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- Herausgeber: Books on Demand
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
Mit Microsoft Office Access 2013 ist das dritte Buch aus der Office 2013 - Reihe erschienen. Nach Word und Excel befasst sich dieses Buch ausschließlich mit den Grundlagen der Desktop-Datenbank. Die Erstellung von Web Apps wird in einem späteren Band beschrieben. Vor der Einführung in Access werden die Grundlagen von Datenbanken und die Aufbereitung von Daten und deren Normalisierung entsprechend der Regeln behandelt. Das Buch richtet sich ausdrücklich an Einsteiger bzw. Umsteiger von sehr frühen Office-Versionen.
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Seitenzahl: 70
Veröffentlichungsjahr: 2016
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Ähnliche
Inhaltsverzeichnis
Datenbanken - Theoretische Grundlagen
Was ist eine Datenbank?
Manuelle Datenbanken
EDV-gestützte Datenbanken
Die Tabelle in der Datenbank
Datensatzaufbau
Relationale Datenbanken
Primärschlüsselfelder und Fremdschlüsselfelder
Primärschlüsselfeld
Fremdschlüsselfeld
Beziehungen
1 : n-Beziehung
n : m-Beziehung
1 : 1-Beziehung
Referentielle Integrität
Normalisierung von Relationen
Die Normalformen
Erste Normalform (1. NF)
Zweite Normalform (2. NF)
Dritte Normalform (3. NF)
Indizes
Die Benutzeroberfläche von Access 2003
Die Oberfläche nach dem Start von Access 2003
Die Erstellung einer Desktop-Datenbank
Die erste Tabelle
Vorüberlegung
Festlegung der Tabellenzahl
Eine Beispielanwendung aus der Praxis
Tabellenerstellung mit dem Assistenten
Datentypen
Tabellenerstellung ohne Assistenten
Entwickeln einer dritten Tabelle
Feldeigenschaften
Ungarische Notation
Eingabe und Änderung von Daten
Änderung der Datenstruktur
Bewegen in den Tabellen
Datensätze in der Tabellenansicht suchen
Suchen von bestimmten Datensätzen
Arbeiten mit Anwenderparts – früher Data Parts
Tabellen verknüpfen
Beziehungen erstellen
Beziehungenlöschen
Abfragen
Trennen von Daten und Pflege
Was leisten Abfragen
Alle Felder aus einer Tabelle wählen
Ändern und Löschen von Abfragebestandteilen
Datensätze sortieren
Exkurs zum Index
Leistungsverbesserung mit Indizes
Datensätze beschränken
Komplexe Abfragen
Verknüpfung von Tabellen in Abfragen
Berechnen von neuen Feldern
Abfrage mit Parametern
…und Stellvertreterzeichen
…und Aggregatfunktion
Serienbriefe aus einer Abfrage erstellen
Ereignisabfragen
Die Tabellenerstellungsabfrage
Die Aktualisierungsabfrage
Die Löschabfrage
Die Anfügeabfrage
Formulare erstellen
Formulare mit dem Assistenten erstellen
Erstellen von „Endlosformularen“
Erstellen von Datenblattformularen mit bedingter Formatierung
Arbeiten mit Formularen
Bewegen in Formularen
Datensätze hinzufügen
Datensätze löschen
Speicherung und Eingabe von Änderungen
Änderungen rückgängig machen
Suchen und ersetzen
Ändern eines Formularentwurfs
Formular in der Entwurfsansicht
Erstellen einer Überschrift
Markieren von Steuerelementen
Verschieben von Steuerelementen
Berichte – Drucken in Access
Listendruck mit dem Berichtsassistenten
Erstellen eines tabellarischen Berichts
Einspaltige Berichte mit dem Berichtsassistenten erstellen
Nachbesserung von Hand
Text ändern und einfügen – Berichtskopf und Seitenkopf
Felder verschieben und einfügen – Detailbereich
Microsoft, Office und Access sind entweder eingetragene Marken oder Handelsmarken der Microsoft Corporation in den USA und/oder in anderen Ländern.
Die in diesem Buch genutzten Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.
Datenbanken - Theoretische Grundlagen
Was ist eine Datenbank?
Eine Datenbank ist eine Ansammlung von Informationen, die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen, z. B. die Verwaltung von Büchern in einer Bibliothek, Waren im Warenlager oder Gehaltsabrechnungen im Betrieb.
In der Datenverarbeitung spricht man von einem Datenbanksystem, wenn dieses aus einer Datensammlung und einem Verwaltungssystem besteht. Die Datensammlung ist nach einer bestimmten Struktur aufgebaut und das Verwaltungssystem organisiert die Zugriffe auf die Datenbank und deren Bestand. Dieses bedeutet nichts anderes, als dass dieses Verwaltungssystem dem Nutzer ermöglicht, bestimmte Informationen (Daten) zu erfassen, zu speichern, wieder aufzufinden, zu aktualisieren oder weitere Operationen mit den Daten durchzuführen, wie z. B. das Sortieren nach bestimmten Kriterien.
Wir haben also ein
Datensammelsystem und ein
Verwaltungssystem.
Manuelle Datenbanken
Ein Beispiel für manuelle Datenbanken ist der Karteikasten. Das Auffinden der Daten wird hier durch zusätzliche Register (Verwaltungssystem) erleichtert. Ein Karteikasten enthält zusammengehörende, nach bestimmten Kriterien geordnete Daten. Jede Karte enthält i. d. R. die gleiche, festgelegte Anzahl von Eintragungen. Der Benutzer erfasst seine Daten manuell auf eine Karteikarte und ordnet diese nach den von ihm bestimmten Kriterien in seinen Karteikasten. Um Änderungen vornehmen zu können, muss er die entsprechende Karte aus dem Karteikasten heraussuchen, die Daten ändern und die Karte dann wieder an seinen Platz zurückstellen.
EDV-gestützte Datenbanken
Wie schon erwähnt, besteht jede Datenbank aus einer Datensammlung und einem Verwaltungsprogramm, das diese Datensammlung nach bestimmten Kriterien organisiert und kontrolliert.
Im Vergleich mit den oben genannten Datenbanken weisen EDV-gestützte Datenbanken erhebliche Vorteile auf. Sie erlauben
eine bequemere Erfassung der Daten
schnelleres Finden
einfachere, z. T. automatische
Aktualisierung der Daten
flexible datenbankübergreifende Anordnung und Zusammenstellung von Daten und ermöglicht dadurch das
Aufdecken bisher unbekannter Informationszusammenhänge und damit eine
effektivere Auswertung der Daten.
Die Tabelle in der Datenbank
Jede Datenbank besteht aus beliebig vielen, gleichartigen Datensätzen, wobei ein Datensatz einer Tabellenzeile entspricht. Jeder Datensatz besteht aus einer bestimmten Anzahl von Datenfeldern, hier entspricht jedes Feld einer Tabellenspalte. Es ergibt sich somit insgesamt ein tabellenartiger Aufbau. Eine Datenbank kann mehrere Tabellen enthalten.
Kundendatenbank (Tabellenform)
Jeder Datensatz dieser Tabelle setzt sich aus genau fünf Datenfeldwerten zusammen und hat somit die gleiche Datenstruktur. Er zeigt zusammengehörige Informationen zu einem Kunden in einer Zeile an.
Datensatzaufbau
Der erste Schritt zur Erstellung einer Datenbankdatei ist die Festlegung des Datensatzaufbaus (Datenstruktur), also die Definition der erforderlichen Datenfelder eines Datensatzes.
Für jedes einzelne Datenfeld müssen die nun folgende Merkmale angegeben werden
Datenfeldname
Der Datenfeld-Name sollte auf den Verwendungszweck des Feldes hinweisen. Die Datenfeldnamen der Tabelle ´Kunde´ heißen in diesem Beispiel: ´Kundennummer´ ´Name´, ´Vorname´, ´PLZ´ und ´Ort´.
Man könnte auch noch als Präfix (Vorsilbe) eine Abkürzung des Datenfeldtyps schreiben. (Siehe „Ungarische Notation“)
Datenfeldtyp
Der Datenfeld-Typ richtet sich nach dem geplanten Verwendungszweck.
Man unterscheidet hier z. B. Text und Zahlenfelder.
Während Textfelder lediglich "starre" Informationen enthalten, können mit den Inhalten der Zahlenfelder Berechnungen durchgeführt werden. Als Beispiel hierfür ist der Datenfeldtyp für das Datenfeld ´Name´ gleich ´Text´.
Datenfeldlänge
Für jedes Datenfeld muss eine genaue Länge festgelegt werden, um entsprechend Platz für den Feldeintrag zu schaffen; z. B. braucht das Feld PLZ in Deutschland genau 5 Zeichen, der Ort braucht sicher mehr und die Kundennummer eventuell auch. Man muss sich also frühzeitig überlegen, wie viel Einträge man an jeder Stelle braucht.
Relationale Datenbanken
Microsoft Access ist ein relationales Datenbank-Managementsystem (RDBMS). Das „Relationale“ bezieht sich auf die Anordnung von Daten in Zeilen und Spalten einer Tabelle.
Pro Kreuzung [Zeile/Spalte] darf nur 1 Wert stehen.
Eine Access-Datenbank enthält im Normalfall mehrere Tabellen und zusätzlich Informationen darüber, wie die Tabellen zusammenhängen.
Ein Beispiel:
In einem Tennisclub gibt es eine Datenbank, in der alle Clubmitglieder mit ihren persönlichen Daten (Mitgliedsnummer, Name, Adresse, Mannschaft etc.) eingetragen werden. In der Regel kann ein Mitglied in mehreren Mannschaften spielen. Bestünde die Datenbank aus nur einer Tabelle, müsste für Mannschaft eine eigene Zeile angelegt werden, die jeweils dieselben persönlichen Daten enthält.
Eine große Tabelle für alle Informationen
Erstens enthält diese Tabelle redundante Informationen (Vorname, Nachname, Ort). Zweitens müsste man bei einem Umzug der Person diese Änderung in jeder Zeile vornehmen. Ein großer Aufwand. Gibt es nun mehrere Tabellen die man zueinander in Beziehung setzten kann, wird die Änderung der Adresse nur einmal in der Tabelle für Adressen vorgenommen und danach mit der Tabelle für die Mitgliedsnummer verknüpft.
So kann jede Mannschaft, in der das Mitglied tätig ist, über die Mitgliedsnummer auf die aktuelle Adresse zugreifen. Das ist mit Access möglich.
Mitgliederdatei
Mannschaftsdatei
In diesem Beispiel enthält die erste Tabelle z. B. die persönlichen Daten aller Mitglieder, die zweite alle Mannschaften/Verantwortungsbereiche, denen ein Mitglied zugeteilt ist. Will man nun die Adresse eines Mannschaftsmitglieds nachschlagen, schaut man in der Mannschaftsdatei nach der Mitgliedsnummer und sucht dann in der Mitgliederdatei nach dem Datensatz, der die jeweilige Mitgliedsnummer enthält.
Primärschlüsselfelder und Fremdschlüsselfelder
Primärschlüsselfeld
Ein Primärschlüsselfeld ist ein besonderes Feld (Spalte) einer Tabelle. In dieser Spalte darf jeder Wert nur einmal vorkommen. Duplikate sind nicht erlaubt. Dieses Feld verknüpft eine Tabelle mit der anderen und dient zur eindeutigen Zuordnung der verschiedenen Daten aus mehreren Tabellen.
Ein einzelner Wert in diesem Feld ist der Primärschlüssel. In der obigen Mitgliedertabelle ist die Mitgliedsnummer der Primärschlüssel. Dieser Wert kommt nur einmal vor.
So weiß man genau welches Mitglied gemeint ist, auch wenn Mitglieder zufälligerweise dieselbe Adresse oder denselben Namen haben.
