Formularhandbuch Immobilienverwaltung - inkl. Arbeitshilfen online E-Book

Peter-Dietmar Schnabel

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 202

Veröffentlichungsjahr: 2014

Beschreibung

Alle wichtigen Formulare, die man für die Verwaltung von Immobilien benötigt: dieses Buch ist eine praktische Hilfe, sowohl für Einsteiger als auch für Profis, die damit ihre Formulare auf den neuesten Stand bringen können. Detaillierte Erklärungen und die Arbeitshilfen online sorgen für praktische Umsetzbarkeit. Dieses Buch hilft Immobilienpraktikern teure Haftungsfallen zu vermeiden. Inhalte:Rechtssichere Musterformulare zu allen Bereichen der Immobilienverwaltung.Alle wichtigen Formulare zur Vermietung.Alle wichtigen Formulare zum Gebäudemanagement: Hausmeister, Versicherungsschäden, Auftragserteilung etc.Hausordnung und Aushänge. Arbeitshilfen online:Verwalter- und Hausmeistervertrag.Abnahmeprotokoll.Einladung zur Eigentümerversammlung.Muster zur Betriebskostenabrechnung.Die EnEV 2013 im Wortlaut.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressum1   Einleitung2   Zur Nutzung der Formularmappe3   Werkvertragsrecht3.1   Muster für Miet- und WEG-Verwalter3.1.1   Auftrag an Handwerker3.1.2   Widerspruch gegen Fertigstellungsmitteilung3.1.3   Abnahmeprotokoll3.1.4   Vorbehalt der Abnahme bei beginnender Nutzung3.1.5   Mangelhafte Schlussrechnung3.1.6   Mängelrüge an Handwerker mit Nachfristsetzung3.1.7   Vorschussforderung nach Fristablauf4   Wohnungseigentumsrecht4.1   Die laufende Verwaltung4.1.1   Anschreiben an Wohnungseigentümer bei Beginn der Verwaltung4.1.2   Anschreiben an Wohnungseigentümer und Vertragspartner der Gemeinschaft bei Beginn der Verwaltung4.1.3   Anschreiben an Vertragspartner der Gemeinschaft bei Beendigung der Verwaltung4.1.4   Zutritt zu vermieteter Wohnung4.1.5   Anfrage Einwohnermeldeamt4.1.6   Anfrage an Grundbuchamt4.1.7   Anfrage beim Nachlassgericht4.1.8   Mahnung Hausgeldraten4.1.9   Zustimmung des Verwalters zur baulichen Veränderung4.1.10   Zustimmung zur Vermietung4.1.11   Zustimmung zur Veräußerung von Sondereigentum4.1.12   Tagesordnung für die ordentliche Wohnungseigentümerversammlung4.1.13   Einberufung zur ordentlichen Eigentümerversammlung4.1.14   Einladung zur Wiederholungsversammlung4.1.15   Einberufung für eine außerordentliche Eigentümerversammlung4.1.16   Vertretungsvollmacht, Formular4.2   Formulare4.2.1   Mit einfacher Stimmenmehrheit beschließbarer Verwaltervertrag4.2.2   Die Verwaltervollmacht4.2.3   Hausordnung4.2.4   Anschreiben für SEPA-Mandat4.2.5   SEPA-Mandat4.2.6   Bescheinigung für haushaltsnahe Dienst- und Handwerkerleistungen4.3   Beschlüsse zur Geschäftsordnung4.3.1   Ablehnung eines Vertreters (Muster)4.3.2   Ablehnung eines Vertreters mangels schriftlicher Vollmacht (Muster)4.3.3   Beschluss über Teilnahme von Sonderfachleuten (Muster)4.3.4   Beschränkung der Redezeit (Muster)4.3.5   Vertagung der Versammlung wegen langer Versammlungsdauer (Muster)4.3.6   Vertagung der Versammlung wegen fehlender Beschlussfähigkeit (Muster)4.3.7   Geheime Abstimmung (Muster)4.4   Beschlüsse zur Finanzverwaltung4.4.1   Beschluss über Kostenrahmen für laufende Reparaturen (Muster)4.4.2   Beschluss über den Wirtschaftsplan (Muster)4.4.3   Beschluss über den Wirtschaftsplan mit Änderungen durch die Wohnungseigentümerversammlung (Muster)4.4.4   Verrechnungsbeschluss für unvollständige Hausgeldzahlungen (Muster)4.4.5   Beschlussergänzung zur Vorfälligkeit von Hausgeldraten (Muster)4.4.6   Beschluss zur Einführung des Lastschriftverfahrens (Muster)4.4.7   Beschluss einer Sonderumlage zur Liquiditätssicherung (Muster)4.4.8   Beschluss über die Jahresabrechnung (Muster)4.4.9   Beschluss zur Änderung der Jahresabrechnung (Muster)4.4.10   Beschluss über eine Versorgungssperre (Muster)4.5   Beschlüsse zur laufenden Verwaltung4.5.1   Beschluss über Auftragsvergabe (Muster)4.5.2   Beschluss über Nachfristsetzung (Muster)4.5.3   Beschluss über bauliche Veränderungen (Muster)4.5.4   Beschluss über Beseitigungsanspruch (Muster)4.5.5   Vorzeitige Wiederbestellung des Verwalters (Muster)4.5.6   Beschluss über Abschluss des Verwaltervertrags, der den Eigentümern bekannt ist (Muster)4.5.7   Vorratsbeschluss Aktivprozess (Muster)4.5.8   Beschluss über Aufwandsentschädigung des Verwaltungsbeirats (Muster)4.5.9   Beschluss zur Aufhebung einer im Grundbuch eingetragenen Veräußerungszustimmung (Muster)4.5.10   Protokollierung und Verkündung eines Beschlusses mit qualifizierter Mehrheit nach § 16 Abs. 4 WEG (Muster)4.5.11   Bedenkenhinweis, allgemein: anfechtbarer Beschluss (Muster)4.5.12   Bedenkenhinweis, allgemein: nichtiger Beschluss (Muster)4.5.13   Bedenkenhinweis, speziell: bauliche Veränderung des Gemeinschaftseigentums (Muster)4.6   Das schriftliche Beschlussverfahren4.6.1   Schriftlicher Beschluss: Anschreiben an Wohnungseigentümer4.6.2   Schriftlicher Beschluss: Formular zur Stimmabgabe4.7   Rundschreiben Verkündung schriftlicher Beschluss5   Mietrecht5.1   Beginn der Verwaltertätigkeit5.1.1   Verwaltervertrag Mietverwaltung5.1.2   Verwaltervollmacht für die Mietverwaltung5.1.3   Anzeige der Übernahme der Hausverwaltung5.1.4   Selbstauskunft für Mietbewerber5.1.5   Anschreiben für SEPA-Mandat Miete5.1.6   SEPA-Mandat5.2   Das bestehende Mietverhältnis5.2.1   Zustellungsauftrag an Gerichtsvollzieher5.2.2   Eintritt eines neuen Mieters in laufenden Mietvertrag5.2.3   Ankündigung von Erhaltungsmaßnahmen5.2.4   Betriebskostenabrechnung5.2.5   Beendigung Mieteinzug durch Abbuchung5.2.6   Korrektur Betriebskostenabrechnung5.2.7   Abmahnung wegen unbefugter Gebrauchsüberlassung an Dritte5.2.8   Abmahnung wegen vertragswidrigen Verhaltens des Untermieters5.2.9   Abmahnung bei verspäteten Mietzahlungen5.2.10   Abmahnung wegen nicht gezahlter Kaution5.2.11   Abmahnung wegen Störung des Hausfriedens5.2.12   Abmahnung wegen teilweise gewerblicher Nutzung von Wohnraum5.2.13   Abmahnung wegen Verletzung von Sorgfaltspflichten5.2.14   Abmahnung wegen Verweigerung der Wohnungsbesichtigung5.2.15   Besichtigung mit Kaufinteressenten5.2.16   Besichtigung mit Mietinteressenten5.2.17   Besichtigung wegen Mängeln5.2.18   Einvernehmliche Mieterhöhung Wohnung5.2.19   Mieterhöhung mit Vergleichswohnung5.2.20   Mieterhöhung mit Sachverständigengutachten5.2.21   Mieterhöhung Teilinklusivmiete mit Mietspiegel5.2.22   Mieterhöhung Indexmiete5.2.23   Modernisierungsankündigung durch Vermieter5.2.24   Mieterhöhung wegen Modernisierung gemäß § 559 BGB5.2.25   Mieterhöhungsvereinbarung wegen Modernisierung5.3   Beendigung des Mietverhältnisses5.3.1   Mietaufhebungsvereinbarung5.3.2   Fristgerechte Kündigung wegen Eigenbedarfs5.3.3   Angebot einer Alternativwohnung nach Kündigung wegen Eigenbedarfs5.3.4   Erleichterte Kündigung im Zweifamilienhaus/in Einliegerwohnung, § 573a BGB5.3.5   Fristgerechte und fristlose Kündigung bei Vertragsverstößen5.3.6   Kündigung wegen unbefugter Gebrauchsüberlassung an Dritte5.3.7   Kündigung wegen unpünktlicher Mietzahlungen5.3.8   Fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs5.3.9   Kündigung wegen Zahlungsverzugs fristlos, hilfsweise fristgerecht5.3.10   Kündigung des Vermieters bei Tod des Mieters gegenüber dem Erben5.3.11   Kündigung durch den Ersteher im Fall der Zwangsversteigerung (§ 57a ZVG)5.3.12   Anfechtung Mietvertrag gemäß § 123 BGB5.3.13   Teilkündigung mit Hinweis auf Vermieterwechsel durch Eigentumsübertragung5.4   Das beendete Mietverhältnis5.4.1   Befristeter Mietvertrag, Anzeige der Verzögerung des Eigenbedarfs5.4.2   Aufforderung zur Rückgabe der Mieträume5.4.3   Herausgabeverlangen des Hauptvermieters gegenüber dem Untermieter gemäß § 546 Abs. 2 BGB5.4.4   Isolierter Fortsetzungswiderspruch gemäß § 545 BGB5.4.5   Fristsetzung zur Durchführung von Schönheitsreparaturen5.4.6   Schadensersatz nach Ablauf der Nachfrist wegen nicht durchgeführter Schönheitsreparaturen5.4.7   Quotenklausel – Aufforderungsschreiben des Vermieters zur Kostenbeteiligung des Mieters5.4.8   Schadensersatz wegen Beschädigung der Mietsache5.4.9   Kautionskontenabrechnung für den Mieter bei Beendigung des Mietverhältnisses5.4.10   Geltendmachung des VermieterpfandrechtsArbeitshilfen onlineStichwortverzeichnis

