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- Herausgeber: Books on Demand
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
Geschäftsprozesse beschreiben, was in welcher Reihenfolge von wem wie gemacht werden soll, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und welche Dokumente dabei Verwendung finden. Sie führen so zuverlässig zu einem definierten Arbeitsergebnis, das innerhalb einer vorhersagbaren Zeitspanne erreicht wird. In dieser Anleitung wird an verständlichen und leicht nachvollziehbaren Beispielen erläutert, wie Geschäftsprozesse entwickelt, dokumentiert und installiert werden. Es werden die wichtigsten Erfolgsfaktoren behandelt, die praxistaugliche und dauerhaft stabile Geschäftsprozesse garantieren.
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Seitenzahl: 52
Veröffentlichungsjahr: 2022
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Inhaltsverzeichnis
Vorwort
Einleitung
1. Geschäftsprozesse
1.1 Definition
1.2 Motivation
2. Darstellungsmethoden
2.1 EPK – Ereignisgesteuerte Prozesskette (FlowChart)
2.2 BPMN
3. Projektbestandteile
3.1 Situationsanalyse
3.1.1 Fragen zu Prozessmerkmalen
3.1.2 Betrachtung der aktuellen Abläufe
3.1.3 Betrachtung der Belastungssituation
3.1.4 Beispielbetrachtung Materialwirtschaft
3.1.5 Kernfrage
3.2 Optimierungsziele
3.3 Die Bedeutung der Klarheit
3.4 Prozesslandschaft
3.4.1 Organigramm
3.4.2 Benötigte Prozesse
3.5 Prioritäten
3.5.1 Priorisierung nach betrieblichen Aspekten
3.5.2 Priorisierung nach technischen Aspekten
3.5.3 Prioritätenabstimmung
3.6 Projektplan
4. Prozessdiagramm
4.1 Pool und Lanes
4.2 Symbole
5. Prozessbeschreibung
6. Prozessmodellierung
7. Prozessbewertung
7.1 Prozessauslöser
7.2 Prozess-Ende-Status
7.3 Die Benennung der einzelnen Schritte
7.4 Die Abgrenzung der einzelnen Schritte
7.5 Die Verantwortung in den einzelnen Schritten
7.6 Die Anzahl der Prozessbeteiligten
7.7 Die Anzahl der Lane-Wechsel
7.8 Die Übergabe beim Lane-Wechsel
7.9 Die Anzahl der Entscheidungen
7.10 Die Klarheit der Entscheidungen
7.11 Die Anzahl der zurückführenden Pfade
7.12 Kompromisse
7.13 Die Prozesskontrollen und ihre Effektivität
7.13.1 Regeln und Gesetze
7.13.2 Warnhinweise
7.13.3 Alarmsignale
7.13.4 Sperren
7.14 Die Angemessenheit des Detaillierungsgrades
7.15 Die Akzeptanz bei den Betroffenen
8. Prozesssicherheit
9. Die Prozessinstallation
Nachwort
Quellennachweis
Vorwort
Guten Tag,
ich bin Informatiker und eines weiß ich ganz genau: Computer machen nicht das, was sie sollen, sondern das, was man ihnen sagt. Das ist ein Unterschied.
Dieses Prinzip können Sie auch auf Geschäftsprozesse übertragen. Nur indem Sie genau beschreiben, was Sie wollen und wie Sie es wollen, stellen Sie sicher, dass das Richtige getan wird.
Um dies zu tun, müssen Sie aber erst einmal selbst wissen, was wie und von wem getan werden muss. Und das wiederum setzt eine genaue Kenntnis der Anforderungen und der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten voraus. Erst dadurch wird es möglich, wirksame Prozesse zu entwickeln.
Ich habe den hier vorliegenden Leitfaden entwickelt, um zu zeigen, wie Sie am besten vorgehen, wenn Sie gut funktionierende Abläufe gestalten möchten. Er ist bewusst kurz und einfach gehalten, um Ihnen den Einstieg in die Geschäftsprozessentwicklung möglichst leicht zu machen. Mit der dargestellten Vorgehensweise werden Sie rasch sehr gute Ergebnisse erzielen und ein solides Verständnis von Geschäftsprozessen entwickeln.
Nutzen Sie deshalb die hier gezeigten Werkzeuge, probieren Sie sie aus und bleiben Sie dran, auch wenn es mal etwas schwieriger wird. Der Erfolg wird sich schon sehr bald einstellen, und Sie werden sehen, welch großen Nutzen klar definierte Prozesse für alle Beteiligten bringen.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und viel Spaß bei Ihren ersten Versuchen und natürlich auch darüber hinaus.
Joachim Vogel
Einleitung
Die heutigen Unternehmen und Organisationen arbeiten auf einem hohen technischen Niveau. Die Mitarbeiter sind zuverlässig und gut ausgebildet, und die Maschinen laufen hervorragend. Instrumente wie KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) und TPM (Total Productive Maintenance) werden erfolgreich eingesetzt und sind mittlerweile gut etabliert. Aber unsere Arbeitswelt wird ständig komplexer und somit schwerer zu überschauen. Um diese Komplexität auf Dauer beherrschbar zu machen, verlangt es nach gut ausgearbeiteten Prozessen, die logisch aufgebaut, möglichst leicht verständlich und praxisorientiert sind. Wenn es uns gelingt, solche Prozesse zu modellieren und zu installieren, haben wir gute Chancen, dass sie dauerhaft optimal gelebt werden. Und das wiederum ist eine gute Voraussetzung dafür, dass wir auch in Zukunft den bereits bestehenden und den noch kommenden Herausforderungen gerecht werden.
Prozesse sind aber nicht einfach da. Irgendjemand muss mal damit anfangen, sie zu erstellen und aufzuschreiben. Geeignete Momente dafür sind,
wenn wir feststellen, dass wir noch keine modellierten und dokumentierten Geschäftsprozesse haben,
wenn sich die Strukturen im Unternehmen verändern,
wenn sich die Abläufe im Unternehmen verändern,
wenn abteilungsbezogene Lösungen vorhanden, aber noch nicht abteilungsübergreifend abgestimmt sind,
wenn sich im Personenkreis der Betroffenen wesentliche Änderungen ergeben,
wenn man den Eindruck hat, dass es irgendwie nicht so recht rund läuft.
Einzelne Punkte dieser Liste sind fast immer irgendwo im Unternehmen gegeben. Deshalb ist Geschäftsprozessentwicklung auch nichts, was mal gemacht und dann abgeschlossen wird, sondern eine permanente Aufgabe, wie Arbeitssicherheit, Qualitätsmanagement oder Personalentwicklung. Und genau wie bei diesen, ist auch bei der Geschäftsprozess entwicklung ein grundlegendes Verständnis der Thematik unabdingbar, um die vorhandenen Potentiale erfolgreich zu heben. In vielen Unternehmen wurde das bereits erkannt, und die Tendenz ist weiter steigend. Bald schon wird eine Abteilung oder zumindest eine Stabsstelle zur Geschäftsprozessentwicklung fester Bestandteil eines jeden Organigramms sein. Und das wird unseren Unternehmen und Organisationen guttun. Gut tut es auch, wenn betroffene Mitarbeiter in großem Umfang in die Prozessentwicklung mit eingebunden werden. Denn die Geschäftsprozess entwicklung entwickelt nicht nur die Geschäftsprozesse weiter, sondern auch alle beteiligten Mitarbeiter und nicht zuletzt das Unternehmen selbst. Es ist ein großer Unterschied, ob ein Prozess von einer Abteilung entwickelt und den Mitarbeitern vorgegeben oder von den Betroffenen mitgestaltet wird. Durch diese Mitgestaltung entsteht ein tiefes Verständnis für die Zusammenhänge und Abläufe, und das wiederum ist der Prozessgestaltung, der Prozesstreue und somit dem Prozesserfolg äußerst zuträglich.
1. Geschäftsprozesse
1.1 Definition
Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Arbeitsschritten und Entscheidungen, die auf eine bestimmte Weise bearbeitet werden müssen, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Dabei ist es unerheblich, ob die einzelnen Tätigkeiten von Menschen oder Maschinen durchgeführt werden oder sich quasi von alleine erledigen, wie z. B. Abkühlen oder Trocknen.
Geschäftsprozesse werden durch Diagramme, Texte und Abbildungen systematisch beschrieben.
Synonym verwendete Begriffe sind „Business Process“ und „Workflow“.
1.2 Motivation
Die Erstellung von Geschäftsprozessen, die dazu notwendigen Dokumentationen und nicht zuletzt die Prozessinstallationen in Unternehmen sind sehr aufwändig. Um einen solch hohen Aufwand zu betreiben, braucht man gute Gründe.
Bevor wir uns diese Gründe ansehen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Situationen in Unternehmen, in denen keine Geschäftsprozesse formal installiert sind. Fast immer finden wir dabei folgende Umstände vor:
Es bestehen gewachsene Strukturen, die nicht abgestimmt sind.
Die Abläufe funktionieren, weil erfahrene Mitarbeiter da sind und sich außerordentlich engagieren.
Der Abstimmungsaufwand ist hoch, aufreibend und ermüdend.
Die Arbeiten werden auf Zuruf erledigt, personenunabhängige Steuerungsmethoden gibt es nicht.
Es ist völlig offensichtlich, dass hierbei große Effizienz- und Effektivitätspotentiale nicht ausgeschöpft werden. Die Abhängigkeit von einzelnen Personen und deren Wissen stellt ein Risiko dar, über das viele Führungskräfte gar nicht nachdenken möchten.
