Telemeeting 2100 E-Book

Horst Hanisch

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Religion und Spiritualität
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2021

Seitenzahl: 96

Beschreibung

Die digitale Welt der Online-Meetings. Der Ausbruch der Covid-19-Pandemie hat einen großen Teil der Arbeitswelt zur verstärkten digitalen Zusammenarbeit gezwungen. Telearbeit bezeichnet in diesem Zusammenhand die beruflichen Tätigkeiten, die entweder zu Hause oder von unterwegs digital ausgeführt werden. Unter diesen Teleaktionen finden sich Videokonferenzen, Telekonferenzen, Webkonferenzen, Online-Meetings wie auch Telesprechstunden und Teleberatungen. Virtuelle Arbeiten wie Homeschooling und Online-Unterricht sind in der letzten Zeit förmlich aus dem Nichts geschossen. Viele arbeiten mittlerweile im Homeoffice. Der Schulunterricht und das Vermitteln von Wissen an den Universitäten nimmt gänzlich neue Formen an. Wie verhält sich die moderne Führungskraft bei der Arbeit mit dem Team bei der Nutzung digitaler Programme? Der Arbeitsalltag hat sich grundlegend verändert, sowohl für die Mitarbeiter als auch für Führungskräfte, Lernende und Lehrende, Bewerbende und Arbeitgeber und für andere. Die Fehler und Herausforderungen der Anfangszeit sind überwunden. Eine in der Zukunft weitestgehend virtuelle Zusammenarbeit ist wahrscheinlich. Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit sind beispielsweise Zeit- und Kostenersparnisse. Allerdings ergeben sich auch Nachteile, die erst nach und nach erkannt werden. Beispielsweise, wie mit der 'emotionalen Vereinsamung' der im Homeoffice arbeitenden Personen umzugehen ist. Das Buch ist in 5 Teile gegliedert: Digitale Konferenz - Online-Unterricht - Virtuelle Führung - Homeoffice - Empathie und Vertrauen. Organisatoren, Einladende, Lehrende, Moderatoren, Führungskräfte und Arbeitgeber, Selbstständige auf der einen Seite, Angestellte, Kunden, Lernende, Gesprächspartner und andere auf der anderen Seite werden in die effektive Verhaltens- und Arbeitsweise beim Einsatz von digitalen Veranstaltungen eingeführt. Sie zeigen Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause aus und deuten 'Hybridlösungen' für die ideale Arbeit in dieser Form an. Egal wie gut die digitale Zusammenarbeit ablaufen kann - die emotionale Zusammenarbeit mit den Menschen darf nicht außer Acht gelassen werden. Umgangsformen, Empathie und Vertrauen helfen der erfolgreichen virtuellen Zusammenarbeit. Die Arbeit im digitalen Zeitalter setzt Vertrauen in alle Beteiligten voraus. Dann kann die digitale Zusammenarbeit erfolgreich umgesetzt werden.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

PROLOG

H

INLEITUNG ZUM

T

HEMA

Die digitale Welt der Kommunikation

1.

DIGITALE KONFERENZ

D

AS DIGITALE

F

ERNGESPRÄCH

Telemeetings – Videokonferenzen

Sich begegnen – to meet – Meeting

Vorteile von Telemeetings

Nachteile bei der Telearbeit

Geordnetes Verhalten im Teammeeting

Kamera-Tracking-Technologie

Seriosität und Sicherheit

Eingeschränkte Kommunikation in der digitalen Konferenz – Verlust der Atmosphäre?

Mit allen Sinnen gestalten und wahrnehmen

Körpersprache hörbar machen

Riechen, Schmecken, Tasten? – Ansprechen der Spiegelneuronen

„Stellen Sie sich mal vor …“

2.

ONLINE-UNTERRICHT

A

US

-

UND

W

EITERBILDUNG AUS DER

F

ERNE

Homeschooling

Fernunterricht – Distanzunterricht

Unterricht ohne direkten Kontakt

Eltern werden zu Ersatz-Lehrern

Konditionen der Schüler und Schülerinnen

Empathie mit den Unterrichteten

Fairer und diskriminierungsfreier Umgang im Online-Unterricht

Diskretion und professionelle Distanz

Erhöhte Anforderungen an Lehrende, Lernende und Eltern

Hybrid-Unterricht

Interaktive Teamarbeit

Medieneinsatz – Einsatz digitaler Technik

Copyright beachten

Virtuelle Realität – Virtual Reality (VR)

4D-Welt

Das virtuelle Reisebüro der Zukunft – 4D-Szenario

Virtuelle Realität im Bewerbungsprozess

3.

VIRTUELLE FÜHRUNG

F

ÜHRUNG AN DER LANGEN

L

EINE

Führung auf Distanz

Vorbereitung der virtuellen Moderation

Eigendisziplin der Moderation, des Einladenden

Sensibel leiten statt diktatorisch bestimmen – Wertschätzung zeigen

Professionelle Neutralität

Konstruktive Kritik versus destruktive Streitereien

Ausgewogenheit – der Dauerredner und der Ja-Sager

Introvertierte gezielt einbinden

Nachbereitung

Das und die erfolgreiche ‚Runde‘

Anforderungen an die virtuelle Führungskraft

Eingeschränkte Körpersprache

Charisma und Ausstrahlung

Abstimmungen und Mehrheiten bilden

Aufmerksamkeitsverlust vorbeugen

Der un-sichtbare Gast

Hintergrund und Aufenthaltsort verwischen

Schwache Übertragungsleistung

Vor-Täuschung eines anderen Aufenthaltsortes?

Sich ins rechte Bild setzen

Vorbereitung auf das virtuelle Treffen

Kurioses bei der virtuellen Arbeit

Verhalten in der Passivphase

4.

HOMEOFFICE

A

RBEITEN VON

Z

UHAUSE AUS

New Work – Flexible

Arbeitszeitmodelle

Klassische Büros

Arbeiten 4.0

Herausforderungen und Nachteile bei der Homeoffice-Arbeit

Informelle Kanäle veröden?

Austausch mit Vorgesetzten

Vorteile bei der Homeoffice-Arbeit

Wie muss ein Homeoffice eingerichtet sein?

Körperliche Leiden vermeiden – Schäden vorbeugen

Sicherheitspflicht im Homeoffice

Telearbeit versus Mobiler Arbeit

Datenschutz im Homeoffice

Externe Begegnungsstätte – Satellitenbüro

Struktur des Arbeitsablaufes

Soziale Vereinsamung?

Vermeidung der sozialen Isolation

Kontakt halten

Arbeitstreffen außer Haus

Lockdown und Quarantäne

Den neuen Mitarbeiter direkt ins Homeoffice schicken?

Onboarding

Homeoffice – die Neue Normalität?

5.

EINFÜHLUNGSVERMÖGEN UND VERTRAUEN

V

ERTRAUEN VERSUS

K

ONTROLLE

Empathie – Einfühlungsvermögen

Zweifel der Führungskraft

Aufzeichnungen des Gesprächsverlaufs

Erfassung der Arbeitszeit am Rechner

Bezahlung nach Zeit oder nach Projekt

Kontrolle wegen fehlendem Vertrauen?

Vertrauen und Misstrauen

Das gesunde und das ungesunde Misstrauen

Misstrauen stört die virtuelle Zusammenarbeit im Team

Lernen, zu vertrauen

Vertrauen schenken

Abhängigkeit durch eine kritische Vertrauensübertragung

Eigenschaftsgebundenes Vertrauen – Kompetenz-Erwartung

Wie lässt sich Vertrauen bei der digitalen Zusammenarbeit aufbauen?

Die Schritte zum gesteckten Ziel checken

Hilfreiche Zwischenkontrollen

EPILOG

Z

UM

M

ITNEHMEN

Von der Gegenwart profitieren und die Zukunft gut vorbereiten

ANHANG

INDEX

KNIGGE ALS SYNONYM UND ALS NAMENSGEBER

U

MGANG MIT

M

ENSCHEN

Adolph Freiherr Knigge

Prolog

Hinleitung zum Thema

Wir sind zur Zusammenarbeit geboren.

Marc Aurel, röm. Kaiser

(121 - 180)

Die digitale Welt der Kommunikation

Liebe Leserin, lieber Leser,

spätestens mit den Ausgangseinschränkungen ab März 2020 im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie ist der Einsatz von Videokonferenzen und digitaler ‚Fernarbeit‘ überproportional sprunghaft ins Bewusstsein vieler Berufstätigen gedrungen.

In kürzester Zeit mussten die technischen Voraussetzungen geschaffen und Schulungen oder autodidaktisches Training durchgeführt werden, um der gewünschten Nutzbarkeit dieser Systeme eine Basis zu geben.

Diverse Angebote vieler Anbieter waren plötzlich im Gespräch, Programme, von denen oft die wenigsten vorher gewusst haben.

Aufgrund der enormen plötzlichen Nachfrage wurden selbst renommierte Anbieter überfordert. Die Kapazitäten reichten nicht im Geringsten aus. Folge: In den ersten Tagen waren die Systeme häufig überlastet und stürzten immer wieder ab.

Ein Lob an die Anbieter, IT-ler und andere Verantwortlichen, die es trotz aller Herausforderungen in relativ kurzer Zeit fertigbrachten, Millionen Menschen mit ihren Programmen einigermaßen zuverlässig arbeiten zu lassen.

In Talkrunden und Interviews ist immer wieder zu hören, dass „die Gesellschaft durch die Nutzung digitaler Medien in den letzten Wochen viel gelernt habe“.

Das ist zweifelsohne richtig. Richtig ist auch, dass bereits vor Ausbruch der Pandemie Angestellte im Homeoffice arbeiteten und Gespräche über einen Tele-Kanal geführt wurden.

Lediglich die Schnelligkeit, in der viele Unternehmen und damit auch viele Beschäftigte unerwartet lernten, mit den neuen Systemen klarzukommen, „stand nicht auf dem Schirm“.

Nachvollziehbarerweise gab es anfangs viele Fehler beim Arbeiten mit der Technik, stürzte mitten in Meetings das System ab oder zeigten die Sicherheitsvorkehrungen relevante Lücken auf.

Die Anbieter der sogenannten Chat-Tools optimieren diese fast täglich, gleichzeitig lernen die Nutzer ständig dazu. Die Fehler und Herausforderungen der Anfangszeit sind überwunden.

Vorteile von Homeoffice und Telekonferenzen sind längst erkannt. Eine in der Zukunft weitestgehend virtuelle Zusammenarbeit ist wahrscheinlich.

Allerdings ergeben sich auch Nachteile, die erst nach und nach erkannt werden. Beispielsweise, wie mit der ‚emotionalen Vereinsamung‘ der im Homeoffice arbeitenden Personen umzugehen ist.

Rund um das Thema Videokonferenz dreht sich das Verhalten der Einladenden und der Eingeladenen.

Schulunterricht und das Vermitteln von Wissen an den Universitäten nimmt gänzlich neue Formen an.

Wie verhält sich die moderne Führungskraft bei der Arbeit mit dem Team bei der Nutzung digitaler Programme?

Das Buch ist in 5 Teile gegliedert:

Digitale Konferenz

Online-Unterricht

Virtuelle Führung

Homeoffice

Empathie und Vertrauen

Organisatoren, Einladende, Lehrende, Moderatoren, Führungskräfte und Arbeitgeber, Selbstständige auf der einen Seite, Angestellte, Kunden, Lernende, Gesprächspartner und andere auf der anderen Seite werden in die effektive Verhaltens- und Arbeitsweise beim Einsatz von digitalen Veranstaltungen eingeführt.

Sie zeigen Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause aus und deuten ‚Hybridlösungen‘ für die ideale Arbeit in dieser Form an. Liebe Leserin, lieber Leser, egal wie gut die digitale Zusammenarbeit ablaufen kann – die emotionale Zusammenarbeit mit den Menschen darf nicht außer Acht gelassen werden.

Auch im Netz gibt es eine Etikette und moderne Umgangsformen, um bei der ‚neuen Art‘ der Zusammenarbeit niemanden ungewollt auf den Fuß zu treten.

Neben gutem Willen ist verstärkt Vertrauen gefragt, um die beruflichen Ziele optimal zu erreichen.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen der folgenden Seiten, hoffe auf die Ergänzung Ihrer bestehenden Erfahrungen diesbezüglich und idealerweise auch die eine oder andere – bisher nicht bedachte – Erkenntnis.

Horst Hanisch

1 – Digitale Konferenz

Das digitale Ferngespräch

Die Technik entwickelt sich immer mehr vom Primitiven über das Komplizierte zum Einfachen.

Antoine Marie Jean-Baptist Roger Vicomte de Saint-Exupéry, frz. Schriftsteller

(1900 - 1944)

Telemeetings – Videokonferenzen

„Mein Computer macht gerade Probleme. Ich melde mich nochmal an.“ Viele Computer scheinen vielen Teilnehmern einer Videokonferenz Probleme zu bereiten. Liegt das an der Technik oder am Nutzer?

Manch einer wird sich schmunzelnd erinnern, wenn er an die vielen Pannen in den ersten Tagen bei der Nutzung dieser digitalen Chat-Programme denkt. „Wie geht noch mal die Kamera an?“ „Könnt ihr mich hören?“ Oder umgekehrt – nach Ende der Konferenz wurde das System nicht abgeschaltet, sodass ungewollt visuelle und akustische Einblicke in die Privatwelt des Nutzers entstanden.

Auch heute passiert es routinierten Nutzern immer mal wieder, beim Sprechen das Mikrofon rechtzeitig einzuschalten – oder anschließend wieder abzustellen. Immer mal wieder huscht im Hintergrund ein Familienmitglied durchs Bild oder erscheint plötzlich ein fröhlich auf die Tastatur hauendes Kleinkind im Blickfeld.

Eher seltener steht das übertragene Bild auf den Kopf oder ist die WC-Spülung einer unbeteiligten Person im selben Haushalt zu hören.

Sich begegnen – to meet – Meeting

Wie war das bei den klassischen Face-to-Face-Meetings?

Es ist bekannt, dass sich einige Teilnehmer zu den regelmäßigen Veranstaltungen regelrecht ‚hinquäl(t)en‘. Speziell dann, wenn sie die Treffen als unnütze Zeit ansehen.

Wann immer die vorgesetzte Person von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter hört „Ich muss zum Meeting“, sollten sofort die Alarmglocken klingeln. Sobald das Wort ‚muss‘ ausgesprochen wird, ist ein unterschwelliger Druck, ein gewisser Widerwille zu spüren. Die Motivation zur Teilnahme am Meeting würde dann eher als gering anzusehen sein.

Demnach ist daran gelegen, Meetings – und das gilt auch für Telemeetings – so zu gestalten, dass jeder immer gut informiert ist und sich auch selbst vernünftig und konstruktiv einbringen kann. Jede Anwesende, jeder Anwesende erhält dieselben Informationen, was die Gerüchteküche einschränkt und Missverständnissen vorbeugt.

Der regelmäßige (zum Beispiel wöchentliche) Kontakt spiegelt sich im Wort Meeting wieder. Das Wort kommt aus der englischen Sprache ‚to meet‘, was bedeutet ‚sich treffen‘ oder einander ‚begegnen‘.

Meeting bedeutet demnach im übertragenen Sinn Besprechung, Beratung, Verhandlung, Zusammenkunft oder Vergleichbares. Diese Bezeichnungen implizieren den Austausch untereinander.

Ursprünglich ist das physische Zusammenkommen gemeint, nun auch das virtuelle.

Unabhängig der Folgen der durch die Pandemie ausgelösten Telearbeit setzen sich immer mehr Menschen mit Fragen zum Umweltschutz auseinander.

Kommen die Teilnehmenden zum Meeting aus verschiedenen Standorten angereist, ist das mit einem höheren Zeitaufwand und vor allem mit zusätzlichen Kosten verbunden, sowie der Belastung der Umwelt.

Was liegt näher, allein schon aus diesen Überlegungen sowie im Sinn des Umweltschutzes, Teleaktionen umzusetzen? Videokonferenzen, Telekonferenzen (abgekürzt: Telko), Webkonferenzen oder Online-Meetings können andere Bezeichnungen für diese Art des Meetings sein.

Das benutzte Wort Telemeeting soll hier stellvertretend verwendet werden.

Vorteile von Telemeetings

Einladungen können sehr kurzfristigerfolgen.

Zeitliche Flexibilität:

Mehr oder weniger jede Tages- undNachtzeit ist denkbar, zum Beispielbei notwendiger sofortiger Besprechung (nach Unfällen, Katastrophen).

Nach Meinung vieler wird bei gut vorbereitetem und umgesetztem Austausch ‚Zeit gespart‘.

Verkürzte Zeit-dauer:

Störendes Querreden oder ‚Klein-Klein-Streitereien‘ sind in Telemeetings nicht gut umsetzbar.

Durch die notwendige, erhöhte Aufmerksamkeit entsteht schnellerMüdigkeit, sodass Teilnehmende zügigzum Ergebnis kommen wollen.

Teilnehmerinnen und Teilnehmer können von überall aus der Welt zugeschaltet sein. (Zeitverschiebung!).Diejenigen, die dienstlich unterwegssind, können sich ebenso ins Meetingeinklinken, ohne ihre Dienstreise abbrechen zu müssen. Relativ viele Teilnehmer an verschiedenen Orten können schnell zusammenkommen.

Vergrößerter Teilnehmerkreis:

Statt wie bisher nur eine/n Verantwortliche/n aus einer Abteilung zu einem Meeting oder zu einer Schulungzu schicken, können mehrere aus derselben Abteilung problemlos teilnehmen.

Grundsätzlich können mehr Personenan einem Meeting digital anwesendsein als in einem üblichen Besprechungszimmer/Konferenzraum.

Da der zeitliche Aufwand für An- undAbreise entfällt, werden erheblicheKosten gespart. Reisekosten entstehen keine.

Niedrigere Kosten:

Gegebenenfalls können dadurch Übernachtungskosten eingespart werden.

Eine Buchung/Reservierung von Tagungsräumen intern und extern entfällt.

Effektive Umset-zung:

Die Verschiebung geplanter Reisenaufgrund eines wichtigen Meetingssind nicht mehr notwendig. Eine Zuschaltung von überall auf der Welt istin der Regel möglich.Beschäftigte, die zu Hause sind, zumBeispiel im Homeoffice, können vomheimischen Arbeitsplatz aus teilnehmen. Sie müssen nicht extra einenBürotag einplanen.

Gesicherte Nachverfolgung:

Der Austausch bei einer Kameraaufnahme kann durch eine Aufzeichnunggespeichert und für alle als zukünftigen Zugriff zur Verfügung gestellt werden. Auch derjenige, der nicht teilnehmen konnte, kann zu einem späteren Zeitpunkt alles anschauen.

Nachteile bei der Telearbeit

Unsichere Technik:

Die technischen Voraussetzungenmüssen einwandfrei sein, damit jederschnell zugeschaltet ist und dem Geschehen aktiv folgen kann.

Das gilt auch für das Hochladen vonDateien und Videos.

Instabiles System:

Die Verbindung muss rechtzeitig ‚sicher‘ aufgebaut sein. Idealerweise soll die Verbindung möglichst nicht abstürzen.

Kompliziertes Hand-ling:

Das problemlose und rechtzeitige Einwählen muss gewährleistet sein.

Unzuverlässige Sicherheit:

Die Sicherheit nach außen hin ist gewährleistet. Der gewählte Anbieter garantiert einen zuverlässigen Schutz.

Unautorisierter Zugriff:

Geteilte Monitore, Bilder, Aufzeichnungen und Redebeiträge dürfen nicht in ungewollte Hände gelangen.

Unautorisierte Teilnehmende: