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- Herausgeber: Books on Demand
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
Remote Audit - Virtuelle Fern-Audits Von der Planung bis zur Umsetzung 2. überarbeitete Auflage Qualitätsmanagement schafft Vertrauen -insbesondere in grenzüberschreitenden, komplexen, arbeitsteiligen Wirtschaftsbeziehungen. Hinzu kommt die Forderung nach einer schnellen und bedarfsgerechten Anpassung von Organisationsstrukturen und -prozessen. Dies stellt die beauftragten Qualitätsmanager und externe Auditoren vor neue Herausforderungen. Remote Audits - also virtuelle Fern-Audits über das Internet - eröffnen hier völlig neue Lösungsansätze. Besonders vor dem Hintergrund der Covid-19-Pandemie, mit kurzfristigen Reisewarnungen und zeitraubenden Quarantäne-Anforderungen, sind Remote Audit-Lösungen vielfach die einzige Alternative, um Auditierungen innerhalb vorgegebener Fristen zu bewältigen. Remote Audits können weiterhin den Aufwand für Reisen und deren Kosten wesentlich reduzieren. Dieses Buch richtet sich einerseits an Auditoren, die sich mit dem Remote Audit neue Kundenkreise erschließen möchten. Es ist ebenso eine gute Arbeitsgrundlage für Qualitätsmanager, Revisoren und andere Entscheider auf Unternehmensseite.
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 45
Veröffentlichungsjahr: 2021
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IHR BONUS
Auf der Bonus-Webseite zu diesem Buch finden Sie ergänzende Informationen: Laden Sie sich eine Checkliste und Auditvorlage unter folgendem Link herunter:
www.PeRoBa.de/RemoteAudit
INHALTSVERZEICHNIS
Vorwort
Remote Audits
1.1. Definition und Regulatorien
1.2. Arten von Remote Audits
1.3. Chancen und Risiken von Remote Audits
Der Auditor
2.1. Das Audit
2.2. Remote-Audit-Prinzipien
2.3. Remote-Audit-Kompetenzen
Der Remote-Audit-Prozess
3.1. Definition Remote Audit
3.2. Voraussetzungen
3.3. Auditplan
3.4. Vorbereitung
3.5. Durchführung
3.6. Nachbereitung
Remote-Audit-Durchführung – Praxisbeispiel
Zusammenfassung
Abbildungsverzeichnis
VORWORT
Der Autor dieser Ausgabe ist der Geschäftsführer der PeRoBa Unternehmensberatung GmbH, welcher als Auditor und Berater seit den 90er Jahren Audits durchführt. Das erste „Remote Audit“ führte der Autor im Jahr 2005 mittels Telefonspinne als Telefonkonferenz durch.
Als Dozent und Trainer stellt der Autor Remote Audits als weiteres Werkzeug zur Durchführung von Audits dar. Basierend auf vielen Diskussionen und Gesprächen mit Anwendern und Auditoren ist in diesem Zusammenhang die Definition eines Remote Audits sehr wichtig.
Viele der derzeit auf dem Markt angebotenen Lösungen sind aus dem Bereich der „Services“ und werden nun aufgrund der steigenden Nachfrage auch für Remote Audits beworben. Die Verwendung hierfür muss aber von jedem genau überdacht werden, da im Qualitätsmanagement weitere Anforderungen relevant werden.
Die Idee zu diesem Werk entstand Anfang 2014, jedoch war das Jahr 2017 aufgrund eines Auditauftrags in Übersee der entscheidende Moment. Bei der Rückreise kam es aufgrund von extremem Unwetter zu Verzögerungen und Flugausfall, so dass die Rückreise ca. 40 Stunden in Anspruch nahm. Diesem Umstand entsprang der Gedanke, das virtuelle Durchführen von Audits durch ein effektives Tool zu ermöglichen, was der Autor dann durch eine Eigenentwicklung realisierte.
Einen ungewollten Entwicklungsschub gab es im Jahr 2020 durch COVID-19, da viele Firmen die Digitalisierung und das Home-Office vor antrieben.
Die Bedeutung der Remote Audits wird durch diese Ausgabe erläutert werden.
Zur besseren Lesbarkeit wird in dieser Ausgabe nicht ausdrücklich nach geschlechtsspezifischen Personenbezeichnungen differenziert. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.
1 REMOTE AUDITS
Durch die COVID-19-Pandemie ab März 2020 beziehungsweise den ersten Lockdown änderte sich einiges in den Unternehmensprozessen.
Dies hatte ebenfalls Auswirkungen auf den Bereich der Managementsysteme. Audits konnten nicht mehr wie ursprünglich geplant durchgeführt werden. Ergänzend wurden Sicherheitsbeschränkungen in Unternehmen verändert, und Reisebeschränkungen haben dazu geführt, dass reguläre Vor-Ort-Audits nur noch eingeschränkt oder in der Regel gar nicht mehr möglich sind.
Die Definition eines Audits ist in der DIN EN ISO 9000:2015-111 gut beschrieben; nachfolgend ein Zitat aus Normkapitel 2.4.2, Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS), 5. Absatz, Seite 24:
„Auditieren ist ein Mittel zur Beurteilung der Wirksamkeit des QMS, um Risiken zu identifizieren und die Erfüllung der Anforderungen zu bestimmen. Für wirksame Audits müssen materielle und immaterielle Nachweise gesammelt werden. Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen werden auf Grundlage von Analysen der gesammelten Nachweise ergriffen. Die gewonnenen Kenntnisse können zu Innovationen führen, die das Leistungsniveau des QMS erhöhen.“2
Eine besondere Form des Auditierens stellt das virtuelle Auditieren dar, welches grundsätzlich alle anderen Anforderungen an das Auditieren erfüllen muss, um im Sinne des Qualitätsmanagements wirksame Ergebnisse zu generieren.
Die Durchführung von Remote Audits kann ebenfalls eine sinnvolle Lösung sein, um Audits trotz vorhandener Beschränkungen weiterhin durchführen zu können.
1 DIN EN ISO 9000:2015-11 Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe
2 DIN e.V., 2015
1.1. DEFINITION UND REGULATORIEN
Die DIN EN ISO 190113 verwendete in der englischen Version zum ersten Mal 2011 den Begriff „Remote Audits“. In der Version von 2018 wurde dies weiter ausgearbeitet und in der deutschen Übersetzung als virtuelles oder Fernaudit bezeichnet. Im Anhang A.16 der ISO 19011 werden die virtuellen oder Fernaudits näher beschrieben. Dort heißt es, dass Remote Audits ungeachtet „der Entfernung an jedem beliebigen Standort mit Ausnahme des Standorts der auditierten Organisation durchgeführt“4 werden können.
Im Normenkapitel 5.5.3 der ISO 19011:2018 wird das Remote Audit näher beschrieben: „Audits können vor Ort, aus der Ferne oder in einer Kombination aus beidem durchgeführt werden. Der Einsatz dieser Methoden sollte angemessen ausgewogen sein, unter anderem auf Grundlage der Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken und Chancen“5.
Auch andere Regulatorien bieten inzwischen Informationen zu Remote Audits.
Abbildung 1: Anforderungen aus Regulatorien – Stand Dezember 2020
IAF MD4:20186
Verbindliches Dokument zur Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) für Audit- und Begutachtungszwecke (deutsche Übersetzung).
Anforderungen an das Remote Audit werden in „4.1 Sicherheit und Vertraulichkeit“ und „4.2 Prozessanforderungen“ gestellt. Hier wird unter Punkt 4.2.5 aufgeführt, dass bei der Festlegung der Audit- und Begutachtungszeit für zusätzliche Anforderungen eine Auswirkung auf die Auditzeit vorhanden sein kann.
Durchführung von Telefonkonferenzen
Sitzungen im Internet
interaktive webbasierte Kommunikation
elektronischer Fernzugriff auf die Dokumentation des Managementsystems und/oder auf die Managementsystemprozesse.
IAF MD 5:20197
Verbindliches IAF Dokument – Ermittlung von Auditzeiten für die Auditierung von Qualitätsmanagement- (QMS) und Umweltmanagementsystemen (UMS) sowie Managementsystemen für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA-MS).
In der vorhergehenden Version gab es noch eine Beschränkung auf 30 % Remote-Audit-Tätigkeit. Diese Beschränkung ist in der jetzigen Version nicht mehr vorhanden. Remote-Audit-Techniken können ohne zeitliche Begrenzung eingesetzt werden.
DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015-118
Konformitätsbewertung – Anforderungen an Stellen, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren – Teil 1: Anforderungen (ISO/IEC 17021-1:2015); deutsche und englische Fassung EN ISO/IEC 17021-1:2015.
Die Anforderung, im Auditplan die Remote Audits auszuweisen (in 9.2.3.2 d), sollte nach Erachten des Autors grundsätzlich Standard sein.
ISO/IEC 17021-3:2017(EN)9
