Selbst- und Zeitmanagement E-Book

Martin Kleinmann

• Herausgeber: Hogrefe Verlag
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Praxis der Personalpsychologie
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2018

Beschreibung

Wer kennt sie nicht, die kleinen und großen Herausforderungen des Selbst- und Zeitmanagements? Wenn für die eigentlichen Aufgaben zu wenig Zeit bleibt oder man bereut, auf eine Anfrage nicht mit "Nein" geantwortet zu haben? Wenn Meetings zu lange dauern oder man von einer E-Mail-Flut überschwemmt wird? Dieses Buch richtet sich an alle, die das Phänomen Selbst- und Zeitmanagement besser verstehen möchten und sich ein besseres Selbst- und Zeitmanagement wünschen. Anhand von Forschungsergebnissen und theoretischen Modellen wird aufgezeigt, was typische Selbst- und Zeitmanagementprobleme sind und wie diese entstehen. Es werden Techniken beschrieben, wie sowohl individuelle Probleme als auch organisationale Rahmenbedingungen diagnostiziert werden können, die zu Schwierigkeiten im Selbst- und Zeitmanagement führen können. Ansatzpunkte und Methoden zur Optimierung des persönlichen Selbst- und Zeitmanagements werden aufgezeigt, wobei ein besonderes Augenmerk darauf gelegt wird, welche Maßnahmen entsprechend aktueller Studien funktionieren und welche nicht. Die vorgestellten Maßnahmen reichen von Methoden der Zielsetzung und -verfolgung bis hin zum E-Mail-Management und Tipps für effektive Meetings. Fallbeispiele aus der Unternehmens- und Beratungspraxis mit Anregungen zur Gestaltung von Trainings, Coachings und weiteren organisationalen Maßnahmen ebenso wie Übungen, die von Lesern individuell in den Arbeitsalltag integriert werden können, runden den Band ab.

Leseprobe

Martin Kleinmann

Cornelius König

Selbst- und Zeitmanagement

Praxis der Personalpsychologie

Human Resource Management kompakt

Band 38

Selbst- und Zeitmanagement

Prof. Dr. Martin Kleinmann, Prof. Dr. Cornelius König

Herausgeber der Reihe:

Prof. Dr. Heinz Schuler, Prof. Dr. Jörg Felfe, Dr. Rüdiger Hossiep, Prof. Dr. Martin Kleinmann

Begründer der Reihe:

Prof. Dr. Heinz Schuler, Dr. Rüdiger Hossiep, Prof. Dr. Martin Kleinmann, Prof. Dr. Werner Sarges

Prof. Dr. Martin Kleinmann, geb. 1960. Studium der Psychologie und Informatik an den Universitäten Kiel und Konstanz. 1988–1989 Betriebspsychologe bei der Henkel KGaA, Düsseldorf. 1989–1997 Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Kiel. 1991 Promotion. 1995 Habilitation. 1997–2003 Professor für Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologie an der Philipps-Universität Marburg. Seit 2003 Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Zürich.

Prof. Dr. Cornelius König, geb. 1973. Studium der Psychologie an der Philipps-Universität Marburg. 1999–2003 Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Philipps-Universität Marburg. 2003 Promotion. 2003–2010 Assistent und Oberassistent in der Fachrichtung Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Zürich. Seit 2010 Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität des Saarlandes.

Wichtiger Hinweis: Der Verlag hat gemeinsam mit den Autoren bzw. den Herausgebern große Mühe darauf verwandt, dass alle in diesem Buch enthaltenen Informationen (Programme, Verfahren, Mengen, Dosierungen, Applikationen, Internetlinks etc.) entsprechend dem Wissensstand bei Fertigstellung des Werkes abgedruckt oder in digitaler Form wiedergegeben wurden. Trotz sorgfältiger Manuskriptherstellung und Korrektur des Satzes und der digitalen Produkte können Fehler nicht ganz ausgeschlossen werden. Autoren bzw. Herausgeber und Verlag übernehmen infolgedessen keine Verantwortung und keine daraus folgende oder sonstige Haftung, die auf irgendeine Art aus der Benutzung der in dem Werk enthaltenen Informationen oder Teilen davon entsteht. Geschützte Warennamen (Warenzeichen) werden nicht besonders kenntlich gemacht. Aus dem Fehlen eines solchen Hinweises kann also nicht geschlossen werden, dass es sich um einen freien Warennamen handelt.

Copyright-Hinweis:

Das E-Book einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar.

Der Nutzer verpflichtet sich, die Urheberrechte anzuerkennen und einzuhalten.

