So geht's leichter: Alles über PDFs E-Book

Jörg Schieb

• Herausgeber: via tolino media
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2021

Beschreibung

In Zeiten von Home Office besonders wichtig: Alles über PDFs: Erstellen, bearbeiten, drucken! Viele von uns sind schon seit Monaten im Home Office - und müssen uns mit Dingen rumschlagen, die sonst die Kollegen aus der IT-Abteilung erledigt haben. Das ist auch der Grund, warum wir bei So geht's leichter aktuell den Schwerpunkt auf solche Themen legen, In dieser Ausgabe von So geht's leichter haben wir deshalb die besten Tipps und Tricks rund ums PDF zusammengetragen: PDFs erstellen, teilen, drucken, zusammenführen, signieren, absichern und verschicken. Es gibt eine Menge, was man über PDFs wissen sollte - denn sie bestimmen unseren Arbeitsalltag. Kurz: Alles über PDFs. Das ist derzeit besonders wichtig - und wir zeigen, wie es geht. Aus dem Inhalt: * PDFs unter Windows, Office und MacOS erstellen * PDFs nach allen Regeln der Kunst bearbeiten * PDFs durchsuchen und drucken * Die besten PDF-Tools * PDFs absichern: So geht's * PDFs erstellen und bearbeiten mit Office * PDFs signieren - damit niemand was dran ändern kann * Formulare in PDFs erstellen und ausfüllen * PDFs auf dem Smartphone erstellen, lesen und bearbeiten * und vieles andere mehr...

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Ein Dateiformat für alle und alles

PDFs unter Windows

PDFs unter Office

PDFs auf dem Mac

PDFs auf dem Smartphone

Impressum

Ein Dateiformat für alle und alles

In den vergangenen Jahren hat sich die Arbeit mit Dokumenten massiv verändert: Auch wenn es nur drei große Betriebssysteme (Windows, macOS, Linux) gibt, mit denen Sie im Regelfall arbeiten, so hat der PC/Mac die Rolle als primäres Arbeitsgerät schon länger verloren. Smartphones, Tablets, sogar SetTop-Boxen und Spielkonsolen erlauben es Ihnen, Dokumente zu erzeugen. Das PDF-Format von Adobe hat hier eine immer größere Bedeutung bekommen.

In diesem Report zeigen wir Ihnen, wie Sie optimal und mit wenig Aufwand Dokumente zwischen allen möglichen Geräten austauschen können, die Zusatzfunktionen des PDF-Formates nutzen und PDF-Dateien wieder auch ohne teure Zusatzsoftware wieder bearbeitbar machen.

Die Vorteile des PDF-Formats

Die Abkürzung PDF sagt schon einiges über die Absicht hinter diesem Format aus: Portable Document Format, ein Format, das Dokumente portabel macht, egal aus welchem Programm sie stammen.

Das PDF-Format wurde von Adobe entwickelt und bereits 1993 auf der Windows und OS/2-Konferenz vorgestellt. Zu dem Zeitpunkt allerdings war das Format noch proprietär und nicht so weit nutzbar wie heute. Erst im Jahr 2008 wurde es zum Open Standard.

Damit wurde es möglich, dass immer mehr Anbieter diesen Standard unterstützten und somit das Hauptziel, die möglichst große Verbreitung, erreicht werden konnte. Ein Standard ist immer nur so wertvoll wie sein Verbreitungsgrad. Hier hat das PDF-Format eine Menge an Vorteilen:

Geräteabhängigkeit

Unterschiedliche Geräte – unterschiedliche Programme. Vor allem dann, wenn Sie spezielle Anwendungen haben, die über die Office-Anwendungen hinausgehen. So können Sie oft ein auf dem PC oder Mac erzeugtes Dokument nicht mit einem Smartphone austauschen. Geschweige denn mit einer Spielekonsole! PDF-Leseprogramme, so genannte Reader, gibt es für die verschiedensten Betriebssysteme. Auch für solche wie die Microsoft XBOX Spielekonsole, beispielsweise die PDF24 Tools. Auf Grund der Tatsache, dass es eine Vielzahl von Online-Diensten gibt, die PDF-Dateien darstellen können, braucht Ihr Endgerät eigentlich nur einen Webbrowser und den Zugang zum Internet. Universeller geht es kaum!

Auch für Sie als Absender hat das Vorteile: Sie müssen sich keine Gedanken machen, in welchem Format Sie eine Datei an andere Anwender weitergeben. Mit einer PDF-Datei erreichen Sie nach menschlichem Ermessen alle Empfänger, egal, welches Gerät diese nun gerade nutzen.

Inhaltsunabhängigkeit

Bei einer PDF-Datei ist es herzlich egal, welcher Inhalt sich darin befindet, solange dieser statisch ist. Das löst das Problem, das Anwender für den gleichen Zweck andere Anwendungen nutzen. Meist sind die spezifischen Dateien einzelner Apps nicht mit anderen Apps austauschbar. Das PDF-Format löst das charmant, indem es alle Elemente der Datei in einer Art Bauanleitung zusammensetzt. Der entsprechende Reader setzt das Dokument dann aus dieser Bauanleitung zusammen. Für viele Inhaltstypen wie Schriften, Vektorgrafiken, CAD-Pläne etc. bedeutet das eine nahezu verlustfreie Vergrößerung innerhalb der PDF-Datei.

Gleiches gilt auch in die andere Richtung: Während andere Apps sehr festgelegt auf benötigten Dateigrößen sind, können Sie bei einer PDF-Datei deren Umfang verringern, indem komprimierbare Elemente wie Bilder und Grafiken darin verkleinert werden und die Dateigröße damit deutlich verringert wird. Dazu benötigen Sie nicht einmal eine App, das bietet sogar die Herstellerwebseite kostenlos an. Dazu müssen Sie nicht an die einzelnen Elemente der Datei gehen, das macht die App beziehungsweise die Webseite ganz automatisch. Hilfreich, wenn Sie beispielsweise beim Versand per E-Mail eine Größenbegrenzung berücksichtigen müssen!

Sicherheitseinstellungen

Die meisten Dateiformate konzentrieren sich darauf, dass die Daten der jeweiligen App möglichst effizient gespeichert werden. Besonders, wenn nur eine lokale Speicherung oder Bearbeitung angedacht ist, haben Sie kaum Möglichkeiten, Rechte auf die Dateien zu geben. Manchmal ist es nicht gewünscht, dass der Empfänger sich Passagagen hinauskopieren kann oder eine Datei ausdruckt. Diese Funktionen lassen sich bei normalen Apps nicht unterdrücken, bei PDF-Dateien aber schon.

Beim Erzeugen der Datei können Sie festlegen, welche Berechtigungen der normale Anwender, der sie später öffnet, haben soll. Das Kopieren von Inhalt, das Ändern, Drucken, Kommentieren, die Entnahme einzelner Seiten, das Ausfüllen von Formularfeldern und die Unterschrift von Dokumenten können Sie separat erlauben oder verbieten.

---ENDE DER LESEPROBE---