Personalsoftware für den Mittelstand E-Book

Andreas Pörtner

• Herausgeber: BoD - Books on Demand
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 75

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Die Digitalisierung stellt das Personalwesen mittelständischer Unternehmen vor eine doppelte Herausforderung: Einerseits steigen die Erwartungen an moderne, effiziente HR-Prozesse und andererseits sind Zeit, Budget und IT-Ressourcen oft knapp bemessen. Genau hier setzt dieses Buch an. Andreas Pörtner, erfahrener Berater und Begleiter zahlreicher Digitalisierungsprojekte im Mittelstand, gibt in diesem Werk eine fundierte, systematische und leicht verständliche Anleitung zur Auswahl und Einführung der passenden Personalsoftware. Dabei geht es nicht um technische Details oder Produktvergleiche allein, sondern um die Frage, wie Unternehmen ihre HR-Prozesse ganzheitlich digital denken, gestalten und nachhaltig umsetzen können. Der Autor führt durch alle Projektphasen, von der Zieldefinition über die Anforderungsanalyse, Anbieterauswahl und Software-Demos bis hin zu Change Management, Datenschutz und langfristiger Systempflege. Zahlreiche Praxistipps, Checklisten und Beispiele aus echten Projekten machen das Buch zu einem unverzichtbaren Arbeitsmittel für Geschäftsführer, Personalleiter, IT-Verantwortliche und Projektteams in Unternehmen. Ob Sie gerade erst mit der Digitalisierung im HR-Bereich starten oder Ihre bestehende Lösung weiterentwickeln wollen, dieses Buch hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Fehler zu vermeiden und Ihre Personalabteilung zukunftsfähig aufzustellen. Wenn Sie Klarheit und Struktur bei der Nutzung und Einführung Ihrer Personalsoftware suchen, laden wir Sie herzlich ein, den DIGITAL BUSINESS NAVIGATOR, kostenfrei zu nutzen. Der Entry-Tarif ist für Leser kostenfrei enthalten.

Leseprobe

Andreas Pörtner MSc BBA

DIGITAL BUSINESS GUIDES

www.digital-business-guides.com

Ausgabe 5 / 2025

Inhalt

Vorwort

Einleitung

Kapitel 1: Digitalisierung im Personalwesen

Kapitel 2: Funktionen und Module moderner Personalsoftware

Kapitel 3: Anforderungen des Mittelstands an HR-Software

Kapitel 4: Projektvorbereitung und Zieldefinition

Kapitel 5: Anforderungen systematisch erfassen

Kapitel 6: Anbieterauswahl und Marktübersicht

Kapitel 7: Software-Demos und Proof of Concept (PoC)

Kapitel 8: Projektplanung und Umsetzung

Kapitel 9: Change Management im Mittelstand

Kapitel 10: Datenschutz und rechtliche Anforderungen

Kapitel 11: Betrieb und Supportmodelle

Kapitel 12: Erfolgskontrolle und kontinuierliche Verbesserung

Kapitel 13: Roadmap für die strategische Weiterentwicklung

Nachwort

Glossar

Vorwort

Die Digitalisierung macht auch vor dem Personalwesen mittelständischer Unternehmen nicht halt. Während viele große Unternehmen längst auf umfassende HR-Suiten setzen, stehen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft noch am Anfang dieser Reise – nicht selten mangelt es an Zeit, Ressourcen oder schlicht an Erfahrung im Auswahlprozess.

Dieses Buch ist aus der Praxis entstanden. Es basiert auf zahlreichen Projekten, die ich gemeinsam mit mittelständischen Unternehmen umgesetzt habe. Immer wieder begegnen mir dabei ähnliche Fragestellungen: Wie finde ich die richtige Personalsoftware für mein Unternehmen? Wie gestalte ich den Auswahlprozess effizient? Worauf muss ich bei der Einführung achten, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch wirklich damit arbeiten wollen – und können?

Ziel dieses Buches ist es, mittelständischen Entscheidern eine klare, verständliche und praxisorientierte Anleitung an die Hand zu geben, wie sie ihre Personalprozesse digitalisieren können – von der Auswahl bis zur Einführung und Optimierung.

Sie finden darin sowohl fachliche als auch technische Perspektiven, zahlreiche Tipps, bewährte Vorgehensweisen und Checklisten. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Funktionen aufzulisten – sondern darum, für Ihr Unternehmen die passende Lösung zu finden.

Ich wünsche Ihnen viele hilfreiche Erkenntnisse bei der Lektüre und vor allem: viel Erfolg bei Ihrem Digitalisierungsprojekt im Personalbereich.

Einleitung

Warum dieses Buch?

Die Auswahl und Einführung einer Personalsoftware ist mehr als ein IT-Projekt – sie ist ein organisatorischer Veränderungsprozess, der alle Bereiche des Unternehmens berührt. Gerade im Mittelstand sind Personalabteilungen oft schlank aufgestellt, Prozesse historisch gewachsen und digitale Lösungen eher punktuell im Einsatz. Der Druck steigt: Fachkräftemangel, mobiles Arbeiten, neue Datenschutzregeln und steigende Erwartungen der Mitarbeitenden verlangen nach zeitgemäßen digitalen HR-Lösungen.

Zugleich ist die Vielfalt am Markt enorm: Vom spezialisierten Recruiting-Tool bis zur ganzheitlichen HR-Suite – die Auswahl ist groß, die Unterschiede gravierend. Viele KMU stehen vor der Frage: Wie gelingt es, unter all den Optionen die richtige Software zu finden – und sie erfolgreich zu implementieren?

Dieses Buch liefert Antworten.

Was Sie erwartet

In diesem Buch erfahren Sie Schritt für Schritt:

welche

Funktionen

moderne Personalsoftwarelösungen bieten,

welche

Anforderungen

im Mittelstand wirklich zählen,

wie Sie den Auswahlprozess

strukturiert

gestalten,

wie Sie Anbieter und Lösungen

vergleichen und bewerten

,

wie Sie die

Einführung

erfolgreich planen und umsetzen,

und wie Sie Ihr HR-System im Alltag

nutzen und weiterentwickeln

.

Neben methodischem Wissen enthält das Buch zahlreiche Praxistipps, Checklisten, Beispiele und Handlungsempfehlungen aus Projekten im Mittelstand.

Zielgruppe

Dieses Buch richtet sich an:

Geschäftsführer und Inhaber mittelständischer Unternehmen, die digitale HR-Strukturen aufbauen möchten,

Personalleiter und HR-Manager, die operative Anforderungen mit strategischer IT-Auswahl verbinden müssen,

IT-Leiter, die für Auswahl, Integration und Betrieb von HR-Systemen verantwortlich sind,

sowie HR-Projektverantwortliche und interne Digitalisierungsbeauftragte.

Sie müssen kein IT-Experte sein, um dieses Buch zu nutzen – aber Sie sollten bereit sein, HR-Prozesse zu hinterfragen, zu modernisieren und digital neu zu denken.

So nutzen Sie dieses Buch

Das Buch ist so aufgebaut, dass Sie es sowohl von vorne nach hinten durchlesen können als auch kapitelweise nutzen – je nach Projektphase oder spezifischem Informationsbedarf. Im Anhang finden Sie zusätzlich hilfreiche Checklisten, Begriffe und Vorlagen, die Sie direkt in Ihrem Projekt einsetzen können.

Die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse beginnt nicht mit einer Software – sondern mit einer klaren Strategie. Dieses Buch hilft Ihnen dabei.

Kapitel 1: Digitalisierung im Personalwesen

Die Digitalisierung hat in nahezu allen Unternehmensbereichen tiefgreifende Veränderungen ausgelöst – und das Personalwesen bildet dabei keine Ausnahme. Lange Zeit galten Personalabteilungen als papierlastige, eher administrative Einheiten. Doch diese Sichtweise hat sich grundlegend gewandelt. Heute steht das HR-Management vor der Aufgabe, sich als strategischer Partner im Unternehmen zu positionieren und die digitale Transformation aktiv mitzugestalten. Für mittelständische Unternehmen stellt dies eine besondere Herausforderung dar – aber auch eine große Chance.

1.1 Der digitale Wandel im HR-Bereich

Die zunehmende Digitalisierung führt dazu, dass Unternehmen ihre HR-Prozesse nicht nur digital abbilden, sondern auch neu denken müssen. Während große Konzerne oft schon seit Jahren mit komplexen HR-Systemen arbeiten, haben viele mittelständische Unternehmen bisher nur punktuelle Softwarelösungen im Einsatz – etwa für die Lohnabrechnung oder das Bewerbermanagement. Dabei wächst der Handlungsdruck: Moderne Arbeitswelten, gesetzliche Anforderungen und nicht zuletzt die Erwartungen der Mitarbeitenden machen eine umfassende Digitalisierung im Personalwesen notwendig.

Digitale HR-Prozesse bieten zahlreiche Vorteile: Sie steigern die Effizienz, reduzieren Fehlerquellen, verbessern die Nachvollziehbarkeit und entlasten die Personalabteilung bei Routineaufgaben. Gleichzeitig ermöglichen sie mehr Transparenz, bessere Datenanalysen und eine stärkere Mitarbeiterorientierung.

Nicht zuletzt schafft eine moderne HR-IT-Landschaft die Grundlage dafür, dass HR-Abteilungen strategisch wirken können – zum Beispiel durch gezieltes Talentmanagement, Kompetenzentwicklung oder die Gestaltung hybrider Arbeitsmodelle.

1.2 Digitalisierungstreiber im Mittelstand

Gerade im Mittelstand zeigt sich ein Spannungsfeld zwischen pragmatischer Zurückhaltung und wachsendem Handlungsbedarf. Während manche Unternehmen bereits auf moderne HR-Cloud-Lösungen setzen, arbeiten andere noch mit Excel-Tabellen, Papierakten und Insellösungen. Die Gründe dafür sind vielfältig: knappe Ressourcen, fehlende IT-Kompetenz, geringe Veränderungsbereitschaft – oder schlicht die Unsicherheit, welche Lösung wirklich passt.

Doch verschiedene Entwicklungen treiben die Digitalisierung auch im Mittelstand voran:

Fachkräftemangel und demografischer Wandel

: Unternehmen müssen sich stärker um qualifizierte Mitarbeitende bemühen – und das gelingt nur mit digitalen Bewerbungsprozessen, einer transparenten Candidate Journey und professionellem Onboarding.

Mobiles und hybrides Arbeiten

: Homeoffice, Remote Work und flexible Arbeitszeitmodelle verlangen nach digitalen Prozessen – etwa bei Zeiterfassung, Urlaubsanträgen oder digitalen Personalakten.

Rechtliche Anforderungen

: Die DSGVO, das Nachweisgesetz oder Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung setzen eine verlässliche digitale Dokumentation voraus.

Wettbewerbsfähigkeit und Arbeitgeberattraktivität

: Unternehmen, die moderne Tools nutzen, wirken innovativer und professioneller – das beeinflusst die Außenwahrnehmung bei Bewerbenden und Mitarbeitenden gleichermaßen.

1.3 Chancen und Nutzen digitaler HR-Prozesse

Die Einführung einer digitalen Personalsoftware bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich – sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene. Im Folgenden sind die wichtigsten Nutzenaspekte zusammengefasst:

Effizienzgewinne im Tagesgeschäft:

Routineaufgaben wie das Erstellen von Arbeitsverträgen, die Bearbeitung von Abwesenheiten oder die Pflege von Personalstammdaten lassen sich automatisieren. Dadurch wird die HR-Abteilung entlastet und kann sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Bessere Datenqualität und Transparenz:

Digitale Systeme reduzieren Fehler durch manuelle Übertragungen und schaffen eine zentrale, einheitliche Datenbasis. So können jederzeit aktuelle Informationen über Mitarbeitende, Kosten oder Personalentwicklungsmaßnahmen abgerufen werden.

Erfüllung gesetzlicher Vorgaben:

Eine gute HR-Software unterstützt bei der Einhaltung von Datenschutzanforderungen, Dokumentationspflichten und Compliance-Vorgaben – zum Beispiel durch automatisierte Protokollierung, Benutzerrechte oder sichere Archivierung.

Mitarbeiterzentrierung und Self-Service:

Moderne Lösungen bieten Mitarbeitenden Zugriff auf ihre Daten, ermöglichen digitale Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder Schulungsanmeldungen. Dies stärkt die Eigenverantwortung und reduziert Rückfragen an die HR-Abteilung.

Strategische Steuerung und Analytik:

Durch integrierte Reportings und Dashboards lassen sich personalbezogene Kennzahlen (KPIs) gezielt analysieren – etwa zur Fluktuation, Krankheitsquote oder Weiterbildungsmaßnahmen. So kann HR zur Steuerung der Unternehmensstrategie beitragen.

1.4 Typische Ausgangssituationen im Mittelstand

In mittelständischen Unternehmen zeigt sich häufig ein ähnliches Bild: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft über einen externen Dienstleister oder eine klassische Payroll-Software. Für Bewerbungen gibt es eine manuelle E-Mail-Lösung oder ein kleines Bewerbertool. Urlaube werden mit Excel oder in Papierformularen verwaltet.

Die digitale Personalakte? Noch Zukunftsmusik.

Einige Unternehmen haben bereits einzelne Module eingeführt, z. B. eine digitale Zeiterfassung oder ein Learning-Management-System (LMS). Doch häufig fehlt die Integration – und damit der ganzheitliche Blick auf die Personalprozesse.

Typische Probleme sind:

Medienbrüche zwischen einzelnen Systemen

manuelle Prozesse mit hohem Aufwand

unvollständige oder veraltete Daten

fehlende Transparenz bei Personalinformationen

hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen oder externen Dienstleistern

Eine moderne Personalsoftware kann hier nicht nur Ordnung schaffen, sondern auch eine Plattform für ganzheitliche HR-Arbeit bieten.

1.5 Von der Verwaltung zur Gestaltung – neue Rollen des HR-Bereichs

Der Wandel im Personalwesen betrifft nicht nur die Technologie, sondern auch die Rollen und Aufgaben der HR-Abteilungen. Die klassische Personalverwaltung wandelt sich zur strategischen HR-Organisation. Dazu gehört:

die gezielte Entwicklung von Talenten,

der Aufbau digitaler Kompetenzen im Unternehmen,

die Gestaltung moderner Arbeitsbedingungen,

und die Unterstützung der Führungskräfte bei der Mitarbeiterbindung.

Personalsoftware kann diesen Wandel unterstützen – aber nur, wenn sie nicht nur als IT-Tool, sondern als Enabler für neue Arbeitsweisen verstanden wird. Entscheidend ist daher, dass HR, IT und Geschäftsführung gemeinsam die Richtung definieren: Welche Ziele verfolgen wir mit der Digitalisierung unserer HR-Prozesse?

Welche Prozesse sollen verändert werden – und welche bleiben bestehen? Wer übernimmt welche Rollen im Projekt?

1.6 Erfolgsfaktoren für digitale HR-Transformation

Die Einführung einer Personalsoftware sollte nicht als reines IT-Projekt betrachtet werden. Sie ist ein Change-Projekt, das Kommunikation, Schulung und Kulturwandel erfordert. Folgende Faktoren haben sich in der Praxis als erfolgsentscheidend erwiesen:

Klare Zieldefinition

: Welche Herausforderungen sollen gelöst werden? Welche Erwartungen haben Geschäftsführung, HR und Mitarbeitende?

Beteiligung der Fachbereiche

: Nur wer die Nutzerperspektive einbezieht, wird hohe Akzeptanz erreichen.

Iteratives Vorgehen