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- Herausgeber: Höglinger, A
- Kategorie: Ratgeber
- Sprache: Deutsch
Zeit haben und NEIN sagen gehören zusammen. Diese Erfahrung machten bereits mehrere tausend Leserinnen und Leser dieses Buches. Sie alle schätzen die wertvollen Tipps und komprimierten Erfahrungen sowie die rasche Umsetzbarkeit. Das NEINSAGEN spielt dabei eine bedeutende Rolle. Denn wenn wir nicht in der Lage sind, NEIN zu sagen zu unwichtigen Dingen, dann werden wir nie genügend Zeit haben für das Wesentliche im Leben.
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Seitenzahl: 168
Veröffentlichungsjahr: 2015
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Ähnliche
August Höglinger
ZEIThabenheißtNEINsagen
Ein Arbeitsbuchzur Selbstorganisation
Impressum:
Herausgeber und Verleger: Dr. August Höglinger
Lektorat: Textservice Johann Schnellinger, Linz
Cover: pixelkinder, www.pixelkinder.com
Coverfoto: © pixelkinder
Redaktionelle Bearbeitung: Michaela Lindenbauer
Copyright © 2009 by Dr. August Höglinger, Fröhlerweg 8, A-4040 Linz
Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers.
Bestellungen an den Verlag:
Dr. August Höglinger, Fröhlerweg 8, A-4040 Linz
Tel.: + + 4 3 ( 0 ) 7 3 2 / 7 5 7 5 7 7
Fax: + + 4 3 ( 0 ) 7 3 2 / 7 5 7 5 7 7 D W 4
E-Mail: [email protected]
Internet: www.hoeglinger.net
I S B N 9 7 8 - 3 - 9 0 2 4 1 0 - 3 1 - 3
Inhaltsverzeichnis
Vorwort
Leitfaden zur Verwendung des Buches
Arbeitsblätter
Woche 01 bis 52
Schreibtischorganisation:
„Leertischler“ entlasten ihren Kopf
01
Das Wiedervorlagesystem
02
Die elektronische Wiedervorlage
03
Die Post flattert auf meinen Schreibtisch
04
Zeitfalle E-Mails
05
Der Telefonzettel
10
Die Papierflut fest im Griff
26
Ablageorganisation:
Ausmisten
22
Ablegen und Wiederfinden von Informationen
23
Ablageordnung und Ablageplan
24
Selbstorganisation:
Die geordnete Zettelwirtschaft
25
Start frei für die Checklisten
27
NEIN zur Last-Minute-Arbeit
34
Veränderungen wirklich schaffen
35
Tipps zur effizienten Arbeitsorganisation
37
Schritt für Schritt
38
„Hausgemachter“ Stress – NEIN danke
41
NEIN zur „Aufschieberitis“
42
Erfolgsfaktor Entscheidung
43
NEIN zum Perfektionismus
44
Die Lesestoffberge bewältigen
45
Ideen festhalten und verwerten
46
NEIN zur Ziellosigkeit
50
52 Zeitspartipps
52
NEIN sagen, Grenzen setzen:
NEIN sagen – wie geht das?
28
NEIN zum unüberlegten JA
29
Grenzen setzen
30
NEIN sagen heißt abgrenzen
31
Mit Grenzverletzungen umgehen
32
NEIN zum Klammer-Affen
33
Störungen, Unterbrechungen:
Störungen sägen an meiner Leistung
06
Sich Zeit für ungestörtes Arbeiten organisieren
07
Mich selbst und andere weniger stören
08
Den Informationsaustausch koordinieren
48
Zeitmanagement:
Zeit ist kostbar – auch beim Telefonieren
09
Den Zeitfressern auf der Spur
11
Wichtige Aufgaben haben Vorrang
12
Meine Hauptaufgabenliste
13
Sich immer zuerst einen Überblick verschaffen
14
Prinzipielles zur Zeit- und Termineinteilung
17
Wochen- und Monatspläne
20
Mit Zeitplansystemen zum Erfolg
21
Höhere Arbeitsleistung durch gezielte Pausen
36
Zeit gewinnen durch Entlastung
40
NEIN zum „Alles-selber-Tun“
47
Besprechungen kurz und bündig
49
Der Plan für das nächste Jahr
51
Tagesplanung:
10 Min. für einen erfolgreichen Arbeitstag
15
Prioritäten setzen
16
Die Vielfalt der Tagesplantechniken
18
Unvorhergesehenes kommt oft
19
Der Tag rund um die Arbeit
39
Anmerkungen
Vorwort
Dies ist das Buch eines Praktikers, geschrieben für Menschen in der Praxis.
