Grabación De Datos. Mf0973. E-Book

Miguel Ángel Ladrón De Guevara

• Herausgeber: Clube de Autores
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Spanisch

Seitenzahl: 220

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Puede solicitar gratuitamente las soluciones a todas las actividades en el email [email protected] Capacidades que se adquieren con este Manual: - Disponer los diferentes elementos materiales y espacios de trabajo aplicando criterios de optimización de recursos, las normas de calidad, seguridad y salud en procesos de grabación de datos en terminales informáticos. - Identificar los criterios de actuación profesional propia en la actividad de grabación de datos, que permitan la integración y cooperación en grupos contribuyendo a crear un clima de trabajo productivo, de acuerdo con una ética personal y profesional definida. - Aplicar técnicas mecanográficas en un teclado extendido, con precisión, velocidad y calidad de escritura al tacto a través de aplicaciones informáticas específicas. - Grabar datos de tablas aplicando técnicas mecanográficas en un teclado numérico, con precisión, velocidad y calidad de escritura al tacto a través de aplicaciones informáticas específicas. - Modificar los errores localizados en la grabación de datos resaltándolos y cambiándolos mediante la utilización de cotejo de documentos, reglas ortográficas, mecanográficas y de acuerdo con las normas estandarizadas de calidad.

Leseprobe

Grabación de datos. MF0973.

Autor: D. Miguel Ángel Ladrón de Guevara.

© EDITORIAL TUTOR FORMACIÓN

C/ San Millán, 7, bajo 10.

26004 Logroño (La Rioja)

Tlf. 610687276

Email: [email protected]

Web: https://tutorformacion.eso https://editorial.tutorformacion.es

Edición: 2024

ISBN: 978-84-19189-72-1

Depósito legal: LR 504-2024

Foto portada diseñada por Freepik

Contenido

Organización y mantenimiento del puesto de trabajo y los terminales informáticos en el proceso de grabación de datos

1.Planificar en el proceso de grabación de datos.

1.1.Los espacios de trabajo.

1.2.Las herramientas a usar en el proceso.

1.3.Las actividades a realizar.

1.4.Los objetivos a cumplir.

2.Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización.

3.Programación de la actividad de grabación de datos.

4.Mantenimiento y reposición de terminales informáticos y recursos o materiales.

5.Postura corporal ante el terminal informático.

5.1.Con un ordenador de sobremesa.

5.2.Uso de un ordenador portátil.

5.3.Descansos y variación de tareas.

6.Mitigación de los riesgos laborales derivados de la grabación de datos: adaptación ergonómica de las herramientas y espacios de trabajo.

6.1.Equipo.

6.2.El entorno.

6.3.Interconexión ordenador/persona.

6.4.Exigencias de la tarea.

7.Normativa vigente en materia de seguridad, salud e higiene postural.

8.Test de investigación.

La actuación personal y profesional en el entorno de trabajo de la actividad de grabación de datos

1.Organización del trabajo en la actividad de grabación de datos en terminales informáticos.

1.1.Funciones e instrucciones, objetivos, formas.

1.2.Pautas de actuación, actitud y autonomía personal y en el grupo.

2.Aplicación del concepto de trabajo en equipo dentro de la actividad de grabación de datos en terminales informáticos: el espíritu de equipo y la sinergia.

3.Identificación de parámetros de actuación profesional en la actividad de grabación de datos.

3.1.Indicadores de calidad de la organización.

3.2.Integración de hábitos profesionales.

3.3.Procedimientos de trabajo sometidos a normas de seguridad y salud laboral.

3.4.Coordinación.

3.5.La orientación a resultados.

3.6.Necesidad de mejoras y otros.

4.Caracterización de la profesionalidad: ética personal y profesional en el entorno de trabajo.

5.Test de investigación.

Aplicación de técnicas mecanográficas en teclados extendidos de terminales informáticos

1.Funcionamiento del teclado extendido de un terminal informático.

1.1.Introducción.

1.2.Definición.

1.3.Puesta en marcha y configuración.

1.4.Tipos de teclado.

2.Uso del teclado.

2.1.Cómo están organizadas las teclas.

2.2.Escribir texto.

2.3.Uso de métodos abreviados.

2.4.Tres teclas raras.

3.Técnica mecanográfica.

3.1.Simultaneidad escritura-lectura.

3.2.Colocación de los dedos, manos y muñecas.

3.3.Filas superior, inferior y dominante.

4.Desarrollo de destrezas de velocidad y precisión en un teclado extendido.

4.1.Mejorar la técnica de mecanografía.

4.2.Mejorar la velocidad.

5.Trascripción de textos complejos, tablas de datos, volcados de voz, grabaciones y otros.

5.1.Transcripción de textos complejos.

5.2.Transcripción de tablas de datos.

5.3.Volcados de voz y grabaciones.

6.Aplicación de normas de higiene postural y ergonómica ante el teclado de un terminal informático.

7.Test de investigación.

Aplicación de técnicas mecanográficas en teclados numéricos de terminales informáticos

1.Funcionamiento del teclado numérico de un terminal informático.

1.1.Puesta en marcha y configuración; composición y estructura.

1.2.Teclas de funciones y de movimiento del cursor.

1.3.Combinación de teclas en la edición de datos numéricos.

2.Técnica mecanográfica.

3.Trascripción de tablas complejas de datos y datos numéricos en general.

4.Test de investigación.

Utilización de técnicas de corrección y aseguramiento de resultados

1.Proceso de corrección de errores.

1.1.Verificación de datos.

1.2.Localización de errores y su corrección con herramientas adecuadas.

1.3.Aplicación en el proceso de corrección de reglas gramaticales y ortográficas.

2.Registro de la documentación a grabar en medios adecuados.

3.Motivación a la calidad: formas de asegurar y organizar la mejora de la calidad.

4.Aseguramiento de la confidencialidad de la información y consecución de objetivos.

4.1.Deberes de los trabajadores que acceden a datos personales: secreto y seguridad.

5.Test de investigación.

Organización y mantenimiento del puesto de trabajo y los terminales informáticos en el proceso de grabación de datos

Planificar en el proceso de grabación de datos.

Hoy en día existe multitud de información que las empresas deben manejar de forma correcta y saber almacenar para poder recuperarla cuando sea necesario. Por este motivo, nace la actividad de grabar datos, tarea que es realizada por profesionales con conocimientos en la gestión de bases de datos.

Se hace necesario pensar qué se va a hacer y cómo, cómo actuar ante posibles contingencias y de qué manera se van a conseguir los objetivos marcados. El proceso de grabación de datos es una labor en la que intervienen factores que resulta necesario tener preparados y a disposición, lo que requiere una planificación previa. Entre otros podemos destacar los espacios de trabajo, las herramientas a usar en el proceso, las diferentes actividades a realizar, los objetivos a cumplir y la disposición de las fuentes para esa grabación.

1.1. Los espacios de trabajo.

Es necesario diseñar los espacios de trabajo para que este se realice sin riesgos para la salud de los grabadores de datos. Para realizar un correcto diseño es necesario tener en cuenta las siguientes reglas básicas:

1°. Valorar el espacio dedicado a las tareas, así como las zonas de paso, las de descanso, el espacio dedicado al almacenaje…

2°. Saber qué equipos se necesitan para trabajar (mobiliario, herramientas, utensilios, maquinaria, etc.). Es necesario seleccionar y distribuir los equipos de forma correcta para evitar realizar posturas molestas que puedan dañar a los trabajadores.

3°. Definir las rareas que se van a realizar, es decir, tener en cuenta el tiempo que se va a estar sentado delante del ordenador, y los equipos que se emplean, los movimientos, posturas de trabajo, fuerzas, etc. que necesitan de mayor espacio de movimiento para los trabajadores.

4°. Tener en cuenta las características del personal en relación con el espacio habilitado para la rarea, teniendo en cuenta si existen personas con problemas especiales que puedan sufrir daños mayores.

