Projektmanagement Schritt für Schritt E-Book

Antje Ries

• Herausgeber: UTB
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Schritt für Schritt
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2024

Seitenzahl: 217

Beschreibung

Dieses Buch gibt einen Überblick über die Grundlagen des Projektmanagements. Schritt für Schritt erfahren die Leser:innen, wie Projektmanagement funktioniert und worauf zu achten ist. Durch zahlreiche Fallstudien und Unternehmensbeispiele ist das Lehrbuch besonders praxisnah. Merksätze, Zusammenfassungen und Aufgaben erleichtern das Verständnis und helfen das Gelernte zu überprüfen. utb+: Begleitend zum Buch steht ein E-Learning-Kurs mit zahlreiche Fragen und Lösungen zur Wissensstandüberprüfung zur Verfügung. Erhältlich über utb.de.

Leseprobe

utb 5103

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Antje Ries

Projektmanagement Schritt für Schritt

Arbeitsbuch mit eLearning-Kurs

3., überarbeitete Auflage

Umschlagabbildung: ©iStockphoto Radachynskyi

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

3., überarbeitete Auflage 2024

2., überarbeitete Auflage 2022

1. Auflage 2019

DOI: https://doi.org/10.36198/9783838560946

© UVK Verlag 2024

– ein Unternehmen der Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG

Dischingerweg 5 · D-72070 Tübingen

Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

Alle Informationen in diesem Buch wurden mit großer Sorgfalt erstellt. Fehler können dennoch nicht völlig ausgeschlossen werden. Weder Verlag noch Autor:innen oder Herausgeber:innen übernehmen deshalb eine Gewährleistung für die Korrektheit des Inhaltes und haften nicht für fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Diese Publikation enthält gegebenenfalls Links zu externen Inhalten Dritter, auf die weder Verlag noch Autor:innen oder Herausgeber:innen Einfluss haben. Für die Inhalte der verlinkten Seiten sind stets die jeweiligen Anbieter oder Betreibenden der Seiten verantwortlich.

Internet: www.narr.de

eMail: [email protected]

Einbandgestaltung: siegel konzeption | gestaltung

utb-Nr. 5103

ISBN 978-3-8252-6094-1 (Print)

ISBN 978-3-8385-6094-6 (ePDF)

ISBN 978-3-8463-6094-1 (ePub)

Vorwort

Liebe Leserinnen und Leser,

Projekte und Projektmanagement bestimmen unseren Alltag. Im Beruf, im Studium und auch im Privaten denken und leben wir mittlerweile in Projekten. Diese können ganz klassisch, häufig aber auch agil oder sogar hybrid organisiert werden.

Die Beschäftigung mit der Organisationsform „Projektarbeit“ ist daher nicht nur äußerst nützlich zur Abwicklung ihres Studiums an sich (welches immer mehr aus sogenannten „Studienprojekten“ besteht), sondern hat große Vorteile für die eigene berufliche Karriere, egal ob Sie eigentlich eine Tätigkeit in einer klassischen Linienfunktion anstreben oder es Sie nach ihrem Studium in typische projektorganisierte Berufe ziehen wird.

Der Nutzen des Buches

Das vorliegende Arbeitsbuch gibt einen Überblick über die Grundlagen des Projektmanagements. Es vermittelt anschaulich was ein Projekt und Projektmanagement überhaupt ist und wie es in der Praxis angewendet werden kann. In kurzen und prägnanten Arbeitsschritten werden die typischen Phasen eines Projekts und mögliche Planungswerkzeuge aus dem Projektmanagement vorgestellt. Schritt für Schritt erfahren Sie so, wie Projektmanagement funktioniert und worauf zu achten ist. Beispiele aus der Praxis verdeutlichen die Einsatzmöglichkeiten in unterschiedlichen Projektsituationen und machen das Gelernte greifbar und direkt anwendbar.

Die Zielgruppe des Buches

Das Buch richtet sich an Studierende aller Fachrichtungen und Semester, die in ihrem Studium, egal ob als Digital- oder Präsenzveranstaltung, das Fach Projektmanagement belegt haben, im Rahmen ihres Studiums bereits Projektmanagement betreiben oder im Rahmen erster Praxiseinsätze wie z.B. einem Praktikum mit Projektmanagement in Berührung gekommen sind und sich nun zu dieser Thematik systematisch weiterbilden möchten. Die vorgestellten Werkzeuge und Methoden aus dem Projektmanagement wurden speziell für Studierende aufbereitet und lassen sich auf große und kleine Projekte unterschiedlichster Art übertragen und im Projektalltag anwenden.

Das didaktische Konzept des Buches

Das Buch gliedert sich in insgesamt sechs Kapitel. Es beginnt mit den wesentlichen Grundlagen und Begrifflichkeiten des Projektmanagements. Es folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur selbstständigen Organisation eines Projekts entlang der typischen Phasen Projektinitiierung, Projektplanung, Projektanleitung, Projektdurchführung und Projektabschluss. Das Buch endet mit einer Schlussbetrachtung, welche die wichtigsten Erkenntnisse aus der Projekterfahrung der Autorin zusammenfasst und auf den Punkt bringt, warum in der Praxis so viele Projekte scheitern. Gleichzeitig liefert sie Antworten auf die Frage, wie es besser gemacht werden kann. Im Rahmen von neun Erfolgsfaktoren zeigt die Autorin auf, wie Projekte erfolgreich durchgeführt und ebenso abgeschlossen werden können.

Das Werk versteht sich als ein Lehr- und Arbeitsbuch, welches speziell für Studierende entwickelt wurde. Auf einfache und verständliche Lesbarkeit und die direkte Übertragbarkeit auf eigene Projekte wurde in besonderer Weise Wert gelegt. In jedem Kapitel finden sich daher zahlreiche Abbildungen und Tabellen, welche die Inhalte veranschaulichen sollen.

Lernhinweise

Jedes Kapitel beginnt mit einer Zusammenfassung des Inhalts und einer Auflistung der wichtigsten Schlagwörter, die im folgenden Abschnitt behandelt werden. Diese Einstiegsseite soll Ihnen helfen Inhalt und Zielsetzung des Kapitels auf einen Blick zu erfassen und zu verstehen, wofür Sie dieses Wissen benötigen.

Merksätze

Im theoretischen Teil der insgesamt sechs Kapitel werden die wichtigsten Aspekte in Merksätzen noch einmal zusammengefasst. Visuell sind diese durch einen grauen Kasten hervorgehoben, sodass sie leicht auffindbar sind.

Übungen

Jedes Kapitel endet mit Aufgaben zur Überprüfung des eigenen Lernerfolgs. Die Fragen beziehen sich auf die Inhalte des jeweiligen Kapitels und sind mit Hilfe dessen gut zu lösen. Für das erste Kapitel handelt es sich um allgemeine Fragen, die konkret zu beantworten sind. Für die Kapitel zwei bis sechs beziehen sich die Fragen auf eine Fallstudie bzgl. eines konkreten Unternehmensbeispiels (einen sogenannten Business Case), die mithilfe der gelernten Theorie bearbeitet werden können. Im Anhang des Arbeitsbuches finden Sie exemplarische Musterlösungen, die aufzeigen, wie in den Fallstudien argumentiert werden kann (aber nicht muss).

Prüfungstipps

Jeder Themenblock schließt ab mit Hinweisen auf wichtige Aspekte und mögliche Fragestellungen, die so oder in Variation typischerweise in schriftlichen oder mündlichen Prüfungen im Fach Projektmanagement gestellt werden können.

Glossar

Im Anschluss an den Theorieteil des Buches finden Sie ein Glossar, in welchem die wichtigsten Begriffe aus dem Projektmanagement kurz und knapp erklärt werden. Diese Darstellungsweise bietet sich an, um gezielt einzelne Begrifflichkeiten nachzuschlagen oder sich mit Hilfe von Begriffsdefinitionen auf eine Prüfung vorzubereiten.

Downloads

Zur Bearbeitung der Übungen und zur Verwendung der vorgestellten Projektvorlagen in ihren eigenen Projekten stehen Ihnen auf der Seite:https://files.narr.digital/9783825260941/Zusatzmaterial.zipdie folgenden Materialien zur Verfügung:

Vorlagen zur Projektarbeit (z.B. Projektsteckbrief und Projektvertrag)

Übungen, Fallstudien & Lösungen

Danksagung

Mein Dank gilt den vielen Studierenden, die mich im Rahmen meiner Lehrveranstaltungen und universitären Workshops mit ihrem regen Interesse am Projektmanagement, ihren vielen Fragen und Anmerkungen überhaupt erst auf die Idee zu einem studentischen Arbeitsbuch zum Thema Projektmanagement gebracht haben.

Antje Ries

Idstein, im Frühjahr 2024

PS: Alle Leserinnen des Buches mögen mir den folgenden Hinweis verzeihen: Aus Gründen der besseren Les- (und auch Schreib-)barkeit habe ich mich für die Verwendung einer rein „männlichen“ Schreibweise entschieden. Als Frau bin ich mir der Thematik und Brisanz vollends bewusst, fühle mich selbst aber nie von einer „männlichen“ Schreibweise ausgegrenzt. Und genauso möchte ich auch verstanden werden. Ich lade alle weiblichen wie männlichen Leserinnen und Leser gleichermaßen ein, sich mit Projektmanagement zu beschäftigen.

PPS: Ihr Feedback, Ihre Fragen und Anregungen rund ums Projektmanagement sind mir herzlich willkommen! Sie erreichen mich per E-Mail an [email protected].

Zu diesem Buch gibt es einen ergänzenden eLearning-Kurs aus 100 Fragen.

Mithilfe des Kurses können Sie online überprüfen, inwieweit Sie die Themen des Buches verinnerlicht haben. Gleichzeitig festigt die Wiederholung in Quiz-Form den Lernstoff.

Der eLearning-Kurs kann Ihnen dabei helfen, sich gezielt auf Prüfungssituationen vorzubereiten.

Der eLearning-Kurs ist eng mit vorliegendem Buch verknüpft. Sie finden im Folgenden zu den wichtigen Kapiteln QR-Codes, die Sie direkt zum dazugehörigen Fragenkomplex bringen. Andersherum erhalten Sie innerhalb des eLearning-Kurses am Ende eines Fragendurchlaufs neben der Auswertung der Lernstandskontrolle auch konkrete Hinweise, wo Sie das Thema bei Bedarf genauer nachlesen bzw. vertiefen können. Diese enge Verzahnung von Buch und eLearning-Kurs soll Ihnen dabei helfen, unkompliziert zwischen den Medien zu wechseln, und unterstützt so einen gezielten Lernfortschritt.

Inhaltsübersicht

Vorwort

Schritt 1Die Grundlagen des Projektmanagements verstehen

Schritt 2Ein Projekt initiieren

Schritt 3Ein Projekt planen

Schritt 4Ein Projekt anleiten

Schritt 5Ein Projekt durchführen

Schritt 6Ein Projekt abschließen

Schlussbetrachtung

Anhang

Glossar

Lösungen zu den Übungsaufgaben

Literaturhinweise

Stichwortverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Inhaltsübersicht

Inhaltsverzeichnis

Schritt 1Die Grundlagen des Projektmanagements verstehen

1.1Begriffsdefinition

1.2Organisatorische Rahmenbedingungen

1.3Projektarten

1.4Projektphasen

1.5Projektmanagementstandards

Übungen für das Selbststudium

Prüfungstipps

Schritt 2Ein Projekt initiieren

2.1Projektidee

2.2Projektzielsetzung

2.3Projektsteckbrief

2.4Projektscope

2.5Projektvertrag

Übungen für das Selbststudium

Prüfungstipps

Schritt 3Ein Projekt planen

3.1Arbeitsstruktur

3.2Termine

3.3Organisation

3.4Ressourcen

3.5Kommunikation

3.6Projekt Kick-off

Übungen für das Selbststudium

Prüfungstipps

Schritt 4Ein Projekt anleiten

4.1Projektmanager

4.2Projektteam

4.3Stakeholder

4.4Arbeits- und Kreativitätstechniken

Übungen für das Selbststudium

Prüfungstipps

Schritt 5Ein Projekt durchführen

5.1Projektkontrolle

5.2Projektsteuerung

5.3Risikomanagement

5.4Änderungsmanagement

Übungen für das Selbststudium

Prüfungstipps

Schritt 6Ein Projekt abschließen

6.1Projektübergabe

6.2Erfolgskontrolle

6.3Projektdokumentation

6.4Projektauflösung

6.5Initiierung von Folgeprojekten

Übungen für das Selbststudium

Prüfungstipps

Schlussbetrachtung

Anhang

Glossar

Lösungen zu den Übungsaufgaben

Literaturhinweise

Stichwortverzeichnis

Schritt 1 Die Grundlagen des Projektmanagements verstehen

„Projektmanagement ist die Kunst, mit zehn Fingern elf Korken unter Wasser zu halten.“

Quelle: Gerhard Pews

Lernhinweise

Die Lernfragen zu diesem Kapitel finden Sie unter: https://narr.kwaest.io/s/1243

Was erwartet mich in diesem Kapitel?

In diesem Kapitel lernen Sie, was ein Projekt ist und was unter Projektmanagement verstanden wird. Sie werden verstehen, warum man heute klassisches und agiles Projektmanagement unterscheidet. Sie lernen das Projektdreieck kennen, welches anhand der Determinanten Ziel, Ressourcen und Zeit die Zusammenhänge im Projekt darstellt. Es werden die Unterschiede zwischen einer Projekt- und einer Linienorganisation aufgezeigt, gefolgt von möglichen Projektarten und den typischen Phasen, in welche ein Projekt gegliedert werden kann. Das Kapitel endet mit einer Übersicht der bekanntesten internationalen Projektstandards und Zertifizierungsmöglichkeiten, die Sie im Projektmanagement zur Sicherung einer einheitlichen Vorgehensweise erwerben können.

Welche Schlagwörter lerne ich kennen?

Projekt Projektmanagement Projektdreieck Projektdeterminanten Projektarten Projektphasen Projektmanagementstandards Projektzertifizierung Klassisches Projektmanagement Wasserfall Methode Agiles Projektmanagement

Wofür benötige ich dieses Wissen?

Das Wissen um grundlegende Begrifflichkeiten aus dem Bereich Projektmanagement ist nötig, um zu verstehen, warum nicht jede Aufgabenstellung im Rahmen der Linienorganisation eines Unternehmens durchgeführt werden kann. Mit dem Wissen, was ein Projekt ausmacht, welche Arten von Projekten es gibt und welche Standards in der Praxis angewendet werden, sind Sie in der Lage, ein Projektdreieck zu definieren und damit den Grundstein für Ihr eigenes Projekt zu legen.

1.1Begriffsdefinition

Projekt

Ein Projekt wird definiert als ein Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist1. Das bedeutet, ein Projekt ist eine in sich abgeschlossene Aufgabe, die nicht als Routinetätigkeit geleistet werden kann. Jedes weitere Projekt, auch wenn es dieselbe Ausgangslage oder eine ähnliche Zielsetzung hat, wird sich in seiner Art und Weise unterscheiden2.

Jedes Projekt ist:

Einmalig, und in dieser Form und Konstellation nicht wiederholbar.

Neuartig, dadurch komplex und durch vielerlei Unsicherheiten begleitet.

In sich abgeschlossen, das heißt zeitlich begrenzt durch einen definierten Anfang und ein definiertes Ende.

Zielorientiert, es verfolgt einen speziellen Zweck, für welchen Ziele definiert werden müssen.

Projektspezifisch organisiert, dabei gilt es verschiedene Interessensgruppen zu befriedigen, die Arbeit findet zumeist im Team statt.

Darüber hinaus werden für jedes Projekt besondere Ressourcen benötigt (z.B. Zeit, Geld, Menschen, Technik, Hardware, Software etc.), die zumeist endlich und nur begrenzt verfügbar sind. Besonderes Augenmerk ist auf die Ressource Mensch zu legen, denn in nahezu jedem Projekt kommen Menschen aus unterschiedlichen Bereichen, Abteilungen oder Institutionen zusammen und bilden ein Projektteam oder eine Arbeitsgruppe. Sie bringen unterschiedliche fachliche Expertise, die aus verschiedenen Perspektiven und Fachrichtungen herrührt, mit ein und erarbeiten gemeinsam im Projekt eine Lösung für ein gestelltes Problem. Aus diesem Grund sind arbeitsteilige Prozesse und eine intensive (gemeinsame) Planung des Projekts erforderlich. Es gilt Verantwortlichkeiten für die Dauer des Projekts festzulegen und das Projekt an sich, neben der eigentlichen Projektarbeit, zu koordinieren.

Merke

Ein Projekt ist ein einmaliges, neuartiges, in sich abgeschlossenes, zielorientiertes und projektspezifisch organisiertes Vorhaben. Jedes Projekt zeichnet sich daher durch Individualität, Unsicherheit und Komplexität aus.

Ein Projekt ist also nichts Alltägliches. Es ist keine Standardaufgabe, die im Rahmen der täglichen Routine durchgeführt werden kann. Jedes Projekt ist eine neue Herausforderung und die initiale Projektdefinition verdient daher besondere Aufmerksamkeit. Erst mit fortschreitender Projektdurchführung wächst das Wissen über den Gegenstand des Projekts. Durch schrittweises Verfeinern wird sich der Blick für die Projektdetails schärfen und die Vorstellung von der zu entwickelnden Lösung wird allmählich klarer. Das bedeutet, dass die Arbeit in Projekten besonders in den frühen Projektphasen häufig durch Unsicherheiten geprägt ist.

Projektdreieck

Unsicherheit, Neuartigkeit und Komplexität sind die Hauptfaktoren, welche auf jedes Projekt einwirken. Welche Determinanten dadurch konkret beeinflusst werden, lässt sich mit Hilfe des sogenannten magischen Projektdreiecks3 darstellen. Das Projektdreieck definiert sich über die drei Ecken Ziel, Ressourcen und Zeit.

Abb. 1: Das magische Projektdreieck

Ziel

Ziel eines jeden Projekts ist eine (Mehr-)Wertschöpfung, das heißt die Schaffung eines Endproduktes oder das Leisten eines positiven Beitrags zu einer Sache oder einem Prozess. Das Ergebnis des Projekts, also das Maß der Zielerreichung, kann sowohl qualitativ als auch quantitativ gemessen und beurteilt werden.

Ressourcen

Unter Ressourcen versteht man die Mittel und Wege, die benötigt und eingeschlagen werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Ressourcen können daher je nach Projektart und -umfang ganz unterschiedlicher Natur sein. Für manche Projekte werden jede Menge Wissen (z.B. über Kundenbedürfnisse sowie deren Anforderungen und Wünsche), Fachkenntnisse (z.B. über die technischen Eigenschaften von neu zu entwickelnden Produkten), aber auch Motivation, Durchhaltevermögen und Disziplin benötigt. Andere Projekte kommen nicht ohne den Einsatz von finanziellen Mitteln für Infrastruktur sowie Hard- und/oder Software aus (z.B. große Investitionsprojekte wie der Bau eines neuen Flughafens). Eine weitere wichtige Ressource im Projekt ist die Arbeitszeit, das Produkt aus einem Menschen und dessen zur Verfügung stehender Zeit.

Zeit

Neben der benötigten Arbeitszeit wird jedes Projekt definiert durch Termine und Fristen (denn es ist per Definition zeitlich begrenzt und in sich abgeschlossen). Für den Erfolg eines Projekts spielen neben der reinen Zielerreichung auch Pünktlichkeit, Verlässlichkeit und Exaktheit aller Projektbeteiligten eine große Rolle.

Diese drei Ecken – oder auch Determinanten – eines Projekts können nicht losgelöst voneinander betrachtet werden, sondern stehen in engem Zusammenhang. Keine Komponente kann für sich alleine geändert werden, ohne dass nicht mindestens eine weitere durch diese Änderung (sowohl negativ wie auch positiv) beeinflusst wird. Dieser Umstand macht das Projektdreieck zu einem „magischen“ Dreieck und gleichzeitig zu einem hervorragenden Werkzeug, um eine ganzheitliche Sicht auf ein Projekt zu bekommen.

Merke

Das Projektdreieck definiert die wichtigsten Dimensionen eines Projekts mittels der Determinanten Ziel, Ressourcen und Zeit, die nicht losgelöst voneinander betrachtet werden können.

Projektmanagement

„Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements”4, oder mit den Worten von Dr. Gerhard Pews: „Projektmanagement ist die Kunst, mit zehn Fingern elf Korken unter Wasser zu halten.“5 Das Managen eines Projekts ist also vergleichbar mit einer Kunst. Das Kunststück dabei ist es, alle am Projekt beteiligten Menschen unter dem optimalen Einsatz der für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen zur Erreichung der im Vorfeld definierten Projektziele zu koordinieren.

Abb. 2: Teilaspekte des Projektmanagements

Gemäß der PMI-Definition sind für das erfolgreiche Managen eines Projekts, neben den Determinanten Ziel, Ressourcen und Zeit, die sich im Projektdreieck widerspiegeln, also auch Wissen, Fähigkeiten, Werkzeuge und Techniken von besonderer Wichtigkeit. Abb. 2 stellt eine (nicht vollumfängliche) Übersicht der wichtigsten Teilaspekte, die Projektmanagement ausmachen, dar. Mit Hilfe dieser wird klar, wie facetten- und umfangreich Projektmanagement sein kann und in der Praxis oftmals ist.

Für den Projektmanager bedeutet dies, dass er für die Festlegung der Ziele, die Auswahl und Benennung der Projektmitglieder sowie die Verteilung von Verantwortlichkeiten, wie auch die Klärung der Ziele, Wünsche und Vorstellungen mit den Stakeholdern verantwortlich ist. Weiter liegen die initiale Projektdefinition und Projektplanung, die Festlegung und Verteilung der einzelnen Aufgaben, die Kommunikation mit dem Team, die Kommunikation und Information mit den Stakeholdern und die Überwachung der Aufgabenerfüllung in seinem Verantwortungsbereich. Und schließlich muss er die Zielerreichung sicherstellen, fortlaufend auf die Qualität achten und den erfolgreichen Projektabschluss zur Zufriedenheit aller daran Beteiligten herbeiführen. All dies zusammengefasst bedeutet es ein Projekt zu managen. Daraus ergeben sich vier zentrale Fragen, die sich jeder Projektmanager zu Beginn eines neuen Projekts stellen sollte:

Was brauche ich für mein Projekt?

Was muss ich bei der Durchführung meines Projekts beachten?

Was muss im Rahmen des Projekts alles tun?

Was hilft mir dabei?

Da ein Projekt aber selten ganz alleine durchgeführt wird, können die Ziele eines Projekts nur erreicht werden, wenn der Projektmanager es schafft, die anderen Projektmitglieder zu befähigen und zu motivieren. Dafür ist es nötig, dass die vorhandenen (zumeist knappen) Ressourcen gut geplant, organisiert und effizient eingesetzt werden. Aufgabe des Projektmanagers ist es also auch, die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Teamarbeit zu schaffen. Diese sind zumeist nicht von vorne herein gegeben, sondern müssen im Rahmen der Projektdefinition erarbeitet werden.

Merke

Projektmanagement ist das systematische und strukturierte Vorgehen bei der Abwicklung und Leitung von Projekten. Ein Projekt richtig führen (= managen), heißt sowohl Ziel als auch Ressourcen und Zeit stets und ständig im Blick zu haben.

Klassisches Projektmanagement

Im Rahmen von Projektmanagement wird heute in der Praxis zwischen klassischem und agilem Projektmanagement unterschieden. Der Unterschied, ob ein Projekt klassisch oder agil durchgeführt wird, liegt in der Organisation und Methodik, vor allem aber in der Denkhaltung der führenden Verantwortlichen. Im besten Falle wird vor Projektinitiierung die Methodik ausgewählt, welche a priori die besten Resultate zu den anstehenden Aufgaben oder der zu lösenden Problematik erwarten lässt.

Klassisches (oder traditionelles) Projektmanagement bietet sich immer dann an, wenn das Projektergebnis, also das Endprodukt sowie seine gesamten Eigenschaften bereits vor der Umsetzung im Rahmen der Planungsphase präzise beschrieben und festgelegt werden können oder sogar müssen. Die Umsetzung der Projektschritte gehorcht dann einer festen Reihenfolge und die Dauer der einzelnen Arbeitspakete kann (basierend auf Erfahrungswerten) zuverlässig geplant werden. Jedes einzelne Projektteammitglied weiß so bereits weit im Voraus, wann das eigene Arbeitspaket an der Reihe ist. Eine exakte Kapazitäts- und Auftragsplanung ist dadurch möglich. Das Ergebnis der Projektplanungsphase ist ein standardisierter, fixierter Projektplan der alle Aktivitäten, benötigten Rollen und erwarten (Zwischen-)Ergebnisse enthält. Die Erstellung eines Projektplans im klassischen Projektmanagement wird daher auch als Wasserfall-Methode6 bezeichnet.

Abb. 3: Klassische Projektplanung mittels der Wasserfall-Methode

Der Projektleiter eines klassisch organisierten Projekts ist verantwortlich für die detaillierte Planung, exakte Durchführung und stetige Überprüfung des Projekts. Die im Vorfeld definierten Anforderungen dienen ihm als Grundlage zur Planung und Steuerung. Nachträgliche Anpassungen im späteren Projektverlauf sind dabei möglichst zu vermeiden und stellen als sogenannte Change Requests (siehe 5.4 Änderungsmanagement) eher die Ausnahme dar, die mit einem umfangreichen Prüf- und Genehmigungsprozess verbunden sind.

Agiles Projektmanagement

In der Praxis hat sich gezeigt, dass vor allem bei Entwicklungsprojekten mit unklarer Ergebnisbeschaffenheit ein Vorgehen nach der Wasserfall-Methode des klassischen Projektmanagements zu starr, zu langsam und oftmals zu bürokratisch ist. Es ist wenig sinnführend, das Hauptaugenmerk auf die Planung des Unplanbaren, da zum Zeitpunkt der Projektinitiierung noch nicht bekannten, zu legen. Agiles Projektmanagement versucht diesen Widerspruch zu überwinden.

Abb. 4: Klassisches und agiles Projektmanagement im Vergleich

Vor allem in der Softwarebranche haben sich daher agile Methoden für die Entwicklung neuer (IT-)Produkte etabliert. Ziel dieser ist es, möglichst wenig Zeit für die Ausarbeitung von Projektplänen und stattdessen möglichst viel Zeit für die Entwicklung marktfähiger und kundenorientierter Lösungen zu investieren. Dies ist gleichzusetzen mit einer Umkehrung des magischen Projektdreiecks (wie dargestellt in Abb. 4).

Im agilen Projektmanagement wird während des gesamten Projektverlaufs aktiv nach weiteren Erkenntnissen gesucht, die das Endergebnis möglicherweise verbessern können. Der zeitliche Rahmen dafür (die Projektdauer) ist dabei ebenso wie der Aufwand (die benötigten personellen Ressourcen) fix. Die erwartete Leistung, das Ziel des Projekts, hingegen sind variabel. Die im klassischen Projektmanagement möglichst minimalen und wenig zusätzlichen Aufwand verursachenden Change Requests sind bei dieser Vorgehensweise gewollt und geplanter Gegenstand der Projektdurchführung.

Agiles Projektmanagement verläuft daher typischerweise in Iterationen. Darunter versteht man sich wiederholende Schleifen, die das Lernen aus dem bisher Erschaffenen und die direkte Übertragung auf die weiteren Entwicklungsstadien ermöglichen. Statt einer hierarchisch zentralen Steuerung und Kontrolle durch den Projektmanager arbeiten in agilen Projekten sich selbst steuernde Teams intensiv zusammen, was ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Disziplin und Engagement jedes einzelnen Projektteammitglieds bedeutet. Agile Projekte werden daher häufig durch einen sogenannten „Master“ oder „Coach“ in ihrem Arbeitsprozess begleitet. Da es sich bei agilem Projektmanagement nicht um eine Methode an sich, sondern um einen Denkhaltung handelt, werden verschiedene Vorgehensweisen und Arbeitstechniken wie Scrum7 oder Kanban8 darunter verstanden. Agiles Projektmanagement erfreut sich seit einiger Zeit großer Beliebtheit und hält Einzug in immer mehr projektorganisierte Unternehmensbereiche.

Merke

Projektmanagement ist das systematische und strukturierte Vorgehen bei der Abwicklung und Leitung von Projekten. Man unterscheidet klassisches und agiles Projektmanagement, was sich auf Organisation und Methodik, vor allem aber auf die Denkhaltung bezieht.

Für das allgemeine Verständnis des vorliegenden Arbeitsbuches beachten Sie bitte, dass die weiteren Ausführungen sich vorrangig auf klassisches Projektmanagement beziehen, um ihnen einen Überblick und Einstieg in die Thematik zu geben.

1.2Organisatorische Rahmenbedingungen

Die in den allermeisten Unternehmen vorherrschende Organisationsform ist das Linienmanagement mit einem funktionalen Aufbau. Dies hat den Vorteil, dass Fachwissen und Erfahrung gebündelt auftreten und zentral gesteuert werden können. Es gibt klare Verantwortlichkeiten und vorgezeichnete Karrieremöglichkeiten, die einen kontinuierlichen Erfahrungsaufbau innerhalb des Unternehmens sicherstellen. Gleichzeitig bietet die Linienorganisation einen schnellen Informationsaustausch zwischen den funktionalen Abteilungen. Ein solches Arbeitsumfeld ist bestens geeignet für immer wiederkehrende Routineaufgaben jeglicher Art sowie für eine standardisierte Massenproduktion bestehender Produkte.

Für alles andere bedeuten funktionale Organisationsformen allerdings gravierende Nachteile. Der innerhalb einer Funktion gut funktionierende Informationsaustausch gestaltet sich zunehmen schwierig, sobald dieser über Abteilungs- und Funktionsgrenzen hinaus stattfinden muss. Fachbereiche neigen dazu, sich eine ihnen eigene spezielle Kultur anzueignen und sich von anderen Fachbereichen zu separieren. Es entstehen Wissenssilos innerhalb des Unternehmens. Die Koordination der verschieden Fachfunktionen und ihres Wissens wird für die Unternehmensleitung schnell zum Engpass, denn Prioritäten werden nach funktionalen Belangen gesetzt und nicht nach den übergeordneten Unternehmenszielen.

Abb. 5: Schnittstellen zwischen Linien- und Projektorganisation

Für jegliche Sonderaufgaben und Sonderformate der Arbeitsbewältigung, die auf dem Wissen multipler Arbeitsbereiche oder sogar der gesamten Organisation basieren und Ressourcen aus mehreren oder sogar allen funktionalen Bereichen benötigen, braucht es daher interdisziplinäre Teams, die sich und ihre Arbeit in Form von Projekten organisieren (siehe Abb. 5).

Merke

Projektmanagement ist Schnittstellenmanagement. Projekte sind häufig über organisatorische Abteilungsgrenzen hinaus organisiert und verknüpfen miteinander, was in der Organisationsroutine sonst nicht miteinander einhergeht.

1.3Projektarten

Je nach dem, um was für ein Projekt es sich handelt, können die Zielsetzung, Einsatzplanung und der Projektablauf an sich gänzlich unterschiedlich ausgestaltet sein. Die Differenzierung nach Projektarten hilft dabei die anstehende Aufgabe grundlegend einzuordnen und die notwendigen Ressourcen richtig einzuschätzen. Es gibt allerdings nicht nur eine Möglichkeit Projekte zu unterscheiden, sondern eine ganze Reihe möglicher Differenzierungsarten. Im Folgenden sollen die gängigsten Varianten zur Differenzierung von Projekten vorgestellt werden.

Differenzierung nach Projektverantwortung

Eine erste, zumeist noch sehr allgemeingültige Möglichkeit Projekte zu differenzieren, ist nach der Art der Verantwortung. Private, das heißt weitestgehend persönliche Projekte finden sich entlang der individuellen Lebenslinie jedes Einzelnen und beginnen beim Schulbesuch und enden im hohen Alter. Die wohl bekanntesten Projektformen (Grundlage des vorliegenden Arbeitsbuches) finden sich in der Unternehmenswelt. In der freien Marktwirtschaft trifft man heute auf viele große, sehr große und unzählige kleinere Projekte. Nicht zu vergessen sind aber auch all die Projekte, die letztendlich jeden einzelnen Bürger betreffen und vom Staat durchgeführt werden.

Privat

Unternehmen

Staat

Ausbildung / Studium

Markterschließung

Bau einer Eisenbahnlinie

Fernreise

Neuprodukteinführung

Sanierung einer Autobahn

Hausbau / Wohnungskauf

Gründung einer Tochterfirma

Reform des Schulsystems

Eheschließung

Expansion ins Ausland

Reform des Steuerrechts

Familiengründung

Softwareeinführung

Elektronischer Personalausweis

Tab. 1: Projektdifferenzierung nach der Projektverantwortung

Differenzierung nach dem zu erstellen Objekt

Die Differenzierung nach dem zu erstellenden Objekt trifft man meist innerhalb eines Unternehmens an, aber auch staatliche Projekte können Charakteristika dieser Art aufweisen.

Investitionsprojekte

Forschungs- & Entwicklungsprojekte

Organisationsprojekte

Sanierung eines veralteten Gebäudekomplexes

Entwicklung eines neuen Produktes

Einführung einer neuen Vertriebsorganisation

Einführung einer neuen Software

Entwicklung eines neuen Medikaments

Outsourcing des Rechnungswesens ins Ausland

Beschaffung einer neuen Fräsmaschine

Entwicklung einer neuen App

Umstieg auf mobiles Marketing

Installation eines Netzwerkes

Entwicklung einer neuen Plattform

Änderung der Organisationsform bei Übernahme

Tab. 2: Projektdifferenzierung nach dem zu erstellenden Objekt

Differenzierung nach personeller Ausstattung

Des Weiteren können Projekte nach ihrer Mannstärke unterschieden werden. Dabei ist es unerheblich, was erstellt werden soll. Man unterscheidet grundsätzlich „Ein-Personen-Projekte“ (meist kleinerer Natur), die man selbst durchführt und bei denen Projektverantwortung und Projektdurchführung in Personalunion betrieben werden. Auf der anderen Seite gibt es „Mehr-Personen-Projekte“ mit mindestens zwei Projektmitgliedern, wodurch das Thema Teamarbeit großen Stellenwert einnimmt. Bei diesen Projekten können alle Beteiligten intern (also aus dem Unternehmen stammend) sein, oder von extern (z.B. Mitarbeiter von Unternehmensberatungen) hinzugezogen werden. In der Praxis stellen Projekte meist eine Mischform da.

Tab. 3: Projektdifferenzierung nach der personellen Ausstattung

Differenzierung nach der Ausrichtung

Interessant kann es außerdem sein, Projekte nach ihrer unterschiedlichen Ausrichtungsform, das heißt nach ihrer grundsätzlichen Aufgabenstellung, zu unterscheiden. Es ist dabei unerheblich, ob die Projektverantwortung bei einem Unternehmen oder beim Staat liegt. Sogar private Projekte können nach der Art ihrer Ausrichtung differenziert werden.

Revolution

Evolution

Expansion

(Radikales) Redesign-Projekt

Weiterentwicklung eines bestehenden Verfahrens

Markterweiterung

Eliminierung einer ganzen Produktlinie

Ausbau der Produktpalette

Bau einer neuen Fabrik im Ausland

Umstieg auf einen anderen ERP-System-Anbieter

Software Upgrade

Erschließung eines neuen Standortes

Tab. 4: Projektdifferenzierung nach der Ausrichtung

Differenzierung nach der organisatorischen Unternehmensfunktion

Eine letzte an dieser Stelle zu erwähnende Differenzierungsform ist die organisatorische Unternehmensfunktion, in welcher die Projektmitglieder tätig sind. Diese Unterscheidung kann für jedes primär durch ein Unternehmen durchgeführte Projekt getroffen werden. Auch hierbei sind Kombinationen oder Mischformen denkbar, da anfallende Aufgaben, die funktionenübergreifend bewältigt werden müssen, geradezu prädestiniert für die Initiierung eines Projekts sind.

Tab. 5: Projektdifferenzierung nach der organisatorischen Unternehmensfunktion

Merke

Projekte können auf unterschiedliche Weise differenziert werden. Die Unterscheidung von Projektarten hilft dabei Projekte richtig einzuordnen und Zielsetzung, Ressourcenbedarf und Ablauf voneinander ableiten zu können.

1.4Projektphasen

Wie im Rahmen der Begriffsdefinition bereits erläutert wurde, hat jedes Projekt einen klar definierten Anfang und ein Ende. Es ist in sich abgeschlossen und zeitlich begrenzt. Dieser zeitliche Verlauf kann in sogenannte Projektphasen unterteilt werden.

Die Norm DIN ISO 21500:2016-02: Projektmanagementbegriffe definiert für das klassische Projektphasenmodell fünf Phasen:

Initialisierungsphase

Definitionsphase

Planungsphase

Steuerungsphase

Abschlussphase

Jede einzelne Projektphase stellt einen zeitlichen Abschnitt innerhalb des Projektverlaufs dar, der sich sachlich gegenüber den anderen Abschnitten abgrenzen lässt. Die Trennung der einzelnen Phasen erfolgt durch sogenannte Meilensteine, zu denen für das Projekt wesentliche Zwischenergebnisse geliefert werden können. Ein Meilenstein stellt keine zeitliche Dauer, sondern ein Ereignis dar.