten beklagen sich auch noch darüber: »Man hängt nur noch in Sitzungen herum, muss zwischendurch seine E-Mails bearbeiten und hat keine Zeit mehr für die eigentliche Arbeit!« Da kann man nur sagen: Irrtum! Kommunikation ist die eigentliche Arbeit, Kommunizieren ist der Job der Führung. Wer dafür gesorgt hat, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen und dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit die richtigen Fragen auf die richtige Art und Weise so miteinander bearbeiten, dass die richtigen Entscheidungen getroffen werden, der hat seinen Job als Manager hervorragend getan. Die Infrastruktur der Kommunikation ist nämlich das Nervensystem des Unternehmens.

Funktionsstörungen im Nervensystem des menschlichen Körpers können – je nachdem, welche Nervenstränge betroffen sind – die vielfältigsten Symptome zeitigen: Die Hände können zittern; es können kleinere oder auch große Lähmungen auftreten; man kann mit gesunden Augen erblinden; man kann sich schwere Verbrennungen zuziehen, weil der Schmerz nicht weitergeleitet wird; oder man kann überhaupt nicht mehr gehen, weil einzelne Muskelpartien nicht auf die Steuerungsimpulse des Gehirns ansprechen – von schweren, bis zum Tod führenden Störungen des Stoffwechsels gar nicht zu reden.

Exakt so ist es auch bei einem Unternehmen: Sein Wohl und Wehe hängt davon ab, ob die Informationen aus dem Umfeld präzise genug aufgenommen, intern rasch weitergeleitet und richtig verarbeitet werden. Allein schon das operative Tagesgeschäft erfordert eine effiziente Koordination und Steuerung. Sobald aber irgendwelche Veränderungen ins Haus stehen, steigt der Kommunikationsbedarf enorm an: Das Tagesgeschäft muss störungsfrei weiterlaufen, gleichzeitig und parallel dazu aber müssen Innovationen vorbereitet und umgesetzt werden. Beide Prozesse müssen in sich gut koordiniert, darüber hinaus aber auch noch sorgfältig aufeinander abgestimmt werden. Dies ist nur möglich, wenn alle Beteiligten genau wissen, was wann warum zu geschehen hat. Qualifizierte Kommunikation wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor. In einer Zeit, da Veränderung nicht die Ausnahme, sondern den Normalzustand darstellt, ist es keine grobe Vereinfachung, wenn Peter Drucker sagt: Management ist Kommunikation. Insgesamt stehen wir vor der doppelten Herausforderung, erstens die Informationsflut zu bewältigen und zweitens auf der Basis der richtigen Informationen eine echte Kommunikation herzustellen.

Herausforderung Nr. 1: Bewältigung der Informationsflut

Ein häufiges Bild in vielen Vorstandsetagen noch vor wenigen Jahren: In den Vorzimmern wurde mit dem Computer gearbeitet, der eine oder andere Vorstand hatte zwar vielleicht einen Computer auf dem Schreibtisch stehen (vielleicht war es auch nur ein Dummy), arbeitete aber selbst nicht wirklich damit. Alles, was mit Computer zu tun hatte, lief über das Sekretariat; E-Mails wurden diktiert beziehungsweise ausgedruckt. Mittlerweile hat sich diese Situation drastisch geändert: Handys mit Internetzugang und Push-E-Mail-Funktion gehören mittlerweile zur Grundausstattung von Managern und wichtigen Mitarbeitern. An Flughäfen, in Zügen, in Konferenzen – und auch am fernen Meeresstrand kann man hautnah miterleben, wie Manager intensiv mit ihrem kleinen elektronischen Helfer hantieren, sich aus dem Internet aktuelle Informationen besorgen oder elektronisch ihre Korrespondenz erledigen. Motto: immer erreichbar und immer reaktionsfähig – in Echtzeit, rund um den Globus und in international agierenden Unternehmen auch rund um die Uhr – egal, mit was man sich gerade geschäftlich oder auch privat beschäftigt. Endlich schien der technologische Durchbruch gelungen.

Inzwischen sieht die Welt schon wieder anders aus: Was am Anfang als Segen erlebt wurde, ist für viele zum Fluch geworden. Immer lauter werden die Klagen: Ich werde zugeschüttet, ja geradezu zugemüllt, mit einer Flut von Informationen. Fast schon resignativ klingen die Fragen: Gibt es ein Entrinnen aus dieser Flut? Wie kann ich mich schützen vor unerwünschten Informationen? Wie kann ich unterscheiden zwischen wichtig und unwichtig? Wie kann ich Informationen so steuern, selektieren und strukturieren, dass sie mich nicht unnötig Zeit kosten, mich nicht dauernd bei meinen aktuellen Tätigkeiten stören?

Das Rad der technologischen Entwicklung wird sich sicher nicht mehr zurückdrehen lassen. Beim Blick auf die Praxis lassen sich allerdings zwei sehr unterschiedliche Arten erkennen, wie Menschen mit dieser Situation umgehen:

Auf der einen Seite sind diejenigen, die sich als Opfer einer Entwicklung sehen, der man scheinbar nichts entgegensetzen kann. Sie fühlen sich wie in einem Hamsterrad getrieben – und treiben selbst wieder andere an. Beinahe zwanghaft checken sie in immer kürzeren Abständen den Nachrichtenstand auf ihren Geräten und fühlen sich genötigt, sofort zu reagieren. Sie klagen und leiden teilweise auch mit körperlich sichtbaren Stresssymptomen unter der Knute dauerhafter Rufbereitschaft, dem Anspruch, prinzipiell immer im Dienst zu sein – auch privat, auch im Urlaub –, und die Familie leidet mit.

Auf der anderen Seite wächst die Zahl derer, die sich diesem scheinbaren Automatismus nicht ausliefern, sondern Möglichkeiten erkunden und ausprobieren, sich in diesem Feld professionell zu bewegen, d.h. sich die richtigen Informationen zeitnah ohne größeren Aufwand zu besorgen, über technische Hilfsmittel den Dialog aufzunehmen, aber alles in dosierter und kontrollierter Form.

Das betrifft in erster Linie den Umgang mit E-Mails; ein Instrument, welches aus dem Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken ist, weil der E-Mail-Verkehr neben dem Telefon zum Hauptmedium geworden ist und enorm viel Zeit, Energie und Aufmerksamkeit erfordert – allerdings mit einem ebenso enormen Effizienzgewinn, wenn es denn gelingt, das Instrument richtig zu nutzen:

→ Empfehlung Nr. 1

E-Mails generell durch Filter oder automatische Kategorisierung selektieren und strukturieren.

→ Empfehlung Nr. 2

Mit potenziellen Kooperationspartnern zum Beispiel zwei Grundregeln vereinbaren:

erstens

, es werden nur direkt adressierte E-Mails beantwortet – und auch diese nur dann, wenn klar ist, was konkret erwartet wird, z.B.

Bestätigung der übermittelten Information,

Meinungsbekundung,

Entscheidung,

Übernahme einer Aufgabe,

zweitens

, alle E-Mails, in denen man lediglich als cc einkopiert ist, werden nicht besonders beachtet und schon gar nicht beantwortet.