Es enthält die komprimierten Erfahrungen aus 30 Berufsjahren, 20 Jahren Trainer-Tätigkeit sowie aus unzähligen Beratungs- und Coaching-Gesprächen mit Menschen aus unterschiedlichsten Branchen und Berufssparten.
Wie ist das Buch entstanden?
Ich halte seit 20 Jahren Seminare zu den Themen Zeitmanagement und Arbeitstechnik.
Im Laufe der Jahre habe ich immer wieder ehemalige Seminarteilnehmer gefragt, was sie von den angebotenen Themen tatsächlich in die Praxis umgesetzt haben. Die Antworten der Teilnehmer waren und sind für mich ein Leitfaden bei der Konzeption meiner Seminare.
Ich habe meine Seminarinhalte inhaltlich ständig angepasst, um sie möglichst praxisnah und umsetzungsorientiert zu gestalten.
Das Buch gibt Antworten auf die am häufigsten genannten Themen und Probleme der Seminarteilnehmer.
Die Teilnehmer haben in meinen Seminaren gelernt, effizienter mit ihrer Zeit umzugehen, aber vieles wurde dennoch nicht umgesetzt. Es war ihnen nicht möglich, die frei gewordene Zeit wirklich sinnvoll zu nutzen. Sie konnten es nicht, weil sie NICHT NEIN SAGEN konnten. Sie arbeiteten genauso wie vorher 12 bis 15 Stunden am Tag, mit dem Unterschied, dass sie mehr Arbeit in der gleichen Zeit erledigten.
Seit diesem Zeitpunkt sind NEIN SAGEN und GRENZEN SETZEN zu einem fixen und wichtigen Bestandteil meiner Seminare geworden.
ZEIT HABEN und NEIN SAGEN gehören zusammen
Zeit haben wir alle im Leben, jeder hat 24 Stunden pro Tag und bei einer durchschnittlichen Lebenserwartung von 75 Jahren sind das ca. 657.000 Lebensstunden. Für jeden Einzelnen von uns stellt sich die Frage: „Wie verwende ich meine Zeit? Was tue ich mit dieser, meiner Zeit?“ Dabei spielt das NEIN SAGEN eine bedeutende Rolle.
Wenn wir nicht in der Lage sind, NEIN zu sagen,
NEIN zu unwichtigen Dingen, die nur viel Zeit kosten und nichts Essenzielles bringen,
NEIN zur Verschwendung von wertvoller Zeit durch ineffektives Arbeiten,
Desorganisation, ungeplantes Tun, Schreibtischchaos u. a. m.,
NEIN zu unangebrachten Forderungen der Mitmenschen,
NEIN zu … (bitte fortsetzen: Wozu würden Sie gerne NEIN sagen?),
dann werden wir nie genügend Zeit haben für … (für all das, was wir uns immer vorstellen, wenn wir nicht so getrieben, so gestresst und so gehetzt wären).
Halten Sie einen Moment inne und überlegen Sie, wofür/wozu Sie gerne mehr Zeit hätten. Was würden Sie gerne tun, wenn Sie mehr Zeit hätten?
Wenn ich mehr Zeit hätte, würde ich …
NEIN SAGEN und Berufswelt
Ich habe mein Hauptaugenmerk beim NEIN SAGEN auf die Berufswelt gerichtet, da die Arbeitszeit einen Großteil unseres wachen Lebens ausmacht. Wenn wir lernen, im Berufsleben NEIN zu sagen, NEIN zu allem, was für uns nicht wichtig und wesentlich ist, dann gewinnen wir eine Menge wertvolle Zeit. Zeit, die wir für all das nutzen können, was uns im Leben wichtig und wertvoll ist. Zeit für uns selbst, für unsere Familie, für Freunde, für erfolgversprechende Projekte in der Arbeit usw.
Das Einsparungspotenzial an Zeit bzw. Kosten liegt je nach Organisiertheitsgrad bei 5 % bis 30 %. So bringen bereits 5 % Zeitersparnis einem Unternehmen eine Kosteneinsparung von ca. EUR 2.500,– jährlich pro Mitarbeiter.
NEIN SAGEN im Privatleben
Gelingt es uns, im Berufsleben mehr NEIN zu sagen, dann haben wir auch automatisch etwas für unser Privatleben gelernt.
Wir werden besser auf unsere Grenzen achten, was wichtig für das persönliche Wohlbefinden ist.
Wir werden weniger „ungewollte“ JAs sagen und folglich mehr Zeit für uns selbst haben. Zeit, die wir dazu nutzen können, um
a) unsere eigenen Bedürfnisse zu befriedigen,
b) das zu tun, was uns Freude macht und was uns guttut.
Danke!
Ich bedanke mich bei meinen vielen Seminarteilnehmern und Gesprächspartnern, die mir wertvolle Tipps, Anregungen und Ideen geliefert haben, und ich bedanke mich besonders bei all jenen Menschen, die mich bei der Erstellung des Buches unterstützt haben.
Linz, im April 2009
August Höglinger
Leitfaden zur Verwendung des Buches
Bitte lesen Sie zuerst den Leitfaden, damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus dem Buch ziehen können.
Mein persönlicher Coach
Dieses Buch ist kein reines Lesebuch, das Sie wie einen Roman zur Hand nehmen, durchlesen und wieder beiseite legen. Im Vordergrund steht hier das TUN. Sie profitieren am meisten, wenn Sie möglichst viele der angebotenen Methoden und Vorschläge unmittelbar in die Praxis umsetzen. Wissen allein reicht nicht aus. Erfolgreich ist derjenige, der etwas daraus macht.
Betrachten Sie das Buch als Ihren persönlichen Berater/Coach, der Sie über einen längeren Zeitraum begleitet – im Optimalfall ist das ein Jahr.
Wie ist das Buch aufgebaut?
Das Buch besteht aus 52 Arbeitsblättern (für die Wochen des Jahres), die folgenden Sachgebieten zugeordnet sind:
1. Schreibtischorganisation
2. Ablageorganisation
3. Selbstorganisation
4. NEIN sagen, Grenzen setzen
5. Störungen, Unterbrechungen
6. Zeitmanagement
7. Tagesplanung
Jedes Arbeitsblatt behandelt einen Teilaspekt eines der 7 Hauptthemen und ist in sich abgeschlossen. Da die Themen eines Sachgebietes teilweise aufbauend sind, empfehle ich, die vorgeschlagene Reihenfolge (Wochenfolge) beim Durcharbeiten einzuhalten.
Die Themenschwerpunkte wurden „verstreut“ und nicht kompakt abgehandelt, damit Sie sich gezielt mehrfach mit einer Thematik auseinandersetzen.
Wiederholungen, Wiederholungen
Nur ständige Wiederholungen machen eine Sache erst zur Gewohnheit. Etwas gewohnt sein heißt: Wir müssen uns nicht ständig daran erinnern, wir tun es automatisch und unbewusst. Alles, was wir sozusagen automatisch tun, ist leicht und mühelos. Erinnern Sie sich noch, wie mühsam das Autofahren zu Beginn war und wie leicht es heute geht, da es automatisiert und zur Gewohnheit geworden ist.
Aus diesem Grund habe ich gezielt viele Wiederholungen eingebaut, damit Sie immer und immer wieder daran erinnert werden, d. h.:
1. Themen werden mehrfach in abgewandelter Form behandelt.
2. Zur Auffrischung sind am Ende jedes Arbeitsblattes Wiederholungsfragen gestellt, die sich auf Inhalte aus vorherigen Arbeitsblättern beziehen.
Wie Sie das Buch optimal nutzen
Nehmen Sie jede Woche ein Arbeitsblatt zur Hand. Konzentrieren Sie sich eine Woche lang nur auf diesen Themenschwerpunkt. Greifen Sie jene Anregungen und Vorschläge heraus, die für Sie brauchbar erscheinen, und setzen Sie diese in die Praxis um. Probieren Sie die Methoden einfach aus und entscheiden Sie dann, ob diese für Sie nützlich sind oder nicht.
Beim Verändern schrittweise vorgehen!
Häufig wollen wir zu viel auf einmal verändern. „Ab morgen mache ich alles ganz anders“ ist meist zum Scheitern verurteilt, und schneller, als uns recht ist, fallen wir wieder in die alten Verhaltensmuster zurück.
Gehen Sie daher lieber Schritt für Schritt vor und richten Sie Ihre Aufmerksamkeit voll und ganz auf das ausgewählte Wochenthema. Es mag zwar etwas langsamer vorangehen, aber der Erfolg ist dafür umso nachhaltiger und sicherer.
Männliche/weibliche Form der Anrede
Ich habe aus Gründen der besseren Lesbarkeit und damit der Verständlichkeit des Textes nur eine Form der Anrede gewählt, und zwar die männliche, weil sie die gängigere Form ist. Diese steht stellvertretend für beide Geschlechter. Ich bitte alle meine Leserinnen und Leser um ihr Verständnis.
Schreibtischorganisation
Woche 01
„Leertischler“ entlasten ihren Kopf
Der ganz „normale“ Schreibtisch-Arbeitsplatz
Die „chaotische“ Schreibtisch-organisation prägt in vielen Büros das Bild des Schreibtisch-Arbeitsplatzes.
Es türmen sich Stapel von Papieren und Dingen,
die wir für unsere momentane Aufgabe, für in Arbeit befindliche oder zukünftige Projekte benötigen,
die wir früher gebraucht haben und die längst abgelegt gehörten,
die irgendwann auf unserem Schreibtisch gelandet sind und von dort den Weg nicht mehr weggefunden haben.
Alte Zeitschriften sind genauso zu finden wie ein schon längst nicht mehr aktuelles Angebot oder ein Prospekt aus dem Vorjahr. Auf der vorvorletzten Version der Telefonliste liegt eine handschriftliche Notiz eines Telefonats von vor 3 Wochen, die noch immer der Erledigung harrt.
Und jeder Neuzugang, ob Post, Fax oder Rundschreiben, wird einfach auf einen freien Platz oder einen Papierstapel gelegt.
Gründe für das Liegenlassen auf dem Schreibtisch:
Angst, auf etwas zu vergessen
eine noch nicht getroffene Entscheidung
ausgeprägter Sammlertrieb
kein sonstiger Platz
keine Zeit zum Ablegen
Konsequenzen der „chaotischen“ Organisation
Ein Griff, und die Suche beginnt.
Mangelnder Überblick.
Lange Suchzeiten. („Ich hab den Brief doch da irgendwo hingelegt!?“)
Unter den Papierbergen geht Wichtiges verloren.
Die ständige Last von Arbeit vor Augen stellt eine psychologische Belastung dar.
Es gibt sicherlich sog. kreative Chaoten, die das Chaos brauchen, um sich wohl zu fühlen, und nur im organisierten Chaos ihre Leistung erbringen können.
Wenn jedoch nicht nur Ihr Schreibtisch, sondern auch Sie unter der Last der Papierüberfülle stöhnen, dann ist es an der Zeit, ein „Leertischler“ zu werden.
Der Schreibtisch eines „Leertischlers“
Aus den Augen, aus dem Sinn.
Der „Leertischler“ hat einen möglichst „leeren“ und aufgeräumten Schreibtisch.
Auf dem Tisch befinden sich nur jene Dinge, die er ständig in Gebrauch hat.
Er konzentriert sich voll und ganz auf die Aufgabe, die er gerade auszuführen hat.
Der Rest verschwindet aus seinem unmittelbaren Blickfeld und wandert in die Ablagen, in den Schreibtisch oder in die Regale.
Die funktionalen Bereiche eines Schreibtisches
Alles, was ich gerade, rasch bzw. oft brauche, befindet sich in Griff-, Reich- oder Streckweite.
Zum „Leertischler“ werden:
Zeigen Sie Mut zum Wegwerfen.
Räumen Sie alles weg vom Schreibtisch, was Sie weder rasch noch häufig brauchen und was Sie nicht zur momentanen Arbeit benötigen.
Zeigen Sie dabei Mut zum Wegwerfen. Falls Ihnen dieser Mut noch fehlt, räumen Sie alles in eine Schachtel (als Vorstufe zum Papierkorb).
Schreibtischorganisation
Woche 02
Das Wiedervorlagesystem
Aus Angst, eine Arbeit zu vergessen, lassen wir vieles auf dem Schreibtisch liegen.
Das hier vorgestellte System der Wiedervorlage
lässt Sie keine Arbeit vergessen,
hilft Ihnen, die Arbeitslast aus den Augen zu bekommen,
verschafft Ihnen einen Überblick,
hilft Ihnen, Ihre Unterlagen optimal zu organisieren,
macht Sie zum „Leertischler“, d. h., Sie bekommen einen freien Schreibtisch.
Sie benötigen dazu auf Ihrem Schreibtisch mindestens 3 Briefkörbe oder nach Bedarf mehr.
Die Mappen werden mit Beschriftungsschildchen versehen.
Weiters benötigen Sie eine Hängeregistratur mit Mappen, die im Schreibtisch eingebaut ist oder auch als Box auf den Tisch gestellt werden kann. Anstelle von Mappen kann auch ein Pultordner (= Unterschriftenordner) verwendet werden.
Mappenstrukturierung gemäß Orga-Plan-Mappen.
Der Schreibtisch wird leer
1.
Alle Schriftstücke, die normalerweise auf dem Schreibtisch liegen, werden in die
Tages-, Monats- oder Projektmappen
gesteckt.
2.
Ist etwa eine Aufgabe am 14. des Monats zu erledigen, dann werden die entsprechenden Unterlagen in die
Tagesmappe
mit der Nummer 14 gelegt (z. B. eine fällige Rechnung, der Projektabschlussbericht für Projekt X usw.).
3.
Die
Monatsmappen
werden mit Aufgaben gefüllt, die in späteren Monaten zu erledigen sind (z. B. der Halbjahresbericht an die Geschäftsleitung im Juni, die Adressliste für die Weihnachtsgrüße im Dezember).
4.
In den
Projektmappen
werden alle Unterlagen zum Projekt gesammelt.
Bearbeitungsablauf:
Ein rotierendes System sorgt dafür, dass Sie nichts vergessen.
1. Am 14. des Monats wird die Mappe mit der Nummer 14 aus dem Schreibtisch genommen und der gesamte Inhalt wandert in den Briefkorb EIN.
2. Die entleerte Mappe wird in einem rotierenden System hinter die letzte Mappe der Schreibtisch-Hängeregistratur gesteckt (in diesem Fall hinter die Nummer 13). Die vorderste Mappe ist somit immer jene, die noch nicht bearbeitet ist. Wenn also z. B. am 14. die vorderste Mappe die Nummer 12 trägt, dann müssen Sie die Mappen 12 bis 14 durcharbeiten. Dies könnte der Fall sein, wenn Sie 2 Tage auf Dienstreise waren.
3. Der Inhalt des Briefkorbes EIN wird dann vollständig durchgearbeitet.
4. Eine Arbeit nach der anderen wird dem Briefkorb EIN entnommen, auf dem Schreibtisch bearbeitet und
a) wandert entweder in den Briefkorb AUS bzw. wird sofort abgelegt oder
b) kommt erneut in die Wiedervorlage, um zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet zu werden.
Monatsmappen werden ca. um den 20. des Monats aufgeteilt:
D. h.: Am 20. Jänner teilen Sie die Monatsmappe vom Februar auf die Tagesmappen 1 bis 31 auf und stecken diese dann hinter die Jänner-Mappe wieder in die Hängeregistratur.
Jede neu hinzugekommene Arbeit wird ebenfalls entsprechend dem Termin in die Wiedervorlage gesteckt.
E-Mails elektronisch auf Wiedervorlage legen
E-Mails, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, sollten Sie nicht ausdrucken und in die Wiedervorlage legen. Verwenden Sie die in den E-Mail-Systemen vorhandenen Funktionen zur elektronischen Wiedervorlage oder gestalten Sie sich ein Ordnersystem analog Ihrer schriftlichen Wiedervorlage.
Schreibtischorganisation
Woche 03
Die elektronische Wiedervorlage
Mit einer funktionierenden Wiedervorlage haben Sie Ihre Aufgaben und die zur Erledigung erforderlichen Unterlagen fest im Griff. Das System der Wiedervorlage erinnert Sie termingerecht an Ihre Aufgaben.
Sie haben viele Möglichkeiten, wie Sie Ihr Wiedervorlage-System gestalten können. Welches System Sie einsetzen, hängt von Ihrem persönlichen Arbeitsstil und Ihrem Arbeitsumfeld ab. Sie können
1. eine Papier-Wiedervorlage verwenden
(Pultordner, Hängemappen, Zeitplanbuch etc.)
2. eine elektronische Wiedervorlage einsetzen
(PC, Laptop, Electronic Organizer, PDA, Smartphone, BlackBerry etc.)
3. eine Kombination aus beiden Systemen nutzen
Die elektronische Wiedervorlage kann Ihnen helfen, die Papierflut einzudämmen.
Eine elektronische Wiedervorlage ist beispielsweise dann sinnvoll,
wenn Sie ohnehin ständig am Computer arbeiten,
wenn Sie viele E-Mails erhalten und diese nicht sofort beantworten können,
wenn Sie viel unterwegs sind und ein mobiles Gerät verwenden,
wenn Sie letztendlich die Papierflut gründlich satthaben und diese reduzieren wollen.
Worauf Sie bei der elektronischen Wiedervorlage achten sollten
1. Eine Aufgabe ist kein Termin:
Ein typischer Fehler bei der Verwendung der elektronischen Wiedervorlage ist, dass Aufgaben und Termine vermischt werden. Zu den elektronischen Terminen werden einfach Erinnerungstermine für die Aufgaben erfasst. Sollte dabei die Kernarbeitszeit bereits mit Terminen verplant sein, werden eben die Randzeiten zur Planung herangezogen.
Um die elektronische Wiedervorlage jedoch möglichst effizient zu nutzen, sollten Sie Aufgaben und Termine getrennt führen. Tragen Sie Aufgaben in den elektronischen Aufgabenmanager ein. Termine erfassen Sie in der Terminverwaltung. Die Unterscheidung ist wichtig, da die elektronische Aufgaben- und Terminverwaltung unterschiedliche Funktionen haben.
So bleiben beispielsweise Aufgaben so lange aktiv, bis sie erledigt sind und einen Erledigungsvermerk erhalten. Im Gegensatz dazu sind Termine einfach vorbei, wenn die Zeit für den Termin abgelaufen ist. In diesem Fall müssten Sie unerledigte Aufgabentermine immer wieder terminieren.
2. Seien Sie konsequent:
Wenn Sie die elektronische Wiedervorlage verwenden, dann verwenden Sie diese konsequent für all Ihre Aufgaben.
3. Dämmen Sie die Papierflut ein:
Tragen Sie jede Erinnerung an eine Aufgabe, für die Sie sich bisher eine schriftliche Notiz gemacht haben, in die Wiedervorlage ein.
Drucken Sie E-Mails, die Sie später bearbeiten wollen, nicht aus, sondern bearbeiten Sie diese nur elektronisch.
4. Je weniger Hilfsmittel, desto besser:
Nutzen Sie zur Wiedervorlage per Papier maximal ein zusätzliches elektronisches Hilfsmittel. Sie könnten etwa
die elektronische Wiedervorlage zur Termin- und Aufgabenplanung verwenden und
die Papier-Wiedervorlage dazu nutzen, um die Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar zu haben.
Wenn Sie nämlich
Termine im Papierkalender und teilweise im elektronischen System führen, weil in Ihrem Unternehmen die elektronische Terminverwaltung verwendet wird,
Unterlagen in der Papier-Wiedervorlage abgelegt haben,
zu erledigende Aufgaben auf Zettel notiert haben,
Mails im Posteingang und in sonstigen Ordnern speichern und dann noch teilweise ausdrucken und in die Wiedervorlage geben, um diese später zu bearbeiten,
dann werden Sie wohl kaum die Übersicht bewahren können.
Gleichen Sie Ihre Hilfsmittel ab.
5. Stimmen Sie Ihre Systeme ab:
Sollte es in Ihrem Arbeitsumfeld erforderlich sein, mit mehreren unterschiedlichen Hilfsmitteln zu arbeiten (im Büro verwenden Sie den PC, unterwegs nutzen Sie ein Smartphone), dann sorgen Sie unbedingt dafür, dass die Systeme regelmäßig aktualisiert/abgeglichen werden.
Hilfe, ich bin mit Terminen zugepflastert!
Wenn andere Zugriff auf Ihre elektronische Terminplanung haben …
Eigentlich haben Sie sich am Beginn der Woche vorgenommen, diese Woche die Quartalsberichte für Ihre Abteilung zu erstellen. Der Abgabetermin ist Anfang nächster Woche. So nach und nach werden Sie jedoch von elektronischen Terminanfragen Ihrer Kollegen überhäuft, die Zugriff auf Ihren Terminkalender haben und einfach nach dem nächstmöglichen freien Termin in Ihrem Kalender suchen. Manche Termine könnten Sie natürlich ablehnen, wie oft tun Sie das jedoch wirklich? Und am Ende der Arbeitswoche stellen Sie dann fest, dass Sie zwar viel getan haben, aber für die wichtigen Berichte keine Zeit gefunden haben. Da nun die wichtige Aufgabe auch noch dringend geworden ist, müssen Sie in den sauren Apfel beißen und die Berichte nach Dienstschluss bzw. am Wochenende erledigen. Das müsste nicht sein.
Meine Termine mit mir selbst für meine wichtigen Aufgaben.
Bleiben Sie Herr Ihrer Zeit. Lassen Sie nicht andere über Ihre Zeit verfügen. Planen Sie in Ihrem Terminkalender Termine mit sich selbst ein, um Ihre wichtigen Aufgaben erledigen zu können. Für manche kann es sogar sinnvoll sein, derartige Termine einige Wochen im Voraus im Terminkalender festzulegen.
Schreibtischorganisation
Woche 04
Die Post flattert auf meinen Schreibtisch
Für eine rationelle Postbearbeitung brauchen Sie 3 Ablagefächer/Briefkörbe.
Ablauf bei der Postbearbeitung
Die Post hat einen bestimmten Platz auf dem Schreibtisch.
1. Die gesamte Eingangspost gehört in das Fach EIN (= Eingangs-Briefkorb).
In dieses Fach gehören auch Faxe, sämtliche interne Firmenpost, Mitteilungen, Telefonzettel, Akten, Informationen – also all das, was uns Kollegen und Mitarbeiter an Schrift- und Sachmaterial zukommen lassen.
Keinesfalls sollte die Post irgendwo auf dem Schreibtisch abgelegt werden. Dafür gibt es einen fixen Platz, und der ist das Eingangsfach.
2. Bevor wir die Eingangspost bearbeiten, ordnen wir sie nach Wichtigkeit. Die wichtigste Post liegt obenauf.
Lesestoff wandert gleich in das Fach LESESTOFF und wird zu einem späteren Zeitpunkt begutachtet.
3. Das oberste (und wichtigste) Schriftstück wird aus dem Eingangskorb genommen, auf den Schreibtisch gelegt und bearbeitet.
Jedes Schriftstück wird bearbeitet oder erhält einen Bearbeitungsvermerk. Ein Schriftstück nur zu lesen und es dann zwecks späterer Bearbeitung wegzulegen, ist nicht sehr rationell.
Notieren Sie sich Bearbeitungsvermerke auf dem Schriftstück, sei es auf einem aufgeklebten Post-it oder auf einem dazugehefteten Zettel. Dann sparen Sie Zeit, wenn Sie die Unterlagen später wieder zur Hand nehmen.
4. Nach der Bearbeitung kommt das Schriftstück
a) in das Fach AUS