A continuación, se detallan diferentes factores a tener en cuenta a la hora de acondicionar el espacio de trabajo:

División del espacio de la sala: cada operario deberá disponer de un espacio mínimo necesario para la buena realización de su labor. Se tendrán que tener en cuenta las medidas de los elementos que compondrán su puesto de trabajo (mesa, silla, distancia a las tomas de corriente y de red, archivador…) así como un espacio extra que permita el adecuado acceso y una mínima libertad de movimientos en el proceso de grabación y en el acceso a todos los recursos necesarios a su alcance. Aparte de esto, será imprescindible realizar la división de espacios teniendo en cuenta la presencia de pasillos que faciliten tanto el discurrir de personas, o cualquier otro elemento necesario, como el acceso a los puestos y las necesidades normativas relativas a una posible evacuación de emergencia.

Adecuación de los recursos en la sala acorde a la división de espacios: una vez planificados los espacios dentro de la sala, se hace necesario dotar a cada espacio de los recursos necesarios, entre los que se encontrarán las tomas de corriente, tomas de red, iluminación, toberas de climatización...

En ocasiones se realiza la disposición de estos elementos simplemente teniendo en cuenta el espacio a cubrir, el área de la sala. Si se planifica la distribución de espacios con antelación, la distribución de estos elementos se hará de una manera más inteligente. Si se disponen las tomas de corriente y de red justo en el puesto de trabajo se evitará que haya cables que puedan dificultar el tránsito por la sala, que sean demasiado largos o que queden colgantes. Si se colocan las luminarias teniendo en cuenta la posición de los puestos se conseguirá una iluminación más adecuada para la realización del trabajo, en vez de la iluminación de la sala. Si se ha sido previsor, se podrán evitar deslumbramientos en las pantallas o recibir la radiación solar directa a través de las ventanas. Si se tiene en cuenta la posición de las personas en la sala se podrá evitar que reciban de manera directa el chorro caliente o frío de la climatización con los perjuicios que ello puede ocasionar. La diferencia puede ser muy notable. Aun teniendo los mismos recursos, su disposición puede ser mucho más eficaz si se planifica de antemano.

Condiciones ambientales: dentro de las condiciones ambientales se pueden incluir la temperatura, la humedad, la iluminación, el ruido, la ventilación, los olores, el color de las paredes... El espacio de trabajo debe ser un lugar amigable que no provoque rechazo. Si esto no se cumple, difícilmente se podrá tener trabajadores productivos. De la iluminación ya se ha hablado anteriormente.

Deberá estar enfocada más a la realización del trabajo que a la iluminación de la sala. Será de una intensidad suficiente como para poder permitir la realización de las tareas y no exceder lo necesario para no dañar o molestar a los operarios. La temperatura deberá ser de un valor que permita que los operarios no pasen ni frío ni calor independientemente de la estación del año. Es complicado encontrar la temperatura idónea para un grupo de personas en un determinado momento por diferencias en la percepción de cada uno. La sensación de confort es algo muy personal, pero se puede encontrar el término medio. Se estima de 21 ºC en invierno y unos 24 ºC en verano. La humedad se conjuga junto con la temperatura para proporcionar el confort.

Una humedad relativa del 50-60 % sería adecuada. Debe evitarse la presencia de ruidos que puedan dificultar la concentración en el proceso de grabación, por lo que las actividades que supongan un nivel de ruido por encima del propio del proceso, deberían realizarse en una sala diferente. La ventilación en una sala en la que hay personas y máquinas trabajando es muy importante para evitar que se cargue el ambiente y se produzcan incomodidades. Será primordial atender a este factor. La aparición de olores debido a otras actividades de la empresa, a la presencia de baños cercanos o a cualquier otra causa debe limitarse. Las paredes deben ser de colores neutros que no dañen la sensibilidad, distraigan o generen estrés en los trabajadores. Y deberá evitarse la presencia de cualquier elemento de distracción como pantallas, reproductores de música o radio o elementos similares.

Condiciones del puesto de trabajo: el puesto de trabajo lo constituyen los elementos necesarios para que un trabajador pueda desempeñar su tarea. Entre ellos estarán los muebles y todos los elementos materiales que se utilicen en el proceso de grabación, desde el ordenador hasta un bolígrafo.

Se hará necesario que el empleado disponga de una mesa de un tamaño suficiente que permita la colocación de todos los elementos y el poder actuar sobre ellos de una manera eficaz, a la vez que de una silla cómoda que permita su movilidad por el puesto. En cuanto a la elección de estos muebles, se atenderá principalmente a su funcionalidad y adaptabilidad de acuerdo a criterios de salud y ergonomía, como se explicará posteriormente. El puesto deberá permitir que todos los elementos que se utilicen de manera habitual estén al alcance del operario, y aquellos que solo se utilicen de manera ocasional se encuentren en cajoneras, armarios o archivadores cercanos a él. El puesto de trabajo tiene que permitir que la persona tenga espacio suficiente para acomodarse en él, pueda cambiar de postura según su necesidad y tenga todo lo necesario a su alcance (ordenador, atril, material de oficina, teléfono...).

1.2. Las herramientas a usar en el proceso.

Los grabadores de datos realizan una tarea repetitiva que normalmente cuenta con las mismas herramientas en todo el proceso. Lo más habitual es que los datos susceptibles de ser grabados estén en un soporte manual (papel) y que se graben en un soporte automatizado (aplicación informática).

Al ser una grabación mediante medios informáticos, es imprescindible la presencia de un ordenador acompañado de todos los periféricos necesarios para la correcta digitalización de la información:

Equipo informático: es el principal aliado en el proceso, capaz de procesar información a gran velocidad. Su utilidad en este caso es la de permitir transcribir la información proveniente en diferentes formatos, sobre todo escrita en papel, ya sea a mano o a máquina, y almacenarla en un formato electrónico. El equipo estará dotado de unos periféricos que permitirán la interacción del operador con el sistema como son: un monitor, un teclado, un ratón, unos auriculares, un micrófono, una impresora, un escáner... La información estará a disposición de toda aquella persona autorizada a su consulta mediante el acceso a un archivo o base de datos, situado en un servidor informático, por medios telemáticos y sin apenas ocupar espacio físico.

Software adecuado:

Un procesador de textos

Una hoja de cálculo

Una base de datos

Algún programa de contabilidad o un software administrativo dedicado a la tarea que se requiera realizar

Un programa OCR (de reconocimiento óptico de caracteres) que permitirá que desde un procesador de textos se pueda editar el contenido de un archivo en el que se haya digitalizado algún documento en un escáner, ya que dicho escáner ha podido crear el archivo editable o no.

Un programa para pasar de la voz de un operador a un archivo reproducible, por ejemplo en formato mp3.

Software: de comunicación (chat de textos, comunicación por audio o video multiusuario, foros y aplicaciones compartidas), de organización de trabajo (agendas, work-flow), administración de documentos, administración de actividades.

Atril para documentos: en el caso de que la fuente de información sea un documento escrito en papel (ya sea a mano o a máquina), se hará necesario el uso de esta herramienta con el fin de permitir que el operario pueda visualizar adecuadamente la información a grabar, permitiéndole a su vez tener la manos libres para ejercer el proceso de grabación mediante el teclado de su ordenador.

Escáner: si lo que se quiere es almacenar una imagen de un documento impreso o bien editarlo (siempre que estuviera escrito a máquina), la presencia de este dispositivo, como ya se ha comentado, es muy importante. Realiza una copia del documento en formato electrónico. En función del software instalado en el ordenador podrá ser editable o no.

Reproductor de audio: cuando se quiere transcribir el audio de una grabación sonora a texto, se hace imprescindible que el operador pueda escuchar ese audio para poder ir escribiendo la información en un programa procesador de textos o en el necesario. Si el audio ya viene en formato digital, el propio ordenador está capacitado para poder reproducirlo a través de unos altavoces o unos auriculares para no molestar al resto de operarios.

Micrófono: permite digitalizar la voz de un operario posibilitando su almacenamiento en un archivo de audio. No suele ser muy común este tipo de grabación.

