Digitalisierung im Rechnungswesen E-Book

Dr. Maged Hassanien

• Herausgeber: epubli
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 188

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

Die Digitalisierung ist in allen Bereichen des Rechnungswesens weiter auf dem Vormarsch und gewinnt unaufhaltsam an Bedeutung. Die Geschwindigkeit des Fortschritts der Digitalisierung ist beeindruckend. Unternehmen beschäftigen sich schon seit geraumer Zeit mit der Digitalisierung. Aktuell ist die Digitalisierung jedoch mehr denn je in den Fokus gerückt. Nicht nur Technologieunternehmen, sondern Unternehmen aller Branchen sind von den Auswirkungen der Digitalisierung betroffen. Das Rechnungswesen ist davon nicht ausgenommen und bietet ein erhebliches Potenzial für die notwendigen und erwünschten Veränderungen, die Digitalisierung mit sich bringt. Für die Bestimmung des Umfangs der notwendigen Veränderungen im Rechnungswesen eines Unternehmens ist die Bewertung und Ermittlung des aktuellen Stands der bereits umgesetzten Maßnahmen zur Digitalisierung des Rechnungswesens im Unternehmen wichtig. Dies ist insbesondere für die Mitarbeiter im Rechnungswesen relevant, da die Digitalisierung sowohl neue Anforderungen als auch neue Aufgabenfelder mit sich bringt. Traditionelle Aufgaben und Kompetenzen der Mitarbeitenden im Rechnungswesen werden sich zukünftig verändern und digitale Kompetenzen hinzukommen. Die Unternehmen sind gefordert, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter opti-mal auf diese Veränderungen vorzubereiten, um den größtmöglichen Nutzen sowohl für das Unternehmen als auch für die Kunden zu erzielen. Durch gezielte Aus- und Fortbildungsmaßnahmen kann einer möglichen Verdrängung von Mitarbeitern durch Maschinen entgegengewirkt werden, damit diese auch in Zukunft erfolgreich in ihrer beruflichen Tätigkeit im Rechnungswesen bleiben können. Die Digitalisierung von Unternehmen erstreckt sich nicht nur auf die erforderlichen Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern hat auch Auswirkungen auf die Prozesse, die unter dem Begriff "Digitale Prozesse" zusammengefasst werden.

Leseprobe

DIGITALISIERUNG IM

RECHNUNGSWESEN

Eine Analyse der Veränderungen

Exposee

Die Digitalisierung ist überall – auch im Rechnungswesen – in der Kostenrechnung – und auch im Controlling. Hier finden sich die Inhalte, die Prozesse, die Strukturen und die Berufsbilder perma-nent im „Flow“ – genau dies soll in dieser Arbeit beleuchtet und dargelegt werden.

Dr. Maged Hassanien

Titel des wissenschaftlichen Aufsatzes

Digitalisierung im Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung /

Kostenrechnung / Controlling / Reporting) – Eine Analyse der Veränderungen: Inhalte, Prozesse, Technik und Berufsbild (Gesamtausgabe)

Wissenschaftlicher Aufsatz

vorgelegt von

Dr. Maged Hassanien

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis .......................................................................................... I

Abbildungsverzeichnis .............................................................................. IV

Tabellenverzeichnis .................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

Abkürzungsverzeichnis ............................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

1Einleitung ................................................................................................. 1

1.1 Weitere Problematik und Analysethematik dieser Arbeit ................... 2

1.2 Methodik und Aufbau der Arbeits- und Analyseuntersuchung ........... 4

2Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne

digitale Transformation ........................................................................... 6

2.1 Allgemeines Verständnis des aktuellen Rechnungswesens.............. 6

2.2 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte) der aktuellen

Finanzbuchhaltung – ohne digitale Transformation ........................... 7

2.2.1 Aktuelle Technologie in einer Finanzbuchhaltung – ohne

digitale Transformation ........................................................... 8

2.2.2 Aktuelle Berufsbilder (Kompetenzen) in einer

Finanzbuchhaltung – ohne digitale Transformation .............. 10

2.3 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte) der aktuellen

Kostenrechnung – ohne digitale Transformation ............................. 11

2.3.1 Aktuelle Technologie in einer Kostenrechnung – ohne digitale

Transformation ..................................................................... 13

2.3.2 Aktuelle Berufsbilder (Kompetenzen) in einer

Kostenrechnung – ohne digitale Transformation .................. 14

2.4 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte) des aktuellen

Controllings / Reportings – ohne digitale Transformation ................ 16

2.4.1 Aktuelle Technologie im Controlling – ohne digitale

Transformation ..................................................................... 17

2.4.2 Aktuelle Berufsbilder (Kompetenzen) im Controlling – ohne

digitale Transformation ......................................................... 19

Das aktuelle Controlling hat klassische Berufsbilder und klassische

spezifische Kompetenzen – diese werden im Folgenden mit

den gängigen Berufsbildern kurz vorgestellt: ....................... 19

2.5 Aktueller Trend und Status Quo 2023 – Digitalisierung im Finanz-

und Rechnungswesen ..................................................................... 21

3Die digitale Transformation im Rechnungswesen .............................. 32

3.1 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte) der

Finanzbuchhaltung – nach einer digitalen Transformation .............. 32

I

Inhaltsverzeichnis

3.1.1 Aktuelle Technologie in einer Finanzbuchhaltung – nach der

digitalen Transformation ....................................................... 35

3.1.2 Aktuelle Berufsbilder (Kompetenzen) in einer

Finanzbuchhaltung – nach der digitalen Transformation ...... 38

3.1.3 Aktuelle digitale Transformationsbeispiele in der

Finanzbuchhaltung ............................................................... 42

3.1.3.1 Transformationsbeispiele: Neue / alte Berufsbilder

42

3.1.3.2 Transformationsbeispiele: Prozesse / Inhalte ... 47

3.2 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte der Kostenrechnung

– nach einer digitalen Transformation ............................................. 59

3.2.1 Aktuelle Technologie in einer Kostenrechnung – nach der

digitalen Transformation ....................................................... 61

3.2.2 Aktuelle Berufsbilder (Kompetenzen) in einer

Kostenrechnung – nach der digitalen Transformation .......... 63

3.2.3 Aktuelle digitale Transformationsbeispiele in der

Kostenrechnung ................................................................... 66

3.2.3.1 Transformationsbeispiele: Neue / alte Berufsbilder

66

3.2.3.2 Transformationsbeispiele: Prozesse / Inhalte ... 76

3.3 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte) des Controllings

(inkl. Reporting) – nach einer digitalen Transformation ................... 82

3.3.1 Aktuelle Technologie im Controlling – nach der digitalen

Transformation ..................................................................... 85

3.3.2 Aktuelle Berufsbilder (Kompetenzen) im Controlling /

Reporting – nach der digitalen Transformation .................... 87

3.3.3 Aktuelle digitale Transformationsbeispiele im Controlling .... 90

3.3.3.1 Transformationsbeispiele: alte / neue Berufsbilder 90

3.3.3.2 Transformationsbeispiele: Prozesse / Inhalte ... 97

4Chancen und Risiken – Vorteile und Nachteile der digitalen

Transformation im Rechnungswesen ................................................ 106

4.1 Chancen / Risiken in der digitalen transformierten

Finanzbuchhaltung ........................................................................ 106

4.2 Chancen / Risiken in der digitalen transformierten Kostenrechnung

...................................................................................................... 109

4.3 Chancen / Risiken im digitalen transformierten Controlling /

Reporting ....................................................................................... 113

5Zukunftsaussichten der digitalen Transformation im

Rechnungswesen ................................................................................ 118

5.1 Zukunftsaussichten in der digitalisierten Finanzbuchhaltung ........ 118

5.2 Zukunftsaussichten in der digitalisierten Kostenrechnung............. 121

II

Inhaltsverzeichnis

5.3 Zukunftsaussichten im digitalisierten Controlling / Reporting ........ 126

6Zusammenfassung der zentralen Ergebnisse .................................. 130

7Fazit – Ausblick – weitere Analyselücken / Arbeitsuntersuchungen

.............................................................................................................. 132

Literaturverzeichnis .................................................................................... VI

III

Abbildungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Verwendungsstatus im digitalisierten Rechnungswesen – 2023.

22

Abbildung 2: Cloud-Verwendung im Rechnungswesen ................................ 23

Abbildung 3: Digitalisierungsstrategie bei Unternehmen .............................. 24

Abbildung 4: Hauptteile der digitalen Strategie der Unternehmen ................ 24

Abbildung 5: Aufgaben im Rechnungswesen, die digital / nicht digital durchgeführt werden. ......................................................................... 25

Abbildung 6: Digitale Berichtsaufbereitung in den Unternehmen .................. 26

Abbildung 7: Verteilung der Berichtsdaten in den Unternehmen .................. 26

Abbildung 8: Auslagerung der Tätigkeiten (auch der digitalen) im Rechnungswesen in den Unternehmen ............................................. 27

Abbildung 9: Veränderungen in den Tätigkeiten im Rechnungswesen –

durch die Digitalisierung. .................................................................... 27

Abbildung 10: Digitale Lösungen in den nächsten Jahren - priorisiert in den Unternehmen. .................................................................................... 28

Abbildung 11: Status Quo: Einfluss der digitalen Technologie auf das Rechnungswesen in Unternehmen. ................................................... 29

Abbildung 12: Probleme bei der Etablierung der digitalen Technologie im Rechnungswesen. .............................................................................. 29

Abbildung 13: Digitalisierung verändert das Controlling. .............................. 30

Abbildung 14: Technologie-Status Quo in der Digitalisierung des Rechnungswesens. ............................................................................ 31

IV

1. Einleitung

1 Einleitung

Die Digitalisierung ist in allen Bereichen des Rechnungswesens weiter auf dem Vormarsch und gewinnt unaufhaltsam an Bedeutung. Die Geschwindigkeit des Fortschritts der Digitalisierung ist beeindruckend. Unternehmen beschäftigen sich schon seit geraumer Zeit mit der Digitalisierung. Aktuell ist die Digitalisierung jedoch mehr denn je in den Fokus gerückt. Nicht nur Technolo-gieunternehmen, sondern Unternehmen aller Branchen sind von den Auswirkungen der Digitalisierung betroffen. Das Rechnungswesen ist davon nicht ausgenommen und bietet ein erhebliches Potenzial für die notwendigen und erwünschten Veränderungen, die Digitalisierung mit sich bringt.1

Für die Bestimmung des Umfangs der notwendigen Veränderungen im Rechnungswesen eines Unternehmens ist die Bewertung und Ermittlung des aktuellen Stands der bereits umgesetzten Maßnahmen zur Digitalisierung des Rechnungswesens im Unternehmen wichtig. Dies ist insbesondere für die Mitarbeiter im Rechnungswesen relevant, da die Digitalisierung sowohl neue Anforderungen als auch neue Aufgabenfelder mit sich bringt. Traditionelle Aufgaben und Kompetenzen der Mitarbeitenden im Rechnungswesen werden sich zukünftig verändern und digitale Kompetenzen hinzukommen.2

Die Unternehmen sind gefordert, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal auf diese Veränderungen vorzubereiten, um den größtmöglichen Nutzen sowohl für das Unternehmen als auch für die Kunden zu erzielen. Durch gezielte Aus- und Fortbildungsmaßnahmen kann einer möglichen Verdrängung von Mitarbeitern durch Maschinen entgegengewirkt werden, damit diese auch in Zukunft erfolgreich in ihrer beruflichen Tätigkeit im Rechnungswesen bleiben können.3

Die Digitalisierung von Unternehmen erstreckt sich nicht nur auf die erforderlichen Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern hat auch Auswirkungen auf die Prozesse, die unter dem Begriff "Digitale Prozesse" zusammengefasst werden. Das Ziel, kontinuierlich wirtschaftlicher zu agieren, wird durch die Digitalisierung von Unternehmensprozessen verfolgt. Dabei 1 Vgl. Bengler / Schmauder, 2016, S. 75-76.

2 Ebenda.

3 Ebenda.

1

1. Einleitung

spielen die Kosten, die Ressourcen und die Wettbewerbsfähigkeit eine entscheidende Rolle. Im Zeitalter von Industrie 4.0, in dem wir uns derzeit befin-den, ist die Umstellung von Prozessen auf digitale Abläufe ein fester Bestandteil.4

Die Auswirkungen der Digitalisierung beschränken sich nicht nur auf die bestehenden Unternehmensprozesse, auf die Umschulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder auf die Veränderung der Organisation des Rechnungswesens, sondern schließen auch die Implementierung neuer Technologien mit ein. Viele Unternehmen stehen noch am Anfang ihrer digitalen Transformation.

Die Zahl der Unternehmen, die bereits neue Technologien im Rechnungswesen eingeführt haben und diese auch flächendeckend einsetzen, steigt jedoch.5

1.1 Weitere Problematik und Analysethematik dieser Arbeit Die Digitalisierung ist für das Rechnungswesen von großer Bedeutung und hat zu verschiedenen Veränderungen der Tätigkeiten, Prozesse und der Berufs-landschaft geführt. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Veränderungen dargestellt:6

1. Definition der Digitalisierung im Rechnungswesen Die Digitalisierung im Rechnungswesen bezieht sich auf den Einsatz digitaler Technologien und Systeme mit dem Ziel, Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu automatisieren, zu vereinfachen und zu optimieren. Dabei werden analoge Daten und Dokumente in digitale Formate umgewandelt und Softwarelösungen zur Durchführung von Aufgaben im Rechnungswesen eingesetzt.