Hogrefe Verlag GmbH & Co. KG

Merkelstraße 3

37085 Göttingen

Deutschland

Tel. [phone]

Fax [phone]

[email protected]

www.hogrefe.de

Umschlagabbildung: © Paul Bradbury - iStock.com by Getty Images

Satz: Matthias Lenke, Weimar

Format: EPUB

1. Auflage 2018

© 2018 Hogrefe Verlag GmbH & Co. KG, Göttingen

(E-Book-ISBN [PDF] 978-3-8409-1494-2; E-Book-ISBN [EPUB] 978-3-8444-1494-3)

ISBN 978-3-8017-1494-9

http://doi.org/10.1026/01494-000

Nutzungsbedingungen:

Der Erwerber erhält ein einfaches und nicht übertragbares Nutzungsrecht, das ihn zum privaten Gebrauch des E-Books und all der dazugehörigen Dateien berechtigt.

Der Inhalt dieses E-Books darf von dem Kunden vorbehaltlich abweichender zwingender gesetzlicher Regeln weder inhaltlich noch redaktionell verändert werden. Insbesondere darf er Urheberrechtsvermerke, Markenzeichen, digitale Wasserzeichen und andere Rechtsvorbehalte im abgerufenen Inhalt nicht entfernen.

Der Nutzer ist nicht berechtigt, das E-Book – auch nicht auszugsweise – anderen Personen zugänglich zu machen, insbesondere es weiterzuleiten, zu verleihen oder zu vermieten.

Das entgeltliche oder unentgeltliche Einstellen des E-Books ins Internet oder in andere Netzwerke, der Weiterverkauf und/oder jede Art der Nutzung zu kommerziellen Zwecken sind nicht zulässig.

Das Anfertigen von Vervielfältigungen, das Ausdrucken oder Speichern auf anderen Wiedergabegeräten ist nur für den persönlichen Gebrauch gestattet. Dritten darf dadurch kein Zugang ermöglicht werden.

Die Übernahme des gesamten E-Books in eine eigene Print- und/oder Online-Publikation ist nicht gestattet. Die Inhalte des E-Books dürfen nur zu privaten Zwecken und nur auszugsweise kopiert werden.

Diese Bestimmungen gelten gegebenenfalls auch für zum E-Book gehörende Audiodateien.

Anmerkung:

Sofern der Printausgabe eine CD-ROM beigefügt ist, sind die Materialien/Arbeitsblätter, die sich darauf befinden, bereits Bestandteil dieses E-Books.

Zitierfähigkeit: Dieses EPUB beinhaltet Seitenzahlen zwischen senkrechten Strichen (Beispiel: |1|), die den Seitenzahlen der gedruckten Ausgabe und des E-Books im PDF-Format entsprechen.

Inhaltsverzeichnis

1 Selbst- und Zeitmanagement

1.1 Definitionen

1.2 Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen

1.3 Bedeutung für das Personalmanagement

1.4 Betrieblicher Nutzen

1.5 Weitere Ziele

2 Modelle

2.1 Modelle zum Selbstmanagement

2.1.1 Das (kognitiv-)behaviorale Modell

2.1.2 Die Zielsetzungstheorie

2.1.3 Das 3K-Modell der Motivation

2.1.4 Selbstführung

2.2 Modelle zum Zeitmanagement

2.2.1 Das entscheidungstheoretische Zeitmanagement-Modell

2.2.2 Das Unterschätzen der Dauer für viele Aufgaben (Planning Fallacy)

2.2.3 Ein Handlungsplanungsmodell

2.2.4 Alltagspsychologisches Modell zur gezielt geplanten Lebensgestaltung

3 Analyse und Maßnahmenempfehlungen

3.1 Diagnostik beim Selbstmanagement

3.1.1 Problemidentifikation und Selbstbeobachtung

3.1.2 Zielsetzung und Zielkonflikte

3.2 Diagnostik beim Zeitmanagement

3.2.1 Persönlichkeitsmerkmale

3.2.2 Typische Zeitmanagement-Probleme

3.3 Organisationale Diagnostik

3.3.1 Meetings

3.3.2 E-Mails

3.4 Maßnahmen

4 Vorgehen

4.1 Darstellung der Interventionsmethoden

4.1.1 Selbstbeobachtung

4.1.2 Motivationale und volitionale Zielsetzungsprozesse

4.1.3 Selbstverstärkung

4.1.4 Selbstbestrafung

4.1.5 Stimuluskontrolle

4.1.6 Transfertechniken

4.1.7 Zeitmanagement-Aktivitäten

4.2 Wirkungsweise der Methoden

4.3 Effektivität und Prognose

4.4 Varianten der Methoden und Kombinationen

4.5 Organisationale Maßnahmen

4.6 Probleme bei der Durchführung

5 Fallbeispiele aus der Unternehmens- und Beratungspraxis

5.1 Selbstmanagement-Training

5.2 Zeitmanagement-Training

5.3 Individuelle Übungen

5.4 Organisationale Maßnahmen

6 Literaturempfehlungen

7 Literatur

Karten

Typischer Ablauf einer (kognitiv-)behavioralen Selbstmanagement-Intervention (ohne Rückkopplungsschleifen)

Monitoring von Arbeitsaufgaben

Zeitbedarf realistisch einschätzen und Aufgaben definieren

Techniken zur Zielverfolgung

|1|1 Selbst- und Zeitmanagement

Wenn Sie dieses Buch lesen möchten, brauchen Sie etwas Zeit. Daher blättern Sie es vielleicht erst mal durch, um zu entscheiden, ob es sinnvoll ist, diese Zeit zu investieren. Dies hängt davon ab, wie Sie einerseits den Nutzen dieses Buchs über Selbst- und Zeitmanagement für sich einschätzen und andererseits von der Einschätzung Ihrer individuellen Kosten. Die individuellen Kosten setzen sich aus dem monetären Betrag für dieses Buch und der Lesezeit zusammen. Bei der Entscheidung, Zeit für das Lesen des Buchs zu investieren, wird gleichzeitig entschieden, dass diese (Lebens-)Zeit damit nicht für andere Aktivitäten zur Verfügung steht. Bei den Nutzenüberlegungen spielt sicher eine Rolle, ob Sie meinen, dass Sie Ihr persönliches Selbst- und Zeitmanagement optimieren sollten.

Selbst- und Zeitmanagement ist heutzutage ein Problem für sehr viele Zeitgenossen. Sollten Sie in der glücklichen Lage sein, keine Probleme mit Ihrem Selbst- oder Zeitmanagement zu haben, kennen Sie jedoch sicher aus Ihrer Umgebung Personen, die diese haben. Sollten Sie mit diesen Personen enger zusammenarbeiten, werden Sie sicher auch von den Auswirkungen eines mangelhaften Selbst- oder Zeitmanagements dieser Personen betroffen sein. Neben der individuellen Betroffenheit zu dieser Thematik spielt wahrscheinlich auch eine Rolle, welchen Nutzen die Lektüre inhaltlich verspricht. Aus unserer Sicht soll dieser Nutzen in dreifacher Hinsicht bestehen: Zum einen soll das Buch Ihnen ein tieferes Verständnis ermöglichen, wann und warum es häufig zu Selbst- und Zeitmanagement-Problemen kommt. Zum zweiten möchten wir Ihnen Ansatzpunkte und Techniken aufzeigen, wie Sie Ihr persönliches Selbst- und Zeitmanagement optimieren können. Unserer Meinung nach ist hierzu ein Verständnis der zugrundeliegenden internen, individuellen Prozesse nötig. Techniken anzupreisen, die gut klingen, in der Praxis aber ohnehin nicht angewendet werden und damit empirisch irrelevant sind, werden nicht im Fokus dieses Buchs stehen. Zum dritten sollen die Ansatzpunkte und Techniken, die in diesem Buch beschrieben werden, Ihnen ermöglichen, viele Anregungen zur Gestaltung von Trainings, Coachings und anderen organisationsinternen Feldern zu finden.

Neugierig geworden? Falls ja, freut uns das. Wir denken, dass Sie von der Lektüre dieses Buches profitieren können. Das Ziel des Buchs ist es, wissenschaftliches Wissen zu Selbst- und Zeitmanagement praxisnah, anschaulich und interessant zu vermitteln und damit den Weg für die praktische Umsetzung dieser Erkenntnisse zu ebnen.

|2|1.1 Definitionen

Selbst- und Zeitmanagement sind unterschiedliche Konzepte, die einen Überschneidungsbereich beinhalten. Bei beiden Begrifflichkeiten wird nahegelegt, dass die Akteure etwas „managen“ können. Beide Konzepte haben in sich jedoch auch bereits begriffliche Unschärfen. Selbstmanagement legt nahe, dass der Akteur sich selbst managen kann. Dies erinnert ein wenig an Münchhausen, der sich am eigenen Schopf aus dem Sumpf ziehen möchte (Bürger, 1856). Das Selbst als Objekt wird gemanagt durch einen anderen Teil des Selbst, das Subjekt. Bei dem Begriff des Zeitmanagements ist die Unschärfe weniger im Bezug zwischen Subjekt und Objekt zu finden als vielmehr auf der Ebene des Objekts. Zeit als Objekt soll gemanagt werden. Dies ist an und für sich unmöglich, da die Zeit eine unelastische Ressource darstellt, unabhängig von den Aktivitäten eines Akteurs. Das Einzige, was gemanagt werden kann, ist die Art der Aktivitäten innerhalb von Zeiträumen.

In verschiedenen Definitionen des beruflichen Selbstmanagements werden insbesondere folgende Komponenten integriert:

Kognitionen, Motive, Emotionen oder Verhaltensweisen einer Person sollen beeinflusst werden

Die Kontrolle erfolgt durch die Person selbst

Selbstmanagement ist ein selbstreflexiver Prozess

Die Kontrolle ist an Zielen ausgerichtet

Die Kontrolle erfolgt adaptiv in Rückkopplungsschleifen

So definieren beispielsweise Frayne und Geringer (2000) Selbstmanagement als „effort by an individual to exert control over certain aspects of his or her decision making and behavior“ (S. 361). Wiese (2008) unterscheidet bei ihrer Definition von Selbstmanagement arbeitsbezogenes und berufliches Selbstmanagement, wobei sich arbeitsbezogenes Selbstmanagement mit der Definition von Frayne und Geringer weitgehend überschneidet, während berufsbezogenes Selbstmanagement auch Aspekte des Karrieremanagements und des Lebensmanagements beinhaltet. Zusammenfassend definiert sie demnach Selbstmanagement in diesen Kontexten wie folgt (S. 153): „Arbeitsbezogenes bzw. berufliches Selbstmanagement bezieht sich auf die Definition arbeits- und berufsbezogener Ziele sowie den Einsatz von Handlungsmitteln, einschließlich der Beobachtung von Zielfortschritten und sich darauf beziehender Bewertungen und Handlungsmodifikationen. Ein erfolgreiches Selbstmanagement umfasst die zyklische Adaptation der Prozesskomponenten (Zielsetzungen und -handeln) mit Blick auf sich ändernde personenimmanente sowie externe Möglichkeiten und Restriktionen.“ Auffallend bei beiden Definitionen ist, dass sie eher kognitiv ausgerichtet sind und die Regula|3|tion von Emotionen, Motivationsprozessen und Willensprozessen weniger im Fokus steht. Die Regulation dieser Prozesse als einen wichtigen Bestandteil des Selbstmanagements integriert Kehr (2009) in seiner Beschreibung des Begriffs Selbstmanagement. So betrachtet er Selbstmanagement als „die Art und Weise, wie eine Person mit ihren eigenen Motivations- und Willensprozessen umgeht“ (S. 15). Integrativ finden sich die verschiedenen Aspekte des Selbstmanagements gut abgebildet in der Definition von Kanfer und Karoly (1982): „Self-management, while covering a wide range of processes, generally signifies the gradual assumption of control by the individual over cueing, directing, rewarding, and correcting his or her own behavior. The term suggests active client participation in goal setting and evaluation, in attention to internal and external responses, and in the use of cognitive processes to increase adaptive effectiveness” (S. 576). Diese Definition des Selbstmanagements bezieht sich auf alle Aspekte des individuellen Selbstmanagements, also auch auf klinische Thematiken, und ist nicht für den spezifischen Arbeitskontext entwickelt worden. Entsprechend den bisherigen Ausführungen definieren wir arbeitsbezogenes Selbstmanagement folgendermaßen:

Unter Selbstmanagement verstehen wir alle Bemühungen einer Person, das eigene Verhalten zielgerichtet zu beeinflussen.

Selbstmanagement ist vor allem dann wichtig, wenn eine Person viel Entscheidungsfreiheit in ihrer Arbeit hat, also nicht dem ständigen Einfluss des Vorgesetzten oder der Vorgesetzten bzw. von taktgebenden Maschinen ausgesetzt ist.

Wie oben bereits erwähnt, ist im Zeitmanagement das zu managende Objekt „die Zeit“ und nicht wie im Selbstmanagement „das Selbst“. Zeit kann jedoch nicht gemanagt werden, lediglich Aktivitäten innerhalb gegebener Zeiträume. Dementsprechend führen Claessens, van Eerde, Rutte und Roe (2007) aus: „Time management can be viewed as a way of monitoring and controlling time“ (S. 256). So findet sich in der Online-Enzyklopädie Wikipedia1 auch eine Definition, die wesentliche Teile gängiger Definitionen (z. B. der von Covey, Merrill & Merrill, 1994) vereint: „Time management is the process of planning and exercising conscious control over the amount of time spent on specific activities – especially to increase effectiveness, efficiency or productivity … It is a meta-activity with the goal to maximize the overall benefit of a set of other activities within the boundary condition of a limited amount of time, as time itself cannot be managed because it is fixed”. Was diese Definition |4|zusätzlich beinhaltet, ist die Zielorientierung. Effektivität, Effizienz oder Produktivität sollen optimiert werden. Offen lässt diese Definition leider zum einen, wer diese Aktivitäten plant und ob die Ziele objektiv oder individuell subjektiv sind, d. h. wer wie den „overall benefit“ definiert. Die Selbststeuerung des Umgangs mit der Zeit wie auch die subjektive Konnotation, welche Ziele verfolgt werden sollen, ist Bestandteil aktueller Zeitmanagement-Definitionen. Weisweiler, Dirscherl und Braumandl (2013) integrieren diese Aspekte in ihrer Definition: „Zeitmanagement meint somit im engeren Sinne, die anstehenden Termine und Aufgaben möglichst optimal zu planen, zu koordinieren und umzusetzen. Im weiteren Sinne wird von der für das Individuum optimalen Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit im beruflichen wie auch im privaten Sinne gesprochen… Ein optimales Zeitmanagement hängt sowohl von der beruflichen Aufgabenanforderung als auch von der persönlichen Neigung ab. Damit tritt eine individuelle Komponente in den Mittelpunkt“ (S. 15). Eine zusätzliche Erweiterung bisheriger Definitionen findet Ausdruck in der Ergänzung, dass beim Zeitmanagement berufliche Aufgaben in Einklang mit sonstigen individuellen Präferenzen (Familie, Freizeit, Hobbies) zu bringen sind. Waren früher die für die Arbeit reservierten Zeitanteile durch exakte Grenzen wie „Stechuhren“ begrenzt, wird heute in vielen Bereichen von einer Entgrenzung der Arbeitszeiten ausgegangen. Zeitmanagement beinhaltet somit nicht nur die (subjektiv) optimale Nutzung von Zeit im beruflichen Alltag, sondern auch an der Schnittstelle von beruflicher Arbeit und sonstigen Lebensbereichen. Im Folgenden möchten wir in Anlehnung an Koch und Kleinmann (2002) Zeitmanagement wie folgt definieren:

Wir definieren Zeitmanagement als den selbstgesteuerten Versuch, Zeit subjektiv effizient zu nutzen, um gewünschte Ergebnisse zu erzielen.

Diese Definition setzt voraus, dass Menschen die Möglichkeit haben, zu entscheiden, wofür und wie sie Zeit verwenden. Wenn Menschen nicht die Möglichkeit haben, selbstbestimmt über ihre Zeit zu verfügen, z. B. bei Fließbandarbeit, würden wir nicht von Zeitmanagement sprechen. Wenn Personen nicht zwischen Handlungsalternativen entscheiden können, hat es keinen Sinn, von Zeitmanagement zu sprechen. Die Definition fokussiert auch auf Ziele, die als wünschenswert erachtet werden. Dabei können sowohl berufliche als auch private Ziele integriert werden. Zeitmanagement meint allerdings nicht, dass es darum geht, wie Personen im Allgemeinen ihre Zeit verbringen. Zeitmanagement befasst sich damit, wie Personen ihre Ziele innerhalb gegebener Zeiträume verfolgen und erreichen. Ebenfalls beinhaltet die Definition, dass die optimale Nutzung von Zeit auch eine subjektive Komponente hat. Hierbei ist es unstrittig, dass die Nutzung von Zeit effizi|5|enter oder weniger effizient erfolgen kann (z. B. Covey et al., 1994; Lakein, 1973; Richards, 1987). Personen, die ein Zeitmanagement-Buch kaufen oder sich für ein Zeitmanagement-Training anmelden, möchten ihre Zeit effizienter nutzen. Verhaltensweisen können effizienter oder weniger effizient sein. Die Zielorientierung haben wir daher ebenfalls in die Definition aufgenommen.

Selbstmanagement und Zeitmanagement sind eng miteinander verwandt. Manche Autoren verwenden die Begriffe sogar identisch: „Selbstmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der alltäglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren (= zu managen), daß die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird“ (Seiwert, 1994, S. 14). Es bleibt offen, warum Seiwert nicht Zeitmanagement anstatt Selbstmanagement in dieser Definition schreibt, zumal das alleinige Verhaltensziel ist, „die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal“ zu nutzen. Unabhängig von dieser die Begriffe wenig trennenden Definition gibt es aber auch allgemein einen nicht unerheblichen Überlappungsbereich zwischen Selbst- und Zeitmanagement.

Dass Menschen sich subjektiv an Zielen orientieren, ist eine wesentliche Gemeinsamkeit von Selbst- und Zeitmanagement. Eine weitere Gemeinsamkeit ist, dass sich die Akteure selbstreflexiv beobachten, inwiefern diese Zielannäherung Fortschritte macht. Die Integration von Arbeitszielen mit sonstigen lebensrelevanten Zielen ist ebenfalls eine Gemeinsamkeit. Neben der bereits erwähnten Entgrenzung der Arbeitswelt führt die Beschleunigung vieler Lebensbereiche dazu, dass Selbst- und Zeitmanagement nicht nur auf die Arbeit begrenzt ist.

Es lassen sich jedoch auch einige Unterschiede zwischen dem Selbst- und dem Zeitmanagement feststellen. Erstens ist das Selbstmanagement häufiger auf ein einziges Problem bezogen. Beispielsweise könnte es in einer Selbstmanagement-Intervention für einen Manager darum gehen, das Problem anzugehen, dass er nicht genügend zum Lesen aktueller Fachliteratur kommt. Beim Zeitmanagement geht es dagegen nicht um ein spezifisches Problem, sondern um einen allgemein verbesserten Umgang mit der Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit. Das kann in diesem Beispiel beinhalten, dass die Person mehr Literatur lesen möchte, geht aber darüber hinaus. Aus diesem Grund geht es im Zeitmanagement darum, dass man oft mehrere Ziele gleichzeitig verfolgt, die Zeit aber nicht für alle ausreicht und man deswegen Prioritäten setzen muss. Zweitens ist das Objekt, welches im Fokus steht, unterschiedlich. Beim Selbstmanagement ist es die eigene Person, die durch entsprechende Interventionen befähigt werden soll, sich den gesetzten Zielen anzunähern. Beim Zeitmanagement sind es Aufgaben, die innerhalb eines |6|zeitlichen Rahmens bewältigt werden sollen. Dabei kann es auch zielführend sein, andere so einzubinden, z. B. durch Delegation, dass die Aufgaben bewältigt werden können. Drittens sind manche Zeitmanagement-Techniken spezifischer als die Selbstmanagement-Techniken. In einem bekannten Zeitmanagement-Fragebogen (Macan, Shahani, Dipboye & Phillips, 1990) kommen z. B. Fragen nach der Benutzung eines Terminkalenders vor.

Ein vierter Unterschied ist, dass die Selbstmanagement-Forschung eher theoretisch fundiert ist, anders als die Zeitmanagement-Forschung. Wenn Forscherinnen und Forscher sich mit interindividuellen Unterschieden im Zeitmanagement oder mit der Effektivität von Zeitmanagement-Trainings beschäftigt haben, dann war in der Regel eine praktische, nicht aber eine theoretische Frage im Vordergrund (z. B. Macan et al., 1990). Am Anfang der Forschung stand die Beobachtung, dass Zeitmanagement in vielen Kontexten und in vielen Ratgebern eine wichtige Bedeutung zugemessen wird, und die Annahme, dass das Anwenden von Zeitmanagement-Techniken gut für die Leistung und gut gegen Stress sein sollte. Um diese Annahme zu prüfen, wurden zum einen Fragebogen entwickelt und mit anderen Variablen korreliert, zum anderen wurden Trainings evaluiert. Die Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Selbst- und Zeitmanagement sind in Tabelle 1 zusammenfassend aufgeführt.

Tabelle 1: Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Selbst- und Zeitmanagement

Selbstmanagement

Zeitmanagement

Subjektive Zielorientierung

ja

ja

Selbstreflexive Aktivitäten

ja

ja

Beinhaltet auch Lebensbereiche jenseits der Arbeit

ja

ja

Häufiger Bezug auf einzelnes Problem

ja

nein

Fokus auf eigene Person

ja

nein

Fokus auf optimaler Nutzung der Zeit

nein

ja

Eher theorieorientiert

ja

nein

Toolorientiert

nein

ja

|7|1.2 Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen

Nachdem wir im ersten Abschnitt Selbst- und Zeitmanagement definiert haben, möchten wir hier diese beiden Begriffe gegenüber anderen Konzepten abgrenzen. Insbesondere möchten wir Unterschiede zu folgenden sieben Begriffen benennen:

Stressmanagement

Selbstverantwortliches Laufbahnmanagement

Projektmanagement

Time-based Management

Management by Objectives

Selbstmanagement von Teams

Führung durch Selbstführung

Das Thema Stressmanagement (vgl. Murphy, 1995) lässt sich klar von dem Thema Selbst- und Zeitmanagement trennen. Ein schlechtes Selbst- und Zeitmanagement kann zwar zu Stressreaktionen führen (Jex & Elacqua, 1999), die Reaktion auf Stress-Symptome sieht aber im Stressmanagement anders aus als im Selbst- und Zeitmanagement. Aus der Stressmanagement-Perspektive geht es häufig vor allem darum, die Symptome z. B. durch Entspannungstechniken zu reduzieren. Aus der Selbst- und Zeitmanagement-Perspektive geht es hingegen darum, wie sich Personen so organisieren können, dass kein Stress aufkommt.

Beim selbstverantwortlichen Laufbahnmanagement (Gasteiger, 2007) geht es um die proaktive Gestaltung der eigenen beruflichen Karriere. Selbst- und Zeitmanagement spielt hierbei zwar eine Rolle, ist aber nur einer der potenziellen Erfolgsfaktoren. Neben Selbst- und Zeitmanagement sind viele andere Faktoren, wie z. B. spezifische Begabungsfaktoren und der soziodemografische Werdegang, entscheidend für ein erfolgreiches selbstverantwortliches Laufbahnmanagement. Der zentrale Unterschied zwischen Selbst- und Zeitmanagement und selbstverantwortlichem Laufbahnmanagement besteht jedoch in der zeitlichen Perspektive. Beim Laufbahnmanagement werden Dekaden betrachtet, beim Selbst- und Zeitmanagement sind die betrachteten Thematiken in der Regel auf konkrete, derzeit relevante berufliche Arbeitstätigkeiten bezogen.

Projektmanagement beinhaltet das Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten. Gemeinsam zum Selbst- und Zeitmanagement sind gewisse Arbeitstechniken erforderlich, um erfolgreich sein zu können. Der zentrale Unterschied besteht in dem Zielobjekt und der Beteiligung von anderen Personen. Beim Selbst- und Zeitmanagement sollen das „Selbst“ bzw. Aufgaben in bestehenden Zeiträumen gemanagt werden. Beim Projekt|8|management ist das Zielobjekt das „Projekt“, was inhaltlich vielerlei bedeuten kann. Zudem sind beim Projektmanagement in der Regel andere Personen deutlich stärker involviert als dies beim Selbst- und Zeitmanagement der Fall ist.

Time-based Management ist eine Managementmethode, bei der vorgesehene Ziele möglichst effizient bezüglich der Ressource Zeit erreicht werden sollen. Es ist ein recht altes betriebswirtschaftliches Konzept (Taylor, 1911), in dem die Zeit anstelle von anderen Parametern als primäre Zielgröße in den Vordergrund gestellt wird. Ziel des Time-based Managements ist eine Erhöhung der Effektivität und der Effizienz in Bezug auf Zeit zur Erlangung strategischer Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern (Fischer, 2000). Zentraler Unterschied dieser Managementmethode zum Selbst- und Zeitmanagement ist wiederum das Objekt, das optimiert werden soll. Beim Time-based Management ist es die Organisation als Ganzes und nicht das Individuum. Zudem werden diese Optimierungsprozesse durch das Management gesteuert und nicht durch die Individuen im Betrieb.

In den Definitionen von Selbst- und Zeitmanagement spielen Ziele eine zentrale Rolle. Drucker (1954) entwickelte das Managementkonzept Management by Objectives (MbO) (zu Deutsch: Führen durch Zielvereinbarung), eine historisch betrachtet sehr einflussreiche Technik zur Führung von Organisationen. Unter personalpsychologischen Gesichtspunkten ist MbO eine Form transaktionaler Führung. Diese Grundidee, dass über eine Zielhierarchie Organisationen geführt werden sollen, greift Seiwert (1994, 1997, 1998, 2001, 2016) bei seinen konzeptionellen Überlegungen zum Selbstmanagement von Personen auf. Beiden Ansätzen gemeinsam ist die Bedeutung von Zielhierarchien. Ein großer Unterschied besteht allerdings darin, dass beim MbO die Ziele im Einklang mit den Unternehmenszielen für die Mitarbeitenden vorgegeben werden und damit fremdbestimmt sind, während die Ziele beim Selbst- und Zeitmanagement selbstbestimmt sind. Zudem beziehen sich die Ziele beim MbO ausschließlich auf unternehmensspezifische Zielgrößen, während beim Selbst- und Zeitmanagement auch andere Lebensziele mitberücksichtigt werden müssen.

Weiterhin wird der Begriff Selbstmanagement auch auf Teams angewandt, dann als Synonym für die Selbststeuerung autonomer Teams oder autonomer Gruppen. Die Mitglieder der autonomen Arbeitsgruppe sind somit für einen ganzen Prozess, ein Produkt oder eine Dienstleistung verantwortlich. Ein elaborierter Ansatz, nämlich das partizipative Produktivitätsmanagement, wurde hierzu von Pritchard, Harrell, DiazGranados und Guzman (2008) für Teams entwickelt. Auf der Ebene der Teams entspricht das Selbstmanagement jedoch nicht dem Selbstmanagement von Individuen, da die zu steu|9|ernde Einheit sich unterscheidet – im ersten Ansatz ist es ein Team, beim anderen ein Individuum – und da auf der Teamebene soziale Prozesse oft dominieren, sind die Abstimmungsprozesse interindividuell ausgerichtet.

Führung durch Selbstführung ist ein psychologischer Führungsansatz, der von Manz und Sims (1990) geprägt wurde. Bei Führung durch Selbstführung (englisch: Superleadership) steht das Unterstützen von Eigeninitiative und Selbständigkeit der Mitarbeiter im Fokus des Interesses. Müller, Sauerland und Butzmann (2011) prägten als deutsche Übersetzung den Begriff „Führung durch Selbstführung“. Aufgabe der Vorgesetzten ist es nach diesem Ansatz, die Selbstführungskompetenz der Mitarbeitenden im Sinne eines Coachingansatzes zu steigern. Inhaltlich soll also das Selbst- und ggf. das Zeitmanagement der Mitarbeitenden gesteigert werden. Der große Unterschied zum Selbst- und Zeitmanagement besteht darin, dass die initiale Steuerungsfunktion bei Führung durch Selbstführung externalisiert ist, also eine Vorgesetztenfunktion ist und erst im Laufe der Zeit vermehrt an Mitarbeitende delegiert wird. Da das zentrale Anliegen dieses Ansatzes aber ist, Selbstmanagement-Kompetenzen zu erwerben, werden wir diesen Ansatz in Abschnitt 2.1.4 nochmals aufgreifen.

Zusammenfassend werden die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Zeit- und Selbstmanagement und den anderen besprochenen Ansätzen in Tabelle 2 festgehalten:

|10|Tabelle 2: Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Selbst- und Zeitmanagement zu anderen Ansätzen

|11|1.3 Bedeutung für das Personalmanagement

Dass Selbst- und Zeitmanagement ein wichtiges Thema ist, davon müssen wir viele Leserinnen und Leser wahrscheinlich nicht erst überzeugen, denn sie kennen aus ihrem eigenen Alltag genügend Probleme, die in den Bereich des Selbstmanagements gehören: aufgeschobene, unerledigte Aufgaben, Arbeiten bis in die späte Nacht, um eine Frist einzuhalten, das Verschätzen der Dauer von Aufgaben und so weiter. Und wer zu den Glücklichen gehört, dieses Problem nicht zu haben, kennt sicherlich Personen, die regelmäßig mit einem oder mehreren dieser Probleme zu kämpfen haben. Wem das als Nachweis für die Wichtigkeit des Themas nicht genügt, möge im Internet mithilfe einer Suchmaschine wie Google nachschauen, wie viele Treffer (Online-Workshops, Bücher, Checklisten etc.) es zum Stichwort „Selbstmanagement“ oder „Zeitmanagement“ gibt: Es sind Millionen, wobei interessanterweise sowohl im deutschsprachigen als auch im englischsprachigen Suchergebnis die Trefferzahl zum Stichwort „Zeitmanagement“ größer ist als für „Selbstmanagement“.

Wegen der offensichtlichen Bedeutung des Themas für viele Menschen gibt es einen großen Markt für Zeit- oder Selbstmanagement-Ratgeber (o. Ä.). Doch warum ist die Nachfrage nach diesem Thema so immens groß? Dafür gibt es mehrere Gründe. Die wichtigsten Gründe sind die unterschiedlich große kulturelle Bedeutung von Zeit in verschiedenen Regionen sowie die historisch vollzogene Veränderung der Arbeitswelt zu mehr selbstbestimmten Tätigkeiten und zu einer Erhöhung des Leistungsdrucks in den letzten Dekaden im betrieblichen Alltag. Darüber hinaus ist weiterhin die räumliche und technische Entgrenzung der Arbeit gegenüber der Freizeit sicherlich ebenfalls zentral für die zunehmende Bedeutung des Themas Selbst- und Zeitmanagement. Konsequenzen für Betroffene sind häufig Stress und das Gefühl, den Anforderungen zunehmend nicht mehr genügen zu können.