Was wirklich zählt E-Book

Mario Schäfer

• Herausgeber: BoD - Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 127

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Erfolg bemisst sich nicht an der Geschäftigkeit unserer Tage, sondern an der Tiefe und Zielgerichtetheit unseres Handelns. Wenn Du täglich versuchst, dem Tempo unserer schnellen Welt gerecht zu werden, kennst Du vermutlich die Erschöpfung durch permanente Aktivität. Gibt es einen besseren Weg? Einen, der Effizienz mit Sinnhaftigkeit verbindet und Dir mehr Erfüllung bringt? In "Was wirklich zählt: Die Kraft sinnvoller Produktivität" begibst Du Dich auf eine transformative Reise - speziell für ambitionierte Menschen wie Dich. Das Buch zeigt, wie unsere produktivitätsgetriebene Kultur zu Überforderung, zersplitterter Aufmerksamkeit und dem Verlust des Wesentlichen führen kann. Im Fokus steht ein Ansatz, der Deinen Blick von Quantität auf echte Qualität lenkt. Es geht nicht darum, möglichst viele Aufgaben abzuhaken, sondern darum, Wirkung zu erzielen und nachhaltig etwas zu bewegen. Du erhältst praxiserprobte Strategien, mit denen Du Deine Aufgaben und Zeit gezielt strukturierst - für mehr Klarheit, Kontrolle und Raum für kreatives Denken. Du lernst, bewusst "Nein" zu sagen, Routinen zu entschlacken und ein Umfeld zu schaffen, das konzentriertes Arbeiten möglich macht. Wenn Du bereit bist, den Kreislauf ständiger Geschäftigkeit zu durchbrechen und bewusster mit Deiner Zeit umzugehen, ist "Was wirklich zählt" Dein Kompass für nachhaltigen Erfolg. Triff die Entscheidung, Deine Handlungen mit echtem Purpose zu verbinden, entdecke neue Freude an Deiner Arbeit - und stärke Dein Wohlbefinden. Starte jetzt - für mehr Fokus, Wirkung und echte Produktivität. "Mario Schäfers "Was wirklich zählt" ist ein echtes Meisterwerk in Sachen Effizienz und Fokus - Eigenschaften, die ich bereits in unseren gemeinsamen Anfangstagen bei trifermed an ihm erlebt habe. Dieses Buch ist weit mehr als ein Leitfaden; es ist ein eindrucksvolles Zeugnis von Marios eigenem Weg hin zu einer zielgerichteten Produktivität." - Prof. Dr. Sergi X. Trilla, MBA, Founder & Chairman bei trifermed "Dieses Buch gibt Dir wertvolle Impulse, wie Du mit fundiertem Wissen und produktiven Arbeitsweisen nachhaltig erfolgreich wirst." - Volker Weber, CEO bei NIXDORF Kapital AG "Marios Ansatz ermöglicht ein fokussiertes und effizientes Projektmanagement. Er verkörpert einen unterstützenden, umsetzungsstarken Arbeitsstil und verfolgt seine Visionen mit Hingabe - dabei teilt er sein Wissen stets großzügig." - Kuntal Chatterjee, Managing Partner bei Pharmacircuit

Leseprobe

„Mario Schäfers Was wirklich zählt: Die Kraft sinnvoller Produktivität ist ein echtes Meisterwerk in Sachen Effizienz und Fokus – Eigenschaften, die ich bereits in unseren gemeinsamen Anfangstagen bei trifermed an ihm erlebt habe. Dieses Buch ist weit mehr als ein Leitfaden; es ist ein eindrucksvolles Zeugnis von Marios eigenem Weg hin zu einer zielgerichteten Produktivität.“

Prof. Dr. Sergi X. Trilla, MBA, Founder & Chairman bei trifermed

„Dieses Buch gibt Dir wertvolle Impulse, wie Du mit fundiertem Wissen und produktiven Arbeitsweisen nachhaltig erfolgreich wirst.“

Volker Weber, CEO bei NIXDORF Kapital AG

„Marios Ansatz ermöglicht ein fokussiertes und effizientes Projektmanagement. Er verkörpert einen unterstützenden, umsetzungsstarken Arbeitsstil und verfolgt seine Visionen mit Hingabe – dabei teilt er sein Wissen stets großzügig.“

Kuntal Chatterjee, Managing Partner bei Pharmacircuit

Deutsche Übersetzung des Bestsellers Doing What Matters: The Power of Purposeful Productivity

Inhalt

1. Was wirklich zählt

2. Struktur schaffen und Kontrolle zurückgewinnen

2.2 Effektives Aufgabenmanagement

2.3 Kalendermanagement für mehr Effizienz

2.4 Wöchentliche Vorbereitung für Deinen Erfolg

2.5 Tägliche Vorbereitung für mehr Produktivität

2.6 Stark starten: Den Tag gewinnen

3. Optimiere Deinen Kalender und gewinne Zeit zurück

3.1 Unsere Zeit verteidigen: Klare Grenzen setzen

3.2 Die Kraft des Neinsagens

3.3 Routinen und wiederkehrende Aufgaben verschlanken

3.4 Überforderung gezielt steuern

4. Fokus und Aufmerksamkeit gewinnen

4.1 Die Kraft der Aufmerksamkeit: Konzentration gezielt nutzen

4.2 Achtsamkeit: Bewusst im Moment leben

4.3 Monotasking vs. Multitasking: Fokus bringt Ergebnisse

4.4 Ablenkungen beseitigen: Eine Umgebung für konzentriertes Arbeiten schaffen

4.5 Umgang mit Ablenkungen: Den Fokus beibehalten

4.6 Starker Abschluss: Die Kunst, Aufgaben erfolgreich abzuschließen

5. Mit Dringlichkeiten umgehen und Stress reduzieren

5.1 Mit unvorhergesehenen und dringenden Ereignissen umgehen

5.2 Mit unerwarteten Aufgaben souverän umgehen

5.3 Die Ursachen von Dringlichkeiten erkennen

5.4 Aus jeder Dringlichkeit lernen: Resilienz aufbauen

6. Meetings managen und Effizienz steigern

6.1 Die Wirkung von Meetings: Zeit optimal nutzen, Ergebnisse maximieren

6.2 Wirkung von Meetings: Effektivität bewerten

6.3 Häufige Meeting-Fehler vermeiden

6.4 Die Weekly-Optimierung

6.5 Express-Meetings: Effiziente und produktive Kurzbesprechungen

7. Nachrichten im Griff behalten und den Überblick stärken

7.1 Die Kontrolle über unsere Nachrichten übernehmen: Kommunikation managen

7.2 Bessere Nachrichten schreiben: Klar und wirkungsvoll kommunizieren

8. Fazit: Produktivität mit Weitblick leben

9. Über den Autor

10. Quellen

1. Was wirklich zählt

Erfolg bemisst sich nicht an der Geschäftigkeit unserer Tage, sondern an der Tiefe und Zielgerichtetheit unseres Handelns.

Glaub mir, ich musste diese Lektion auf die harte Tour lernen. Wir befinden uns auf einer unaufhaltsamen Reise, ständig bemüht, mit den Anforderungen unserer schnelllebigen Welt Schritt zu halten. Vom Moment des Aufwachens bis zum Einschlafen sind wir gefangen in einem endlosen Strom von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Wir sind stolz darauf, beschäftigt zu sein – als ob unser Wert durch das reine Arbeitspensum definiert würde. Doch was, wenn uns diese permanente Geschäftigkeit am Ende mehr schadet als nützt?

Ein dauerhaft hohes Arbeitspensum kann ernsthafte negative Auswirkungen auf uns haben. Die physischen und mentalen Belastungen führen schnell zu Erschöpfung – wir fühlen uns ausgelaugt und leer. Während wir von einer Aufgabe zur nächsten hetzen, leidet unsere Konzentration, und die Qualität unserer Arbeit nimmt ab. Wir verfallen in einen endlosen Kreislauf des „Abhakens“ von To-Dos – ohne dabei das Gefühl echter Zufriedenheit zu erreichen.

Im Streben nach Produktivität übersehen wir dabei oft einen entscheidenden Faktor: Raum für kreatives Denken und Innovation. Unser Geist ist darauf ausgelegt, zu entdecken, zu hinterfragen und Neues zu schaffen. Doch der ständige Druck, Dinge zu erledigen, lässt kaum Platz für genau diese essenziellen Elemente unserer Arbeit. Wir stecken fest in einem Trott, unfähig, uns davon zu lösen und Ideen zu entwickeln, die wirklich einen Unterschied machen könnten.

Doch es ist nicht nur unsere Arbeit, die unter der ständigen Überlastung leidet. Auch unsere Work-Life-Balance gerät massiv aus dem Gleichgewicht, wenn das nie endende Arbeitspensum all unsere Zeit und Energie auffrisst. Wir vernachlässigen das, was wirklich zählt – unsere Beziehungen, unsere Gesundheit und unser persönliches Wohlbefinden. Dabei vergessen wir, dass unser wertvollstes Kapital unsere eigene physische und mentale Gesundheit ist. Ein Kapital, das wir oft zu spät als solches erkennen – und dessen Vernachlässigung ihren Preis hat.

Chronischer Stress wird zu unserem ständigen Begleiter, und seine Auswirkungen durchdringen alle Bereiche unseres Lebens. Unser Körper trägt die Last unseres pausenlosen Strebens – stille, aber spürbare Folgen in Form von gesundheitlichen Problemen untergraben nach und nach unsere Vitalität. Wir verlieren uns selbst aus dem Blick, funktionierend statt lebendig, und ringen um Sinn und Orientierung im täglichen Chaos. Das ständige Gefühl der Überforderung und Überarbeitung frisst unsere Motivation auf und raubt uns die Zufriedenheit, nach der wir uns eigentlich sehnen.

Deshalb müssen wir innehalten und uns fragen: Ist das wirklich das Leben, das wir führen wollen? Ist das die Art von Erfolg, die wir anstreben? Erfolg bedeutet nicht, möglichst viele Aufgaben abzuarbeiten – sondern die richtigen Dinge außergewöhnlich gut zu tun. Es geht darum, Wirkung zu erzielen, nicht bloß To-Do-Listen abzuarbeiten. Die reine Menge unseres Outputs ist zweitrangig – entscheidend ist seine Qualität.

Es ist an der Zeit, uns von der allgegenwärtigen Produktivitäts-Besessenheit zu lösen. Wir brauchen eine neue Haltung – eine Haltung der sinnorientierten Produktivität. Nicht mehr „mehr tun“, sondern das Richtige tun. In diesem Buch erkunden wir, wie kraftvoll ein klares „Warum“ sein kann – und wie es unser Denken, Arbeiten und Leben verändern kann.

Gemeinsam werden wir Strategien entwickeln, um unsere Aufgaben bewusst zu priorisieren, unseren Fokus zurückzugewinnen und unser kreatives Potenzial freizusetzen. Wir lernen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen, unsere Beziehungen zu stärken und unsere Gesundheit zu bewahren. Wir werden erkennen, dass echter Erfolg nicht im blinden Aktionismus liegt, sondern in der bewussten Entscheidung für sinnstiftende Arbeit.

Also lass uns diese Reise gemeinsam antreten. Lass uns die Ketten einer Produktivität um der Produktivität willen abwerfen – und eine neue Denkweise etablieren: Eine, die den Wert unserer Arbeit in ihrer Wirkung misst, nicht in ihrer Masse. Es ist Zeit, unser Leben zurückzuerobern. Zeit, das zu tun, was wirklich zählt. Zeit, die Kraft zielgerichteter Produktivität zu entfalten.

2. Struktur schaffen und Kontrolle zurückgewinnen

„Der Schlüssel liegt nicht darin, das zu priorisieren, was bereits in Deinem Kalender steht, sondern Deinen Prioritäten aktiv einen Platz im Kalender zu geben.“ – Stephen Covey

Wie schätzt Du Deine eigene Produktivität im Arbeitsalltag ein? Hast Du Dich schon einmal überfordert und ausgelaugt gefühlt? Ich definitiv. Genau deshalb habe ich dieses Buch geschrieben. Zu Beginn war ich überzeugt, dass Wissen und Talent ausreichen würden, um meine Aufgaben gut zu bewältigen. Doch die Realität sah anders aus: Mir fehlten die Werkzeuge, um all dem wirklich gerecht zu werden. Diese Erkenntnis war der Startpunkt meiner Reise hin zur zielgerichteten Produktivität – und genau diese Erfahrung möchte ich mit Dir teilen. Mein Ziel ist es, Dir zu helfen, wieder Kontrolle über Deinen Arbeitsalltag zu gewinnen – und dadurch Dein Leben nachhaltig zu verändern, so wie ich es bei mir selbst erlebt habe.

Die Herausforderung der modernen Arbeitswelt: In einer zunehmend schnelllebigen Welt wird Arbeit gefühlt immer komplexer. Mehr Aufgaben, ständige Dringlichkeiten und ein nicht enden wollender Strom an Nachrichten fordern unsere Aufmerksamkeit. Wir sind im Dauerlauf unterwegs – mit immer weniger Zeit für das, was wirklich zählt. Eine nachhaltige, smarte Art zu arbeiten ist heute keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Sie muss Dir ermöglichen, sowohl Deinen Projekten als auch Dir selbst Raum zu geben. In diesem Kapitel entwickeln wir gemeinsam Methoden und Gewohnheiten, die Dir helfen, Deine Arbeit bewusst zu steuern, Stress zu reduzieren und klar zu priorisieren – damit Du Deine Ziele wirklich erreichst.

Ein System entwickeln: Ein verlässliches System für Deinen Arbeitsalltag ist der erste Schritt. Wir bauen gemeinsam eine Struktur auf, die Deinen Kalender und Deine Aufgaben organisiert. Mit einer soliden Grundlage behältst Du den Überblick, vergisst keine wichtigen Details mehr und konzentrierst Dich auf das, was echten Mehrwert schafft. Wenn Du aktiv gestaltest, statt nur zu reagieren, arbeitest Du klarer, zielgerichteter und effizienter.

Zeitreserven schaffen: Zeit ist eine wertvolle Ressource – und es lohnt sich, Wege zu finden, wie Du sie bewusst maximieren kannst. Wir schauen uns an, wie Du Zeitfresser identifizierst, Prozesse optimierst und Entscheidungen triffst, die Dir mehr Raum für wirklich Wichtiges verschaffen: für zentrale Projekte, persönliches Wachstum und echte Erholung.

Fokus und Konzentration stärken: In einer Welt voller Ablenkungen und ständiger Reizüberflutung ist Fokus zu einer echten Schlüsselkompetenz geworden. Wir werden Methoden entwickeln, mit denen Du Deine Aufmerksamkeit trainierst, Störfaktoren eliminierst und Multitasking vermeidest. So schaffst Du mehr – mit weniger Aufwand und höherer Qualität.

Dringlichkeiten souverän managen: Unvorhergesehene Dringlichkeiten lassen sich nicht vermeiden – aber wie Du mit ihnen umgehst, macht den Unterschied. Wir entwickeln Strategien, um auch in herausfordernden Situationen handlungsfähig zu bleiben, Unterbrechungen zu minimieren und die Kontrolle nicht zu verlieren. Mit einem proaktiven Mindset wirst Du auch mit unerwarteten Anforderungen souverän umgehen können.

Meetings & Nachrichten meistern: Meetings und Nachrichten nehmen oft einen großen Teil unserer Arbeitszeit ein – oft zulasten echter Produktivität. In diesem Kapitel lernst Du, wie Du Meetings effizienter gestaltest, ihre Anzahl reduzierst und Kommunikation bewusster steuerst. Durch klare Strukturen und bewussten Umgang mit Nachrichten gewinnst Du Zeit zurück und schaffst ein fokussierteres Arbeitsumfeld.

Das Ziel dieses Buches ist es, Dir zu helfen, gesunde Gewohnheiten zu entwickeln, die das Beste aus Dir herausholen. Zeitdruck, Überforderung und Erfolgsdruck blockieren oft unser eigentliches Potenzial. Gemeinsam werden wir diese Hürden Schritt für Schritt überwinden, Deine Arbeit wieder selbstbestimmt gestalten und damit die Basis für Deinen Erfolg legen. Struktur, Klarheit und Eigenverantwortung sind entscheidende Hebel, um bessere Ergebnisse zu erzielen – und gleichzeitig Sinn und Erfüllung in Deinen Projekten zu finden. Lass uns gemeinsam diese Reise antreten – hin zu einer neuen Arbeitsweise, geprägt von Klarheit, Wirkung und echter wirksamer Produktivität. Schritt für Schritt. Gewohnheit für Gewohnheit.

Wie sollten wir uns organisieren?

Wir beginnen diese Reise, indem wir unseren Fokus auf die beiden grundlegenden Bereiche all unserer Aktivitäten richten:

Aufgaben:

Wir starten damit, die Kontrolle über die Aufgaben zu erlangen, die unsere Aufmerksamkeit erfordern.

Kalender:

Wir erkennen die Bedeutung einer effektiven Zeitplanung durch einen gut strukturierten Kalender.

Im weiteren Verlauf entwickeln wir produktive Gewohnheiten, die als Bausteine dienen, um das gewünschte Produktivitätsniveau zu erreichen:

Planung:

Jeden Tag und jede Woche widmen wir uns der sorgfältigen Planung und Vorbereitung unserer Arbeit.

Den Tag beginnen:

Wir nutzen die Kraft einer produktiven Denkweise, um greifbare Ergebnisse zu erzielen.

2.1 Kernaufgaben: Fokus auf das, was wirklich zählt

Immer wieder wirst Du in diesem Buch auf den Begriff Kernaufgaben stoßen – damit sind die wesentlichen Aufgaben gemeint, die Deine Arbeit wirklich voranbringen, echten Mehrwert schaffen und spürbare Ergebnisse liefern.

Im Rahmen unserer Projekte gibt es bestimmte zentrale Elemente, die maßgeblich zum Erfolg beitragen. Sie helfen uns dabei, tägliche Fortschritte zu erzielen und sichtbare Resultate zu liefern – für uns selbst und für andere.

Um das volle Potenzial Deiner Produktivität auszuschöpfen, braucht es einen klugen, strukturierten Umgang mit Deiner Arbeit. Widerstehe dem Sog eines hektischen, reaktiven Arbeitsstils, wie er in vielen Unternehmen zur Normalität geworden ist. Es ist entscheidend, zu erkennen: Beschäftigt zu sein ist nicht dasselbe wie produktiv zu sein (Aktivität ≠ Produktivität). Stattdessen lohnt es sich, die 20/80-Regel anzuwenden – also den Fokus gezielt auf jene 20 Prozent der Aufgaben zu richten, die 80 Prozent der Ergebnisse bringen.

Dein täglicher Fokus sollte klar auf den zentralen Aspekten Deiner Arbeit liegen – sie verdienen höchste Priorität. Damit schaffst Du die Grundlage für wirklichen Fortschritt und maximale Wirksamkeit.

Die 20/80-Regel

Kennst Du das Gefühl? Die To-Do-Liste wird immer länger, Du springst von Aufgabe zu Aufgabe – und dennoch bleibt am Ende des Tages das Gefühl, nichts wirklich geschafft zu haben?

Tatsächlich sind viele dieser Tätigkeiten nichts weiter als Ablenkung – sie rauben Dir wertvolle Zeit und halten Dich im Modus der Dauerbeschäftigung. Sie ermüden Dich und – noch schlimmer – lenken Dich von Deinen eigentlichen Zielen ab. Wenn solche Aufgaben Deinen Tag dominieren, kommst Du kaum voran.

Hier kommt die Kraft der 20/80-Regel ins Spiel.

Hast Du schon einmal bewusst analysiert, wie Du Deine Zeit einsetzt? Es ist faszinierend: 20 Prozent Deiner Aktivitäten erzeugen 80 Prozent Deiner Resultate. Anders gesagt: An jedem Tag gibt es eine kleine Anzahl entscheidender Aufgaben, die – wenn Du sie konsequent umsetzt – echten Fortschritt bringen und wichtige Meilensteine ermöglichen.

Gleichzeitig besteht ein Großteil unseres Tages – rund 80 Prozent – aus Aufgaben mit negativem Energiehaushalt: Sie kosten mehr Zeit und Energie, als sie an Wert zurückgeben. Sie halten uns beschäftigt, sind aber nicht wirksam.

In den folgenden Abschnitten wirst Du erfahren, wie Du die 20/80-Regel gezielt auf Deinen Alltag anwenden kannst – und damit Deine Zeit und Energie in konkrete Ergebnisse verwandelst. Mein Ziel ist es, Dir zu helfen, den Kreislauf aus Überlastung, Dauerstress und sinnlosem Abarbeiten zu durchbrechen – damit Du Deine Energie dort einsetzt, wo sie wirklich etwas bewirkt.

Wie Du Dich auf Deine Kernaufgaben fokussierst

Wenn Du mit begrenzter Zeit und Energie die größtmögliche Wirkung erzielen willst, musst Du Deine Kernaufgaben priorisieren. Indem Du diesen essenziellen Tätigkeiten Deine volle Aufmerksamkeit widmest, kannst Du Dein Potenzial entfalten und Deine Ziele wirksam vorantreiben.

Deine Kernaufgaben erkennen: Zunächst musst Du Dir bewusst machen, welche Aufgaben für Deinen Erfolg wirklich unverzichtbar sind. Häufig werden sie vernachlässigt oder nur oberflächlich erledigt, obwohl gerade sie echte Wirkung entfalten. Dazu gehören unter anderem: Analyse, Planung, Strategieentwicklung, Audits, Effizienzbewertungen – aber auch persönliche Weiterentwicklung und Weiterbildung.

Verbindliche Zeitfenster schaffen: Reserviere täglich und wöchentlich feste Zeitblöcke in Deinem Kalender – am besten zu den Tageszeiten, an denen Deine Konzentration und Energie am höchsten sind. Schütze diese Zeiträume konsequent, damit Du kontinuierlich Fortschritte in den Bereichen machst, die für Dich wirklich zählen.

Übung: Analyse Deiner Kernaufgaben

Nimm ein Blatt Papier und zeichne zwei große, konzentrische Kreise.Reflektiere über Deine tägliche Arbeit und identifiziere die Kernaufgaben, die am meisten zu Deinem Fortschritt und Wachstum beitragen. (Welche 20 % Deiner Aufgaben solltest Du täglich priorisieren, um echte Ergebnisse zu erzielen?)Notiere diese Kernaufgaben im inneren Kreis.In den äußeren, größeren Kreis trägst Du die kleineren Aufgaben ein, die typischerweise einen Großteil Deiner Zeit in Anspruch nehmen.Überlege anschließend, wie viel Zeit Du täglich tatsächlich Deinen Kernaufgaben widmest. Tust Du genug? Erreichst Du die Ergebnisse, die Du Dir vorgenommen hast?

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2.2 Effektives Aufgabenmanagement

Ein effektives Aufgabenmanagement ist entscheidend für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Es verschafft Dir Klarheit darüber, was wann zu tun ist – und was nicht. Mit diesem Überblick kannst Du Deinen Arbeitsalltag gezielt vorbereiten, Deine Woche planen und proaktiv Deine Aufgaben steuern. So behältst Du den Überblick, kommst mit Deinen Projekten voran, hältst Deadlines ein – und reduzierst Stress. Ein gutes Aufgabenmanagement schafft Struktur, stärkt Deine Konzentration und sorgt für ein Gefühl der Kontrolle.

Verschiedene Arten von Aufgaben verstehen

Um Deine Energie sinnvoll einzusetzen, solltest Du die unterschiedlichen Aufgabentypen unterscheiden können:

Kernaufgaben: Sie bilden das Herzstück Deiner täglichen Arbeit. In der Regel sind es 2 bis 3 wesentliche Aufgaben, die Du gezielt auswählen und priorisieren solltest. Wenn Du Deine Energie bewusst auf diese Aufgaben konzentrierst, legst Du den Grundstein für echte Fortschritte. Finde dafür die produktivsten Zeiten Deines Tages – z. B. direkt am Morgen oder dann, wenn Du am leistungsfähigsten bist. Schaffe eine störungsfreie Umgebung, vermeide Multitasking und sorge durch gezielte Vorbereitung für einen starken Start.

Ergänzende Aufgaben: