Crashkurs Jahresabrechnung im Wohnungseigentum E-Book

Peter-Dietmar Schnabel

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 370

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

Mit diesem Crashkurs sind Sie als Wohnungseigentümer:in auf der sicheren Seite und können teure Fehler vermeiden. Im ersten Teil vermittelt er Ihnen alles über die Notwendigkeit und den Aufbau eines Wirtschaftsplans. Sie lernen die einzelnen Bestandteile kennen und erfahren, wann und wie er erstellt werden muss. Im zweiten Teil werden Sie Schritt für Schritt durch die Jahresabrechnung geführt. Hier werden Ihnen die rechtlichen und steuerlichen Aspekte sowie alles Wissenswerte zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, zur endgültigen Verteilung der Kosten und den notwendigen Beschlüssen vorgestellt, basierend auf der Grundlage der aktuellen BGH-Rechtsprechung. Inhalte: Der Wirtschaftsplan: - Zeitpunkt der Erstellung und Gültigkeitsdauer - Die Umschlageschlüssel in der WEG - Die Beschlussfassung über die Vorschüsse Jahresabrechnung: - Zeitpunkt und Umfang der Abrechnung - Was Ihnen in der Jahresabrechnung immer wieder begegnet - Prüfung der Jahresabrechnung vor Beschlussfassung Die digitale und kostenfreie Ergänzung zu Ihrem Buch auf myBook+: - Zugriff auf ergänzende Materialien und Inhalte - E-Book direkt online lesen im Browser - Persönliche Fachbibliothek mit Ihren Büchern Jetzt nutzen auf mybookplus.de.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

InhaltsverzeichnisHinweis zum UrheberrechtmyBook+ImpressumVorwortAbkürzungsverzeichnisEinleitung1 Wirtschaftsplan1.1 Zeitpunkt der Erstellung und Gültigkeitsdauer1.2 Was Ihnen der Kontenplan verrät1.2.1 Die Buchhaltung der Hausverwaltung1.2.2 Darstellung des Kontenplans1.2.3 Die Einnahmen Ihrer Gemeinschaft1.2.4 Die Ausgaben Ihrer Gemeinschaft1.2.5 Ermittlung der notwendigen Vorschüsse1.3 Die Umlageschlüssel im WEG1.3.1 Funktionen und Arten der Umlageschlüssel1.3.2 Kostenverteilung nach baulicher Veränderung des gemeinschaftlichen Eigentums1.3.3 Festlegung der Umlageschlüssel1.4 Prüfung des Wirtschaftsplans durch den ­Verwaltungsbeirat1.5 Die Beschlussfassung über die Vorschusszahlungen1.5.1 Der Beschluss über die Vorschüsse1.5.2 Festlegungen zur Geltungsdauer1.5.3 Beschlüsse zur Fälligkeit der Hausgeldzahlungen1.5.4 Wenn der Beschluss über Vorschüsse aufgehoben wird1.6 Das Lastschriftverfahren zum Einzug von Hausgeldern1.7 Wohnungseigentümer im Zahlungsverzug1.7.1 Vorfälligkeit bei Verzug mit der Hausgeldzahlung1.7.2 Versorgungssperre1.7.3 Stimmrechtsausschluss1.7.4 Hausgeldforderungen in der Zwangsversteigerung1.7.5 Zwangsverwaltung1.8 Wenn der Beschluss über die Vorschüsse scheitert2 Jahresabrechnung2.1 Zeitpunkt und Umfang der Abrechnung2.1.1 Abrechnungszeitraum und Umfang2.1.2 Wann muss die Abrechnung vorliegen?2.1.3 Jahresabrechnung und Verwalterwechsel2.1.4 Die verspätete Jahresabrechnung2.2 Grundlage jeder Abrechnung: die Belege2.3 Form und Bestandteile der Jahresabrechnung2.4 Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung2.4.1 Darstellung der Gesamt- und Einzelabrechnungen2.4.2 Umlageschlüssel in der Jahresabrechnung2.5 Entwicklung der Erhaltungsrücklage2.5.1 Zweckbindung und Höhe2.5.2 Steuerliche Aspekte2.5.3 Darstellung in der Jahresabrechnung2.5.4 Teilzahlungen2.6 Entwicklung der Bankkonten2.7 Was Ihnen in der Jahresabrechnung immer wieder ­begegnet2.7.1 Kosten von Gerichtsverfahren2.7.2 Verfahrenskosten bei Beschlussklagen2.7.3 Leerstand des Sondereigentums und die Nichtnutzung des gemeinschaftlichen Eigentums2.7.4 Abrechnung von Sonderumlagen2.7.5 Unberechtigte Ausgaben2.7.6 Besonderheiten bei Mehrhausanlagen2.7.7 Wasser- und Abwasserkosten2.7.8 Umzugspauschale und andere direkt zugeordnete Kosten2.7.9 Kosten nach baulichen Veränderungen des Gemeinschaftseigentums2.7.10 Heizungs- und Warmwasserkosten2.7.11 Forderungen aus Vorjahren2.7.12 Die Verwalterzustimmung bei Veräußerung2.7.13 Die Verrechnung verspäteter Zahlungen2.7.14 Die Umsatzsteuer in der Jahresabrechnung2.8 Der Vermögensbericht2.9 Haushaltsnahe Dienstleistungen3 Prüfung der Jahresabrechnung vor der ­Beschlussfassung3.1 Prüfung durch den Verwaltungsbeirat3.1.1 Prüfung der formalen Vollständigkeit3.1.2 Rechnerische Prüfung3.1.3 Sachliche Prüfung3.2 Prüfung durch einzelne Wohnungseigentümer3.3 Die Pflicht zur Erläuterung der Jahresabrechnung4 Der Beschluss über die Nachschüsse und die Anpassung der beschlossenen ­Vorschüsse 4.1 Der Beschluss über die Abrechnungsspitze und seine Wirkung4.2 Umgang mit Guthaben4.3 Stimmrecht des Verwalters4.4 Beschlüsse unter Vorbehalt5 Schuldner der Hausgeldforderungen5.1 Wohnungseigentümer, werdende Wohnungseigentümer, Erben und andere5.2 Zwangsverwalter, Testamentsvollstrecker und Co.5.3 Eigentümerwechsel während des Wirtschaftsjahres5.3.1 Bedeutung der Abrechnungsspitze beim Eigentümerwechsel5.3.2 Haftung für Sonderumlagen5.3.3 Versicherungsleistungen und Eigentümerwechsel5.4 Behandlung von Guthaben bei Eigentümerwechsel6 Nachträgliche Änderung der Beschlüsse zur Jahresabrechnung7 Entlastung des Verwalters7.1 Der Beschluss über die Entlastung7.2 Schadenersatzansprüche gegen den Verwalter7.2.1 Verzugsschäden7.2.2 Ansprüche aus positiver Vertragsverletzung des VerwaltervertragsAnhang8 Prüfung der Abrechnung8.1 Umlagefähigkeit der Betriebskosten im Sinne von § 556 BGB8.2 Ablauf des Mahnverfahrens8.3 Checkliste für die Erstellung der Jahresabrechnung 8.4 Checkliste für die Prüfung durch den Verwaltungsbeirat 8.5 Musterbeschlüsse Der AutorIhre Online-Inhalte zum Buch: Exklusiv für Buchkäuferinnen und Buchkäufer!Stichwortverzeichnis

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Peter-Dietmar Schnabel

Crashkurs Jahresabrechnung im Wohnungseigentum

1. Auflage 2024

© 2024 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de

[email protected]

Produktmanagement: Jasmin Jallad

Lektorat: Ulrich Leinz

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

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Vorwort

Auf den ersten Blick kann einen die Jahresabrechnung der Wohnungseigentumsverwaltung schon verwirren. Auf den zweiten Blick – wird es leider oft auch nicht besser. Dass Sie mein Buch in der Hand halten sagt mir, dass Sie sich dennoch nicht abschrecken lassen, und die Abrechnung verstehen wollen. Und da tun Sie recht dran! Denn sinnvoll ist die Beschäftigung mit Ihrer Jahresabrechnung auf jeden Fall, geht es dabei doch jedes Jahr von neuem um Ihre Zahlungen an die Wohnungseigentümergemeinschaft, die Sie jeden Monat leisten müssen.

Die Aufgabe dieses Crashkurses ist es, Ihnen als Wohnungseigentümer und Wohnungseigentümerin zu mehr Klarheit und Verständnis zu verhelfen. Dabei geht es nicht nur um die Nachvollziehbarkeit der langen Zahlenkolonnen, die Ihnen jedes Jahr vorgesetzt werden. Der Crashkurs soll auch den speziellen wohnungseigentumsrechtlichen Hintergrund vermitteln, der manches scheinbar seltsame Verhalten Ihrer Verwaltung verständlich macht. Die Notwendigkeit und der Aufbau des Wirtschaftsplans (Kapitel 1) und der Jahresabrechnung (Kapitel 2) werden erklärt. Und dabei werden auch die vielen möglichen Probleme und Streitpunkte innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft hinsichtlich der Finanzfragen anhand zahlreicher Beispiele dargestellt. Sie finden daher sowohl grundlegende Fragen beantwortet, als auch komplexere Sachverhalte verständlich und nachvollziehbar erklärt.

Wie alle meine Bücher kommt auch dieser Crashkurs zur besseren Lesbarkeit ohne Fußnoten aus. Stattdessen finden Sie die wesentliche Rechtsprechung zu einem Thema jeweils unter der Überschrift »Wichtige Rechtsprechung«, hier habe ich die wichtigsten Urteile in wenigen Sätzen zusammengefasst.

Peter-Dietmar Schnabel

Freiburg, im März 2024

Abkürzungsverzeichnis

II. BV

Zweite Berechnungsverordnung

a. F.

alte Fassung

BeckRS

Rechtsprechungsdatenbank in beck-online (Verlag C.H. Beck)

BetrKV

Betriebskostenverordnung

BFH

Bundesfinanzhof

BGB

Bürgerliches Gesetzbuch

BGH

Bundesgerichtshof

BStBl 

Bundessteuerblatt

EstG

Einkommensteuergesetz

HeizkV

Heizkostenverordnung

KG

Kammergericht

KG-Report

Kammergericht-Report

LG

Landgericht

MEA

Miteigentumsanteile

MietRB

Miet-Rechts-Berater (Zeitschrift)

NJOZ

Neue Juristische Online-Zeitschrift

NJW

Neue Juristische Wochenzeitschrift

NJWE-MietR

Neue Juristische Wochenzeitschrift, Entscheidungsdienst Mietrecht

NJW-RR

Neue Juristische Wochenzeitschrift, Rechtsprechungsreport

NZM

Neue Zeitschrift für Miet- und Wohnungsrecht

OLG

Oberlandesgericht

UstG

Umsatzsteuergesetz

VVG

Versicherungsvertragsgesetz

WE

Wohnungseigentum (Zeitschrift)

WEG

Wohnungseigentumsgesetz

WoFlV

Wohnflächenverordnung

WuM

Wohnungswirtschaft und Mietrecht (Zeitschrift)

ZMR

Zeitschrift für Miet- und Raumrecht

ZPO

Zivilprozessordnung

ZVG

Gesetz über die Zwangsversteigerung und die Zwangsverwaltung

ZWE

Zeitschrift für Wohnungseigentumsrecht

Einleitung

Mit der Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaften ist nicht zu spaßen. Schließlich geht es dabei um Geld, sogar um viel Geld, und beim Geld hört bekanntlich der Spaß auf. Das ist schon daran zu erkennen, dass die zur Jahresabrechnung ergangenen gerichtlichen Entscheidungen dicke Kommentare füllen.

Da die gesetzlichen Regelungen sehr knapp gehalten sind, bleibt für die Gestaltung der Jahresabrechnung ein erheblicher Spielraum. Es gibt daher auch nicht die eine richtige Abrechnung. Was eine nicht nur ordnungsgemäße, sondern auch gute Jahresabrechnung ausmacht, erkennen Sie dann, wenn Sie sich deren Aufgabe und Funktion vor Augen führen.

Die Jahresabrechnung soll zunächst die Wohnungseigentümer über die Vermögenssituation der Gemeinschaft möglichst exakt informieren. Schließlich dient das GemeinschaftsvermögenGemeinschaftsvermögen dazu, das Wohnungs- oder Teileigentum der Eigentümer zu erhalten und zu bewirtschaften. Der Wert einer Immobilie hängt im Wesentlichen davon ab, dass sie regelmäßig gepflegt wird und notwendige Reparaturen durchgeführt werden. Hierfür ist Geld erforderlich, das die einzelnen Wohnungseigentümer der Gemeinschaft zur Verfügung stellen müssen.

Weiterhin ist es Aufgabe der Jahresabrechnung, die konkrete Höhe der Kostenbeteiligung der einzelnen Wohnungseigentümer für ein Wirtschaftsjahr zu ermitteln. Dies erfolgt durch den Beschluss über die Abrechnungsspitze, die sich aus der Einzeljahresabrechnung ergibt. Durch diesen Beschluss wird die rechtliche Grundlage dafür geschaffen, dass die Verwaltung Nachzahlungen anfordern und auch gerichtlich durchsetzen kann. Andererseits wird so auch der Anspruch eines Wohnungseigentümers auf Erstattung eines Gutachtens begründet.

Nicht zuletzt dient die Jahresabrechnung zur Kontrolle der Tätigkeit des Verwalters. Die Rolle des Verwalters ist durch die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2020 noch weiter gestärkt worden. Ihn trifft nicht nur die Verantwortung für das Austauschen von Glühbirnen oder die Reinigung von Treppenhäusern. Er hat vielmehr die Verantwortung für den Erhalt und die erfolgreiche Bewirtschaftung wirklich bedeutender Vermögenswerte.

Auch wenn zum Beispiel die Verantwortung für die Art und das Ausmaß einer Flachdachsanierung bei den Wohnungseigentümern liegt, ist es letztlich der Verwalter, der die Rechnungen zu prüfen hat und die erforderlichen Gelder einziehen und weiterleiten muss. Für die verschiedensten Zwecke bewegt der Verwalter erhebliche Summen an fremdem Vermögen. Und natürlich wollen die Eigentümer wissen, was aus ihrem Geld geworden ist.

Diese Aufgaben kann eine Jahresabrechnung nur dann erfüllen, wenn sie klare Vorgaben einhält. Daher ist es erforderlich, dass die Jahresabrechnung alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft auflistet, die in einem Wirtschaftsjahr durch die Hände des Verwalters geflossen sind. Die Eigentümer wollen wissen, wie viel Geld der Verwalter eingenommen und wie viel Geld er wofür ausgegeben hat. Daher erfordert die Kontrollfunktion der Jahresabrechnung es, dass auch eventuell unrechtmäßig ausgegebene Geldbeträge in der Abrechnung erscheinen.

Die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben muss zur Verständlichkeit für die Eigentümer geordnet, übersichtlich und selbstverständlich richtig sein. Die Rechtsprechung hat versucht, die Begriffe »geordnet« und »übersichtlich« konkreter zu fassen. Danach muss die Jahresabrechnung für einen durchschnittlichen Wohnungseigentümer ohne konkrete Vorkenntnisse und ohne Hinzuziehung eines Fachmanns, zum Beispiel eines Wirtschaftsprüfers, verständlich und nachvollziehbar sein. Das hat dazu geführt, dass in früheren Jahren die Beschlüsse über die Jahresabrechnung auch nur aus formalen Gründen angefochten wurden. Zwar wurden dann nach langwierigen Verfahren die Beschlüsse aufgehoben, in vielen Fällen führte das jedoch nur zu geringen oder sogar keinerlei Änderungen hinsichtlich der zu bezahlenden Beträge nach Beschluss der korrigierten Abrechnung. Derartige wirtschaftlich wenig bedeutsame Verfahren wollte der Gesetzgeber verhindern. Daher hat er in der WEG-Reform 2020 neu geregelt, dass nicht mehr die Rechenwerke der Jahresabrechnungen oder des Wirtschaftsplans beschlossen werden, sondern nur noch die zu zahlenden Beträge: Hausgeldraten, Nachforderungen und Guthaben. Dennoch müssen der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung ordnungsgemäß, das heißt, nachvollziehbar und richtig sein. Beschlüsse über falsch ermittelte Zahlungsbeträge sind nach wie vor anfechtbar. Formale Fehler in den Rechenwerken führen jedoch nur noch zu einem Anspruch auf Korrektur, ohne den Beschluss über die zu zahlenden Beträge zu berühren.

Nach den gesetzlichen Vorgaben ist der Verwalter weder berechtigt noch verpflichtet, die Jahresabrechnung in Form einer handelsrechtlichen Bilanz oder einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung darzustellen. Die Wohnungseigentümer können eine solche Darstellungsform zwar in ihrer Gemeinschaftsordnung vereinbaren, in der Praxis kommt dies jedoch so gut wie nicht vor. Die nachfolgende Darstellung soll die wesentlichen rechtlichen Grundlagen und Rahmenbedingungen der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans möglichst verständlich praxistauglich vermitteln. Sie soll interessierten Wohnungseigentümern, Beiräten aber auch Mitarbeitern von Hausverwaltungen Verständnis und Orientierung bei den Finanzfragen der Wohnungseigentümergemeinschaft vermitteln.

WohnungseigentumDie Begriffe »Wohnungseigentum« und »Wohnungseigentümer« umfassen hier immer auch das Teileigentum und den Teileigentümer, insofern sich aus dem Text nicht ausdrücklich etwas anderes ergibt. Soweit in diesem Buch die männliche Form von Wohnungseigentümer, Hausverwalter oder Hausgeldschuldner verwendet wird, soll dies immer auch die weiblichen und diversen Akteure im Immobilienmarkt mit umfassen. Die Begrifflichkeit soll lediglich der einfachen Lesbarkeit dienen und orientiert sich an den Formulierungen im Gesetz und in der Rechtsprechung. Der Lesbarkeit ebenfalls geschuldet ist die Verwendung des kurzen Begriffs »Gemeinschaft« für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

Mit der Reform des WEG, nach der nunmehr nur noch die Zahlungsbeträge beschlossen werden und nicht mehr die zugrundeliegenden Rechenwerke im Wirtschaftsplan und der Jahresabrechnung, wurde natürlich die bisherige Rechtsprechung nicht obsolet. Daher finden Sie in den Zusammenfassungen der in Bezug genommenen Urteile noch die dort verwandten Formulierungen hinsichtlich der »Beschlüsse über den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung«. Die zitierte Rechtsprechung gilt jedoch weiterhin für die jetzt zu fassenden Beschlüsse über die Vorschüsse, die Nachschüsse und die Anpassung der Vorauszahlungen.

Die wichtigsten Fakten

Jahresabrechnung, AufgabenDie Aufgaben der Jahresabrechnung:

Sie informiert die Wohnungseigentümer über die Vermögenssituation der Gemeinschaft.

Sie ermittelt die konkrete Höhe der Kostenbeteiligung der einzelnen Wohnungseigentümer für das jeweilige Wirtschaftsjahr fest.

Sie ermöglicht die Kontrolle der Tätigkeit des Verwalters.

Jahresabrechnung, AnforderungenAnforderungen an die Jahresabrechnung:

Sie listet alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft auf, die in einem Wirtschaftsjahr tatsächlich geflossen sind.

Sie ist eine geordnete, übersichtliche und zutreffende Aufstellung.

Sie ist für den durchschnittlichen Wohnungseigentümer ohne besondere Fachkenntnisse verständlich.

Wichtige Rechtsprechung

BGH, Urteil vom 4.12.2009, V ZR 44/09, NZM 2010, 243 = NJW 2010, 2127: Der Verwalter schuldet die Jahresabrechnung in Form einer geordneten und übersichtlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die ohne Hinzuziehung fachlicher Unterstützung verständlich ist.

OLG Hamm, Beschluss vom 3.5.2001, 15 W 7/01, ZMR 2001, 1001: Die Jahresabrechnung muss für den durchschnittlichen Wohnungseigentümer ohne Hinzuziehung eines Fachmanns verständlich sein.

OLG Saarbrücken, Beschluss vom 19.5.2005, 5W 166/05, NZM 2006, 228: Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümer ist keine handelsrechtliche Bilanz und keine Gewinn-und-Verlust-Rechnung.

1 Wirtschaftsplan

Die Jahresabrechnung ermittelt, welche Beträge die Gemeinschaft im Wirtschaftsjahr konkret ausgegeben hat und in welcher Höhe sich der einzelne Wohnungseigentümer daran beteiligen muss. Die hierfür erforderlichen Geldmittel muss die Gemeinschaft erst einmal erwirtschaften. Da die Wohnungseigentümergemeinschaft kein Wirtschaftsunternehmen ist, kann sie sich im Wesentlichen nur über die Beiträge ihrer Mitglieder finanzieren.

WirtschaftsplanZur Beschaffung der notwendigen Gelder dient der Wirtschaftsplan sowie der darauf basierende Beschluss über die von den Wohnungseigentümern zu zahlenden Vorschüsse und Beiträge zu den Rücklagen. Nach § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG muss der Verwalter jeweils für ein Wirtschaftsjahr einen Wirtschaftsplan erstellen und den Eigentümern vorlegen. Er hat dabei die bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums voraussichtlich anfallenden Einnahmen und Ausgaben festzustellen und dafür zu sorgen, dass die Gemeinschaft ihre Verbindlichkeiten begleichen kann. Unterhält die Wohnungseigentümergemeinschaft eine Erhaltungsrücklage oder weitere Rücklagen, müssen auch Zahlungen hierauf im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden.

Wirtschaftsplan, BasisinformationenDer Gesamtwirtschaftsplan muss in Textform vorgelegt werden und die folgenden Basisinformationen enthalten:

Verwalter bzw. Ersteller der Abrechnung,

Datum der Erstellung,

Abrechnungszeitraum,

Wohnungseigentumsanlage.

Im Einzelwirtschaftsplan müssen noch folgende weitere Informationen zu finden sein:

Die konkrete Bezeichnung des betroffenen Sondereigentums mit Angabe der Wohnungsnummer laut Teilungserklärung,

Name und Adresse des Eigentümers.

Grundlegend notwendig ist die konkrete Bezeichnung des Sondereigentums. Die Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge nach § 16 Abs. 2 WEG knüpft nicht an die Person des Wohnungseigentümers an, sondern unmittelbar an die Immobilie. Daher wäre auch die Angabe einer falschen Person als Adressat Hausgeldschuldner, falscher Adressatdes Wirtschaftsplans unschädlich. Die Zahlungsverpflichtung trifft immer den bei Fälligkeit der Forderung im Grundbuch eingetragenen Eigentümer.

HausgeldWohngeldDa die Einnahmen der Gemeinschaft aus dem Verwaltungsvermögen naturgemäß äußerst gering sind, muss der Verwalter für eine anderweitige Deckung sorgen. Ausgehend von den voraussichtlich anfallenden Kosten ermittelt er den Anteil hieran, der auf die einzelnen Wohnungseigentümer entfällt: das sogenannte Hausgeld. Im Wirtschaftsplan wird ermittelt, welchen Anteil an den Gesamtkosten der einzelne Wohnungseigentümer für das Wirtschaftsjahr vorschießen muss. Rechtlich relevant und verbindlich wird dieser Betrag durch den Beschluss über die Höhe der zu leistenden Vorauszahlungen.

Der Wirtschaftsplan besteht also aus zwei Komponenten:

Gesamtwirtschaftsplanaus dem Gesamtwirtschaftsplan, der die Einnahmen und Ausgaben für die ­Gesamtgemeinschaft darstellt, sowie

Einzelwirtschaftsplandem Einzelwirtschaftsplan, der bestimmt, in welcher Höhe der einzelne Wohnungseigentümer Vorauszahlungen leisten muss.

Hausgeld, FälligkeitDurch den Beschluss über die Vorschüsse auf Basis der Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne erhält die Gemeinschaft einen konkreten Zahlungsanspruch gegen die einzelnen Wohnungseigentümer. Üblicherweise wird dabei der auf einen Wohnungseigentümer entfallende Jahresbetrag in zwölf gleiche Raten aufgeteilt, die monatlich fällig werden. Die Wohnungseigentümer können aber auch andere Modalitäten beschließen (§ 28 Abs. 3 WEG). So kann zum Beispiel eine vierteljährliche Zahlungsweise oder die Zahlung unterschiedlich hoher Raten beschlossen werden. Grundsätzlich kann auch der Abruf des auf die einzelnen Wohnungseigentümer entfallenden Betrags in das Ermessen des Verwalters gestellt werden, denn § 27 Abs. 1 WEG beinhaltet, dass der Verwalter die Hausgeldzahlungen bei den Wohnungseigentümern abrufen kann. Das bedeutet nicht, dass die Gemeinschaften beschließen können, was sie wollen. Vielmehr können die Eigentümer von der monatlichen Zahlungsweise nur abweichen, wenn es hierfür sachliche und wirtschaftlich sinnvolle Gründe gibt.

Der auf den Wirtschaftsplan gestützte Zahlungsanspruch der Gemeinschaft steht nicht nur im Protokoll, sondern kann notfalls auch gerichtlich durchgesetzt werden. Das bedeutet gleichzeitig, dass es ohne einen Beschluss über die Zahlung von Vorschüssen keine Verpflichtung der Wohnungseigentümer gibt, Hausgeld an die Gemeinschaft zu bezahlen. Die Erstellung eines Gesamtwirtschaftsplans ohne die notwendigen Einzelwirtschaftspläne widerspricht daher ordnungsmäßiger Verwaltung.

§ 28 WEG ist eine abdingbare gesetzliche Regelung. Die Wohnungseigentümer können deshalb durch entsprechende Vereinbarungen die gesetzlichen Vorgaben abändern. Ein Mehrheitsbeschluss würde dafür nicht ausreichen, er wäre nichtig.

Beispiele

Die Anforderungen an den Wirtschaftsplan können herabgesetzt werden, sodass im Wirtschaftsplan bestimmte Einnahmen oder Ausgaben nicht mehr getrennt aufgelistet, sondern in einem Gesamtbetrag dargestellt werden.

Die Zuständigkeit für die Erstellung des Wirtschaftsplans wird dem Verwalter bzw. den Wohnungseigentümern entzogen und auf den Beirat übertragen.

Ob die Wohnungseigentümer durch Vereinbarung vollständig auf die Aufstellung eines Wirtschaftsplans verzichten können, ist umstritten. Diese Möglichkeit ist eher theoretischer Natur, da ein gerichtlich durchsetzbarer Anspruch auf Zahlung von Hausgeld den Beschluss über Vorschüsse voraussetzt, der nur ordnungsgemäß ist, wenn ihm ein nachvollziehbarer Wirtschaftsplan zugrunde liegt. Denkbar wäre allenfalls, dass eine sehr kleine Gemeinschaft vereinbart, das Hausgeld nach dem jeweiligen Anfall von Kosten vom Verwalter anfordern zu lassen. Für alle anderen Gemeinschaften wäre ein solches Vorgehen nicht praktikabel, es spielt daher in der Praxis keine Rolle.

Beispiel

Wirtschaftsplan

Wertbau Verwaltungs-GmbH

Hauptstraße 183, 79100 Freiburg

Frau

Paulina Muster

Casinoweg 32

79113 Freiburg

Freiburg, 19.6.2024

Wirtschaftsplan

WEG Casinoweg 30 – 32, 79113 Freiburg, 1.1.2025 bis 31.12.2025

Objekt: Casinoweg 32, 3. OG rechts, Whg. Nr. 14

Erläuterungen zur Umsetzung: Verwalter, Hausgeldschuldner, Erstellungsdatum, Gemeinschaft

Konto

Gesamtkosten (EUR)

Verteilung

Gesamt

Ihr Anteil

Betrag (EUR)

Ausgaben

Versicherung

Elementarschäden

1.300,00

MEA

10.000

531

69,03

Versicherung

Leitungswasser

400,00

MEA

10.000

531

21,24

Versicherung

Haftpflicht

450,00

MEA

10.000

531

23,90

Hausmeister

1.500,00

MEA

10.000

531

79,65

Berufsgenossenschaft

100,00

MEA

10.000

531

5,31

Gartenpflege

950,00

MEA

10.000

531

50,45

Allgemeinstrom

680,00

MEA

10.000

531

36,11

Kabelfernsehen

3.172,00

Anschlüsse

26

1

122,00

Heizkosten, WW + KW

22.500,00

Gesonderte Abrechnung Firma …

880,00

Sanierungskosten

5.000,00

MEA

10.000

531

265,50

Verwalterhonorar

4.800,00

Wohneinheiten

25

1

192,00

Bankgebühren

150,00

Wohneinheiten

25

1

6,00

Kapitalertragsteuer

und Soli

84,40

MEA

10.000

531

4,48

Ausgaben gesamt

41.086,40

1.755,67

Einnahmen

Miete Stellplätze

360,00

MEA

10.000

531

19,12

Zinsen Rücklage

320,00

Dienen der Rücklagenerhöhung, abrechnungsneutral

Hausgelder

40.726,40

Ihre Zahlung

1.736,55

Einnahmen gesamt

41.086,40

Ohne Zinsen Rücklage

1.755,67

Erläuterungen zur Tabelle: grau hinterlegter Teil = Gesamtwirtschaftsplan, gesamte Tabelle = Einzelwirtschaftsplan.

Berechnung der laufenden Bewirtschaftungskosten und Vorschüsse für Ihr Sondereigentum

Ihr Anteil an den Ausgaben

1.755,67

Ihr Anteil an den Einnahmen ohne Ihr Hausgeld

–19,12

Vorschüsse für Jahr 2025

1.736,55

Zuführung zur Erhaltungsrücklage

Gesamtbetrag

Verteilung

Gesamt

Ihr Anteil

Betrag

1.200,00

MEA

10.000

531

637,20

Ihre Vorauszahlungen 2020

Vorschuss laufende Bewirtschaftungskosten

1.736,55

Erhaltungsrücklage

+ 637,20

Gesamtbetrag Hausgeld

2.373,75

Monatliche Hausgeldrate ab 1.1.2025

197,81

Die wichtigsten Fakten

Im Wirtschaftsplan ermittelt der Verwalter die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für ein Wirtschaftsjahr.

Der Wirtschaftsplan ist in Textform vorzulegen und besteht aus zwei Komponenten: dem Gesamtwirtschaftsplan und den Einzelwirtschaftsplänen.

Die Einzelwirtschaftspläne und der darauf basierende Beschluss über die zu zahlenden Vorschüsse legen verbindlich die Höhe des Hausgeldes der einzelnen Wohnungseigentümer fest.

Die Verpflichtung zur Zahlung des Hausgeldes ist unmittelbar an das Sondereigentum geknüpft und trifft den im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer.

Der Beschluss über die Vorschüsse gibt der Gemeinschaft einen gerichtlich durchsetzbaren Zahlungsanspruch gegen die Wohnungseigentümer.

Eine Änderung der gesetzlichen Vorgaben für den Wirtschaftsplan setzt eine Vereinbarung voraus.

Wichtige Rechtsprechung

KG Berlin, Beschluss vom 27.5.1987, 24 W 5694/86, WE 1987, 122: Durch eine Vereinbarung können die Wohnungseigentümer die Anforderungen an den Wirtschaftsplan herabsetzen. So kann auf die Auflistung einzelner Kostenarten verzichtet werden.

OLG Naumburg, Beschluss vom 10.1.2000, 11 Wx 2/99, WuM 2001, 38: Eine Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung, wonach der Wirtschaftsplan nur vom Beirat zu genehmigen ist, ist wirksam.

BGH, Beschluss vom 30.11.1995, V ZB 16/95, NJW 1996, 725, ebenso OLG Hamburg, Beschluss vom 18.6.2001, 2 Wx 72/97, NZM 2002, 129: Die Pflicht, gemeinschaftliche Kosten nach § 16 Abs. 2 WEG zu tragen, ist an das jeweilige Sondereigentum gebunden und nicht an die Person des Eigentümers.

BGH, Beschluss vom 2.6.2005, V ZB 32/05, NJW 2005, 2061: Der Wohnungseigentümerversammlung fehlt die Kompetenz, durch einen Beschluss die Anforderungen an die Wirtschaftspläne auf Dauer zu verändern, insbesondere generell für die Zukunft auf die Vorlage von Einzelwirtschaftsplänen zu verzichten. Ein derartiger Beschluss, der zu einer Abweichung vom Gesetz hinausläuft, ist nichtig.

1.1 Zeitpunkt der Erstellung und Gültigkeitsdauer

Wirtschaftsplan, Zeitpunkt der ErstellungDer Wirtschaftsplan muss zu Beginn des aktuellen Wirtschaftsjahres oder am Ende des vorangegangenen Wirtschaftsjahres erstellt werden. Der darauf basierende Beschluss über die Vorschüsse soll schließlich die Vorschusszahlungen und damit die Liquidität der Gemeinschaft für das aktuelle Wirtschaftsjahr sicherstellen. In der Praxis sieht es allerdings anders aus: Die beste Basis für eine Prognose der zukünftig anfallenden Einnahmen und Ausgaben ist die Jahresabrechnung des Vorjahres. Daher ist es üblich, den aktuellen Wirtschaftsplan aufgrund der Jahresabrechnung für das Vorjahr zu erstellen.

Auch die Rechtsprechung sieht dies nicht anders und lässt es daher zu, dass die Vorschüsse in der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen werden, in der die Wohnungseigentümer über die Nachschüsse des Vorjahres beschließen. Dies hat aber in den ersten Monaten des laufenden Wirtschaftsjahres zu geschehen. Die Gerichte gehen davon aus, dass der Verwalter in den ersten drei bis sechs Monaten eines Wirtschaftsjahres einen Beschluss über die Vorschüsse ermöglicht.

Wirtschaftsplan, Anspruch auf ErstellungWenn der Verwalter in diesem Zeitraum seiner Verpflichtung nicht nachkommt, kann die Gemeinschaft ihn mahnen und damit in Verzug setzen. Spätestens jetzt muss ein Verwalter reagieren. Denn nachdem er sich in Verzug befindet, kann die Gemeinschaft die Erstellung des Wirtschaftsplans gerichtlich einklagen.

Der einzelne Wohnungseigentümer kann nicht den Verwalter auf Erstellung des Wirtschaftsplans verklagen. Dieser Anspruch steht nur der Wohnungseigentümergemeinschaft als Vertragspartnerin des Verwalters zu. Der einzelne Eigentümer hat nur einen Anspruch gegen die Gemeinschaft darauf, dass diese den Verwalter zur Erstellung des Wirtschaftsplans zwingt.

Beispiel

Das Wirtschaftsjahr einer Gemeinschaft ist das Kalenderjahr. Der Wirtschaftsplan ist somit zwischen dem 31.3. und dem 30.6. vorzulegen. Spätestens ab dem 1.7. kann der Verwalter durch Mahnung von der Wohnungseigentümergemeinschaft in Verzug gesetzt werden. Je nach örtlicher Rechtsprechung kann dies auch schon früher geschehen.

Befindet sich der Verwalter mit der Erstellung des Wirtschaftsplans in Verzug, drohen finanzielle Konsequenzen:

Der Verwalter trägt die Verfahrenskosten, wenn die Gemeinschaft die Erstellung des Wirtschaftsplans einklagt.

Die Eigentümer können Schadenersatz geltend machen, zum Beispiel wenn ihnen durch den verspäteten Beschluss über die Vorschüsse ein wirtschaftlicher Schaden entsteht. Den Anspruch müssen die Eigentümer zwar gegenüber der Gemeinschaft verfolgen, diese kann die Ansprüche jedoch an den Verwalter weiterleiten.

Die Spanne von drei bis sechs Monaten ist relativ weit und die Unsicherheit über den Zeitpunkt, zu dem der Wirtschaftsplan spätestens vorgelegt werden muss, entsprechend groß. In jedem einzelnen Fall kommt es auf die konkreten Umstände an. So kann die Frist zur Vorlage des Wirtschaftsplans bei einer kleinen Gemeinschaft mit nur wenigen Abrechnungspositionen von einem Gericht auch kürzer bemessen werden. Hingegen kann bei einer großen Wohnungseigentumsanlage und bei Schwierigkeiten mit der Beschaffung der Heizkostenabrechnung auch ein längerer Zeitraum als sechs Monate angemessen sein.

Es ist auch möglich, die sich aus dem Wirtschaftsplan ergebenden Vorschüsse bereits in der Wohnungseigentümerversammlung des vorangehenden Jahres zu beschließen. Der Beschluss basiert dann auf den Kosten, die im davor gelegenen Jahr angefallen sind. Soweit aktuell erkennbare Einnahmen- und Ausgabenentwicklungen berücksichtigt werden, entspricht auch ein solcher Wirtschaftsplan den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung.

Beispiel

Das Wirtschaftsjahr einer Gemeinschaft ist wieder das Kalenderjahr. Die Wohnungseigentümer beschließen in der Versammlung des Jahres 2024 die Nachschüsse für das Wirtschaftsjahr 2023 sowie die Vorschüsse für das Wirtschaftsjahr 2025.

Nun gibt es sehr duldsame Gemeinschaften, die es hinnehmen, dass die Wohnungseigentümerversammlung erst im Dezember stattfindet, sodass für das laufende Jahr keine einzige Hausgeldrate mehr gezahlt werden kann. Der BGH hat für diese Fälle entschieden, dass mit dem Ablauf des Kalenderjahres Wirtschaftsplan, Erstellungszeitpunktdie Pflicht zur Aufstellung eines Wirtschaftsplans endet und die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung entsteht. Mit Ablauf des Kalenderjahres kann daher auch ein zuvor ergangenes Urteil auf Erstellung des Wirtschaftsplans nicht mehr vollstreckt werden. Der Anspruch auf Aufstellung eines Wirtschaftsplans für ein Kalenderjahr erlischt somit mit dem Ablauf dieses Kalenderjahres.

Ist ein Wirtschaftsjahr ohne einen wirksamen Beschluss über die Zahlung von Vorschüssen abgelaufen und beschließt die Gemeinschaft dennoch auf Basis eines vom Verwalter für dieses Jahr erstellten Wirtschaftsplans die Zahlung von Vorschüssen, dann ist ein solcher Beschluss jedoch nur anfechtbar. Wird er nicht angefochten wird der Beschluss bestandskräftig. Ziel eines solchen Beschlusses ist es, dafür zu sorgen, dass kurzfristig die Liquidität der Gemeinschaft hergestellt wird. Dieses Ziel kann die Gemeinschaft jedoch ohne die Gefahr einer Anfechtung erreichen, indem sie statt der Vorschüsse eine Liquiditätsumlage beschließt.

WirtschaftsjahrÜberraschung: Das Wirtschaftsjahr dauert tatsächlich zwölf Monate. § 28 Abs. 1 WEG legt sogar fest, dass das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Diese Regelung ist durchaus zweckmäßig, die Wohnungseigentümer müssen sich jedoch nicht unbedingt daran halten. Wird zum Beispiel gewünscht, dass das Wirtschaftsjahr der Heizperiode entspricht, kann auch der Zeitraum vom 1.6. bis zum 31.5. als Wirtschaftsjahr festgelegt werden.

Eine solche Änderung ist nach überwiegender Meinung nur durch eine Vereinbarung möglich. Ein Mehrheitsbeschluss, der das Wirtschaftsjahr für die Zukunft abändert, wäre danach nichtig. Dies gilt selbst dann, wenn sich der Beschluss nur auf das unmittelbar folgende Wirtschaftsjahr bezieht.

WirtschaftsjahrAnders sieht es das OLG München. Es vertritt die Auffassung, dass die Festlegung des Kalenderjahres als Wirtschaftsjahr in § 28 Abs. 1 WEG nur eine Ordnungsvorschrift ist, die auch durch Mehrheitsbeschluss geändert werden könne. Ob sich diese Ansicht durchsetzt, bleibt abzuwarten. Wenn Ihre Eigentumswohnung also nicht im Bezirk des OLG München liegt, sind Sie auf der sicheren Seite, wenn eine Abweichung des Wirtschaftsjahres vom Kalenderjahr durch eine entsprechende Vereinbarung geregelt wird und nicht durch Mehrheitsbeschluss.

Für neu entstandene Wohnungseigentümergemeinschaften macht der Gesetzgeber auch keine Ausnahme. Für sie gilt ebenfalls das Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr. Das erste »Wirtschaftsjahr« muss ggf. verkürzt auf die tatsächlich zu bewirtschaftenden Monate angesetzt werden.

Beispiel

Am 5.3. ist die Wohnungseigentümergemeinschaft entstanden (die Grundbuchblätter für die Sondereigentumseinheiten wurden angelegt, § 9a Abs. 1 Satz 2 WEG). Am 12.5. beschließen die Wohnungseigentümer einen Wirtschaftsplan. Ohne anderweitige Regelung in der Gemeinschaftsordnung läuft das Wirtschaftsjahr vom 5.3. bis zum 31.12.

Geltungsdauer des Beschlusses über die Vorschüsse

Beschluss über Vorschüsse, GeltungsdauerDer Beschluss über die Vorschüsse gilt grundsätzlich für die gesamten zwölf Monate eines Wirtschaftsjahres. Wenn der Beschluss während des laufenden Wirtschaftsjahres gefasst wird, sind die Monatsraten für bereits abgelaufene Monate sofort zur Zahlung fällig. Das gilt nicht, falls in der Wohnungseigentümergemeinschaft andere Zahlungsmodalitäten beschlossen werden.

Da der Beschluss über die Vorschüsse nur für ein Wirtschaftsjahr gilt, endet seine Wirkung nach Ablauf des letzten der zwölf Monate. Ist das Kalenderjahr das Wirtschaftsjahr, steht die Gemeinschaft am 1.1. des folgenden Jahres ohne durchsetzbare Hausgeldansprüche da. Findet die Eigentümerversammlung zum Beschluss der neuen Vorschüsse dann erst im Mai oder Juni statt, kann die Gemeinschaft ein größeres Liquiditätsproblem bekommen. In der Praxis wird dieses Problem dadurch gelöst, dass die Fortgeltung der Vorschusszahlungen beschlossen wird. Hierbei wird festgelegt, dass die beschlossenen Vorschüsse über das Wirtschaftsjahr hinaus bis zum Beschluss neuer Vorschüsse Geltung haben sollen (zum Beschluss im Einzelnen siehe Kapitel 1.5.2).

Die wichtigsten Fakten

In der Regel sind der Wirtschaftsplan und der Beschluss über die Vorschüsse zu Beginn eines Wirtschaftsjahres (innerhalb von drei bis sechs Monaten) zu beschließen.

Jeder einzelne Wohnungseigentümer hat einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch gegen die Gemeinschaft auf die Aufstellung eines Wirtschaftsplans durch den Verwalter.

WirtschaftsjahrDas Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr; eine Abweichung hiervon ist jedenfalls durch eine Vereinbarung möglich.

Ein Beschluss, wonach die Pflicht zur Zahlung der Vorschüsse über das Wirtschaftsjahr hinaus fort gilt, bis neue Vorschüsse beschlossen werden, entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung und kann mehrheitlich beschlossen werden.

Nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres ist es nicht mehr möglich, einen Wirtschaftsplan für dieses Jahr zu erstellen und die Zahlung von Vorschüssen zu beschließen. Die Wohnungseigentümer sind dann verpflichtet, die Jahresabrechnung erstellen zu lassen und über die Hausgeldzahlungen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr zu beschließen.

Wichtige Rechtsprechung

BGH, Beschluss vom 23.6.2016, I ZB 5/16, NJW 2016, 3536: Der Anspruch auf Erstellung eines Wirtschaftsplans für ein Kalenderjahr erlischt mit dem Ablauf dieses Kalenderjahres. Mit dem Ablauf des Kalenderjahres endet die Pflicht zur Aufstellung eines Wirtschaftsplans und entsteht die Pflicht zur Aufstellung einer Jahresabrechnung. Mit Ablauf des Kalenderjahres kann deshalb auch ein zuvor ergangenes Urteil auf Erstellung des Wirtschaftsplans nicht mehr vollstreckt werden.

OLG München, Beschluss vom 17.2.2009, 32 Wx 164/08, WuM 2009, 422: § 28 Abs. 1 WEG ist hinsichtlich der Festlegung des Kalenderjahres als Wirtschaftsjahr lediglich eine Ordnungsvorschrift, die durch einen Mehrheitsbeschluss abgeändert werden kann.

KG Berlin, Beschluss vom 22.10.1990, 24 W 4800/90, NJW-RR 1991, 463: Wird der Wirtschaftsplan während des Wirtschaftsjahres beschlossen, gilt er rückwirkend. Hausgeldraten für bereits abgelaufene Monate sind, soweit nicht anders beschlossen, sofort zur Zahlung fällig.

KG Berlin, Beschluss vom 11.7.1990, 24 W 3798/90, NJW-RR 1990, 1298 (zum alten Recht, gilt jetzt für den Beschluss über Vorschüsse): Es entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung und ist darüber hinaus sogar geboten, die Fortgeltung eines Wirtschaftsplans bis zum Beschluss eines neuen Wirtschaftsplans zu beschließen.

LG Frankfurt a. M., Urteil vom 19. 11. 2020 – 2-13 S 137/19, ZWE 2021, 228: Ein Beschluss, mit dem nach Ablauf des Wirtschaftsjahres rückwirkend ein Wirtschaftsplan beschlossen wird, ist nicht nichtig, sondern nur anfechtbar. Aufgrund eines solchen Beschlusses haben die Eigentümer daher die beschlossenen Vorauszahlungen zu leisten.

1.2 Was Ihnen der Kontenplan verrät

KontenplanWirtschaftsplanJahresabrechnungGrundlage sowohl des Wirtschaftsplans als auch der Jahresabrechnung ist der Kontenplan. In ihm sind die einzelnen Einnahmequellen der Gemeinschaft für ein Wirtschaftsjahr sowie die verschiedenen Kostenpositionen aufgeführt. Der Kontenplan bildet das Grundgerüst für die Darstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Allerdings werden Sie keinen allgemeingültigen Kontenrahmen für die Verwaltung von WohnungseigentumWohnungseigentum, Verwaltung finden. Jeder Kontenrahmen muss vielmehr auf die konkreten Gegebenheiten einer Gemeinschaft angepasst werden.

1.2.1 Die Buchhaltung der Hausverwaltung

Interne BuchführungBuchhaltungssystemFür die interne Buchführung ist jedes Buchhaltungssystem zulässig, das den allgemeinen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung genügt und gleichzeitig den Anforderungen des Wohnungseigentumsgesetzes Rechnung trägt. Ihre Buchhaltung muss es daher jederzeit ermöglichen,

dass Sie den Stand der Hausgeldzahlungen aller Wohnungseigentümer kontrollieren können,

dass Sie den Überblick über die Liquidität der Gemeinschaft haben,

dass die Wohnungseigentümer die Geschäftsvorgänge kontrollieren können.

Das bedeutet:

Alle Geldbewegungen werden vollständig, übersichtlich und fortlaufend erfasst.

Für jeden Geschäftsvorgang liegen die notwendigen Belege vor.

Buchungen müssen zeitnah erfolgen.

ErhaltungsrücklageBuchhaltungskontoBankkontenNeben Konten für die einzelnen Einnahmen- und Ausgabenarten ist ein Konto für die Erhaltungsrücklage und für andere beschlossene Rücklagen anzulegen sowie ein Konto für jeden einzelnen Wohnungseigentümer, auf dem dessen Beitragszahlungen verbucht und überwacht werden. Von diesen Buchhaltungskonten sind die Bankkonten zu unterscheiden. Für die Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage sind in der Regel mindestens zwei Bankkonten notwendig:

ein Girokonto für die laufenden Einnahmen und Ausgaben und,

soweit möglich, ein besser verzinstes Konto für die Anlage der vorhandenen Rücklagen.

Dabei wird die Erhaltungsrücklage Erhaltungsrücklage, buchhalterischebuchhalterisch als ein Konto erfasst, das Geld jedoch häufig auf zwei Bankkonten verteilt. Ein Teilbetrag, der nicht schnell zur Verfügung stehen muss, wird auf einem besser verzinsten Bankkonto angelegt; der Restbetrag ist in der Regel kleiner und verbleibt für kurzfristig notwendige Ausgaben auf dem Girokonto. Werden Sie also nicht vorschnell nervös, wenn der Saldo des gesonderten Bankkontos für die Erhaltungsrücklage nicht den buchhalterischen Angaben über die Höhe der Rücklage entspricht.

1.2.2 Darstellung des Kontenplans

Kontenplan, DarstellungSinnvoll ist es, wenn die Jahresabrechnung hinsichtlich des Kontenplans ein Spiegelbild des Wirtschaftsplans darstellt. Das vermeidet unnötige Missverständnisse und Unklarheiten.

Hinsichtlich der Darstellung der Ausgaben ist es weit verbreitet, dass sowohl im Wirtschaftsplan als auch in der Jahresabrechnung eine Unterscheidung vorgenommen wird zwischen den Kosten, die im Rahmen eines Mietverhältnisses als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden können, und den Kosten, die nicht umlagefähig sind. Hierbei handelt es sich um eine reine Serviceleistung des Verwalters. Nach den gesetzlichen Regeln schuldet der Verwalter ausschließlich eine Abrechnung im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes. Mietrechtliche Vorschriften muss er dabei nicht berücksichtigen, es sei denn, er hat sich im Verwaltervertrag dazu verpflichtet. Dennoch wird diese Leistung von vielen Verwaltern unaufgefordert erbracht.

Diese Praxis ist nicht ganz unproblematisch. Die Zuordnung, welche Ausgaben der Vermieter als Betriebskosten auf seine Mieter umlegen kann, ist im Mietrecht in vielen Fällen umstritten. Es gibt zahlreiche gerichtliche Entscheidungen nach Rechtsstreitigkeiten, die zum Teil bis vor den Bundesgerichtshof (BGH) gingen. Wissen Sie zum Beispiel, ob die Kosten für die Reparatur des Rasenmähers auf den Mieter umgelegt werden können?

Hinzu kommt, dass nicht jeder Vermieter alle nach BGB und Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlegbare Betriebskosten tatsächlich vertraglich auf seine Mieter abwälzt. Der Verwalter hat weder Kenntnis von den einzelnen mietvertraglichen Regelungen, noch könnte er in Zweifelsfällen die Wirksamkeit derartiger Vertragsklauseln beurteilen.

Die meisten Verwalter bieten jedoch diesen Service an, zumal die gängigen EDV-Programme eine entsprechende Darstellung ermöglichen.

Hinweis: Als vermietender Wohnungseigentümer können Sie sich auf diese Angaben aber nicht unbesehen verlassen. Zur Vermeidung von unnötigem Stress mit ihrem Mieter sollten Sie Ihre Betriebskostenabrechnung immer anhand ihrer mietvertraglichen Regelungen und der entsprechenden Rechtsprechung im Mietrecht erstellen.

Kontenplan, AnforderungenDie einzelnen Positionen der Einnahmen und Ausgaben müssen so aufgegliedert und bezeichnet sein, dass sich die Wohnungseigentümer eine genaue Vorstellung davon machen können, was sich dahinter verbirgt. Um diese Anforderung zu erfüllen, muss der Kontenplan wenigstens der Aufgliederung der Betriebskosten in § 2 BetrKV entsprechen. Die Kosten für die Straßenreinigung und für die Müllbeseitigung sowie die Kosten für Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung muss der Verwalter dabei abweichend von § 2 BetrKV getrennt ausweisen. Um die erforderliche Transparenz hinsichtlich der Ausgaben und Einnahmen zu schaffen, kann ggf. auch eine weitere Aufgliederung notwendig sein. Hinzu kommen die weiteren Bewirtschaftungskosten für Instandhaltung und Instandsetzung sowie die Verwaltungskosten, die ebenfalls aufzugliedern sind.

Beispiel

Für die Wohnungseigentümergemeinschaft sind zwei verschiedene Hausmeisterbetriebe mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen tätig. Hier ist es notwendig, statt einer Position »Hauswart« die Kosten für beide Hausmeisterbetriebe in der Jahresabrechnung auszuweisen.

Sammelbezeichnungen wie »Sonstiges« oder »Übrige Kosten« haben einen Informationswert, der gegen null geht, und können später in der Jahresabrechnung zu Berichtigungsansprüchen der Gemeinschaft führen.

1.2.3 Die Einnahmen Ihrer Gemeinschaft

Einnahmen der GemeinschaftZu den Einnahmen der Gemeinschaft zählen sämtliche Zahlungen, die der Verwalter für die Wohnungseigentümergemeinschaft entgegennimmt. Dennoch sind die Einnahmequellen der Gemeinschaft ziemlich übersichtlich. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um die folgenden Posten:

Einnahmen aus der Vermietung und Verpachtung von Gemeinschaftseigentum: Sie entstehen zum Beispiel durch vermietete Pkw-Abstellplätze oder Kellerräume, aber auch Garten- oder Hofflächen, die ein Café oder eine Gaststätte als Terrassenbereich für den Betrieb nutzt.

Einnahmen aus der Vermietung einer eigenen Immobilie der Gemeinschaft: Als teilrechtsfähiger Verband kann die Wohnungseigentümergemeinschaft auch Immobilien erwerben. Denkbar ist der Erwerb der Wohnung eines insolventen Eigentümers zur Sicherung einer angemessenen Verwertung wegen bestehender Hausgeldschulden. Bei einer so erworbenen Wohnung handelt es sich nicht um Gemeinschaftseigentum, sondern Eigentümer ist in diesem Fall der teilrechtsfähige Verband, der die Wohnung vermieten kann.

Entgelte für die Nutzung gemeinschaftlichen Eigentums, zum Beispiel Waschmaschinen, Sauna oder Schwimmbad.

Erstattungen von Versorgungsunternehmen, zum Beispiel Rückzahlungen von Gas-, Strom- oder Wasserversorgungsunternehmen.

Versicherungsleistungen, zum Beispiel Zahlungen der Wasserleitungsversicherung zur Regulierung eines Schadensfalls.

Zinsen auf Guthaben der Gemeinschaftskonten: Dazu gehören vor allem die Zinsen auf Konten der getrennt angelegten ErhaltungsrücklageErhaltungsrücklage. Dies gilt auch dann, wenn die Zinsen der Erhaltungsrücklage auf dem Konto angespart werden sollen.

Die Hausgeldzahlungen der Wohnungseigentümer: Die Höhe des Hausgeldes wird dadurch ermittelt, dass von den voraussichtlich anfallenden Kosten die voraussichtlichen Einnahmen abgezogen werden. Für diese Berechnung wird bei den Einnahmen natürlich das für das Jahr anfallende Hausgeld nicht berücksichtigt. Einerseits soll dieser Betrag gerade erst durch die Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben ermittelt werden, andererseits würde eine Berücksichtigung des Hausgeldes dazu führen, dass am Ende der Berechnung kein offener Saldo übrig bliebe.

Hinsichtlich der Ausweisung der zu erwartenden Hausgeldzahlungen der Wohnungseigentümer ist der BGH sehr großzügig. Der Gesamtwirtschaftsplan muss dann nicht die Summe der zu erwartenden Hausgeldzahlungen enthalten, soweit sich der ­Beschluss über die von den einzelnen Wohnungseigentümern zu zahlenden Vorschüsse nachvollziehbar aus dem Wirtschaftsplan ergibt. Die übrigen zu erwartenden Einnahmen müssen Sie aber im Gesamtwirtschaftsplan ausweisen.

HausgeldDie Praxis folgt häufig der Ansicht des BGH. Viele auch größere Verwaltungen führen im Wirtschaftsplan die zu beschließenden Hausgeldraten nicht auf der Einnahmenseite auf. Der Wirtschaftsplan ist dann zwar nicht ganz vollständig, den Eigentümern aber leichter verständlich zu machen.

Wirtschaftsplan, unsichere EinnahmenEs ist Aufgabe des Verwalters, für eine ausreichende Liquidität der Gemeinschaft zu sorgen. Daher darf der Wirtschaftsplan nur solche Einnahmen berücksichtigen, die voraussichtlich auch tatsächlich realisiert werden können. Eine zu optimistische Haltung bei der Erstellung des Wirtschaftsplans könnte zu ernsten Zahlungsschwierigkeiten der Gemeinschaft führen. Ist der Eingang bestimmter Zahlungen unsicher, dürfen diese im Wirtschaftsplan nicht berücksichtigt werden, sie sind jedoch gegebenenfalls im Vermögensbericht aufzuführen.

Beispiel

Die Verzugszinsen, die ein säumiger Hausgeldschuldner der Wohnungseigentümergemeinschaft bezahlen muss, sind Einnahmen der Gemeinschaft und müssen in der Jahresabrechnung ausgewiesen werden. Als Gemeinschaftserträge im Sinne von § 16 Abs. 1 WEG können sie sogar durch Beschluss an die Wohnungseigentümer ausgekehrt werden. Da die Realisierbarkeit solcher Zinszahlungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums in der Regel nicht gewährleistet ist, sollten sie nicht in die Kalkulation des Wirtschaftsplans aufgenommen werden.

In der Praxis werden in vielen Fällen außer den Positionen »Hausgelder« und »Zinsen auf Guthaben« keine weiteren Einnahmen im Wirtschaftsplan auftauchen. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist nun mal kein Wirtschaftsunternehmen.

1.2.4 Die Ausgaben Ihrer Gemeinschaft

Ausgaben der GemeinschaftEs ist wie immer im Leben: Die Möglichkeiten, Geld auszugeben, sind weitaus vielfältiger, als die, Geld einzunehmen. Natürlich ist auch die Liste der Ausgaben in ­Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung weitaus länger als die Liste der Einnahmen. Die Ausgaben lassen sich in vier Bereiche unterteilen: Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, Kosten für die sonstige Verwaltung, Kosten für den gemeinschaftlichen Gebrauch und die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums.

Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung

Diese zwei Begriffe werden weit gefasst. Hierzu gehören vor allem:

Reparaturen aufgetretener Mängel, verursacht zum Beispiel durch Verschleiß, Sturm, Feuer, Wasser.

Vorbeugende Maßnahmen vor Schadenseintritt, zum Beispiel Fassaden- oder Fensteranstrich, aber auch Wartungsverträge für Tiefgaragenrolltore, Aufzüge, Heizungsanlagen.

Ersatzansprüche einzelner Wohnungseigentümer nach § 14 Abs. 3 WEG, deren Sondereigentum für die Reparatur von Gemeinschaftseigentum beschädigt werden musste; Beispiel: Zur Reparatur eines Wasserschadens an einer Steigleitung muss in einer nicht beschädigten Wohnung eine Wand aufgestemmt werden.

Maßnahmen der modernisierenden Instandsetzung, die nach § 21 Abs. 2 WEG von allen Wohnungseigentümern zu tragen sind, zum Beispiel Austausch defekter Holzfenster durch Kunststofffenster, Ersatz der defekten Ölheizung durch eine wirtschaftlichere und umweltfreundlichere Gasheizung.

Reine Modernisierungsmaßnahmen, die nach § 21 Abs. 2 WEG von allen Wohnungseigentümern zu tragen sind.

Kosten für die erstmalige ordnungsgemäße Herstellung des gemeinschaftlichen Eigentums; Beispiel: Nachdem der Bauträger in Konkurs gegangen ist, müssen noch Pkw-Stellplätze, die in den Teilungsplänen eingezeichnet sind, erstellt werden.

Ersatzbeschaffung defekter gemeinschaftlicher Anlagen, zum Beispiel der Austausch eines defekten Rasenmähers oder von defekten Thermostatventilen.

Die sonstigen Kosten der Verwaltung

Sie entstehen bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, ohne dass sie unter die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung fallen. Hierzu gehören insbesondere:

Verwalterhonorar,

Kosten für die Saalmiete, die in Verbindung mit der Wohnungseigentümerversammlung anfällt,

Bankgebühren,

Kapitalertragsteuer,

Versicherungskosten, insbesondere die für Elementarschäden, Glasbruch, Leitungswasserschäden, Haftpflicht,

Kosten der Erstausstattung einer Anlage mit Verbrauchserfassungsgeräten,

Aufwendungsersatz für den Beirat, soweit vereinbart,

Ansprüche einzelner Wohnungseigentümer wegen einer Notgeschäftsführung für das gemeinschaftliche Eigentum,

Kosten eines Rechtsstreits der Gemeinschaft, zum Beispiel Beweissicherungsverfahren der Gemeinschaft gegen den Bauträger, Beschlussanfechtungsklagen, Entziehungsklagen, Klagen Dritter gegen die Gemeinschaft, Klage eines Wohnungseigentümers gegen die Gemeinschaft auf Schadenersatz nach § 14 Abs. 3 WEG.

Die Kosten des gemeinschaftlichen Gebrauchs

Sie entsprechen im Wesentlichen den Kosten, die in § 2 BetrKV aufgeführt sind. Diese sind zum Beispiel:

Kosten für Allgemeinstrom mit Ausnahme des Heizungsstroms,

Kosten der Gartenpflege,

Kosten der Straßen- und Gehwegreinigung mit den Kosten der Schnee- und Eisbeseitigung,

Kosten der Beheizung gemeinschaftlichen Eigentums.

Unter die Kosten des gemeinschaftlichen Gebrauchs fallen auch Kosten, die innerhalb des Sondereigentums ausschließlich vom jeweiligen Sondereigentümer verursacht werden, die aber über die Gemeinschaft abgerechnet werden. Hierzu zählen zum Beispiel:

Kosten für Wasser und Abwasser,

Kosten für den Kabelanschluss,

Kosten der Abfallbeseitigung,

Kosten für Heizung und Warmwasser der Sondereigentumseinheiten.

Die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums

Sie spielen in der Regel keine wesentliche Rolle. Die meisten der hier zu erwähnenden Kosten werden bereits von den drei vorangegangenen Kategorien erfasst. Unterschieden wird hier zwischen öffentlich-rechtlichen Lasten und privatrechtlichen Lasten. Zu den öffentlich-rechtlichen Lasten zählen zum Beispiel die Kehr- und Überprüfungsgebühren des Schornsteinfegers nach Schornsteinfegergesetz, zu den privatrechtlichen Lasten zählt zum Beispiel eine Gesamthypothek, die in sämtlichen Sondereigentumseinheiten eingetragen ist.

Verbindlichkeiten der Gemeinschaft

Sie können in begründeten Einzelfällen in den Wirtschaftsplan aufgenommen werden. Für die Jahresabrechnung ist es zwar unstreitig, dass Forderungen und Verbindlichkeiten nicht zu berücksichtigen sind. Bei der Aufstellung und Gestaltung des Wirtschaftsplans haben die Wohnungseigentümer jedoch einen Ermessensspielraum. Dabei ist es nicht erforderlich, nur Ausgaben in den Wirtschaftsplan einzustellen, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit anfallen werden. Vielmehr reicht es aus, dass zum Zeitpunkt der Beschlussfassung die zu erwartende Ausgabe nicht nur theoretisch in Betracht kommt.

Beispiel

Die Wohnungseigentümergemeinschaft streitet mit einem Grundstücksnachbarn über die Sanierung einer gemeinsamen Grenzmauer. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass die Gemeinschaft dazu verurteilt wird, sich an den Kosten der Sanierung zu beteiligen. Um für diesen Fall entsprechende Mittel zur Verfügung zu haben, kann die Gemeinschaft den voraussichtlichen Forderungsbetrag des Nachbarn in den Wirtschaftsplan aufnehmen.

Hausgeldausfälle

HausgeldausfallDas ist ein besonderer Fall. Hausgeldausfälle sind keine eigentlichen Ausgaben der Gemeinschaft. Dennoch können sie das Budget der Gemeinschaft erheblich ins Minus ziehen. Zahlungsunfähige Wohnungseigentümer sind inzwischen leider kein exotisches Phänomen mehr. Steht bereits bei Beschluss des Wirtschaftsplans fest, dass ein oder mehrere Eigentümer ihrer Pflicht zur Zahlung des Hausgeldes nicht nachkommen werden, müssen Verwalter und Eigentümer reagieren. Andernfalls steuert die Gemeinschaft sehenden Auges auf ein Liquiditätsproblem zu, das später unter Zeitdruck durch eine Sonderumlage gelöst werden muss.

Sind Hausgeldausfälle mit großer Sicherheit zu erwarten, müssen die Beträge bereits im Wirtschaftsplan berücksichtigt werden. Dazu ist eine entsprechende Kostenpositionen in den Wirtschaftsplan einzustellen. Zu berücksichtigen ist, dass der Anteil des zahlungsunfähigen Eigentümers an dieser Position auch nicht gezahlt werden wird.

Beispiel

Nachdem Sie den Wirtschaftsplan wie üblich erstellt haben, ergibt sich für den insolventen Eigentümer Mustermann für das Jahr eine Hausgeldforderung in Höhe von 2.380 EUR. Der Betrag muss von allen Eigentümern getragen werden. Auch den insolventen Eigentümer trifft die Pflicht, sich an der Tilgung seiner eigenen Schulden zu beteiligen. Wird der Betrag nun auf alle Wohnungseigentümer nach § 16 Abs. 2 WEG verteilt, ergibt sich für den insolventen Wohnungseigentümer ein Anteil in Höhe von 180 EUR. Da auch dieser Betrag und ein weiterer Anteil daran nicht gezahlt werden wird, ist er, entsprechend aufgerundet auf 200 EUR, dem Betrag von 2.380 EUR hinzuzurechnen. Somit müssen auf der Ausgabenseite unter der Position »Hausgeldausfälle Eigentümer Mustermann« 2.580 EUR in den Wirtschaftsplan eingestellt werden.

Die Position »Hausgeldausfälle« ist immer auch auf den verursachenden insolventen Wohnungseigentümer umzulegen. Durch seine Zahlungsunfähigkeit entkommt er nicht seiner Verpflichtung als Wohnungseigentümer zur Finanzierung der Gemeinschaft beizutragen.

1.2.5 Ermittlung der notwendigen Vorschüsse

Aufgabe des Verwalters ist es nun festzustellen:

Welche Kostenpositionen fallen tatsächlich an?

In welcher jeweiligen Höhe?

UnterfinanzierungDiese Aufgabe ist bei der Übernahme einer neuen Verwaltung von besonderer Bedeutung, weil der Verwalter das Objekt noch nicht kennt, aber die Grundlage für eine finanziell solide Bewirtschaftung der Anlage legt. Bei der Ermittlung der konkret anfallenden Einnahmen und Ausgaben sind die Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der unmittelbar vorangegangenen Jahre natürlich wertvolle Informationsquellen. Aus der Jahresabrechnung des Vorjahres lässt sich in der Regel der aktuelle Wirtschaftsplan herleiten. Dies gilt sowohl für die Kostenarten als auch deren Höhe.

Wirtschaftsplan, Prognose der KostenKostenentwicklungDa der Wirtschaftsplan eine Prognose in die Zukunft ist, müssen sich die Wohnungseigentümer auch mit der Kostenentwicklung befassen. Informationen hierüber lassen sich durch einen Blick in die Abrechnungen der weiter zurückliegenden Jahre ermitteln.

Haben Sie Ihre Wohnung gerade erst erworben, gibt es für die Prüfung der Angemessenheit des Wirtschaftsplans weitere Quellen. BeschlusssammlungProtokolleWichtig kann eine Durchsicht der Beschlusssammlung sein. Hieraus ist zu ersehen, ob die Gemeinschaft Beschlüsse über Investitionen in der Zukunft bereits gefasst hat oder welche weiteren Rücklagen neben der Erhaltungsrücklage beschlossen wurden. Daneben bietet sich auch ein Blick in die Protokolle der vorangegangenen Jahre an. Aus den Protokollen ist zum Beispiel ersichtlich, ob die Gemeinschaft in der Vergangenheit über notwendige Investitionen diskutiert, aber konkrete Beschlüsse noch nicht gefasst hat. Es kann sein, dass der Verwalter die Protokolle lediglich als Ergebnisprotokolle geführt hat, in denen nur die Anträge und Beschlussergebnisse enthalten sind. Dann ergeben sich allerdings auch aus den Protokollen keine Hinweise auf einen möglichen dringenden Sanierungsbedarf.

Beispiel

In der Gemeinschaft wurde vor zwei Jahren eine notwendige Betonsanierung der Balkone unter dem Tagesordnungspunkt »Sonstiges« diskutiert. Eine Beschlussfassung kam jedoch bisher nicht zustande. Inzwischen droht bei einigen Balkonen, dass sich Mauerwerk in größeren Teilen lösen könnte. Allein aus der Beschlusssammlung, den Protokollen und den Jahresabrechnungen kann ein neuer Eigentümer nicht erkennen, dass in den nächsten Wirtschaftsplan entsprechende Sanierungskosten eingestellt werden müssen.

Ermittlung zukünftiger Kosten

Bei einer neu entstandenen Wohnungseigentumsanlage ist es für die Wohnungseigentümer natürlich schwierig, durch eventuelle Baumängel oder noch nicht erfüllte Herstellungsverpflichtungen entstehende Kosten abzuschätzen.