Planificación y Organización - Pilar Carrasco Ureña - E-Book

Planificación y Organización E-Book

Pilar Carrasco Ureña

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  • Herausgeber: WS
  • Kategorie: Fachliteratur
  • Sprache: Spanisch
  • Veröffentlichungsjahr: 2018
Beschreibung

• Entender en qué consiste la planificación y la organización en el trabajo diferenciando entre eficacia y eficiencia.
• Conocer cuáles son los pasos y cómo se realiza la planificación.
• Conocer los propósitos y objetivos para planificar.
• Entender la capacidad de liderazgo y auto-liderazgo.
• Conocer en qué consiste el trabajo en equipo y los roles que se dan en el mismo.
• Conocer nuevos hábitos para la Planificación y Organización del trabajo y del tiempo.
• Conocer y entender las técnicas y herramientas tecnológicas para organizar nuestro trabajo y nuestro tiempo.


1. Concepto de Planificación y Organización en el trabajo
2. Eficacia y eficiencia aplicada a la Planificación y Organización en el trabajo
3. El método SMART para la fijación de objetivos
4. Análisis DAFO y planificación estratégica
5. Técnicas para organizar nuestro trabajo

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Seitenzahl: 77

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Planificación y organización

UD1.Planificación y organización en el trabajo 7

1.1. ¿Qué entendemos por planificación y organización del trabajo? 9

1.2. Diferencia entre eficacia y eficiencia aplicada a la planificación y organización en el trabajo. 10

1.3. Pasos de la Planificación. 11

1.4. Fijar propósitos y objetivos para planificar (Método SMART) 12

1.5. Análisis DAFO y planificación estratégica. 15

1.6. Cómo realizar la planificación. 18

1.6.1. Especifica con claridad las metas 19

1.6.2. Programa desde el corto hasta el largo plazo 20

1.6.3. Plan de actividades, lista de tareas 21

1.6.4. Establecer prioridades para planificar (Cuadrantes de Stephen Covey) 22

1.6.5. Asuntos rutinarios. 26

1.6.6. Programar y reservar tiempos abiertos para las actividades de mayor duración. 26

1.6.7. Tareas difíciles 27

1.6.8. Técnica de la visualización 27

1.6.9. Ajustarse a lo programado 29

1.6.10. Gestionar imprevistos 29

1.7. Auto-liderazgo y liderazgo 30

1.8. Trabajo en Equipo 31

1.8.1. Roles de un equipo de trabajo 35

UD2.Técnicas y herramientas para organizar nuestro trabajo y nuestro tiempo 39

2.1. Introducción 41

2.2. Creación de nuevos hábitos 41

2.3. Tu espacio de trabajo 43

2.3.1. Mobiliario funcional 44

2.3.2. Piensa en el confort 44

2.3.3. Ambiente apacible 44

2.3.4. Iluminación 45

2.3.5. Exceso de cosas 45

2.3.6. Organización de carpetas 45

2.3.7. Cuaderno de trabajo 47

2.4. Organiza tu jornada diaria 48

2.4.1. Escribe y clarifica las 3 tareas más importantes del día. 49

2.4.2. Delegación de tareas y sus ventajas. 51

2.4.3. Pasos para delegar con eficacia. 55

2.4.4. Tiempos asignados a las tareas. 57

2.4.5. Interrupciones 58

2.4.6. Aprender a decir “no” con elegancia 59

2.5. Organiza una semana de trabajo 60

2.5.1. Trabajar con listas 61

2.5.2. Agrupar tareas por bloques de tiempo. (Time blocking) 62

2.6. Tecnología y herramientas de planificación y organización. 66

2.6.1. 2.6.1 Aplicaciones que puedes utilizar. 66

2.7. 2.7. Evaluación de la planificación y organización del trabajo. 68

Glosario 73

Bibliografía 75

UD1

Planificación y organización en el trabajo

1.1.¿Qué entendemos por planificación y organización del trabajo?

La planificación es la hoja de ruta sobre la que nos guiaremos para el futuro y la dirección de nuestro proyecto, así como la suma de decisiones que adoptaremos para alcanzar los objetivos deseados.

Con la planificación entrará en juego la capacidad de determinar eficazmente los objetivos, prioridades, métodos y controles para desempañar tareas, mediante la organización de las actividades con los plazos y los medios disponibles para llegar a nuestro objetivo.

Esto nos va a ayudar a plantear un objetivo y a la misma vez enfocar nuestro tiempo y nuestros recursos a una sola dirección y sacarle el mayor provecho posible.

La competencia de planificación es una competencia transversal, es decir, que afecta a otras competencias como la toma de decisiones, organización, auto-liderazgo, liderazgo, etc., y estará presente en nuestra trayectoria profesional y personal.

1.2.Diferencia entre eficacia y eficiencia aplicada a la planificación y organización en el trabajo.

Hay una diferencia muy sutil entre ambas definiciones. Ésta fina línea que separa la eficacia y la eficiencia marca la distancia entre un servicio realizado con calidad.

Podemos comenzar consultando lo que dice la RAE (Real Academia de la lengua española) sobre las definiciones de las palabras, para poder entender mejor estos conceptos.

–Eficacia: “Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”, por lo que sabemos que una persona es eficaz cuando puede lograr el objetivo o tarea que se ha propuesto.

–Eficiencia: “Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”.

Entonces, ¿Cuál es la diferencia entre eficiencia y eficacia?

Podemos decir que la persona eficaz consigue los resultados deseados de forma satisfactoria independientemente de los recursos utilizados, la persona eficiente es aquella que lleva a cabo la tarea con el menor número de recursos posible.

Sabemos que un profesional es eficaz cuando puede cumplir con las tareas que se le asignan. Si bien, esa persona también será eficiente si es capaz de realizar la tarea con los medios que tenga a su alcance, aunque éstos sean limitados.

1.3.Pasos de la Planificación.

A continuación, se enumeran una serie de preguntas que nos ayudarán a enfocar y concretar la planificación, porque ya sabemos todos que donde ponemos el “foco” va la energía, y cuando nuestras intenciones son claras... los objetivos se materializarán, pero sólo hasta los límites de nuestra claridad.

Tener claros estos aspectos que nos darán la dirección correcta para empezar, además de la confianza y motivación que necesitamos también para el auto-liderazgo y liderazgo.

Buenas preguntas, buenos resultados y debemos apoyarnos en una estrategia bien definida y unos nuevos hábitos que deberemos tomar, por lo que empezaremos con el planteamiento de las siguientes preguntas, donde te pedidos que las realices con el tiempo suficiente para pensarlas bien, con claridad y bien definidas, dado que ya sabemos que es más importante la dirección que la velocidad.

1.¿A dónde queremos ir?

2.¿Cuál es el principal objetivo detrás de nuestro plan?

3.¿De qué plazo disponemos para llegar a nuestro objetivo?

4.¿Qué acciones deberemos emprender para lograrlo?

5.¿Con qué medios disponemos para garantizar la viabilidad del plan?

6.¿Cuáles son las metas intermedias para ir comenzando a ver los primeros resultados?

7.¿Cuál es la fecha de inicio?

1.4.Fijar propósitos y objetivos para planificar (Método SMART)

Nuestro objetivo es el destino final al que nos dirigimos, siendo la suma de nuestras metas intermedias. Por eso necesitamos que esté bien definido y estructurado antes de comenzar.

El acrónimo S.M.A.R.T. (inteligente en inglés), lo usaremos como recurso nemotécnico para recordar las principales características que tiene un objetivo.

–S (Specific) Específico.

¿Cuál es específicamente nuestro objetivo? Un objetivo cumple el requisito de ser específico cuando hablamos de algo concreto, es decir, responde al “qué”, al “cuándo”, al “dónde” CORRER LA MARATÓN DE MADRID DE 2019. Si en nuestro objetivo no pusiéramos maratón ni Madrid, el objetivo no sería específico, simplemente sería correr, y para alcanzar bien los objetivos éstos tienen que estar bien definidos, por ello, especificamos la categoría, el lugar y la fecha de nuestro objetivo.

∙¿Qué quiero alcanzar mi objetivo?

∙¿Para qué?

∙¿Implica a otras personas?

–M (Measurable) Medible.

Medible. ¿Se trata de un objetivo cuantificable y podemos medirlo? ¿Cómo puedo medir los resultados? Recuerda que es necesario alguna cifra de referencia que pueda evaluar nuestro objetivo, en nuestro ejemplo, una maratón son 42Km.

∙¿Cuánto/s?

∙¿Cómo sabré que lo he conseguido?

–A (Achievable) Alcanzable.

¿Es posible cumplir el objetivo con las fechas establecidas y con los recursos que dispongo? El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta nuestra realidad de recursos. Hacer una maratón sin haber entrenado previamente puede no ser alcanzable, pero con un entrenamiento semanal, controlado y en un plazo de tiempo adecuado, el objetivo es alcanzable.

∙¿Tengo los conocimientos/recursos necesarios? ¿Estoy dispuesto a realizar el esfuerzo?

∙¿Tengo las habilidades necesarias? ¿Las puedo aprender?

∙¿Tengo los recursos necesarios (tiempo, dinero, etc.)? ¿Los puedo conseguir? ¿Estoy dispuesto a realizar el esfuerzo?

∙Según mi realidad actual, ¿es previsible que lo consiga?

∙¿Cómo voy a hacer para alcanzarlo?

–R (Realistic) Realista.

Para ello, debemos conocer nuestros límites, fortalezas, amenazas y tenerlos presentes. Tenemos que encontrar el equilibrio entre ser pretencioso y poco ambicioso con nuestros recursos. Si sabemos que queremos correr la maratón tenemos que saber hasta dónde podemos llegar.

En esta parte es importante quitarse las creencias que nos rondan cotidianamente como los “no puedo”, claro que esto sólo se logrará si sabes con qué recursos contamos, de otra manera, quizá sea probable que en verdad no podamos.

Hacer un análisis y ser realista nos ayudará también a evitar posteriores emociones negativas que nos desmotiven. Recuerda que los objetivos no alcanzados no deben ser desestimados, sino una lección de aprendizaje para buscar otro camino y hacer una nueva estrategia manteniendo siempre el compromiso.

∙¿Qué importancia tiene para mí?

∙¿Qué conseguiré?

∙¿Es el momento adecuado?

–T (Time Phased) Planeados por etapas.

Un objetivo definido sin un tiempo límite, no es un objetivo. Quizá este es uno de los factores más importantes que determinan si se cumple o no un objetivo. Si no le ponemos un tiempo de comienzo y uno de finalización, lo más probable es que nunca lo logremos, y se convierta en los temidos “deberíamos”.

Fijar el tiempo del objetivo nos ayudará a saber si lo estamos haciendo correctamente para llegar a la meta en el tiempo previsto.

Especifiquemos entonces un plazo límite invariable para cada meta.

∙Tiempo limitado. ¿Cuál es la fecha límite?

∙¿Cuándo debe estar conseguido?

∙¿Qué indicador tendré para saber si he terminado?

1.5.Análisis DAFO y planificación estratégica.

Muchas veces cuando terminamos la jornada laboral, nos damos cuenta que hemos hecho muchas cosas pero que realmente se han quedado otras muchas sin hacer, tenemos la sensación de que no tenemos el tiempo suficiente al día para realizar todo lo planificado, y además hemos desatendido nuestra vida personal, por lo que empieza a entrar “la parálisis por análisis” y tenemos la impresión de ya no saber por dónde empezar de la acumulación de cosas que aparecen en nuestra mesa de despacho y en nuestras responsabilidades personales.

Un error muy común es enfocarse sólo en un área de nuestras vidas, hay que recordar que la capacidad empresarial irá de la mano con nuestra capacidad personal, por lo que también tenemos que planificar áreas de nuestra vida, igual de importantes que las profesionales, para que el equilibrio se pueda cumplir.

Nuestro entorno, familia, nuestra salud, nuestros hobbies, nuestras relaciones en general, también marcarán un papel importante en estas prioridades, y aunque no parezca posible, si no planificamos estos factores en nuestras agendas, en nuestra planificación, en nuestro día a día, podemos cometer el error de no prestarle la atención requerida, y eso a largo plazo, ser una debilidad para nuestra vida.

Podemos hacer una planificación para ganar un millón de euros en un año, un objetivo SMART donde es Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Planeado por etapas. Podemos hacer nuestras metas con fecha límite y nuestras acciones perfectamente estructuradas y finalizadas, pero también podemos dejar muchas cosas en el camino por no atender o no priorizar lo que realmente era importante, como tu relación de pareja, hobbies, salud, etc.

Nuestra vida tiene tres espacios importantes a tener como prioridad: el personal, el social y el profesional.