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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
- Veröffentlichungsjahr: 2016
Mit dem »Revenue Accounting and Reporting« (FI-RA) hat SAP ein Tool auf den Markt gebracht, das perspektivisch bereits als eigenständige Nebenbuchhaltung für die Aufteilung von Umsatzerlösen gehandelt wird. Lernen Sie, wie damit die technische Umsetzung der Regeln zum Fünf-Stufen-Bewertungsmodell des neuen Rechnungslegungsstandards IFRS 15 für Erlöse aus Verträgen mit Kunden gelingt. Diese Richtlinie ist für Unternehmen, die nach IAS bilanzieren, ab 2017/2018 verpflichtend und bringt erhebliche Änderungen und Einschnitte für den Prozessablauf bzw. Wertefluss in der Buchhaltung mit sich.
Dieses Praxisbuch füllt die Lücke, die aufgrund bislang fehlender konkreter Gestaltungshilfen zu den erforderlichen Einstellungen im Customizing und Hinweisen zur Umsetzung besteht. So zeigen die Autoren anhand ausgewählter Beispiele, wie die softwaretechnische Ausgestaltung sowie die Integration der neuen Komponente FI-RA innerhalb der vorhandenen SAP-Module SD (Vertrieb) und FI (Finanzwesen) funktionieren. Zahlreiche SAP-Screenshots dienen dabei als anschauliche Hilfestellung für die Durchführung Ihrer zukünftigen Realisierungsprojekte. Darüber hinaus widmen sie sich der bislang weithin unbekannten, im Add-on integrierten Anwendungslogik des Business Rules Frameworks Plus (BRFplus) zur Steuerung von Prozessabläufen und Datenflüssen.
- Gesetzliche Anforderungen der neuen Rechtsnorm IFRS 15
- Customizing, Umsetzung und Abstimmung mit FI und SD
- Anschauliche, konkrete Prozessbeispiele im System
- BRFplus im Rahmen der Erlösbuchhaltung
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Seitenzahl: 100
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Schnelleinstieg in SAP® FI-RA – Revenue Accounting and Reporting
Alle Rechte vorbehalten
1. Aufl. 2016, Gleichen
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Inhaltsverzeichnis
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Einleitung
Warum dieses Buch
Als Berater mit 20-jähriger Praxiserfahrung in der Einführung und Optimierung von Systemen und Prozessen im SAP-Rechnungswesen-Umfeld ist man stets gezwungen, sich mit Veränderungen des Marktes und/oder den Änderungen fachlicher und gesetzlicher Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen.
Insbesondere, wenn mit den neuen Rahmenbedingungen auch funktionale Erweiterungen der SAP-Komponenten einhergehen, ist es nicht immer ganz einfach, den Überblick zu behalten und sich (mit oder ohne System) zügig in die technische Umsetzung hineinzufinden. Dabei ist der Aufwand für Installation, prototypische Implementierung und Aufbau von Testszenarien nicht unerheblich.
So auch bei Umsetzung der Regeln zum neuen Rechnungslegungsstandard IFRS 15 für Erlöse aus Verträgen mit Kunden. Die technische Lösung im SAP kommt als souveränes Add-on »Revenue Accounting and Reporting« (FI-RA) auf den Markt und wird perspektivisch bereits als eigenständige Nebenbuchhaltung für die Erlösbuchhaltung (vergleichbar der Nebenbücher für Debitoren oder Kreditoren) gehandelt.
Unter diesen Vorzeichen gilt es, sich hinsichtlich der softwaretechnischen Ausgestaltung und Integration dieser neuen Komponente innerhalb der vorhandenen SAP-Module SD (Vertrieb) und FI (Finanzwesen) solide und umfassend zu informieren, um Chancen und Risiken bewerten und als interner oder externer Berater in Projekten einen entsprechenden Mehrwert liefern zu können.
Außer der SAP-Hilfefunktion, die im Wesentlichen nur die Struktur des neuen Moduls darstellt, existieren derzeit keinerlei konkrete Gestaltungshilfen und Empfehlungen zu den erforderlichen Einstellungen im Customizing bzw. konkreten Darstellungen von Sachverhalten und Fallbeispielen. Daher haben wir uns entschlossen, diesen fachlichen und technischen Prototypen selbst zu erstellen und die Erkenntnisse, Vorgehensweise, Erfahrungen und Beispiele strukturiert zu dokumentieren. Hinzu kommt, dass zur Steuerung des Prozessablaufs und Datenflusses im genannten Add-on die bislang weithin unbekannte, integrierte Anwendungslogik des Business Rule Framework Plus (BRFplus) eingesetzt wird. Dieses Werkzeug hat aufgrund seiner Komplexität, seines hohen Integrationsgrades, aber auch wegen seiner herausragenden Bedeutung im Hinblick auf die Umsetzung betriebswirtschaftlicher Prozesse im SAP in jedem Fall eine eigenständige und gesonderte Betrachtung verdient; auch wenn sich die folgende Dokumentation verständlicherweise auf die konkrete Ausprägung des BRFplus im Rahmen der Erlösbuchhaltung konzentrieren muss.
Daran anknüpfend, stellt sich die generelle Frage, in welcher Reihenfolge und Tiefe ein »Schnelleinstieg« die erforderlichen Schritte zur Umsetzung, Überführung und Einbettung eines konkreten Fachthemas in eine SAP-System- und Anwendungsumgebung darstellen sollte.
Für ein fundiertes Verständnis der technischen Implementierung fachlich neuer Rechtsnormen – wie IFRS 15 – halten wir eine solide inhaltliche Kenntnis dieses Standards für unabdingbar. Den Anfang dieses Buches bilden daher eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, Regelungen und Änderungen des neuen Regelwerkes zum Ausweis von Erlösen aus Verträgen mit Kunden sowie ein kurzer Hinweis auf die Herausforderungen, die sich daraus in und für Unternehmen ergeben.
Für die darauffolgende Umsetzung im SAP haben wir uns für einen strikt chronologischen Ablauf entschieden, der bei der Installation beginnt und über die grundlegenden Einstellungen im Customizing zu den Details einzelner Anwendungskomponenten und Funktionen führt.
Auf diesen Kenntnissen basierend, werden in einem nächsten Schritt – anhand konkreter Anwendungsbeispiele – die Funktionalitäten des Add-ons sowie die Ergebnisse verdeutlicht, die aus den getroffenen Systemeinstellungen resultieren. Diese werden durch Aspekte der Datenkonsistenz sowie eine Darstellung des relevanten Berichtswesens abgerundet, bevor ein abschließendes Kapitel die gewonnenen Erkenntnisse zusammenfasst und in einen Ausblick mit den konkreten Herausforderungen, Maßnahmen und Empfehlungen überführt, die im Zuge von Realisierungsprojekten beachtenswert sind.
Die streng chronologische Vorgehensweise kann dazu führen, dass – insbesondere in den Kapiteln 2 bis 5 – an einigen Stellen Objekte und Verfahren erwähnt werden, deren Details wir erst zu einem späteren Zeitpunkt aufgreifen. Diese Vorgehensweise ist bewusst gewählt, um den Nutzen des vorliegenden Tutorials als technische Guideline für konkrete Umsetzungsprojekte zu gewährleisten, die letztlich derselben Sequenz folgen.
In diesem Zusammenhang sei noch ein weiteres Prinzip erwähnt, an dem wir die vorliegenden Abhandlungen orientiert haben: »Ein Bild sagt mehr als tausend Worte«. In diesem Sinne dient eine Vielzahl an Abbildungen und SAP-Screenshots als anschauliche Hilfestellung für die Vorbereitung und Durchführung Ihrer zukünftigen Realisierungsprojekte zur Umsetzung der IFRS-15-Vorschriften.
Was das Buch nicht leisten kann
Das vorliegende Werk ist nicht als allgemeines Kompendium aufzufassen, das alle denkbaren Fälle behandelt, die im Lichte des IFRS 15 auftreten können. Darüber hinaus enthält es auch keine vollständige und abschließende Darstellung aller Funktionen und Möglichkeiten des SAP-Add-ons »Revenue Accounting and Reporting«.
Somit ersetzt es auch keine tiefergehenden, fachlichen und/oder technischen Schulungsmaßnahmen sowie erforderlichen Beratungsbedarf. Es sei an dieser Stelle auch noch einmal explizit darauf hingewiesen, dass nachfolgende Themen, die fachlich ebenfalls an das neue IFRS-Regelwerk und technisch an das SAP-Add-on geknüpft sind, in diesem Schnelleinstieg nicht oder nur am Rande dargestellt bzw. erwähnt werden:
Contract Assets/Contract Liabilities,
Abgrenzung von Kosten,
Anzahlungen,
Zusammenfassung von Verträgen,
zusammengesetzte Leistungsverpflichtungen,
Verknüpfung von Leistungsverpflichtungen,
Erfüllung über Fertigstellungsgrad.
Unser Anliegen
Dem fachkundigen Leser soll mittels eines einführenden, an der technischen Umsetzung orientierten Überblicks das grundlegende Realisierungskonzept der SAP zur Umsetzung der Anforderungen aus IFRS 15 anhand von Beispielen vorgestellt werden. Damit wird er in die Lage versetzt, den Umfang, die Struktur und die erforderlichen Ressourcen für ein mögliches Projekt zur Einführung der Erlösbuchhaltung besser beurteilen zu können.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Zum Abschluss des Vorworts noch ein Hinweis zum Copyright: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots liegen bei der SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, darauf unter jedem Screenshot gesondert hinzuweisen.
1 Grundlagen
Welche rechtlichen Grundlagen bestimmen zukünftig den Ausweis von Erlösen in der Bilanz und GuV, und welche fachlichen Herausforderungen ergeben sich daraus für welche Branchen, Unternehmen und Kundenverträge?
1.1 Rechtliche Basis IFRS 15
1.1.1 Historie
Mit Revenue Accounting and Reporting (FI-RA) bietet SAP seinen Kunden ein Add-on in Form eines dedizierten Nebenbuches für die Erlösbuchhaltung, um die Anforderungen abzubilden, die sich aus dem International Financial Reporting Standard IFRS 15 – Revenue from Contracts with Customers ergeben. Dabei handelt es sich um eine grundlegende Neuregelung, wann und in welcher Höhe Erlöse und zugehörige Aufwendungen aus Kundenverträgen in der GuV und über entsprechende Abgrenzungsposten in der Bilanz auszuweisen sind.
Bereits im Mai 2014 hatte das IASB (International Accounting Standards Board) den Standard veröffentlicht, der zuvor im Rahmen eines jahrelangen Konvergenzprojektes – gemeinsam mit dem FASB (Financial Accounting Standards Board) – entwickelt wurde und einige der bestehenden Regelungen zur Umsatzlegung ersetzen soll. Hier sind insbesondere die bisherigen Standards und Interpretationen zur Erlöserfassung (IAS 11 – Fertigungsaufträge, IAS 18 – Umsatzerlöse bei Güterverkauf und Dienstleistungen) sowie einige IFRIC-Interpretationen zu Sonderproblemen zu nennen.
Ziel des Verfahrens war, verschiedene Vorschriften zur Umsatzrealisierung, die bislang eher bruchstückhaft und in diversen einschlägigen Vorschriften geregelt waren, künftig umfassend und branchenübergreifend einheitlich in nur einem Standard darzustellen. Im Zuge dessen sollten auch die bisherigen Regeln der beiden Standardisierungsgremien vereinheitlicht und vorhandene Inkonsistenzen eliminiert werden.
Der Standard ist – für kapitalmarktorientierte Unternehmen, die nach IFRS bilanzieren – erstmals verbindlich auf Abschlüsse für Geschäftsjahre anzuwenden, die am oder nach dem 1. Januar 2018 beginnen, wobei eine frühere Anwendung zulässig und entsprechend im Abschluss zu vermerken ist.
In Abbildung 1.1 sind die wesentlichen Meilensteine im Entwicklungsprozess dieser Vorschrift dargestellt.
Abbildung 1.1: Meilensteine zur Entstehung IFRS 15
1.1.2 Grundprinzip
IFRS 15 basiert auf einem fünfstufigen Rahmenmodell, wonach ein Unternehmen Erlöse in der Höhe erfassen soll, in der für die vertraglich mit einem Kunden geregelten Leistungsverpflichtungen Gegenleistungen erwartet werden können.
Das Modell stellt v. a. darauf ab, dass Umsatzerlöse zum Zeitpunkt des Übergangs der Kontrolle über Güter oder Dienstleistungen vom Unternehmen auf den Kunden mit dem Betrag zu bilanzieren sind, für den das Unternehmen erwartungsgemäß einen Anspruch auf Gegenleistung hat. Die Bestimmung hierzu erfolgt in fünf Schritten:
1. Identifizierung des Vertrags mit einem Kunden,
2. Identifizierung der eigenständigen Leistungsverpflichtungen in dem Vertrag,
3. Bestimmung der Gegenleistung bzw. des Transaktionspreises,
4. Aufteilung des Transaktionspreises auf die Leistungsverpflichtungen des Vertrags,
5. Erfassung der Umsatzerlöse bei Erfüllung der Leistungsverpflichtungen durch das Unternehmen.
Alle hier nur in Kurzform genannten Schritte (siehe Abbildung 1.2) sind jeweils ausführlich und präzise beschrieben, um insbesondere den Gültigkeits- bzw. Anwendungsbereich des Standards klar abzugrenzen und Missverständnissen im Hinblick auf die enthaltenen Regelungen vorzubeugen.
Abbildung 1.2: 5-Stufen-Bewertungsmodell nach IFRS 15
Demnach besteht ein Kundenvertrag (1) immer dann, wenn alle relevanten Parteien einem Vertrag zustimmen, die Rechte jeder Partei in Bezug auf die zugrunde liegenden Waren oder zu erbringenden Dienstleistungen sowie die zugehörigen Zahlungsbedingungen identifizierbar sind, der Vertrag wirtschaftliche Substanz hat und es wahrscheinlich ist, dass die vereinbarte Gegenleistung auch vereinnahmt werden kann.
Ein Vertrag im Sinne von IFRS 15 kann grundsätzlich mehrere Leistungsverpflichtungen enthalten. Zu Vertragsbeginn muss ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen, die dem Kunden zugesagt wurden, genau beurteilen und eigenständige Leistungsverpflichtungen (2) identifizieren. Dabei wird entweder auf die Existenz gesondert abgrenzbarer Waren oder Dienstleistungen (oder Bündel hieraus) abgestellt oder auf eine Reihe eigenständig abgrenzbarer Waren und Dienstleistungen, die im Wesentlichen identisch sind und im Hinblick auf die Übertragung zum Kunden das gleiche Muster aufweisen (z.B. Servicevereinbarungen mit monatlich wiederkehrenden Leistungspaketen).