2. Automatisierung von Routineaufgaben Durch die Digitalisierung lassen sich wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben im Rechnungswesen automatisieren. Zum Beispiel können Buchhaltungssoftware und Robotic Process Automation (RPA) eingesetzt werden, um Buchungen zu erstellen, Rechnungen zu bearbeiten, Zahlungen zu verbuchen und Berichte zu generieren. Das Ergebnis kann eine Verringerung der Fehlerquote, eine Steigerung der Effizienz und eine Entlastung der Mitarbeiter/innen sein.

4 Vgl. Berger / Frey, 2016, S. 34f.

5 Ebenda.

6 Vgl. Deloitte 2020.

2

1. Einleitung

3) Elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung: Durch die Digitalisierung wird es möglich, Rechnungen auf elektronischem Wege zu erstellen und zu verarbeiten. Unternehmen können Rechnungen elektronisch senden und empfangen, wodurch der Prozess beschleunigt und Papier-, Porto- und Arbeitskosten gesenkt werden. Elektronische Rechnungen können automatisch in Buchhaltungssysteme importiert und verarbeitet werden, manuelle Eingaben werden auf ein Minimum reduziert.

4. Cloud-basierte Buchhaltungssysteme: Cloud-basierte Buchhaltungssysteme ermöglichen, über das Internet auf Finanzdaten und -anwendungen zuzugreifen. Diese Systeme bieten Aktualisierungen in Echtzeit, automatische Backups und die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit. Mit Cloud-Lösungen können Unternehmen ihr Rechnungswesen flexibel skalieren und technologisch auf dem neuesten Stand halten.

5. Datenanalyse und Business Intelligence: Durch die Digitalisierung wird eine umfassende Datenanalyse im Rechnungswesen ermöglicht. Durch den Zugriff auf digitale Daten sind Unternehmen in der Lage, mithilfe von Business Intelligence-Tools Einblicke zu gewinnen, Trends zu erkennen, die finanzielle Leistungsfähigkeit zu messen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Analyse von Daten kann auch bei der Aufdeckung von Betrug und der Verbesserung der Compliance behilflich sein.

6. Veränderungen im Berufsbild des Buchhalters, Controllers etc: Die Berufs-rolle des Buchhalters / Controllers wird durch die Digitalisierung beeinflusst.

Routineaufgaben werden automatisiert. Dadurch können sich Buchhalter/Controller mehr auf die Analyse von Finanzdaten, die strategische Beratung und die Unterstützung von Managemententscheidungen konzentrieren. Von den Buchhaltern / Controllern wird erwartet, dass sie ihre Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Werkzeugen und Technologien erweitern.

Wichtig ist festzuhalten, dass die Digitalisierung des Rechnungswesens ein kontinuierlicher Prozess ist und sich Technologien und Best Practices weiterentwickeln. Das Thema der Analyse kann somit zu diesem Zeitpunkt besser eingegrenzt werden:

3

1. Einleitung

Digitalisierung

im

Rechnungswesen

(Finanzbuchhaltung

/

Kostenrechnung / Controlling / Reporting) - Eine Analyse derVeränderungen: Inhalte, Prozesse, Technik und Berufsbild.

Wie verändert sich das Rechnungswesen in seinen Inhalten – gibt es die traditionellen Inhalte heute noch oder sind sie gar nicht mehr vorhanden oder werden sie von einer Software übernommen – das ist vorerst zu klären. Die verbleibenden Inhalte, werden diese durch neue Technologien unterstützt und wie – was muss der Mitarbeiter noch hierbei tun – somit wird auch hier die Frage des Prozesses aufkommen und die organisatorischen Umgestaltungen im Rechnungswesen sowie die hierzu notwendigen Technologien. Somit bleibt noch die Frage, wie und was müssen die Mitarbeiter noch fachlich hinzulernen, um diesen Aufgaben und Technologien gerecht zu werden – ergeben diese Erkenntnisse ein komplett neues Berufsbild des Buchhalters / Controllers?!.

Letztendlich muss geklärt werden, welche Vorteile und Nachteile diese digitalen Veränderungen nun wirklich ergeben – sind sie wirklich wirtschaftlicher oder doch nur schneller, was die Ergebnisfindung angeht?!

Ergeben die neuen Technologien und Prozessveränderungen wirklich neue, tiefgreifende

und

bessere

Erkenntnisse

im

betriebs-

und

produktionstechnischen Bereich, um hierbei bessere Ergebnisse für den Kunden und das Unternehmen zu erzielen, um dann eventuell wettbewerbsfähiger zu sein, und nicht letztendlich, einen Marktvorteil zu erzielen.7 Diese umrissene Analysethematik ist der große Inhalt dieser Arbeitsuntersuchung.

1.2 Methodik und Aufbau der Arbeits- und Analyseuntersuchung Diese Arbeits- und Analyseuntersuchung wird im 2. Kapitel die aktuelle Situation im Rechnungswesen bezüglich des Aufbaus, der Organisation (Prozesse und Inhalte), Technologie und Berufsbilder (Kompetenzen) aufgezeigt – hierbei werden die vier wesentlichen Bestandteile des Rechnungswesens: Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling / Reporting abgebildet.

Im nachfolgenden 3. Kapitel werden die digitalen Transformationen in den jeweiligen Bereichen des Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling/Reporting) analysiert und dargestellt – dies wiederum 7 Vgl. Deloitte 2016.

4

1. Einleitung

bezüglich der Prozesse, Inhalte, Technologie, Kompetenzen – hierbei werden dann aktuelle digitale Transformationsbeispiele in den jeweiligen Bereichen aufgezeigt, um die digitale Veränderung hier besser verständlich zu gestalten.

Somit gibt es bezüglich dieser Analyseuntersuchung entsprechend 4 Teile: a. Digitale Transformation im Rechnungswesen Teil 1: Finanzbuchhaltung

b. Digitale Transformation im Rechnungswesen Teil 2: Kostenrechnungc. Digitale Transformation im Rechnungswesen Teil 3: Controlling / Reporting

d. Digitalisierung im Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung / Controlling / Reporting) – Eine Analyse der Veränderungen:Inhalte, Prozesse, Technik und Berufsbild (als Gesamtausgabe).

Das 4. Kapitel werden die Chancen und Risiken (Vorteile und Nachteile) der digitalen Transformation in den jeweiligen Rechnungswesen-Bereichen be-leuchten.

Im 5. Kapitel können dann die Zukunftsaussichten der digitalen Transformation im Rechnungswesen analysiert werden – um dann im 6. Kapitel die zentralen Ergebnisse zu präsentieren.

Ein Fazit und ein Ausblick runden die Analyseuntersuchung bezüglich der Erkenntnisse ab und sollen weitere Analyselücken für weitere Arbeitsuntersuchungen offenlegen.

5

2. Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne digitale Transformation

2 Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen

– Aktuelles ohne digitale Transformation

In diesem Kapitel werden die Theorien dargestellt, die notwendig und wichtig sind, um den aktuellen Stand des Rechnungswesens bis hin zur digitalenTransformation besser nachvollziehen zu können. Ebenso helfen diese Darstellungen die Vor- und Nachteile sowie auch die neuen Prozesse und Berufsbilder gedanklich nachzuvollziehen, um diese auch in Zukunft besser ein-ordnen zu können, denn die Digitalisierung in diesem Bereich (und auch anderen betriebswirtschaftlichen Bereichen) wird weiter forciert werden.

2.1 Allgemeines Verständnis des aktuellen Rechnungswesens Das betriebliche Rechnungswesen umfasst die Gesamtheit aller Prozesse, Methoden und Instrumente zur geordneten Sammlung, Aufbereitung, Analyse und Dokumentation von finanzwirtschaftlichen Informationen und Vorgängen.

Es umfasst die Finanzbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung, das Controlling sowie die Erstellung von Finanzberichten und -abschlüssen.

Und genau in diesen Bereichen: Finanzbuchhaltung - Kostenrechnung - Controlling/Berichtswesen) werden in dieser Arbeit die digitalen Inhalte und deren Änderungen untersucht.

Im Einzelnen setzt sich das Rechnungswesen aus folgenden Bereichen mit den entsprechenden Inhalten zusammen:8

1. Finanzbuchhaltung: Die Finanzbuchhaltung umfasst die Erfassung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, wie z. B. Einnah-men, Ausgaben, Vermögen und Verbindlichkeiten/Forderungen. Auf ihrer Grundlage werden Jahresabschlüsse und Finanzberichte erstellt.

2. Kosten- und Leistungsrechnung: Die Kosten- und Leistungsrechnung ermittelt und analysiert die im Unternehmen angefallenen Kosten. Sie ermöglicht es, Preise für Produkte und Dienstleistungen zu kalkulieren, die Kostenentwicklung zu überwachen und Einsparpotenziale zu erkennen.

8 Vgl. Diehm / Benzinger, 2018, S. 841-842.

6

2. Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne digitale Transformation

3. Controlling: Das Controlling plant, steuert und überwacht die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Dazu gehören Budgetierung, Kenn-zahlenanalyse, Erstellung von Forecasts und die Unterstützung von Entscheidungsprozessen.

4. Finanzberichterstattung: Die Finanzberichterstattung umfasst die Aufstel-lung von Jahresabschlüssen (Monatsbilanzen usw.), Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen. Diese Berichte dienen externen Stakeholdern, wie z. B. Investoren, Banken und Behörden, zur Beurteilung der finanziellen Lage und der Performance des Unternehmens.

Für die finanzielle Steuerung und Planung eines Unternehmens liefert das Rechnungswesen wesentliche Informationen. Es unterstützt das Management bei der Verfolgung von Finanzzielen, der Erfüllung steuerlicher Vorschriften und der Verbesserung von Geschäftsabläufen.9

2.2 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte) der aktuellen Finanzbuchhaltung – ohne digitale Transformation

Die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens, die noch nicht vollständig digitalisiert ist, ist üblicherweise hierarchisch mit verschiedenen Aufgabenbereichen organisiert. In der Regel stellt sich die organisatorische Struktur der Finanzbuchhaltung wie folgt dar:10

1. Leitung des Rechnungswesens: Die Leitung des Rechnungswesens oder Finanzleitung trägt die Gesamtverantwortung für das Rechnungswesen des Unternehmens. Sie überwacht und koordiniert alle Buchhaltungsaktivitäten, stellt die Einhaltung der Buchhaltungsrichtlinien und -verfahren sicher und ist für die Erstellung der Finanzberichte und Jahresabschlüsse verantwortlich.

2. Buchhaltungsteams: Die Buchhaltung ist oft in verschiedene Teams aufgeteilt, je nach Art der auszuführenden Aufgaben. Dazu gehören zum Beispiel a. Debitoren- und Kreditorenteams: Diese Teams sind dafür zuständig, Kun-deneinzahlungen (Debitoren) und Lieferantenrechnungen (Kreditoren) zu erfassen und zu verwalten. Sie sind für die Prüfung und Buchung eingehender 9 Vgl. Diehm / Benzinger, 2018, S. 841-842.

10 Vgl. Eppinger / Grönke, 2022, S. 281-295.

7

2. Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne digitale Transformation

Rechnungen, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und das Mahnwesen zuständig.

b. Anlagenbuchhaltung: Dieses Team ist damit beauftragt, das Anlagevermögen zu verwalten. Es umfasst die Erfassung der Zugänge, der Abschreibungen und der Verkäufe von Anlagevermögen sowie die Berechnung der Abschreibungen.

c. Bankbuchhaltung: Dieses Team ist für die Überwachung der Konten des Unternehmens bei den Banken, die Verbuchung der Banktransaktionen, den Abgleich der Kontostände und das Reporting an die Banken zuständig.

d. Allgemeine Buchhaltung: Dieses Team ist dafür verantwortlich, allgemeine Geschäftsvorfälle wie Betriebsausgaben, Steuern oder Rückstellungen zu buchen.

3) Buchhaltungsassistenz: In einigen Unternehmen gibt es auch Buchhal-tungsassistenzstellen, die dabei helfen, Daten einzugeben, Dokumente vorzubereiten und andere administrative Aufgaben zu erledigen.

Die Kommunikation zwischen den Teams und mit anderen Abteilungen erfolgt in der Regel über festgelegte Arbeitsabläufe und Berichtsstrukturen. Die Informationen werden häufig manuell erfasst, auf Papier oder in einfachen elektronischen Tabellen gespeichert und verarbeitet.11

Es ist wichtig zu beachten: Die Organisation der Finanzbuchhaltung kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen haben möglicherweise eine differenziertere Struktur und mehr spezialisierte Teams.

2.2.1 Aktuelle Technologie in einer Finanzbuchhaltung – ohne digitale Transformation

Traditionelle Technologien und Werkzeuge werden in der Regel noch in einer Finanzbuchhaltung ohne umfassende digitale Transformation eingesetzt.

Nachfolgend einige gängige Technologien und Tools, die in einem solchen Umfeld eingesetzt werden können:12

11 Vgl. Eppinger / Grönke, 2022, S. 281-295.

12 Vgl. Ginner, 2020, S. 113-121.

8

2. Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne digitale Transformation

1. Buchhaltungssoftware: Um die verschiedenen Aufgaben der Finanzbuchhaltung zu unterstützen, setzen Unternehmen häufig spezielle Buchhaltungssoftware ein. Mit dieser Software können Buchungen erfasst, Konten verwaltet und Finanzberichte erstellt werden. In der Regel handelt es sich jedoch um lokal installierte Softwarelösungen, die auf den Computern des Unternehmens im Einsatz sind.

2. Tabellenkalkulationsprogramme: Viele Unternehmen verwenden zur Erfassung, Analyse und Verarbeitung von Finanzdaten Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel. Mit Excel werden häufig Finanzberichte erstellt, Kontostände verfolgt und einfache Berechnungen durchgeführt. Die Eingabe der Daten in die Tabellen ist in der Regel manuell.

3. Dokumente in Papierform: In einer nicht vollständig digitalisierten Finanzbuchhaltung sind physische Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge oder Quittungen noch häufig im Einsatz. Die Erfassung, Sortierung und Ablage dieser Dokumente erfolgt manuell. Die Bearbeitung und Verarbeitung der Informationen erfolgt oft in sehr langwierigen Prozessschritten und ist mit einem hohen Zeitaufwand für die Mitarbeiter verbunden.

4. Kommunikation per E-Mail und auf Papier: Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen, den Kunden und den Lieferanten erfolgt in der Regel per E-Mail und auf Papier. Rechnungen werden z.B. per Post ver-schickt oder als PDF angehängt und per Email versendet.

5. Örtliche Datenhaltung: Finanzdaten werden häufig auf lokalen Servern oder Computern gespeichert. Zur Vermeidung von Datenverlusten können Siche-rungsmaßnahmen, wie z. B. regelmäßige Backups, erforderlich sein.

Es muss darauf hingewiesen werden, dass diese traditionellen Technologien nach wie vor in vielen Unternehmen eingesetzt werden. Sie bieten jedoch nicht die Vorteile einer vollständigen Digitalisierung, wie z. B. die Automatisierung der Datenverarbeitung, die Berichterstattung in Echtzeit, die Integration der Systeme mit anderen Unternehmen, z. B. mit Kunden und Lieferanten.13

13 Vgl. Ginner, 2020, S. 113-121.

9

2. Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne digitale Transformation

2.2.2 Aktuelle Berufsbilder (Kompetenzen) in einer Finanzbuchhaltung –

ohne digitale Transformation

Für die Aufgaben und Anforderungen in der Finanzbuchhaltung ohne umfassende digitale Transformation sind bestimmte Berufsbilder mit spezifischen Kompetenzen relevant. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Berufsbilder und die mit ihnen verbundenen Kompetenzen aufgeführt:14

1. Buchhalter: Buchhalter haben die Aufgabe, Geschäftsvorgänge zu erfassen und zu buchen, Buchungsbelege zu erstellen und die Buchführung zu führen.

Fundierte Kenntnisse der Grundsätze der Buchführung, der Bilanzierung und des Steuerrechts werden vorausgesetzt. Wesentliche Kompetenzen in diesem Beruf sind eine exakte Arbeitsweise, Zahlenaffinität und Sorgfalt.

2. Controller: Controller sind dafür verantwortlich, die finanzielle Leistung eines Unternehmens zu planen, zu überwachen und zu analysieren. Sie stellen Budgets auf, analysieren Kennzahlen, erstellen Berichte und unterstützen bei der Entscheidungsfindung. Um Finanzdaten interpretieren und daraus Schlüsse ziehen zu können, sind ausgeprägte analytische Fähigkeiten gefragt. Darüber hinaus sind Kenntnisse im Kostenmanagement und Controlling von Vorteil.

3. Debitoren- und Kreditorenbuchhalter: Diese Berufe sind für die Verwaltung von Kundenkonten (Debitoren) bzw. Lieferantenkonten (Kreditoren) zuständig.

Sie erfassen eingehende Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und -

ausgänge und bearbeiten das Mahnwesen. Kundenorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Kenntnisse im Umgang mit EDV-Systemen sind hier ebenso wichtig.

