Wie man Controlling in den Griff bekommt E-Book

Ines Scholz

• Herausgeber: tredition
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2021

Seitenzahl: 273

Beschreibung

Chefsache? Chefsache! So behalten Unternehmer den Überblick. Unternehmer wird man aus Leidenschaft! Steuern, Arbeitgeberpflichten oder die Betriebsprüfung durch das Finanzamt? Gehört alles dazu und ist doch alles andere als beliebt. Doch Controlling kann tatsächlich Spaß machen und ist gerade auch für kleine und mittelständische Unternehmen der Weg nach vorn. Denn Wissen bedeutet Zukunft. Nur wer seine wichtigsten Kennzahlen im Blick hat und sie zu nutzen weiß, wird als Unternehmer in diesen digitalen Zeiten die Nase vorn behalten. Controlling im Taschenbuchformat: Auf rund 300 Seiten erläutert Ines Scholz, was Chefs wirklich wissen müssen über Arbeitsrecht und Steuern, Buchhaltung und Bilanzen oder zeitgemäße Mitarbeiterführung.

Leseprobe

163 TIPPS

Wie man Controlling in den Griff bekommt.

– INES SCHOLZ

INHALT

Kapitel 1

Als Unternehmer erfolgreich sein: Impulse für ein Management von heute

Kapitel 2

Steuern und Finanzamt: Das sollten Sie als Chef wissen

Kapitel 3

Keine Angst vorm Fiskus: So bestehen Sie den Steuer-TÜV

Kapitel 4

Crashkurs Controlling für alle Unternehmer, die nicht Betriebswirtschaft studiert haben.

Kapitel 5

Das kleine 1×1 der Finanzierung: So haben Sie Ihre Finanzen im Griff

Kapitel 6

Reporting und BWA: Machen Sie mehr aus Ihren Buchhaltungsdaten

Kapitel 7

Strategisch vorausdenken mit kluger Unternehmensplanung

Kapitel 8

Steuerwissen für Unternehmer: Basics Umsatzsteuer

Kapitel 9

Wichtige Steuer-Spielregeln bei der Buchhaltung: Geld sparen, Nerven schonen

Kapitel 10

Bilanzen gestalten und Betriebsvermögen strukturieren: Unternehmerwissen leicht gemacht

Kapitel 11

Des Unternehmers liebstes Kind? Das Wichtigste in Kürze zum Firmenwagen

Kapitel 12

Praktisches GmbH-Wissen für Geschäftsführer und Gesellschafter

Kapitel 13

Personalbüro 4.0: Zeitgemäße Mitarbeiterführung und das Wichtigste zum Arbeitsrecht

Kapitel 14

Machen Sie mehr aus Ihrer Lohnabrechnung: Produktivität messen und Mitarbeiter entwickeln

Kapitel 15

Lohn optimal gestalten: Wertschöpfung durch Wertschätzung

Kapitel 16

Privatfokus Unternehmer: So sind Sie als Chef jederzeit gut aufgestellt

Kapitel 17

Kapitalanlage Immobilie: Das müssen Sie in Sachen Vermietung wissen

Kapitel 18

Steuertipps für Vermieter: Geld sparen durch aktives Steuerwissen

Kapitel 19

Vertragsrecht für Chefs: werden Sie jetzt zum Vertragswächter

Kapitel 20

Vorsorge, Erbrecht und Unternehmensnachfolge: Handeln Sie rechtzeitig!

Kapitel 21

Das Cheftresor Konzept: Vorsprung steuert Zukunft

INTRO

Den Wert eines Unternehmens machen nicht Gebäude und Maschinen und auch nicht seine Banknoten aus. Wertvoll an einem Unternehmen sind nur die Menschen, die dafür arbeiten, und der Geist, in dem sie es tun.

— HEINRICH NORDHOFF

Unternehmer wird man aus Leidenschaft für eine Idee, die vorher noch niemand hatte, ein Handwerk, das man liebt oder eine Aufgabe, die man gern selbst in die Hand nehmen möchte. Unternehmer wird man Schritt für Schritt. Präzise Vorgaben, bestehende Prozesse oder eine Anleitung „Von 0 auf 100 in 10 Schritten zum Unternehmenslenker“? Fehlanzeige! Learning by doing lautet stattdessen das Erfolgsgeheimnis.

Trotzdem müssen Unternehmerinnen und Unternehmer tagtäglich unternehmerische Entscheidungen treffen, auf ihrem Fachgebiet fit sein, dürfen Neuerungen und Veränderungen nicht außer Acht lassen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das Führen von Mitarbeitern zudem ein großes Thema geworden. Doch BWL dürfte nur eine Minderheit der Firmengründer studiert haben, von Steuerrecht ganz zu schweigen.

Das vorliegende Buch möchte einen Crashkurs mit Praxisbezug ohne Anspruch auf Vollständigkeit bieten. Übersichtlich sortiert gewinnen Sie schnell einen Überblick zu den wichtigsten Themen und Fragestellungen, die Unternehmern im operativen Tagesgeschäft begegnen. Damit wird professionelles Controlling zur Chefsache – und damit meine ich durchweg ausdrücklich auch alle Chefinnen! Mein Anliegen mit diesem Buch: Praktisches Unternehmerwissen verständlich erklären und unabhängig von der Unternehmensgröße auch für KMU greifbar machen.

Denn Wissen bedeutet Zukunft. Nur indem wir unsere Kenntnisse und Fähigkeiten stetig erweitern und ausbauen, können wir als Unternehmer die Nase vorn behalten. Davon bin ich nach rund 20 Jahren als Steuerberaterin mit eigener Kanzlei fest überzeugt. Seit meiner Firmengründung möchte ich meinen Mitbewerbern einen Schritt voraus sein, im Sinne der Kunden die Extra-Meile gehen und die Zeichen der Zeit frühzeitig erkennen, sprich Veränderungen proaktiv auf meine Weise anvisieren bevor mich die Umstände dazu zwingen.

Um Entscheidungen nicht nur aus dem Bauch heraus zu treffen, braucht es Zahlen. Nur wer seine wichtigsten Kennzahlen im Blick hat und sie zu nutzen weiß, kann als Unternehmer auf Augenhöhe agieren. Und das sage ich nicht nur als Steuerberaterin aus Leidenschaft und Zahlenmensch!

Controlling kann tatsächlich Spaß machen, wenn es uns gelingt, die ohnehin vorhandenen Daten zu nutzen. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung oder Jahresabschluss müssen keine Black Box bleiben, über die nur der Steuerberater genau Bescheid weiß.

Das Studieren endloser Zahlenkolonnen, etwa in der BWA, war gestern. Heute öffnen wir diese Black Box mit dem Cheftresor®: Übersichtlich aufbereitet. Digital jederzeit verfügbar. Durchblick statt Ohnmacht durch zu viel Information. Mit dem Business-Tracker für kleine und mittelständische Unternehmen haben Chefs Entwicklungen und Tendenzen zeitnah auf dem Tisch, können ihre Bilanz monatlich analysieren und ihren unternehmerischen Pflichten nachkommen, ohne dafür BWL studiert zu haben.

Für Controlling in Echtzeit: Was in vielen großen Unternehmen gang und gäbe ist, soll auch für KMU der Standard werden. Langfristige strategische Unternehmensplanung statt kurzsichtiges Management anhand von Kontoauszügen, das ist der Anspruch von Cheftresor. Dieses digitale Portal wurde von unserer Kanzlei zusammen mit Praktikern entwickelt, damit Unternehmer ihre wichtigsten Kennzahlen jederzeit, überall und selbstverständlich sicher im Blick haben.

Setzen Sie mit Cheftresor® jetzt auf Digitalität und Dialog, registrieren Sie sich unter www.cheftresor®.de für einen Testzugang und erleben Sie aus erster Hand, welche Potenziale Ihr Datenschatz zu bieten hat. Sie wollen sofort mehr über das Cheftresor®-Konzept erfahren? Dann werfen Sie alte Gewohnheiten über Bord, klappen Sie dieses Buch von hinten auf und steigen Sie direkt ins letzte Kapitel ein.

Für Controlling im Taschenbuchformat: Auf rund 330 Seiten finden sich nicht nur die wichtigsten Begriffe und Schlagworte, um informiert Entscheidungen voranzutreiben. Dieses Buch möchte auch Lust machen auf eine progressive Unternehmensführung in spannenden digitalen Zeiten. Die verschiedenen Fragen und Antworten rund um Recht, Steuern und praktisch anwendbarer BWL wollen Sie dazu einladen, neu und interdisziplinär zu denken. Weg von klassischen Lösungen und hin zu Ideen, die vom Kunden her gedacht sind.

Die folgenden Seiten möchten zugleich Anregung sein, Dinge neu zusammenzufügen und nicht davon auszugehen, was nicht geht, sondern was gehen könnte. Denn eines steht fest: Die Kunden, die wir heute haben, werden nicht die Kunden von morgen sein.

Wenn wir 'Change' als Chance begreifen, Herausforderungen mutig angehen und die Digitalisierung mit den damit einhergehenden Datenmengen nicht nur als Risiken betrachten, können wir die endlosen Möglichkeiten erkennen, die sich uns in diesen Zeiten bieten.

Nicht umsonst und erst recht nicht zuletzt sind wir leidenschaftliche Steuerberater und geben gern unsere Tipps in Sachen Steueroptimierung weiter. Kurz und knapp, dennoch präzise formuliert und wiederum als Einladung zu verstehen, tiefer in die angerissenen Themenkomplexe einzusteigen. Beachten Sie bitte, dass sich alle Angaben in diesem Buch auf den aktuellen Rechtsstand (2019/2020) beziehen, der Änderungen unterliegen kann.

Das somit eingesparte Geld investiert sich am besten in eine bislang nicht umgesetzte Geschäftsidee, das nächste Projekt oder einen neuen Ansatz zur weiteren Optimierung der eigenen Prozesse. Setzen Sie aber nicht nur auf den finanziellen Invest, sondern nehmen Sie sich vor allem Zeit zum Nachdenken und Ausprobieren – Fehler und Rückwärtsgang eingeschlossen. Wer heute und zukünftig in seiner Branche auch als kleines und mittelständisches Unternehmen vorn mitspielen will, muss Veränderungen proaktiv anstoßen und darf nicht erst darauf warten, zur Veränderung gezwungen zu sein.

Nehmen Sie diesen Crashkurs und Ihre Kennzahlen in die Hand und damit die erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens in diesen digitalen Zeiten. Viel Freude beim Lesen, Stöbern, Nachschlagen, neugierig werden und mutig vorweg gehen wünscht Ihnen

Ihre Ines Scholz

01

Als Unternehmer erfolgreich sein: Impulse für ein Management von heute

Es liegt an mir, dafür zu sorgen, dass ich und jeder Mitarbeiter erfolgreich sein kann.

— WERNER E. ENTENMANN

Ein Unternehmenscredo beschreibt die eigene Firmenkultur und sorgt für eine nachhaltigere Mitarbeiteridentifikation

Die eigenen Firmenwerte im Sinne von kultureller Gemeinschaft sind neben den Vermögenswerten und einem Regel-Controlling wichtige Erfolgskriterien heutiger Unternehmen. Gut wenn im Unternehmen eine gemeinsame Wertekultur entstanden ist. Firmen mit einem guten Teamspirit haben im Wettbewerb um die besten Fachkräfte die Nase vorn. Wer Betroffene zu Beteiligten macht und auf eine gesunde Wertebasis achtet, sorgt für ein gutes Unternehmensfundament. So geht Mitarbeiterführung heute. Ein bewährtes Konzept ist es dabei, eine gemeinsame Firmencharta zu entwickeln, in der Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die wichtigsten Grundsätze, Überzeugungen und Ihre langfristige Unternehmensstrategie niederschreiben. So sind Ihre Mitarbeiter stolz auf das Unternehmen und es entsteht etwas Substanzielles – das firmeneigene „Wertecredo“.

Als Teamarbeit ist diese Entwicklungsaufgabe besonders empfehlenswert! Inhalt der Arbeitsaufträge sind gemeinsame Werte benennen bzw. entdecken und entwickeln, Servicestandards festlegen, unternehmerische und persönliche Überzeugungen im täglichen Handeln festhalten – ob prägnanter Slogan oder ausführlicher formuliertes Credo: Vereinbaren Sie sich, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter auf gemeinsame Leitmotive. Was ist Ihnen als Team wichtig, worin unterscheidet sich Ihr Unternehmen von anderen? Warum ist es gut, dass es gerade ihr Unternehmen am Markt gibt? Machen Sie die Grundlagen Ihres Handelns sichtbar, sowohl intern als auch extern für Kunden und Partner.

Setzen Sie dabei bewusst auf Ihre Mitarbeiter als aktive Gestalter des Unternehmens und schreiben Sie das Unternehmenscredo im Miteinander laufend fort. Verzichten Sie lieber auf abgenutzte Schlagworte wie Qualität oder Transparenz, machen Sie Ihr Credo anfassbar und lebendig – und vor allem leben Sie diese Leitmotive als Team im betrieblichen Alltag, angefangen bei der Unternehmensleitung bis hin zum Auszubildenden.

Werte und Grundsätze für Unternehmer: Diese Leitlinien sollten Sie im täglichen Arbeiten beachten

Unternehmensziele setzen, Maßnahmen festlegen, Ergebnisse überwachen – das sind die vornehmsten Pflichten eines Unternehmers. Auch hier gibt es eine Handvoll Grundsätze, die erfolgreiche Unternehmen ausmachen. Wer diese Punkte in der Unternehmensführung beachtet, hat immer einen Leitfaden anhand dessen man Entscheidungen abwägen, beurteilen und letztendlich treffen kann.

Die Richtung vorgeben: Ziele, Nutzen und Vision müssen konkretisiert und klar nach innen und außen kommuniziert werden. Mit dieser Festlegung geht auch die Ermittlung der Stärken und Kompetenzen einher. Beides gilt es auszubauen. Wer sich auf seine Stärken konzentriert und die dafür notwendige Kompetenz langfristig aufbaut und erweitert, wird sein Kaufversprechen auch einlösen können. Wenn man hingegen sein Produktspektrum beliebig erweitert, ohne die dafür notwendige Fachlichkeit und Ressourcen zu entwickeln, wirkt dieser Versuch schnell unglaubwürdig.

Klare Ziele bedingen konkrete Maßnahmen. In der Unternehmensführung müssen die nächsten Schritte definiert und Abweichungen zeitnah identifiziert werden. Nur mit dieser Umsetzungskonsequenz ist es möglich, Ziele zu verwirklichen. Klare Ziele – klare Werte: Wenn Mitarbeiter wissen, für wen sie arbeiten und welche Werte den unternehmerischen Entscheidungen zugrunde liegen, können sie sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren und entsprechend handeln. Deshalb gilt es, diese Werte festzuhalten, zu kommunizieren, aber vor allem zu leben. Die Kultur eines Unternehmens entsteht aus den spürbar gelebten Werten zum Beispiel hinsichtlich interner Prozesse, Mitarbeiterführung, Werbemaßnahmen oder Arbeitsatmosphäre.

Perspektivwechsel: Die Sicht des Kunden einzunehmen ist essentiell für erfolgreiche Unternehmen. Denn das schönste Produkt nützt nichts, wenn es sich nicht einfach benutzen lässt oder der Kaufprozess unnötig verkompliziert ist. Fragen Sie sich immer: Was kann ich im Kaufprozess oder am Produkt noch einfacher, angenehmer oder intuitiver gestalten? Dazu gehört selbstverständlich ein großes Maß an Offenheit und Vorstellungsvermögen. Manchmal treffen Unternehmen mit neuen Ideen den Nerv der Zeit, auf die sie ohne den berühmten Blick über den Tellerrand niemals gekommen wären.

Jeder braucht einen Stellvertreter und Chefs ganz besonders – warum eine zweite Führungsebene immer eine gute Idee ist

Eine zweite Führungsebene empfiehlt sich nicht nur in großen Unternehmen, sondern ist gerade im Mittelstand ein wichtiges Thema. Für Strategieentwicklung ist nur Zeit, wenn man dem Thema selbst Priorität einräumt. Laut gängigen Theorien sollte jede Führungskraft nicht mehr als sieben Mitarbeiter oder Themen(!) führen. Die optimale Führungsspanne liegt sogar nur bei fünf Teammitgliedern. Chefin oder Chef als alleiniger Entscheider – das geht auf Dauer auf Kosten des Unternehmers und des Unternehmens.

Der Aufbau einer zweiten Führungsebene bzw. von TeamleiterInnen oder StellvertreterInnen ist ein langer Weg. Aber einer, der sich lohnt. Bei der Auswahl von Führungskräften ist Fingerspitzengefühl gefragt. Fachwissen ist das Eine. Die Fähigkeit, Menschen wirklich zu führen und mitzureißen das Andere. Zudem sollten Unternehmensleitung und Teamleitung an einem Strang ziehen, miteinander etwas bewegen wollen und das gemeinsam vorantreiben. Nicht zu unterschätzen ist auch die Fähigkeit einer Führungskraft, Probleme offen und sachlich anzusprechen und mögliche Konflikte nicht zu scheuen. Aber auch Loyalität und das Einhalten der Firmenkultur sind elementar.

Ob man Führungskräfte von außen anwirbt, eigene Mitarbeiter weiterentwickelt, eine Personalberatung engagiert oder mehrere Strategien parallel verfolgt, ist Geschmackssache und sicherlich auch branchenabhängig. Entscheidend sind ein Führungskräfte-Training und der permanente Austausch innerhalb der zweiten Führungsebene.

Zudem muss man es als Unternehmer aushalten, dass nicht jede Fachkraft – so gut sie auch sein mag – zum eigenen Unternehmen passt. Gerade in Zeiten der Digitalisierung braucht es Mitarbeiter, die die erforderlichen Veränderungen nicht nur mittragen, sondern diese Veränderungen auch wirklich leben. Organisationsentwicklung kann nur im Gemeinsamen entstehen. Wenn der „falsche“ Mitarbeiter den falschen Job macht, hemmt das alle. Und das kostet Zeit, die wir in unserer zunehmend anspruchsvollen Welt nicht haben.

Wer auf Qualität achtet und die Möglichkeiten der Qualitätssicherung konsequent nutzt, spart langfristig Zeit und Geld

Qualitätsmanagement bedeutet, sich bei der Organisation eines Unternehmens auf gemeinsame Standards und Routinen zu verständigen, verbindliche Vorlagen zu verwenden und dafür Sorge zu tragen, dass sich keine Abweichungen einschleichen. Allzu oft kommt es gerade bei Mitarbeiterwechseln zu unbeabsichtigten Individuallösungen, d. h. die neuen Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben so gut sie es wissen und wie sie es in ihrem vorherigen Betrieb gelernt haben. Firmen, die ihre Prozesse festschreiben und deren Umsetzung nachhaltig kontrollieren, haben es da leichter.

Qualität ist für jedes Unternehmen ein unerlässliches Dauerthema: Jeder Unternehmer ist täglich aufs Neue gefordert, Qualität nicht nur zu versprechen, sondern tatsächlich zu liefern. Die eigene Qualität hochzuhalten, gelingt nicht zuletzt durch Standardisierung: Nur gleiche Standards für alle und alles gewährleisten eine gleichbleibend hohe Qualität. Dabei beginnt eine gleichbleibende Linie für alle Prozesse auf der Ebene der Unternehmensleitung. Über ein aktives Qualitätsmanagement lassen sich diese Standards in die Breite tragen.

Ein aktives Qualitätsmanagement ist also unabdingbar, damit Sie als Unternehmer nicht hinter Ihre eigenen Standards zurückfallen. Scheuen Sie sich dabei nicht, auf Details zu achten. Bei der Festlegung solcher Regelprozesse kann eine Zertifizierung nach DIN ISO 9001 hilfreich sein. Denn Qualitätssicherung ist kein leidiges Übel, sondern eine Chance, vorhandene Prozesse zu definieren, zu bewerten und ggf. neu auszurichten. Von einer Zertifizierung um der Zertifizierung willen hingegen kann nur abgeraten werden.

Führungsstärke hat mit Veränderungen zu tun. Man muss Chancen ergreifen.

— CARLY FIORINA

Ein aktives Qualitätsmanagement ist die Lösung, um nachhaltig sicherzustellen, dass entwickelte Prozesse auf Dauer funktionieren. Die Rezertifizierung verhindert zudem, dass das Erreichte im Klein-Klein des betrieblichen Alltags auf der Strecke bleibt.

Kundennutzen und Kundenbetreuung: Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern die Extra-Service-Meile

Ein Unternehmen muss einen Nutzen bieten, bestenfalls einen Mehrwert. Doch wie kann man seinen Kunden noch mehr Nutzen bieten? Firmenchefs tun gut daran, mit ihren Mitarbeitern an dieser Frage dranzubleiben. Denn die besten Unternehmensberater, die ein Betrieb bekommen kann, sind die eigenen Mitarbeiter. Und Ihre Mitarbeiter wissen in der Regel am besten, wo etwas nicht so optimal läuft, wo Nutzen verbessert und wie für Kunden und Mitarbeiter der gesamte Prozess noch attraktiver oder effizienter gestaltet werden kann.

Steht der Kundennutzen im Mittelpunkt des Unternehmens – ganz unabhängig von der Branche – gelingen Veränderungen leicht. Zudem nehmen Kunden und Mitarbeiter eine positive Veränderungskultur Ihres Unternehmens wahr. Denken Sie für Ihre Kunden mit, antizipieren Sie potenzielle Bedarfe und seien Sie stets proaktiv, statt lediglich auf Aufträge zu warten.

Bereiten Sie sich außerdem auf jeden einzelnen Kundenkontakt vor, damit ein Gespräch auf den Punkt geführt wird und nicht nur „Routinen“ abgespult werden. Diese durchschaut ein Kunde früher oder später – das gilt es zu vermeiden. Schließlich sollte kein Kunde für selbstverständlich erachtet werden.

Noch ein ganz praktischer Tipp: Beschränken Sie sich bei jedem Kundenkontakt auf maximal drei Kernpunkte, auf die Sie sich im Gespräch konzentrieren. Gibt es weitere Themen, die Sie gern besprechen möchten? Dann vereinbaren Sie einen weiteren Termin.

Tragen Sie dafür Sorge, dass sich kein Kunde nach Schema F behandelt fühlt. Nutzen Sie die Möglichkeit der intensiven Kundenbetreuung nicht zuletzt auch zu Ihrem eigenen Vorteil: Wenn Sie einen echten Mehrwert bieten und tatsächlich wirksam sein wollen, stärken Sie damit auch Ihren Lösungsfokus.

Wichtige Dinge im Time-Out erledigen statt dem Diktat der Dringlichkeit gehorchen

Der Umgang mit der Zeit – in den meisten Unternehmen gibt es kaum ein brisanteres Thema. Wir haben stets zu wenig Zeit. Gerade im operativen Tagesgeschäft kommt man oftmals nicht zu den wirklich wichtigen Punkten und Projekten, die Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Kunden strategisch voranbringen. Leider herrscht in vielen Unternehmen das Diktat der Dringlichkeit.

Der Posteingang voller E-Mails, dazwischen dutzende Telefonanrufe und am besten noch Kollegen in der Tür, die dringend einen Rat brauchen. Solche Situationen kennen wir alle. Doch immer und überall erreichbar zu sein, ist nicht nur frustrierend und ineffektiv. Letztlich ist es auch unwirtschaftlich, wenn Mitarbeiter ständig von ihrem eigentlichen Tun abgelenkt sind.

Störungsfrei arbeiten lautet das Credo! Zeitinseln schaffen, Fokuszeiten fest einplanen, ein Time-Out nehmen, um anstehende Aufgaben konzentriert und wirkungsvoll zu Ende zu bringen anstatt nur eben mal schnell und nebenher eine Antwort zu finden.

Es ist ein falsches Verständnis von Service, wenn wir meinen, immer Gewehr bei Fuß stehen zu müssen, wenn sich ein Kunde meldet oder MitarbeiterInnen um Hilfe bitten. Es geht darum, Prioritäten zu setzen und somit letzten Endes unseren Aufgaben wirklich gerecht zu werden.

Je nach Unternehmen und Aufgabenbereich bietet es sich an, mindestens ein- bis zweimal pro Woche ein (halbtägiges) Time-Out zu nehmen. Damit lassen sich Aufgaben mit oberster Priorität angehen, lange vor sich hergeschobene Projekte werden zu Ende gebracht und unter dem Strich macht jeder tatsächlichen einen guten Job. Entscheidend dabei: Ein Time-Out sollte für alle gut sichtbar sein, beispielsweise durch ein fest vereinbartes Zeichen an der Bürotür, das signalisiert: Zutritt verboten. Übrigens: Das gilt auch für die Chefetage.

Informationen kurz und knapp auf den Punkt gebracht: Die One-Page-Only-Methode

Wir leben in einer Zeit von Zuviel-Information. Zu allen Themen lassen sich auf Knopfdruck viele Online-Seiten finden. Doch nachdem wir den fünften Beitrag gelesen haben, sind die ersten Infos bereits vergessen. So geht es (fast) allen. Gut, wenn man sich bei Informationen an Mitarbeiter und Kunden auf das bereits seit vielen Jahren etablierte Ein-Seiten-Prinzip beschränkt.

Bereits der US-amerikanische Präsident Ronald Reagan hielt sich an den „One-Pager“. An ihn gerichtete Memos durften nicht länger als eine Seite sein. Es geht darum, auf einer Seite alle relevanten Informationen zu verdichten. Das ist kurz zusammengefasst der Ansatz hinter der sogenannten One-Page-Only-Methode. So muss man auf den Punkt denken und auf den Punkt arbeiten.

Auch im Unternehmensalltag ist selten die Bereitschaft (geschweige denn die Zeit) gegeben, sich mit langen Abhandlungen auseinanderzusetzen. Ganz gleich, um welche Art der Information es sich handelt: Fassen Sie daher möglichst alles Wesentliche auf einer Seite zusammen und ziehen Sie das Fazit nach vorn. Das bedarf vor allem am Anfang ein wenig Übung und funktioniert nicht über Nacht. Informationen so zu komprimieren, setzt vor allem eine tiefgehende Recherche und Analyse voraus. Doch letztlich sparen Sie mit dieser Methode sich selbst und Ihren Kunden wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Niemals stehen bleiben: Bringen Sie Ihre Prozesse gezielt voran – das Wichtigste in Kürze zum Prozessmanagement

Die eigenen Prozesse fortlaufend weiterzuentwickeln, ist für Sie als Unternehmer die neue Eintrittskarte zum Mitspielen geworden. Mit Hilfe von Prozessen lassen sich Betriebe überprüfen, modernisieren und in einem globalisierten Wettbewerb positionieren. Die Anforderungen von Markt, Kunden und Partnern sind gestiegen, die Perspektiven verändern sich:

Neben Kostenreduktion und Umsatzsteigerung treten Effizienz, Flexibilität und Qualität in den Vordergrund. Der Kunde ist im Fokus, Umstrukturierungen sind auf Prozessoptimierung ausgelegt. Die Beherrschung der unternehmensinternen Abläufe ist das Hauptziel.

Mit einem funktionierenden Prozessmanagementsystem können Sie in Ihrem Unternehmen Schwachstellen im Arbeitsablauf aufdecken. Denn Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen sind in allen Bereichen denkbar. Im Rahmen eines Prozessmanagements wird das Unternehmen in Prozesse zerlegt, die die Unternehmensabläufe transparent abbilden. Die Strategie des Unternehmens formuliert dabei die Ziele des Prozessmanagements.

Die relevantesten Ziele liegen in den Bereichen Qualität, Kosten und Zeit. Zur Veranschaulichung dieser Zielbeziehungen hat sich das magische Zieldreieck bewährt:

Qualität: Mit Qualität ist hauptsächlich die Beherrschung des Prozesses gemeint. Der Prozess wird optimiert, sodass keinerlei Störungen im Prozess die Qualität des Produkts gefährden.

Kosten: Wenn Prozesse optimal ablaufen, werden die Kosten minimal, da unnötige Ressourcen eliminiert werden.

Zeit: Effizienz ist beim Faktor Zeit der entscheidende Aspekt. Umso effizienter der Prozess, desto geringer sind Durchlaufzeiten bzw. Reaktionszeiten.

Das spätere Analysieren und Optimieren von Prozessabläufen sowie das Schaffen von Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen bzw. Abteilungen tragen bei konsequenter Durchführung zu einem besseren Unternehmensergebnis und einer besseren Unternehmenskultur bei.

Kontinuierliche Verbesserung sowie die aktive Beteiligung aller betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen sichert also Ihren Erfolg. Wie das funktioniert? Ihre Mitarbeiter analysieren ihren Arbeitsbereich selbst und erarbeiten konkrete Verbesserungsvorschläge. Dieses Vorgehen leitet sich aus dem sogenannten PDCA-Zyklus ab. PDCA steht für „Plan-Do-Check-Act“ und sichert wirksame Veränderungen im Unternehmen:

• Auswertung von IST und SOLL

• Probleme und Änderungsbedarfe beschreiben und bewerten

• Probleme „bepreisen“ (Zeit, Geld, Energie, Stress pro Zeiteinheit)

• Erste Problemanalyse (Ursachen, Zusammenhänge, Schnittstellen, Nebenwirkungen)

• Lösungsideen sammeln, bewerten und festlegen

• Maßnahmen vereinbaren (Wer tut was bis wann?) und Ressourcen klären

• Maßnahmen umsetzen und regelmäßig Erfolg überprüfen

Prozessoptimierungen dienen der Qualität und Kundenzufriedenheit, verbessern zudem intern Zufriedenheit und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter, steigern die Kreativität und vermeiden zugleich die Verschwendung von Ressourcen. Alles Ziele, die sich lohnen!

Oft muss man im Leben, wie beim Tango, auch mal zwei Schritte zurück machen, um danach einen nach vorne zu tun.

— DANIEL GOEUDEVERT

Papierloses Büro: Zeitnah erstellte Online-Buchhaltung erfüllt Informationsbedürfnis der Unternehmer und bringt ein Plus an Effizienz

Nur wer sich ständig verbessert, bleibt wirklich gut. Eigene Standards zu setzen und diese im täglichen Doing zu optimieren und langfristig umzusetzen, ist elementar, um ein Unternehmen auf ein gutes Niveau zu bringen und es dort zu halten. Organisationsentwicklung auf zeitgemäßen Standard wird auch zum Unterscheidungskriterium im Wettbewerb um Fachkräfte der eigenen Branche.

Das papierlose Büro und die digitale Buchführung sind Beispiele für eine solche Prozessoptimierung. Dreh- und Angelpunkt ist dabei das Abschaffen der Papierablage von Dokumenten zugunsten einer digitalen Lösung. Mit Buchhaltung online spart man Zeit und Geld. Dabei werden die analogen und digitalen Belege (z. B. über Mail-Posteingang) grundsätzlich neu „gedacht“ und organisiert. Eine einheitliche und wiederauffindbare Ordnung und Digitalablage wird umgesetzt und nachgehalten.

Die Lösung Unternehmen online im DATEV-Rechenzentrum ist eine bewährte Form der Buchhaltung online. Mittelpunkt ist der zentrale Datenspeicher als digitaler Unternehmer-Arbeitsplatz. Vorteile der digitalen Buchhaltung sind effiziente, zeitsparende Abläufe und zeitgemäßer Beleg-Workflow. Digitalisierte Belege, einfache OCR-Suchfunktionen und personalisierter Zugriff auf ein zentrales digitales Datenarchiv, ganz gleich wo man gerade ist. Dazu transparente Buchhaltungsdaten durch die Steuerkanzlei und Überblick über Unternehmensinformationen wie BWA, Lohnabrechnung und Buchungen.

Entscheidende Vorteile

· Digitalisierung aller Geschäftsvorfälle und Belege – papierlose Buchhaltung

· Zugriff auf Daten des Rechnungswesens jederzeit und von überall

· Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen mehreren Unternehmensstandorten

· Individuelle Vergabe von Nutzungsberechtigungen möglich, je nach Aufgabengebiet der Mitarbeiter, Aufgabenteilung, Schutz sensibler Daten

· GoBD-gerechte Archivierung aller Belege

· Datenzugriff zeitgleich durch Unternehmen und Steuerberater möglich

Vorteile für die Finanzbuchhaltung

Stichwort Belege

· Übertragung von Belegen und Notizen in die Finanzbuchhaltung

· Fehlervermeidung durch OCR-Belegerkennung

· Erfassung von Kostenstellen bereits bei Belegbearbeitung

· Eingabe und Pflege der Stammdaten von Unternehmen und Geschäftspartnern

· Zugriff auf Zahlungsbedingungen für Kunden und Lieferanten

· Suchfunktion zum Finden von Belegen

· Rechnungsliste zeigt aktuellen Stand der offenen und bezahlten Rechnungen

· Fälligkeitsübersicht erleichtert Skonto-Nutzung

· Hohe Datensicherheit in Übertragung und Speicherung

· Direkte medienbruchfreie Übernahme von elektronischen Rechnungen in die Belegbearbeitung; Ursprungsformat bleibt erhalten

· Selbsterklärende Oberflächen für den automatischen Beleg-Upload

Stichwort Bank

· Direkte Einbindung Zahlungsverkehr in die Buchhaltung, dadurch keine extra Programme und Installationen notwendig

· Schnelleinstieg in Kontoumsätze und Zahlungen

· Sofortiges oder terminiertes Senden von Zahlungsaufträgen an die Bank

· Vermeidung der Doppelerfassung von Zahlungen durch Vermerk direkt am Beleg

· Verwendung aktuellster Verschlüsselungsstandards im Zahlungsverkehr z. B. HBCI oder EBICS

· Verwaltung mehrerer Bankverbindungen über ein System möglich

· Automatismen zur Prüfung der Bankkontoumsätze

· Verknüpfung von Bankkontoumsätzen und Belegen möglich

Stichwort Kasse

· Laufende Prüfung der erfassten Eingaben (Kassen-Minus-Prüfung)

· Unterstützung der ordnungsgemäßen Buchführung durch regelmäßiges Festschreiben der Umsätze

· Anlage mehrerer Kassen möglich

Prozesse klug zu strukturieren und nachvollziehbar zu dokumentieren, braucht immer auch ein Invest in Form von Zeit und Geld. Wesentliche Zeitersparnis und weniger Informationsverlust sind der Lohn. Voraussetzung für nachhaltige Umstellungen ist, sich permanent um die alltäglichen Belange und Prozesse zu kümmern.

Damit ist das Prozessmanagement eine der wirkungsvollsten Methoden, um Unternehmen effizienter zu gestalten. Es ist in allen Arten von Unternehmen und in allen Unternehmensgrößen anwendbar. Es ist ganzheitlich und bedeutet anfangs einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Eine enorme Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist der Lohn für die Mühe.

Einkaufsmanagement: Gute Verhandlungsbasis und Konditionenüberblick sichern Ihren Gewinn

Sie kennen das: „Unsere Vormaterialkosten haben sich im vergangenen Jahr deutlich erhöht und deshalb sind wir nun gezwungen unsere Verkaufspreise anzupassen.“ So oder ähnlich hört sich die beliebteste Argumentation von Lieferanten bei Preisverhandlungen an. Erhöhungen hat es oft gegeben – aber welche Auswirkungen haben diese tatsächlich auf Verkaufspreise? Jetzt fangen die Probleme in der Beschaffungspraxis an. „Stimmt dass, was der Verkäufer behauptet? Wie kann ich das widerlegen? Woher bekomme ich fundierte Zahlen und Fakten?“ … um nur einige typische Einkäufergedanken zu nennen.

Chancen und Risiken des globalisierten Handels liegen im Einkauf dicht beieinander – und dies über alle Unternehmensgrößen hinweg. So haben sich auf der einen Seite unzählige Möglichkeiten aufgetan, weltweit neue Lieferanten aufzuspüren: Lieferanten, die andere Produkte anbieten oder die bestehenden (Vor-)Produkte, ggf. zu interessanteren Konditionen, anbieten können.

Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass Ihre Abnehmer ebenfalls weltweiten Zugriff auf Händler haben – und Ihr Unternehmen somit mittlerweile international konkurriert. Unabhängig davon, wie groß es ist oder wie viele Mitarbeiter es hat. Somit erhöht sich der Druck auf den Einkauf ganz automatisch.

Der Unternehmer muss sich in der Konsequenz mit verschiedenen Fragen auseinandersetzen:

· Welchen Anteil haben die Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten an diesem Produkt?

Der Einkaufspreis ist nur ein Teil dessen, was die Herstellungskosten ausmacht. Löhne, Energie, Verwaltungskosten aber auch Anlauf- und Ausschusskosten tragen dazu bei. Untersuchen Sie, inwieweit z. B. bestimmte zugekaufte Teile die Ausschusskosten erhöhen, berücksichtigen Sie diese Informationen in Ihrer Kalkulation und nehmen Sie das mit ins Gespräch für die nächste Preisverhandlung.

· Kann ich von meinen Lieferanten Ideen gewinnen bzw. übernehmen?

Einerseits liefern Ihnen Lieferanten Vorprodukte, Produkte, Materialien, Dienstleistungen etc. zu einem in (meist) kräftezehrenden Verhandlungen vereinbarten Preis. Zu einem gelungenen Einkaufsmanagement gehört es jedoch ebenso, das Wissen, welches Ihr Lieferant im Markt hat, für sich zu nutzen. Dabei geht es nicht um Industriespionage, sondern um die Möglichkeit über die „Einkaufsbrille“ hinwegzuschauen.

IT ohne Sicherheit geht nicht: Über die Notwendigkeit von IT-Handbuch, IT-Betriebsvereinbarung und IT-Notfallplan

Längst sind wir in allen Unternehmen von der Technik abhängig. Branchenunabhängig bauen Verwaltung, Vertrieb und Produktion mittlerweile auf mehr oder weniger digitalen Prozessen auf. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig firmeninterne IT-Standards zu definieren und weiterzuentwickeln. Je besser Ihre Firma standardisierte Prozesse vorhält, desto geringer fallen die Kosten aus. Standardisieren Sie so viele Produkte und Prozesse wie möglich. Neben der allgemeinen Software und Hardware sind zunehmend auch mobile Endgeräte Ihres Unternehmens und der Mitarbeiter relevant.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern die firmeninternen Spielregeln von Anfang an über eine obligatorische IT-Betriebsvereinbarung mit. Denn das Risiko rechtlicher Probleme steigt immer stärker. Beachten Sie dabei insbesondere folgende Aspekte:

Verbieten Sie jegliche Form von Privatnutzung der Unternehmens-IT. Behalten Sie sich unangekündigte Kontrollen vor. Andernfalls haben Sie die privaten Schutzrechte Ihrer Mitarbeiter zu beachten; d.h. Sie haben als Firma keinen Zugriff auf den geschäftlichen E-Mail-Account Ihrer Mitarbeiter, wenn darüber auch private Mails empfangen werden dürfen.

Verbieten Sie jegliche eigenständige Software auf Unternehmen-PCs. Verbieten Sie, dass Ihre Unternehmensdaten ohne geschäftlichen Grund kopiert, verschickt und verbreitet werden. Achten Sie bei der Kündigung von Mitarbeitern darauf, dass sämtliche Daten, Geräte und Zugangsdaten unaufgefordert zurückzugeben sind.

Setzen Sie auf einfache IT-Checklisten, um im Vertretungs- oder Havariefall die richtigen Schritte einleiten zu können. Ziel muss es sein, die Routineüberwachung so gut zu dokumentieren, dass auch ein Dritter damit zurechtkommt.

Stichworte sind standardisierte PC-Arbeitsplätze, IT-Notfallhandbuch und Richtlinien zur Nutzung der EDV. Sichern Sie sich gegen Haftungsrisiken und Lizenzverstöße ab. Sie sollten alljährlich eine Betriebsvereinbarung mit Ihren Mitarbeitern erstellen und diese von jedem per Unterschrift bestätigen lassen.

Geldströme sind heute digital – Online Banking und sichere Onlineüberweisungen müssen Standard sein

Ein voll elektronischer Zahlungsverkehr ist mittlerweile selbstverständlich. Electronic Banking macht Zahlungsvorgänge schnell und einfach. Bankgeschäfte lassen sich vollkommen unabhängig von Aufenthaltsort und Tageszeit ausführen. Die Öffnungszeiten der örtlichen Bankfiliale interessieren schon lange niemanden mehr.

Ist Online Banking aber auch sicher? Ja, wenn man es sicher macht. Und so viel vorab: Der elektronische Zahlungsverkehr in Deutschland zählt zu den sichersten weltweit; Überweisungen über Unternehmen Online und das DATEV-Rechenzentrum ebenso.

Das Einfallstor für Cyberangriffe ist das Internet. Nun kann heute kein Unternehmen mehr auf das Internet verzichten, also heißt es, die Gefahren des Online Bankings zu kennen und sich sicher aufzustellen.

Potenzielle Angriffsszenarien im Bereich der Cyber-Kriminalität werden zunehmend perfider und haben generell drei Ziele im Visier:

· Banken

· Soft-und Hardware im Unternehmen

· Menschen

Dass Rechenzentren von Banken angegriffen werden, kommt zwar vor, ist in Deutschland bisher aber stets erfolglos geblieben, da deren massiver IT-Sicherheitsapparat vor Cyber-Kriminalität schützt. Im Fokus von Cyber-Kriminellen stehen daher vor allem die beiden übrigen Angriffsziele – und das meistens in Kombination.

Häufig wird über Phishing-Mails versucht, Schadsoftware in das Firmennetzwerk zu bringen. Dabei werden E-Mails mit vermeintlich sicheren Anhängen wie z.B. Rechnungen, Angeboten aber auch Bewerbungsunterlagen an das Unternehmen verschickt. Diese Anhänge enthalten jedoch Schadsoftware, die dann Anmeldedaten abgreifen, speichern oder regelrecht von der Tastatur „mitlesen“ kann.

Anschließend kommt das Angriffsziel Mensch zum Tragen. Wie? Indem die Person, die in einem Unternehmen für das Ausführen von Zahlungen verantwortlich ist, manipuliert wird (sogenanntes Social Engineering). In der Folge kommt es zum Versand falscher Zahlungsaufträge. Sind die Bankdaten einmal abgegriffen, melden sich angebliche Bankmitarbeiter mit der Bitte, den Online-Banking-Zugang zu aktualisieren.

Auf einer nachgebauten Internetseite der Bank wird man aufgefordert, diverse Prüfziffern einzugeben, die tatsächlich aber den getarnten Empfängerdaten für das Geld entsprechen. Der Mensch wird dann dazu benutzt, die Transaktionsnummer (TAN) einzugeben – im Glauben einen sicheren Vorgang abgeschlossen zu haben – und den Zahlungsauftrag auszulösen. Beachten Sie daher die nachstehenden Sicherheitstipps, um solchen Szenarien wirksam vorzubeugen.

Top 11 Praxis-Tipps für sicheres Online Banking

· Sicherer Umgang mit E-Mails und Anhängen

· Banking-Limits auf wirklich benötigte Beträge anpassen und 4-Augen-Prinzip im Bankverkehr nutzen

· Klare Anweisungen festlegen, wie mit Hard- und Software sowie E-Mail-Anhängen und vertraulichen Informationen im Unternehmen umgegangen werden soll (betriebliche Richtlinie)

· Mitarbeiter mit Blick auf einen sicheren elektronischen Zahlungsverkehr sensibilisieren

· Sorgsamer Umgang mit TAN-Medien, Passwörtern und PIN-Nummern

· Software auf PC, Smartphone, Tablet & Co. aktuell halten

· Einsatz von Bankingsoftware prüfen

· Sichere Internetzugänge für das Banking nutzen – Nicht über öffentliches WLAN in Bahnhöfen, Flughäfen, Cafés

· Sichere Finanzdienstleister zeichnen sich durch eigene Kommunikationskanäle mit dem Kunden aus

· Auf eine gesicherte Website der Bank achten (Schlosssymbol vor der Webadresse)

· Cyber-Crime-Versicherung zur Absicherung von Risiken prüfen

Erfolgreiche Kommunikation: 5 goldene Regeln für ein angenehmes Miteinander

Ob im Tagesgeschäft mit Ihren Kunden, in der Führung Ihrer Mitarbeiter oder bei dem Angstthema des Unternehmers schlechthin, der Betriebsprüfung: Geglückte Kommunikation ist in allen Lebensbereichen Gold wert und daher auch für Sie als Unternehmer ein Thema, dem Sie sich ernsthaft widmen sollten. Es gibt zahlreiche Abhandlungen und Ratgeber zu gelungener Kommunikation und häufig vorkommenden Missverständnissen.

Im Grunde genommen läuft es aber auf fünf Regeln hinaus, die zu beachten sich in vielerlei Hinsicht auszahlt:

1 Kommunikation braucht Aufmerksamkeit und Energie Versuchen Sie in jeder Situation, durch Ihr Handeln, Ihre Art der Kommunikation Ihrem Gesprächspartner und sich selbst gegenüber aufmerksam zu sein und ein Gespräch mit Energie zu führen.

2 Kommunikation heißt verstehen Kommunikation ist nur dann gelungen, wenn Ihr Gesprächspartner Sie und das Gesprächsthema wirklich versteht. Drücken Sie sich klar und deutlich aus und achten Sie nach Möglichkeit darauf, dass das Gesagte zu dem Erkenntnisniveau Ihres Gegenübers passt.

3 Kommunikation braucht Emotionen Wir kommunizieren verbal und non-verbal und niemals ohne die Gefühlsebene. Wenn Sie wirklich etwas bewirken wollen mit dem, was Sie sagen, müssen Sie auch die Emotionen Ihres Gesprächspartners ansprechen. Geben Sie sich in Haltung und Sprache annehmbar, damit Ihr Gegenüber überhaupt bereit ist, mit Ihnen zu kommunizieren.

4 Kommunikation bedeutet Zuhören Augenkontakt, Kopfnicken oder ein zustimmendes Ja bestätigt das Gesagte und zeigt, dass Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre ganze Aufmerksamkeit widmen, also tatsächlich zuhören.

5 Kommunikation braucht Harmonie Achten Sie darauf, Gespräche harmonisch zu führen und nutzen Sie dafür die ausgleichende Ja-Aber-Methode anstelle eines harten Neins. Nehmen Sie die Aussage Ihres Gesprächspartners zunächst auf oder bestätigen Sie diese, bevor Sie Ihre eigene Meinung äußern.

Zu guter Letzt: Verwechseln Sie Kommunikation – also das miteinander ins Gespräch kommen – nicht mit der bloßen Weitergabe von Informationen. Kommunikation bedeutet wirksam sein, sie begnügt sich nicht mit der Absicht. Wenn es nur darum geht, müssen wir von Information sprechen. Kommunikation hingegen will Ziele vermitteln, damit am Ende Ergebnisse entstehen.

02

Steuern und Finanzamt: Das sollten Sie als Chef wissen

Der Bürger liebt sein Finanzamt mit der gleichen Leidenschaft, wie der Metzger den Vegetarier.

— PETER GILLIES

Das Steueraufkommen in Deutschland kurz erklärt – ein kompakter Überblick zu den 10 wichtigsten Steuerarten

Die Steuerpflicht knüpft mit der Geburt an und endet auch erst nach dem Tod – Stichwort Erbschaftsteuer. Nicht umsonst heißt es im Volksmund also „Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare, Formulare.“ Steuern zahlen Unternehmen wie Privatpersonen.

Für Unternehmer ist das Berechnen und Abführen von Steuern Teil der betriebswirtschaftlichen Gesamtbetrachtung und sollte von vornherein mit den richtigen Werten in die Preiskalkulation und Liquiditätsplanung einbezogen werden. Steuergestaltungen und gesetzliche Pflichten zu kennen, ist daher unverzichtbar. Steuern sind der Höhe und Erhebung nach jeweils klar und eindeutig geregelt.

Die Umsatzsteuer