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- Herausgeber: Haufe Lexware
- Kategorie: Fachliteratur
- Serie: Haufe Fachbuch
- Sprache: Deutsch
Wenn Projekte im Verein mit ehrenamtlicher Arbeit umgesetzt werden, ist es besonders wichtig, mit der Zeit und dem Engagement wertschätzend umzugehen. Dieses Buch zeigt Ihnen in vier Schritten, wie Sie Projekte in Ihrem Verein erfolgreich planen und durchführen. Jeder Schritt wird dabei an konkreten Beispielen erläutert. Darüber hinaus gibt Ihnen die Autorin wichtige Tools und Methoden für die Projektarbeit an die Hand. So steht einem erfolgreichen Abschluss nichts im Weg. Inhalte: - Vier Schritte im Projektmanagement - Projekte erfolgreich starten und Ziele definieren - Wichtige Meilensteine planen, das Projekt steuern und überwachen - Das Projekt abschließend bewerten und die Leistung würdigen - Tools für die Kommunikation und ModerationArbeitshilfen online: - To-do-Listen - Checklisten - Vorlagen für Gesprächsprotokolle
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Seitenzahl: 74
Veröffentlichungsjahr: 2019
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Inhaltsverzeichnis
Hinweis zum UrheberrechtVorwort1 Was sind Projekte und welche Vorteile bieten sie? Teil 1: Der rote Faden ‒ vier Schritte im Projekt2 Übersicht: Vier Schritte im Projektmanagement3 Schritt 1: Das Projekt erfolgreich starten3.1 Projekt initiieren3.2 Zielgruppen analysieren3.3 Ziele definieren3.4 Projektumfeld analysieren3.5 Projektorganisation 3.6 Phasen und wichtige Meilensteine planen3.7 Projekt mit Workshop starten4 Schritt 2: Projektplanung 4.1 Projekt strukturieren4.2 Arbeitspakete planen4.3 Kosten planen4.4 Finanzielle Mittel beschaffen5 Schritt 3: Projektsteuerung ‒ das Projekt im Griff!5.1 Planung 5.2 Überwachung5.3 Steuerung6 Schritt 4: Projektabschluss ‒ Erfahrungen sammeln, Leistung würdigen6.1 Das Projekt abschließend analysieren und bewerten6.2 Evaluation ‒ Erfahrungen und Erkenntnisse sichern6.3 ProjektauflösungTeil 2: Projektbegleitende Aufgaben, Methoden und Tools7 Projektmarketing 7.1 Projektmarketing7.2 Marketingplan für das Projekt erstellen7.3 Projekt präsentieren8 Moderation im Projekt ‒ Methoden für erfolgreiche Projektarbeit8.1 Ideenworkshop 8.2 Startworkshop (Kick-off) 8.3 Risikoworkshop (Kopfstandmethode)8.4 Planungsworkshop: Wer macht was? (Kanban-Methode)8.5 Problemlösungsworkshop8.6 Projektmeeting8.7 Lessons Learned-Workshop (Retrospektive)9 Kreativitätstechniken für die Moderation9.1 Brainstorming 9.2 Brainwriting: Methode 6-3-59.3 Galeriemethode9.4 Pro-und-contra-Analyse9.5 Problemlösungsbaum9.6 Mindmapping9.7 Ursache/Wirkung-Diagramm (Ishikawa-Methode)10 Einsatz von Collaboration-Tools10.1 Etherpad10.2 Padlet10.3 Bubbl.us10.4 Sway11 Überblick: Arbeitshilfen zum Download 11.1 Projektstart11.2 Projektplanung11.3 Projektcontrolling11.4 Projektabschluss11.5 Prozessübergreifende ArbeitshilfenAbbildungsverzeichnisTabellenverzeichnisStichwortverzeichnisHinweis zum Urheberrecht
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der DeutschenNationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet überhttp://dnb.dnb.de abrufbar.
Print:ISBN 978-3-648-12200-6Bestell-Nr. 14077-0001
ePub:ISBN 978-3-648-12202-0Bestell-Nr. 14077-0100
ePDF:ISBN 978-3-648-12201-3Bestell-Nr. 14077-0150
Sabine Peipe
Projektmanagement im Verein
1. Auflage 2019
© 2019 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg
www.haufe.de
Produktmanagement: Ziegler, Annette
Lektorat: Ulrich Leinz, Berlin
Satz: Konvertus BV, Haarlem
Umschlag: RED GmbH, Krailling
Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.
Vorwort
So vielfältig Vereine sind, so vielfältig sind auch ihre Projekte. Aber so vielfältig die Projekte auch sein mögen, wenn es um erfolgreiche Projektarbeit geht, so gibt es eine Grundvoraussetzung: die gut strukturierte Vorgehensweise.
Und gerade für Vereine ist diese Erkenntnis besonders wichtig. Denn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und zumeist auch die Projektleitungen ‒ sie alle leisten diese Arbeit ehrenamtlich, neben dem Beruf, der Familie und dem geselligen Leben.
Daher ist es gut und wichtig, mit der Zeit und dem Engagement wertschätzend umzugehen ‒ was Sie selbst und alle anderen Beteiligten angeht ‒ und Projekte gut vorzubereiten, präzise zu planen, vorausschauend zu koordinieren und mit Spaß an der Sache durchzuführen.
Unterstützung für Ihre Vorhaben
Damit das gelingt, will ich Sie mit diesem Buch bei Ihrer Projektarbeit unterstützen.
In Teil 1 des Buches zeige ich Ihnen in vier Schritten, wie Sie vorgehen können ‒ vom Projektstart, über die Planung, bis zur erfolgreichen Durchführung des Projekts ‒ und erläutere jeden Schritt an konkreten Beispielen. Lesen Sie zudem, wie Sie die Teammitglieder einbinden, die Projektziele smart formulieren, das Projekt umsetzen, zielgerichtet steuern und bei Änderungen präzise nachjustieren.
Darüber hinaus gebe ich Ihnen in Teil 2 des Buches alle wichtigen Tools an die Hand, für die Kommunikation und Moderation des Projekts. Ich zeige Ihnen, wie Sie motivierende Workshops durchführen, Methoden gewinnbringend einsetzen und für ihr Projekt eine zündende Marketingaktion entwickeln.
Und für die Praxis stehen Ihnen zusätzlich alle Arbeitshilfen, wie z. B. Checklisten und Vorlagen, zum Download und sofortigen Einsatz in Ihrem Projekt zur Verfügung.
Viel Erfolg wünscht Ihnen
Sabine Peipe
1Was sind Projekte und welche Vorteile bieten sie?
In der Vereinsarbeit gibt es einerseits die Routinearbeiten wie zum Beispiel Mitgliederverwaltung, Übungsleitermeetings oder Pressearbeit. Daneben gibt es aber andere Vorhaben, die ganz eigenständig sind. Um diese Vorhaben erfolgreich umzusetzen, ist es gut, diese als Projekte aufzufassen. Denn das hat große Vorteile. Lesen Sie im Folgenden welche Vorteile das sind.
Wozu ein Vorhaben als Projekt durchführen? Neun Vorteile
Gerade wenn Sie ein Vorhaben zum ersten Mal durchführen, bietet die Umsetzung als Projekt Vorteile, weil Sie so dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden die Ideen, Aufgaben und Vorhaben strukturiert umsetzen.
Vorteil 1: Klarheit. Für die Methodik der Projektarbeit ist es ganz wichtig, das Vorhaben zu strukturieren, so dass die einzelnen Aufgaben einerseits voneinander klar abgegrenzt, andererseits aber auf das vereinbarte Ziel hin ausgerichtet sind ‒ und auch immer wieder nachjustiert werden.
Vorteil 2: Komplexitätsreduzierung. Wenn Vorhaben komplex und vielfältig sind, unterstützt die Klärung und Abgrenzung der einzelnen Aufgaben, die Mitarbeitenden aufgabenspezifisch und damit effizient einzusetzen.
Vorteil 3: Zielführung. Andererseits hilft die Koordinierung der Arbeit im Projekt, ein Auseinanderdriften der spezifischen Aufgabenbereiche zu vermeiden. Die gegenseitige Abhängigkeit der Aufgaben voneinander wird analysiert. Und die Aufgaben im Arbeitsprozess sinnvoll miteinander vernetzt und gesteuert.
Vorteil 4: Risikovermeidung. Bei der Projektarbeit gilt es, vorausschauend zu arbeiten und Risiken im Prozess frühzeitig zu erkennen, um vorbeugende oder korrigierende Maßnahmen festzulegen.
Vorteil 5: Einbindung. Dazu gehört es auch alle außerhalb des Teams, die Stakeholder, im Blick zu haben und deren Interessen mitzudenken.
Vorteil 6: Transparenz. Zur Methodik der Projektarbeit gehört auch die Projektdokumentation. Damit können Sie die Projektbeteiligten regelmäßig informieren über den aktuellen Stand, aber auch für Sie selbst durch regelmäßige Fortschrittskontrollen den Projektstatus klären und Abweichungen vom Plan frühzeitig erkennen.
Vorteil 7: Motivation. Mit einem gut geplanten Projekt fühlen sich die Teammitglieder sicher. Die Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Sponsoren, Förderern läuft reibungsloser.
Vorteil 8: Weiterentwicklung. Gutes Projektmanagement ermöglicht systematisches Projektlernen. Das heißt: Projekterfahrungen können für potenzielle zukünftige Projekte genutzt werden. Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden!
Vorteil 9: Qualität. Gutes Projektmanagement führt also zu qualitativ hochwertigen Projektergebnissen und zuverlässige Projektarbeit zur Zufriedenheit aller Projektbeteiligten!
Was sind Projekte?
Projekte sind Vorhaben oder Aufgabenstellungen, die sich dadurch auszeichnen, dass sie einmalig sind, sich also nicht regelmäßig wiederholen. Sie sind häufig komplex oder auch ungewöhnlich.
Für die Umsetzung eines Projektes werden unterschiedliches Fachwissen und Kompetenzen benötigt, d. h. eine Person alleine kann diese Aufgabe nicht leisten. Projekte werden also durch ein Team, das sein Fachwissen aus unterschiedlichen Bereichen beisteuert, realisiert.
Ein Projekt ist also:
einmalig
neuartig
komplex
außergewöhnlich
Ein Projekt grenzt sich inhaltlich von anderen Aufgabenstellungen bzw. anderen Projekten ab. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt und erhält ein eigenes Projektbudget. Um das Projekt umzusetzen, werden Personen zu einem Projektteam zusammengestellt.
Ein Projektleiter koordiniert und überwacht die unterschiedlichen Aufgaben im Projekt. Er übernimmt alle notwendigen Projektmanagementaufgaben. Dazu gehören die Planung, das Reporting an verschiedene Personen oder Organisationen sowie die Führung des Projektteams. Eine wichtige Führungsaufgabe ist z. B. die Kommunikation und Information des Projektteams.
Die DIN 69901 beschreibt dies so: »Unter Projektmanagement versteht man die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.«
Teil 1: Der rote Faden ‒ vier Schritte im Projekt
Viele Organisationen entwickeln zwar individuell zugeschnittene Prozesse und Methoden für ihre Projekte. Tatsächlich erweist sich jedoch in der Praxis, dass vier Schritte für das Management von Projekten wichtig sind.
Diese vier Schritte können für einerseits viele verschiedene Projekttypen und andererseits auch in verschiedensten Organisationsstrukturen eingesetzt werden ‒ und passen eben auch ganz hervorragend für die Projektarbeit in Vereinen.
Lesen Sie in den folgenden Kapiteln, welche vier Schritte das sind und wie Sie diese jeweils erfolgreich umsetzen.
2Übersicht: Vier Schritte im Projektmanagement
Schritt 1: Projektstart
Schritt 2: Projektplanung
Schritt 3: Projektsteuerung
Schritt 4: Projektabschluss
Die vier Schritte im Projektmanagement
Was innerhalb der einzelnen Schritte passiert und welche Aufgaben es umzusetzen gilt, beschreibe ich nachfolgend als kurze Zusammenfassung. Die Zusammenfassung soll als Gedächtnisstütze dienen, hier haben Sie alles komprimiert zusammengefasst, so dass Sie es an Ihre Projektkollegen weitergeben können. In den folgenden Kapiteln (Kapitel 3 bis 6) beschreibe ich dann die einzelnen Schritte ausführlich und erläutere sie mit konkreten Beispielen.
Schritt 1, der Projektstart, ist gekennzeichnet durch das Initiieren und der Freigabe eines Projekts. In diesem Prozessschritt finden alle vorbereitenden Aufgaben für die folgende Planung statt. Dazu gehören diese Aufgaben:
Die Zielgruppe(n) identifizieren und analysieren
Die Projektziele definieren
Das Projektumfeld analysieren
Die Projektorganisation auf die Beine stellen
Eine erste grobe Planung entwickeln
Mit Schritt 2, der Projektplanung, wird das Projekt detaillierter ausgearbeitet und die Planung verfeinert. Hier werden
erste Konzepte geschrieben,
Arbeitspakete gebildet,
Verantwortlichkeiten festgelegt,
Termine geplant sowie ein
Kosten- und Finanzplan aufgestellt.
Die Projektsteuerung, Schritt 3, ist Aufgabe der Projektleitung. Auf der Grundlage des fertiggestellten und genehmigten Projektplans übernimmt der Projektleiter folgende Steuerungsaufgaben:
Er verteilt die anstehenden Aufgaben und koordiniert diese
Er überwacht die Termine und Ergebnisse
Er stellt den Projektstatus fest und kommuniziert diesen an die Projektbeteiligten
Er stellt Abweichungen fest und stößt Korrekturmaßnahmen an
Schritt 4, der Abschluss des Projekts, beginnt, wenn alle wesentlichen Aufgaben des Projekts erledigt sind. Jetzt werden
gemeinsam die erreichten Ergebnisse überprüft,
die Erfahrungen, die Projektleitung und Team gemacht haben, zusammengefasst und
es wird ein Abschlussmeeting durchgeführt, in dem Projektleitung und Projektteam offiziell entlastet und von ihren Projektaufgaben entbunden werden.