Material de oficina: agenda, planning de trabajo, bolígrafos, lápices, clips, grapadora, taladradora, subrayadores, tijeras, celo, carpetas clasificadoras, archivadores...

1. Como siempre que se empieza en un trabajo nuevo, en tu primer día te sientes desubicado, puesto que no conoces la empresa, por lo que lo primero que has de plantearte, en relación a tu tarea diaria, es cuál es la información esencial que tienes que conocer para poder llevar a cabo tu trabajo de manera eficaz. Haz una lista con esos puntos, con el fin de poder conocer al final de la primera jornada la ubicación de todos ellos.

2. Enumera los elementos, herramientas y espacios necesarios para la grabación de datos en terminales informáticos.

3. Piensa de qué manera distribuirías herramientas y materiales en tu puesto de trabajo para facilitar tu labor y explica por qué ubicas cada cosa en ese lugar.

1.3. Las actividades a realizar.

Los grabadores de datos se encargan de llevar un registro de las actividades llevadas a cabo por los empleados y los distintos departamentos de una empresa u organización; recopilan, organizan, manejan y actualizan datos e información, introduciéndolos en bases de datos y otros sistemas informáticos, es decir, trabajan con textos y datos numéricos para transformar dicha información al formato requerido.

Los grabadores de datos trabajan bajo la supervisión de administradores de bases de datos y suelen trabajar para todo tipo de empresas u organizaciones, tanto públicas como privadas.

Pero el trabajo de grabador de datos no es solamente introducir datos en un ordenador; hay mucho trabajo tanto antes, como después, de poder realizar esa labor. Los pasos a seguir serían:

Las tareas de un grabador de datos empiezan por organizar la información, esto es, seleccionar la documentación de la cual se va a extraer la información que debe ser informatizada. Para ello es necesario:

Separar los documentos útiles para la grabación de los que no lo son.

Grapar o quitar las grapas de los documentos, según corresponda.

Contar el número necesario de documentos que deben ir en cada lote.

El siguiente paso es almacenar la información, es decir, guardar los documentos para grabar en cajas. En las mismas debe constar el número del lote correspondiente junto con el resto de información necesaria para identificarlo.

En ocasiones la información también debe de ser digitalizada antes de que el grabador de datos la introduzca en el sistema informático.

A continuación, cuando ya están todos los documentos organizados, es cuando se realiza la grabación por lotes. El grabador de datos introduce los mismos en el programa informático correspondiente. Si la documentación ha sido previamente digitalizada, antes de introducir los datos, debe comprobar que cada documento coincide exactamente con el original, y en caso contrario, ese documento se desestima para la grabación y se devuelve para su correcta digitalización.

Cada vez que se termina de introducir un lote en el sistema, el grabador debe de rellenar un formulario en papel donde se indican los datos del lote, del grabador, y la fecha de grabación. Hecho esto, se guardan ese lote en la caja vacía correspondiente a los documentos ya introducidos en el programa informático.

Cuando la documentación ya ha sido grabada, se realiza la verificación de datos. Una persona, distinta de quien grabó los datos se encargará de verificar que los mismos son correctos.

Por último, se realiza un análisis y comparación de los documentos y datos para el control de calidad.

Así, los grabadores de datos, suelen pasar por tres tareas principales:

La criba de los documentos.

La digitalización.

La grabación de los datos.

A continuación, analizamos las funciones más comunes de un grabador de datos:

Recopilar información y datos de los distintos departamentos de una empresa u organización a través del registro de facturas, formularios, registros y otros documentos similares.

Compilar cifras, datos estadísticos, transacciones y cualquier otro tipo de información e introducirla en sistemas informáticos y bases de datos, utilizando las herramientas necesarias (computadora, teclado, etc.):

Actualizar, importar y exportar información entre los diferentes sistemas informáticos.

Asegurar que los datos y la información sean guardados de manera organizada para su fácil recuperación, acceso, extracción e interpretación.

Verificar y evaluar la exactitud, coherencia e integridad de la información.

Encontrar y corregir errores en el registro de información o reportarlos a un superior.

Escanear, imprimir y guardar documentos, tanto en físico como en formato digital.

Controlar la distribución de la información y encargarse de su correcta migración, asegurando que toda información confidencial se encuentre protegida en contra de personas no autorizadas.

Gestionar el almacenamiento, respaldo y el proceso de recuperación de información:

Llevar un registro de las actividades realizadas y del trabajo llevado a cabo.

Generar gráficos y otros diagramas para interpretar y presentar los datos de manera más sencilla.

Desempeñar tareas de oficina cuando sea necesario:

Contestar el teléfono y transferir las llamadas.

Responder correos electrónicos y distribuir la correspondencia.

Realizar actividades administrativas.

Archivar documentos.

Transcribir dictados.

En ciertos casos, diseñar nuevas bases de datos y mejorar las existentes.

4. Apoyándote en Internet, haz un resumen de las actividades que se deben llevar a cabo en el proceso de grabación de datos.

1.4. Los objetivos a cumplir.

En el proceso de grabación hay un objetivo claro y principal y es que el documento fuente de información y el documento resultante sean iguales, pero en diferente formato; concretando un poco podemos destacar:

El documento grabado debe ser igual que el original, pero en un formato diferente.

El tiempo planificado debe ser suficiente para la realización de la tarea.

El número de errores tipográficos o de otro tipo en la transcripción debe ser nulo.

Los documentos originales una vez transcritos deben ser devueltos a su lugar de archivo y tras un tiempo prudencial destruidos (si procede).

La información contenida en los documentos con los que se trabaja es información privada y se debe guardar la confidencialidad.

El trabajo de grabación debe ser cambiante con el fin de evitar en la medida de lo posible la sensación de trabajo repetitivo y con ello la disminución o la falta de atención.

Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización.

El operador recibirá, por parte de su responsable, el encargo de realizar una serie de trabajos para ser acabados en un tiempo determinado. En el caso de que la distribución temporal realizada por el operario para la consecución de estos sea superior al plazo dado, se deberá reducir el tiempo asignado a cada tarea de tal manera que se ajuste a lo establecido. Esta información deberá plasmarse en un planning diario, semanal... o en una agenda que permita ahorrar tiempo en el cambio de tareas (consecución de una e inicio de la siguiente). Este documento se encontrará siempre a la vista y al alcance del operario. Si por algún motivo se considera que es inviable a todas luces cumplir lo estipulado en el tiempo marcado, el operador deberá dirigirse a su responsable y comunicarle dicha circunstancia para evitar problemas posteriores.

Una vez planificado el tiempo a dedicar a cada tarea, el operador deberá colocar en su puesto de trabajo lo necesario para realizarlas de acuerdo a lo establecido, evitando las posteriores pérdidas de tiempo en localizar documentos, herramientas, recursos... necesarios para cada caso. Con la finalidad de optimizar el tiempo y evitar posibles errores, los documentos/materiales ya grabados tendrán un espacio totalmente separado de aquellos que están por grabar.

Si para la realización de las tareas hubiera que utilizar algún recurso común, compartido y no propio del operador, como por ejemplo una impresora, un escáner…, la organización de estas tendrá que tener en cuenta que, si el recurso está ocupado por un compañero, ningún otro podrá tener acceso a él hasta que el que lo está utilizando lo libere, es decir, termine su labor.

Por lo tanto, en caso de necesitar acceso a recursos comunes, la planificación ya no debe ser individual, de cada operario, si no que tendrá que ser una planificación de grupo para evitar tiempos muertos o el incumplimiento de lo programado.

El proceso de grabación de datos puede convertirse en un trabajo monótono si la tarea que se realiza no varía de forma continua. Por parte del trabajador se hace necesario que, dentro de su planificación temporal, haya una alternancia de tareas que haga que su atención y su rendimiento permanezcan elevados a lo largo de la jornada, reduciendo los tiempos en su realización.

Para optimizar el tiempo y que las horas de trabajo sean efectivas, no se recomienda trabajar más de ocho horas diarias, entre las cuales tendrá que haber un descanso obligatorio de, al menos, 20 minutos. Además, es aconsejable que los trabajadores realicen pequeños descansos cuando hayan trabajado alrededor de 50 minutos.

Si los documentos a grabar son gestionados directamente por los operadores, estos deberán seguir unas normas a la hora de localizarlos en el archivo o lugar de almacenaje y exactamente igual a la hora de volverlos a depositar. Es decir, los trabajadores deberán conocer perfectamente los criterios de clasificación y ordenación de documentos de su organización, de tal manera que sean capaces de encontrar los documentos de manera eficaz y, una vez utilizados, devolverlos al lugar adecuado para que puedan ser localizados posteriormente con la misma eficacia en caso de necesidad.

Resumiendo, las técnicas de optimización permiten administrar las tareas para obtener los objetivos propuestos; así, enumeramos las siguientes técnicas de optimización:

Fijación de un plazo para la realización de los objetivos. Se realiza a través de un mecanismo de cálculo de tiempo de cada tarea y cumpliendo la programación propuesta.

Previsión de imprevistos.

Aceptación de posibles fallos humanos en la tarea que se va a realizar. Los especialistas pueden llegar a cometer errores que se deben subsanar en el menor tiempo posible.

Concentración en las tareas más sencilla y las que más gustan. Normalmente, estas tareas son mucho más provechosas que otras. Es muy positivo delegar las tareas que no se dominan cuando no hay tiempo suficiente para la consecución de los objetivos.

Identificación de los momentos en los que se rinde más para aprovechar al máximo los puntos fuerces de trabajo.

Clasificación de las tareas más importantes.

5. ¿Cuáles son los objetivos que se deben cumplir en todo proceso de grabación?

6. Enumera los diferentes factores que permiten la optimización del tiempo, los recursos y la organización en el proceso de grabación.

7. Señala cuál de los siguientes criterios de organización no se aplica a la tarea de grabación de datos:

a) División del trabajo.

b) Departamentalización.

c) Jerarquía.

d) Autonomía.

8. Jesús es uno de los grabadores de datos de la empresa. Cuando entra a su puesto de trabajo, lo primero que hace es dedicar entre 15 y 20 minutos a la planificación diaria de las tareas que debe realizar, luego mira rápidamente su correo personal y Facebook. Cuando por fin se pone a trabajar, recibe la llamada de su compañero que acaba de venir de vacaciones diciéndole que vaya a tomar un café. Jesús accede. El café es rápido porque sabe que tiene muchas tareas pendientes, por lo que a los 10 minutos se vuelve a sentar en su mesa con la intención de sacar sus tareas adelante. Tras entrar en la aplicación de grabación e introducir sus claves de usuario, se da cuenta de que no cuenta con la documentación necesaria y que se tendrá que desplazar a por ella al archivo. Esta tarea le ocupa una hora entera, pues tiene que cruzarse el departamento, y pasar por el lado de dos de sus compañeros que no paran de hablar y a los que es casi imposible decirles que no tienes tiempo. Cuando por fin llega con la documentación a grabar, a media mañana, es su hora del descanso, por lo que se toma sus 20 minutos en la sala habilitada para tal fin. A la vuelta, se pone por fin a trabajar, pero ya lleva un gran retraso en sus tareas, según la planificación que él mismo había hecho al comienzo del día. ¿Qué es lo que crees que hizo mal Jesús para no poder cumplir con la planificación?

Programación de la actividad de grabación de datos.

Los grabadores de datos deben programar la actividad, y en este punto vamos a analizar cuáles son los pasos, de modo genérico, de la tarea de grabación de datos y en cuáles se debe incidir más.

Como ya se ha dicho, la alternancia de tareas y la realización por tanto de un trabajo lo menos monótono posible, ayudará a que la concentración del operario se mantenga alta, al reducir el cansancio mental o el aburrimiento que sobreviene cuando a lo largo de toda una jornada se realiza de forma continua una misma labor sin descanso.

Es necesario incidir en que, a la hora de programar las tareas a realizar a lo largo de la jornada, será necesario establecer un orden en la realización de estas atendiendo a su prioridad (urgencia en la finalización y entrega de la misma o la importancia que para la empresa tiene su consecución).