PRINCE2 E-Book

Ingolf Speer

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 469

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

Dieses Buch stellt PRINCE2® 2017 sowie die Prüfungsinhalte PRINCE2® Foundation und PRINCE2® Practitioner ausführlich vor und bietet eine optimale Vorbereitung für ein erfolgreiches Examen. Die fundierte Vorbereitung auf die PRINCE2® Foundation- und Practitioner-Examen beinhaltet: - Vollständige Testprüfungen für beide Examen mit ausführlich erörterten Antwortoptionen - Viele weitere Prüfungsfragen und ausführliche Erklärungen - Erläuterungen zu allen PRINCE2®-Inhalten, wie den 7 Grundprinzipien, den 7 Themen (Business Case, Organisation, Qualität, Pläne, Risiko, Änderungen, Fortschritt) sowie den 7 Prozessen. PRINCE2® 2017 ist weltweit eine der meistverwendeten Methoden zur Durchführung von Projekten. Um dieses prozessorientierte Vorgehensmodell zur Steuerung von Projekten einzusetzen, ist nicht nur das Verständnis der Begriffe und Methoden erforderlich, sondern auch die konsequente Umsetzung der Prinzipien in der Praxis.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Die Autoren

1 Einführung

1.1 PRINCE2

®

– Vorstellung

1.2 Ziel dieses Buches

1.3 Aufbau des Buches

1.4 Arbeitsmaterial im Internet

1.5 Die App zur Prüfungsvorbereitung

2 Examensüberblick

2.1 Welche PRINCE2

®

-Zertifikate gibt es?

2.1.1 PRINCE2

®

Foundation und Practitioner

2.1.2 Gültigkeit der Zertifikate

2.1.3 PRINCE2

®

Agile Foundation und Practitioner

2.2 AXELOS als Lizenzinhaber

2.3 Peoplecert als Dienstleister

2.3.1 Registrierung vor Prüfung

2.3.2 Prüfungsdurchführung

2.3.3 Verwaltung des Zertifikats nach Prüfung

2.4 Prüfungsvorbereitung

2.5 Prüfungsstruktur Foundation

2.6 Prüfungsstruktur Practitioner

3 Vorbereitung auf die Foundation-Prüfung

3.1 PRINCE2

®

-Konzept

3.1.1 Lernziele zum PRINCE2

®

-Konzept

3.1.2 Der Aufbau von PRINCE2

®

3.1.3 Was macht ein PRINCE2

®

-Projekt aus?

3.1.4 Was ist ein Projekt?

3.1.5 Die sechs Dimensionen

3.1.6 Projektkontext

3.1.7 Projekte in einem kommerziellen Umfeld

3.1.8 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.2 PRINCE2

®

-Grundprinzipien

3.2.1 Lernziele zu den Grundprinzipien

3.2.2 Wie untermauern Grundprinzipien PRINCE2

®

als Methode?

3.2.3 Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

3.2.4 Lernen aus Erfahrungen

3.2.5 Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

3.2.6 Steuern über Managementphasen

3.2.7 Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (manage by exception)

3.2.8 Produktorientierung

3.2.9 Anpassen an das Projekt

3.2.10 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.3 Einführung in die PRINCE2

®

-Themen

3.3.1 Übersicht

3.3.2 Anpassung der Themen

3.4 Thema Business Case

3.4.1 Lernziele zum Thema Business Case

3.4.2 Einführung zum Thema Business Case

3.4.3 Anforderungen an den Business Case

3.4.4 Der Business Case aus Prozess-Sicht

3.4.5 Der Nutzenmanagement-Ansatz

3.4.6 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.5 Thema Organisation

3.5.1 Lernziele zum Thema Organisation

3.5.2 Einführung zur Organisation

3.5.3 Anforderungen an die Organisation

3.5.4 Rollen im Projektmanagement-Team

3.5.5 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.6 Thema Qualität

3.6.1 Lernziele zum Thema »Qualität«

3.6.2 Einführung zur Qualität

3.6.3 Qualitätsplanung und -steuerung

3.6.4 Anforderungen an die Qualität

3.6.5 Qualitätserwartungen des Kunden

3.6.6 Projektabnahmekriterien priorisieren

3.6.7 Produktbeschreibung

3.6.8 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.7 Thema Pläne

3.7.1 Lernziele zum Thema »Pläne«

3.7.2 Einführung zu Plänen

3.7.3 Anforderungen an Pläne

3.7.4 Beziehungen zwischen PRINCE2

®

-Plänen

3.7.5 Pläne entwerfen

3.7.6 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.8 Thema »Risiko«

3.8.1 Lernziele zum Thema »Risiko«

3.8.2 Einführung zum Thema Risiko

3.8.3 Anforderungen an das Thema »Risiken«

3.8.4 Empfohlenes Risikomanagementverfahren

3.8.5 Einrichten eines Risikobudgets

3.8.6 Risiken identifizieren

3.8.7 Risiken bewerten

3.8.8 Risikomaßnahmen planen

3.8.9 Risikomaßnahmen implementieren

3.8.10 Risikomaßnahmen kommunizieren

3.8.11 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.9 Thema »Änderungen«

3.9.1 Lernziele zum Thema »Änderungen«

3.9.2 Einführung zum Thema »Änderungen«

3.9.3 Anforderungen an das Thema »Änderungen«

3.9.4 Einrichten eines Änderungsbudgets

3.9.5 Issue- und Änderungssteuerungsverfahren

3.9.6 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.10 Thema »Fortschritt«

3.10.1 Lernziele zum Thema »Fortschritt«

3.10.2 Einführung zum Thema »Fortschritt«

3.10.3 Anforderungen an das Thema »Fortschritt«

3.10.4 Toleranzen

3.10.5 Arten von Steuerungsmitteln

3.10.6 Meldung von Ausnahmen

3.10.7 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.11 Einführung in Prozesse

3.11.1 Lernziele zu den Prozessen

3.12 Prozess »Vorbereiten eines Projekts«

3.12.1 Zweck

3.12.2 Ziel

3.12.3 Kontext

3.13 Prozess »Lenken eines Projekts«

3.13.1 Zweck

3.13.2 Ziel

3.13.3 Kontext

3.14 Prozess »Initiieren eines Projekts«

3.14.1 Zweck

3.14.2 Ziel

3.14.3 Kontext

3.15 Prozess »Steuern einer Phase«

3.15.1 Zweck

3.15.2 Ziel

3.15.3 Kontext

3.16 Prozess »Managen der Produktlieferung«

3.16.1 Zweck

3.16.2 Ziel

3.16.3 Kontext

3.17 Prozess »Managen eines Phasenübergangs«

3.17.1 Zweck

3.17.2 Ziel

3.17.3 Kontext

3.18 Prozess »Abschließen eines Projekts«

3.18.1 Zweck

3.18.2 Ziel

3.18.3 Kontext

3.19 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

3.19.1 Prüfungsfragen zum Zweck von Prozessen

3.19.2 Prüfungsfragen zum Ziel von Prozessen

3.19.3 Prüfungsfragen zum Kontext von Prozessen

3.20 Kurzes Antwortverzeichnis zu den Prüfungsfragen

3.21 Ausführliches Antwortverzeichnis

3.22 Foundation, vollständige Testprüfung 2

3.22.1 Herangehensweise

3.22.2 Foundation- Testprüfung 2

3.23 Kurzes Antwortverzeichnis zur Foundation- Testprüfung 2

3.24 Ausführliches Antwortverzeichnis zur Foundation- Testprüfung 2

4 Vorbereitung auf die Practitioner-Prüfung

4.1 Einführung in die Inhalte

4.1.1 Inhalte vom Practitioner

4.1.2 Grundeinführung zum Practitioner

4.1.3 Szenario für die Prüfungsfragen

4.1.4 Projektszenario Musterprojekt – Musikalbum-Projekt

4.2 PRINCE2

®

-Grundprinzipien

4.2.1 Lernziel zu den Grundprinzipien

4.2.2 Anpassung von PRINCE2

®

4.2.3 Einschränkungen durch das Umfeld

4.2.4 Einige übliche Konstellationen

4.2.5 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.3 Thema »Business Case«

4.3.1 Lernziele zum Thema »Business Case«

4.3.2 Geschäftliche Rechtfertigung entwickeln

4.3.3 Geschäftliche Rechtfertigung verifizieren und pflegen

4.3.4 Realisierung des Nutzens gewährleisten und verifizieren

4.3.5 Business-Case-Verantwortlichkeiten in PRINCE2

®

4.3.6 Management des Business Case

4.3.7 Detaillierung zum Nutzenmanagement-Ansatz

4.3.8 Detaillierung zum Business Case

4.3.9 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.4 Thema »Organisation«

4.4.1 Lernziele zum Thema »Organisation«

4.4.2 Kommunikationsmanagement-Ansatz

4.4.3 Verantwortlichkeiten der Organisation in PRINCE2

®

4.4.4 Anleitung für eine effektive Projektorganisation

4.4.5 Detaillierung zum Kommunikationsmanagement-Ansatz

4.4.6 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.5 Thema »Qualität«

4.5.1 Lernziele zum Thema »Qualität«

4.5.2 Übersicht zum Qualitätskontrollpfad

4.5.3 Anleitung für ein effektives Qualitätsmanagement

4.5.4 Detaillierung zur Produktbeschreibung des Projektendprodukts

4.5.5 Detaillierung zur Produktbeschreibung

4.5.6 Detaillierung zum Qualitätsmanagement-Ansatz

4.5.7 Detaillierung zum Qualitätsregister

4.5.8 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.6 Thema »Pläne«

4.6.1 Lernziele zum Thema »Pläne«

4.6.2 Übersicht zu den verschiedenen Plänen

4.6.3 Planungsverantwortlichkeiten in PRINCE2

®

4.6.4 Anleitung für effektive Planung

4.6.5 Die MoSCoW-Priorisierungstechnik

4.6.6 Detaillierung zu den Plänen

4.6.7 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.7 Thema »Risiko«

4.7.1 Lernziele zum Thema »Risiko«

4.7.2 Risikoverantwortlichkeiten in PRINCE2

®

4.7.3 Detaillierung zum Risikomanagement-Ansatz

4.7.4 Detaillierung zum Risikoregister

4.7.5 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.8 Thema »Änderungen«

4.8.1 Lernziele zum Thema »Änderungen«

4.8.2 Verantwortlichkeiten der Änderungssteuerung in PRINCE2

®

4.8.3 Detaillierung zum Änderungssteuerungsansatz

4.8.4 Detaillierung zum Konfigurationsdatensatz

4.8.5 Detaillierung zum Issueregister

4.8.6 Detaillierung zum Issuereport

4.8.7 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.9 Thema »Fortschritt«

4.9.1 Lernziele zum Thema »Fortschritt«

4.9.2 Verantwortlichkeiten bezüglich des Fortschritts in PRINCE2

®

4.9.3 Detaillierung zum Teamstatusbericht

4.9.4 Detaillierung zum Projektlogbuch

4.9.5 Detaillierung zum Projektabschlussbericht

4.9.6 Detaillierung zum Phasenabschlussbericht

4.9.7 Detaillierung zum Ausnahmebericht

4.9.8 Detaillierung zur Erfahrungsliste

4.9.9 Detaillierung zum Arbeitspaket

4.9.10 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.10 Einführung in Prozesse

4.10.1 Lernziele zu den Prozessen

4.11 Prozess »Vorbereiten eines Projekts«

4.11.1 Anpassen von Produkten

4.11.2 Anpassung der Rollen

4.11.3 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.12 Prozess »Lenken eines Projekts«

4.12.1 Anpassung der Rollen

4.12.2 Allgemeine Situationen

4.12.3 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.13 Prozess »Initiieren eines Projekts«

4.13.1 Anpassen von Produkten

4.13.2 Anpassung der Rollen

4.13.3 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.14 Prozess »Steuern einer Phase«

4.14.1 Anpassen von Produkten

4.14.2 Anpassung der Rollen

4.14.3 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.15 Prozess »Managen der Produktlieferung«

4.15.1 Anpassen von Produkten

4.15.2 Anpassung der Rollen

4.15.3 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.16 Prozess »Managen eines Phasenübergangs«

4.16.1 Anpassen von Produkten

4.16.2 Anpassung der Rollen

4.16.3 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.17 Prozess »Abschließen eines Projekts«

4.17.1 Anpassen von Produkten

4.17.2 Anpassung der Rollen

4.17.3 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

4.18 Kurzes Antwortverzeichnis zu den Prüfungsfragen

4.19 Ausführliches Antwortverzeichnis

4.20 Practitioner, vollständige Testprüfung 2

4.20.1 Herangehensweise

4.20.2 Practitioner-Testprüfung 2

4.21 Kurzes Antwortverzeichnis zur Practitioner-Testprüfung 2

4.22 Ausführliches Antwortverzeichnis zur Practitioner-Testprüfung 2

Vorwort

Lieber Leser, liebe Leserin,

Projekte sind aus unserem Berufsalltag kaum noch wegzudenken. Im Gegenteil; fast inflationär wird alles und jedes zum Projekt erklärt. Verschiedene Methoden des klassischen Projektmanagements, agile Vorgehensweisen und hybride Modelle mischen sich, um die Herausforderungen der modernen Welt zu meistern. Doch was ist eigentlich ein Projekt? Wie kann man Projektarbeit strukturiert angehen, ohne sich im Dickicht unzähliger Dokumente zu verirren?

PRINCE2® ist hier seit vielen Jahren eine verlässliche Methode, gutes Projektmanagement auf die Größe und den Inhalt verschiedenster Projekte anzupassen. Diese Skalierbarkeit ist ein großer Vorteil gegenüber anderen Methoden. Und PRINCE2® entwickelt sich weiter. Im Jahr 2017 wurde das Manual von PRINCE2® vollständig überarbeitet und die Prüfungen aktualisiert. Mit den überarbeiteten Inhalten des Manuals braucht es auch eine neue Möglichkeit des Vorbereitens auf die Prüfung. Dies war der Hauptgrund für dieses Buch. Zielgerichtet sollen Sie in die Lage versetzt werden, die Prüfung mit Erfolg absolvieren zu können. Dabei ist der Lernstoff entsprechend der Prüfungsinhalte aufbereitet. Sie erarbeiten sich den Stoff auf den Punkt genau!

Viel Spaß beim Lesen, Lernen und dann bei der Prüfung wünschen

Ingolf Speer und Steffi Triest

Und noch ein Hinweis des Autors und der Autorin: Im Mittelpunkt dieses Buches stehen Lesbarkeit und Inhalt. Daher verzichten wir weitgehend auf geschlechtsspezifische Paarformen. Die von uns verwendeten Einzelformen meinen – unabhängig von der verwendeten Form – stets alle Menschen.

Die Autoren

Ingolf Speer

ist Trainer für klassisches und agiles Projektmanagement und Inhaber der Acavo Projektoptimierung. Er berät Unternehmen, wie diese noch besser in ihrer Projektarbeit werden können. Als zertifizierter Supervisor und Coach geht er zudem mit den Beteiligten und Teams schwierige Themen im Mit- und manchmal auch konstruktiven Gegeneinander des Projektalltags an.

Steffi Triest

ist Geschäftsführerin der vicando mit Sitz in Berlin. Sie hat diverse Unternehmen unterschiedlicher Größe und das Berliner Chapter des Project Management Institute gegründet. Wachsende Unternehmen brauchen Strukturen und Leadership. Als Management-Consultant berät Steffi Unternehmen und deren Vorstände im strategischen Einsatz von Projektmanagement sowie als Begleiterin der Transformation zur Agilität.

Weitere Informationen unter:

www.p2buch.de

www.acavo.de

www.vicando.com

1 Einführung

1.1 PRINCE2® – Vorstellung

PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments; Projekte in kontrollierten Umgebungen) ist eine der meistverwendeten Methoden zur Verwaltung von Projekten weltweit. Es handelt sich um eine strukturierte Projektmanagementmethode, die auf in Tausenden von Projekten gewonnenen Erfahrungen beruht – und auf Beiträgen zahlloser Projektsponsoren, Projektmanager, Projektteams, Wissenschaftler, Trainer und Berater.

PRINCE2® wurde für die allgemeine Verwendung entwickelt, sodass die Methode ungeachtet des Umfangs, der Art, der Organisation, der geografischen Lage und der Kultur auf jedes Projekt angewendet werden kann. Dies wird folgendermaßen erreicht:

Trennen des Managements der Projektarbeit von den eigentlichen Spezialistenarbeiten wie beispielsweise Entwurf und Konstruktion. Diese sogenannten »Spezialistenaspekte« eines Projekts können nahtlos in die PRINCE2

®

-Methode eingegliedert werden und bilden zusammen mit dem Einsatz von PRINCE2

®

einen verlässlichen, übergeordneten Rahmen für die Projektarbeit.

Konzentration auf die Beschreibung der erforderlichen Tätigkeiten statt auf die Vorgabe, wie Tätigkeiten ausgeführt werden müssen.

PRINCE2®:

Basiert auf bewährten und fundierten Best Practices und Governanceaspekten für Projektmanagement.

Kann speziell auf die Anforderungen einer Organisation zugeschnitten und je nach Größe und Komplexität unterschiedlicher Projekte skaliert werden.

Kann bei jeder Art von Projekt eingesetzt und problemlos zusammen mit branchenspezifischen Modellen angewendet werden (z. B. mit »technischen Modellen« oder »Entwicklungslebenszyklen«).

Ist weithin anerkannt und verstanden und gibt allen Projektbeteiligten eine einheitliche Terminologie vor. Dies trägt dazu bei, dass die Kontinuität von Projektarbeit verstärkt wird und die Assets eines Projekts auch in anderen Projekten verwendet werden können. Außerdem erleichtert es die Mobilität von Mitarbeitern und reduziert die Auswirkungen von Personalwechseln oder Übergaben.

Gewährleistet, dass die Projektbeteiligten sich darauf konzentrieren, dass das Projekt für die Ziele seines Business Case tauglich bleibt, und die Fertigstellung des Projekts nicht als Selbstzweck betrachten. PRINCE2

®

gewährleistet, dass alle Stakeholder (auch diejenigen, die das Projekt fördern und Ressourcen bereitstellen) bei der Planung und Entscheidungsfindung angemessen vertreten sind.

Fördert das Lernen aus Projekterfahrung und die kontinuierliche Verbesserung in Organisationen.

Wird weltweit durch ein Netzwerk von Prüfinstituten, Akkreditierten Trainings-Organisationen und Akkreditierten Consulting-Organisationen (ATOs und ACOs) sowie AXELOS-Beratungspartnern unterstützt, die fachkundige Unterstützung für PRINCE2

®

-Projekte oder für Organisationen bieten, die den Einsatz von PRINCE2

®

planen.

Da PRINCE2® universell anwendbar ist und auf bewährten Grundprinzipien basiert, können Organisationen, die diese Methode als Standard einführen, ihre Leistungsfähigkeit und ihre Reife in vielen Bereichen geschäftlicher Tätigkeit erheblich verbessern, wie zum Beispiel bei Geschäftsveränderungen, Bau, IT, Fusionen und Übernahmen, Forschung und Produktentwicklung.

1.2 Ziel dieses Buches

Ihr Ziel ist erreicht, wenn Sie die Prüfung bestanden haben. Egal, ob im ersten Schritt Foundation- oder darauf aufbauend die Practitioner-Prüfung.

Ziel des Buches ist es, Sie auf diesem Weg zu begleiten. Wir haben die Inhalte des über 400 Seiten starken PRINCE2® Manuals gefiltert und auf die prüfungsrelevanten Inhalte reduziert. Wir haben Musterfragen und die ausführlichen Antworten darauf inkludiert. Es soll ein Lehrbuch und ein Wissensspeicher sein.

1.3 Aufbau des Buches

Zunächst geben wir in Kapitel 2 einen Überblick über die verschiedenen Examina. Wobei die Begriffe »Examen« und »Prüfung« in diesem Buch synonym verwendet werden. Welche Examina gibt es, wie ist die Struktur, wie läuft die Prüfung ab? Sie lernen die AXELOS als Lizenzinhaber und Peoplecert als Dienstleister kennen.

In Kapitel 3 »Vorbereitung auf die Foundation-Prüfung« sind die prüfungsrelevanten Inhalte für die Foundation-Prüfung enthalten. Diese werden im Text ergänzt um 60 Musterfragen und die ausführlichen Antworten zu den Fragen. Im Anschluss daran haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Foundation-Musterprüfung zu absolvieren. Auch zu dieser sind die ausführlichen Antworten enthalten.

In Kapitel 4 »Vorbereitung auf die Practitioner-Prüfung« sind die prüfungsrelevanten Inhalte für die Practitioner-Prüfung enthalten. Die Inhalte bauen auf dem Foundation auf und sind als Ergänzung zum Wissen aus dem Foundation zu sehen. Der Text ist mit 68 Musterfragen und den ausführlichen Antworten zu den Fragen ergänzt. Im Anschluss daran haben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Practitioner-Musterprüfung zu absolvieren. Auch zu dieser sind die ausführlichen Antworten enthalten.

1.4 Arbeitsmaterial im Internet

Auf der Website www.p2buch.de sind Dokumente zum Download hinterlegt. Diese sollen Ihnen die Arbeit mit diesem Buch erleichtern.

Aus unserer eigenen Erfahrung mit Büchern zur Vorbereitung von Prüfungen ist es oft sehr umständlich, zwischen den Fragen und der entsprechenden Seite mit der Antwort hin und her zu blättern. Dies wollen wir Ihnen mit den Downloads auf der Website www.p2buch.de erleichtern. Auch vorbereitete Templates für Antwortbögen werden bereitgestellt.

1.5 Die App zur Prüfungsvorbereitung

Wir haben eine weitere Hilfestellung für Sie vorbereitet. Sie können die in diesem Buch enthaltenen 120 Testfragen der Foundation-Prüfung auch in der App "PRINCE2® TO GO" beantworten.

Dieses Trainingsmodul haben Sie immer dabei. Egal, wo und wann Sie Lernzeit einplanen oder sich über Ihren Lernstatus informieren wollen, die App "PRINCE2® TO GO" bringt Sie Ihrer Zertifizierung effizient näher.

Die App kann unabhängig vom Buch im App Store oder über Google Play erworben werden.

2 Examensüberblick

2.1 Welche PRINCE2®-Zertifikate gibt es?

2.1.1 PRINCE2® Foundation und Practitioner

Die PRINCE2®-Zertifikate sind in zwei Level aufgeteilt, Foundation und Practitioner. Das bestandene Foundation-Examen dient als Grundlage für die Durchführung der Practitioner-Prüfung.

Im Jahr 2017 hat AXELOS die Grundlagen von PRINCE2® aktualisiert und in aktueller Version veröffentlicht. Inhaltliche Grundlage der Zertifizierung ist das Buch »Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2®« [German print version of Managing successful projects with PRINCE2®], 6. Auflage von 2017. Das Buch, das Sie in den Händen halten, ist daher stark an den Inhalten des Standardwerks von PRINCE2® angelehnt.

Mit der neuen Version 2017 wurde auch die bisherige Version 2009 abgelöst.

2.1.2 Gültigkeit der Zertifikate

Das Foundation-Examen ist nach bestandener Prüfung vorerst unbegrenzt gültig. Das Practitioner-Zertifikat besitzt eine Gültigkeit von drei Jahren. Danach muss entweder eine neue Prüfung abgelegt werden oder man kann Mitglied der PRINCE2® Community auf axelos.com werden. Hier hat AXELOS ein ähnliches Konzept wie das Project Management Institute (PMI) entwickelt. Pro Jahr müssen 20 »CPD points« gemeldet werden, um den Status als Practitioner nach Ablauf von drei Jahren zu erhalten. Mit dem Bestehen der Practitioner-Prüfung bietet AXELOS ein Jahr Mitgliedschaft kostenlos an. Danach sind 59,50 Britische Pfund pro Jahr zu bezahlen (nach momentanem Stand, entspricht knapp 68 Euro, Summe und Umrechnungskurs können sich ändern).

2.1.3 PRINCE2® Agile Foundation und Practitioner

Es gibt weiterhin das PRINCE2® Agile Zertifikat, das die Qualifikation zu PRINCE2® Agile Foundation oder PRINCE2® Agile Practitioner enthält.

PRINCE2® AGILE kombiniert das klassische Projektmanagement mit agilen Konzepten, Methoden und Techniken. Dabei nutzt es Inhalte von Scrum, Kanban, Lean Start-Up und Cynefin.

Ausführlich ist PRINCE2® AGILE im Buch »PRINCE2® Agile Guide« beschrieben. Die PRINCE2® AGILE Foundation-Prüfung kann nach einem Training und/oder dem Selbststudium abgelegt werden.

Die PRINCE2® AGILE Practitioner-Prüfung kann abgelegt werden, wenn man eine der folgenden Examina nachweisen kann:

PRINCE2

®

Foundation (oder Practitioner)

PRINCE2

®

Agile Foundation

Project Management Professional

®

(PMP)*

Certified Associate in Project Management

®

(CAPM)*

IPMA Levels A, B, C and D

®

(Certified Projects Director)

*»PMP« and »CAPM« sind eingetragene Marken des Project Management Institute, Inc. (PMI)

Die PRINCE2® AGILE Practitioner-Prüfung kann ebenfalls nach einem Training und/oder dem Selbststudium abgelegt werden.

2.2 AXELOS als Lizenzinhaber

AXELOS ist ein Joint Venture der britischen Regierungsbehörde Cabinet Office und des Dienstleisters Capita plc. Seine Aufgabe ist die Entwicklung, Verbesserung und Förderung mehrerer Best-Practice-Methodiken, die weltweit von Fachkräften – in erster Linie aus den Bereichen Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement, IT-Servicemanagement und Cyber Resilience – eingesetzt werden.

Die Methodiken, darunter ITIL, PRINCE2®, MSP und die neue Sammlung von Best-Practice-Produkten für Cyber Resilience, »RESILIA«, werden in mehr als 750 Ländern zur Verbesserung der Fertigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen von Mitarbeitern eingesetzt, sodass Einzelpersonen und Organisationen effektiver arbeiten können.

Zusätzlich zu weltweit anerkannten Qualifikationen bietet AXELOS Fachkräften über die Mitgliedschaft, das Professional Development Programm und die Online-Community aus Praktikern und Experten zahlreiche Inhalte, Vorlagen und Toolkits.

AXELOS selber ist keine Trainingsorganisation, vergibt jedoch Akkreditierungen an solche. Diese »AXELOS’ Accredited Training Organizations (ATOs)« können die Trainings durchführen und die Prüfung abnehmen. Auf der Website von AXELOS kann über eine Suchfunktion in Bezug auf geografische Region und/oder Training nach den ATOs gesucht werden.

2.3 Peoplecert als Dienstleister

2.3.1 Registrierung vor Prüfung

Um eine Prüfung ablegen zu können, muss bei Peoplecert ein zweistufiger Prozess durchlaufen werden.

Im ersten Schritt muss unter peoplecert.org ein persönlicher, kostenloser Account angelegt werden. Es werden die üblichen Angaben, wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Land, abgefragt. Mit der E-Mail-Adresse und dem selbst vergebenen Passwort hat man Zugang zu seinem persönlichen Bereich bei Peoplecert. Es ist wohl selbstverständlich, sich E-Mail-Adresse und Passwort zu merken. Der erste Schritt sollte rechtzeitig erfolgen, um keine Überraschungen kurz vor der Prüfung zu erleben.

Im zweiten Schritt muss man sich direkt für die bevorstehende Prüfung registrieren. Hierzu erhält man vom Trainingsanbieter eine »Exam Booking ID«, die dann im Account bei »register for your exam« eingegeben werden muss.

2.3.2 Prüfungsdurchführung

Die Prüfung kann entweder bei einem Trainingsanbieter oder online abgelegt werden. Wenn Sie bei einem Trainingsanbieter sind, dann wird dieser Sie durch die entsprechenden Schritte führen.

Wenn Sie die Prüfung online ablegen, so werden Sie mit Peoplecert einen festen Termin und eine Uhrzeit festlegen. Dies erfolgt auf der Website von Peoplecert. Sobald die Terminvereinbarung steht, müssen Sie folgende Schritte absolvieren:

Schritt 1:

Lesen Sie die »PeopleCert Online Proctoring Exams Candidate Guidelines« aufmerksam.

Installieren Sie die aktuellste Version von Windows oder macOS.

Schritt 2:

Halten Sie eine gültige Photo-ID bereit (z. B. Reisepass).

Deaktivieren Sie Virtualisierungs-Software.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Technik die Voraussetzungen aus den Guidelines erfüllt.

Schritt 3:

Installieren Sie eine Stunde vor dem Examen das »Exam Shield« (Link kommt per E-Mail von Peoplecert).

Loggen Sie sich zehn Minuten vor der Prüfung ein.

Hinweise:

Sie werden die Kamera Ihres Computers nutzen. Damit werden Sie dem Mitarbeiter von Peoplecert zeigen, dass Sie allein im Raum sind. Während der Prüfung wird die Kamera auf Sie gerichtet sein.

Arbeiten Sie nicht mit zwei Bildschirmen.

Bei Problemen steht Ihnen der Customer Service von Peoplecert zur Verfügung.

Wenn Sie die Prüfung online absolviert haben, erhalten Sie direkt im Anschluss das Ergebnis und erfahren, ob Sie bestanden haben. Bei einem Trainingsanbieter, bei dem Sie die »Papierversion« absolvieren, wird der Trainer für gewöhnlich direkt im Anschluss eine Schnellauswertung durchführen und Ihnen das Ergebnis vorab mitteilen. Formal gültig wird dieses jedoch erst, wenn die Prüfungsbögen vom Trainer an Peoplecert übermittelt und dort noch einmal geprüft wurden.

2.3.3 Verwaltung des Zertifikats nach Prüfung

Nach bestandener Prüfung wird Ihr Zertifikat von Peoplecert in Ihrem persönlichen Account hinterlegt. Sie können es von dort downloaden. Wenn Sie die Zusendung einer Hardcopy wünschen, so können Sie dies ebenfalls über Ihren Account veranlassen. Derzeit kostet die Zusendung 42 Euro.

Weiterhin steht Ihnen das »Statement of Result« zur Verfügung. Hier können Sie ein Dokument downloaden, aus dem die Anzahl der richtigen und falschen Antworten ersichtlich ist. Eine weitere Unterteilung erfolgt z. B. beim Practitioner in die Bereiche Grundprinzipien, Themen und Prozesse.

2.4 Prüfungsvorbereitung

Ob das Wissen durch Selbststudium und/oder durch die Teilnahme an Trainings erworben wird, steht jedem frei.

2.5 Prüfungsstruktur Foundation

Die PRINCE2®-Foundation-Prüfung ist für Projektmanager und angehende Projektmanager bestimmt. Die Prüfung ist ebenfalls für sonstige Schlüsselmitarbeiter wichtig, die in das Design, die Entwicklung und Umsetzung von Projekten involviert sind.

Zulässiges Material: Keines

Dies ist eine Prüfung ohne Unterlagen. Es dürfen keine Bücher, Mitschriften oder Ähnliches verwendet werden.

Dauer der Prüfung: 60 Minuten

Kandidaten, die die Prüfung in einer Sprache absolvieren, die nicht ihre Muttersprache oder Arbeitssprache ist, kann 25% zusätzliche Zeit gewährt werden, dann insgesamt 75 Minuten.

Punktezahl: 60 Punkte

Es gibt 60 Fragen; jede davon ist einen Punkt wert. Es gibt keine negativen Punkte.

Tipp

Beantworten Sie jede Frage, auch wenn Sie sich bei der Antwort nicht sicher sind. Sie haben dann immer noch eine 25%ige Chance, die richtige Antwort zu treffen.

Mindestpunktezahl: 33 Punkte

Sie müssen 33 Fragen richtig beantworten (55 %), um die Prüfung zu bestehen.

Fragetypen: Klassisch, fehlendes Wort und Liste

Alle Fragen sind Multiple-Choice-Fragen.

Für die »klassischen« Fragen erhalten Sie eine Frage und vier Antwortmöglichkeiten. Beispiel:

Welches ist eines der vier integrierten Elemente innerhalb von PRINCE2

®

?

A

Qualität

B

Rollenbeschreibungen

C

Prozesse

D

Produktbeschreibungen

Für die Fragen vom Typ »fehlendes Wort« gibt es einen Satz mit einem fehlenden Wort, und Sie müssen das fehlende Wort aus vier Optionen auswählen. Beispiel:

Ergänzen Sie folgenden Satz:

Ein Zweck des Themas (? ) ist, alle von den Projektzielen unzulässigen Abweichungen zu kontrollieren.

A

Änderungen

B

Pläne

C

Fortschritt

D

Risiko

Für die Fragen vom Typ »Liste« gibt es eine Liste von vier Annahmen, und Sie müssen zwei richtige Annahmen auswählen. Beispiel:

Welche zwei Aussagen über Anpassung sind RICHTIG?

1. Prozesse können vereinfacht oder detaillierter ausgeführt werden.

2. Terminologie kann geändert werden, damit sie den Organisationsstandards entspricht.

3. Themen, die nicht projektrelevant sind, können ausgeschlossen werden.

4. Mitglieder des Projektmanagement-Teams können jede Kombination von Rollen ausführen.

A

1 und 2

B

2 und 3

C

3 und 4

D

1 und 4

2.6 Prüfungsstruktur Practitioner

Die PRINCE2®-Practitioner-Prüfung ist dazu bestimmt, zu beurteilen, ob ein Kandidat die PRINCE2®-Projektmanagementmethode anwenden und anpassen kann.

Zulässiges Material: PRINCE2®-Handbuch

Dies ist eine Prüfung mit Unterlagen. Die Veröffentlichung »Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2®«, Ausgabe 2017, kann verwendet werden. Sie können sich Notizen in diesem Buch machen.

Dauer der Prüfung: 2 Stunden und 30 Minuten

Kandidaten, die die Prüfung in einer Sprache absolvieren, die nicht ihre Muttersprache oder Arbeitssprache ist, kann 25% zusätzliche Zeit gewährt werden, dann insgesamt 188 Minuten.

Punktezahl: 68 Punkte

Es gibt 68 (Teil-)Fragen; jede davon ist einen Punkt wert. Es gibt keine negativen Punkte.

Tipp

Beantworten Sie jede Frage, auch wenn Sie sich bei der Antwort nicht sicher sind. Sie haben dann immer noch eine 25%ige Chance, die richtige Antwort zu treffen.

Mindestpunktezahl: 38 Punkte

Sie müssen 38 (Teil-)Fragen richtig beantworten, um die Prüfung zu bestehen.

Prüfungsformat: Szenario und zusätzliche Informationen

Sie sollten das »Projektszenario« lesen, das Hintergrundinformationen über das Projekt gibt, auf das sich die Fragen beziehen.

Fragetypen: Klassisch und Zuordnungsfrage

Alle Fragen sind Multiple-Choice-Fragen. Es gibt eine kurze Beschreibung der Situation und dann eine Frage.

Für die »klassischen« Fragen (ein Punkt) erhalten Sie eine Frage und vier Optionen (A, B, C, D).

Für die »Zuordnungsfragen« (drei Punkte) erhalten Sie drei Informationsteile und müssen für jede Frage aus einer Liste von fünf oder sechs Optionen eine Antwort auswählen.

3 Vorbereitung auf die Foundation-Prüfung

3.1 PRINCE2®-Konzept

3.1.1 Lernziele zum PRINCE2®-Konzept

In diesem Kapitel sehen Sie, wie PRINCE2® ein Projekt definiert und was die Merkmale eines Projekts sind. Sie lernen die sechs Dimensionen der Projektleistung und den Kunden-/Lieferantenkontext kennen.

Sie werden in der Lage sein, die Eigenschaften und Vorteile von PRINCE2® zu beschreiben. Dazu gibt es eine erste Einführung in die integrierten Elemente:

7 Grundprinzipien

7 Themen

7 Prozesse

Projektumgebung

Fünf Fragen aus der Foundation-Prüfung werden sich auf das PRINCE2®-Konzept beziehen.

3.1.2 Der Aufbau von PRINCE2®

Die PRINCE2®-Methode setzt sich aus vier integrierten Bausteinen des Projektmanagements zusammen:

PRINCE2

®

-Grundprinzipien:

Die Grundprinzipien sind die grundlegenden Regeln und in der Praxis bewährten Grundsätze, die definieren, ob wirklich Projektmanagement nach PRINCE2

®

betrieben wird oder nicht. Es gibt insgesamt sieben Grundprinzipien, die alle angewendet werden müssen, damit ein Projekt ein echtes PRINCE2

®

-Projekt ist.

PRINCE2

®

-Themen:

Die Themen beschreiben die Aspekte des Projektmanagements, die bei der Abwicklung eines Projekts kontinuierlich und miteinander behandelt werden müssen. Die sieben Themen erklären, welches spezielle Vorgehen PRINCE2

®

in verschiedenen Bereichen des Projektmanagements fordert und warum dies notwendig ist.

PRINCE2

®

-Prozesse:

Die sieben Prozesse beschreiben einen Fortschritt von den im Verlauf eines Projekts durchgeführten Aktivitäten über die Phasen des Projektlebenszyklus bis hin zum endgültigen Projektabschluss. Zu jedem Prozess gehören Checklisten empfohlener Aktivitäten, Produkte und die dazugehörigen Verantwortlichkeiten.

Die Projektumgebung:

Organisationen möchten häufig einen einheitlichen Ansatz für das Projektmanagement und passen PRINCE2

®

für ihre individuelle Projektmanagementmethode an. Diese Methode wird dann in die Arbeitsweise der Organisation integriert.

Abbildung 1: Der Aufbau von PRINCE2®

3.1.3 Was macht ein PRINCE2®-Projekt aus?

Die flexible Anwendbarkeit von PRINCE2® birgt das Risiko, dass ein Projekt als PRINCE2®-Projekt ausgegeben wird, dies aber nur dem Namen nach zutrifft. Daher gibt PRINCE2® verschiedene Kriterien vor, die ein Projekt zu einem PRINCE2®-Projekt machen.

Damit ein Projekt als PRINCE2®-Projekt gilt, muss mindestens Folgendes nachgewiesen werden:

Bei dem Projekt werden die PRINCE2

®

-Grundprinzipien angewendet.

Die in den PRINCE-Themen dargelegten Mindestanforderungen werden erfüllt.

Das Projekt umfasst Projektprozesse, die dem Zweck und den Zielen der PRINCE2

®

-Prozesse entsprechen.

Für das Projekt werden entweder die gemäß PRINCE2

®

empfohlenen Techniken oder alternative, gleichwertige Techniken verwendet.

3.1.4 Was ist ein Projekt?

Wichtig! Definition Projekt:

Eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.

Ein Projekt hat eine Anzahl von charakteristischen Merkmalen, die es vom normalen Geschäftsbetrieb unterscheiden:

Veränderung:

Wir nutzen Projekte, um Veränderungen zu realisieren.

Befristet:

Wie die Projektdefinition bereits erkennen lässt, sind Projekte zeitlich begrenzt. Wenn die gewünschte Veränderung realisiert wurde, wird der normale Geschäftsbetrieb (in der neuen Form) wieder aufgenommen und das Projekt ist beendet. Projekte sollten einen definierten Start und ein definiertes Ende haben.

Bereichsübergreifend:

In Projekten arbeitet ein Team von Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten (zeitlich befristet) an der Realisierung einer Veränderung, die Auswirkungen auf andere Personen außerhalb des Teams hat. Projekte gehen häufig über die Bereichs- und Abteilungsgrenzen eines Unternehmens hinaus und erstrecken sich manchmal sogar über mehrere Organisationen. Diese Überschneidungen führen nicht selten zu Problemen und Belastungen sowohl innerhalb der Organisationen als auch beispielsweise zwischen Kunden und Lieferanten. Jeder Betroffene geht die Veränderung aus einer anderen Perspektive und mit einer anderen Motivation an.

Einzigartig:

Jedes Projekt ist einzigartig. Eine Organisation kann viele ähnliche Projekte durchführen und eine standardisierte Projektdurchführung einführen. Aber jedes Projekt ist anders: ein anderes Team, ein anderer Kunde, ein anderer Zeitraum.

Unsicherheit:

Ein Projekt bringt aufgrund der bereits aufgeführten Eigenheiten mehr und andere Bedrohungen und Chancen mit sich, als uns im normalen Geschäftsbetrieb begegnen. Projekte sind risikoreicher.

3.1.5 Die sechs Dimensionen

Jedes Projekt steht unter dem Einfluss von sechs Variablen, also müssen zur Steuerung der Projektleistung sechs Dimensionen gemanagt werden. Dabei handelt es sich um die Folgenden:

Kosten: Das Projekt muss bezahlbar sein. Zwar wird man vor Projektbeginn ein bestimmtes Budget ansetzen, dennoch können viele Faktoren dazu führen, dass man dieses Budget überschreitet – oder auch unerwartet Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdeckt.

Zeitrahmen: Eng mit den Kosten verbunden. Eine der Fragen, die Projektmanagern höchstwahrscheinlich am meisten gestellt wird, lautet: Wann ist es abgeschlossen?

Qualität: Der termin- und budgetgerechte Abschluss eines Projekts hat wenig Sinn, wenn das Projektergebnis unbrauchbar ist. Gemäß PRINCE2® müssen die Projektprodukte für den beabsichtigten Zweck geeignet sein (»fit for purpose«).

Umfang: Was genau wird das Projekt liefern? Wenn sich die verschiedenen Projektbeteiligten darüber nicht im Klaren sind, ist die Gefahr groß, dass sie aneinander vorbeireden. Je größer ein Projekt ist, desto komplizierter und komplexer ist die Definition des Umfangs. Alle Beteiligten müssen sich über den Umfang des Projekts einig sein, und der Projektmanager muss wissen, was im Umfang enthalten ist und was nicht. Außerdem sollte der Projektmanager darauf achten, den Umfang nicht zu überschreiten, denn »schleichender Zuwachs« ist häufig Ursache für Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und unkontrollierte Änderungen.

Nutzen: Die wahrscheinlich am häufigsten vergessene Frage ist: »Warum tun wir das?« Der Projektmanager muss eine klare Vorstellung davon haben, welchen Zweck das Projekt als Investition verfolgt, damit er dafür sorgen kann, dass die Projektergebnisse dafür geeignet sind, den angestrebten Nutzen zu erzielen.

Risiko: Alle Projekte bringen Risiken mit sich, aber wie viel Risiko sind wir bereit, zu akzeptieren? Wenn ja, können wir dann etwas gegen dieses Risiko unternehmen?

PRINCE2® bietet ein integriertes System von Prinzipien, Prozessen und Themen, die sich mit der Planung, Delegierung, Überwachung und Steuerung dieser sechs Dimensionen der Projektleistung befassen.

3.1.6 Projektkontext

PRINCE2® geht davon aus, dass es einen Kunden gibt, der ein angestrebtes Ergebnis spezifiziert und (in der Regel) das Projekt bezahlt, während ein Lieferant die Ressourcen und Kompetenzen zur Lieferung des angestrebten Ergebnisses bereitstellt.

PRINCE2® bezeichnet die Organisation, die ein Projekt in Auftrag gibt, als »Unternehmens- oder Programmmanagement oder auch als Kunde«. Diese Organisation ist für die Bereitstellung des Projektmandats, die übergeordnete Steuerung des Projekts und die Umsetzung des möglichen Projektnutzens verantwortlich.

PRINCE2® definiert einen Lieferanten als die Person, die Gruppe oder die Gruppen, die für die Bereitstellung der Spezialistenprodukte des Projekts verantwortlich sind.

Projekte sind in zahlreichen Kontexten möglich: Sie können Einzelprojekte (mit einem eigenen Business Case und einer eigenen Begründung) oder Teile eines Programms oder umfassenderen Portfolios sein. Darüber hinaus können Projekte komplett in der Auftraggeberorganisation gemanagt werden oder Teil einer Geschäftsbeziehung sein.

3.1.7 Projekte in einem kommerziellen Umfeld

Wenn das Projekt ganz bestimmte Kundenanforderungen bereitstellen soll, ist der Kunde möglicherweise nach einer förmlichen Ausschreibung eine Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten eingegangen. Die Organisation, die das Projekt durchführt (der Lieferant), erfüllt damit eine bestimmte vom Kunden angegebene Anforderung. Der Vertrag zwischen den Parteien legt fest, inwieweit der Kunde und der Lieferant gemeinsam an der Projektdurchführung arbeiten. Die im Vertrag genannten Rechte und Pflichten können das Projektmanagement durch den Projektmanager aber einschränken.

In einem kommerziellen Umfeld gibt es manchmal Hierarchien in Geschäftsbeziehungen zwischen Lieferanten. Statt einer einfachen Kunden-/Lieferanten-Beziehung zwischen zwei Organisationen umfassen Projekte häufig mehrere Organisationen, die an mehrere Verträge gebunden sind. Es kann eine primäre Auftraggeberorganisation (oder einen Generalunternehmer) geben. Es können aber auch mehrere Kunden und/oder Lieferantenorganisationen beteiligt sein, von denen jeder bzw. jede einen eigenen Business Case für das Projekt hat.

3.1.8 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

Hinweis

Eine Vorlage für einen Antwortbogen ist als Download auf der Website www.p2buch.de verfügbar.

1

Was wird als Verantwortlichkeit des Kunden in der Kunden-/Lieferanten-Umgebung von PRINCE2

®

angesehen?

A

Spezifikation des gewünschten Ergebnisses

B

Bereitstellung der Fähigkeiten zum Erzielen des gewünschten Ergebnisses

C

Gewährleistung der technischen Integrität eines Projekts

D

Entwicklung des Projektprodukts

2

Was ist ein Unterschied zwischen einem Projekt und normalem Geschäftsbetrieb?

A

Es erzielt Nutzen

B

Es führt Veränderungen im Geschäftsbetrieb ein

C

Es betreibt Stakeholdermanagement

D

Es verursacht Kosten

3

Welche Dimension der Projektleistung muss gemanagt werden, um eine klare Vorstellung davon zu haben, was das Projekt liefern soll?

A

Zeitrahmen

B

Umfang

C

Risiko

D

Kosten

4

Welches ist eines der vier integrierten Elemente innerhalb von PRINCE2

®

?

A

Qualität

B

Rollenbeschreibungen

C

Prozesse

D

Produktbeschreibungen

5

Welchen Vorteil bietet der Einsatz von PRINCE2

®

?

A

Es bietet bewährte und fundierte Best Practices und Governanceaspekte fürProjektmanagement

B

Es stellt Techniken zur Analyse des kritischen Pfads sowie zur Leistungsanalyse bereit

C

Es legt die Rechenschaftspflicht eines Projektmanagers bezüglich des Erfolgs eines Projekts fest

D

Es verhindert Änderungen nach Vereinbarung eines Projektrahmens

3.2 PRINCE2®-Grundprinzipien

3.2.1 Lernziele zu den Grundprinzipien

In diesem Kapitel verstehen Sie, wie die PRINCE2®-Grundprinzipien die PRINCE2®-Methode untermauern. Sie lernen, welche sieben Grundprinzipien es in PRINCE2® gibt. Sie können erklären, welche Dimensionen eines Projekts angepasst werden können, wer verantwortlich ist und wie Anpassungsentscheidungen dokumentiert werden können.

Acht Fragen aus der Foundation-Prüfung werden sich auf die Grundprinzipien beziehen.

3.2.2 Wie untermauern Grundprinzipien PRINCE2® als Methode?

PRINCE2® wurde so entwickelt, dass die Methode unter Berücksichtigung des Umfangs, der Organisation, der geografischen Lage und der Kultur auf jedes Projekt angewendet werden kann. Die Methode kann zum Erfolg eines Projekts beitragen, ohne es mit Bürokratie zu belasten. Die Themen, Prozesse und Produktbeschreibungen zeigen, was gemacht werden soll, aber im Allgemeinen nicht, wie.

PRINCE2® basiert nicht auf Vorschriften, sondern auf Grundprinzipien, die:

universell sind, also auf jedes Projekt angewendet werden können

ihre Gültigkeit dadurch bewiesen haben, dass sie sich über Jahre hinweg in der Praxis bewährt haben

das Anwenden dieser Methode dazu befähigen, die Art, wie das Management des Projekts gehandhabt wird, zu beeinflussen und dieses zu formen

Die PRINCE2

®

-Grundprinzipien liefern einen Rahmen mit erprobten Vorgehensweisen für Projektbeteiligte und wurden anhand der Erkenntnisse aus erfolgreichen und nicht erfolgreichen Projekten aufgestellt.

Die sieben PRINCE2®-Grundprinzipien lauten:

Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Lernen aus Erfahrungen

Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Steuern über Managementphasen

Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (manage by exception)

Produktorientierung

Anpassen an das Projekt

Um PRINCE2® zu entsprechen, müssen diese Grundprinzipien beim Managen eines Projekts beachtet werden.

Die Grundprinzipien werden in den folgenden Abschnitten ausführlicher beschrieben.

3.2.3 Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Wichtig!

Ein PRINCE2®-Projekt zeichnet sich durch fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung aus.

PRINCE2®-Anforderungen für alle Projekte:

Es muss einen berechtigten Grund für den Start des Projekts geben.

Die Rechtfertigung muss aufgezeichnet und genehmigt sein.

Die Rechtfertigung muss während der Laufzeit des Projekts durchgehend ihre Gültigkeit behalten und stets darauf überprüft werden.

In den meisten Organisationen wird die geschäftliche Rechtfertigung üblicherweise in einem Business Case dokumentiert. Einige Organisationen können in frühen Projektphasen Geschäftspläne oder Ähnliches als geschäftliche Rechtfertigung verwenden. Diese Pläne erfüllen aber unter Umständen nicht die Anforderungen an einen Business Case. Format und Formalität der Dokumentation können je nach Standards, Anforderungen und Umständen der Organisation variieren.

Die geschäftliche Rechtfertigung dient als Grundlage für die Entscheidungsfindung, um sicherzustellen, dass das Projekt auf den angestrebten Nutzen, der zu den Geschäftszielen beiträgt, ausgerichtet ist und bleibt. Wenn Organisationen bei der Entwicklung der geschäftlichen Rechtfertigung nicht mit der nötigen Sorgfalt vorgehen, besteht die Gefahr, dass Projekte auch dann umgesetzt werden, wenn sie nur einen geringen Nutzen versprechen oder Strategien des Unternehmens, des Programmmanagements oder des Kunden nicht wirklich unterstützen. Mangelnde Ausrichtung an den Strategien eines Unternehmens, Programmmanagements oder Kunden kann außerdem dazu führen, dass die verschiedenen Projekte eines Unternehmens sich entweder gegenseitig ausschließen oder mit doppeltem Aufwand ein und dieselben Ziele verfolgen.

Obligatorische Projekte aufgrund von Gesetzgebung oder Vorschriften sollten von einer geschäftlichen Rechtfertigung gestützt werden, um nachzuweisen, dass die gewählte Option im besten Preis-Leistungs-Verhältnis steht.

Dass die geschäftliche Rechtfertigung gültig bleiben soll, heißt nicht, dass sie sich nicht verändern kann. Es ist deshalb wichtig, dass das Projekt und die sich weiterentwickelnde Rechtfertigung miteinander im Einklang bleiben. Wenn ein Projekt nicht mehr begründet werden kann, sollte es beendet werden. Die Beendigung eines Projekts in diesen Fällen leistet einen positiven Beitrag zur Organisation, da ihre Mittel und Ressourcen in andere lohnendere Projekte investiert werden können.

3.2.4 Lernen aus Erfahrungen

Wichtig!

PRINCE2®-Projektteams lernen aus Erfahrungen: Während der gesamten Laufzeit eines Projekts werden Erfahrungswerte gesammelt.

Projekte erfordern eine temporäre Organisation, die zeitlich befristet für einen bestimmten geschäftlichen Zweck geschaffen wird. Ein charakteristisches Merkmal eines Projekts ist seine Einzigartigkeit, die eine Abwicklung durch das vorhandene Linienmanagement oder vorhandene Fachbereiche unmöglich macht. Durch diese Einzigartigkeit werden Projekte zu einer großen Herausforderung, denn für das befristet beauftragte Team ist es möglicherweise das erste Projekt dieser Art.

Bei PRINCE2® zieht sich das Lernen aus Erfahrungen durch das gesamte Projekt:

Bei Projektstart:

Frühere oder ähnliche Projekte sollten auf eventuell übertragbare Erfahrungswerte überprüft werden. Wenn es für die Personen in der Organisation das erste Projekt ist, ist es wichtig, aus den Erfahrungen anderer Projekte zu lernen und auch auf Erfahrungen außerhalb des Unternehmens zurückzugreifen.

Bei Durchführung des Projekts:

Der Lernprozess wird fortgesetzt. Die relevanten Berichte und Reviews sollten unbedingt auch Erfahrungswerte enthalten. Ziel ist es, möglichst viele Verbesserungen noch während der Laufzeit des Projekts umzusetzen.

Bei Projektabschluss:

Die gesammelten Erfahrungswerte sollten weitergegeben werden. Wenn Erfahrungswerte keine Veränderungen bewirken, haben sie ihren Zweck verfehlt – man hat nichts daraus gelernt.

Jeder Projektbeteiligte ist dafür verantwortlich, Erfahrungen zu sammeln, statt darauf zu warten, dass andere sie ihm zur Verfügung stehen.

3.2.5 Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Wichtig!

Ein PRINCE2®-Projekt hat definierte und vereinbarte Rollen und Verantwortungsbereiche innerhalb einer Organisationsstruktur, die die Interessen von Unternehmen, Benutzern und Lieferanten als Stakeholder einbeziehen.

Für die Durchführung von Projekten braucht man Menschen. Jede noch so gute Planung oder Steuerung bleibt wirkungslos, wenn die falschen Personen einbezogen oder die richtigen Personen außer Acht gelassen werden oder die beteiligten Personen nicht wissen, was von ihnen erwartet wird und was sie von anderen erwarten können.

Projekte sind üblicherweise bereichsübergreifend, können die Einbeziehung mehrerer Organisationen erfordern und mit einer Mischung aus VoII- und Teilzeitkräften durchgeführt werden. Die Managementstrukturen der Projektbeteiligten werden höchstwahrscheinlich sehr unterschiedlich sein – mit jeweils anderen Prioritäten, anderen Zielen und anderen Interessen, die es zu schützen gilt. Die Linienmanagementstrukturen der Organisation sind vielleicht nicht auf Projektarbeit ausgerichtet oder dafür geeignet.

Erfolgreiche Projekte müssen eine ausdrücklich definierte Teamstruktur für das Projektmanagement haben, mit eindeutigen und vereinbarten Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligten und effektiven Kommunikationswegen für den Informationsaustausch.

In allen Projekten sind die wichtigsten Stakeholder:

Vertreter der geschäftlichen Interessen, hier als »Unternehmen« bezeichnet, die sicherstellen, dass die Zielsetzung des Projekts geschäftlichen Sinn ergibt und die Investition »value for money« darstellt, sich also rechnet

Benutzer, die nach Abschluss des Projekts die Produkte einsetzen, um den angestrebten Nutzen zu erzielen

Lieferanten, die die vom Projekt benötigten Ressourcen und Fachkenntnisse bereitstellen. Die Lieferanten können intern oder extern sein.

Die Interessen aller drei Stakeholder müssen im Projektmanagement-Team wirksam vertreten sein. Es genügt nicht, wenn nur zwei der drei Interessen vertreten sind. Wenn die Projektkosten im Vergleich zum potenziellen Nutzen zu hoch sind, wird das Projekt als nicht erfolgreich betrachtet. Gleichermaßen ist ein Scheitern unvermeidlich, wenn das Projektergebnis die Anforderungen der Benutzer oder die betrieblichen Anforderungen nicht erfüllt oder wenn die Lieferung für den Lieferanten nicht machbar ist. Die Stakeholder-Interessen werden im Lenkungsausschuss vertreten.

Eine klar definierte Struktur des Projektmanagement-Teams hilft den verschiedenen Parteien, zum Erreichen der gemeinsamen Zielsetzung des Projekts effektiv zusammenzuarbeiten. Allen Projektbeteiligten beantwortet eine klar definierte Struktur des Projektmanagement-Teams die Frage: »Was erwartet man von mir?«

3.2.6 Steuern über Managementphasen

Wichtig!

Ein PRINCE2®-Projekt wird in einzelnen Managementphasen geplant, überwacht und gesteuert.

PRINCE2® teilt das Projekt in eigenständige, aufeinanderfolgende Abschnitte auf: die Managementphasen.

Definition:

Der Abschnitt des Projekts, dessen Management der Projektmanager im Auftrag des Lenkungsausschusses ausführt. Das Ende einer Managementphase ist der Punkt, an dem der Lenkungsausschuss Projektfortschritt, Projektplan, Business Case und Risiken überprüft sowie den nächsten Phasenplan prüft, um zu entscheiden, ob das Projekt fortgeführt werden soll.

Die entsprechenden Managementphasen für ein Projekt werden in Abhängigkeit von mehreren Faktoren ausgewählt, darunter:

Die Größe und Komplexität des Projekts (z. B. bedeuten kürzere Managementphasen eine engere Steuerung, während längere Managementphasen das Unternehmensmanagement entlasten)

Wichtige Entscheidungen und Kontrollpunkte, die während der Projektlaufzeit erforderlich sind; diese sind oft mit wichtigen Investitions-, geschäftlichen oder technischen Entscheidungen verknüpft

Richtlinien und Standards der Organisation

Ein Projekt in PRINCE2

®

muss mindestens zwei Managementphasen aufweisen:

Eine Initiierungsphase

Mindestens eine weitere Managementphase. Je komplexer und risikobehafteter ein Projekt ist, desto mehr Managementphasen sind erforderlich.

Durch das Management in Phasen wird sichergestellt, dass das Projekt ordnungsgemäß initiiert wird, bevor die Arbeit am Projekt-Output beginnt. Das Phasenmanagement sorgt außerdem für Folgendes:

Es stellt Prüf- und Entscheidungspunkte bereit, bei denen der Lenkungsausschuss in vordefinierten zeitlichen Abständen beurteilen kann, ob das Projekt sich noch lohnt und es nicht unkontrolliert weiterläuft.

Es macht es möglich, sicherzustellen, dass wichtige Entscheidungen getroffen werden, bevor die für ihre Umsetzung notwendigen Arbeiten aufgenommen werden.

Es ermöglicht die Klarstellung, welche Auswirkungen ein bestimmter externer Einfluss haben wird, beispielsweise die Festlegung des Unternehmensbudgets oder die Verabschiedung bestimmter Gesetze.

Es erleichtert das Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, indem Befugnisse phasenweise an den Projektmanager delegiert werden.

Der Lenkungsausschuss gibt immer nur eine Managementphase des Projekts frei. Zum Ende jeder Managementphase (mit Ausnahme der letzten) prüft der Projektmanager den Business Case und den Projektplan, trägt die Ergebnisse der Phase in die Projektdokumentation ein und erstellt einen Phasenabschlussbericht sowie einen Phasenplan, um die Befugnis für den Start der nächsten Managementphase einzuholen. Der Phasenabschlussbericht und der Phasenplan für die nächste Managementphase sollten alle Informationen enthalten, die der Lenkungsausschuss braucht, um eine Phasenabschlussbewertung durchführen und über die Fortführung des Projekts entscheiden zu können.

Der Lenkungsausschuss gibt die nächste Managementphase nur dann frei, wenn die Fortführung des Projekts geschäftlich gerechtfertigt ist. Wenn der Business Case des Projekts nicht mehr gültig ist und der Lenkungsausschuss über die erforderliche Befugnis verfügt, wird das Projekt vorzeitig abgebrochen. Ohne diese Befugnis eskaliert der Lenkungsausschuss seine Empfehlung, das Projekt abzuschließen, an die Entscheidungsträger des Unternehmens, des Programmmanagements oder des Kunden.

Hinweis:

Der Lenkungsausschuss delegiert die Befugnisse für die Steuerung einer Managementphase im Tagesgeschäft an den Projektmanager, der bestimmte Toleranzen einhalten muss.

Solange die Managementphase voraussichtlich innerhalb der Toleranzen bleibt, kann der Projektmanager eventuell erforderliche Anpassungen vornehmen. Das erlaubt dem Lenkungsausschuss das Prinzip Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, das heißt, er kann weiterhin im notwendigen Umfang steuernd eingreifen, ohne durch administrative Aufgaben übermäßig belastet zu werden.

3.2.7 Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (manage by exception)

Wichtig!

Ein PRINCE2®-Projekt definiert für jedes Projektziel bestimmte Toleranzen, die den Handlungsrahmen für delegierte Befugnisse festlegen.

PRINCE2® sorgt für angemessene Entscheidungs- und Führungskompetenzen oder Governance, indem die Methode klare Verantwortlichkeiten für das Lenken, Managen und Liefern des Projekts definiert und die Verantwortung auf jeder Ebene eindeutig festgelegt wird. Die Verantwortlichkeiten lassen sich wie folgt ableiten:

Delegation bestimmter Befugnisse von einer Managementebene zur nächsten, indem auf der betreffenden Planebene für folgende sechs Leistungsaspekte Toleranzen festgelegt werden:

Kosten:

Die zulässigen Überschreitungen oder Unterschreitungen eines festgelegten Budgets

Zeit:

Inwieweit ein Projekt vor oder nach einem vereinbarten Zielabschlussdatum geliefert werden darf

Qualität:

Inwieweit ein Element von vereinbarten Qualitätskriterien abweichen darf

Umfang:

Zulässige Abweichung der geplanten Produkte

Nutzen:

Inwieweit der Nutzen übertroffen oder nicht unterschritten werden darf (realisiert oder geschätzt)

Risiko:

Grenzwerte für die Risiken

Einrichtung von Steuerungsmitteln, damit bei einer voraussichtlichen Überschreitung dieser Toleranzen die Ausnahme festgehalten und unverzüglich die nächsthöhere Managementebene informiert wird, um über das weitere Vorgehen zu entscheiden.

Bereitstellung eines Sicherungsmechanismus, damit jede Managementebene sich darauf verlassen kann, dass geeignete Kontrollen vorhanden und wirksam sind.

Hinweis:

Die sechs Leistungsaspekte werden in der PRINCE2®-Prüfung auch als die sechs Dimensionen bezeichnet.

Dieses Steuern nach dem Ausnahmeprinzip oder Management by Exception sorgt für einen sehr effizienten Einsatz der Arbeitszeit der Führungskräfte. Führungskräfte werden zeitlich entlastet, ohne dabei die Kontrolle über das Projekt aus den Händen zu geben, denn es ist sichergestellt, dass Entscheidungen immer auf der richtigen Ebene getroffen werden.

3.2.8 Produktorientierung

Wichtig!

Ein PRINCE2®-Projekt ist auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf deren Qualitätsanforderung liegt.

Projekte, die zum Schwerpunkt haben, was das Projekt herstellen oder liefern soll, sind im Allgemeinen erfolgreicher als Projekte, deren Hauptschwerpunkt die Arbeitsaktivität ist. Dies liegt daran, dass es der Zweck eines Projekts ist, die Erwartungen aller Stakeholder im Rahmen einer geschäftlichen Rechtfertigung zu erfüllen. Dazu müssen alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, welche Produkte gefordert werden und welche Qualitätserwartungen diese erfüllen sollen. Der Zweck eines Projekts kann sehr unterschiedlich interpretiert werden, wenn nicht zweifelsfrei feststeht, welche Produkte herzustellen sind und nach welchen Kriterien diese jeweils abgenommen werden.

Gemäß dem Grundprinzip der Produktorientierung müssen PRINCE2®-Projekte eher Output-orientiert als arbeitsorientiert sein. PRINCE2® nennt diesen Output »Produkte«.

Definition Produkt:

Ein materieller oder immaterieller Input oder Output, der im Vorfeld eines Projekts beschrieben, erstellt und getestet werden kann. In PRINCE2® gibt es zwei Arten von Produkten: Management-Produkte und Spezialisten-Produkte.

Bei einem Output-orientierten Projekt wird das Projektprodukt vereinbart und definiert, bevor Aktivitäten zur Herstellung dieses Produkts durchgeführt werden. Die Menge der vereinbarten Produkte definiert den Inhalt und Umfang eines Projekts und liefert die Basis für Planung und Steuerung.

Hinweis:

Das Verständnis für »Produkte« wird einfacher, wenn man sich unter Produkten »Ergebnisse« des Projekts vorstellt.

Diese Produktorientierung:

stellt sicher, dass im Projekt nur Arbeiten durchgeführt werden, die direkt zur Lieferung eines Produkts beitragen. Das Projekt unternimmt also nicht mehr als die erforderliche Arbeit zur Lieferung der vereinbarten Produkte.

erleichtert das Management unkontrollierter Änderungen, indem sichergestellt wird, dass alle Änderungen in Bezug auf ihre Auswirkungen auf die Projektprodukte und die geschäftliche Rechtfertigung für das Projekt vereinbart werden

reduziert das Risiko von Unzufriedenheit der Benutzer und Projektabnahmestreitigkeiten, indem das vom Projekt herzustellende Produkt zu Anfang festgelegt wird

Klarheit im Projekt gewährleistet ein PRINCE2®-Projekt durch die Erstellung von Produktbeschreibungen, das heißt, die Festlegung von Zweck, Zusammensetzung, Herkunft, Format, Qualitätskriterien und Qualitätsprüfmethode jedes einzelnen Produkts. Anhand der Informationen in den Produktbeschreibungen können der voraussichtliche Aufwand, der Ressourcenbedarf und die Abhängigkeiten ermittelt und die Ablaufpläne festgelegt werden.

3.2.9 Anpassen an das Projekt

Wichtig!

PRINCE2® lässt sich an die speziellen Anforderungen eines Projekts hinsichtlich seiner Umgebung, des Umfangs, der Komplexität, der Wichtigkeit, der Teamfähigkeit und des Risikos anpassen.

Der Wert von PRINCE2® besteht darin, dass es sich hierbei um eine universelle Projektmanagementmethode handelt, die ungeachtet von Projektumgebung, Größe, Komplexität, Priorität, Teamfähigkeiten und Risiko sowie für jede Art, geografische Lage oder Kultur angewendet werden kann. Sie kann für jedes Projekt genutzt werden, da sie sich an die individuellen Anforderungen und Kontexte jedes Projekts anpassen lässt.

Durch Anpassung soll Folgendes sichergestellt werden:

Die jeweilige Projektmanagementmethode eignet sich für das Projekt (z. B. Ausrichtung der Methode auf die Geschäftsprozesse, die das Projekt beeinflussen und unterstützen, wie Personalwesen, Finanzen und Beschaffung).

Die Projektsteuerungsmittel werden dem Umfang, der Komplexität, der Bedeutung, der Leistungsfähigkeit und den Risiken eines Projekts gerecht (z. B. Häufigkeit und Formalität von Berichten und Prüfungen).

Zur Anpassung müssen der Lenkungsausschuss und der Projektmanager proaktiv darüber entscheiden, wie PRINCE2® angewendet wird. Unbedingt zu berücksichtigen ist dabei, dass effektives Projektmanagement Informationen (nicht unbedingt Dokumente) und Entscheidungen (nicht unbedingt Besprechungen) erfordert.

Die Projektleitdokumentation sollte beschreiben, wie PRINCE2® für das jeweilige Projekt angepasst wurde, damit alle Projektbeteiligten verstehen, wie PRINCE2® verwendet werden soll und wie die jeweiligen Aufgaben durchgeführt werden sollen.

Wenn PRINCE2® nicht angepasst wird, entsprechen Aufwand und Ansatz des Projektmanagements wahrscheinlich nicht den Anforderungen des Projekts. Die Folge ist unter Umständen ein geradezu »mechanisches« Projektmanagement auf der einen Seite (eine Methode wird ohne jegliches Hinterfragen buchstabengetreu befolgt) oder ein »heroisches« Projektmanagement auf der anderen Seite (eine Methode wird vollkommen ignoriert).

Was kann angepasst werden?

Bei der Anpassung geht es um die zweckmäßige Anwendung von PRINCE2® in einem gegebenen Projekt, wobei sichergestellt sein muss, dass das passende Maß an Governance, Planung und Kontrolle im Einklang mit den Grundprinzipien von PRINCE2® gegeben ist. Folgende Aspekte von PRINCE2® können angepasst werden:

Prozesse können zusammengefasst oder angepasst werden (z. B. durch das Erweitern oder Zusammenfassen von Aktivitäten).

Themen können mithilfe von Techniken umgesetzt werden, die für das Projekt geeignet sind.

Rollen können zusammengefasst oder aufgeteilt werden, vorausgesetzt, dass die Verantwortlichkeit klar ist und es keine Interessenkonflikte gibt.

Managementprodukte können zu einer beliebigen Anzahl von Dokumenten oder Informationssystemen zusammengefasst oder aufgeteilt werden. In der Regel sind es formelle Dokumente, es können aber genauso gut auch Präsentationsfolien, Wandtafeln oder IT-gestützte Informationssysteme sein, falls dies für das Projekt und seine Umgebung besser geeignet ist.

Die Terminologie kann geändert werden, sodass sie zu anderen Standards oder Richtlinien passt, vorausgesetzt, dies geschieht durchgehend.

Anpassung bedeutet nicht, dass Prozesse oder Themen von PRINCE2® weggelassen werden können. PRINCE2® ist eine Matrix miteinander verknüpfter Teile: Themen kommen in Prozessen zur Anwendung, mit Techniken werden Themen umgesetzt, und Personen erfüllen Projektrollen und erstellen Managementprodukte. Wenn bei der Umsetzung ein Teil weggelassen wird, kann das negative Folgen für das Projektmanagement an sich und den Projekterfolg haben.

Ein Projektmanager muss sich möglicherweise an bestimmte Produktterminologie halten (z. B. aufgrund von Kundenvorgaben oder gängiger Praxis in der eigenen Organisation). Beispiele:

die Verwendung des »Projektmanagementplans« des PMI anstelle der »Projektleitdokumentation« von PRINCE2

®

die Verwendung eines »Projektschlussberichts« anstelle eines »Projektabschlussberichts«

Bei der Änderung der Terminologie von Managementprodukten muss besonders darauf geachtet werden, dass immer noch der von PRINCE2® beabsichtigte Zweck widergespiegelt wird.

Projekt-Lebenszyklen können so viele Managementphasen wie nötig enthalten, um das mit dem Projekt verbundene Risiko zu managen. PRINCE2® schreibt weder die Namen von Managementphasen noch eine erforderliche Anzahl vor, mit der Ausnahme, dass der Lebenszyklus mindestens zwei Phasen enthalten muss.

Wer ist verantwortlich und wo wird die Anpassung dokumentiert?

Der Projektmanager ist für die Festlegung und Dokumentation des Anpassungsgrades des Projekts verantwortlich.

Die Anpassung beeinflusst, wie ein Projekt gemanagt wird. Daher wird sie als Unterpunkt in der Projektleitdokumentation festgehalten, die von geeigneten Stakeholdern geprüft und vom Lenkungsausschuss abgenommen wird. Sowohl der Lenkungsausschuss als auch der Projektmanager können von den Rollen Projektsicherung, Projektunterstützung oder einem Centre of Excellence (falls vorhanden) beraten werden.

3.2.10 Wie könnten Prüfungsfragen aussehen?

6

Was wird bei der Anpassung von PRINCE2

®

an das Projekt definiert?

A

Wann der Projektfortschritt geprüft wird

B

Welche der sechs Toleranzbereiche einbezogen werden

C

Welche Interessen wichtiger Stakeholder vertreten werden

D

Wann die Projekt-Outputs geliefert werden

7

Welche Aussage über das Grundprinzip »Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung« ist RICHTIG?

A

Die Rechtfertigung für obligatorische Projekte bedarf keiner Abnahme

B

Es darf keine Änderung für den Grund eines Projekts geben

C

Die formelle Dokumentation eines Business Case ist obligatorisch

D

Die gewählte Option muss ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten

8

Wie findet das Grundprinzip »Lernen aus Erfahrung« Anwendung?

A

Durch Überprüfung des Managements früherer Projekte

B

Durch Definieren der Kundenerwartungen hinsichtlich des Projektprodukts

C

Durch Definieren von Kostentoleranzen für die Ziele des Projekts

D

Durch Delegieren von Verantwortlichkeiten auf eine andere Managementebene

9

Aus welchem der folgenden Gründe muss das Grundprinzip »Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten« angewendet werden?

A

Weil jedes Projekt einen einzigartigen Output hat

B

Weil mehr als eine Funktion an dem Projekt beteiligt sein kann

C

Weil Projekte doppelte und inkonsistente Ziele haben können

D

Weil Phasen Kontrollpunkte für die Geschäftsleitung bieten

10

Welches Grundprinzip findet bei der Erstellung der Projektproduktbeschreibung Anwendung?

A

Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

B

Produktorientierung

C

Lernen aus Erfahrung

D

Steuern über Managementphasen

11

Welche zwei Aussagen über Anpassung sind RICHTIG?

1. Prozesse können vereinfacht oder detaillierter ausgeführt werden.

2. Die Terminologie kann geändert werden, sodass sie zu den organisatorischen Standards passt.

3. Themen, die für das Projekt nicht relevant sind, können ausgeschlossen werden.

4. Mitglieder des Projektmanagement-Teams können jede Kombination von Rollen übernehmen

A

1 und 2

B

2 und 3

C

3 und 4

D

1 und 4

12

Wie wird »Steuern nach dem Ausnahmeprinzip« angewandt?

A

Durch Unterteilung des Projekts in mindestens zwei Managementphasen

B

Durch Steuerungselemente, die die höhere Managementebene vor potenziellen Problemen warnen

C

Durch Sicherstellung, dass das Projekt weiterhin wünschenswert, lohnend und realisierbar ist

D

Durch Bereitstellen von Erfahrungen, um Fehler aus vorherigen Projekten zu vermeiden

13

Was ist ein Nutzen bei der Anwendung des Grundprinzips »Steuern über Managementphasen«?

A

Das Projektmanagement-Team wird die zugelassenen Toleranzen verstehen

B

Das Projektmanagement-Team wird die Erwartungen des Kunden verstehen

C

Das Projekt wird über Prüf- und Entscheidungspunkte zur Bewertung des Fortschritts verfügen

D

Die wichtigsten Stakeholder im Projekt werden im Lenkungsausschuss repräsentiert

3.3 Einführung in die PRINCE2®-Themen

3.3.1 Übersicht

Die PRINCE2®-Themen beschreiben Aspekte des Projektmanagements, die bei der Durchführung eines Projekts über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg kontinuierlich behandelt werden müssen. Die geschäftliche Rechtfertigung für das Projekt muss beispielsweise während des gesamten Projektlebenszyklus aktualisiert und revalidiert werden. Es werden Änderungen vorgenommen, und Risiken müssen gemanagt werden.

Die besondere Stärke von PRINCE2® zeigt sich in der Vernetzung dieser sieben Themen. Möglich wird diese Vernetzung, weil die Themen auf eine PRINCE2®-spezifische Art so behandelt werden, dass sie nahtlos ineinandergreifen.

Die PRINCE2®-Prozesse spiegeln den chronologischen Ablauf eines Projekts wider, wobei die beschriebenen Maßnahmen aus allen verschiedenen PRINCE2®-Themen kommen. Hier in den Themenkapiteln wird der rote Faden aufgenommen, der sich durch ein Thema zieht, und es werden detaillierte Anleitungen gegeben, um die Prozessaktivitäten genauer zu erläutern.

Business Case – WARUM?

Am Anfang des Projekts steht eine Idee, von der man sich einen bestimmten Nutzen für die betreffende Organisation erhofft. Das Thema »Business Case« zeigt, wie die Idee zu einem lohnenden und durchführbaren Investitionsvorschlag für die Organisation entwickelt und sichergestellt werden kann, dass das Projekt während der gesamten Laufzeit auf die Ziele der Organisation ausgerichtet bleibt.

Organisation – WER?

Die Organisation, die das Projekt in Auftrag gibt, muss die anfallenden Arbeiten an Manager delegieren, die für die Durchführung und den Abschluss dieser Arbeiten verantwortlich sind. Projekte sind bereichsübergreifend angelegt, weshalb die Strukturen einer Linienorganisation für Projekte ungeeignet sind. Das Thema »Organisation« beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten im zeitlich befristeten PRINCE2®-Projektmanagementteam, die für das effektive Management des Projekts notwendig sind.

Qualität – WAS?

Die ersten Vorstellungen vom Projekt sind meist noch nicht klar umrissen. Das Thema »Qualität« erläutert, wie die ersten Ideen immer weiter ausgearbeitet werden, bis allen Teilnehmern klar ist, welche Qualitätskriterien die zu liefernden Produkte erfüllen müssen – und wie das Projektmanagement sicherstellen wird, dass diese Anforderungen auch erfüllt werden.

Pläne – WIE / WIE VIEL?

PRINCE2®-Projekte laufen auf der Basis genehmigter Pläne ab. Das Thema »Pläne« beschreibt als Ergänzung zum Thema »Qualität« die einzelnen Schritte zur Entwicklung der Pläne und die anzuwendenden PRINCE2®-Techniken. In PRINCE2® werden Pläne an die Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter auf den verschiedenen Hierarchiestufen der Organisation angepasst. Während der gesamten Projektlaufzeit sind sie die Grundlage für die Kommunikation und Steuerung.

Risiko – WAS, WENN?

Mit Projekten sind üblicherweise mehr Risiken verbunden als mit dauerhaften betrieblichen Abläufen. In diesem Thema geht es darum, wie das Projektmanagement mit Unsicherheiten umgeht.

Änderungen – WAS SIND DIE AUSWIRKUNGEN?

Dieses Thema beschreibt, wie das Projektmanagement Issues bewertet und behandelt, die potenziell Auswirkungen auf die Baseline-Aspekte des Projekts haben können (insbesondere auf dessen Pläne und fertiggestellte Produkte). Issues können unerwartete allgemeine Probleme, Änderungsanträge oder ein Produkt sein, das seine Spezifikation nicht erfüllt.

Fortschritt – WO STEHEN WIR?

Gegenstand dieses Themas ist die fortlaufende Kontrolle der Durchführbarkeit der Pläne. Es beschreibt den Entscheidungsprozess für die Freigabe von Plänen, die Beobachtung der tatsächlich erzielten Ergebnisse und den Eskalationsprozess für den Fall, dass Ereignisse nicht nach Plan laufen.

3.3.2 Anpassung der Themen

Durch die Anpassung kann beeinflusst werden, wie die Themen angewendet werden. Dies kann fest und obligatorisch sein oder dem Projektmanagement-Team einen großen Freiheitsgrad bei der Umsetzung der einzelnen Themen zugestehen.

In jedem Projekt müssen alle sieben Themen zur Anwendung kommen, allerdings sollten sie je nach Risiko, Umfang, Art und Komplexität oder Einfachheit des Projekts an dessen Erfordernisse angepasst werden. Dabei muss immer gewährleistet werden, dass die in einem Thema angegebenen Mindestanforderungen erfüllt werden.

Ein angepasstes PRINCE2®-Thema sollte alle Anpassungen der Prozesse und der Terminologie widerspiegeln. Die Anpassung eines Themas bedeutet nicht unbedingt die Veränderung des PRINCE2®-Themas selbst. In den meisten Fällen werden die Themen durch die Risiko-, Qualitäts-, Änderungssteuerungs- und Kommunikationsmanagement-Ansätze des Projekts implementiert.

Viele der Themen setzen voraus, dass Verfahren entwickelt werden müssen: PRINCE2® schreibt nicht vor, wie diese dokumentiert oder veröffentlicht werden sollen. Sie können von einer einfachen Reihe von Aktivitäten bis zu einem voll entwickelten Verfahren mit Ablaufdiagramm reichen.

PRINCE2® umfasst eine Verantwortungstabelle in Bezug auf die einzelnen Themen. Diese können neu zugewiesen werden, sofern dies nicht zu einem Interessenkonflikt führt, insbesondere zwischen den Rollen, die mit dem Lenken eines Projekts und nicht dem Projektmanagement befasst sind.

3.4 Thema Business Case

3.4.1 Lernziele zum Thema Business Case

In diesem Abschnitt verstehen Sie, welchen Zweck das Thema »Business Case« hat. Es beschäftigt sich mit dem Nutzenmanagement-Ansatz sowie mit den Mindestanforderungen von PRINCE2® zur Anwendung des Themas »Business Case«. Es geht auf die Definition der Schlüsselkonzepte in Bezug auf die geschäftliche Rechtfertigung und die Unterschiede zwischen Outputs, Ergebnissen und Nutzen ein.

Drei Fragen aus der Foundation-Prüfung werden sich auf das Thema »Business Case« beziehen.