4. Anlagenbuchhalter: Anlagenbuchhalter sind für das Management der Sach-anlagen eines Unternehmens verantwortlich. Sie sind verantwortlich für die Erfassung von Zugängen, Abschreibungen (Wertminderungen) und Verkäufen von Anlagegütern. Anlagenbuchhalter benötigen fundierte Kenntnisse der An-lagenverwaltung, der Abschreibungsverfahren und der gesetzlichen Bestimmungen, um diese Aufgaben erfüllen zu können.

5. Steuerfachangestellte unterstützen Unternehmen bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten. Zu ihren Aufgaben gehören die Erstellung von 14 Vgl. Grünbichler / Knefz.Reichmann, 2018, S. 122-126.

10

2. Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne digitale Transformation

Steuererklärungen, die Prüfung von Steuerbescheiden und die Beratung in steuerrechtlichen Fragen. Wichtig sind dabei Kenntnisse im Steuerrecht, eine exakte Arbeitsweise und Kommunikationsfähigkeit.

In der nicht digitalisierten Finanzbuchhaltung erfordern diese Berufsbilder vor allem Kenntnisse in den relevanten Bereichen des Rechnungswesens, Genauigkeit, Sorgfalt und eine gute Zahlenaffinität. Kompetenzschwerpunkte sind die manuelle Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Finanzdaten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.15

2.3 Aufbau und Organisation (Prozesse und Inhalte) der aktuellen Kostenrechnung – ohne digitale Transformation

Die Kosten- und Leistungsrechnung ohne umfassende digitale Transformation beinhaltet den Aufbau und die Organisation der Abläufe, um die Kosten einer Organisation zu erfassen, zu analysieren und zu steuern. Im Folgenden werden die grundlegenden Aspekte des Aufbaus und der Organisation der heutigen Kostenrechnung dargestellt:16

1. Kostenartenrechnung: Die Kostenartenrechnung befasst sich mit der Gliederung der Kosten nach Art und Herkunft. Dabei werden verschiedene Kostenarten wie z.B. Materialkosten, Personalkosten, Raumkosten, Abschreibungen usw. erfasst und unterschieden. Die Erfassung dieser Kostenarten und ihre Buchung auf entsprechende Kostenkonten ist in der nicht-digitalen Phase in der Regel manuell.

2. Kostenstellenrechnung: In der Kostenstellenrechnung werden die Kosten den einzelnen Bereichen oder Abteilungen eines Unternehmens zugeordnet.

Auf diese Weise ist eine Erfassung und Analyse der Kosten für jeden Bereich möglich. Dies wird in der Regel durch eine manuelle Zuordnung der Kosten auf Basis von Vorgaben oder Schätzungen erreicht.

3. Kostenträgerrechnung: Ziel der Kostenträgerrechnung ist es, die Kosten den einzelnen Produkten, Dienstleistungen oder Projekten zuzuordnen. Auf diese Weise können die Kosten pro Kostenträger ermittelt und z. B. bei der 15 Vgl. Grünbichler / Knefz.Reichmann, 2018, S. 122-126.

16 Vgl. Justenhoven / Loitz 2019.

11

2. Theoretische Darstellungen zum Rechnungswesen – Aktuelles ohne digitale Transformation

Festlegung von Preisen berücksichtigt werden. Häufig werden manuelle Berechnungen und Schätzungen für die Zuordnung der Kosten verwendet.

4. Kostenrechnungssysteme: In Unternehmen werden häufig verschiedene Kostenrechnungssysteme eingesetzt, wie z.B. das traditionelle Vollkosten-rechnungssystem oder das Teilkostenrechnungssystem. In diesen Systemen wird festgelegt, welche Kosten in die Kalkulation der Produkte, Dienstleistungen etc. einfließen und wie die Gemeinkosten auf die Produkte verteilt werden.

Die Berechnungen werden in der Regel manuell durchgeführt und erfordern eine genaue Erfassung der Kosten.

5. Kostenanalyse und -kontrolle:

Die Analyse der Kostenstruktur und die Identifikation von Einsparungspoten-zialen gehören ebenfalls zur Kostenrechnung. Unternehmen können Kostenfaktoren, die optimiert oder reduziert werden können, durch die manuelle Auswertung von Kostenberichten und -analysen identifizieren. Eine gezielte Steuerung der Kostenentwicklung ist auf diese Weise möglich.

In der nicht digitalisierten Kostenrechnung erfolgen die Datenerfassung, die Berechnungen und die Analysen weitgehend manuell. Die Erfassung und Verarbeitung der Informationen erfolgt häufig auf Papier oder in einfachen elektronischen Tabellen. Häufig gibt es definierte Arbeitsabläufe und Berichtsstrukturen für die Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen.