Verwaltervergütung in der Immobilienwirtschaft E-Book

Marco Wölfle

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 203

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Die Aufgaben in der Immobilienverwaltung nehmen kontinuierlich zu und gestalten sich zunehmend komplexer. Gleichzeitig steigen die Löhne für qualifizierte Mitarbeitende und die Kosten durch die Inflation. Dies führt dazu, dass viele Verwalter:innen keine objektiv angemessenen Preise mehr erzielen und ihre Dienstleistungen zu günstig anbieten. Dieses Buch von Prof. Dr. Marco Wölfle zeigt, wie die Verwaltertätigkeit dennoch rentabel bleibt und ein fairer Preis für die erbrachten Leistungen ermittelt werden kann. Dabei werden sowohl betriebswirtschaftlich fundierte Berechnungen als auch Erkenntnisse aus der Marktforschung und die langfristige Kundenbindung berücksichtigt. In die Betrachtung fließen auch die Ergebnisse von insgesamt vier Verwalterentgeltstudien des CRES | Center for Real Estate Studies mit ein. Inhalte: - Fachliche Grundlagen und Aufgaben des Verwalters/der Verwalterin - Grundsätze der Preiskalkulation - Ökonomische Preiskalkulation - Moderne Verfahren der Preisfindung - Vorgehensweisen bei der Preisverhandlungen - Prozesse optimieren

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

InhaltsverzeichnisHinweis zum UrheberrechtImpressumEinleitung1 Fachliche Grundlagen und Aufgaben des Verwalters1.1 Der deutsche Wohnimmobilienmarkt1.2 Regionale Unterschiede im Immobilienmarkt1.3 Gebäudealter und technischer Standard1.4 Begriffliche Abgrenzungen1.4.1 Rechtliches im Zusammenhang mit der Immobilie1.4.2 Rechtliches im Zusammenhang mit den Beteiligten1.5 Leistungsportfolio in der Immobilienverwaltung1.5.1 Kaufmännische Aufgaben und Ziele1.5.2 Technische Bestandsverwaltung1.5.3 Umgang mit dem Leistungskatalog1.6 Vertragsgestaltung1.6.1 Verwaltervertrag als Grundlage1.6.2 Die üblichen Sonderleistungen der Verwalter1.7 Besonderheiten bei der Gewerbeverwaltung2 Grundsätze der Preiskalkulation2.1 Märkte, Preise und Wettbewerb2.1.1 Knappheit und Marktentwicklung als Preisfaktor2.1.2 Zu günstige Angebote untergraben die eigene Glaubwürdigkeit2.1.3 Mehrleistung und Mehrpreis2.1.4 Premiumpreise und Premiummargen2.1.5 Motivation für eine Unternehmensgründung2.1.6 Kunden, die zum Unternehmen passen2.2 Trends bei der Abgabe von Angeboten2.3 Preise und ihre psychologische Wirkung2.3.1 Preisanker und Immobilienverwaltung2.3.2 Hilfreiche Rationalisierungstechniken für Preisverhandlungen2.3.3 Entscheidungsfaktoren: warum Kunden kaufen2.4 Wichtige Bestandteile der Kostenkalkulation2.4.1 Gewinnmarge2.4.2 Steuern und Gebühren2.4.3 Die Arbeitsumgebung für Mitarbeitende2.5 Optimierung und Opportunitätskosten2.6 Verwalterstrukturen als Grundlage für Preiskalkulationen3 Ökonomische Preiskalkulation3.1 Kosten für die Angebotserstellung3.2 Selbstkostenkalkulation3.2.1 Allgemeines Konzept3.2.2 Selbstkostenkalkulation für Verwaltungsunternehmen3.2.3 Variationen bei der Kalkulation3.3 Target Costing3.4 Deckungsbeitragsrechnung3.4.1 Herangehensweise bei der Deckungsbeitragsrechnung3.4.2 Zahlenbeispiel zur Deckungsbeitragsrechnung3.4.3 Anwendungsbereich der Deckungsbeitragsrechnung3.5 Break-Even-Analyse3.6 Äquivalenzziffern3.6.1 Umsatzorientierte Berechnung3.6.2 Kostenorientierte Berechnung4 Moderne Verfahren der Preisfindung4.1 Verhaltenswissenschaftliche Preisbildung4.1.1 Einstiegspreise4.1.2 Anker- und Referenzpreise4.1.3 Bündelpreise und Rabatte4.1.4 Preismodelle aus der Online-Welt4.1.5 Yield Management4.2 Nachfrageorientierte Preismodelle4.2.1 Ermittlung der Zahlungsbereitschaft4.2.2 Benchmarking4.2.3 Objektentwicklung durch den Verwalter5 Verwalterpreise und ihre Entwicklung5.1 Verwalterentgelte für Neuverträge 20255.2 Verwalterentgelte für den Gesamtbestand 20235.3 Entwicklung der Verwalterentgelte in der Vergangenheit5.4 Verwaltung von Garagen, Stellplätzen und weiteren ­Vermögensarten6 Preisverhandlungen6.1 Die Harvard-Methode6.2 Die Scharnier-Methode6.3 Die Schranner-Methode6.4 Die gegenleistungsbasierte Verhandlungskaskade7 Prozesse optimieren7.1 Aufbau und Kommunikationsbeziehungen7.2 Verschwendung aufspüren mit dem Timwood-Konzept7.3 Wege der ProzessoptimierungSchlusswortAbkürzungsverzeichnisDer AutorStichwortverzeichnis

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ISBN 978-3-648-18363-2

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Marco Wölfle

Verwaltervergütung in der Immobilienwirtschaft

1. Auflage, Mai 2025

© 2025 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg

www.haufe.de | [email protected]

Bildnachweis (Cover): © Petar Chernaev, iStock

Produktmanagement: Jasmin Jallad

Lektorat: Cornelia Rüping

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Einleitung

Nach einem meiner Vorträge kam einmal ein anderer Vortragender zu mir und sagte: »Ich habe gleich ein schwieriges technisches Thema vor mir. Aber Sie hatten es leicht. Sie mussten eigentlich den Verwaltern nur erzählen, dass sie zu wenig verdienen. Da kann man nichts falsch machen, denn mit dieser Botschaft lässt sich nur Applaus ernten …« Wäre es tatsächlich so einfach, dann hätte dieser andere Vortragende Recht gehabt.

Wissenschaftlich muss das Thema aber differenzierter betrachtet werden. Deshalb gibt es dieses Buch, das auf einen objektiv vernünftigen Preis für eine zunehmend komplexe Dienstleistung abzielt – egal in welchem Feld ein Verwaltungsunternehmen seinen Schwerpunkt setzt. Nach vier Studien zu Verwalterentgelten, der damit einhergehenden Schärfung der Fragestellungen und einer Vertiefung der Inhalte sowie darauf basierenden Diskussionen und Nebenbefragungen von Marktteilnehmern bleibt im Kern festzuhalten: Viele Verwalter erreichen keinen objektiv angemessenen Preis. Oder direkter formuliert: Viele Verwalter bieten ihre Leistungen zu günstig an.

Die ermittelten Aussagen lassen sich durch Daten objektiv nachvollziehen und sind in die Überlegungen in diesem Buch eingegangen. Fälle, in denen einem Verwalter »zu viel« gezahlt wird, werden genauso objektiv geschildert wie diejenigen, in denen Verwalter weniger verlangen, als objektiv angemessen wäre.

Ich muss aber einräumen, dass zwischen Theorie und Praxis eine Lücke klafft. Die Behauptung, dass Verwalterhonorare höher sein sollten, ist schnell ausgesprochen. Auf welchem Weg Unternehmen in diesem Bereich dies umsetzen können, ohne dabei unfair gegenüber ihren Kunden zu sein oder zu wirken, ist der viel schwierigere Teil der Aufgabe. In diesem Buch werden verschiedene Denkansätze vorgestellt, die es ermöglichen, einen angemessenen Preis für eine Leistung zu ermitteln. Sie beruhen einerseits auf betriebswirtschaftlich fundierten Berechnungen, andererseits auf Erkenntnissen aus der Marktforschung – aber immer auf dem Grundsatz, dass am Ende ein fairer Preis herauskommen soll. Denn die Tätigkeit des Verwalters ist auf Dauer ausgerichtet. Kunden, die ein Honorar nur zähneknirschend akzeptieren, weil sie es kurzfristig müssen, kehren dem betreffenden Verwalter baldmöglichst den Rücken. Sie werden auch darüber sprechen und anderen potenziellen Kunden von diesem ­Anbieter abraten. Das schwächt langfristig die mögliche Kundenbasis.

Wenn es Ihr Ziel ist, schnellstmöglich auch noch den letzten Cent aus einem Auftragsverhältnis herauszuholen, dann sollten Sie besser ein anderes Buch lesen. Wollen Sie aber langfristig erfolgreich sein, dann finden Sie hier hoffentlich ein paar passende strategische Hinweise. Denn der langfristige Erfolg hängt nicht allein an den ­aktuellen Einnahmen, sondern daran, wie Kunden einen Dienstleister sehen. Jeder wünscht sich, als Kunde fair behandelt zu werden. »Fairness« ist aber ein subjektiver Begriff. Es lohnt sich daher durchaus, auch die Sicht des Kunden zu berücksichtigen.

In diesem Sinne wünsche ich eine spannende und inspirierende Lektüre

Marco Wölfle

Freiburg im Breisgau, im Mai 2025

Hinweise zu den Begrifflichkeiten im Buch

Die Inhalte der bisher durchgeführten Verwalterentgelt-Studien spiegeln die Tätigkeitsschwerpunkte und Mitgliederstruktur der großen Immobilienverbände in Deutschland wider. Durchgeführt wurden diese Befragungen 2015, 2021, 2023 und 2025 von dem CRES – Center for Real Estate Studies. Einige der Ergebnisse stehen online unter www.steinbeis-cres.de/de/810/Immobilienverwaltung zur Verfügung. Hier finden Sie auch die Excel-Tabelle für Ihre Kalkulation, auf die im Buch Bezug genommen wird.

Die Daten, die in diesem Buch vorgestellt werden, beziehen sich schwerpunktmäßig auf das Wohneigentum. Dennoch sind viele der betriebswirtschaftlichen Überlegungen und Berechnungen ohne Weiteres auch im Bereich der Gewerbeverwaltung anwendbar. Dort ist es angesichts der Objektgrößen sogar wichtiger, wirtschaftlich exakt zu arbeiten. Denn Fehlkalkulationen von Verwalterhonoraren haben vor allem dann massive Auswirkungen, wenn sie auf eine stärkere Zahlenbasis treffen.

Die Ausführungen in diesem Buch betreffen grundsätzlich alle Tätigkeiten der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Soll spezifisch nur auf einen oder einzelne Schwerpunkte der Verwaltertätigkeit eingegangen werden, wird dies ausdrücklich benannt. Im Allgemeinen ist daher von Verwaltungsunternehmen oder Immobilienverwaltern die Rede. Sie werden von Auftraggebern oder Kunden für ihre Leistungen bezahlt, weil sie diese gegen Entgelt anbieten. Das Auftragsverhältnis zwischen den beteiligten Parteien wird manchmal auch als Mandat bezeichnet.

Das Entgelt für die Leistungen wird an vielen Stellen sehr übergeordnet als PreisPreis bezeichnet, auch wenn unter diesen Begriff eine Reihe von Bestandteilen fallen können. Beispielsweise sind in der WEG-Verwaltung monatliche BasispauschalenBasispauschale üblich, die dann um Vergütungen für SonderleistungenSonderleistung ergänzt werden. Demgegenüber steht die prozentuale Entlohnung bei Miet- oder Gewerbeverwaltungsleistungen. In allen Fällen geht es darum, die Frage zu klären, wie viel für eine Leistung bezahlt wird. Damit Konzepte aus der Betriebswirtschaftslehre herangezogen und genutzt werden können, muss manchmal das allgemeinere betriebswirtschaftliche Fachwort »Preis« verwendet werden. Daneben kommen die üblichen Begriffe »Vergütung«, »Entgelt« oder »Honorar« vor.

Die Tätigkeitsschwerpunkte der Verwaltungsunternehmen werden in diesem Buch wie folgt unterschieden:

Verwaltung von Gemeinschaftseigentum, kurz WEG-Verwaltung

Verwaltung von Sondereigentum, kurz Sondereigentumsverwaltung

Miet- und Zinshausverwaltung, kurz Mietverwaltung

Gewerbliche Immobilienverwaltung

Wenn es um den Preis für die genannten Leistungen geht, sind die folgenden Bestandteile branchenüblich:

Monatliche Basisvergütung

FallpauschalenFallpauschale für zusätzliche Leistungen im Einzelfall/Sonderleistungspauschalen

Prozentuale VergütungProzentuale Vergütung

Anteil der monatlichen Einnahmen aus der Immobilie

Anteil zusätzlicher Aufträge, die das Verwaltungsunternehmen leistet

AufnahmegebührAufnahmegebühr, auch Set-up-Fee oder Starting-Fee

AufräumgebührenAufräumgebühr für offene Posten, eventuell durch den Vorverwalter verursacht

Daneben sind in der Praxis die Begriffe »WEG« und »WEG-Eigentümer« üblich. Da es hier zu Verwechslungen zwischen dem Gemeinschaftseigentum, der Gemeinschaft, deren Versammlung und anderen Dingen kommen kann, hat der Gesetzgeber bei der letzten Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) den Begriff der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE)Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) vorgesehen. Das vorliegende Buch folgt dieser Festlegung.

1 Fachliche Grundlagen und Aufgaben des Verwalters

1.1 Der deutsche Wohnimmobilienmarkt

Um über die Entgelte für Verwaltungsleistungen urteilen zu können, muss zunächst der Leistungsgegenstand abgegrenzt sein. Die folgende Grafik könnte auch den Titel tragen: »Wem gehört Deutschland?«

Abb. 1:

Eigentumsverhältnisse von Wohnimmobilien nach Wohneinheiten (Stand 15.5.2022)Quelle: Zensus 2022

Im letzten Zensus wurden zum Stichtag 15.5.2022 Zahlen zu allen Immobilien in Deutschland erhoben. Das WohneigentumWohneigentum betrafen zwei unterschiedliche Zählungen. Zum einen ist relevant, wie viele Gebäude in Deutschland existieren. Gezählt wurden knapp 20 Mio. Gebäude. Zum anderen zeigt Abbildung 1, wie viele Wohneinheiten zu verwalten sind. Hierbei wird ein Einfamilienhaus als eine Einheit gezählt, ein Doppelhaus als zwei Einheiten und ein Mehrfamilienhaus mit der Anzahl der als abgeschlossen erklärten Wohneinheiten.

Von den insgesamt knapp über 43 Mio. WohneinheitenWohneinheiten fällt mit 21,5 % mehr als jede fünfte Wohneinheit in den Bereich von GdWEs. Weitere knapp 25 Mio. Wohneinheiten stehen im Eigentum von Privatpersonen. Ihr Anteil von 57,8 % am deutschen Wohnungsmarkt belegt, dass vier von fünf Verhandlungspartnern der Wohnimmobilienverwalter private Einzelpersonen oder meist überschaubare Gruppen sind. Abbildung 2 zeigt, dass nur knapp jede siebte GdWE aus mehr als zwölf Eigentümern besteht.

Abb. 2:

Anzahl der Wohnungseinheiten je Wohngebäude (Stand 15.5.2022)Quelle: Zensus 2022

Die Abbildungen 1 und 2 erlauben eine Reihe von Schlussfolgerungen:

Einfamilienhäuser werden meist von ihren Eigentümern bewohnt. In allen anderen Fällen findet sich eine Nische für Mietverwalter.

Doppelhäuser bzw. Mehrfamilienhäuser mit weniger als sechs Einheiten könnten einen weiteren Nischenmarkt darstellen. Gemeinschaften mit wenigen Eigentümern können nicht denselben monatlichen Gesamtumsatz leisten wie große Wohnanlagen. Diese Gemeinschaften finden in der Regel aber auch nicht so leicht einen Verwalter. Wird ein individuelles Leistungspaket zugeschnitten, das für beide Seiten tragbar ist, tut sich ein Markt auf, den viele Verwalter noch nicht intensiv bearbeiten.

Wohneinheiten in zweistelliger Zahl finden sich in rund jedem siebten Wohngebäude. Zwar konzentriert sich die Branche in den letzten Jahren tendenziell auf große Unternehmen und große Verwaltungsmandate, doch dieser Trend wird ­seine natürliche Grenze erreichen.

Angesicht der bereits hervorgehobenen kleinen Anzahl an Verhandlungspartnern für Immobilienverwalter hängt langfristiger Erfolg nicht allein von technischem und juristischem Fachwissen ab. In diesem Gebiet wird es ohnehin aufgrund von Digitalisierung, künstlicher Intelligenz (KI) und weiterer neuer technischer Lösungen immer Wettbewerbsdruck geben. Bessere Erfolgschancen haben Verwaltungsunternehmen, die ergänzend zur ordnungsgemäßen Verwaltung in der Lage sind, ihre Tätigkeit sachlich gut zu erklären sowie persönlich auf Eigentümer und Bewohner einzugehen.

Auch bei Kommunen, deren Unternehmen oder Wohnungsgenossenschaften ihren Immobilienbestand typischerweise selbst bewirtschaften, handelt es sich um Marktbegleiter, mit denen sich ein partnerschaftlicher Dialog lohnt. Technische oder juristische Rahmenbedingungen können sich derartig schnell oder umfangreich ändern, dass der Erfahrungsaustausch genauso hilfreich sein kann wie die Möglichkeit, bei Über- oder Unterkapazitäten Empfehlungen auszusprechen.

Knapp über 8 % aller Wohneinheiten in Deutschland stehen im Eigentum wirtschaftlich agierender Unternehmen. Wer hier ein Verwaltungsmandat übernimmt, darf sich über zwei Anforderungen nicht wundern: Zum einen haben größere Auftraggeber ihre eigenen Vorstellungen davon, was unter »guter« oder »ordnungsgemäßer« Verwaltung zu verstehen ist. Zum anderen sollten gegenüber wirtschaftlich agierenden Auftraggebern Begriffe wie »Kennzahl«, »KPI« oder »Rendite« keine Fremdwörter für das Verwaltungsunternehmen sein.

1.2 Regionale Unterschiede im Immobilienmarkt

Abbildung 3 wirft gleich zwei Fragen auf: Wie passt sie zur Regionalität, um die es in diesem Kapitel gehen soll, und was haben quadratmeterbezogene Wohnungsmieten mit Verwalterentgelten zu tun?

Abb. 3:

Verteilung der Wohnungsmieten in €/m

2

in Deutschland (Stand 15.5.2022)Quelle: Zensus 2022

Zunächst ist es keine neue Beobachtung, dass die WohnungsmietenWohnungsmiete in Deutschland weit auseinanderliegen. In den Debatten um MietregulierungMietregulierung wird deutlich, dass es zudem völlig unterschiedliche Wahrnehmungen gibt, was »die Miete« überhaupt ist. Denn obgleich Mietwohnungen in Freiburg im Breisgau 2023 durchschnittlich für 16,50 €/m2 in Online-Portalen angeboten wurden, finden sich Bestandsmieter, die kaum wissen, wie sie mit einer Erhöhung von 9,50 € auf 9,75 € umgehen sollen. Miet- und Zinshaus- sowie Sondereigentumsverwalter sind mit dieser Thematik überregional stark konfrontiert, weil sie gegenüber den Beteiligten Rede und Antwort stehen müssen. Die Intensität des Austauschs fällt regional sicher unterschiedlich aus.

In München muss für jede vierte Bestandswohnung mit einer Durchschnittsmiete von 16 €/m2 und mehr gerechnet werden. In Bonndorf im Schwarzwald gilt dies nur für jede 50. Wohnung. Und auch hier steht immerhin ein vierstelliger Wohnungsbestand, der durch Verwaltungsunternehmen betreut werden will. Dass sich somit unterschiedliche Ansprüche bei der Mieterkommunikation ergeben, liegt auf der Hand.

Vor einer Herausforderung stehen ebenso die WEG-Verwalter, wenn sie ihre Honorare mit den Eigentümern verhandeln. Auf dem Niveau höherer Mieteinnahmen in Großstädten und Metropolen lassen sich in der Regel auch höhere Verwalterentgelte erzielen. Doch ist hier dafür möglicherweise der Wettbewerb zwischen den Verwaltern härter, sind Lebenshaltungskosten und damit Personalausgaben höher sowie Handwerker weniger gut verfügbar, was den Alltag von Verwaltungsunternehmen stark beeinflussen kann.

Die LeerstandsquotenLeerstandsquote in Deutschland (siehe Abbildung 4) sind ein weiteres Spiegelbild der regionalen Unterschiede in den Immobilienmärkten.

Abb. 4:

Regionale Leerstandsquoten in Deutschland (Stand 15.5.2022)Quelle: Zensus 2022

In Großstädten und Metropolen stehen Wohnungen meist nur leer, wenn sich Kündigungsfristen geringfügig nicht ausgehen oder nach einem Mieterwechsel aufwendige Sanierungen anstehen. Bundesländer mit geringerer Bevölkerungsdichte und allgemein der ländliche Raum weisen durchschnittlich doppelt so hohe Leerstandsquoten auf. Dies schlägt sich auch auf die Einnahmen von vermietenden Eigentümern und entsprechend auf die Entgelte von Immobilienverwaltern nieder. Sind Verwalterhonorare als prozentuale Vergütungen auf Basis der Einnahmen eines Eigentümers fixiert, sollte eine Grundgebühr hinzukommen, die in Leerstandsmonaten greift. Falls Verwalter auch Aufgaben bei der Suche von Nachmietern übernehmen, eröffnen sich damit Spielräume bei der Entgeltgestaltung, die genutzt werden könnten.

Die monatliche Vergütung von Immobilienverwaltern wird üblicherweise als Prozentsatz der Einnahmen oder monatliche Pauschale in Euro je Wohneinheit festgelegt. Ökonomisch betrachtet, darf dabei aber nicht die zu verwaltende Fläche außer Acht gelassen werden.

Abb. 5:

Regionale Wohnungsgrößen in m

2

in Deutschland (Stand 15.5.2022)Quelle: Zensus 2022

Angenommen ein Wohngebäude bietet 400 m2 Fläche, so würde der Verwalter bei Wohnungen zu je 50 m2 mit acht Monatspauschalen exakt das Doppelte erhalten, wie bei einem Zuschnitt von jeweils 100 m2 und vier Wohnungen. In diesem Fall muss der Verwalter zwar weniger Heizkostenabrechnungen erstellen, aber die Zahl der Bewohner und ihre Ansprüche müssen nicht geringer sein. Im Gegenteil: Die Bewohnerdichte in größeren Wohnungen kann sogar höher liegen. Fällt die Heizung aus oder sind andere technische Aspekte der Immobilie zu betreuen, kann der Verwalter die Kosten auf weniger Einheiten verteilen. Mit anderen Worten: Meist ist es wirtschaftlich sinnvoll, bei Gebäude mit höheren Quadratmeterzahlen pro Wohneinheit auch höhere Monatspauschalen zu verlangen.

1.3 Gebäudealter und technischer Standard

Das Gebäudeenergiegesetz (GEG)Gebäudeenergiegesetz (GEG) existiert zwar bereits seit 2020, entwickelte sich für die Immobilienwirtschaft aber 2023 zu einem Dauerthema, weil in der Politik mit völlig unterschiedlichen Zielsetzungen über sogenannte Nachbesserungen verhandelt wurde. Auf der einen Seite wurden Ankündigungen über das kurzfristige Verbot fossiler Energieträger zur Erzeugung von Heizwärme laut, auf der anderen Seite fanden sich Befürworter moderater, sozialverträglicher oder technologieoffener Übergangsregeln. Unabhängig von einer persönlichen oder politischen Bewertung bleibt auch nach so mancher Entschärfung eine Erkenntnis: Immobilienverwaltung wird in den kommenden Jahren deutlich stärker hinsichtlich energetischer Sanierungen gefordert sein.

Um die bestehende Technik zukünftig gut betreuen zu können, müssen Immobilienverwalter mehr entsprechende KompetenzTechnische Kompetenz aufbauen, als bislang gefordert. Doch nicht nur dafür brauchen sie Fachwissen, sondern sie müssen den Bewohnern und Eigentümern von Immobilien Technik auch nachvollziehbar erläutern und bei Entscheidungen hierzu als qualifizierter Ansprechpartner zur Seite stehen können. Diese Anforderungen werden nur durch intensivere Weiterbildung zu erfüllen sein.

Abbildung 6 zeigt zunächst einmal den Status quo der WärmeversorgungWärmeversorgung in Deutschland.

Abb. 6:

Anteile der Energieträger bei der Beheizung von Wohngebäuden in Deutschland (Stand 15.5.2022)Quelle: Zensus 2022

Fast 56 % der deutschen Wohnungen werden mit Gas beheizt. Klimaneutrale Energieträger finden sich bei 6,7 % aller Heizungen. Die gesetzlichen Forderungen zum HeizungsaustauschHeizungsaustausch stehen damit im Zusammenhang. Seit der Heizkostenabrechnung für 2023 sind außerdem Steuerzahlungen für CO2-EmissionenCO2-EmissionenCO2-Kosten zu leisten. Der Mehraufwand beim Erstellen der Abrechnung und durch Diskussion hierzu fällt auf die Verwalter zurück.

Doch nicht nur die Heiztechnik bringt neue Aufgaben mit sich, sondern es kommen auch bautechnische Herausforderungen auf die Verwaltungsunternehmen zu. Die Bautätigkeit hat sich seit der Jahrtausendwende halbiert und so gilt nur für einen kleineren Anteil aller Wohneinheiten im Bestand, dass sie dem aktuell geforderten energetischen und technischen Stand entsprechen. Die positive Erkenntnis daraus ist, dass Verwalter – genauso wie Handwerksunternehmen – in den kommenden Jahren oder gar Jahrzehnten genug zu tun haben werden. Die Kehrseite der Medaille: SanierungenSanierung im Bestand gehen selten mit einfachen Lösungen einher. Vielmehr sind Überraschungen und Risiken an der Tagesordnung.

Abb. 7:

Baujahre von Wohnimmobilien nach Wohneinheiten in Deutschland (Stand 15.5.2022)Quelle: Zensus 2022

1.4 Begriffliche Abgrenzungen

Weiter oben wurden vier Aufgabenschwerpunkte für Verwaltungsunternehmen benannt. Diese und das entsprechende Leistungsspektrum von Immobilienverwaltern ergeben sich aus den rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen. Zusätzlich kann die Eigentümerstruktur Einfluss auf die Mandatsgestaltung haben.

1.4.1 Rechtliches im Zusammenhang mit der Immobilie

Vor allem bei Wohnimmobilien ist die Trennung von GemeinschaftseigentumGemeinschaftseigentum und Sondereigentum relevant. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile des Grundstücks und des oder der aufstehenden Gebäude, die für den Bestand und die Nutzung der gesamten Wohnanlage wesentlich sind und nicht einem einzelnen Eigentümer zugeordnet werden können. Da Gemeinschaftseigentum allen Eigentümern gemeinsam zur Verfügung steht, macht auch nur eine gesamthafte Verwaltung Sinn. Veränderungen am Gemeinschaftseigentum bedeuten einen Eingriff ins Vermögen Dritter und bedürfen daher der Zustimmung aller. Typische Bestandteile des Gemeinschaftseigentums sind Gartenflächen und Wege, Außenwände, Treppen und Flure, aber auch die Leitungen und Rohre im Haus.

Bewohner können diese Festlegung manchmal nur schwer nachvollziehen. Wohnungseingangstüren und Fenster zum Beispiel sind üblicherweise nach außen hin Gemeinschaftseigentum, werden aber auf der Innenseite den einzelnen Eigentümern zugerechnet. Der Grund für diese Trennung: Das sogenannte SondereigentumSondereigentum definiert sich darüber, dass die Nutzung dem einzelnen Eigentümer vorbehalten ist. Veränderungen im Sondereigentum betreffen üblicherweise nur das Vermögen des jeweiligen Eigentümers. Nutzt er die Wohnung selbst, kann er bauliche Maßnahmen ohne Zustimmung Dritter durchführen, sofern er nicht in die Rechte anderer eingreift. Ist die Wohnung hingegen vermietet, benötigt der Mieter die Zustimmung des Eigentümers oder des ihn vertretenden Verwalters, wenn er etwas verändern will. Veränderungswünschen des Eigentümers sind gegenüber dem Mieter durch das Mietrecht im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)Mietrecht im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und die Gestaltung des MietvertragsMietvertrag Grenzen gesetzt. Was zum Gemeinschafts- und was zum Sondereigentum zählt, wird bei jeder Wohnimmobilie zwingend mit Bau und Inbetriebnahme oder bei einem Umbau im Rahmen juristischer Grenzen festgelegt, zum Beispiel durch das Baugesetzbuch (BauGB)Baugesetzbuch (BauGB).

Noch zwei weitere Begriffe spielen bei Wohnimmobilien eine wichtige Rolle: Das SondernutzungsrechtSondernutzungsrecht räumt Bewohnern die exklusive Nutzung an Gemeinschaftseigentum ein. Bei Erdgeschosswohnungen mit Gartenflächen, Tiefgaragenplätzen oder ausschließlich durch eine bestimmte Wohnung erreichbare Speicherflächen fühlt es sich für Eigentümer oder Mieter oft so an, als wären solche Flächen ihr Eigentum. Fakt ist aber, dass sie für diese zwar zahlen und sie nutzen, aber im Grunde sind sie an die »Spielregeln« gebunden, die für das Gemeinschaftseigentum gelten.

So wie einzelne Personen Gemeinschaftseigentum aufgrund von Sondernutzungsrechten exklusiv nutzen können, ist umgekehrt möglich, dass Sondereigentum nicht zu Wohnzwecken genutzt werden darf. In diesem Fall wird von TeileigentumTeileigentum gesprochen. Dies trifft beispielsweise grundsätzlich bei gewerblicher NutzungGewerbliche Nutzung zu. Durch diese begriffliche Definition hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass bereits mit der TeilungserklärungTeilungserklärung festgelegt werden kann, wie die künftige Nutzung der Immobilie aussieht.

Abschließend sind KellerräumeKellerraum ein Beispiel für Flächen, die je nach Gestaltungswunsch beim Bau einer Immobilie allen genannten Kategorien zugeordnet werden können. Wurde nichts anderes geregelt, sind Keller grundsätzlich als Gemeinschaftseigentum zu betrachten, weil sie nicht zu einer abgeschlossenen Wohneinheit gehören. Für manche Kellerräume ist diese Festlegung sogar zwingend, etwa für Heiz- oder Technikräume und Flure im Kellerbereich.

Üblicherweise wünschen sich Wohnungseigentümer Kellerräume, die allein ihnen zur Verfügung stehen. Um dies zu klären, wären eine offenkundig sichtbare Abgrenzung und eine eindeutige Formulierung in der Teilungserklärung die richtige Wahl. Um dem ersten Kriterium zu genügen, bedarf es einer verschließbaren Einfassung, die Unbefugte nicht ohne Weiteres überwinden können. Eine Wohnungseingangstür ist hingegen nicht nötig. Zur Eindeutigkeit in der Teilungserklärung verhilft der Verweis auf einen Grundriss der Kellergeschosse in Verbindung mit einer Nummerierung, die sich zweifelsfrei den Wohneinheiten zuordnen lässt.

Entsprechend der nutzungsartbedingten Abgrenzung zwischen Teileigentum und Sondereigentum ist ein gewerblich genutzter Keller dem Teileigentum zuzuordnen. Sondernutzungsrechte eignen sich, wenn ein Nutzer Anspruch auf eine gewisse Fläche hat, diese aber nach Quadratmeterzahl oder Lage auf lange Sicht auch verändert werden können soll.

Hinweis

Die beschriebenen Festlegungen gelten grundsätzlich auch im Gewerbebereich. Jedoch kann es schnell zu erheblich aufwendigeren Gestaltungen kommen, wenn es um Nutzungsschwerpunkte von Gewerbeimmobilien geht. Handelt es sich um ein Gebäude mit ausschließlicher Büronutzung, können Teilungserklärungen ähnlich wie für Wohnimmobilien gestaltet werden. Bei Shopping-Malls mit anteiliger Büronutzung kommen in der Praxis meist vielgestaltige Besonderheiten hinzu. Flughäfen oder Klinikimmobilien mögen noch komplexere Bedingungen mit sich bringen, was sich auch durch die Eigentümerstruktur ­ergeben kann.

1.4.2 Rechtliches im Zusammenhang mit den Beteiligten

Am einfachsten ist es, wenn sich auf beiden Seiten eines Mandats je eine Person befindet. Denn damit reduziert sich die Gefahr von Missverständnissen und die Zeit für Abstimmungen oder gar die Beilegung von Meinungsverschiedenheiten. In der Praxis dürfte dies aber bei den wenigsten Mandaten der Fall sein. Häufig werden Immobilienverwalter von einer GdWEGemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) beauftragt. Und auch im Verwaltungsunternehmen wird nicht immer nur eine Person handeln. Ist über die üblichen Aufgaben hinaus interne oder externe Fachexpertise nötig, sind meistens noch mehr Menschen beteiligt.

Auch hinter anderen Auftraggebern können mehrere Personen stehen. Um nicht in eine ausufernde Rechtsformdiskussion zu geraten, werden hier nur die relevantesten Konstellationen beleuchtet. Am Ende zählt, in welcher Struktur die Beteiligten organisiert sind bzw. wer belastbare Aussagen treffen darf. Auftraggeber der Verwaltung ist meist der Immobilieneigentümer. Handelt es sich um eine Einzelperson, macht es Sinn, sich auf ihre Aussagen zu verlassen. Die meisten Verwalter werden im Tagesgeschäft grundsätzlich unterscheiden können, ob es gerade um einfache Sachverhalte und Schadensmeldungen mit Handlungsbedarf geht oder um Maßnahmen mit erheblicher finanzieller oder technischer Relevanz für die Immobilie. Vor allem im zweiten Fall empfiehlt es sich, die Folgetätigkeiten schriftlich abzusichern.

Anfragen und Anforderungen an den Verwalter können aber auch von mehreren Personen ausgehen. Denn häufig beschäftigen Einzelpersonen Mitarbeitende. Hier ist vor Aufnahme des Mandats zu klären, wer welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten übernimmt. Auch wenn eine Immobilie nicht in Gemeinschafts- und Sonder- oder Teileigentum aufgeteilt ist, kann auf der anderen Seite eine »Gruppe« von Eigentümern stehen. Als klassischer Fall ist die Erbengemeinschaft zu nennen. Hier ist Vorsicht geboten, weil bei ErbengemeinschaftenErbengemeinschaft bzw. Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR)Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) das EinstimmigkeitsprinzipEinstimmigkeitsprinzip gilt. Bei Rechtsformen wie Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft (AG), Stiftung oder Genossenschaft gibt es einen Geschäftsführer oder Vorstand, der die Leitung innehat. Diese Person unterschreibt Aufträge und kann festlegen, wer von den Mitarbeitenden für welche Aspekte der Immobilienverwaltung Ansprechpartner ist. Auch bei Rechtsformen wie der GbR kann die Entscheidungsbefugnis an eine ausgewählte Person übertragen werden. Dazu ist eine schriftliche VollmachtVollmacht erforderlich, die von allen anderen unterschrieben sein muss. Der Verwalter sollte sich für mögliche künftige Streitfälle absichern, indem er einen Scan oder eine Kopie des Dokuments erstellt und gut verwahrt.

Die genannten Rechtsverhältnisse sind an zwei Stellen für Verwalter wichtig. Zum einen könnten sie bei Gestaltungsentscheidungen gefragt werden, welche Konstellation aus ihrer Erfahrung heraus zu weniger oder mehr Problemen führt. Das ist möglich, auch ohne zu einer vollumfänglichen juristischen Beratung befugt zu sein. Zum anderen sollten auch Bauträger Verwalter schon möglichst früh einbinden, weil sie die Nutzungsperspektive der Immobilie kennen und sich dank ihrer Mitwirkung langfristig wirkende Fehlentscheidungen vermeiden lassen. Bauunternehmen verfügen in der Regel über viel Erfahrungen, sind aber auf die Erstellungsphase fokussiert und nicht auf die Nutzung.