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- Herausgeber: SmarterLife @ A-BiS GmbH
- Kategorie: Ratgeber
- Sprache: Deutsch
Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Flut an Nachrichten bewältigen sollen, finden Sie hier Tipps und Anregungen, die den Umgang mit Ihren E-Mails vereinfachen. Ich habe dieses Schema entwickelt, um meine unzähligen „aktuellen“ Mails zu systematisieren. Dadurch kann ich jederzeit überblicken, welche Mails ich wann brauche. Dieses Grundschema können Sie nach Ihrem Bedarf ausdifferenzieren. Einige Mails enthalten Informationen, die Sie für die rechtzeitige Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Doch die Versuchung, den Tagesablauf von den eingehenden Nachrichten bestimmen zu lassen, ist groß. Gerade wenn Sie mit Wissensarbeit Ihr Geld verdienen, sind Zeitabschnitte wichtig, in denen Sie sich ungestört auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Lassen Sie Ihre Planung nicht durcheinander bringen. Verbringen Sie nicht unnötig Zeit, um eine bestimmte Mail zu finden und seien Sie sicher, dass Ihnen keine wichtige Information entgeht.
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Veröffentlichungsjahr: 2022
Ähnliche
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Systematisches E-Mail-Management
Fragen und Antworten
Anhang
Index
Impressum
Josef Maiwald
SmarterLife Essenz 8
Von der Mailflut zum produktiven Fluss!
E-Mail-Management
A-BiS Gesellschaft für Unternehmensentwicklung mbH
Holzkirchen, 2022
Geschützte Warennamen (Warenzeichen) werden nicht besonders kenntlich gemacht. Aus dem Fehlen eines solchen Hinweises kann nicht geschlossen werden, dass es sich um einen freien Warennamen handelt.
Das Werk, einschließlich aller Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urhebergesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
© 2022 A-BiS Gesellschaft für Unternehmensentwicklung mbH, D-83607 Holzkirchen
Text: Josef Maiwald, smarterlife.de
Illustrationen: Magdi Schadt
Lektorat und Umschlaggestaltung: Magdi Schadt, www.sonnenratten.com
E-Mail-Management
Einleitung
Wie viele Mails erhalten Sie täglich: – 5, 10, 30, 100 oder mehr? Unabhängig von der Anzahl finden Sie in dieser Essenz gute Tipps, wenn eine der folgenden Aussagen auf Sie zutrifft:
Ich erhalte mehr Mails als ich sinnvoll bewältigen kann.
Mein Posteingangskorb ist voll und wird immer noch voller.
Ich werde von eingehenden Mails aus meiner Konzentration gerissen.
Eingehende Mails werfen mehrmals täglich meine Planung über den Haufen.
Ich verbringe zu viel Zeit, um meine Mails durchzuschauen, weil ich nach einer bestimmten Information suche.
Ich befürchte oder es ist schon passiert, dass wichtige E-Mails nach unten rutschen und ich dadurch zu spät antworte.
Sie bekommen hier ein Grundschema als Basis, das Sie nach Bedarf ausdifferenzieren können. Ich habe dieses Schema entwickelt, um meine unzähligen „aktuellen“ Mails zu systematisieren. Der Gewinn ist, dass ich dadurch jederzeit überblicke, welche Mails ich brauche, um wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und welche warten können bzw. welche ich erst im Bedarfsfall anpacke.
Diese Essenz ist ausdrücklich keine Anleitung, die Sie 1:1 für sich umsetzen könnten. Nutzen Sie die Anregungen auf den nächsten Seiten eher als Gedankenanstoß eines Sparringspartners:
Was passt für Sie? Können Sie das, was nicht passt, für Ihren Bedarf so abändern, dass es für Sie hilfreich ist?
Es würde mich sehr freuen, wenn Sie mir kurz mitteilen, welchen Nutzen Sie aus dieser Essenz ziehen. Sie können dadurch auch gleich testen, ob ich meinen Posteingangskorb tatsächlich im Griff habe 😉 und Ihnen entsprechend schnell antworte.
Viel Spaß beim Managen Ihrer Mails Josef Maiwald
Systematisches E-Mail-Management
Abbildung 1: Mögliche Wege einer E-Mail
In den nächsten Abschnitten erläutere ich die einzelnen Prozessschritte. Ich gehe dabei von Outlook aus. Vieles lässt sich analog auch auf anderen Systemen anwenden. Es ist sinnvoll, dass Sie erst die Grundidee verstehen und dann überlegen, wie Sie die einzelnen Stationen für Ihren persönlichen Bedarf gestalten.
1 Posteingang
Im Posteingang können außer den üblichen E-Mails beispielsweise auch eingehen:
Faxe
Sprachnachrichten vom Anrufbeantworter
Termineinladungen
…
Wenn Sie sich fragen, wie Sie diese Flut an Nachrichten bewältigen sollen, unterliegen Sie vielleicht einem Denkfehler. Es geht in erster Linie nicht darum, die E-Mails in den Griff zu bekommen. Mails sind Informationsträger und einige Mails enthalten Informationen, die Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Wenn Sie also morgens als erstes Ihren Posteingang sichten, tappen Sie möglicherweise in die erste Falle. Die Versuchung, den Tagesablauf re-aktiv von den eingehenden Nachrichten bestimmen zu lassen, ist groß. Gerade wenn Sie mit Wissensarbeit Ihr Geld verdienen, sind Zeiträume wichtig, in denen Sie sich ungestört auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Überlegen Sie daher erst aktiv, welche Aufgaben anstehen, machen Sie sich einen Plan und prüfen Sie dann, ob es neue Mails gibt, die rechtfertigen, den Plan zu ändern.
Diese Tipps vereinfachen den Umgang mit Ihren E-Mails:
Automatische Benachrichtigungen: Schalten Sie automatische Benachrichtigungen am besten aus. Akustische Signale, die Nachricht in Kurzform oder auch ein Symbol in der Tastleiste lenken Sie nur ab und stören Ihre Konzentration (siehe „Datei/Optionen/E-Mail/Nachrichteneingang“ bzw. bei Outlook für Mac „Einstellungen/Benachrichtigungen und Sounds“). Checken Sie Ihren Posteingang lieber dann, wenn es zu Ihrem Arbeitsablauf passt (siehe Arbeitsblöcke).
Automatische Regeln: Über automatische Regeln können Sie eingehende Mails nach definierten Kriterien bündeln. Ob Sie Kategorien zuordnen lassen, Mails in Unterordner verschieben oder für bestimmte Ausnahmefälle doch ein akustisches Signal haben möchten, hängt von Ihrem System ab.
Grundregel beschränkte Zahl und maximales Alter von E-Mails im Posteingang: Ideal wäre es, wenn nach jedem Arbeitsblock Ihr Postfach leer wäre. Dann wären alle Mails entweder gelöscht, bearbeitet und/oder in einen Zwischenspeicher bzw. ins Archiv verschoben. Definieren Sie eine Grenze, wie viele E-Mails für Sie noch übersichtlich sind und wie alt diese maximal sein dürfen.
In meinem Posteingang akzeptiere ich:
Maximale Anzahl an E-Mails: _____
Maximales Alter in Tagen: _____
Abarbeitung in Arbeitsblöcken: Je nachdem, wie schnell Sie jeweils reagieren wollen oder müssen, ist es hilfreich eine begrenzte Anzahl von Arbeitsblöcken zu planen, in denen Sie sich um neu eingegangene Mails kümmern. Gut bewährt hat sich zum Beispiel: 1. Arbeitsblock, sobald Ihr Tagesplan steht, 2. Arbeitsblock nachdem Sie Ihre ersten beiden wichtigsten Aufgaben erledigt haben usw.
