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- Herausgeber: Clube de Autores
- Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
- Sprache: Spanisch
Puede solicitar gratuitamente las soluciones a todas las actividades en el email [email protected] Capacidades que se adquieren con este Manual: - Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona. - Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental.
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Seitenzahl: 169
Veröffentlichungsjahr: 2025
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Sistemas de archivo y clasificación de documentos. UF0347. Autor: Miguel Ángel Ladrón de Guevara.
© EDITORIAL TUTOR FORMACIÓN
C/ San Millán, 7, bajo 10
26004 Logroño (La Rioja)
Tlf. 610687276
Email: [email protected]
Web: https://tutorformacion.es o https://editorial.tutorformacion.es Edición: 2024
ISBN: 978-84-19189-66-0
Depósito legal: LR 376-2024
[1]
Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma. Según el código penal vigente ninguna parte de este o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de D. Miguel Ángel Ladrón Jiménez; su contenido está protegido por la ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica.
Portada diseñada por Freepik.
[2]
Contenido
El Archivo. Concepto y finalidad. ....................................................................................... 6
1.Clases de archivos. .................................................................................................... 8
2.Sistemas de registro y clasificación de documentos. .............................................. 10
3.Mantenimiento del archivo físico. .......................................................................... 12
3.1.Recursos materiales. ........................................................................................ 12
3.2.Infraestructura de archivo. ............................................................................... 12
4.Mantenimiento del archivo informático.................................................................. 14
4.1.Métodos. .......................................................................................................... 14
4.2.Unidades de conservación. .............................................................................. 15
5.Planificación de un archivo de gestión de la documentación. ................................ 16
5.1.Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la
estructura de archivo más adecuada. .......................................................................... 16
5.2.Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar. ..................... 16
5.3.Sistemas de registro y codificación a implantar. ............................................. 18
5.4.Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal.
18
5.5.Definición de las formas de acceso al archivo. ............................................... 19
5.6.Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción,
archivo definitivo… ................................................................................................... 19
5.7.Elaboración del Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en
relación con la calidad, uso y conservación de archivos. .......................................... 20
5.8.Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso. .................. 21
6.Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos. ................... 22
6.1.Concepto. ......................................................................................................... 22
6.2.Características, tipos, simbología, diseño y elaboración. ................................ 22
7.Ejercicios sobre clasificación de documentos......................................................... 27
8.Test de repaso. ........................................................................................................ 28
Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina ....................................... 29
1.Análisis de sistemas operativos. ............................................................................. 30
1.1.Funciones del sistema operativo. ..................................................................... 30
1.2.El sistema operativo Windows es el más común en el mundo. ....................... 31
1.3.Windows 12: fecha de salida, novedades, modelos compatibles y toda la
información. ............................................................................................................... 32
1.4.Linux ofrece fiabilidad y seguridad en todas partes. ....................................... 33
1.5.El sistema operativo Mac está diseñado para profesionales. ........................... 34
2.Instalación, configuración y gestión de sistemas operativos y aplicaciones. ......... 36
2.1.Windows 11. .................................................................................................... 36
[3]
3.Grabación, modificación e intercambio de información. ........................................ 64
3.1.Documentos estáticos y dinámicos. ................................................................. 64
3.2.Vinculación e incrustación de información. .................................................... 64
4.Procedimientos para usar y compartir recursos. ..................................................... 66
4.1.Conceptos básicos de las redes y la conectividad. ........................................... 66
4.2.Tipos de redes. ................................................................................................. 69
5.Optimización de los sistemas. ................................................................................. 70
6.Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas. ...................................... 73
7.Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información. .... 77
7.1.Mantenimiento de los equipos informáticos seguros y actualizados en la
empresa. ..................................................................................................................... 77
7.2.Herramientas de seguridad informática. .......................................................... 80
8.Normativa legal aplicable. ...................................................................................... 81
9.Test de repaso. ........................................................................................................ 87
Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación ......... 89
1.Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo. ........ 90
1.1.Diferencias entre centros de documentación, archivos y bibliotecas .............. 90
1.2.Centros de documentación digital. .................................................................. 92
2.Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes -
convencionales. .............................................................................................................. 93
3.Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
96
3.1.Flujo documental. ............................................................................................ 96
4.Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación. ............. 98
4.1.Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales.
98
4.2.Codificación de documentos. .......................................................................... 98
4.3.Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de
Archivo y clasificación de documentos. .................................................................... 99
4.4.Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la
normativa legal......................................................................................................... 100
4.5.Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso
a cada documento. .................................................................................................... 101
4.6.Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del
archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente. . 102
5.Enfoque y sistemas de calidad en gestión de la documentación. .......................... 104
5.1.UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión documental.
104
5.2.Modelo EFQM de Excelencia. ...................................................................... 105
[4]
5.3.Otras Normas. ................................................................................................ 105
6.Test de repaso. ...................................................................................................... 106
[5]
El Archivo. Concepto y
finalidad.
[6]
La palabra “archivo” tiene tres posibles acepciones, según el Consejo Internacional de Archivos (CIA):
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. La Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio
de los documentos.
3. El edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados.
En conclusión, podemos decir que "archivo" es una palabra polisémica, con varios significados:
• Fondo documental, conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física
o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• Institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
• Edificio o local donde se custodia dicho fondo documental.
Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general: teoría y práctica, 1989) se encuentra la siguiente:
“Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.
1.Indica cuáles de las siguientes afirmaciones con verdaderas o falsas. El archivo es:
1. El edificio donde se guardan documentos.
2. Un conjunto de documentos clasificados y ordenados.
3. La institución responsable del inventariado, tratamiento y conservación de documentos.
4. Un documento informatizado propiedad de una persona privada.
[7]
1.Clases de archivos.
Podemos clasificar los archivos atendiendo a distintos criterios, puesto que las empresas e instituciones gestionan distintos tipos de archivos. Algunas de las clasificaciones más frecuentes son las siguientes:
Por su ubicación: Por su ubicación dentro de la organización, podemos hablar de:
• Centralizado. Corresponde al archivo que presta servicio y centraliza todos los documentos
de la organización.
• Descentralizado. Cuando cada una de las unidades que conforman una organización tienen
sus propios archivos.
• Mixto. Son archivos descentralizados con control central. Cuando la organización posee un
archivo central y varios descentralizados controlados y/o coordinados bajo las instrucciones y normativa del central.
Por su contenido: Los archivos según su productor pueden dividirse en:
• Público. Los que custodian y sirven los documentos, generados por las entidades públicas
en el ejercicio de sus competencias, y que tienen a su cargo la gestión documental. Servirían a todas las empresas e Instituciones del Estado. Según su actividad pueden ser judiciales, militares, municipales etc.
• Privado. Aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas
de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias. Serían los archivos de empresas, personales (de particulares) etc. Cómo su propio nombre indica pertenecen al ámbito privado de empresas y particulares.
Por la frecuencia de su utilización: Según la frecuencia de la consulta.
• Activo o de gestión. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente,
se guarda en el archivo activo. Son aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión.
• Semiactivo. Cuando la documentación sólo es consultada esporádica-mente, se extrae del
archivo activo y se guarda en el semiactivo. Son aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
• Definitivo. Recibe también el nombre de archivo pasivo o inactivo. En este tipo de archivo
se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etc. Son aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal según su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
[8]
Por el tipo de soporte utilizado:
• Papel. Es el archivo de documentos textuales, gráficos, imágenes etc, en formato papel.
Son los documentos predominantes en la actividad de la mayoría de las organizaciones hasta la aparición de otros soportes.
• Electrónico. El archivo
electrónico permite almacenar
por medios electrónicos todos los
documentos utilizados por las
empresas u organizaciones, dichos archivos electrónicos, son
complementarios y equivalentes
a los archivos convencionales.
La archivística se ha ocupado principalmente de los documentos manuscritos en papel, ocupándose en
menor medida de otras tipologías documentales. Dado el desarrollo e impacto de las tecnologías de la información y comunicación en todas las actividades de las organizaciones y de la Administración electrónica, se ha ampliado el tipo de documentos que forman parte de los archivos, complementando los soportes tradicionales y superando su excepcionalidad.
2.Relaciona el tipo de archivo con su criterio de clasificación:
1. Por su soporte a. Privado
2. Por su contenido b. Definitivo
3. Por la frecuencia de su uso c. Mixto
4. Por su ubicación d. Electrónico
[9]
2.Sistemas de registro y
clasificación de documentos.
Existen múltiples maneras de registrar y clasificar los documentos, cada una de ellas puede ser conveniente para ordenar archivos que se utilizan con diferentes objetivos por los distintos tipos de actividades.
Cada uno de los métodos se puede utilizar solo o en combinación con otros, dependiendo de las necesidades del archivo y las características de los documentos. Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes, lo que hace que su elección dependa del caso particular al que lo vayamos a aplicar.
A la hora de elegir el más adecuado, debemos tener en cuenta que sea un sistema:
▪ Sencillo y claro. Que se reduzcan las ambigüedades.
▪ Simple. Que simplifique al máximo la entrada de documentos.
▪ Ampliable. Que sea susceptible de futuras ampliaciones.
A continuación, se enumeran algunos sistemas más utilizados:
▪ Alfabético. La clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su destinatario.
Se ordenan los documentos que forman parte de un archivo según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifica al documento. Si se encuentra el caso en el cual dos o más documentos empiezan con la misma inicial, se procede a ordenar los documentos por la segunda letra, y así sucesivamente si la palabra principal fuese la misma. Muy útil para los archivos pequeños porque ofrece una manera de ordenar sencilla y rápida. Apenas
necesita preparativos y no hace falta un
registro auxiliar para localizar lo que se
busca. En los casos en que pudiese haber
problemas podrían resolverse con una
hoja de instrucciones detallada en la que
se fijan las directrices a seguir en caso de
abreviaturas, nombres compuestos, etc.
▪ Numérico. Si se sigue el número asignado
a los documentos. Se caracteriza por la
utilización de sistemas de notación
numérica. Es un método sencillo y
práctico a la vez que es ilimitado. Al
asignarle una clave numérica es imposible
confundirlo con otro documento. Resulta
muy eficaz para evitar o notar el extravío
de algún documento. Su principal
inconveniente es que cuando no se conoce
la clave asignada al documento resulta
difícil localizarlo.
▪ Alfanumérico. En este caso se combinan
las dos clasificaciones anteriormente
mencionadas, es decir el sistema alfabético y el numérico, del siguiente
modo: a cada letra del alfabeto se le da un número, A es 1, B es 2, …. A cada carpeta dentro
[10]
de un número se enumera consecutivamente: 1/1 (A1), 1/2(A/2), 1/3 (A/3) … las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia.
▪ Temático. Cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata. Se reúnen
los documentos del archivo teniendo en cuenta su tema, asunto o contenido. En algunos casos es muy útil. La localización de los documentos es rápida y además resulta un sistema abierto porque permite intercalar nuevos asuntos. Presenta algunos problemas como que se olviden los papeles de un tema en otra carpeta, sobre todo si tratan de varios asuntos, o que un mismo documento haga referencia a más de un asunto por lo que habrá que duplicarlo y colocarlo en varias carpetas. Es muy relevante determinar previamente los asuntos o materias que van a constituir un apartado del archivo.
▪ Geográfico. Cuando se toma el lugar donde transcurre la acción. Consiste en la agrupación
de las carpetas siguiendo un criterio geográfico y subdividirlas por temas o nombres. Es indispensable en oficinas de exportación, departamentos de ventas, empresas que disponen de la organización por zonas geográficas, etc. Es un método sencillo puesto que la documentación clasificada por grupos resulta fácilmente identificable, con la población como provincia, comunidad autónoma, etc. Es un método abierto que permite ampliación y que es susceptible de ser combinado con otros. Está derivado del método alfabético, por ello hay que designar la ordenación para los nombres compuestos, y necesita que se deje una marca cuando se toman los documentos. No resulta adecuado para archivos voluminosos. Su mayor desventaja es que las actividades no siempre se desarrollen en territorios específicos, lo que puede llevar a errores.
▪ Cronológico. Si el
criterio empleado es la
fecha en que se ha
redactado, enviado o
recibido el documento.
Está basado en la fecha
de los documentos, que
se agrupan dentro del
archivo por años o
meses. Los documentos
se ordenan en primer
lugar considerando el
año, después por el mes y
finalmente por el día. Se
emplea principalmente
para información de carácter financiero o económico (facturas, letras de cambio, pagarés, etc.).
▪ Otros. Sistema numérico en serie, sistema decimal, el procedimiento de la cifra terminal
etc.
3.Busca y señala cuatro sistemas de registro y clasificación de documentos:
▪ Funcional
▪ Alfabético
▪ Histórico
▪ Cronológico
▪ Temático
▪ Numérico
[11]
3.Mantenimiento del archivo
físico.
Para que el archivo físico se conserve correctamente y pueda ser usado, es preciso llevar a cabo labores de mantenimiento del mismo, puesto que si no se hiciese así con el paso del tiempo los archivos sufren cierto deterioro y terminan por resultar desordenados y caóticos. Es imprescindible para que pueda el archivo cumplir su finalidad que los documentos allí contenidos estén organizados y por tanto haya cierto orden, para lo cual podemos utilizar diversos recursos.
Podemos hablar de recursos materiales e infraestructura o instalaciones de los archivos:
3.1.Recursos materiales.
Los medios materiales que se utilizan varían en función de los tipos de archivo, del tamaño de la empresa y de las características propias de su actividad. Por ejemplo, en una empresa de gran tamaño habrá muchos recursos materiales. Pero si la empresa es pequeña, como puede ser una tienda, será suficiente con menos recursos. Algunos recursos de este tipo son:
▪ Carpetas.
o Sencillas. Cartulinas dobladas por la mitad. Se utilizan para colocar documentos
relacionados con una persona, empresa, institución o que traten un mismo tema o asunto.
o Colgantes. Carpetas sencillas que disponen de unos ganchos en los laterales para
poder ser colgadas en unos soportes especiales para ellas y luego colgadas en algún cajón etc.
▪ Carpeta archivador.
o Con anillas o tipo AZ. Disponen de unas anillas para sujetar los documentos a
archivar y a veces el archivador se introduce en una caja.
o De proyecto. Dispone de una solapa y unas gomas para que los documentos no se
caigan y evitar desorden o extravío.
o De fuelle. En su interior se alojan varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al abrir
la carpeta se despliega como si fuese un acordeón, para facilitar en sus distintos apartados la clasificación.
o Archivo definitivo. Cajas de cartón desmontable que contienen carpetas y
documentos que no se consultan habitualmente, sino que se archivan definitivamente.
3.2.Infraestructura de archivo.
Las instalaciones de un archivo son los locales y espacios de la empresa destinados a la realización de las actividades de archivar. Sería el archivo propiamente dicho. Deben garantizar los trabajos y conservación de los documentos. La conservación de la información de la documentación empresarial puede realizarse principalmente en:
[12]
▪ Archivador. Mueble o
caja que sirve para
guardar documentos
de modo ordenado y
por separado, lo que
permite una buena
clasificación de la
documentación.
▪ Estanterías. De metal
o madera en las que se
colocan las carpetas o
cajas de archivo.
▪ Armario para carpetas
colgantes. En lugar de
estantes disponen de
un sistema de raíles para colgar las distintas carpetas clasificadas.
▪ Armario giratorio. Estantería con forma circular que dispone de un eje central para poder
girar sobre sí mismo, lo que hace más cómoda y rápida la localización.
▪ Armario móvil. Las estanterías se desplazan gracias a unos carriles colocados en el suelo.
La forma de colocar la documentación en los distintos muebles existentes, puede realizarse básicamente de tres formas: horizontal, vertical y lateral.
• Posición horizontal o plana. Los documentos o carpetas se apoyan sobre su superficie
mayor, colocados unos encima de otros sucesivamente.
• Colocación vertical. Consiste en agrupar los documentos o carpetas sobre uno de los lados
de menor superficie. Es el caso de archivos definitivos (AZ), libros de cuentas etc.
• Colocación lateral. Los documentos se apoyan sobre uno de los lados más largos. Así
podríamos colocar las carpetas colgantes.
4.De los siguientes recursos cuáles son materiales y cuáles de infraestructura:
1. Carpeta colgante
2. Estanterías
3. Archivador definitivo
4. Archivador
[13]
4.Mantenimiento del archivo
informático.
Actualmente gracias al uso de la informática y a los sistemas de almacenamiento de datos utilizados, tenemos la posibilidad de guardar mucha información en poco espacio, ello nos permite:
✓ Reducir el gasto de papel.
✓ Contribuir a la mejora del medio ambiente.
✓ Aumentar la capacidad de almacenamiento.
✓ Acceder rápidamente a la información
✓ Reducir los desplazamientos.
✓ Rápido mantenimiento de los datos almacenados.
4.1. Métodos.
Cada empresa, institución u organización adopta el método que más le conviene teniendo en cuenta sus necesidades y características.
Deben establecerse una serie de normas para que todas las personas que lo utilizan lo hagan de la misma manera, y así evitar problemas de pérdida de la información y de tiempo en localizar la documentación.
➢ Para implantar un método es importante conocer algunos datos como:
➢ La organización de la empresa.
➢ Los tipos de documentos que tramitan.
➢ Quién tramita cada tipo de documento.
➢ Los pasos que se siguen para tramitarlos.
➢ La cantidad y localización de los documentos
A partir de estos datos se puede comenzar a elaborar el método de archivo que más se adapte y sea el más eficaz para la empresa u organización en cuestión.
[14]
4.2.Unidades de conservación.
Actualmente cada vez es
más habitual que las empresas prescindan del
papel y que mucha de su
documentación sea emitida
electrónicamente. Desde la
puesta en marcha de la firma
electrónica, muchos
particulares, empresas e
instituciones gestionan su
documentación a través de
internet, ya que es una
forma de autentificar los
documentos que se tramitan. La utilización de este sistema permite y facilita la realización de muchos trámites habituales de las empresas (fiscales, seguridad social...).