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Hinweis zum Urheberrecht

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:ISBN: 978-3-648-04580-0Bestell-Nr.: 06812-0001ePUB:ISBN: 978-3-648-04581-7Bestell-Nr.: 06812-0100ePDF:ISBN: 978-3-648-04582-4Bestell-Nr.: 06812-0150

Peter-Dietmar SchnabelFormularhandbuch Immobilienverwaltung1. Auflage 2014

© 2014, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg [email protected]: Jasmin Jallad

Lektorat: Text und Design Jutta Cram, 86157 AugsburgSatz: Reemers Publishing Services GmbH, 47799 KrefeldUmschlag: RED GmbH, 82152 KraillingDruck: fgb - freiburger graphische betriebe, 79108 Freiburg

Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

1   Einleitung

Die Tätigkeit der Immobilienverwalter ist geprägt durch viele Standardsituationen, die schon aus Gründen des Zeitmanagements als solche bearbeitet werden müssen. Das bedeutet, eigene Routinen zu entwickeln, die ein ökonomisches und zeitsparendes Arbeiten ermöglichen.

Wenn es aber nur das wäre, wäre Ihre Tätigkeit bald langweilig – und Ihre Verwalterpraxis zeigt Ihnen auch täglich das Gegenteil. Denn als Verwalter haben Sie es permanent mit Menschen zu tun und der menschliche Faktor bringt Überraschungen, Ungewissheit und gelegentlich Ärger mit sich. Trotz aller Routine müssen Sie daher immer auch die aktuelle Variante in einer Standardsituation erkennen, um richtig und angemessen zu reagieren. Aber das macht ja auch viel vom Reiz Ihrer Tätigkeit aus.[2]

Die vorliegende Formularmappe will Ihnen für die zahlreichen Standardsituationen Mustertexte an die Hand geben, die Ihnen helfen, die Routinearbeit möglichst ökonomisch zu bewältigen. Das Erkennen der jeweiligen Varianten in der konkreten Situation bleibt aber immer eine Aufgabe, die Sie mithilfe Ihrer persönlichen Fähigkeiten und Erfahrung lösen müssen. Die Texte ersetzen daher nicht die verantwortliche Verwaltertätigkeit; sie bringen den größten Nutzen, wenn sie mit entsprechender Fachkenntnis angewandt werden.

Und nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit.

2   Zur Nutzung der Formularmappe

Bevor Sie sich in die Arbeit stürzen, hier noch ein paar Hinweise zur Nutzung dieses Buches – sozusagen eine kurze, aber wichtige Bedienungsanleitung. Die Formularmappe bietet Ihnen zahlreiche Mustertexte, die Sie in der Regel mit wenigen Anpassungen und Ergänzungen für Ihre Arbeit übernehmen können. Hierfür steht Ihnen jeder Mustertext auch online zur Verfügung. Dieses Buch ersetzt jedoch nicht Handbücher zum Wohnungseigentums- und Mietrecht.

Die Musterschreiben sind zum Verständnis der jeweiligen Situation mit Hinweisen versehen. Hier finden Sie Tipps zur richtigen und sinnvollen Anwendung der Schreiben, kurze Erklärungen zu rechtlichen Grundlagen und gegebenenfalls taktische Hinweise. Die Vorschläge für Beschlüsse im Wohnungseigentumsrecht sind grundsätzlich nur mit entsprechender Fachkenntnis verwertbar. Weitere vertiefende Hinweise hätten den Rahmen dieses Buches gesprengt.[3]

Soweit möglich, sind die Muster so formuliert, dass Sie nur die für die individuelle Situation erforderlichen Daten einsetzen müssen. Hierfür enthalten die Texte in eckigen Klammern [ ] Platzhalter, die Sie durch Ihre Daten ersetzen.

Zum besseren Verständnis einiger komplexerer Schreiben (z. B. Abmahnungen, Kündigungen) sind diese mit konkreten Beispieltexten formuliert. Hier müssen Sie den Beispieltext durch Ihren eigenen Sachverhalt ersetzen. Da auch die Beispieltexte häufig auftauchende Situationen wiedergeben, kann es sein, dass Sie auch hier mit wenigen Anpassungen auskommen.

Texte, die einen alternativen Sachverhalt behandeln, sind in geschweifte Klammern { } gesetzt und kursiv gedruckt.

Aber Vorsicht! Die Erfahrung haben Sie vielleicht auch schon gemacht: Das Arbeiten mit vorgegebenen Texten verleitet gerne zur Oberflächlichkeit und Unachtsamkeit, was zum Teil äußerst ärgerliche Fehler zur Folge hat. Die gewissenhafte Prüfung, ob das von Ihnen mithilfe der Mustertexte erstellte Schreiben auch tatsächlich zu Ihrem Sachverhalt passt, ist unerlässliche Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten.[4]

Soweit Sie in Ihren Schreiben Fristen setzen müssen, sollten Sie dies immer durch die Angabe eines kalendermäßig bestimmten Endtermins tun. Hierauf weisen auch die jeweiligen Platzhalter hin. Für viele Schreiben ist es notwendig oder zumindest hilfreich, dass Sie deren Zugang beim Adressaten nachweisen können. Gerichtlich verwertbare Zugangsnachweise sind das Einschreiben mit Rückschein, die Botenzustellung und die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher. Das Einwurf-Einschreiben wird in der Regel von den Gerichten nicht als Beweis anerkannt.

Für einige Erklärungen, gerade im Mietrecht, ist die Schriftform gesetzlich vorgesehen. Hierauf wird in den Hinweisen aufmerksam gemacht. Schriftform bedeutet, dass das Schreiben mit der Originalunterschrift der zuständigen Person oder ihres Vertreters abgeschlossen sein muss. Die Übersendung eines solchen Schreibens per Telefax wahrt daher nicht die Schriftform.

Für einige Erklärungen, z. B. Mieterhöhungen, reicht die sogenannte Textform aus. In diesem Fall ist eine Originalunterschrift unter dem Schreiben nicht erforderlich. Im Gegensatz zur völligen Formfreiheit müssen solche Schreiben jedoch in irgendeiner Weise verkörpert sein, z. B. Telefax, Kopie, aber auch E-Mail oder Daten-Stick.

Viele Erklärungen sind ohne jegliche Formvorgabe wirksam. Doch auch den Inhalt und den Zugang solcher formfreien Erklärungen müssen Sie im Streitfall nachweisen können – daher wird hier die Schrift- oder zumindest die Textform empfohlen.[5]

Soweit rechtliche Fragen vorab geklärt werden müssen, sollten Sie zunächst die einschlägigen Handbücher des jeweiligen Fachgebiets zur Hand nehmen oder – soweit erforderlich – fachkundigen rechtlichen Rat einholen.

3   Werkvertragsrecht

3.1   Muster für Miet- und WEG-Verwalter

3.1.1   Auftrag an Handwerker

Wichtig

Sie müssen das zugrunde liegende Angebot möglichst genau und vor allem vollständig bezeichnen. Zuvor sollten Sie das vom Auftragnehmer ermittelte Aufmaß und die zugrunde gelegten Massen überprüfen.

Bei größeren Aufträgen, die ohne bauleitenden Architekten durchgeführt werden, sollte ein Mitarbeiter der Verwaltung dabei sein, wenn der Auftragnehmer das Aufmaß erstellt.

Wenn kein Festpreis vereinbart wurde, kann der Auftragnehmer den Kostenvoranschlag überschreiten. Um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie den Auftragnehmer noch einmal auf seine Benachrichtigungspflicht hinweisen. Dies kann auch bei einem späteren Streit über Schadensersatzansprüche wegen der Überschreitung des Angebots Vorteile bringen.

Eine Bestätigung der Annahme des Auftrags durch den Unternehmer ist bei der schriftlichen Beauftragung notwendig, um Rechtssicherheit über die vereinbarten Auftragsmodalitäten zu erhalten.

Sollte die Bestätigung des Auftrags nach Ablauf der von Ihnen gesetzten Frist eingehen, ist eine erneute Rückbestätigung von Ihrer Seite erforderlich, .